Alajärven kaupunki Tarjouspyyntö 1 24.1.2017 Tarjouspyyntö kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista 1 Hankintayksikön perustiedot 2 Hankintamenettely 3 Hankinnan ennakoitu arvo Alajärven kaupungin tarkastuslautakunta pyytää tarjouksia kuntalain (410/2015) 14 luvun mukaisesta Alajärven kaupungin hallinnon ja talouden tilintarkastuksesta tilikausille 2017 2018 ja optiosta tilikausille 2019 2020 sekä muista tarkastuspalveluista tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Alajärven kaupunki Tarkastuslautakunta Alvar Aallon tie 1 62900 Alajärvi 4 Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Hankinta toteutetaan avointa menettelyä noudattaen. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma ilmoituskanavalla 25.1.2017. Hankinta on hankintalain 25 :n kynnysarvon alittava hankinta. Alajärven kaupunki on n. 10 000 asukkaan kaupunki Etelä-Pohjanmaalla. Kaupungin henkilöstömäärä on noin 900. Alajärven kaupungin organisaatio ilmenee kaupungin kotisivuilta löytyvästä organisaatiokaaviosta: http://www.alajarvi.fi/organisaatiokaaviot. Alajärven kaupunki hoitaa vastuukuntana Vimpelin kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä sivistys- ja vapaa-aikatoimen palvelut. Lisäksi Alajärven kaupunki hoitaa Soinin ja Vimpelin kuntien maaseutu- ja lomahallinnon sekä maaseutuelinkeinojen kehittämistehtävät. Alajärven kaupungin kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtävät hoitaa Järvinet Oy. Alajärven kaupunginvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä kunnan tilintarkastusyhteisön. Kaupungin tytäryhteisön tilintarkastajaksi on kuntalain 122 :n 2 momentin mukaan valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tytäryhteisöt valitsevat erillispäätöksellä tilintarkastajan.
5 Tilintarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa Tilintarkastajalla on käytettävissä tarkastettavassa kohteessa: - Työtila - Liittymämahdollisuus kunnan IT-verkkoon - Kopiointipalvelut koskien tilaajan tilintarkastusta 6 Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö Tarjousta pyydetään erikseen seuraavista tarkastuspalveluista: kuntalain mukainen tilintarkastus (vastuullinen ja avustava tarkastaja) muut tarkastuspalvelut o kuntakonserniin kuuluvien yhtiöiden/yhteisöjen tilintarkastus ja EU-projektitarkastus, mikäli tarjoajan esittämä yhteisö valitaan tehtävään kuntakonserniin kuuluvan yhtiön/yhteisön erillispäätöksellä. JHT/JHTT-tarkastuspäivien ja avustavan tarkastajan päivien lukumäärä Kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus, jonka mukaan tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 20 tarkastuspäivää / vuosi. Tarkastukseen käytettävien päivien määrä on arvio, ei tilaaja sitova. Vastuunalaisen JHT/JHTT -tilintarkastajan työn osuus kunnan tarkastuksesta on 13 päivää tilikaudessa ja avustavan tilintarkastajan työn osuus on 7 päivää tilikaudessa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi edellytetään, että tarkastaja antaa vuodessa vähintään 1 kirjallisen väliraportin tarkastuslautakunnalle. Muiden tarkastuspalveluiden päivien lukumäärä Muiden tarkastuspalveluiden laajuus, jonka mukaan tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 6 tarkastuspäivää / vuosi. Tarkastukseen käytettävien päivien määrä on arvio, ei tilaaja sitova. 7 Edellytettävät soveltuvuusehdot Palvelu tuotetaan tilintarkastusta koskevien voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti. Kunnan hallinnon ja talouden tilintarkastuksessa noudatetaan JHTT ry:n suositusta Hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa. Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. Kuntalain mukainen tarkastus JHT/JHTT-pätevyyden lisäksi edellytetään JHT/JHTT-tarkastajalta kokemusta vastuullisen tilintarkastajan tehtävästä. Lisäksi edellytetään, että vastuullinen JHT/JHTT-tarkastaja omaa riittävää erityisosaamista EUhankkeiden tarkastuksesta.
