Sisällys. Pikaohje demoympäristön käyttöön. 2 Aloittaminen. 2 Ominaisuudet jäsenesimerkissä. 3 Ominaisuudet seura/pääkäyttäjäesimerkissä

Transkriptio

1 Sisällys sivu 2 Aloittaminen 2 Ominaisuudet jäsenesimerkissä 3 Ominaisuudet seura/pääkäyttäjäesimerkissä 4 Kausien hallinta 4 Liikuntaryhmien hallinta 4 Jäsenten ja käyttäjien hallinta 5 Tapahtumien hallinta 6 Laskut 6 Raportit Yhteystiedot Nepton Oy Suomalaistentie 7 C Espoo

2 2 1 Aloittaminen Demoympäristö löytyy osoitteesta Kuva 1 Tyypillinen seuran sisäänkirjautumissivu. 2 Ominaisuudet jäsenesimerkissä Jäsenen ominaisuuksiin pääset tutustumaan rekisteröimällä uuden jäsenen ja kirjautumalla saamillasi tunnuksilla palveluun. Kun uusi jäsen aloittaa, hän ensin valitsee valikosta rekisteröinti ja täyttää kaikki kentät. Yhdistys voi itse määritellä mitä tietoja rekisteröinnin yhteydessä kerätään. Kun tiedot talletetaan, esiin tulee ruutu jossa käyttäjätunnus ja salasana sekä kirjaudu sisään linkki sisäänkirjautumisruutuun. Kuva 2 Uuden jäsenen rekisteröintiruudussa kerätään henkilötiedot ja seuran määrittämät tiedot. Kuva 3 Jäsenen omat tiedot-sivulle on koottu henkilötiedot, osallistumiset, ilmoittautumiset ja jäsenhistoria. Sisäänkirjautumisen jälkeen aukeaa ruutu, jossa jäsen pystyy tarkastelemaan Infosivua, jossa voi olla yhdistyksen tiedotteita / ohjeita tai linkkejä ajankohtaisiin tapahtumiin, omia tietoja ja ilmoittautua liikuntaryhmiin tai tapahtumiin. Omat tiedot sivulla näkyy tietokantaan tallennetut tiedot, tiedot osallistumisista, laskuista, tapahtumiin ilmoittautumisista, etuuksista ja osallistumishistoriasta. Henkilötieto lehdellä voit muuttaa antamiasi tietoja. Sivulla voit myös vaihtaa

3 3 salasanan. Liikuntaryhmiin ilmoittautumisessa näkyvät kaikki ryhmät joihin voi ilmoittautua ja jotka ovat oikealle ikäryhmälle tarkoitettuja. Ryhmään ilmoittaudutaan painamalla ensin Valitse ryhmän nimen edessä ja sen jälkeen Ilmoittaudu -painiketta. Tämän jälkeen ruudulle tulee näkyviin valittu liikuntaryhmä sekä hintatiedot. Ilmoittautuminen vahvistuu valitsemalla kysymykseen Hyväksytkö laskun? Kyllä. Saat vahvistukset sähköpostiisi rekisteröinnistä, ilmoittautumisesta sekä laskun tiedot. Laskun voit myös tulostaa suoraan näytöltä painamalla Tulosta lasku -painiketta. Kirjaudu ulos painikkeesta istunto keskeytyy. KUVA 5 Liikuntaryhmiin ilmoittautuminen. Jäsen voi ilmoittautua useaan ryhmään kerralla. Jäsen saa laskun ja ilmoittautumisvahvistuksen sähköpostiinsa. Kaikkia tietoja voi tarkastella Omat tiedot sivulta (ks. sivu 2) 3 Ominaisuudet seura/pääkäyttäjäesimerkissä Yleistä Seurakäyttäjän ominaisuuksiin pääset tutustumaan seuraavilla tunnuksilla: Käyttäjätunnus Elina Esimerkki Salasana salasana Seurakäyttäjälle aukeaa ensin Infosivu, jota pääsee muokkaamaan Muokkaa sisältöä painikkeesta. Tällöin aukeaa tekstieditoriruutu johon voi kirjoittaa Infosivulla näkyviä ilmoituksia. Valitsemalla sanan ja painamalla kettinki -painiketta pystyy lisäämään hyperlinkin esim. tapahtuman ilmoittautumissivulle tms. Lisäksi sivulle voi lisätä kuvia (koko max 200 KB) Omat tiedot -sivulta seurakäyttäjä pystyy hallinnoimaan omia henkilökohtaisia tietojaan. Liikuntaryhmiin ilmoittautumisesta seurakäyttäjä pystyy itse ilmoittautumaan liikuntaryhmiin. KUVA 6 Tekstinkäsittelyohjelman tapaan toimivassa tekstieditorissa pääkäyttäjä voi lisätä infosivulle hyperlinkkejä, muotoilla tekstiä ja sijoittaa kuvia.

