Eero Vuorio Tapio Huttula Jussi Kukkonen Kyösti Kurtakko Kaj Malm Anne Mikkola Maire Mäki Eila Rekilä Anu Yanar Helka Kekäläinen Sirpa Moitus Kirsi Mustonen Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän auditointi KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON JULKAISUJA :
ISBN 978-952-206-078-5 (painettu) ISBN 978-952-206-079-2 (pdf) ISSN 1457-3121 Julkaisija: Korkeakoulujen arviointineuvosto Kansi: Juha Ilonen Layout: Pikseri Julkaisupalvelut Tammer-Paino Oy Tampere 2008
Esipuhe Korkeakoulujen arviointineuvosto aloitti korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditoinnit keväällä 2005. Yhdessä korkeakoulujen kanssa on sovittu auditointien kokonaisaikataulusta, jonka mukaan jokainen yliopisto ja ammattikorkeakoulu osallistuu laadunvarmistusjärjestelmänsä ulkoiseen auditointiin vuoteen 2011 mennessä. Laadunvarmistusjärjestelmien auditointi on kehitetty korkeakoulujen laatutyön ja kilpailukyvyn tueksi sekä osoittamaan, että Suomessa toimii pätevä ja johdonmukainen kansallinen ja korkeakoulukohtainen laadunvarmistus. Auditointimalli on myös eurooppalaisten laadunvarmistusperiaatteiden mukainen, joten se edistää näiden periaatteiden soveltamista suomalaisten korkeakoulujen laadunvarmistukseen. Koska vasta vajaa kolmasosa auditoinneista on tehty, on pitkäkestoista vaikuttavuutta vielä ennenaikaista arvioida. Arviointineuvoston keräämien palautteiden ja auditointiprosessista saatujen havaintojen perusteella voidaan kuitenkin todeta, että auditoinnit ovat terävöittäneet laadunvarmistusjärjestelmien systemaattista kehittämistä ja laadunvarmistuksen menettelytapojen dokumentointia. Auditoinnit ovat ohjanneet korkeakouluja näkemään toimintojaan kokonaisuutena ja näyttävät edesauttaneen laadunvarmistuksen ja toiminnanohjauksen välisen yhteyden selkiytymistä. Korkeakoulut ovat myös lisänneet henkilökunnalle ja opiskelijoille suunnattua laatukoulutusta. Voidaan hyvin sanoa, että tietoisuus laatukulttuurista on laajentunut ja syventynyt. Parhaimmat kiitokset Helsingin yliopistolle osallistumisesta auditointiin. Kiitokset myös auditointiryhmän jäsenille asiantuntevasta ja sitoutuneesta työstä. Ossi Tuomi pääsihteeri Korkeakoulujen arviointineuvosto
Sisällys Auditointiryhmä Johdanto Auditointiprosessi. Auditoinnin tavoitteet. Auditoinnin kohteet. Auditointisopimus. Auditointiaineisto. Auditointivierailu. Auditointiraportin tuottaminen ja rakenne Helsingin yliopisto ja sen laadunvarmistusjärjestelmä. Organisaation rakenne ja hallinto. Strategia, arvot ja toimenpideohjelmat. Laadunvarmistusjärjestelmä ja sen osat.. Toiminnanohjaus.. Laadunvarmistusjärjestelmä Auditointitulokset. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet ja kokonaisrakenne. Laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio. Perustehtävien sekä tuki- ja palvelutoimintojen laadunvarmistus.. Perustutkintoon johtava koulutus.. Tutkimustoiminta ja jatkokoulutus.. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus, vaikuttavuus ja aluekehitystyö.. Tuki- ja palvelutoiminnot.. Henkilöstön kehittäminen. Henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen. Kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen. Laadunvarmistustiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä. Laadunvarmistustiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta. Menettelytapojen ja rakenteiden toimivuus ja vaikuttavuus. Laadunvarmistustiedon hyödyntäminen kehittämisen välineenä. Laadunvarmistusjärjestelmän seuranta, arviointi ja kehittäminen Johtopäätökset. Laadunvarmistusjärjestelmän vahvuudet ja hyvät käytänteet. Kehittämissuositukset. Auditointiryhmän kokonaisarvio Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmästä. Korkeakoulujen arviointineuvoston päätös auditoinnin lopputuloksesta
Liitteet : Auditoinnissa käytettävät kriteerit : Auditointivierailun ohjelma : Helsingin yliopiston toiminnanohjauksen eteneminen
Auditointiryhmä Puheenjohtaja Lääketieteen ja kirurgian tohtori Eero Vuorio on toiminut vuodesta 2003 alkaen Turun yliopiston kanslerina. Hän on virkavapaalla Turun yliopiston molekyylibiologian professorin virasta. Vuorio on työskennellyt Suomen Akatemian hallituksen jäsenenä ja kuusi vuotta Akatemian terveyden tutkimuksen toimikunnan puheenjohtajana. Lisäksi Vuorio oli opetusministeriön tutkijanuratyöryhmän puheenjohtaja ja toimii edelleen tutkimuseettisen neuvottelukunnan puheenjohtajana. Hän on ollut professorina mm. Zürichin teknillisessä korkeakoulussa ja Texasin yliopistossa sekä toiminut Euroopan komission ja Euroopan tiedesäätiön (ESF) asiantuntijatehtävissä. Jäsenet Filosofian tohtori Tapio Huttula on Erityisalojen Toimihenkilöliiton (ERTO) puheenjohtaja. Hän työskenteli Korkeakoulujen arviointineuvoston pääsihteerinä vuosina 2002 2004 ja oli mukana käynnistämässä korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointeja. Hän on koordinoinut useita arviointiprojekteja. Lisäksi hän on osallistunut alan kansainväliseen toimintaan ja keskusteluun. Nykyisessä tehtävässään Huttula on erikoistunut henkilöstön osaamiseen liittyviin laatukysymyksiin ja työelämässä tarvittavan osaamisen kehittämiskysymyksiin. Filosofian tohtori Jussi Kukkonen työskentelee akatemiaprofessorina sekä Finnish Graduate School in Environmental Science and Technology -tutkijakoulun johtajana. Hän on virkavapaalla Joensuun yliopiston ekotoksikologian professuurista. Kukkonen on ollut tutkijavaihdossa Saksassa sekä Yhdysvalloissa. Hän on osallistunut YK:n tehtäviin, esimerkiksi vuoden 2000 Baia Maren onnettomuuden vaikutusten arviointiin. Kukkonen on toiminut lukuisten väitöskirjojen ohjaajana ja vastaväittäjänä sekä hoitanut lukuisia kansainvälisiä ja kotimaisia tieteellisiä asiantuntija- ja luottamustehtäviä. Hänellä on laaja julkaisutuotanto.
