LIITE 2: Valmistelevien vierailujen hakulomakkeen täyttöohje Komissio on tehnyt sähköisen hakulomakkeen, joka on yhteinen Grundtvig- ja Leonardo da Vinci - ohjelmien kanssa, vaikka hakuajat, -menettelyt ja -kriteerit sekä apurahamäärät vaihtelevat ohjelmittain. Hakulomake ja ohjeet ovat CIMOn verkkopalvelussa osoitteessa: www.cimo.fi/comenius Comenius-lomakkeet Yleistä Hakulomake on pdf-lomake, joka tarvitsee toimiakseen Adobe Reader -ohjelman version 8.1. tai uudemman. Tarkista, että koneellasi on riittävän uusi versio Adobe Reader ohjelmasta. Ennen kun aloitat hakulomakkeen täyttämisen, tallenna lomake ensin omalle koneellesi. Internetselain kannattaa sulkea, ja avata lomake omalta koneelta. Hakulomake on englanninkielinen, mutta sen voi täyttää suomeksi tai ruotsiksi. Sähköisen hakulomakkeen oppaassa (LLP Application eforms: Applicant's guide) on neuvoja lomakkeen teknisistä seikoista. Hakemuksen tietojen tallentaminen ja sähköisen hakemuksen jättäminen - Hakulomakkeen tietojen tallennus toimii normaaliin tapaan: File/Save - Hakulomakkeen punaisella reunustetut (paksureunaiset) kentät ovat pakollisia täyttää. Jos tietoa ei ole saatavilla, kirjoita tällöin kenttään teksti: N/A (not applicable) tai tietoa ei ole saatavilla. - Hakulomakkeen tietojen tarkistus ja tallennus tapahtuu sivun alareunan Validate - nappulan avulla. Validate tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. - Hakulomakkeen viimeisellä sivulla on Submit -painike, jolla hakemus jätetään tietokantaan. Tarkista tässä vaiheessa, että koneestasi on internet-yhteys. Ennen Submit -nappulan painamista, hakulomake tulee ensin Validate ja korjata mahdolliset puutteet. - Submit-nappulan painamisen jälkeen saat vahvistuksen hakemuksen jättämisestä Submission confirmation. Tulosta ja liitä se postitse jätettävän allekirjoitetun hakemuksen mukaan. - Liitä postitse lähetettävän hakemuksen mukaan myös valmistelevan vierailun tai kontaktiseminaarin alustava ohjelma, jossa on vierailtavien kohteiden ja ohjelman lisäksi myös suunniteltu matkustusaikataulu. - Allekirjoitettu hakemus lähetetään liitteineen postitse kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio). Sähköisen hakulomakkeen täyttöohje B. SUBMISSION (sivu 1) B.1. CONTEXT - Sub-programme: Valitse alaohjelma: COMENIUS - Type of visit: Valitse vierailun tyyppi joko preparatory visit tai contact seminar. Tämän kohdan valinta vaikuttaa budjettitaulukon (kohta H. Budget) riveihin.
2 (5) - Target action: Valitse hanketyyppi, jota olet valmistelemassa. Koulujen välistä yhteistyöhanketta suunniteltaessa valitse joko A) COMENIUS Multilateral school partnership tai B) COMENIUS bilateral school partnership. COMENIUS Regio Partnerships on hanketyyppi, jossa hakijana on kunta, kuntayhtymä tai lääninhallitus B.3. NATIONAL AGENCY - National Agency / Name: valitse FI1 LLP CIMO C. ACTORS IDENTIFICATION C.1. APPLICANT ORGANISATION - Full legal name: Käytä tässä kohdassa oppilaitoksen suomenkielistä/ ruotsinkielistä nimeä ja laita sulkujen sisään englanninkielinen nimi. - Acronym: oppilaitoksen nimen lyhenne, jos sellainen on käytössä - ERASMUS ID code/national ID: kenttä jätetään tyhjäksi - Commercial orientation: Profit/Non-profit: Voittoa tuottava/voittoa tuottamaton organisaatio - Legal status: Public/Private: Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 %:a tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. - Economic sector: Oppilaitostasot löytyvät alasvetovalikosta kohdasta P lähtien - Contact person: Vierailulle lähtevän henkilön tiedot. Is the contact person also the main participant (participant 1)? Jos vastaat YES, tiedot kopioituvat automaattisesti Participant 1 kohtaan. - Jos oppilaitoksesta on lähdössä kaksi henkilöä vierailulle, kentät toisen henkilön nimeä varten saa lisättyä add participant