HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 1 (8) Arvoisa vastaanottaja TARJOUSPYYNTÖ HELSINGIN SEUDUN 14 KUNNAN YHTEISEN KEHITYSKUVAN "RAJATON METROPOLI" LAATIMISESTA Hankintamenettely ja hankintailmoitus Helsingin kaupungin hallintokeskus( myöhemmin kaupunki) pyytää sitovaa tarjoustanne oheisen tehtävän kuvauksen (liite 1) mukaisesta työsuorituksesta. Kaupunki toimii asiassa tilaajana Helsingin seudun 14 kunnan puolesta. Hankinta on avoimen hankintamenettelyn mukainen. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Kansallinen hankintailmoitus on 26.4.2011 lähetetty julkaistavaksi HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintayksikkö Helsingin kaupunki / Hallintokeskus Diaarinumero ja asian valmistelija Khs 2011-753, Rajaton metropoli Tanja Sippola-Alho Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jäljempänä tarjouspyynnössä mainittu hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (rekisteritiedot). Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste.
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 2 (8) Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta tilaajavastuulain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa, jos tarjoajan toimittama, tarjouspyynnön mukainen selvitys osoittaa, että tarjoaja on syyllistynyt vakavaan virheeseen ammattitoiminnassaan. Tarjoajan rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Yrityksen on tullut rekisteröityä yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, kaupparekisteriin sekä ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tai vastaaviin rekistereihin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tilaaja tarkistaa rekisteröitymisen. Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoajaa ei ole merkitty edellä mainittuihin rekistereihin, jos laki edellyttää tällaista rekisteröitymistä, tai jos tarjoajana on elinkeinonharjoittaja tai yritys, jonka yhtiömies taikka hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja taikka muussa siihen rinnastettavassa asemassa oleva henkilö on määrätty liiketoimintakieltoon. Tarjoajan on tullut huolehtia verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoajan on vaadittaessa ennen hankintapäätöksen tekemistä ja sopimuksen voimassaoloaikana toimitettava kaupparekisteriote, veroviranomaiselta saatava selvitys verojen suorittamisesta, vakuutusyhtiöltä saatava selvitys sosiaaliturva- ja muiden lakisääteisten maksujen suorittamisesta sekä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Vastaava selvitys tulee hankkia myös alihankkijoista ja esittää se vaadittaessa tilaajalle. Selvitykset eivät saa olla kolme kuukautta vanhempia laskettuna päivästä, jona ne on jätetty kaupungille. Toimittajan tulee pyydettäessä antaa luettelo niistä henkilöistä, jotka osallistuvat kaupungin hankinnan valmistukseen ja toimittamiseen. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Kaupungilla on oikeus hylätä tarjous tai sopimuksen voimassaoloaikana purkaa sopimus verojen ja sosiaaliturva- ja muiden lakisääteisten maksujen maksamisen laiminlyönnin johdosta tai jos hankintayksikkö arvioi saadun selvityksen perusteella, että tarjoaja on syyllistynyt vakavaan virheeseen ammattitoiminnassaan. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä tai sopimus jättää purkamatta, jos laiminlyöntiä voidaan pitää
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 3 (8) vähäisenä tai kaupungille toimitetaan viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja liitettävä tarjoukseensa selvitys niiden täyttymisestä. 1. Työhön tulee nimetä tiimistä päävastuullinen henkilö ja hänelle pätevä varahenkilö. Päävastuullisella henkilöllä ja hänen varahenkilöllään tulee olla soveltuva korkeakoulututkinto ja vähintään 5 vuotta kokemusta maankäytön suunnittelusta. 2. Tarjoaja nimeää tehtävään soveltuvia avustavia henkilöitä harkintansa mukaan. 3. Tarjoajan tulee koota työryhmä kokeneista maankäytön kehittämiseen perehtyneistä monen alan asiantuntijoista. Työryhmällä tulee olla työkokemusta vähintään seuraavilta aloilta: maankäytön ja liikenteen suunnittelu, yhdyskuntatalous sekä ympäristö- ja sosiaalitieteet. 4. Työryhmään tulee kuulua henkilöitä, joilla on kokemusta vastaavista töistä esim. yleiskaava- tai seutusuunnittelusta tai kuntien kehityskuvatyöstä. Todistukset ja selvitykset, joiden perusteella soveltuvuuden täyttyminen arvioidaan: Tarjoajaa pyydetään liittämään tarjoukseen seuraavat todistukset ja selvitykset, joiden perusteella edellä mainittujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen arvioidaan: Enintään viisi referenssiä/henkilö: Tarjoajan tulee ilmoittaa työhön osallistuvat henkilöt sekä heidän koulutustaustansa, työkokemuksensa ja henkilöreferenssinsä nyt kyseessä olevan työn kannalta oleellisin osin. Tiedot enintään viidestä referenssistä/henkilö ja henkilön tähän työhön käyttämä työtuntimäärä tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteenä olevalla asiantuntijalomakkeella (liite 2). Työryhmän enintään kolmen referenssin esittelyaineisto (selostukset ja kuvat): Työryhmän (sisältää mahdolliset alihankkijat) tulee valita asiantuntijalomakkeissa mainituista jäsen-