Kasvatustieteiden tohtori Kyösti Kurtakko on kasvatustieteen professori Lapin yliopistossa ja oli kasvatustieteiden tiedekunnan dekaani vuosina 1998 2002. Hän toimii Barents Specialist -projektiin liittyvän tutkijakoulun johtajana. Aiemmin Kurtakko työskenteli Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun rehtorina. Hän on ohjannut lukuisia väitöskirjoja ja antanut dosentuurien ja professuurien täyttöä koskevia lausuntoja. Hänellä on ollut ja on edelleen useita kotimaisia ja kansainvälisiä luottamustehtäviä. Filosofian tohtori professori Kaj Malm on työskenneltyään yliopistomaailmassa yli kaksikymmentä vuotta toiminut mm. Turun ammattikorkeakoulun rehtorina ja Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvoston ARENE ry:n pääsihteerinä. Malm on toiminut arvioitsijana useissa Korkeakoulujen arviointineuvoston toteuttamissa arvioinneissa, viimeksi Svenska yrkeshögskolanin laadunvarmistusjärjestelmän auditointiryhmän puheenjohtajana. Malm on perehtynyt eurooppalaiseen insinöörikoulutuksen sertifiointiin Suomen edustajana FEANI:n (Euroopan insinöörijärjestöfederaatio) asiantuntijaelimessä. Hän toimii edelleen ylioppilastutkintolautakunnan jäsenenä asiantuntijuusalueenaan matematiikka. Filosofian ylioppilas Anne Mikkola toimii eurooppalaisessa opiskelijajärjestössä (ESU European Students Union) Bologna-prosessia seuraavassa asiantuntijakomiteassa. Hän on ollut Oulun yliopiston taideaineiden ja antropologian laitoksen laitosneuvoston ja opetuksen kehittämistyöryhmän sekä tiedekuntaneuvoston ja yliopiston hallituksen opiskelijajäsen. Hän on toiminut Oulun yliopiston ylioppilaskunnan sekä Suomen ylioppilaskuntien liiton koulutuspoliittisena sihteerinä sekä opetusministeriön Bologna-promoottorina. Mikkola oli Korkeakoulujen arviointineuvoston jäsen vuosina 2004 2007 ja osallistui useiden arviointiprojektien johtoryhmien työhön. Filosofian tohtori Maire Mäki on Pohjois-Pohjanmaan työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston osastopäällikkö. Hän oli Vanhasen I hallituksen työllisyyden politiikkaohjelman ohjelmajohtaja. Lisäksi hän on työskennellyt mm. Oulun väliaikaisessa ammattikorkeakoulussa suunnittelijana ja Oulun seudun ammattikorkeakoulun kehitysjohtajana. Maire Mäki väitteli vuonna 2000 Tampereen yliopistossa aiheenaan laadun ilmapiiritekijät ammattikorkeakoulussa. Hän on toiminut Korkeakoulujen arviointineuvoston jäsenenä ja osallistunut arvioitsijana useisiin arviointeihin, viimeksi Tampereen teknillisen yliopiston ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmien auditointeihin.
Hallintotieteiden tohtori Eila Rekilä työskenteli Vaasan yliopiston hallintojohtajana, jossa hän käynnisti BSC-pohjaisen arviointijärjestelmän. Hän on toiminut opetusministeriössä suunnittelijana ja opetusneuvoksena vastuualueenaan yliopistojen ohjausjärjestelmän, toiminta- ja taloussuunnittelun kehittäminen sekä kansallisten yliopistoarviointien käynnistäminen. Lisäksi hän on toiminut Joensuun yliopiston toimistopäällikkönä, jossa hän vastasi yliopiston tulosjohtamisen kehittämisestä. Rekilä käsitteli väitöskirjassaan yliopistojen valtionohjausta, markkinaohjautuvuutta ja itseohjautuvuutta. Hän on toiminut arvioitsijana Uumajan yliopiston ja Helsingin yliopiston hallinnon arvioinneissa. Arkkitehti, PhD Anu Yanar toimii projektipäällikkönä Teknillisen korkeakoulun Opetuksen ja opiskelun tukiyksikössä. Hän työskentelee pedagogisena asiantuntijana ja opettajien pedagogisena kouluttajana sekä TKK:n laadun ja uudistamisen johtoryhmän jäsenenä. Lisäksi hän toimii tekniikan alan yliopisto-opetuksen kehittämisen asiantuntijana OPM:n rahoittamassa ja Tekniikan Akateemisten Liiton koordinoimassa teknillisen korkeakoulutuksen kansallisessa yhteistyöryhmässä. Yanar oli Helsingin yliopiston aineenopettajakoulutuksen kansainvälisen arviointipaneelin puheenjohtaja. Hän on osallistunut yliopistokoulutuksen laatuyksikkövalinnan valmistelutyöhön ja oli Mikkelin ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän auditointiryhmän jäsen. Yanar on toiminut asiantuntijana Tampereen teknillisen yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisessä. Sihteerit Filosofian tohtori Helka Kekäläinen on toiminut Korkeakoulujen arviointineuvoston sihteeristössä vuodesta 2005. Hän on yliopistosektorin arvioinneista vastaava suunnittelija. Kasvatustieteiden maisteri Sirpa Moitus on vuodesta 1996 alkaen toiminut useiden Korkeakoulujen arviointineuvoston koulutusala- ja teema-arviointien ja yliopistokoulutuksen laatuyksikköarviointien koordinoijana sekä arviointimenetelmien ja -oppaiden kehittäjänä. Kasvatustieteiden maisteri Kirsi Mustonen on toiminut Korkeakoulujen arviointineuvoston sihteeristössä vuodesta 2001 alkaen. Hän on koordinoinut koulutusala- ja teema-arviointeja sekä korkeakoulujen erikoistumisopintojen arviointi- ja rekisteröintitoimintaa.
Johdanto Korkeakoulujen arviointineuvosto ja opetusministeriö ovat sopineet, että Korkeakoulujen arviointineuvosto kehittää vuosina 2005 2007 korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointimenettelyä. Auditoinnin taustalla on tarve osoittaa suomalaisen korkeakoulutuksen ja tutkintojen laatu kansallisesti ja kansainvälisesti sekä tukea korkeakouluja laadun hallinnassa ja kehittämisessä. Korkeakoulujen arviointineuvosto on yhteistyössä korkeakoulujen ja opiskelijajärjestöjen kanssa valmistellut auditointimenettelyn, joka on kuvattu lokakuussa 2005 ilmestyneessä auditointikäsikirjassa 1, jota on käytetty tässä auditoinnissa. Käsikirjassa on määritelty auditoinnin tavoitteet, kohteet, menetelmät, kriteerit ja seuraamukset. Auditointikriteereitä valmisteltaessa on hyödynnetty eurooppalaisia korkeakoulujen laadunvarmistuksen periaatteita ja suosituksia, joiden mukaan korkeakoulujen sisäiseen laadunvarmistukseen tulee kuulua mm. dokumentoitu laatupolitiikka ja toimivat menettelytavat koulutuksen laadun varmistamiseksi, tiedonkeruu ja analysointi koulutuksen ja muun toiminnan johtamista varten sekä tiedottaminen korkeakoulun tarjoaman koulutuksen ja tutkintojen laadusta 2. Laadunvarmistuksen auditoinnin lähtökohtana on kehittävä arviointi, jolla on vahva perinne suomalaisessa arviointikäytännössä. Tavoitteena on, että Korkeakoulujen arviointineuvoston toteuttama auditointi toimii osana yksittäisen korkeakoulun laadunvarmistuksen systemaattista kehittämistä. Korkeakoulujen arviointineuvosto toteuttaa vuosittain 3 11 auditointia korkeakoulujen ilmoittautumisten ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Auditointia pilotoitiin kahdessa korkeakoulussa keväällä 2005, ja tämän perusteella auditointimenettelyä kehitettiin siten, että kehittämisvaiheen auditoinnit voitiin aloittaa syksyllä 2005. Jokaiselta vuosien 2005 2007 auditointeihin osallistuneelta auditoijalta ja korkeakoululta on kerätty palautetta auditointimenetelmästä ja kriteereistä. Arviointineuvosto käy auditointimallia kos- 1 Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi. Auditointikäsikirja vuosille 2005 2007. Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisuja 4:2005. Tampere: Tammer-Paino Oy. (Käsikirja on saatavana myös osoitteesta www.kka.fi/pdf/julkaisut/kka_405.pdf) 2 Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area. European Association for Quality Assurance in Higher Education. Helsinki: Multiprint. (www.enqa.net/files/bergenreport210205.pdf)
kevaa keskustelua myös kansainvälisten yhteistyökumppaniensa kanssa. Tätä palautetta on hyödynnetty vuosina 2006 2007, kun on tehty auditointimallin kehittämistä koskevia johtopäätöksiä. Korkeakoulujen arviointineuvosto julkaisi vuoden 2007 lopussa auditointikäsikirjan uuden painoksen Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi auditointikäsikirja vuosille 2008 2011. Uusinta-auditoinnin periaatteet on sisällytetty osaksi käsikirjaa.
