23.8.2011 1 (52) Sonera Mobiilivaihde Yrityksen pääkäyttäjän opas Company information TeliaSonera Finland Oyj Teollisuuskatu 15, 00510 HELSINKI, FI Registered office: Helsinki Business ID 1475607-9, VAT No. FI14756079
23.8.2011 2 (52) Sisällysluettelo 1 Johdanto...4 1.1 Yleiskatsaus palveluun...4 1.2 Mobiilivaihteen pääkäyttäjä...4 1.3 Puhelinnumeron muoto...4 1.4 Typografiset käytännöt...4 2 Aloitus...5 2.1 Järjestelmävaatimukset...5 2.2 Sisäänkirjautuminen...5 Käyttöliittymä ja puhelinluettelonäkymä...6 2.3 Sovelluksessa navigoiminen...8 2.4 Uloskirjautuminen...8 3 Yrityksen tietojen hallinta...9 3.1 Yleistä...9 3.2 Käyttöasetukset sisäinen puhelinluettelo...9 3.2.1 Käyttäjän oikeuksien ja tietojen muuttaminen...9 3.3 Yrityksen asetukset...11 3.4 Vaihdenumerot...11 3.4.1 Vaihdenumeroiden hallinta...12 3.4.2 Vaihdenumeroiden aukioloajat...15 3.5 Ryhmänumerot...16 3.5.1 Ryhmänumeroiden hallinta...16 3.5.2 Ryhmänumeroiden jäsenten tietojen hallinta...20 3.5.3 Ryhmänumeron aukioloajat...22 3.6 Tavoitettavuuden hallinta...24 3.6.1 Yleistä...24 3.6.2 Profiili...25 3.7 Läsnäolovaihtoehtojen hallinta...29 3.7.1 Yleistä...29 3.7.2 Läsnäolovaihtoehtojen hallinta...29 3.7.3 Läsnäolovaihtoehtojen muokkaaminen ja Läsnäolotieto-toiminto...30 3.8 Välittäjäryhmät...31 3.8.1 Yleistä...31 3.8.2 Välittäjäryhmien hallinta...32 3.8.3 Uuden välittäjäryhmän luominen...32 3.8.4 Välittäjäryhmän jäsenten tietojen hallinta...33 3.9 Automaattivälittäjät...35 3.9.1 Yleistä...35 3.9.2 Automaattivälittäjän asetukset...35 3.9.3 Automaattivälittäjän aukioloajat...37 3.10 Tiedotteet...40 3.10.1 Yleistä...40 3.10.2 Tiedotteen luominen...40 3.10.3 Tiedotteen päivittäminen...42 3.11 Varavastauspaikka...43 4 Puhelinluettelon hallinta...44 4.1 Yleistä...44
23.8.2011 3 (52) 4.2 Yrityksen sisäinen puhelinluettelo...44 4.2.1 Käyttäjän lisääminen/käyttäjän tietojen muuttaminen...44 4.2.2 Käyttäjien poistaminen...46 4.3 Ulkoinen puhelinluettelo...46 4.3.1 Ulkoisen kontaktin lisääminen...46 4.3.2 Tietojen muuttaminen...47 4.3.3 Ulkoisen kontaktin poistaminen...49 Vastuuvapautuslauseke Tämän asiakirjan, sen otteiden tai sen sisältämän tiedon kopiointi tai levitys ilman TeliaSonera Finland Oyj:n lupaa on kielletty. Kaikki asiakirjassa kuvatut ja mainitut tekniset ja muut tiedot ja tuotetiedot perustuvat asiakirjan julkaisupäivän tilanteeseen. TeliaSonera Finland Oyj varaa oikeuden tehdä teknisistä muutoksista ja parannuksista johtuvia muutoksia ja parannuksia tuotteisiin ja niitä koskevaan dokumentaation ilman ennakkoilmoitusta.
23.8.2011 4 (52) 1 Johdanto 1.1 Yleiskatsaus palveluun Mobiilivaihde tarjoaa yritykselle mahdollisuuden siirtyä paikallisesta puhelunvälitysympäristöstä virtuaaliseen ympäristöön langattomine yhteyksineen ilman, että menetetään tärkeitä välitystoimintoja. Mobiilivaihteen käyttäjä voi näin käyttää matkapuhelimessaan samoja toimintoja kuin yrityksen puhelinvaihteeseen liitetyllä kiinteällä yhteydellä. 1.2 Mobiilivaihteen pääkäyttäjä Yrityksen pääkäyttäjällä on yrityksen laajimmat käyttöoikeudet, ja hän vastaa yrityksessä käytettävistä yleisasetuksista. Tämä asiakirja sisältää ohjeet Mobiilivaihteen pääkäyttäjille. Lisäksi opas sisältää ohjeet tiedotteiden luomiseen ja hallinnointiin. 1.3 Puhelinnumeron muoto Puhelinnumerot tulee kirjoittaa tähän palveluun alla määritellyssä muodossa: kansainvälinen: [plus-merkki (+) ulkomaansuunta] [maatunnus] [suuntanumero] [puhelinnumero], esim. +358 40 1242947 sisäiset lyhytnumerot Huom. Puhelinnumerot ovat eripituisia eri maissa, joten tämän oppaan kuvat ovat vain esimerkkejä. Huom. Soittaminen suoraan numeroa napsauttamalla -toiminto tunnistaa myös kotimaannumerot käyttöliittymässä. 1.4 Typografiset käytännöt Tässä asiakirjassa noudatetaan typografisia käytäntöjä, joiden tarkoitus on helpottaa ohjeen luettavuutta ja ymmärrettävyyttä. Näitä typografisia käytäntöjä ovat: Käyttöliittymän objektit - graafisen käyttöliittymän valikkojen, kenttien ja painikkeiden nimet kirjoitetaan lihavoituna, kuten esimerkiksi seuraavassa esimerkissä: Muutokset tallennetaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta.
23.8.2011 5 (52) 2 Aloitus 2.1 Järjestelmävaatimukset Sonera Mobiilivaihde -palvelun käyttö edellyttää ohjelmistoversioita Internet Explorer 6.0 (Java 1.5) tai FireFox 1.0 tai uudempia versioita näistä selaimista. 2.2 Sisäänkirjautuminen Käynnistä Mobiilivaihde web-osoitteessa www.sonera.fi Omat t Yrityksille tai suoraan linkistä: https://www4.sonera.fi/kirjaudu/ Näet käytössäsi olevat roolit. Jos roolin teksti näkyy harmaana, se ei ole sinun käytettävissäsi. Valitse Pääkäyttäjä. Ruudulle avautuu yrityksen pääkäyttäjän sovelluksen päänäkymä
23.8.2011 6 (52) Käyttöliittymä ja puhelinluettelonäkymä Puhelinluettelonäkymä avataan valitsemalla navigointikehyksestä Puhelinluettelo. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 Hakukenttä tähän syötetään hakuehdot, jotka voivat olla nimiä tai numeroita. 2 Päänäkymä työskentelyalue, jossa näkyy valitun aiheen sisältö, esim. puhelinluettelot tai ryhmänumeroiden tiedot. 3 ETSI-painike tätä napsauttamalla käynnistät hakutoiminnon. 4 Käyttäjän nimi, käyttäjän rooli ja yrityksen nimi, eli nimesi, rooli, jolla kirjauduit sisään, sekä yrityksesi nimi. 5 Sarakkeen nimi tietojen järjestämiseen käytettävän sarakkeen nimi on punainen. 6 SULJE-painike tästä käyttäjä kirjautuu ulos sovelluksesta. 7 OHJE-painike avaa palveluun integroidun ohjeistuksen. 8 Aiheet valittavissa olevat vaihtoehdot. Valitse haluamasi aihe saadaksesi siihen liittyvät tiedot päänäkymään. Valitun päävalikon alta löytyvät tarkemmat tiedot. 9 Valitse kaikki käyttäjät -ruutu valitse tämä ruutu, kun haluat valita kaikki yrityksen käyttäjät ja ulkoiset kontaktit.