8 Sopimuskausi / sopimuksen voimassaolo Vastaavan tilintarkastajan ohjauksessa ja valvonnassa työskentelevällä avustavalla tilintarkastajalla tulee olla työkokemusta kuntien taloushallinnosta ja kuntien tilintarkastuksesta. Muut tarkastuspalvelut Tilintarkastuksessa on noudatettava kuntakonsernin tytäryhteisöjä koskevaa lainsäädäntöä sekä huomioitava kuntalaissa säädetyt edellytykset konsernitilinpäätöksen laatimiselle. Tilintarkastajan valinnasta yhtiöissä tarvitaan ao. yhtiökokouksen päätös. Lakisääteisen JHT-, KHT-, tai HT -pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ao. toimialaan kuuluvan tytäryhteisön tarkastuksesta sekä EU-hankkeiden tarkastuksesta. Sopimus koskee tilikausia 2017 2018 sekä optiona tilikausia 2019 2020. Irtisanomisajasta sovitaan sopimuksessa. 9 Hinnat ja hintojen tarkistaminen, maksuehdot 10 Alihankinta Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalveluiden hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hinnan pitää sisältää kaikki toiminnasta aiheutuneet kustannukset, mukaan lukien matkakustannukset. Hintojen tarkistaminen sopimuskauden aikana Hintojen tulee olla kiinteät sopimuskaudelle 2017 2018 pois lukien viranomaisten aiheuttamien verojen tai veroluonteisten maksujen muutokset. Optiovuosien hinnoista sovitaan osapuolten välisissä neuvotteluissa. Laskutus ja maksuehdot 11 Päätöksen valintaperusteet painoarvoineen Laskutus tapahtuu kuukausittain tehdyn työn perusteella, ensisijaisesti sähköisenä verkkolaskuna. Maksuehto on 14 vrk netto ja viivästyskorko korkolain mukainen. Jos tarkastuspalvelusta osa on tarkoitus suorittaa alihankintana, on tarjouksessa mainittava tarjoushetkellä tiedossa olevien alihankkijoiden nimet. Myöhemmin tehtävät alihankintasopimukset on hyväksytettävä ostajalla. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä kuin omasta työstään. Alihankintana tehdyn työn tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia ja edellytyksiä. Tarjouskilpailun ratkaisussa valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavan pisteytyksen mukaan:
Kokonaishinta sopimuskaudelle 50 % Vertailussa vertailuhinnaltaan halvin tarjoaja saa 50 pistettä. Muut tarjoajat saavat hintapisteikseen seuraavan kaavan mukaisen tuloksen: Hintapisteet = 50 pistettä (oma vertailuhinta / halvin vertailuhinta) Vertailuhinta muodostuu tämän tarjouspyynnön kohdassa 6. (Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö) ilmoitetulla tavalla. Eri osioissa mainittujen kokemusvuosien laskennassa osa-aikainen työaika suhteutetaan säännölliseen vuosityöaikaan. Tarjottavan vastuullisen tilintarkastajan kokemus julkisyhteisön tarkastuksesta 25 % - kokemus o alle 3 vuotta o 3 5,0 vuotta o 5,1 8,0 vuotta o 8,1 10 vuotta o 10,1 12 vuotta o yli 12 vuotta 5 pistettä 8 pistettä 12 pistettä 15 pistettä 20 pistettä 25 pistettä Tarjottavan avustavan tarkastajan työkokemus kuntien taloushallinnosta 7,5 % - kokemus o alle 3 vuotta o 3 5 vuotta o 5,1 8 vuotta o 8,1 10 vuotta o yli 10 vuotta 1 pistettä 2,5 pistettä 4 pistettä 5 pistettä 7,5 pistettä Tarjottavan avustavan tarkastajan työkokemus kuntien tilintarkastuksesta 7,5 % - kokemus o alle 3 vuotta o 3 5 vuotta o 5,1 8 vuotta o 8,1 10 vuotta o yli 10 vuotta 1 pistettä 2,5 pistettä 4 pistettä 5 pistettä 7,5 pistettä Vastuullisen tarkastajan HT tai KHT pätevyys 10 % - toimiminen HT tai KHT tarkastajana o alle 1 vuosi 3 pistettä o 1,1 5,0 vuotta 6 pistettä o yli 5 vuotta 10 pistettä