Auditointiprosessi. Auditoinnin tavoitteet Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointien tavoitteena on arvioida, miten korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä toimii laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä: tukeeko korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä kansallisten korkeakoulupoliittisten ja korkeakoulun asettamien tavoitteiden saavuttamista tuottaako korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä toiminnan kehittämisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se kehittämistoimenpiteisiin arvioida laadunvarmistusjärjestelmää suhteessa auditointikriteereihin, tuoda esiin vahvuuksia ja hyviä käytänteitä, antaa kehittämissuosituksia laadunvarmistuksen kehittämiseksi ja tehdä päätös Korkeakoulujen arviointineuvostossa siitä, läpäiseekö korkeakoulu auditoinnin vai edellyttääkö laadunvarmistusjärjestelmä myöhemmin tehtävää uusinta-auditointia.. Auditoinnin kohteet Auditoinnin kohteet ovat auditointikäsikirjan mukaan seuraavat: 1. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet 2. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely 3. Perustehtävien sekä tuki- ja palvelutoimintojen laadunvarmistuksen kattavuus a) Tutkintotavoitteinen koulutus 3 b) Tutkimus/tutkimus- ja kehitystyö 3 Tutkintotavoitteisella koulutuksella tarkoitetaan ensimmäisen, toisen ja kolmannen syklin tutkintoihin johtavaa koulutusta. Ensimmäisen syklin tutkintoihin kuuluvat alemmat korkeakoulututkinnot ja ammattikorkeakoulututkinnot, toisen syklin tutkintoihin ylemmät korkeakoulututkinnot sekä ylemmät ammattikorkeakoulutututkinnot. Kolmannen syklin tutkijakoulutuksen tutkintoja ovat jatkotutkintoina suoritettavat lisensiaatintutkinnot ja tohtorintutkinnot.
c) Yhteiskunnallinen vuorovaikutus, vaikuttavuus ja aluekehitystyö 4 d) Tuki- ja palvelutoiminnot (mm. kirjasto- ja tietopalvelu, ura- ja rekrytointipalvelut sekä kansainväliset palvelut) e) Henkilöstön kehittäminen 4. Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen 5. Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen 6. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä 7. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta 8. Laadunvarmistuksen menettelytapojen ja rakenteiden toimivuus ja vaikuttavuus toiminnan kehittämiseen 9. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon hyödyntäminen koulutuksen ja muun toiminnan laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä 10. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen. Auditoinneissa käytetään kriteeristöä, joka on skaalattu neljälle eri laadunvarmistusjärjestelmän kehitysvaiheelle. Kriteeristö sisältää puuttuvan, alkavan, kehittyvän ja edistyneen laadunvarmistuksen luonnehdinnat kaikista auditoinnin kohteista (ks. kriteeristö liitteessä 1). Auditoinnin kohteena ovat laadunvarmistuksen prosessit ja menettelytavat, eivät korkeakoulun itselleen asettamat tavoitteet tai sen tulokset. Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmää tarkastellaan suhteessa sen itselleen asettamiin tavoitteisiin ja edellä mainittuihin auditointikriteereihin. Auditointikäsikirjan mukaisesti tarkoituksena on tarkastella laadunvarmistusjärjestelmän toimivuutta, sen tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuutta ja käyttöä korkeakoulun tarjoaman koulutuksen ja muun toiminnan laadun ja seurannassa kehittämisessä. Auditoinnin yhteydessä korkeakoululta edellytetään konkreettista näyttöä laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta, vaikuttavuudesta ja avoimuudesta. 4 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja aluekehitystyö sisältävät tässä myös täydennyskoulutuksen (ml. erikoistumisopinnot) sekä avoimen yliopisto- ja ammattikorkeakouluopetuksen.
. Auditointisopimus Korkeakoulujen arviointineuvosto ja kukin korkeakoulu sopivat auditoinnin järjestämisestä auditointisopimuksella. Sopimuksessa määritellään auditointiprosessin aikataulu, auditointiryhmän kotimaisuus tai kansainvälisyys ja auditoinnissa käytettävä kieli, auditointivierailun kesto, auditointikustannusten jakautuminen sekä korkeakoulun sitoutuminen uusinta-auditointiin, mikäli se ei läpäise auditointia hyväksyttävästi. Helsingin yliopiston ja Korkeakoulujen arviointineuvoston välinen sopimusneuvottelu pidettiin 16.5.2007. Käydyssä auditointisopimusneuvottelussa sovittiin, että auditointi toteutetaan kotimaisin asiantuntijavoimin siten, että raportin kielenä on suomi ja haastattelukielinä suomi, ruotsi ja englanti. Lisäksi Helsingin yliopisto sitoutui auditointisopimuksessa mahdolliseen uusinta-auditointiin, jos auditointi osoittaa korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmässä tai perustehtävien laadunvarmistuksessa oleellisia puutteita suhteessa auditointikriteereihin.. Auditointiaineisto Auditointikäsikirjan mukaan auditointiaineisto tulee koota siten, että se tarjoaa auditointiryhmälle riittävän tietoperustan ja näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän ja perustehtävien laadunvarmistuksen kattavuuden, vaikuttavuuden sekä avoimuuden ja viestivyyden arviointia varten. Korkeakoulun tulee laatia auditointiaineisto siten, että sen avulla arvioitsijoiden on mahdollisuus saada kuva korkeakoulun organisaatiosta, laadunvarmistusjärjestelmästä, sen suhteesta toiminnan ohjausjärjestelmään sekä näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta. Olemassa olevien kuvailevien aineistojen lisäksi auditointiaineistoon tulee sisältyä myös laadunvarmistuksen toimivuutta arvioivaa aineistoa. Aineistolle ei ole määritelty sivumäärärajoitusta, vaan korkeakoulun tulee itse arvioida toimitettavan aineiston sopiva laajuus. Helsingin yliopiston auditoinnin perusaineisto sisälsi seuraavat dokumentit: kuvaus laadunvarmistusjärjestelmästä yliopiston toimintakäsikirja laadunvarmistusjärjestelmän kehityshistoria, opetuksen strateginen kehittäminen sekä opiskelijapalautteen keruu, kehittäminen ja tuki -kaaviokuvat kuvaus laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytymisestä toiminnanohjausjärjestelmään
SWOT-analyysi laadunvarmistusjärjestelmästä yhteenveto laadunvarmistusjärjestelmän osoittamista kehittämiskohteista ja suunnitelluista toimenpiteistä. Korkeakoulun valitsemien näyttöjen ja näytteiden tarkoituksena on todentaa laadunvarmistuksen toimivuutta. Jokaisesta auditointikäsikirjassa mainitusta auditointikohteesta on oltava jokin näyttö tai näyte. Aineistosta on käytävä ilmi, mikä näyttö liittyy mihinkin auditointikohteeseen. Helsingin yliopiston valitsemat näytöt ja näytteet laatujärjestelmän toimivuudesta sisälsivät esimerkiksi seuraavia dokumentteja ja julkaisuja: tiedekuntien toimintakäsikirjoja ja laatutyön matriiseja opetuksen laadun kriteerit ja arviointimatriisi koulutuksen ja tutkimuksen kansainvälinen arviointi opintojen etenemisen Etappi-seurantajärjestelmä tutkimusprojektiopas ja esimerkkejä tiedekuntien tutkimuksen laadunvarmistus- ja koordinointikäytänteistä esimerkkejä neuvottelukuntien ja yhteistyöfoorumeiden roolista laadunvarmistuksessa ura- ja rekrytointipalvelut opetuksen laadun tukena ja työelämäyhteyksien väylänä opintoasioiden valmisteluprosessi kirjastopalvelujen ja laboratorioiden laatutyön kehittäminen opetuksen ja tutkimuksen neliportainen virkarakenne Helsingin yliopistossa Helsingin yliopiston yhteisökuvaselvitykset tavoiteneuvotteluihin liittyviä rehtorin palautteita laadunvarmistuksesta tiedekunnille ja erillisille laitoksille ILMI-raportointipalvelu opiskelijapalveluiden palvelukatsaus ja yliopiston viestinnän toimivuuden seuranta tutkintojen yliopistotasoiset periaatteet hallinnon arviointi ja sen seuraukset sekä strategiaa konkretisoivat toimenpideohjelmat Helsingin yliopiston riskikartoitus toiminnanohjausprosessi ja laadunvarmistuksen ohjausryhmä. Auditoitavan korkeakoulun on toimitettava auditointiaineisto KKA:lle noin neljä viikkoa ennen auditointivierailua. Helsingin yliopiston aineisto saapui KKA:lle 14.9.2007, kaksi viikkoa ennen auditointisopimuksessa sovittua määräpäivää. Aineisto toimitettiin välittömästi auditointiryhmän jäsenille perehtymistä varten.