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 4 (8) tensä referensseistä yhteensä enintään kolme vastaavanlaista referenssikohdetta ja esittää niistä selostukset ja kuvat. Konsulttityön hinta Työn hinta on kiinteä, yhteensä 50 000 euroa (alv 0 %). Tarjoajan tulee sisällyttää 50 000 euron sitovaan kokonaishintaan tarjouspyynnön liitteenä olevassa tehtävän kuvauksessa mainitut tehtävät ja painokelpoisen, taitetun aineiston toimittaminen digitaalisessa muodossa tilaajalle. Matkoista tilaaja ei maksa matka-aika-, kilometri- tai muita korvauksia, vaan niiden katsotaan sisältyvän kiinteään kokonaishintaan. Kokonaishintaan sisältyvät kaikki erityiset korvaukset ja kulut lukuun ottamatta kopiointi-, malli-, painatus-, monistus- tms. työn tulostuksesta ja dokumentoinnista aiheutuneita kuluja, jotka ovat välttämättömät tehtävän raportoimiseksi tilaajalle. Konsultti on velvollinen käyttämään ensisijaisesti tilaajan kopiointipalvelua tai tilaajan osoittamia kopiolaitoksia. Työn tulostustavoista tulee sopia tilaajan kanssa. Konsulttipalkkion lisäksi tilaajalla on erikseen rahoitusta hankkeen aineistoihin, markkinointiin ja tiedotukseen, seminaarijärjestelyihin ja muihin konsulttityön ulkopuolisiin kuluihin. Tilaaja varaa rahoitusta myös raportin julkaisemiseen. Valintaperusteet Tarjouksista valitaan tilaajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjouskilpailu toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena, niin sanottuna ranskalaisena urakkana, jossa tarjoajat ilmoittavat tehtävään sidotun henkilöstön, heidän pätevyyttään ja taitoaan kuvaavat referenssit ja työmäärät sekä veloitettavat tuntihinnat henkilöittäin. Hinta on kiinteä eikä sitä vertailla, vaan sen sijaan arvioidaan tarjouksessa esitettyä projektisuunnitelmaa ja siihen sisältyvää työohjelmaa sekä tehtävään kiinnitettävän henkilöstön taitoa ja kykyä suoriutua tehtävästä. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan seuraavien tärkeysjärjestyksessä olevien perusteiden avulla, joista tarjoajan on esitettävä selvitys tarjouksessaan: 1. Projektisuunnitelma (painoarvo 40 %). Tarjouksessa on oltava projektisuunnitelma, jossa esitetään työohjelma tarjouspyynnön liitteenä olevassa tehtävän kuvauksessa edellytetyllä tavalla, työn vaiheet, aikataulu, henkilöresurssien määrä ja käyttö, työtuntimäärä/henkilö skol-luokittain, työtuntimäärä työvaiheittain sekä kokonaistuntimäärä. Projektisuunnitelmien arvioinnissa tilaaja arvostaa
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 5 (8) työohjelman innovatiivisuutta, seudun kehityksen kannalta oleellisen hahmottamista sekä kykyä konkretisoida kehityskuvan kannalta keskeisiä ratkaisuja ja niiden priorisointia kuntien sekä myös yhteiskunnan resurssinäkökulmasta. Lisäksi tilaaja arvostaa etusijalle ne tarjoukset, joissa työtunnit painottuvat referensseiltään parhaille henkilöille ja työtuntimäärät sopivassa suhteessa työohjelman ja projektisuunnitelman sisältöön ja laajuuteen. 2. Päävastuullisen henkilön ja hänen varahenkilönsä koulutus, ammattitaito ja aiempi kokemus vastaavista töistä edellä mainitut vähimmäisvaatimukset ylittävin osin (painoarvo 35 %). Referenssien arvioinnissa painotetaan referenssitöiden vastaavuutta nyt hankinnan kohteena olevaan työhön. 3. Työryhmä: työsuoritukseen nimetyn muun työryhmän kokoonpano, työryhmän jäsenten koulutus, ammattitaito ja aiempi kokemus vastaavista töistä edellä mainitut vähimmäisvaatimukset ylittävin osin (painoarvo 25 %). Referenssien arvioinnissa painotetaan referenssitöiden vastaavuutta nyt hankinnan kohteena olevaan työhön. Edellä mainittujen vähimmäisvaatimusten lisäksi eduksi katsotaan kokemus seuraavilta aloilta: paikkatieto-osaaminen, maisemasuunnittelu, arkkitehtuuri. Työaikataulu Työaikataulu ilmenee tarjouspyynnön liitteenä olevasta tehtävän kuvauksesta (liite 1). Lopullisen työn tulee olla valmis viimeistään 31.10.2011. Tarjousten julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. Muut ehdot Osatarjouksia ei hyväksytä.