nappulalla Person authorized to sign the grant agreement tarkoittaa oppilaitoksen johtajaa, rehtoria tai muuta vastaavaa henkilöä, joka toimii hakemuksen ja mahdollisen hankesopimuksen allekirjoittajana. BACKGROUND/EXPERIENCE Syötä tähän kohtaan oppilaitoksenne EU-rahoitteiset (esim. Comenius, Grundtvig, Leonardo, ESR jne.) hankkeet, jotka ovat olleet käynnissä viimeisen viiden vuoden aikana. Jos oppilaitoksellanne on paljon EU-hankkeita, mainitse tässä kohdassa 4-5 tärkeimmän hankkeen tiedot ja laita täydellisempi hankelista postitse lähetettävän hakemuksen liitteeksi. Kenttien pituuksissa on rajoituksia, joten syötä kenttiin oleellisimmat tiedot hankkeen nimestä tai numerosta. C. 2. HOST ORGANISATION - Full legal name: Vastaanottavan oppilaitoksen nimi englanniksi ja/tai paikallisella kielellä (Kontaktiseminaareissa vastaanottavaksi organisaatioksi laitetaan kyseisen maan kansallinen toimisto.) C.3. PARTICIPANTS - Jos osallistuja on sama kuin contact person, kopioituvat tiedot automaattisesti - Jos tukea haetaan kahdelle henkilölle, pääsee toisen henkilön tiedot lisäämään Add participant painikkeella - Vierailuille myönnetään tukea kahdelle henkilölle vain poikkeustapauksissa. Kontaktiseminaareihin ei myönnetä tukea useammalle kuin yhdelle henkilölle samasta organisaatiosta.
3 (5) BACKGROUND/EXPERIENCE OF PARTICIPANT NO 1. - Tässä kohdassa tulee kertoa lyhyesti vierailulle lähtevien työkokemuksesta, taustasta ja nykyisistä tehtävistä. Valmistelevien vierailujen avulla halutaan kannustaa myös uusia toimijoita mukaan ohjelmaan. Jos oppilaitoksestasi haetaan tukea kahdelle henkilölle, hakemuksessa on oleellista kertoa, mikä on molempien henkilöiden rooli ja/tai työnjako valmistelevalla vierailulla ja/tai hanketta suunniteltaessa. D PROJECT DESCRIPTION Kerro vierailun aikana suunniteltavasta hankeideasta/hankkeesta ja siitä, miten hanke liittyy oman oppilaitoksesi tavoitteisiin. Halutessanne voitte laittaa tarkemman hankeideakuvauksen hakemuksen liitteeksi. Perustele miksi olette valinneet juuri tämän kohdeoppilaitoksen tai kontaktiseminaarin ja keitä hankkeen suunnittelukokoukseen osallistuu. Kuvaile vierailun sisältö ja tavoitteet. Liitä hakemukseen vierailun/seminaarin ohjelma/aikataulu. Kerro myös osallistuuko vierailuun muiden maiden oppilaitosten edustajia. Hakemusten arvioinnissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että vierailulla on selkeät tavoitteet ja ohjelma, ja siihen, että se liittyy Comenius-ohjelman uusien hankkeiden suunnitteluun ja valmisteluun. H. BUDGET Hakija voi anoa tukea vierailun aikana syntyviin matkustus- (travel) ja oleskelukuluihin (subsistence). Oleskelukuluilla tarkoitetaan mm. majoitus- ja elinkustannuksia, valmistelevan vierailun aikana paikallisista matkoista syntyviä kuluja sekä matkavakuutuksesta aiheutuneita kuluja. Erityistukea tarvitseville voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. Travel (matkustuskustannukset): - Arvioi Travel-kohtaan matkustuksesta aiheutuvat kustannukset kotoa/työpaikalta kohdemaan majoituspaikkaan ja takaisin. Vierailupäivien aikana kohdemaassa syntyvät paikalliset matkakustannukset ovat oleskelukustannuksia (subsistence). - Matkakustannuksiin tehtävä myöntö tehdään harkinnan perusteella, siten että anottu summa on enimmäismäärä. - Travel-kulut raportoidaan todellisten kustannusten pohjalta, arvio hakemukseen mahdollisimman realistiset matkustuskulut. Subsistence (oleskelu): - Subsistence-kulu pitää sisällään majoitus-, ruokailu-, vakuutuskulut sekä paikallismatkat kohdemaassa. - Katso Subsistence-kohtaan tuleva enimmäissumma suoraan tämän ohjeen liitteenä olevasta apurahataulukosta. - Jos kyseessä on kontaktiseminaari, jonka osallistumismaksu kattaa majoituksen ja ruokailut, ei oleskelukuluja myönnetä erikseen. Tämä kohta jätetään tällöin tyhjäksi.