Tarjoajat asetetaan pisteytyksen perusteella paremmuusjärjestykseen yllä olevien perusteiden mukaisesti. Tarjouksessa ilmoitetut tiedot ovat sitovia suhteessa hintaan. Mikäli tässä tarjouspyynnössä kuvattuja palveluita suorittavissa resursseissa tapahtuu muutoksia kesken sopimuskauden siten, että kilpailutuksessa saatu pistemäärä laatutekijöistä ei täyty, ostaja voi vähentää maksettavasta korvauksesta aiheettomaksi osoitettujen pisteiden rahallisen arvon suuruisen summan. Yhden pisteen hinta saadaan jakamalla tarjottu hinta sillä pistemäärällä, johon tarjous edellytti tarjouskilpailun aikana. 12 Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Tarjouksen tekijä sitoutuu siihen, että tarjouksien vertailuun otettavat työt suoritetaan tarkastuskohteessa. Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. 13 Päätösaikataulu 14 Osatarjousten hyväksyminen 15 Tarjoukseen liitettävät asiakirjat Hankintapäätöksen valmistelusta vastaa Alajärven tarkastuslautakunta. Hankintapäätöksen tekee Alajärven kaupunginvaltuusto. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen liitteenä tulee olla seuraavat asiakirjat, jos tarjottavat henkilöt ovat tiedossa: - vastuullisen tarkastajan CV ja referenssit - avustavan tarkastajan CV ja referenssit - todistukset voimassa olevista JHT/JHTT-tutkinnosta sekä mahdollisesta HT tai KHT tutkinnosta. JHTT-tarkastukseen liittyvät tiedot: - voimassa oleva vastuuvakuutus - kuvaus laadunvarmistusjärjestelmästä - kuvaus siitä, minkälaista erityisosaamista yhteisöllä on tilintarkastuksessa käytettävissään (jos erityisosaaminen on soveltuvuusehto, esim. EU-hanketarkastus). Tarjouksesta tulee selvitä vastuullisen ja avustavan tarkastajan kokemus (vuosissa) siten, että tarjouspyynnön kohdassa 11 esitettyjen valintaperusteiden laskenta voidaan suorittaa. Tarkastuslautakunta esittää näkemyksenään, että kokemusvuosien laskennassa tarkastajan vuosityöaika olisi laajuudeltaan n. 190 tarkastuspäivää.
16 Sopimuksen tekeminen Ostaja voi pyytää tarjoajalta lisäselvityksiä tai tarkennuksia tarjouksessa annetuista tiedoista. Sopimuksen solmimisen edellytyksenä on, että voittanut tarjoaja täyttää tilaajavastuulain mukaiset edellytykset. Sopimus ostajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. 17 Tarjousasiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus 18 Tarjousten käsittely 19 Muut ehdot 20 Tarjousten jättö ja voimassaolo 21 Tarjousasiakirjat Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 7 :n mukaan tarjoukset ovat julkisia sen jälkeen, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää hankinta- ja julkisuuslain määritelmän mukaisesti liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot perusteluineen tarjouksessa. Tullakseen huomioiduksi, tarjous on tehtävä tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Kelpoisuusehdot täyttäviä tarjouksia vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitetuin kriteerein. Tarjouspyyntöön ei pidä lisätä mitään tarpeetonta, varsinkaan tarjouspyynnön kanssa ristiriidassa olevia asioita (esim. hinta ym. varaumia). Myyjä sitoutuu myymään tässä tarjouspyynnössä määriteltyjä palveluita samoin ehdoin ostajan määräysvallassa oleville yhtiöille ja yhteisöille. Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina 28.2.2017 kello 15:00 mennessä suljettuna kirjeenä osoitteeseen Alajärven kaupunki, Alvar Aallon tie 1, 62900 Alajärvi tai sähköpostitse kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@alajarvi.fi. Kirjekuori tulee merkitä tekstillä TARKASTUSPALVELUT. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.5.2017 asti. Tarjousten avaustilaisuus ei ole avoin. Avaustilaisuudesta laaditaan kahden henkilön läsnä ollessa heidän allekirjoittamansa pöytäkirja. Tarjous pyydetään suomen kielellä. Hinnat pyydetään ilmoittamaan arvonlisäverottomina.
22 Tarjousaikana esitettävät kysymykset Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 8.2.2017 klo 12:00 mennessä osoitteeseeni henna.matintupa@alajarvi.fi. Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö/tilintarkastuspalveluiden hankinta. Kysymykset vastauksineen julkaistaan 15.2.2017 klo 15:00 mennessä Alajärven kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.alajarvi.fi ja ne ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti.