CAF Ulkoinen arviointi Suomessa

Transkriptio

1 CAF Ulkoinen arviointi Suomessa Miksi kannattaa hakea ulkoista arviointia?

2 Tavoitteita Laadun saaminen osaksi rakenteita, prosesseja, toimintatapoja ja organisaation toimintakulttuuria. Erinomaisen toiminnan tunnusmerkkien toteuttaminen käytännössä. Tavoitteena säännöllinen itsearviointi ja jatkuva kehittäminen. 2

3 Erinomaisen suorituskyvyn tunnusmerkit Yhteiskuntavastuu Tuloksellisuus Asiakas- ja kansalaislähtöisyys Kumppanuusyhteistyö ja sen kehittäminen Erinomaisen toiminnan tunnusmerkit Suuntaa näyttävä, merkityksellisyyttä ylläpitävä johtajuus Jatkuva oppiminen, kehittäminen ja innovointi Osaamisen kehittäminen ja henkilöstön osallistaminen Prosessien johtaminen ja tiedon hyödyntäminen 3

4 Mitä hyötyä on ulkoisesta arvioinnista? 4

5 Ulkoisen arvioinnin hyödyt 1(3) Julkinen tunnustus organisaatioille, jotka ovat aloittaneet tehokkaasti jatkuvan kehittämisen prosessin tavoitteenaan erinomainen toiminta Ulkoisessa arvioinnissa organisaation toteuttamat ponnistelut saavat tunnustuksen arvostelematta niiden saavuttamaa suorituskyvyn tasoa. Organisaatiota kannustetaan etenemään valitsemallaan suunnalla ja toteuttamistavalla. Kannustaa CAF-käyttäjiä jatkamaan erinomaista toimintaa ja hyödyntämään myös muita laadunhallinnan välineitä, esim. EFQM Organisaatiolle on myönnetty Verrattoman CAF-käyttäjän tunnustus, ja se on osoittanut tekevänsä luotettavan itsearvioinnin ja toteuttamaan toimintasuunnitelmaansa. 5

6 Ulkoisen arvioinnin hyödyt 3(3) Tukee ja lisää organisaatiota jatkuvaan kehittämiseen Kehittämissuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen ovat merkittävä osa itsearviointia. Organisaatioiden on haastavaa pitää muutosvauhtia yllä kovin kauan. Monissa organisaatioissa mielenkiinto vähenee ja vähitellen katoaa. Organisaatiot saavat ulkoista palautetta pitääkseen huomionsa kehityksessä ja nähdäkseen eteneekö se kehittämisessä suunnitelmien mukaan. Edistetään vertaisarviointia ja vertailuoppimista Tavoitteina on auttaa organisaatioita oppimaan toinen toisiltaan. Ulkoisen palautteen yhteydessä organisaatiolla on mahdollisuus oppia muilta organisaatioilta, koska palaute saadaan kokeneilta käyttäjiltä, kollegoilta ja vertaisryhmiltä. 6

7 Ulkoisen arvioinnin hyödyt 2(3) Tukea CAF-mallin laadukasta täytäntöönpanoa ja vaikutusta organisaatioon Malli otettiin käyttöön itsearvioinnin ja organisaation kehittämisen välineenä. Ulkoinen arviointi antaa organisaatiolle mahdollisuuden saada palautetta mallin käytöstä ja organisaatiossa käynnistetyistä laadunparantamistoimista. Osoittaa käyttääkö organisaatio kokonaisvaltaisen laadunhallinnan arvoja CAF-mallin käytön myötä kokonaisvaltaisesta laadunhallinnasta (TQM) tulee osa organisaation kulttuuria. Organisaatio keskittyy laadunhallinnan arvoihin ja ymmärtää, että ne ovat osa jokapäiväistä toimintaa. 7

8 Kuka tekee ja mitä arvioidaan? Ulkoisen arvioinnin tekee VK:n nimeämä ulkoisen arvioinnin ryhmä. Arviojilla on pitkä julkishallinnon kokemus, he tuntevat CAFmallin ja lisäksi useimmilla on kokemusta laatuarvioinneista. Jokainen arvioija on käynyt EIPAn (European Institution of Public Administration) laatiman koulutuksen. Ulkoisessa arvioinnissa arvioidaan kuinka tehokkaasti organisaatio on käyttänyt CAF-mallia: Itsearviointiprosessin laadun arviointi Kehittämisprosessia ja sen toteuttamista Kokonaisvaltaista laadunhallintaa osana jokapäiväistä toimintaa Arviointi perustuu organisaation toimittamaan materiaaliin ja arviointikäynnin (-käyntien, max 2) yhteydessä tehtyihin haastatteluihin. 8

9 Ulkoinen arviointi Suomessa Mitä, kuka, milloin? Noudatamme samoja periaatteita kuin muuallakin Euroopassa 9

10 Ulkoinen arviointi Suomessa Mitä, kuka, milloin? Kuka järjestää arvioinnin? VK omistaa ja vastaa kansallisella tasolla CAFin ulkoisen arvioinnin järjestämisestä ja myöntää tunnustuksen. Nimeää arviointiryhmän. Kuka voi hakea? Kaikki julkishallinnon organisaatiot (valtio, kunnat ja muut julkishallintoon luettavat organisaatiot) Edellytykset: Itsearviointi tehty Rekisteröitynyt CAF-käyttäjä. Paljonko maksaa? Arviointi järjestetään siten, että kaikilla julkishallinnon organisaatioilla on mahdollisuus hakea ulkoista-arviointia. Organisaatiolle arviointi on lähes ilmaista, se maksaa vain arvioitsijoiden arviointikäynnin (-käyntien) matkakulut ja päivärahat. 10

11 Ulkoisen arvioinnin vaiheet 1. Hakemus 2. Arviointi 3. Tunnustuksen myöntäminen 11

12 Ulkoisen arvioinnin vaiheet 1. Hakemus Ulkoista arviointia voi hakea, kun viimeisimmästä itsearvioinnista ja kehityssuunnitelman luovuttamisesta organisaation johdolle on kulunut 6 12 kk Huomaathan, että vaatii aikaa tehdä kehittämistoimenpiteet 6 12 kk jälkeen innostus laantuu Ota yhteyttä in caf@valtiokonttori.fi saadaksesi tarkemmat ohjeet Organisaatio on rekisteröitynyt (tai rekisteröityy) CAF-käyttäjäksi (kts. Hakemuslomake, ohjeen liite 4) 2. Arviointi Arviointiryhmä (min. 2 henkilöä) tekevät arvioinnin dokumentaation ja arviokäynnin (-käynnit) perusteella Arviointiryhmä laatii palauteraportin ja suosittaa tunnustuksen myöntämistä tai epäämistä, toimittaa raportin lle 3. Tunnustuksen myöntäminen tekee päätöksen myöntää tai ei myönnä tunnusta. Myönteisessä tapauksessa luovuttaa organisaatiolle Verraton CAFkäyttäjä tunnustuksen VK ilmoittaa tunnustuksen myöntämisestä EIPAn (European Institution of Public Administration) CAF RC:lle (CAF resurssikeskus) 12

13 Ulkoisen arvioinnin osa-alueet Osa-kokonaisuus 1: CAF-itsearviointi Vaihe 1: Itsearvioinnin suunnittelu, valmistelu ja viestintä Vaihe 2: Itsearvioinnin toteutus ja itsearviointiraportti Yleiset kommentit, vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Kohdat 1 6/10 Kyselylomake 1, liite 1.1 Osa-kokonaisuus 2: Kehittämistoimenpiteet Vaihe 3: Kehittämiskohteiden valinta ja priorisointi, kehittämissuunnitelma ja sen viestintä sekä kehittämissuunnitelman mukaisten toimien täytäntöönpano Yleiset kommentit, vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Kohdat 7 9/10 Kyselylomake 2, liite 1.2 Osa-kokonaisuus 3: Organisaation kokonaisvaltainen laadunhallinta TQM: Erinomaisuuden tunnuspiirteiden täyttyminen Vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Kyselylomake 3, liite

14 1. Hakemus Hakija (organisaatio) Tutustu ensin ulkoisen arvioinnin ohjeeseen Varmista, että organisaatiosi täyttää ulkoisen arvioinnin kriteerit (itsearviointi tehty 12 kk:n sisällä, rekisteröitynyt CAF-käyttäjä) Ota yhteyttä in, Lähetä pyyntö ulkoiseen arviointiin (hakemuslomake, kts. ohjeen liite 4) Saat lisätietoja ja osoitteen VK:lta kyselylomakkeiden tallentamiseksi Neuvonta ja ohjeet arviointiin Tarkistaa, että edellytykset ulkoiseen arviointiin täyttyvät 2. Arviointi 14