23.8.2011 7 (52) 10 Valintaruutu rastita haluamasi käyttäjät tai kontaktit. 11 Läsnäolotieto-kuvake ilmoittaa kunkin käyttäjän läsnäolo- ja soitonsiirtotilan. Kuvakevaihtoehdot ovat: Vapaa Vapaa, välitön soitonsiirto käytössä Poissa, soitonsiirto läsnäolo-/profiiliasetusten mukaan Poissa, ei soitonsiirtoa Poissa, välitön soitonsiirto käytössä Ulkoinen kontakti Myös vaihdenumeroihin, ryhmänumeroihin ja automaattivälittäjiin liittyvät kuvakkeet näkyvät tässä sarakkeessa: Avoin vaihdenumero Suljettu vaihdenumero Avoin ryhmänumero Suljettu ryhmänumero Avoin automaattivälittäjä Suljettu automaattivälittäjä 12 ASETA LÄSNÄOLOTIETO-painike 13 Yhteystietoikkunasta saat näkyviin valittujen käyttäjien tai kontaktien tarkemmat tiedot. Tiedot saat näkyviin napsauttamalla etu- tai sukunimeä. Tiedot saa piiloon napsauttamalla uudelleen etu- tai sukunimeä. 14 SOITTOKETJUT-painike näyttää valitun käyttäjän kutsunsiirtonäkymän. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 15 TAVOITETTAVUUSPALVELU painike Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 16 PUHELUIDEN SUODATUS -painike näyttää valitun käyttäjän puheluidensuodatusnäkymän. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 17 TYÖAJAT-painike näyttää valitun käyttäjät työaikanäkymän. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää.
23.8.2011 8 (52) 18 LÄSNÄOLOVAIHTOEHDOT -painike näyttää käytettävissä olevat läsnäoloasetukset. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 19 ASETUKSET-painike näyttää valitun käyttäjän kieliasetukset. Huom. Kerralla voi valita vain yhden ja hallinnoida vain yhtä käyttäjää. 20 Muuta-kuvake tästä saat auki Muuta tietoja -näkymän, jossa voit muuttaa valitun käyttäjän käyttöasetuksia. 2.3 Sovelluksessa navigoiminen Napsauta haluamaasi aihetta navigointinäkymässä saadaksesi näkyviin aiheen sisällön. Käytä sovelluksessa näkyviä painikkeita ja aktivoituja linkkejä. 2.4 Uloskirjautuminen Sovellus suljetaan napsauttamalla SULJE-painiketta päänäkymän oikeassa yläkulmassa. Ruutuun avautuu vahvistusikkuna. Valitse OK kirjautuaksesi ulos ja sulkeaksesi sovelluksen. Huom. Pääkäyttäjän sovellus kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos palvelusta 30 minuutin kuluttua, jos sovellusta ei käytetä.
23.8.2011 9 (52) 3 Yrityksen tietojen hallinta 3.1 Yleistä Yrityksen pääkäyttäjänä huolehdit seuraavista käyttöasetuksista yrityksen kaikkien käyttäjien puolesta: käyttäjäroolien määrittely käyttäjätietojen lisääminen, muuttaminen ja poistaminen (lyhytnumerot, nimet, email jne.) käyttäjien lisääminen ryhmänumeroihin käyttäjien tavoitettavuuden muuttaminen asennetuista toiminnoista riippuen käyttäjien henkilökohtaisten mallipohjien muuttaminen käyttäjien henkilökohtaisten kutsunsiirtolistojen asetusten muuttaminen käyttäjien takaisinsoittoasetusten muuttaminen käyttäjien puheluluiden suodatusasetusten muuttaminen käyttäjien muiden asetusten, kuten kieliasetusten, muuttaminen käyttäjän palveluaikojen muuttaminen. Sinulla on myös käyttöoikeus ulkoiseen puhelinluetteloon, jossa voit luoda yritykselle uusia ulkoisia kontakteja ja hallita kontaktien tietoja. Yrityksen pääkäyttäjänä huolehdit myös kaikista yritykseen liittyvistä asetuksista. Huom. Kaikissa numeron näyttöön liittyvissä asetuksissa on huomioitava, että numeron näyttö riippuu myös puhelun vastaanottajan verkon ominaisuuksista. Joissakin puhelinverkoissa vastaanottaja näkee soittajan matkapuhelinnumeron riippumatta vaihteen asetuksista. 3.2 Käyttöasetukset sisäinen puhelinluettelo Yrityksen omat työntekijät löytyvät sisäisestä puhelinluettelosta (ks. kuva 4.). 3.2.1 Käyttäjän oikeuksien ja tietojen muuttaminen Käyttäjän oikeuksia ja tietoja muutetaan seuraavasti: Valitse Sisäinen nähdäksesi kaikki sisäisestä puhelinluettelosta löytyvät käyttäjät. Napsauta Muuta-kuvaketta haluamasi käyttäjän kohdalla nähdäksesi käyttäjän Omat tiedot -näkymän.
23.8.2011 10 (52) Muuta käyttäjän tietoja kenttiin tarpeen mukaan. Valitse asianmukaiset käyttäjäroolit rastittamalla roolin kohdalla oleva valintaruutu. o Välittäjä - käyttäjä, jolla on tämä rooli, vastaa ja hoitaa yrityksen vaihdenumeroon saapuvia puheluita. o Puhelinluettelon pääkäyttäjä yrityksen pääkäyttäjä päivittää ja hallinnoi sisäisiä ja ulkoisia puhelinluetteloita. o Yrityksen pääkäyttäjä - henkilöllä, jolla on tämä rooli, on tässä oppaassa kuvatut oikeudet. Määrittele ryhmien jäsenet rastittamalla haluamasi henkilöiden valintaruudut. Huom. Ryhmien jäsenyyksiä voi määritellä myös Ryhmänumeron jäsenten tietojen hallinta - näkymässä. Muutokset aktivoidaan käyttäjätietonäkymässä napsauttamalla VAHVISTA-painiketta.
23.8.2011 11 (52) 3.3 Yrityksen asetukset Yrityksen asetuksia muutetaan seuraavasti: Valitse aihe Yrityksen asetukset nähdäksesi yrityksen nykyiset asetukset Valitse Tiedotteen kieli. Muutokset tallennetaan ja aktivoidaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. Huom. Yrityksen numero on vaihdekohtaisesti määriteltävä puhelinnumero, joka näkyy ulkopuheluissa puhelun vastaanottajalle, kun se on valittu näytettäväksi numeroksi numeron näyttö -asetuksista. Yrityksen numero on valittavissa esim. käyttäjän, vaihteenhoitajan tai ryhmänumeron numeron näytöksi. Yrityksen numeron voi muuttaa ottamalla yhteyttä Soneran Yritysasiakaspalveluun. 3.4 Vaihdenumerot Yrityksen vaihteen numeroita eli vaihdenumeroita hoitavat puheluvälittäjät. Huom. Vaihdenumeron toimittaa operaattori, eikä sitä voi muuttaa tai poistaa. Huom. Jos operaattorin toimittamia vaihdenumeroita on useita, yksi numeroista määritellään ensisijaiseksi vaihdenumeroksi 1. Ensisijaista vaihdenumeroa käytetään kaikkiin sovelluksessa vaihdenumeroon tehtäviin soitonsiirtoihin. 1 Ensisijaiseksi määritellyn vaihdenumero voi vaihtaa ainoastaan ottamalla yhteyttä palveluntarjoajaan.
23.8.2011 12 (52) 3.4.1 Vaihdenumeroiden hallinta Yrityksen pääkäyttäjänä olet vastuussa yrityksen vaihdenumeroasetuksista. Ne määritellään seuraavasti: Valitse Vaihdenumerot-aihe nähdäksesi vaihdenumeroiden yleisnäkymän.