Lisäksi auditointiryhmä pyysi ja sai käyttöönsä seuraavat täydentävät aineistot: Helsingin yliopiston raportointipalvelu ILMIn sisällysluettelo rehtorin kirjalliset palautteet laatutyön etenemisestä niille tiedekunnille, jotka auditointiryhmä valitsi vierailun kohteeksi yhteenveto prosessikuvausten sijainnista verkkosivuilla. Lisäksi auditointiryhmä pyysi käyttöönsä Helsingin yliopiston strategian ja sitä konkretisoivien toimenpideohjelmien seurannasta kertyvää dokumenttiaineistoa, mutta sitä ei ollut saatavilla. Auditointiryhmä sai lisäksi käyttöönsä Helsingin yliopiston intranetin Alman tunnukset. Intranetin tarjoama materiaali täydensi kirjallista materiaalia. Lisäksi auditointiryhmän työskentelytilassa oli auditointivierailun ajan nähtävillä yliopiston laadunvarmistukseen liittyvää kirjallista materiaalia, kuten erilaisia selvityksiä, raportteja ja oppaita.. Auditointivierailu Ennen auditointivierailua Korkeakoulujen arviointineuvosto ja Helsingin yliopisto järjestivät kaksi ennakkoinformaatiotilaisuutta yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille. Auditointiryhmän puheenjohtaja Eero Vuorio ja projektisuunnittelija Sirpa Moitus vierailivat 21.9.2007 Keskustakampuksella. Viikin kampuksella pidettiin samansisältöinen tilaisuus 2.10.2007, jossa puhujina olivat puheenjohtaja Vuorio ja suunnittelija Helka Kekäläinen. Puheenjohtaja Vuorio esitteli tilaisuuksissa auditoinnin tavoitteita ja laadunvarmistusjärjestelmän arvioinnissa käytettäviä kriteereitä. Moitus ja Kekäläinen kuvasivat esityksissään auditointiprosessin vaiheita ja auditointivierailun käytännön toteutusta. Tilaisuuksissa kuultiin myös yliopiston henkilöstön ja opiskelijoiden edustajien puheenvuorot. Osallistujien kysymysten pohjalta käytiin laajaa keskustelua auditoinnin toteutuksesta. Varsinainen auditointivierailu, johon osallistui koko auditointiryhmä, toteutettiin 26. 30.11.2007. Ensimmäisen päivän tavoitteena oli saada kokonaiskuva Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmästä. Tässä tarkoituksessa auditointiryhmä haastatteli erillisinä ryhminä korkeakoulun ylintä johtoa, dekaaneja, laitosjohtajia, opetus- ja tutkimushenkilökunnan edustajia, perustutkinto-opiskelijoita ja jatko-opiskelijoita sekä tukipalveluiden ja Kielikeskuksen edustajia. Toisena vierailupäivänä auditointiryhmä tutustui tiedekuntatasolla toteutuvaan laadunvarmistukseen. Yhdeksänhenkinen auditointiryhmä jakaantui
kolmeen kolmihenkiseen ryhmään, joista kukin haastatteli yhtäaikaisesti kahden tiedekunnan henkilökuntaa aiheista perustutkinnon suunnittelu ja kehittäminen sekä jatkotutkinnon ja tieteellisen toiminnan suunnittelu ja kehittäminen. Iltapäivällä osa auditointiryhmästä vieraili Neurotieteen tutkimuskeskuksessa ja Kanslerinvirastossa, osa haastatteli kansainvälisten maisteriohjelmien johtajia ja opiskelijoita sekä yliopistokeskusten edustajia. Koko auditointiryhmä osallistui sidosryhmien edustajien haastatteluun. Kolmannen auditointivierailupäivän teemana oli laadunvarmistus ainelaitostasolla. Kolmeen ryhmään jakautuneet auditoijat haastattelivat yhteensä kahdentoista ainelaitoksen edustajia. Kuhunkin haastatteluun osallistui samasta tiedekunnasta kahden ainelaitoksen edustajia. Haastattelujen teemoina olivat koulutuksen ja tutkimuksen laadunvarmistus. Neljäntenä vierailupäivänä teemana oli perustehtävien ja tukipalveluiden laadunvarmistus. Auditointiryhmä haastatteli teemoittain tutkimuksen, koulutuksen, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, hallinnon ja tukipalveluiden sekä henkilöstön rekrytointiin ja kehittämiseen liittyvän laadunvarmistuksen kannalta keskeisiä toimijoita. Auditointiryhmä nimesi vierailun aikana yhden ns. jokerikohteen, josta se halusi lisähaastattelun. Tämä jokerikohde oli kansainvälisten asioiden laadunvarmistus. Tätä koskeva haastattelu järjestettiin torstaiiltapäivänä. Viidennen aamupäivän haastatteluteemoja olivat ruotsinkielisen opetuksen ja elinikäisen oppimisen laadunvarmistus. Tässä tarkoituksessa auditointiryhmä vieraili Svenska social- och kommunalhögskolan issa sekä Avoimessa yliopistossa ja Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmeniassa. Auditointivierailu päättyi siihen, että auditointiryhmä haastatteli ylimmän johdon edustajat toistamiseen ja auditointiryhmän puheenjohtaja antoi heille suullisesti auditointiryhmän alustavan palautteen. Auditointiryhmä vieraili viikon aikana kuudessa tiedekunnassa, 12 ainelaitoksella ja kolmella erillisellä laitoksella. Haastatteluihin osallistui vierailuviikon aikana yhteensä 330 yliopiston johdon, henkilökunnan, opiskelijoiden ja sidosryhmien edustajaa. Auditointihaastatteluita oli yhteensä 44. Liitteenä 2 on auditointivierailun ohjelma.
