Uutta CAFin PEF-menettelystä mikä se on ja miten sitä on tarkoitus Suomessa soveltaa Kansallisen arviointi- ja laatuverkoston seminaari 1.9.2016, Kuntatalo Aila Särmälä, Palvelupäällikkö Marika Tammeaid, Kehityspäällikkö
Sisällys Mikä on CAF-PEF Suunnitelmat ulkoisen palautteen järjestämiseksi Suomessa Verkoston näkemyksiä ja vinkkejä 2
Mikä on PEF? PEF, Performance External Feedback Ulkoinen arviointi, lähtökohtana CAF, lisäksi halu palautteeseen ja erinomaisuuden saavuttamiseen kokonaisvaltaisen laadunhallinnan avulla EU-jäsenmaiden yhdessä hyväksymä ulkoinen palautemalli 3
Mikä on PEF?, PEFin tavoitteet. Tukea CAFin implementointia ja sen vaikutuksia organisaatiossa Selvittää täyttääkö organisaatio kokonaisvaltaisen laadunhallinnan arvot, kuuluuko laatu osana organisaation kulttuuriin Tukea ja ylläpitää innostusta jatkuvaan kehittämiseen Tukee vertaisarviointia ja oppimista Antaa tunnustusta organisaatioille, jotka haluavat jatkuvasti parantaa toimintaansa Silta jatkaa laadunkehittämistä EFQM-mallin tasoille 4
VK, kansallinen ulkoisen arvioinnin järjestäjä VK omistaa ja vastaa kansallisella tasolla CAFin ulkoisen arvioinnin järjestämisestä ja myöntää kansallisella tasolla ECUn tunnustuksen Ulkoisen arvioinnin suorittavat julkishallinnon osaajat, joilla on CAFin ulkoiseen arviointiin (PEF-koulutus Arviointi järjestetään siten, että kaikilla julkishallinnon organisaatioilla on mahdollisuus hakea ulkoista-arviointia. Organisaatiolle arviointi on lähes ilmaista, se maksaa kuitenkin arvioitsijoiden matkakulut ja päivärahat. 5
Kuka voi hakea ulkoista arviointia? Ulkoista arviointi voi hakea julkishallinnon organisaatiot, jotka ovat tehneet CAF-itsearvioinnin. 1. Ulkoista arviointia voi hakea, kun viimeisimmästä itsearvioinnista ja kehityssuunnitelman jättämisestä organisaation johdolle on kulunut 6 12 kk CAF = itsearviointi ja konkreettinen kehityssuunnitelma Vaatii aikaa tehdä kehittämistoimenpiteet 6 12 kk jälkeen innostus laantuu 2. Organisaatio on rekisteröitynyt (tai rekisteröityy) CAF käyttäjäksi 6
Ulkoisen arvioinnin vaiheet 1. Hakemus 2. Arviointi 3. Tunnustuksen myöntäminen 7
Edellytykset ulkoiselle arvioinnille CAF ja hakemus CAF-itsearviointi ja kehityssuunnitelma 6 12 kk kuluttua hakemus VK:lle Itsearviointi 3 pilarin mukaan Organisaation oma-arviointi 3 pilarin mukaan (PEF) CAF PEF Ulkoinen arviointi dokumenttien perusteella Vierailu ja arviointihaastattelut Palaute ja ECUtunnus Kirjallinen arviointipalaute Jos organisaatio täyttää väh. 3 kategoriaa myönnetään ECU 8
Mistä tiedän, että toimin erinomaisesti? 9
Erinomaisen toiminnan tunnusmerkit Tuloksellisuus Yhteiskuntavastuu Asiakaslähtöisyys Kumppanuuksien kehittäminen ja hyödyntäminen ERINOMAISEN TOIMINNAN TUNNUSMERKIT Suuntaa näyttävä ja merkityksellisyyttä ylläpitävä johtajuus Jatkuva oppiminen, kehittäminen ja innovointi Osaamisen kehittäminen ja henkilöstön osallistaminen Prosessien johtaminen ja tiedon hyödyntäminen 10