4 4 Kausien hallinta Kaudet-sivulla pääsee lisäämään uusia kausia, määrittelemään niiden alku ja loppupäivämäärät. Haluttaessa voidaan kaudelle kohdentaa tilinnumero, viitenumeron alku ja laskun lisätietokenttä. Huom. mikäli haluat jäsenmaksut ja liikuntaryhmien maksut eri tileille jäsenelle tulostuu kaksi erillistä laskua. Kullekin kaudelle tulee määritellä kausien hintaryhmät, jotta sähköinen ilmoittautuminen toimisi. Pääset muokkaamaan hintaryhmiä Muokkaa kausien hintaryhmiä -painikkeesta. Kausia pääsee muokkaamaan kynä -ikonista, kaudelle pystyy asettamaan alennuksia kassa-ikonista, kauden pystyy poistamaan roskakori-ikonista tai kaudelle ilmoittautuneita osallistujia pystyy selaamaan henkilö-ikonista. Liikuntaryhmien halllinta Liikuntaryhmät-sivulla näkyvät luodut liikuntaryhmät per kausi. Lisää uusi liikuntaryhmä -painikkeesta saa lisättyä uuden ryhmän. Täytä tarvittavat tiedot. Kun haluat julkaista ryhmän raksita Näkyy käyttäjille -valintaruutu. Lisää painiketta painaessa tiedot tallentuvat. Liikuntaryhmän näkyvyyttä voi rajoittaa valitsemalla Liikuntaryhmän jäsenryhmät sivulla ne jäsenryhmät joille ryhmä näkyy. Jos valintaa ei tehdä ryhmä näkyy kaikille käyttäjille. Jäsenten ja käyttäjien hallinta Jäsenet / Käyttäjät sivulla voi luoda uusia käyttäjiä. Hakutoiminnolla voi hakea käyttäjiä nimen tai syntymäajan perusteella. Kentät voi järjestää minkä tahansa ruudulla näkyvän parametrin perusteella (esim. sukunimen, sähköpostiosoitteen, syntymäajan, postinumeron, postitoimipaikan tai vaikka sukupuolen). Samalta sivulta voi lähettää jäsenten tiedot sähköpostitse tai viedä ne Exceliin. Listatuille käyttäjille voi lähettää sähköpostia. Tiedota esim. kätevästi ajankohtaiset asiat jäsenistön tietoon. Listassa on valittavissa vain ne käyttäjät jotka ovat antaneet sähköpostinsa ja eivät ole kieltäneet viestejä seurasta. Valitse halutut käyttäjät aktivoimalla aktivoimalla. Muista poistaa ylimääräiset ihmiset aktivoimalla. Jäsenryhmien hallinta Jäsenryhmät sivulla pystyt lisäämään jäsenryhmiä, lisäämään ryhmiin jäseniä sekä muuttamaan ryhmän nimeä. Näin saat luotua vaikka käteviä postituslistoja jäsenistä. Jäsenen tietoja pääsee päivittämään aina klikkaamalla henkilö -ikonia käyttäjän nimen edessä, mm. yhteystietojen päivittäminen tai uuden salasanan luonti KUVA 7 Käyttäjälista esittää eri parametrien mukaan järjesteltävän listanäkymän. KUVA 8 Liikuntaryhmä perustetaan täyttämällä perustiedot.

5 5 Tapahtumien hallinta Tapahtumat sivulla pääset lisäämään tapatumia ja selaamaan tapahtumiin ilmoittautumisia. Aloita Lisäämällä uusi Tapahtuma. Tallenna tapahtuma painamalla Lisää tapahtuma-painiketta. Suurennuslasi-ikonista näet tapahtuman tiedot ja voit lisätä kysymyksiä ilmoittautumislomakkeeseen. Täältä voit kohdentaa osallistumismaksut tietylle tilille tai valita viitenumeron alun. Lisäkysymyksiä on helppo luoda Lisää kysymys tapahtuman ilmoittautumislomakkeeseen -kohdassa. Kyllä/ei -tyyppi sopii kysymyksiin ottaako osallistuja lounaan, ostaako hän oheistuotteita jne. Vaihtoehtovalinta sopii jos osallistujalla on mahdollisuus valita esim. useasta vaihtoehdosta vaikkapa T-paitojen koot tai vaihtoehtoiset ryhmät joihin voi osallistua Vapaa teksti sopii kysymyksiin kuten allergiat, lääkitykset ja muut tiedot. Näet luomiesi kysymysten järjestyksen ruudun keskellä. Kysymysten järjestystä pääsee muuttamaan nuolista. Ja kysymyksiä pääsee muokkaamaan kynä-ikonista. Klikkaamalla linkkiä pääset tarkastelemaan valmista lomaketta ja näet sen samassa muodossa kuin käyttäjäkin sen näkisi. Voit testata lomakkeen painamalla ilmoittaudu, jolloin itse ilmoittaudut tapahtumaan. Katso tästä tapahtumien ilmoittautumiset -linkistä painamalla pääset valitsemaan minkä tapahtuman ilmoittautumisia haluat katsoa. Valitsemalla jonkin vaihtoehdoista näet, keitä on ilmoittautunut ja mitä tietoja he ovat ilmoittautumisen yhteydessä antaneet. Ilmoittautumistiedot voi lähettää vaikka kouluttajalle tai ne voi vielä taulukkolaskentaohjelmaan. Ilmoittautuneille pystyy luomaan tältä sivulta myös laskut ja lähettämään ne heidän ilmoittamiinsa sähköposteihin. KUVA 9 Tapahtuman perustiedot hallintasivulla. KUVA 10 Tapahtuman ilmoittautumislomake hallintasivulla. Kysymyskenttien tyyppi ja määrä ovat muokattavissa tarpeen mukaan.

6 6 Laskujen hallinta Laskut sivulla voi selata maksettuja ja maksamattomia laskuja, tehdä maksumuistutuksia ja luoda laskuja. Seuran yhteyshenkilöt Seuran yhteyshenkilöt sivulla voidaan merkitä eri käyttäjille eri rooleja. Sivulla voi myös tarkastella eri rooleihin kuuluvia käyttäjiä. Asetukset Asetukset sivulla voi ladata seuran logon, määritellä sivuston otsikkotekstin sekä editoida yksittäisten sivujen tekstejä ja ohjeita, kuten infosivua, liikuntaryhmiin ilmoittautumissivun ohjetta, rekisteröitymissivun ohjetta, onnistuneen käyttäjärekisteröinnin ilmoitussivun sisältöä ja uloskirjautumissivun sisältöä. Raportit Jäsenluettelot-sivulla pääset luomaan jäsenluettelopohjia. Voit luoda jäsenistöstä kausittain raportteja ja seurata kauden maksutietoja. Kausien osallistujajakauma sivulla näet kauden osallistujista sukupuolittain ja ikäryhmittäin jakaumat. Katso tarkemmat tiedot linkistä näet kauden osallistujat ja kauteen kohdistuvien laskujen statuksen. Kauden osallistumisaktiivisuus välilehdeltä saat listattua ilmoittautumisaktiivisuuden perusteella jäseniä. Jäsenryhmien osallistujajakauma sivulla voit tarkastella ryhmien jäsenmääriä sekä selata ryhmien jäseniä henkilötasolla Liikuntaryhmien osallistujajakauma sivulla pääset seuraamaan liikuntaryhmittäin paikkojen määriä, osallistuja määriä ja jonottajien määriä. Tarkemmista tiedoista pääsee selaamaan ja muokkaamaan liikuntaryhmien perustietoja, osallistuneita ja maksutietoja sekä merkitsemään kenelle jäsenryhmille liikuntaryhmä näkyy. Seuran yhteyshenkilöraportista saat ajantakaisen listan kaikista niistä jäsenistä, joille on merkitty jonkin rooli. KUVA 10 Asetukset-sivulla hallitaan yhteisiä ja alasivujen asetuksia. KUVA 11 Laskujen maksutilanne on seurattavissa Laskut-sivulla. KUVA 12 Esimerkkejä raporteista. Yllä osallistujajakaumaraportti, alla raportti liikuntaryhmän osallistujista.