. Auditointiraportin tuottaminen ja rakenne Auditointiryhmä valmistautui auditointivierailuun kirjoittamalla alustavia havaintoja Helsingin yliopiston toimittamien auditointiaineistojen pohjalta ja laatimalla auditointikysymyksiä. Auditointiryhmä piti vierailun aikana omia kokouksiaan, joissa se tarkensi auditointikysymyksiä ja teki alustavaa analyysia laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta auditointikohteittain. Auditointiryhmä jatkoi vierailun jälkeen raportin työstämistä siten, että auditointiryhmän jäsenet tuottivat pareittain analysoivaa ja arvioivaa tekstiä omilta vastuualueiltaan. Suunnittelijat vastasivat raportin alkuosassa olevista auditointiprosessin, yliopiston ja sen laadunvarmistusjärjestelmän kuvauksista sekä raportin yhtenäisestä rakenteesta ja käsittelytavasta. Yhteisiä raporttikokouksia järjestettiin kirjoitusprosessin edetessä sekä koko auditointiryhmän että puheenjohtajiston 5 kesken. Ryhmän jäsenillä oli mahdollisuus kommentoida raporttia sen eri vaiheissa. Helsingin yliopistolla oli mahdollisuus tarkistaa raportti asiatietojen osalta ennen sen julkistamista. Raportin rakenne noudattaa auditointikäsikirjassa 2004 2007 olevaa auditointiraporttien yleistä jäsennystä, jonka mukaan raportin alkuluvuissa esitellään auditoinnin tausta ja toteutustapa, kolmannessa luvussa kuvataan kyseessä olevan korkeakoulun tavoitteet, organisaatio ja laadunvarmistusjärjestelmä, neljännessä luvussa esitetään auditointitulokset auditointikohteittain ja viidennessä luvussa esitetään auditoinnin perusteella tehdyt johtopäätökset. Auditointikohteiden määrittelystä johtuen tietyt asiat ja ilmiöt toistuvat raportissa eri näkökulmista tarkasteltuina. Raportissa mainittuja tiedekunnissa tai laitoksilla havaittuja hyviä käytänteitä saattaa olla käytössä myös sellaisissa yliopiston yksiköissä, joissa auditointiryhmä ei vieraillut. 5 Puheenjohtajana toimi Eero Vuorio, ja auditointiryhmä valitsi keskuudestaan varapuheenjohtajiksi Tapio Huttulan ja Kaj Malmin.
Helsingin yliopisto ja sen laadunvarmistusjärjestelmä. Organisaation rakenne ja hallinto Luvussa 3 kuvataan Helsingin yliopiston organisaation rakenne, hallinto ja laadunvarmistusjärjestelmä yliopiston toimittaman auditointiaineiston mukaisesti. Helsingin yliopisto on Suomen suurin ja monitieteisin yliopisto. Se perustettiin Turkuun vuonna 1640 ja siirrettiin Helsinkiin vuonna 1828. Tiedekuntia on yksitoista: biotieteellinen tiedekunta, eläinlääketieteellinen tiedekunta, farmasian tiedekunta, humanistinen tiedekunta, käyttäytymistieteellinen tiedekunta, lääketieteellinen tiedekunta, maatalous-metsätieteellinen tiedekunta, matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta, oikeustieteellinen tiedekunta, teologinen tiedekunta ja valtiotieteellinen tiedekunta. Svenska socialoch kommunalhögskolan on Helsingin yliopiston erillinen ruotsinkielinen yksikkö. Lisäksi yliopistoon kuuluu 20 erillistä tutkimus-, opetus- ja palvelulaitosta sekä Yliopistopaino. Helsingin yliopisto haluaa keskittyä korkeatasoiseen tieteelliseen tutkimukseen ja tutkijakoulutukseen. Tieteellinen tutkimus on myös yliopistoopetuksen perusta. Yliopisto tukee toiminnallaan yhteiskunnan kehittämistä ja elinkeinoelämää. Helsingin yliopiston rakenne on kolmiportainen: (1) yliopistotaso, (2) tiedekunnat ja erilliset laitokset, (3) näiden alaiset yksiköt, tiedekunnissa ainelaitokset ja erillisyksiköt. Jokaisella hallintotasolla on monijäseninen päätöksentekoelin, jonka kokoonpanossa ovat yliopistolain säätelemällä tavalla edustettuina professorit, muu henkilökunta ja opiskelijat. Helsingin yliopiston hallituksesta käytetään nimitystä konsistori. Kuva 1 havainnollistaa Helsingin yliopiston organisaatiorakennetta ja hallintoa.
Kuva. Helsingin yliopiston organisaation rakenne ja hallinto Helsingin yliopisto on kaksikielinen: opiskelijoista 6 % on ruotsinkielisiä. Suomen ja ruotsin lisäksi opetusta annetaan myös englanniksi. Yliopisto toimii Helsingissä neljällä kampuksella ja lisäksi 20 paikkakunnalla eri puolilla Suomea. Vuonna 2006 tutkinto-opiskelijoita oli 37 975, joista ulkomaalaisia oli 1 467. Tutkintoja suoritettiin 4 300, joista 377 oli tohtorintutkintoja. Taulukossa 1 on esitetty perus- ja jatkotutkinto-opiskelijoiden määrät tiedekunnittain. Taulukko. Perus- ja jatkotutkinto-opiskelijoiden määrä tiedekunnittain vuonna Tiedekunta Perustutkinto-opiskelijat Jatkotutkinto-opiskelijat Teologinen 1 779 384 Oikeustieteellinen 2 041 416 Lääketieteellinen 1 057 531 Humanistinen 7 279 1 015 Matemaattis-luonnontieteellinen 6 427 720 Farmasian 848 101 Biotieteellinen 1 493 487 Käyttäytymistieteellinen 3 931 582 Valtiotieteellinen 4 468 845 Maatalous-metsätieteellinen 2 645 471 Eläinlääketieteellinen 376 79 Yhteensä 32 344 5 631 Helsingin yliopisto tarjoaa täydennyskoulutusta sekä tutkimustietoa sitä tarvitseville. Aikuiskoulutukseen erikoistuneita erillisiä laitoksia ovat Avoin yliopisto, Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia sekä Ruralia-instituutti. Aikuisopiskelijoiden määrä vuonna 2006 oli noin 60 000.
Yliopistossa työskenteli vuoden 2006 lopussa 7 707 henkilöä. Opettajia ja tutkijoita oli 3 784. Taulukossa 2 on esitetty yliopiston henkilöstömäärä henkilöstöryhmittäin. Taulukko. Helsingin yliopiston henkilöstömäärä henkilöstöryhmittäin vuonna Henkilöstöryhmä Henkilömäärä Opetus 1 721 Tutkimus 1 560 Tutkijakoulutettavat tutkijakouluissa 503 Hallintohenkilöstö 1 581 Opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilöstö 1 045 Kirjastohenkilöstö 387 Atk-henkilöstö 289 Kiinteistöhenkilöstö 418 Majoitus- ja ruokailupalvelujen henkilöstö 25 Maatalous- ja rakennusalan työntekijät 59 Muut (mm. liikuntapalvelut, harjoittelijat) 119 Yhteensä 7 707. Strategia, arvot ja toimenpideohjelmat Strategiassaan (2007 2009) Helsingin yliopisto määrittelee tehtävikseen uuden tiedon ja tieteellisen ajattelutavan luomisen, monipuolisten ja vastuullisten eri alojen asiantuntijoiden kouluttamisen sekä sivistyksen, yhteiskunnallisen kehityksen ja hyvinvoinnin tukemisen. Yliopistolaisten toimintaa ohjaaviksi keskeisiksi arvoiksi nimetään kriittisyys, luovuus sekä pyrkimys totuuteen. Helsingin yliopisto haluaa strategiansa mukaan tulevaisuudessakin olla Suomen monipuolisin sivistyksen ja henkisen uudistumisen instituutio. Lisäksi yliopisto pyrkii lujittamaan asemansa Euroopan parhaiden monitieteisten tutkimusyliopistojen joukossa ja profiloitumaan erityisesti tutkimukseen ja tutkijakoulutukseen sekä aktiiviseen vastavuoroiseen kumppanuuteen perustuvaan yhteistyöhön muun yhteiskunnan kanssa. Strategiassa määriteltyjä erityisiä kehittämiskohteita vuosina 2007 2009 ovat laadukas työyhteisö, johon sisältyvät henkilöstön hyvinvointi, johtaminen ja hallinto; laadunhallinta, tutkimuksen ja opetuksen kansainvälistäminen, perus- ja jatko-opiskelijoiden ohjaus sekä innovaatiojärjestelmän kehittäminen. Kehittämisen kohteet on sisällytetty seuraaviin neljään toimenpideohjelmaan: henkilöstöpoliittinen ohjelma, tutkimuspoliittinen ohjelma, opetuksen ja opintojen kehittämisohjelma sekä hallinnon ja tukitoimien kehittämisohjelma. Ohjelmiin sisältyvät konkreettiset toimenpiteet, tavoitteet, vastuut ja tarvittavat resurssit.