23.8.2011 13 (52) Napsauta muuta-painiketta nähdäksesi nykyiset asetukset. Seuraavia yrityksen ensisijaisen vaihdenumeron asetuksia voi muokata: Nimi -asetuksen avulla nimetään ensisijainen vaihdenumero, eli määritellään jonon nimi välittäjän käyttöliittymään ja välittäjäryhmiä varten. Lyhytnumero tällä yrityksen sisäiset soittajat soittavat vaihdenumeroon. Päivystysnumero valitse alasvetovalikosta puhelun ohjaus, joka on voimassa silloin, kun yksikään välittäjä ei ole kirjautunut sisään tai kun puhelinpalvelu on suljettu. Valittavissa ovat seuraavat ohjausvaihtoehdot: Tiedote, kun suljettu -tiedote, joka valitaan Tiedote, kun vaihde suljettu -alasvetovalikosta. Tiedotteen soittamisen jälkeen puhelu katkaistaan. Vastaaja Puhelinnumero näyttöön ilmestyy ruutu, johon voi syöttää numeron, jonne puhelut ohjataan. Maksimi jonotusaika kun jokin puhelu on ollut jonossa tämän enimmäisajan, seuraava puhelu ohjataan edelleen ylivuotonumeroon (ks. soitonsiirto, kun jono täynnä alasvetovalikko).
23.8.2011 14 (52) Maksimi jonon pituus saapuvien puheluiden enimmäismäärä jonossa. Kun jonossa on tämän verran puheluita, seuraava puhelu ohjataan edelleen ylivuotonumeroon (ks. soitonsiirto, kun jono on täynnä -alasvetovalikko). Jonon pituudeksi voi määritellä enintään 99 puhelua. Huomaa, että nolla tarkoittaa, että jonon pituutta ei ole rajoitettu. Soitonsiirtonumero, kun jono täynnä ylivuotonumero, johon puhelut ohjataan, kun enimmäisjonotusaika tai jonon enimmäispituus ylittyy. Valittavissa ovat seuraavat ohjausvaihtoehdot: Tiedote, kun jono täynnä tiedote, joka valitaan Tiedote, kun jono täynnä -alasvetovalikosta. Tiedotteen soittamisen jälkeen puhelu katkaistaan. Vastaaja Puhelinnumero näyttöön ilmestyy ruutu, johon voi syöttää numeron, jonne puhelut ohjataan. Numeron näyttö 2 numeronnäyttövaihtoehto määrittää, mitä käytettävissä olevista vaihdenumeroista käytetään, jos vaihdenumeron näyttö valitaan ulosmeneville tai siirretyille puheluille. Numeronnäyttö ulosmeneville puheluille 3 numero, joka näkyy puhelun vastaanottajalle, kun välittäjät soittavat puheluja välittäjän työpöydältä. Numero on joko vaihdenumero (määritellään valitsemalla se kohdasta Numeronnäyttö), Yrityksen numero tai välittäjän oman numeron näyttö. Huom., välittäjän matkapuhelimesta soitettujen puhelujen numeron näyttö määräytyy käyttäjän henkilökohtaisen asetusten perusteella. Numeronnäyttö siirretyille puheluille 4 numero, joka näkyy käyttäjille, kun välittäjä siirtää saapuvat puhelut. Numero on joko vaihdenumero (määritellään valitsemalla se kohdasta Numeronnäyttö) tai soittajan numero. Tiedotteet o Tervetulotiedote, joka soitetaan kun soittaja pääsee läpi puhelinpalveluun. o Jonon täyttymisestä ilmoittava viesti, joka soitetaan, jos Soitonsiirto, kun jono täynnä -kohdassa on valittu vaihtoehto Tiedote, kun jono täynnä. o Palvelun sulkemisesta ilmoittava viesti, joka soitetaan, jos Päivystysnumerokohdassa on valittu vaihtoehto Tiedote, kun suljettu. o Jonotiedote, joka soitetaan jonoon siirretyille soittajille. Valitse tiedotteet yrityskohtaisista tiedotteista. Kussakin mahdollisessa soittotilanteessa soitetaan sille määritelty tiedote. Jos yrityskohtaista tiedotetta ei ole valittu, soitetaan oletustiedotus. Oletustiedotteen tuottaa palveluntarjoaja. Puhelu pidossa -tiedote -alasvetovalikosta valitaan tiedote, joka soitetaan, kun puhelu on laitettu pitoon odottamaan. 2 Numeronnäyttöasetukset määritellään vain ensisijaisen vaihdenumeron asetuksissa. 3 Numeronnäyttöasetukset määritellään ensisijaisen vaihdenumeron asetuksissa. Lähtevän numeron näyttö noudattaa ensisijaiselle vaihdenumerolle määriteltyjä asetuksia kaikkien yrityksen vaihdenumeroiden kohdalla 4 Numeronnäyttöasetukset määritellään ensisijaisen vaihdenumeron asetuksissa. Siirretyn puhelun numeron näyttö noudattaa ensisijaiselle vaihdenumerolle määriteltyjä asetuksia kaikkien yrityksen vaihdenumeroiden kohdalla
23.8.2011 15 (52) Asetusten määrittämisen jälkeen muutokset tallennetaan ja aktivoidaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. Huom. Puhelinnumerot toimittaa operaattori, eikä niitä voi muuttaa tai poistaa. 3.4.2 Vaihdenumeroiden aukioloajat Vaihdenumeroiden aukioloajat määritellään seuraavasti: Napsauta palvelunumeroikonia nähdäksesi valitun vaihdenumeron voimassaolevat aukioloajat.. Aukioloaikoja muutetaan kirjoittamalla halutut alku- ja loppuajat niille varattuihin kenttiin. Ajastimen tulee olla aktiivinen, jotta aikoja voi muuttaa. Muutokset tallennetaan ja aktivoidaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. Syötetyt palveluajat poistetaan käytöstä napsauttamalla KUMOA-painiketta. Palveluajat näkyvät nyt harmaina. Viimeisin palveluaikojen poistoa edeltävä auki- tai sulkutila määrittää, onko vaihde auki vai kiinni.
23.8.2011 16 (52) Vaihdenumero suljetaan kokonaan napsauttamalla SULJE-painiketta. Huom. Välittäjän käyttöliittymässä ylimpänä oleva manuaalikontrolli Vaihde auki/kiinni ohittaa ajastimen määritykset. Huom. Jos vaihdenumero on auki ja palveluaikojen syöttö on aktiivisena, mutta aikoja ei ole syötetty, vaihdenumero on aina avoinna. Huom. Jos vaihdenumero on auki ja esimerkiksi vain yhden päivän kohdalle on merkitty palveluajat, palvelu on muina päivinä suljettu. Huom. Muista tehdä kaikki tarvittavat valinnat suljetulle ensisijaiselle vaihdenumerolle, sillä kaikki vaihdenumeroon tehdyt soitonsiirrot noudattavat ensisijaiselle vaihdenumerolle tehtyjä ohjauksia, ks. kohta 3.4.1. 3.5 Ryhmänumerot Ryhmänumerossa ryhmään määritellyt asiakaspalvelunneuvojat vastaavat tietyn palvelunumeron yhteydenottoihin. Asiakaspalveluneuvojat voivat kirjautua sisään ryhmään tai ulos siitä. Huom. Ryhmänumeron puhelinnumeron toimittaa operaattori, eikä sitä voi muuttaa tai poistaa. 3.5.1 Ryhmänumeroiden hallinta Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on ryhmänumeroiden tietojen määrittely ja muuttaminen alla kuvatulla tavalla: Valitse aihe Ryhmänumerot nähdäksesi yhteenvedon ryhmistä (Kuva 15).
23.8.2011 17 (52) Napsauta muuta-painiketta nähdäksesi nykyiset asetukset.