Arviointi Pilari 1: Itsearvioinnin toteutus JA Pilari 2: Parantamistoimenpiteiden toteutus Arviointiasteikko 1 Toimintaa ko. alueella hyvin rajallisesti 2 Toimintaa ko. alueella rajallisesti 3 Toimintaa ko. alueella hyväksyttävässä määrin 4 Hyvää toimintaa ko. alueilla 5 Erinomaista toimintaa ko. alueella Effective CAF-user tunnustuksen saamiseksi pilarien 1 ja 2 yhteenlasketun pistemäärän tulee olla vähintään 28 pistettä itsearvioinnin organisoinnin, itsearvioinnin tulosten kokoamisen ja parantamistoimenpiteiden toteutuksen oltava vähintään tasolla 4. 11
Priorisointi ja yhdessä tekeminen nopeuttavat kehitystä 12
Arvionti Pilari 3: Organisaation kypsyystaso erinomaisen toiminnan tunnusmerkkeihin nähden Kypsyystason arviointi Valitaan perusteelliseen arvioon/palautteenantoon 2 erinomaisen toiminnan 8:sta tunnusmerkistä. Näistä toisen tulee olla on asiakaslähtöisyys tai tuloksellisuus Ei vielä aloitettu Aloitusvaihe Toteutusvaihe Kypsän toiminnan vaihe Effective CAF-user tunnustuksen saamiseksi toiminnan tulee kaikkien 8 kriteerin osalta olla vähintään aloitusvaiheessa. 13
Suunnitelma ulkoisen palautteen järjestämiseksi kansallisella tasolla Alustava suunnitelma 14
Koulutetut arvioitsijat (26 kpl) Nimi Organisaatio Nimi Organisaatio Alatalo Ritva Vantaan kaupunki Aho Jaana Kilpailu- ja kuluttajavirasto Honkanummi Eeva Vantaan kaupunki Bröcker Laila Vantaan kaupunki Hyvärinen Janne Salon kaupunki Laine Kari Valtioneuvoston hallintoyksikkö Junttila Teija Elyt - KEHA-keskus Mustonen Virpi KRP Kekoni Arja Kuopion kaupunki Parhiala Kimmo THL Korpi Aila Laine Kristiina Lehmuskallio Meri-Tuuli Mäkinen Virpi Karvi Arkistolaitos Vantaan kaupunki Vantaan kaupunki Pellikka Sari Reponen Kirsi Tammeaid Marika Tulli Poliisihallitus Valtiokonttori Pajula Sirpa Kuopion kaupunki Vastamäki Pirjo Evira Särmälä Aila Valtiokonttori Tiikasalo Lari Kuopion kaupunki Ukkonen Markku Lahden kaupunki Ilomäki Jaana Hyvinkään kaupunki Knihti Heli Laatukeskus Frisk Tarja Karvi 15
Suomessa ulkoinen arviointi järjestetään Kansallisena toimijana Valtiokonttori Organisaatio hakee ulkoista arviointia VK:lta VK tarkistaa, että ehdot ulkoiselle arvioinnille täyttyvät VK nimeää arviointiryhmän arvioitsijapoolista, arvioitsijalla ei saa olla sidonnaisuuksia arvioitavaan organisaatioon Arviointiryhmä tekee arvioinnin, laati raportin ja ehdotuksen myönnetäänkö ECU VK tekee päätöksen ECUn myöntämisestä ja luovuttaa ECU-tunnustuksen organisaatiolle, informoi CAF RC:tä 16
PEF - opas Tekeillä suomenkielinen opas, jossa kuvattu PEF arviointi - Ohjeita arviointia hakevalle organisaatiolle - Ohjeita arvioitsijoille - PEF-kriteerit - CAF pähkinänkuoressa - Liitteissä tarvittavat kyselyt ja lomakkeet Opas tulee VK:n CAF-sivustolle 17
Verkoston vinkkejä ja ehdotuksia 18
Verkoston vinkkejä ja ehdotuksia ECU (Effectiv CAF User) Mikä olisi napakka käännös suomeksi? Arvioitsijaverkoston sähköinen forum - Mikä ja missä sähköinen paikka, johon hakijaorganisaatio voi lähettää dokumentit arviointiryhmälle? 19
Aktiivinen CAF-verkosto Suomi Facebookissa 20