Tiedekunnat ja erilliset laitokset ovat laatineet yliopiston strategiaan perustuvat omat tavoiteohjelmansa.. Laadunvarmistusjärjestelmä ja sen osat Helsingin yliopisto kuvailee toimittamassaan auditointiaineistossa toiminnanohjauksen ja laadunvarmistusjärjestelmän kiinteää yhteyttä. Tässä luvussa esitellään molemmat osakokonaisuudet toiminnanohjaus ja laadunvarmistusjärjestelmä omina kokonaisuuksinaan... Toiminnanohjaus Yliopisto toteuttaa strategisia tavoitteitaan perustoiminnoissa (tutkimus, siihen perustuva opetus ja niihin liittyen yhteiskunnallinen vuorovaikutus) sekä hallinto- ja tukipalveluissa. Toiminta edellyttää riittäviä panoksia ja resursseja (voimavarat), joiden avulla pyritään saavuttamaan tavoitteeksi asetetut tulokset kaikilla toimintatasoilla (laitos, tiedekunta/erillinen laitos, yliopisto). Tavoitteiden toteutumista ja tulosten saavuttamista seurataan toiminnanohjausprosessissa. Palaute, jota kerätään useissa vaiheissa erilaisilla menetelmillä, toimii prosessien kehittämisen tukena. Opiskelija-, työelämä-, sidosryhmä- ja henkilöstöpalautteen lisäksi arvioinnit ja auditoinnit sekä raportointi toimivat palautejärjestelmän osina. Toiminnanohjaus on keskeinen laadunvarmistuksen osa, jonka kautta asetetaan ja seurataan strategisia tavoitteita. Indikaattoreilla seurataan, edetäänkö asetettujen tavoitteiden suuntaisesti. Samalla tarkistetaan dokumentaation ajantasaisuus sekä raportoinnin tarkoituksenmukaisuus ja käyttökelpoisuus. Kukin toimintayksikkö vastaa oman toimintansa laadunvarmistuksesta tukeutuen yliopiston tarjoamiin välineisiin ja laadunvarmistusmenettelyihin (ks. luku 3.3.2). Toiminnanohjauksen tehtävänä on saada Helsingin yliopisto toimimaan strategiansa mukaisesti. Toiminnanohjaus kohdistuu yliopiston koko toimintaan ja kaikkiin resursseihin. Toiminnanohjaus ja laadunvarmistusjärjestelmä ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa. Toiminnanohjaus tapahtuu kolmella tasolla: 1. opetusministeriö yliopisto 2. yliopisto tiedekunta / erillinen laitos / hallintovirasto 3. tiedekunta / erillinen laitos / hallintovirasto laitos / yksikkö. Toiminnanohjauksen keskeisiä vaiheita ovat strategian laatiminen, strategiaa jalkauttavien toimenpide- ja tavoiteohjelmien laatiminen sekä strategian toimeenpano ja seuranta.
Toiminnanohjaus on jaettu pää- ja aliprosesseihin kuvan 2 prosessikartan mukaisesti: 4.1. Yksiköiden vuosittainen seurantaraportti 4.2. Hankkeiden raportointi 4.3. Strategian ja toimenpideohjelmien seuranta 4.4. Tilinpäätös 4.5. Toimintakertomus 4.6. Vuositilastot ja osaamistietokannat 3.1. Vuosittaisista tavoitteista sopiminen 3.2. Rahanjako 3.3. Hanke-esitykset ja ennakoimattomat tarpeet 4. Strategian seuranta ja arviointi 3. Strategian toimeenpano TOIMINNAN- - OHJAUS 1. Strategian laatiminen 2. Strategian jalkauttaminen 1.1. Strategian ja toimenpideohjelmien laatiminen/ päivittäminen 2.1. 3v-tavoitteista sopiminen 2.2. Rahanjaon periaatteet ja rahanjakomalli 2.3. Tavoiteohjelmien laatiminen Kuva. Helsingin yliopiston toiminnanohjauksen prosessikartta Kuvassa 3 on kuvattu toiminnanohjauksen kolmen vuoden välein toistuva viisivuotinen prosessi ja sen päävaiheiden ajalliset ja toiminnalliset riippuvuudet. Ensimmäisenä vuonna (2005) laaditaan kolmivuotisstrategia (2007 2009), toisena vuonna (2006) strategia jalkautetaan ja sen toteuttamisesta sovitaan opetusministeriön kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa. Kolmena seuraavana vuonna (2007 2009) strategia pannaan toimeen ja sen toteutumista seurataan. Kuva. Helsingin yliopiston toiminnanohjausprosessi
Liitteenä 3 on yksityiskohtainen esitys toiminnanohjauksen etenemisestä yliopiston ja tiedekuntien tasolla strategiakausilla 2007 2009 ja 2010 2012. Toiminnanohjausprosessin toteuttamisessa käytettäviä keinoja ovat: tulosneuvottelu opetusministeriön ja yliopiston välillä (vuosittain) tavoiteneuvottelut rehtorin ja tiedekunnan / erillisen laitoksen / hallintoviraston välillä (joka 3. vuosi) palvelusopimusneuvottelut hallintoviraston ja tiedekunnan / erillisen laitoksen välillä (joka 3. vuosi) toiminnan ja talouden suunnitteluohjeistus (vuosittain) rahanjako (vuosittain) raportointi ja rehtorin palaute (vuosittain) tavoite- ja tulosseminaarit (vuosittain) dekaanien, erillisten laitosten johtajien ja rehtorin tapaamiset (kuukausittain lukukausien aikana, erillisten laitosten johtajat mukana kaksi kertaa lukukaudessa) laitosjohtajien ja rehtorin tapaamiset (kuukausittain lukukausien aikana) hallintojohdon tapaamiset (kuukausittain hallintojohtajan johdolla lukukausien aikana). Lisäksi tiedekunnat ja erilliset laitokset voivat kutsua rehtorin välivuosina vierailulle keskustelemaan ajankohtaisista asioista. Toiminnanohjauksen dokumentointi toteutetaan sähköisesti. Sen tukena ovat: toiminnanohjauksen dokumentteja kokoavat TUNE-tietokannat ILMI-raportointipalvelu sekä osaamistietokannat (julkaisutietokanta JULKI, tutkimushanketietokanta TUHTI, asiantuntijatietokanta ASTI, muun tieteellisen toiminnan tietokanta MUTI, yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tietokanta YHTI ja patenttitietokanta PATENTTI). Toiminnanohjauksen koordinoinnista vastaa rehtorin johdolla toimiva valmisteluryhmä, TUNE-vr. Yliopiston kehittämisosasto vastaa toiminnanohjauksen dokumentoinnista, KOTA:n käyttöoikeuksien jakamisesta, tietokantaan viedyn aineiston oikeellisuudesta ja määräajoista.