15 2. Ulkoinen arviointi Hakija (organisaatio) Täyttää kyselylomakkeet ja tallentaa ne sovittuun paikkaan arviointiryhmää varten Sopii arviointiryhmän vastuuhenkilön kanssa arviointikäynnistä Nimeää arviointiryhmän ja sen vastuuhenkilön, ilmoittaa ryhmän kokoonpanon hakijalle Varmistaa, että hakija on saanut kyselylomakkeet Tarkistaa kyselylomakkeet, kun hakija ilmoittaa, että ne on täytetty Arviointiryhmä Tekee analysoinnin hakijan dokumentaation perusteella Vastuuhenkilö sopii ja järjestää arviointitapaamisen Suullinen palaute arviointitapaamisessa Laatii arviointiraportin ja suosittelee/ei suosittele tunnustuksen myöntämistä. Luovuttaa arviointiraportin VK:lle vaihe 3 15

16 Vaihe 2, Arviointi jatkuu 1. VK nimeää arviointiryhmän Ryhmän kokoonpano riippuu organisaation koosta, toimialasta jne. VK tarkistaa arvioijien esteellisyyden (kyselylomake, arvioijan ilmoitus) Nimeää ryhmän vastuuhenkilön 2. VK informoi hakijaa arviointiryhmästä VK varmistaa, että hakija on saanut 3 kysymyslomaketta sovitusta sähköisestä paikasta (CAF-itsearviointiprosessi, Kehitysprosessi, Kypsyys (TQM) Hakija täyttää kyselylomakkeet ja välittää ne arvioitsijoille ja VK:lle 3. Arviointiryhmä tekee analyysin kyselylomakkeiden perusteella. 4. Arviointikäynnin valmistelu (arviointiryhmä ja organisaatio valmistelevat yhdessä) Vierailun tarkoitus Toiveet ja odotukset vierailulle Arviointiryhmä päättää tarvittavan dokumentaation määrän Organisaatio valitsee henkilöt, ryhmät yms. (erihenkilöt kuin kyselylomakkeeseen vastanneet) arviointihaastatteluun ja workshoppeihin 16

17 Vaihe 2, Arviointi, jatkuu 5. Arviointitapaaminen, max. 2 pv, riippuen organisaation koosta yms. seikoista. Arviointiryhmä arvioi kuinka tehokkaasti organisaatio on käyttänyt CAF-mallia Arviointiryhmä analysoi organisaation itsearviointiprosessia, käyttäen prosessiin liittyvää kyselylomaketta (vaiheet 1 6) keskusteluun arviointiin osallistuneiden henkilöiden kanssa. Keskustelu käydään muiden kuin kyselylomakkeen täyttäneen tai täyttäneiden henkilöiden kanssa. Keskustelu kehityssuunnitelmasta ja sen toimeenpanosta (vaiheet 7 9) sekä kuinka toimeenpanosta on viestitty kehityssuunnitelmasta vastaavien henkilöiden kanssa (organisaatio valitsee henkilön tai henkilöt). Arviointi ryhmä haastattelee eri omistajatahoja arvioidakseen organisaation laatukulttuuria perustuen kypsyystaso-kyselylomakkeeseen (TQM). Arviointiryhmä antaa suullisen palautteen organisaatiolle huomioistaan. 6. Arviointiraportti Arviointiryhmä laatii raportin perustuen saamaansa ja käytettävissä olleeseen materiaaliin ennen arviointitapaamista ja sen aikana. Arviointiraportti laaditaan kuukauden sisällä arviointikäynnistä. Arviointiryhmä antaa myös suosituksen VK:lle siitä tulisiko organisaatiolle myöntää Verraton CAF-käyttäjä -tunnustus. 17

18 Vaihe 3, Tunnustuksen myöntäminen Hakija Saa arviointiraportin ja tiedon tunnustuksen myöntämisestä/epäämisestä VK:lta. Raportista tai päätöksestä ei ole mahdollisuutta valittaa. Sopii tunnustuksen luovuttamistilaisuudesta VK:n kanssa. Tunnus vanhenee 2 vuodessa ja sen voi uusia tekemällä itsearvioinnin ja hakemalla ulkoista arviointia. Jos organisaatiolle ei myönnetä Verraton CAF -käyttäjätunnustusta sitä voi hakea uudelleen itsearvioinnin jälkeen. VK tekee päätöksen tunnustuksen myöntämisestä perustuen arviointiraporttiin ja arviointiryhmän antamaan suositukseen. VK lähettää arviointiraportin ja päätöksen organisaatiolle. Jos organisaatiolle on myönnetty tunnustus, sen luovuttaminen organisaatiolle. VK informoi CAF resurssikeskusta myönnetystä tunnustuksesta (pvm ja organisaatio), joka julkaisee organisaation nimen CAF-käyttäjien portaalissa. CAF RC (CAF resurssikeskus) Päivittää EIPAN CAF-käyttäjien portaalin. 18