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 6 (8) Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita vain, mikäli tilaaja on etukäteen hyväksynyt alihankkijat. Tarjouksessa tulee nimetä ehdotetut alihankkijat ja ilmoittaa yksityiskohtaisesti, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä hylätä kaikki tarjoukset. Tarjouksen tekemisestä ei voi vaatia korvausta. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjouspyynnön vastainen tarjous. Sopimus Hallintokeskus tekee valitun toimittajan kanssa konsulttisopimuksen (malli liitteenä 3). Tarjouksentekijöitä kehotetaan tutustumaan sopimusmalliin ja sen sisältöön. Tarjouksentekijä sitoutuu noudattamaan konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja (KSE 1995). Tarjoaja ei voi käyttää omia sopimusehtojaan. Tilaajalla on oikeus hylätä tarjous, jos se sisältää tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Kaupunki ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä hankittavan palvelun perustiedot palvelun kohteen sijaintipaikan verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä. Pääsääntöisesti sopimus voidaan allekirjoittaa ja työ aloittaa vasta hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi, mikä käytännössä merkitsee vähintään 14 päivää päätöksentekopäivästä, mikäli päätöksestä ei valiteta. Tilaajan käyttöön tuleva digitaalinen aineisto tulee toimittaa työohjelman tai oheisen liitteen 4 mukaisessa muodossa. Sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet, joita ei saada ratkaistuksi neuvottelemalla, ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 2.5.2011 kello 12.00 mennessä osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi tai kirjallisesti osoitteeseen: Helsingin kaupunki Kirjaamo Hallintokeskus
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 7 (8) PL 10 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11-13, Helsinki 17 Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Kysymys Khs 2011-753,Rajaton metropoli. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan 6.5.2011 kello 16.00 mennessä sähköisesti osoitteessa www.helsinginseutu.fi. Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. Tarjouksen jättäminen Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja kirjallisena. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjousajan päättymisestä. Tarjouksen on oltava kokonaisuudessaan perillä Helsingin kaupungin kirjaamossa 16.5.2011 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen helsinki.kirjaamo@hel.fi tai faksilla numeroon (09) 655 783. Sähköpostiviestin otsikkokenttään ja tarjouksen yläkulmaan on merkittävä tunnus "Tarjous Khs 2011-753, Rajaton metropoli". Vaihtoehtoisesti tarjouksen voi toimittaa suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty tunnus "Tarjous Khs 2011-753, Rajaton metropoli" osoitteeseen: Helsingin kaupunki Kirjaamo Hallintokeskus PL 10 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11-13, Helsinki 17 Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan sellainen tarjoajan sähköpostiosoite tai faksinumero, jota tarjoaja seuraa jatkuvasti. Tilaaja lähettää hankintapäätöksen tiedoksi ensisijaisesti sähköpostitse.
HELSINGIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ XX 8 (8) Yhteyshenkilö Yhteyshenkilö on kaupunginsihteeri Tanja Sippola-Alho, puhelin (09) 310 36024. Tarjouspyyntö liitteineen löytyy (www.helsinginseutu.fi -osoitteessa) ja www.hel.fi/ksv -> virasto palvelee -> tarjouskilpailut. Ne ovat tilattavissa myös Helsingin kaupungin kirjaamosta. Eila Ratasvuori hallintojohtaja Tanja Sippola-Alho kaupunginsihteeri LIITTEET Liite 1 Tehtävän kuvaus Liite 2 Asiantuntijalomake Liite 3 Konsulttisopimusmalli Liite 4 Digitaalisen aineiston käyttöohje TIEDOKSI Kirjaamo Sippola-Alho Tanja / Hallintokeskus Mäkinen Kirsi / Talous- ja suunnittelukeskus Pallasvuo Matti / Vantaan kaupunki Mattila Jyrki / Hyvinkään kaupunki Holmila Ilkka / Järvenpään kaupunki Lahti Markku / Helsingin kaupunkisuunnitteluvirasto Keränen Ossi / Espoon kaupunki Osaston arkisto