.. Laadunvarmistusjärjestelmä Helsingin yliopisto visualisoi laadunvarmistusjärjestelmänsä kuvan 4 mukaisesti. Kuva. Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmä Laatu ja laatupolitiikka Helsingin yliopiston määritelmän mukaan laatu tarkoittaa Helsingin yliopistossa toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja tulosten korkeatasoisuutta. Laatu koostuu lopputulosten laadusta, sitä tuottavien prosessien ja toiminnan laadusta sekä organisaation laadusta, mikä sisältää yliopistossa vallitsevan työilmapiirin, organisaatiokulttuurin ja ulospäin näkyvän imagon. Toiminnan laatua ylläpidetään, kehitetään ja arvioidaan kaikki osa-alueet kattavalla laadunvarmistusjärjestelmällä, jota jokainen yliopistolainen hyödyntää työssään. Yliopiston laatupolitiikan tavoitteita ovat: Helsingin yliopisto lujittaa laatutyöllä asemansa yhtenä Euroopan parhaista tutkimusyliopistoista. Jokainen yliopistolainen, opettaja, tutkija, muuhun henkilökuntaan kuuluva ja opiskelija vastaa yliopiston toiminnan ja tulosten laadusta omassa toiminnassaan. Yliopiston laadunvarmistusjärjestelmä tukee jokaisen yliopistolaisen, hänen yksikkönsä ja koko yliopistoyhteisön toimintaa ja toiminnan kehittämistä.
Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, johtaminen ja vastuut Laadunvarmistus perustuu yliopiston strategisiin tavoitteisiin ja se on osa yliopiston normaalia toimintaa. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteena on huolehtia, että laadunvarmistusmenettelyt toteutuvat kaikissa toiminnoissa jatkuvan parantamisen malliin perustuen (suunnittele, toteuta, arvioi, paranna). Laatutyön tavoitteena on yliopiston toiminnan jatkuva kehittäminen ja tämän kehittämistyön tekeminen näkyväksi kaikissa toiminnoissa ja yksiköissä sekä jokaisen omassa työssä. Laatutyö koskee kaikkia yliopistolaisia, niin opettajia, tutkijoita ja muuta henkilökuntaa kuin opiskelijoitakin. Yliopiston rehtori vastaa koko yliopiston toiminnan laadusta. Yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuuden koordinointia ja suunnittelua varten toimii rehtorin asettama Laadunvarmistuksen ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana on yksi dekaaneista ja sihteerinä laatupäällikkö. Laatupäällikkö vastaa siitä, että laadunvarmistusmenettelyitä käytetään tarkoituksenmukaisella tavalla kaikki yksiköt ja toiminnot kattaen. Yliopiston toimintayksiköt vastaavat siitä, että laadunvarmistusmenettelyiden avulla saavutetaan tavoitteiden mukainen tulos. Tiedekunnat ja erilliset laitokset organisoivat oman laadunvarmistuksensa. Kokonaiskoordinaatiota ja yliopistotason yhteydenpitoa varten niissä kussakin on osana yliopiston laadunvarmistusjärjestelmää laatuyhdyshenkilö. Laatuyhdyshenkilöverkosto toimii koko yliopiston referenssiryhmänä, tiedonvälittäjänä ja sen jäsenet omien yksikköjensä laatuvalmentajina. Laadunvarmistusmenettelyt Helsingin yliopisto mainitsee keskeisiksi, säännöllisessä käytössä oleviksi laadunvarmistusmenettelyikseen mm. seuraavat: perustehtäviin liittyvät kansainvälisessä tiedeyhteisössä sovelletut laadunvarmistusmenettelyt laadunvarmistus rekrytoinneissa laadunvarmistusjärjestelmän dokumentointi, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen sekä hallinnon ja tukitoimintojen arviointi itsearvioinnit opiskelija-, sidosryhmä- ja henkilöstöpalautteen keruu ja arviointi sekä näistä seuraavat toimenpiteet laadunvarmistusjärjestelmän auditointi.
Toimintakäsikirja Helsingin yliopiston toimintakäsikirja on yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän kokoava dokumentti, jonka pääkohdat ovat: toiminnan lähtökohdat johtamisjärjestelmä perustehtävät voimavarat tukipalvelut sekä yliopiston toiminnan kokonaisuus. Rehtori päättää toimintakäsikirjasta ja hyväksyy sen uudet versiot kerran vuodessa. Käsikirjan päivittämisvastuut on jaettu hallintoviraston yksiköille ja vastuuhenkilöt on merkitty toimintakäsikirjaan. Laatupäällikkö vastaa versioiden kokonaisuudesta. Ulkoista tiedottamista varten toimintakäsikirjasta on laadittu tiivistetty versio, joka on käännetty myös ruotsiksi ja englanniksi. Tiedekunnat ja erilliset laitokset laativat yliopiston toimintakäsikirjaan pohjautuvat toimintakäsikirjansa omiin tarpeisiinsa soveltaen. Myös tiedekuntiin kuuluvat laitokset voivat laatia oman toimintakäsikirjan. Kukin yksikkö vastaa toimintakäsikirjansa päivittämisestä. Muu laatudokumentaatio Toimintakäsikirjan lisäksi Helsingin yliopisto mainitsee laatudokumenteikseen seuraavat: Arviointiraportit. Jokaisesta arvioinnista julkaistaan raportti. Yliopiston omat arviointiraportit löytyvät verkosta. Strategia-asiakirjojen seurantadokumentaatio. Yliopiston strategian ja sitä konkretisoivien toimenpideohjelmien seurannasta kertyvä dokumenttiaineisto julkaistaan Alma-intranetissä. Raportointiin sisältyvä laatudokumentaatio. Yliopiston vuosiraportointiaineisto sisältää laadunvarmistuksen kannalta keskeistä aineistoa, joka tallennetaan tietoja keräävän toimijan (OPM/KOTA, Netra, yliopiston osaamistietokannat, TUNE-prosessin dokumentit) mukaan. Laatutyön matriisit. Kokonaistilanteen kartoittamiseksi sekä yliopisto- että tiedekuntatasolla on laadittu laatutyön matriisit kaikista tärkeistä toimintokokonaisuuksista (tutkimus, tutkintotavoitteinen koulutus, yhteiskunnallinen vuorovaikutus, päätöksenteko ja johtaminen, henkilöstö sekä hallinto- ja tukipalvelut). Matriiseissa kuvataan (1) toiminnot/prosessit, niiden (2) tavoitteet, (3) dokumentointi, (4) laadunvarmistusmekanismi eli menettelyt, miten laatu varmistetaan sekä (5) laadun ilmaisimet (indikaattorit) eli miten laatu ilmaistaan.
Auditointitulokset. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet ja kokonaisrakenne Auditointikohde. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän rakenne on selkeä ja laadunvarmistuksen tavoitteet on määritelty kattavasti. Laadunvarmistusjärjestelmä kokonaisuutena on varsin tuore, mutta se pohjautuu monilta osin pitkän kehityshistorian omaaviin käytänteisiin ja on kytketty vahvasti toiminnanohjausjärjestelmään. Laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta on runsaasti näyttöä, vaikka toiminto- ja koulutusalakohtaisia eroja esiintyykin vielä jonkin verran. Helsingin yliopiston tavoitteena on olla eurooppalainen huippuyliopisto. Yliopistolle toiminnan korkea laatu ja laadunvarmistus ovat strategisia kysymyksiä. Yliopiston strategian 2007 2009 mukaan laatu tarkoittaa yliopistossa toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja tulosten korkeatasoisuutta. Laatutyön tavoitteena on yliopiston toiminnan jatkuva kehittäminen ja tämän kehittämistyön tekeminen näkyväksi kaikissa toiminnoissa ja yksiköissä sekä jokaisen yliopistolaisen työssä. Laadunvarmistusjärjestelmä kattaa suurelta osin yliopiston perustehtävät ja tukipalvelut, ja sen toimivuudesta on näyttöjä kaikilla osa-alueilla. Tutkimustoiminnan laadunvarmistus perustuu pitkälti kansainvälisiin arviointeihin. Koulutuksen laadunvarmistus on toimivaa ja paikoin edistyksellistä yliopiston ja tiedekuntien tasolla. Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistus on kehitteillä, ja yliopisto osallistuu aktiivisesti yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kansallisen arviointimallin kehittämiseen. Hallinto- ja tukipalveluiden laadunvarmistus on toimivaa tukipalveluita tarjoavissa yksiköissä. Ruotsinkielisen toiminnan laadunvarmistus toteutuu samoilla periaatteilla kuin suomenkielisenkin. Auditointiaineiston mukaan laadunvarmistuksella on yliopistossa pitkä historia, johon kuuluvat paitsi perinteiset akateemiset laadunvarmistuksen menettelytavat, myös opiskelijoiden ja henkilökunnan rekrytointeihin liittyvä laadunvarmistus sekä jo 1970-luvulla käynnistetty yliopiston ja opetuksen stra-
teginen kehittäminen. Ensimmäiset yliopiston sisäiset arvioinnit toteutettiin 1990-luvun alussa. Sittemmin yliopistossa on toteutettu mittava määrä ulkoisia arviointeja, jotka palvelevat strategista tavoitetta tehdä yliopiston toiminnan laatu kansallisesti ja kansainvälisesti näkyväksi. Arviointitoiminnan systemaattisuutta kuvastaa se, että yliopistolla on vuoteen 2011 ulottuva arviointisuunnitelma. Erityisen merkittävää on se, että ulkoiset arvioinnit kattavat suuren osan yliopiston toiminnasta ja niitä on toteutettu kansainvälisinä. Tässä suhteessa yliopisto on ollut edelläkävijä ja suunnannäyttäjä myös muille maamme korkeakouluille. Yliopiston toiminnanohjausjärjestelmä ja toimintakäsikirjat varmistavat sitä, että laadunvarmistuksen eri menetelmät ja toimintatavat muodostavat yhtenäisen ja suunnitelmallisen kokonaisuuden, s.o. laadunvarmistusjärjestelmän. Yliopiston yhteinen toimintakäsikirja tarjoaa rungon, jota tiedekunnat ja erilliset laitokset ovat voineet käyttää hyväkseen laatiessaan omat toimintakäsikirjansa. Toimintakäsikirjat kuvaavat laadunvarmistuksen vastuut ja menettelytavat yhtenä kokonaisuutena. Laadunvarmistuksen ja toiminnanohjauksen kiinteää yhteyttä kuvastaa se, että yliopisto puhuu toimintakäsikirjasta, ei laatukäsikirjasta. Toiminnanohjausprosessin avulla yliopiston strategiset tavoitteet jalkautuvat tehokkaasti tiedekuntien tavoitesuunnitelmiin. Ylin johto seuraa strategisten tavoitteiden toteutumista tavoite- ja tulosneuvotteluissa mm. tunnuslukujen ja tiedekuntien kolmevuotisia toimenpideohjelmia koskevien väliarviointien sekä rehtorin tiedekuntavierailujen avulla. Ulkoisten arviointien pohjalta asetetaan seuraavan strategiakauden painopisteitä ja käynnistetään kehittämishankkeita ja parantamistoimenpiteitä, joihin yliopisto voi osoittaa lisäresursointia. Usein kehittämistoimenpiteiden suunnitteluun sisältyy myös suunnitelma toimenpiteiden vaikuttavuuden arvioimiseksi. Auditointivierailu osoitti, että monissa tiedekunnissa ja laitoksilla laadunvarmistus toteutuu osana arkea. Auditointiryhmä havaitsi tiedekuntien, ainelaitosten ja erillisten laitosten laatutyössä runsaasti hyviä käytänteitä, joista vain osa on mahdollista tuoda esiin tässä raportissa. Toisaalta yliopistossa on myös tiedekuntia, erillisiä laitoksia ja laitoksia, joissa laadunvarmistus ei vielä muodosta eheää kokonaisuutta, vaan se koostuu joukosta erillisiä toimintoja, palautejärjestelmiä, työryhmiä ja tapaamisia. Yliopiston ylin johto on vahvasti sitoutunut laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteisiin ja kehittämiseen. Mitä lähempänä henkilöt ovat toiminnanohjausta, sitä selkeämmin he hahmottavat vastuunsa ja roolinsa laadunvarmistuksessa. Henkilökunta ja opiskelijat voivat osallistua laadunvarmistukseen mm. yliopiston eri työryhmissä ja kehittämispäivillä. Yliopistolla on kuitenkin
vielä tehtävää, jotta koko henkilöstö ja opiskelijat tiedostaisivat laatutyön merkityksen toiminnan kehittämisessä. Johtopäätökset Laadunvarmistusjärjestelmä kattaa suuren osan yliopiston toiminnoista ja laadunvarmistuksen menettelytavat muodostavat yliopiston tasolla melko hyvin toimivan järjestelmärakenteen, vaikka järjestelmän toimivuudessa onkin vielä toiminto- ja koulutusalakohtaisia eroja. Toiminnanohjausprosessi, laaja ulkoinen arviointitoiminta ja toimenpideohjelmien seuranta muodostavat kokonaisuuden, jonka avulla ylin johto voi seurata toiminnan laatua. Yliopistolla on selvää näyttöä siitä, että laadunvarmistusjärjestelmä on tuottanut yliopiston tasolla konkreettisia kehittämistoimenpiteitä.. Laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio Auditointikohde. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely Helsingin yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio on kattavaa niin keskushallinto- kuin tiedekuntatasollakin ja laatupolitiikka, laadunvarmistuksen toiminnot ja toimijat on selkeästi määritelty. Laadunvarmistusjärjestelmän ruotsin- ja englanninkielistä dokumentaatiota ei ole kattavasti saatavilla. Laadunvarmistusjärjestelmän dokumentaatio koostuu yliopiston, tiedekuntien ja erillisten laitosten toimintakäsikirjoista, arviointimatriiseista ja laatutyön matriiseista, prosessikuvauksista, arviointiraporteista, strategia-asiakirjojen seurantaraporteista sekä vuosiraporteista. Yliopistotasolla ja tiedekuntatasolla koulutuksen laatuvastuut on dokumentoitu selkeästi. Yliopistotasolla laadusta vastaa rehtori. Laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuutta on vuodesta 2005 alkaen koordinoinut rehtorin asettama laadunvarmistuksen LAAVA-ohjausryhmä sekä laatupäällikkö. Lisäksi useimmilla tiedekunnilla ja erillisillä laitoksilla on laatutyöryhmä ja laatuyhdyshenkilö, jotka koordinoivat oman yksikkönsä laadunvarmistusta. Laatuyhdyshenkilöt muodostavat verkoston, joka auttaa yliopistotasolla koordinoimaan ja tukemaan tiedekuntien ja laitosten laatutyötä sekä tarjoaa yhden foorumin laadunvarmistuksen hyvien käytänteiden levittämiselle. Haastattelut vahvistivat, että edellä mainitut laatuvastuut on sisäistetty käytännön toiminnassa.