23.8.2011 18 (52) Ryhmänumeron nimen voi määritellä tai muuttaa Nimi-kenttään. Yrityksen sisäisille soittajille tarkoitetun ryhmän lyhytnumeron voi määritellä tai muuttaa Alaliittymä-kenttään. Valitse ryhmänumeroon tulevien puheluiden käsittelytapa Puheluiden ohjautumisperustealasvetovalikosta. Valittavissa ovat seuraavat vaihtoehdot: o o o Satunnainen puheluun vastaava ryhmän jäsen valitaan sattumanvaraisesti. Taitavin palveluneuvojat on asetettu järjestykseen osaamisen mukaan, ja puhelu ohjataan osaavimmalle. Pisimpään vapaana puhelu ohjataan ensisijaisesti pisimpään vapaana olleelle ryhmän jäsenelle. Samanaikaisesti hälyttävien puhelimien enimmäismäärä valitse alasvetovalikosta, kuinka monen palveluneuvojan puhelimessa haluat puhelun hälyttävän samanaikaisesti. Hallinnollinen tauko puhelun jälkeen asioiden selvittelemiseen varattu aika ennen kuin palveluneuvojan odotetaan olevan valmis vastaamaan uuteen puheluun. Valitse selvittelyaika alasvetovalikosta (1-10 minuuttia tai ei taukoa). Hälytysaika, jos ei vastausta aika, jonka puhelu hälyttää palveluneuvojan puhelimessa. Kun asetettu aika on kulunut, puhelu yhdistetään seuraavalle vapaana olevalle palveluneuvojalle. Valitse haluttu aika alasvetovalikosta (10 60 sekuntia tai ei taukoa). Valitse Automaattinen uloskirjaus, kun jäsen ei vastaa, kun haluat, että palveluneuvoja, joka ei vastaa puheluun ajoissa, kirjataan automaattisesti ulos ryhmästä. Valitse Tekstiviesti-ilmoitus automaattisesti uloskirjattaessa, kun haluat, että automaattisesti uloskirjatulle palveluneuvojalle lähetetään uloskirjauksesta ilmoittava tekstiviesti. Valitse Automaattinen sisäänkirjaus aktivoitu kun haluat, että palveluneuvoja, joka ei vastannut puheluun ajoissa, kirjataan automaattisesti uudelleen sisään ryhmään. Syötä aika minuutteina kohtaan Automaattisen sisäänkirjauksen ajastus. Aika kertoo, kuinka monta minuuttia asiakaspalveluneuvojat ovat kirjattuna ulos ennen kuin heidät kirjataan jälleen automaattisesti sisään. Rastita Tekstiviesti-ilmoitus automaattisesti sisäänkirjattaessa, kun haluat, että automaattisesti sisään kirjatulle palveluneuvojalle lähetetään sisäänkirjauksesta ilmoittava tekstiviesti. Numeronnäyttö numeronnäyttövaihtoehto määrittää, mitä ko. ryhmänumerolle käytettävissä olevista numeroista käytetään, jos ryhmänumeron näyttö valitaan saapuville tai lähteville puheluille. Saapuvan numeron näyttö numero, joka näkyy ryhmänumeron jäsenille, kun ryhmään saapuu puheluita. Numero on joko ryhmänumero (määritellään valitsemalla se kohdasta Numeronnäyttö) tai soittajan numero. Numeronnäyttö ulosmeneville puheluille miten ryhmän jäsenen soittama ulkoinen puhelu näkyy vastaanottajalle, jos ko. käyttäjä on aktiivisena vain kyseisessä ryhmässä. Numero on joko
23.8.2011 19 (52) ryhmänumero (määritellään kohdasta Numeronnäyttö), Yrityksen numero tai ryhmän jäsenen numero. 5 Valitse numero, johon puhelut eri ylivuototilanteissa siirretään, eli: o Soitonsiirto, kun jono täynnä Soitonsiirto, kun yhtään jäsentä ei ole tavoitettavissa o Soitonsiirto, kun ryhmänumero on suljettu Ylivuotonumerovaihtoehdot mahdollisia vaihtoehtoja soitonsiirron kohteeksi ovat: o Tiedotteen toisto alavetovalikosta valittava tiedote soitetaan ja puhelu katkaistaan. o Vastaaja, puhelu siirretään yrityksen vastaajaan. o Puhelinnumero, syötä puhelinnumero, johon puhelut voi siirtää. Ylivuodon vuoksi siirretyt puhelut ohjataan tavallisesti samaan numeroon, yleensä yrityksen vastaajaan. Soitonsiirtoa käytetään, kun kaikki ryhmänumeron jäsenet ovat varattuja tai kun jonolle asetut rajaarvot täyttyvät. Raja-arvot täyttyvät, kun jonossa on tietty määrä puheluita (määritellään kohdassa Jonon rajoitus (enimmäismäärä jonossa)) tai kun jonotus on kestänyt riittävän kauan (määritellään kohdassa Jonon rajoitus (enimmäisaika jonossa)). Kun nämä arvot tulevat täyteen, puhelut ohjataan ylivuodon soitonsiirtoasetusten mukaisesti. Jonon rajoitus (enimmäismäärä jonossa) valitse alasvetovalikosta jonottajien sallittu lukumäärä (1-19 puhelua tai ei rajoitusta). Kun jonottajien määrä saavuttaa tämän rajan, seuraavat saapuvat puhelut ohjataan numeroon, joka on määritelty kohdassa Soitonsiirto, kun jono täynnä. Jonon rajoitus (enimmäisaika jonossa) valitse alasvetovalikosta jonotusajan enimmäismäärä (5-60 minuuttia tai ei rajoitusta). Kun jonotusaika saavuttaa tämän rajan, seuraavat saapuvat puhelut ohjataan numeroon, joka on määritelty kohdassa Soitonsiirto, kun jono täynnä. Tiedotteet o Tervetuloviesti, joka soitetaan kun soittaja pääsee läpi ryhmänumeroon. o Jonon täyttymisestä kertova viesti soitetaan, jos Tiedotteen toisto -vaihtoehto on valittu. o Soitonsiirto, kun jono täynnä. o Soitonsiirto, kun yhtään jäsentä ei ole tavoitettavissa. o Palvelun sulkemisesta ilmoittava viesti, joka soitetaan, jos Soitonsiirto, kun ryhmänumero suljettu" -kohdassa on valittu vaihtoehto Tiedotteen toisto. o Jonotiedote, joka soitetaan jonoon siirretyille soittajille. Kussakin puhelutilanteessa soitetaan sille valittu tiedote. Jos yrityskohtaista tiedotetta ei ole valittu, soitetaan oletustiedotus. Oletustiedotteen tuottaa palveluntarjoaja. Asetusten määrittämisen jälkeen muutokset tallennetaan ja aktivoidaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. 5 Mikäli käyttäjä on kirjautunut useampaan ryhmänumeroon, näytetään ulkoisissa puheluissa käyttäjän asetusten mukaista numeroa, jos näin on määritelty kaikkien ryhmänumeroiden asetuksissa tai jos vaihteelle ei ole määritelty Yrityksen numeroa. Muissa tapauksissa näytetään ulkoisissa puheluissa Yrityksen numeroa, jos käyttäjä on aktiivisena useammassa ryhmässä.
23.8.2011 20 (52) 3.5.2 Ryhmänumeroiden jäsenten tietojen hallinta Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on ryhmänumeroiden jäsenten tietojen hallinta alla kuvatulla tavalla: Valitse aihe Ryhmänumerot nähdäksesi yhteenvedon ryhmistä. Napsauta Muuta jäsenten tietoja -kuvaketta haluamasi ryhmänumeron kohdalta ryhmänumeronäkymässä. Ryhmän jäsenet voi asettaa järjestykseen määrittelemällä heille prioriteetit Prioriteettialasvetovalikosta kunkin käyttäjän kohdalla. Järjestystä käytetään silloin, kun puheluasetuksiin on määritelty puheluiden ohjautuminen Taitavin-ohjautumisperusteen mukaan. Sisäänkirjautunut-kohdasta näkee, onko käyttäjä parhaillaan kirjautuneena sisään. Jos haluat lisätä uuden jäsenen ryhmään, käytä Lisää jäsen -kenttää ja ETSI-painiketta.