4 (5) - Subsistence-kulu on ns. lump sum, joka raportoidaan toteutuneiden vierailupäivien mukaisesti suoraan apurahataulukon summilla. Subsistence-kuluista ei tarvitse liittää tositteita raporttiin. Contact Seminar fee: - Jos kyseessä on kansallisten toimistojen järjestämä kontaktiseminaari, apurahaa voi anoa seminaarimaksua varten. - Kontaktiseminaarin osallistumismaksu sisältää yleensä majoituksen ja ateriat, tällöin apurahaa ei myönnetä erikseen oleskelukuluja (subsistence) varten. - Tarkista kontaktiseminaarin kutsukirjeestä tai ilmoittautumislomakkeesta seminaarimaksun suuruus sekä mitä se sisältää. - Kontaktiseminaarimaksut myönnetään 100 %:n mukaan. - Osallistuja maksaa kontaktiseminaarimaksun myönnetystä apurahasta, ellei ole sovittu erikseen muusta järjestelystä. - Kontaktiseminaarimaksu raportoidaan siten, että loppuraportin liitteeksi tulee kuittikopio/pankkitosite maksetusta osallistumismaksusta että seminaarin järjestäjiltä saatava/pyydettävä osallistumistodistus. - Huom. Jos olet hakemassa apurahaa kontaktiseminaaria varten ja budjettitaulukossa ei näy rivi Contact seminar fee, sen saa näkyviin vaihtamalla hakulomakkeen ensimmäisellä sivulla Type of visit kohtaan Contact seminar. I. CHECKLIST: - Hakemuksen tulee täyttää listassa mainitut kelpoisuusehdot (eligibility criteria), jotta hakemus arvioidaan. K. DECLARATION OF HONOUR JA M. SIGNATURE; - Tähän kohtaan tulee hakijaoppilaitoksen allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus. - Tarkista, että allekirjoittaja on sama kuin kohdassa C.1.3. Person authorised to sign the grant agreement mainittu tai hänen virallinen sijainen. Jos sijainen allekirjoittaa, allekirjoituksen yhteydessä on mainittava, että kyseessä on sijainen. - Kannattaa huomioida, että allekirjoitus on hakemuksen kelpoisuusehto (eligibility criteria) Hakemuksen jättäminen Valmistelevan vierailun hakulomake tulee jättää sekä sähköisesti että postittaa allekirjoitettuna paperiversiona liitteineen kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio). 1. Kun hakemus on valmis, hyväksy hakemus painamalla Validate -painiketta. Validate-toiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Huom! Lomake pitää ensin validoida, jotta sähköinen lähettäminen onnistuu. 2. Varmista tässä vaiheessa, että koneeltasi on pääsy internetiin. Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -painiketta. 3. Odota, saat vahvistuksen lomakkeen jättämisestä (Submission Confirmation). Tulosta saamasi vahvistus ja liitä se postitse lähetettävän hakemuksen mukaan.
5 (5) 4. Tarkista, että hakemuslomakkeen alareunassa oleva koodi (Hash code) tulee olla sama kuin vastaanottovahvistuksessa mainittu koodi. Tämä osoittaa, että sähköisesti jätetty hakemuslomake ja paperiversio ovat identtiset. 5. Tallenna hakemus ja tulosta se. Sähköiseen hakulomakkeeseen ei voi laittaa mukaan liitteitä, vaan ne tulee lähettää paperiversion kanssa postitse. Liitteitä ovat: - valmistelevan vierailun alustava ohjelma/aikataulu ja - sähköisen hakemuksen lähetysvahvistus (Submission confirmation) Tulostettu ja allekirjoitettu hakulomake lähetetään (1 alkuperäinen ja 1 kopio) osoitteeseen: Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Comenius / Valmistelevat vierailut PL 343 (Hakaniemenranta 6) 00531 Helsinki