23.8.2011 21 (52) Valitse käyttäjät rastittamalla nimen vieressä oleva valintaruutu. Huom. Ryhmien jäsenyyksiä voi määritellä myös Muuta tietoja näkymässä. Huom. Ryhmään jo kuuluvat henkilöt näkyvät harmaina. Huom. Jos rastitat Nimi-sarakeotsikon vasemmalla puolella olevan valintaruudun, kaikki käyttäjät, jotka eivät jo ole ryhmän jäseniä, valikoituvat automaattisesti. Valikoidut käyttäjät lisätään ryhmään. Oletusarvona on, että he eivät ole kirjautuneet sisään ja että heidän prioriteettinsa on 1. Ryhmän jäsen poistetaan rastittamalla kyseisen käyttäjän kohdalla oleva punaista Poista-rastia. Huom. Kaikkien ryhmänumeron jäsenten poistaminen ei poista itse ryhmää. Ryhmänumeron puhelinnumeron toimittaa operaattori, eikä sitä voi poistaa. Näin ollen myöskään ryhmänumeroa ei voi poistaa, vaikkei siinä olisi jäseniä. Ryhmänumeroon tehdyt muutokset tallennetaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta.
23.8.2011 22 (52) 3.5.3 Ryhmänumeron aukioloajat Ryhmänumeroiden aukioloajat määritellään seuraavasti: Valitse aihe Ryhmänumerot nähdäksesi yhteenvedon ryhmistä. Napsauta ryhmänumeronäkymän Muuta jäsenten tietoja -kuvakkeen oikealla puolella olevaa avoinna-kuvaketta.
23.8.2011 23 (52) Aukioloaikoja muutetaan syöttämällä halutut alku- ja loppuajat niille varattuihin kenttiin. Ajastimen tulee olla aktiivinen, jotta alku- ja loppuaikoja voi muuttaa. Muutokset tallennetaan ja aktivoidaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. Syötetyt palveluajat poistetaan käytöstä napsauttamalla KUMOA-painiketta. Palveluajat näkyvät nyt harmaina. Viimeisin palveluaikojen poistoa edeltävä auki- tai sulkutila määrittää, onko vaihde auki vai kiinni.
23.8.2011 24 (52) Ryhmänumeron ollessa avoinna ryhmänumero suljetaan kokonaan napsauttamalla SULJEpainiketta. Huom. Ylimpänä oleva manuaalikontrolli Vaihde auki/kiinni ohittaa ajastimen määritykset. Huom. Jos ryhmänumero on avoinna ja aukioloaikojen syöttö on aktiivisena, mutta aikoja ei ole syötetty, ryhmänumero on aina avoinna. Huom. Jos ryhmänumero on auki ja aukioloaikojen syöttö on aktiivisena ja esimerkiksi vain yhden päivän kohdalle on merkitty palveluajat, palvelu on muina päivinä suljettu. 3.6 Tavoitettavuuden hallinta 3.6.1 Yleistä Saapuvaan puheluun pätevät useat eri ehdot, puhelujen suodatukset ja kutsunsiirrot noudattavat seuraavaa tärkeysjärjestystä: 1. Sallitut puhelut 2. Estetyt puhelut 3. Läsnäolotieto- ja profiiliasetukset 4. Välitön soitonsiirto
23.8.2011 25 (52) 3.6.2 Profiili Valitsemalla vasemmalta Puhelinluettelo aiheen näet kaikkien käyttäjien läsnäolotiedon. Kun haluat muuttaa läsnäolotiedon asetuksia, toimi seuraavasti: Valitse käyttäjä tai käyttäjät ja paina ASETA LÄSNÄOLOTIETO-painiketta. Valitse läsnäolovaihtoehto alasvetovalikosta ja paina ASETA tai AJASTA. Huom. ASETA-komentoa käytetään silloin, kun asetuksen halutaan astuvan voimaan välittömästi, ja AJASTA-komentoa silloin, kun määritys koskee tulevia tapahtumia.
23.8.2011 26 (52) Profiilin asettaminen: Käytä joko oletusarvoa tai syötä päivämäärä ja kellonaika manuaalisesti valitsemalla Loppuualasvetovalikosta kohta määrä. Valitse haluamasi soitonsiirtovaihtoehto Soitonsiirto kaikki -alasvetovalikosta. Aseta soitonsiirto: Soitonsiirroksi voidaan asettaa: o soitonsiirto kaikille puheluille o soitonsiirto, jos numero on varattu o soitonsiirto, jos numerosta ei vastata o soitonsiirto, jos henkilö ei ole tavoitettavissa. Soitonsiirtovaihtoehdot ovat: o Ei valintaa, ei soitonsiirtoa. o Vaihdenumero, puhelut siirretään ensisijaiseen vaihdenumeroon. o Vastaaja, puhelut siirretään käyttäjän vastaajaan. o Henkilökohtaiset soittoketjut (SSL1, SSL2 ja SSL3). Listat määritellään kullekin käyttäjälle erikseen, ja ne sisältävät enintään kolme ennalta määriteltyä henkilökohtaista soittoketjua. o Puhelinnumero, puhelut siirretään syötettyyn puhelinnumeroon. o Takaisinsoitto on mahdollinen vain silloin kun soitonsiirtovaihtoehto jos varattu on valittu. Toiminnon avulla käyttäjät voivat tarjota soittajalle mahdollisuuden automaattiseen takaisinsoittoon tai asettumisen pitoon henkilökohtaiseen jonoon.
23.8.2011 27 (52) Kirjoita mahdollinen viesti. Valitse lähtevistä puheluista näytettävä numero (matkapuhelinnumero tai työnumero). Napsauta ASETA-painiketta aktivoidaksesi läsnäoloasetukset. Profiilin ajastaminen: Syötä aloitus- ja päättymisajat.
23.8.2011 28 (52) Käytä joko oletusarvoa tai syötä päivämäärä ja kellonaika manuaalisesti valitsemalla Loppuualasvetovalikosta kohta määrä..aseta soitonsiirto: Soitonsiirroksi voidaan asettaa: o soitonsiirto kaikille puheluille o soitonsiirto, jos numero on varattu o soitonsiirto, jos numerosta ei vastata o soitonsiirto, jos henkilö ei ole tavoitettavissa. Soitonsiirtovaihtoehdot ovat: o Ei valintaa, ei soitonsiirtoa. o Vaihdenumero, puhelut siirretään ensisijaiseen vaihdenumeroon. o Vastaaja, puhelut siirretään käyttäjän vastaajaan. o Henkilökohtaiset soittoketjut (SSL1, SSL2 ja SSL3). Listat määritellään kullekin käyttäjälle erikseen, ja ne sisältävät enintään kolme ennalta määriteltyä henkilökohtaista soittoketjua. o Puhelinnumero, puhelut siirretään syötettyyn puhelinnumeroon. o Takaisinsoitto, on mahdollinen vain silloin kun soitonsiirtovaihtoehto jos varattu on valittu. Toiminnon avulla käyttäjät voivat tarjota soittajille mahdollisuuden automaattiseen takaisinsoittoon tai pitoon asettamiseen henkilökohtaiseen jonoon. Huom. Jos valitset Soitonsiirto kaikki -alasvetovalikosta Ei valintaa -vaihtoehdon, muut soitonsiirtovaihtoehdot ovat käytössä. Kirjoita mahdollinen viesti. Valitse lähtevistä puheluista näytettävä numero. Jos tapahtuma on luonteeltaan toistuva, valitse sopiva vaihtoehto Toista-alasvetovalikosta. Vaihtoehtoja ovat: o Ei toistoa, kertaluonteinen tapahtuma.
23.8.2011 29 (52) o o o Maanantai perjantai, tapahtuma voimassa joka arkipäivä. Päivittäin, tapahtuma voimassa joka päivä. Viikoittain, tapahtuma voimassa joka viikko samana viikonpäivänä. Napsauta AJASTA-painiketta tallentaaksesi ajastetut tapahtumat. 3.7 Läsnäolovaihtoehtojen hallinta 3.7.1 Yleistä Läsnäolotietojen mallipohjia käytetään tarkempiin läsnäolo- ja soitonsiirtoasetuksiin. Kullekin läsnäolotietotyypille on omat mallipohjansa, eli pohjia on yhteensä kuusi, ja yksi niistä on Vapaa. Kaikki mallipohjat ovat koko yrityksen yhteisiä, mutta kukin käyttäjä voi räätälöidä ne haluamansa kaltaisiksi tai pyytää yrityksen pääkäyttäjänä muokkaamaan pohjia. Mallipohjat sisältävät myös numeronnäyttöasetukset. Yrityksen yhteisiin mallipohjiin pääsee valitsemalla valikosta Läsnäolovaihtoehdot-aihe. Näitä mallipohjia käyttävät kaikki yrityksen käyttäjät. Yrityksen pääkäyttäjänä voit kuitenkin tehdä muutoksia yrityksen yhteisiin mallipohjiin. Voit myös käyttäjien pyynnöstä tehdä muutoksia heidän mallipohjiinsa. 3.7.2 Läsnäolovaihtoehtojen hallinta Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on läsnäolotietojen hallinta alla kuvatulla tavalla: Valitse Läsnäolovaihtoehdot-aihe nähdäksesi läsnäolovaihtoehdot. Huom. Läsnäolotietojen asetukset ovat samat kaikille yrityksen käyttäjille. Käyttäjä voi kuitenkin ohittaa nämä asetukset luomalla henkilökohtaisia läsnäolotietopohjia.
23.8.2011 30 (52) 3.7.3 Läsnäolovaihtoehtojen muokkaaminen ja Läsnäolotieto-toiminto Valitse mallipohja napsauttamalla vastaavaa muuta-kuvaketta Läsnäolovaihtoehdotnäkymässä, jolloin ruutuun avautuu esim. Asetukset: Kokous näkymä. Määritä kesto tai aseta tietty aika, johon asti läsnäolovaihtoehto on voimassa. Aseta läsnäolovaihtoehdolle soitonsiirto. Soitonsiirrot voidaan asettaa kaikille puheluille (välitön soitonsiirto). Vaihtoehdot ovat: Ei valintaa, ei soitonsiirtoa. Vaihdenumero, puhelut siirretään ensisijaiseen vaihdenumeroon. Vastaaja, puhelut siirretään käyttäjän vastaajaan. Henkilökohtaiset soittoketjut (SSL1, SSL2 ja SSL3). Listat määritellään kullekin käyttäjälle erikseen, ja ne sisältävät enintään kolme ennalta määriteltyä henkilökohtaista soittoketjua. Puhelinnumero, puhelut siirretään syötettyyn puhelinnumeroon.
23.8.2011 31 (52) Kirjoita mahdollinen viesti. Tallenna päivitetty läsnäolovaihtoehto napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. 3.8 Välittäjäryhmät 3.8.1 Yleistä Välittäjäryhmiä käytetään useiden jonojen käsittelyyn, eli useisiin eri vaihdenumeroihin saapuvien puheluiden hoitamiseen. Jos mahdollisia ryhmiä on useita, yrityksen välitykseen kirjautuneet välittäjät valitsevat niistä yhden ja siten päättävät, mitä vaihdenumeroita (jonoja) palvelevat. Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on välittäjäryhmien hallinta alla kuvatulla tavalla: Valitse Välittäjäryhmät-aihe nähdäksesi yhteenvedon ryhmistä. Huom. Jokin välittäjäryhmä on aina määritelty oletusryhmäksi, eikä sitä voi poistaa. Kuten yllä olevasta kuvasta käy ilmi, oletusryhmän kohdalla ei ole ryhmien poistamiseen käytettävää X-painiketta. Voit kuitenkin aina halutessasi muuttaa oletusryhmän nimeä.
23.8.2011 32 (52) Huom. Jos jollekin välittäjälle ei ole erikseen määritelty välittäjäryhmää, hänet lisätään automaattisesti oletusryhmään. Huom. Kaikki vaihdenumerot näytetään kunkin välittäjäryhmän asetusnäkymässä. Numeroista näytetään lisäksi kuvaus sille varatussa kentässä. 3.8.2 Välittäjäryhmien hallinta Välittäjäryhmiä hallitaan seuraavasti: Valitse ryhmä napsauttamalla sen muuta-kuvaketta välittäjäryhmien päänäkymässä. Muuta välittäjäryhmän nimeä. Lisää halutessasi kuvaus. Määritä jono valitsemalla välittäjäryhmälle vaihdenumerot. Rastita Valitse kaikki -ruutu, jos haluat valita kaikki yrityksen vaihdenumerot. Tallenna asetukset napsauttamalla TALLENNA-painiketta. 3.8.3 Uuden välittäjäryhmän luominen Uusi välittäjäryhmä luodaan seuraavasti: Valitse Välittäjäryhmät-aihe nähdäksesi yhteenvedon ryhmistä. Valitse Luo uusi ryhmä avataksesi tyhjän välittäjäryhmänäkymän.. Anna välittäjäryhmälle nimi. Lisää halutessasi kuvaus. Määritä jono valitsemalla välittäjäryhmälle vaihdenumerot. Tallenna asetukset napsauttamalla TALLENNA-painiketta. Uusi välittäjäryhmä näkyy nyt välittäjäryhmien yleisnäkymässä.
23.8.2011 33 (52) Välittäjäryhmä poistetaan napsauttamalla ryhmän vieressä olevaa X-painiketta. Ruutuun avautuu vahvistusikkuna. Vahvista välittäjäryhmän poisto valitsemalla OK. 3.8.4 Välittäjäryhmän jäsenten tietojen hallinta Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on välittäjäryhmien jäsenten tietojen hallinta alla kuvatulla tavalla: Valitse Välittäjäryhmät-aihe nähdäksesi yhteenvedon ryhmistä.
23.8.2011 34 (52) Napsauta haluamasi ryhmän muuta jäsenten tietoja -kuvaketta välittäjäryhmien päänäkymässä. Jos haluat lisätä uuden jäsenen ryhmään, käytä hakukenttää ja ETSI-painiketta. Valitse välittäjä rastittamalla nimen vieressä oleva valintaruutu. Huom. Valittavina ovat ne käyttäjät, joille on määritelty välittäjäoikeudet Muuta tietoja -näkymässä. Ks. 3.2.1. Huom. Jos rastitat Nimi-sarakeotsikon vasemmalla puolella olevan valintaruudun, kaikki käyttäjät, jotka eivät jo ole ryhmän jäseniä, valikoituvat automaattisesti.
23.8.2011 35 (52) Valitut välittäjät lisätään ryhmän jäseniksi, minkä jälkeen he voivat kirjautua kyseiseen ryhmään. Välittäjäryhmän jäsenyys poistetaan napsauttamalla käyttäjän nimen kohdalla olevaa X-kuvaketta. Huom. Kaikkien ryhmän jäsenten poistaminen ei poista itse ryhmää, vaan ainoastaan estää välittäjien kirjautumisen siihen. 3.9 Automaattivälittäjät 3.9.1 Yleistä Automaattivälittäjä eli automaattinen puhelinpalvelu toimii siten, että kullekin näppäimelle määritellään jokin soitonsiirtovaihtoehto. Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on automaattisen puhelinpalvelun numeroiden hallinta seuraavassa kuvatulla tavalla. 3.9.2 Automaattivälittäjän asetukset Automaattista puhelinpalvelujärjestelmää hallinnoidaan seuraavasti: Valitse Automaattivälittäjät-aihe nähdäksesi yhteenvetonäkymän.
23.8.2011 36 (52) Napsauta muuta-kuvaketta nähdäksesi valitun automaattinumeron nykyiset asetukset. Kirjoita automaatin valikolle haluamasi nimi Näytä nimi -kenttään.
23.8.2011 37 (52) Syötä lyhytnumero, jos sitä ei vielä ole, tai muuta numeroa halutessasi. Valitse soitonsiirto, jota käytetään, kun palvelu on suljettu. Vaihtoehdot ovat: o Tiedote, kun automaattivälittäjä on suljettu. Tämä on tiedote, joka valitaan Tiedote, kun suljettu -alasvetovalikosta ja joka soitetaan, minkä jälkeen puhelu katkaistaan. o Vastaaja, puhelu siirretään yrityksen vastaajaan. o Puhelinnumero, puhelut siirretään syötettyyn puhelinnumeroon. o Numeronnäyttö soitonsiirrossa numero, joka näytetään, kun puhelu siirretään eteenpäin automaattisesta puhelinpalvelujärjestelmästä. Tiedote, kun suljettu, valitse tiedote, joka soitetaan, kun palvelu on suljettu. Tiedote soitetaan, jos Tiedote, kun automaattivälittäjä suljettu -vaihtoehto on valittu Automaattivälittäjä suljettu - alasvetovalikosta. Valikkotiedote, valitse palvelunumerokohtainen tiedote alasvetovalikosta. Valittu tiedote soitetaan valikkoviestinä. Jos yrityskohtaista tiedotetta ei ole valittu, soitetaan valmiiksi nauhoitettu tiedote. Valitse näppäintoiminnot alasvetovalikosta. Vaihtoehtoja ovat: o Toista tiedote, päävalikon tiedote soitetaan uudelleen. o Katkaise o Väärä valinta o Soitonsiirto johonkin puhelinnumeroon o Soitonsiirto vaihdenumeroon (ensisijaiseen vaihdenumeroon) o Soitonsiirto ryhmänumeroon o Soitonsiirto vastaajaan. Valitse, mitä tapahtuu silloin, kun soittaja ei tee valintaa tietyn ajan kuluessa. o Toista tiedote, päävalikon tiedote soitetaan uudelleen o Katkaise o Soitonsiirto johonkin puhelinnumeroon o Soitonsiirto vaihdenumeroon (ensisijaiseen vaihdenumeroon) o Soitonsiirto ryhmänumeroon o Soitonsiirto vastaajaan. Valitse, mitä tapahtuu silloin, kun soittaja tekee virheellisen valinnan: o Toista tiedote, päävalikon tiedote soitetaan uudelleen. o Katkaise o Soitonsiirto johonkin puhelinnumeroon o Soitonsiirto vaihdenumeroon (ensisijaiseen vaihdenumeroon) o Soitonsiirto ryhmänumeroon o Soitonsiirto vastaajaan. Asetukset tallennetaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. 3.9.3 Automaattivälittäjän aukioloajat Automaattisen puhelinpalvelun aukioloajat määritellään seuraavasti: Valitse Automaattivälittäjät-aihe nähdäksesi yhteenvedon.
23.8.2011 38 (52) Napsauta avoinna -kuvaketta nähdäksesi valitun automaattinumeron voimassaolevat aukioloajat. Aukioloaikoja muutetaan syöttämällä halutut alku- ja loppuajat niille varattuihin kenttiin. Ajastimen tulee olla aktivoitu, jotta aikojen muuttaminen on mahdollista. Asetukset tallennetaan ja aktivoidaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta.
23.8.2011 39 (52) Syötetyt aukioloajat poistetaan käytöstä napsauttamalla KUMOA -painiketta. Aukioloajat näkyvät nyt harmaina ja numero on joko auki tai suljettu asetuksista riippuen. Kun automaattinen puhelinpalvelu on avoinna, se suljetaan kokonaan napsauttamalla SULJEpainiketta. Kun automaattinen puhelinpalvelunumero on suljettu, se avataan syötettyjen aukioloaikojen mukaisesti napsauttamalla AVAA-painiketta. Huom. Jos automaattinen puhelinpalvelu on auki ja palveluaikojen syöttö on aktiivisena, mutta aikoja ei ole syötetty, automaattinen puhelinpalvelu on aina avoinna. Huom. Jos automaattinen puhelinpalvelu on auki ja palveluaikojen syöttö on aktiivisena, ja esimerkiksi vain yhden päivän kohdalle on merkitty palveluajat, palvelu on muina päivinä suljettu.
23.8.2011 40 (52) 3.10 Tiedotteet 3.10.1 Yleistä Tiedotteita käytetään sovelluksessa useissa eri tilanteissa, esimerkiksi tervetuloviesteinä silloin, kun vaihdenumeroon, ryhmänumeroon tai automaattinumeroon saapuu puhelu, tai kun palvelu on suljettu, tai kun palvelussa on ruuhkaa (ylivuototiedotteet). Yrityksen pääkäyttäjänä vastuullasi on tiedotteiden hallinta alla kuvatulla tavalla: Valitse Tiedotteet-aihe avataksesi tiedotteiden yleisnäkymän. 3.10.2 Tiedotteen luominen Uusi tiedote luodaan seuraavasti: Valitse Tiedotteet-aihe avataksesi tiedotteiden yleisnäkymän. Napsauta kohtaa Luo uusi tiedote avataksesi uuden tiedotteen luomisnäkymän.
23.8.2011 41 (52) Anna tiedotteelle nimi. Liitä äänitiedosto. Käytä halutessasi Selaa-toimintoa. Huom. Sallittuja äänitiedostoja ovat WAV-tiedostot (PCM 8 khz, 16 bittiä, mono). Napsauta LUO-painiketta lisätäksesi ja tallentaaksesi tiedotteen. Kun olet lisännyt kaikki haluamasi tiedotteet, näet kaikki käytettävissä olevat tiedotteet tiedotenäkymässä. Tiedote poistetaan napsauttamalla tiedotteen oikealla puolella olevaa X-kuvaketta.
23.8.2011 42 (52) Ruutuun avautuu vahvistusikkuna. Napsauta OK-painiketta vahvistaaksesi tiedotteen poiston. 3.10.3 Tiedotteen päivittäminen Olemassa oleva tiedote päivitetään seuraavasti: Valitse Tiedotteet-aihe nähdäksesi käytettävissä olevat tiedotteet. Valitse tiedote, jota haluat muokata napsauttamalla sen muuta-kuvaketta.
23.8.2011 43 (52) Vaihda halutessasi tiedotteen nimi. Liitä toinen äänitiedosto. Käytä halutessasi Selaa-toimintoa. Huom. Sallittuja äänitiedostoja ovat WAV-tiedostot (PCM 8 khz, 16 bittiä, mono). Napsauta TALLENNA-painiketta päivittääksesi ja tallentaaksesi tiedotteen. 3.11 Varavastauspaikka Jokaiselle mobiilivaihteelle on Soneran matkapuhelinverkossa määritelty varmistukseksi varavastauspaikka. Yrityksen vaihde-, automaattivälittäjä- ja ryhmänumeroihin soitetut puhelut ohjataan varavastauspaikkaan, mikäli palvelussa on vikatilanne, joka estää puheluiden ohjaamisen mobiilivaihteeseen. Varavastauspaikaksi määritellään asiakkaan ilmoittama puhelinnumero. Määriteltyä varavastauspaikan numeroa voi muuttaa ottamalla yhteyttä Soneran Yritysasiakaspalveluun. Varavastauspaikan numero ei näy palvelun käyttöliittymässä eikä sitä voi hallinnoida palvelun käyttöliittymän kautta. Myös varavastauspaikaksi valitun liittymän muutokset (esim. irtisanominen) eivät vaikuta automaattisesti varavastauspaikan määrittelyyn.
23.8.2011 44 (52) 4 Puhelinluettelon hallinta 4.1 Yleistä Puhelinluettelon pääkäyttäjänä tehtäviisi kuuluu: luoda yrityksen uudet ulkoiset kontaktit ja hallita kontaktien tietoja lisätä, poistaa ja muokata sisäisessä puhelinluettelossa olevia käyttäjätietoja Huom. Kohdistamattomat puhelinnumerot näkyvät puhelinluettelossa ilman käyttäjätietoja. 4.2 Yrityksen sisäinen puhelinluettelo 4.2.1 Käyttäjän lisääminen/käyttäjän tietojen muuttaminen Uusi käyttäjä lisätään kohdistamattomalle puhelinnumerolle tai olemassa olevan käyttäjän tietoja muutetaan seuraavasti: Valitse Sisäinen-aihe. Valitse käyttäjä tai kohdistamaton puhelinnumero ja klikkaa muuta-painiketta päästäksesi käyttäjän tietoihin.
23.8.2011 45 (52) Syötä uudet tiedot tai muuta kentissä olevia nykyisiä tietoja. Salasana vaihdetaan ponnahdusikkunasta, joka avautuu napsauttamalla MUUTA SALASANA - painiketta. Syötä ja vahvista uusi salasana ja valitse VAHVISTA tallentaaksesi uuden salasanan ja sulkeaksesi ponnahdusikkunan. Muutokset tallennetaan ja aktivoidaan Omat tiedot -näkymässä napsauttamalla VAHVISTApainiketta.
23.8.2011 46 (52) 4.2.2 Käyttäjien poistaminen Sisäisestä puhelinluettelosta poistetaan käyttäjä poistamalla kaikki tiedot kentistä Omat tiedot -näkymässä ja napsauttamalla sitten VAHVISTA-painiketta poiston tallentamiseksi. Huom. Käyttäjälle kohdistettua matkapuhelin- ja työnumeroa ei voi poistaa, koska puhelinnumerot toimittaa operaattori. Puhelinnumero näkyy jatkossa sisäisessä puhelinluettelossa kohdistamattomana numerona, kunnes sitä tarvitaan uudelle käyttäjälle. 4.3 Ulkoinen puhelinluettelo 4.3.1 Ulkoisen kontaktin lisääminen Ulkoiseen puhelinluetteloon lisätään uusi yrityksen ulkoinen kontakti seuraavasti: Valitse Ulkoinen nähdäksesi nykyiset ulkoiset kontaktit. Napsauta Luo uusi kontakti -painiketta luodaksesi uuden ulkoisen kontaktin. Uusi kontakti -näkymä avautuu tyhjänä.
23.8.2011 47 (52) Syötä kaikki uudesta ulkoisesta kontaktista saatavilla olevat tiedot tekstikenttiin. Vahvista uuden ulkoisen kontaktin tiedot napsauttamalla VAHVISTA-painiketta. Huom. Sukunimi on pakollinen. Huom. Ulkoinen puhelinluettelo on kaikkien yrityksen käyttäjien käytettävissä. 4.3.2 Tietojen muuttaminen Ulkoisen kontaktin tietoja päivitetään ja muutetaan seuraavasti: Valitse Ulkoinen nähdäksesi nykyiset ulkoiset kontaktit.
23.8.2011 48 (52) Napsauta muuta-kuvaketta valitun kontaktin kohdalla. Näytölle avautuu Muuta tietoja -näkymä, jossa näkyvät tämänhetkiset tiedot. Syötä uudet tiedot tai muuta kentissä olevia nykyisiä tietoja. Muutokset tallennetaan napsauttamalla VAHVISTA-painiketta.
23.8.2011 49 (52) 4.3.3 Ulkoisen kontaktin poistaminen Ulkoinen kontakti poistetaan ulkoisesta puhelinluettelosta seuraavasti: Valitse Ulkoinen nähdäksesi nykyiset ulkoiset kontaktit. Napsauta POISTA-painiketta valitun kontaktin kohdalla. Ruutuun avautuu vahvistusikkuna. Napsauta OK-painiketta vahvistaaksesi ulkoisen kontaktin poistamisen ulkoisesta puhelinluettelosta.
23.8.2011 50 (52) LIITE Sonera Mobiilivaihde, Tekstiviestitoiminteet 1) Läsnäoloprofiilin muuttaminen Voit muuttaa läsnäoloprofiiliasi hyödyntämällä tekstiviestitoimintoja. Käytettävissäsi ovat seuraavat toiminnot: TYÖ, KOTI, KOKOUS, LOMA, VARATTU ja POISSA. Tekstiviestit lähetetään numeroon 15576. Esim. 1) Lähtiessäsi lounaalle voit asettaa profiilin koodilla KOKOUS. Voit määritellä profiilille myös keston lisäämällä viestiin aikaparametrit, esim. KOKOUS 14:00 lähtiessäsi lounaalle, joka päättyy klo 14:00. Kirjoita tekstiviesti KOKOUS 14:00 ja lähetä tämä viesti numeroon 15576. 2) Mikäli paluu tapahtuu seuraavana tai myöhempänä päivänä, viestiin pitää lisätä myös päiväys. Esim. POISSA 1102 08:00. Tällöin paluu on 11.2 klo 8.00 mennessä. Jos asetus onnistuu, saat vastineeksi viestin Olet vaihtanut käyttöösi profiilin lounas. Mikäli asetus ei onnistu, saat vastineeksi viestin Profiilinmuutos ei onnistunut, ole hyvä ja yritä uudelleen. 2) Työaikojen muuttaminen Voit myös määritellä palveluaikasi tekstiviestitse lähettämällä avainsanat numeroon 15576, esim. TYÖAIKA 0900 1700 ). Tällöin palveluaikasi on maanantaista perjantaihin yhdeksästä viiteen. Yksittäisten päivien aikoja ei voi määritellä tekstiviestitse. Jos asetus onnistuu, saat vastineeksi viestin Työaikasi on asetettu. Mikäli asetus ei onnistu, saat vastineeksi viestin Työaikasi asetus ei onnistunut, yritä myöhemmin uudelleen. 3) Ryhmäkutsun muuttaminen Voit muuttaa kirjautumistasi ryhmänumeroon hyödyntämällä tekstiviestitoimintoja. Käytettävissäsi ovat seuraavat toiminnot: LIITY ja POISTU. Tekstiviestit lähetetään numeroon 15576. Esim. Kirjautuessasi ryhmänumeroon lähetä viesti LIITY ja haluamasi ryhmänumero (esimerkiksi LIITY 358400874403) numeroon 15576. Huom! Viestissä tulee olla maan suuntanumero ilman +merkkiä. Jos kirjautuminen ryhmänumeroon onnistuu, saat vastineeksi viestin Liittymäsi on kirjautunut ryhmänumeroon 358400874403. Mikäli kirjautuminen ryhmänumeroon ei onnistunut, saat vastineeksi viestin Liittymäsi kirjautuminen ryhmänumeroon ei onnistunut, yritä myöhemmin uudelleen.
23.8.2011 51 (52) 4) Tekstiviesti vaihteen hoitajalle Voit myös lähettää tekstiviestin vaihteen hoitajalle. Tässä tilanteessa lähetä viesti VAIHDE ja viestin sisältö numeroon 15576. Viestin pituus voi olla yhteensä 160 merkkiä (sis. tekstin VAIHDE). Esim. Lähetä viesti: VAIHDE Puhelintani huolletaan numeroon 15576. Jos viestin lähettäminen onnistuu, saat vastineeksi viestin Viestisi on toimitettu vaihteenhoitajalle. Mikäli viestin lähetys epäonnistui, saa vastineeksi viestin Viestiäsi ei voitu toimittaa vaihteenhoitajalle, yritä myöhemmin uudelleen.
23.8.2011 52 (52) LIITE Sonera Mobiilivaihteen kuvakkeet Läsnäolotieto Seuraavassa on kuvattu läsnäolotieto-kuvakkeet, jotka kertovat kunkin käyttäjän läsnäolo- ja soitonsiirtotilan, joita on kysytty LÄSNÄOLOTIETO-painikkeella. Vapaa Vapaa, välitön soitonsiirto käytössä Poissa, soitonsiirto läsnäolo- ja profiiliasetusten mukaan Poissa, ei soitonsiirtoa Poissa, välitön soitonsiirto käytössä Ulkoinen kontakti Myös ryhmä- ja vaihdenumeroihin liittyvät kuvakkeet näkyvät tässä sarakkeessa: Tilatieto Avoin vaihdenumero Suljettu vaihdenumero Avoin ryhmänumero Suljettu ryhmänumero Avoin automaattivälittäjä Suljettu automaattivälittäjä Seuraavassa on kuvattu tilatieto-kuvakkeet, joita on kysytty TILATIETO-painikeella ja jotka kertovat valittujen käyttäjien puhelinlinjojen tilan. Tavoitettavissa Ei tavoitettavissa Varattu Tuntematon