Johdatus - ohjelmistoon Versio 4.6 Sivu 1/39
- SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä...3 2 Yleistä ohjelmasta...3 2.1 Rakenne...3 2.2 Mitä alkuun pääsemiseksi tarvitaan?...3 3 Näin pääset sisään ohjelmaan...4 3.1 Näin kirjaudut sisään...4 3.2 Sisäänkirjautumisen jälkeen...4 4 Kyselyn määritteleminen...6 4.1 Näin luot uuden kyselyn...7 5 Yleistä tietoa kyselyn määrittelemisestä...8 5.1 Kyselyn sivut...8 5.2 Kysymykset...9 5.2.1 Näin luot uuden kysymyksen...9 5.2.2 Yleisimmät muuttujatyypit (kysymystyypit)... 10 5.2.3 Kysymysten liittäminen kysymysryhmään... 12 5.2.4 Kysymysten numerointi... 13 5.2.5 Kyselyn kieliversiot... 14 5.3 Kyselyn näkyminen vastaajalle... 15 6 Julkaise kysely... 16 6.1 Yleistä... 16 6.2 Avoin Internet-kysely, johon kuka tahansa voi vastata... 17 6.3 Henkilökohtaiset kyselyt (vastaajat tunnistettavissa)... 18 6.3.1 Yleistä... 18 6.3.2 Näin liität sähköpostiosoitteita... 19 6.3.3 Vastaajien liittäminen MS Excelistä... 20 6.3.4 Näin lähetät kutsun vastaajille... 21 6.3.5 Miten löydät henkilön vastaajalistasta?... 24 6.3.6 Mistä tiedät, onko henkilö vastannut?... 24 7 Raportit... 25 7.1 Yleistä... 25 7.2 Raportit... 27 7.2.1 Näin löydät tietyn asiakassegmentin tulokset - Yhteenvetoraportti... 27 7.2.2 Näin tallennat raportin Microsoft Wordiin tai Exceliin... 28 7.2.3 Raporttisivu Excelillä, grafiikalla ja PowerPointilla... 29 7.2.4 Näin teet vertailun (ristiintaulukointi)... 31 7.2.5 Trendi (aikavertailu)... 32 7.2.6 Suodata tulokset poiminnoilla... 33 7.2.7 Vie data Exceliin... 36 7.2.8 Tekstin analysointi... 38 Sivu 2/39
1 YLEISTÄ Tämä dokumentti kuvaa Internet-pohjaisen ratkaisumme päätoimintoja, joilla toteutetaan kyselyitä ja muuta tiedonkeruuta sekä analysoidaan dataa. Palvelua voidaan käyttää esimerkiksi mitattaessa asiakkaiden mielipiteitä eri prosesseista, osaamiskartoituksiin, ilmoittautumislomakkeisiin ja muuhin lomakemuotoiseen tiedon keruuseen ja kerätyn datan analysointiin. Palvelua kutsutaan tässä ohjeessa myös ohjelmaksi. 2 YLEISTÄ OHJELMASTA 2.1 Rakenne Ohjelmisto voidaan jakaa seuraaviin pääosiin: Kyselynmäärittely Tässä osassa määritellään kaikki kyselyn kysymykset ja taustamuuttujat. Erilaisia kysymystyyppejä on monia mm. mielipidekysymys, lista vaihtoehtoja sekä kommenttikysymys. Vastaajalistat Henkilöt, joiden tulee vastata kyselyyn, voivat saada sähköpostitse kutsun vastatakseen kyselyyn. Jos vastaajalistoja ei määritellä, asiakas vastaa joko paperikyselyyn, haastatteluun tai Internetissä kaikille avoimeen kyselyyn. Julkaiseminen Tässä määritellään, milloin kysely on auki, onko kyseessä kysely, jolla tehdään testejä vai onko kysely osaamiskartoitus sekä muut julkaisemiseen liittyvät määrittelyt. Analysointi Analysointi muodostuu Yhteenvedosta, Ryhmä- ja kysymysraporteista, Ristiintaulukoinnista, GAP-analyysista, Trendianalyysistä, Poiminnoista, Grafiikasta, Wordista, Excelistä ja PowerPointista, ja se voidaan tehdä esimääritellyillä raporteilla tai järjestelmän omilla raporteilla. Etukäteen määritellyt raportit ovat frekvenssitaulukoita ja GAP-analyysejä. Ohjelma sallii hyvin monipuolisen analysoinnin: jokaiseen vastaukseen voi porautua. Datankäsittelymoduuli Tämä moduuli tekee mahdolliseksi mm. datan tuonnin ja viennin Excel-muodossa. 2.2 Mitä alkuun pääsemiseksi tarvitaan? Aluksi tarvitaan tilin käyttöoikeus Analysticalta. Tilin avulla voitte käyttää kaikkia tässä mainittuja toimintoja. Lähetämme teille asiakasnumeronne ja salasananne (=tilitietonne), joilla pääsette kirjautumaan järjestelmään. Tiliin sisältyy joitakin valmiita kyselymalleja, joita voi käyttää apuna määritellessä omia kyselyitä. Yksinkertainen ja kätevä tapa päästä alkuun on määritellä ensimmäinen kysely meidän avullamme. Jos haluat lisää tietoa ohjelman käytöstä, voit aina olla yhteydessä meihin käyttämällä valikkovalintaa Palaute tai lähettämällä meille viestin osoitteeseen tuki@analystica.fi. HUOMAA, että selaimesta riippuen, ohjelmistomme ja kyselyiden ulkonäkö saattaa vaihdella. Sivu 3/39
3 NÄIN PÄÄSET SISÄÄN OHJELMAAN 3.1 Näin kirjaudut sisään Avaa Analystican kotisivut http://www.analystica.fi (englanninkielinen versio http://www.analystica.com, ruotsinkielinen http://www.analystica.se) ja klikkaa ruudun oikeassa reunassa Kirjaudu palveluumme. Kirjoita tilinumerosi ja salasanasi näihin kenttiin ja klikkaa Sisään. Analystican kolme viimeisintä uutisotsikkoa Kyselyyn vastaavien henkilöiden ei tarvitse kirjautua järjestelmään, sillä Internet-kyselyissä sisäänkirjautuminen tapahtuu automaattisesti klikkaamalla sähköpostikutsussa olevaa linkkiä. Paperikyselyiden vastaukset voi tallentaa järjestelmään erikseen tähän tarkoitetulla linkillä. 3.2 Sisäänkirjautumisen jälkeen Kun olet kirjautunut sisään, tulet sivulle jossa voit valita olemassa olevan kyselyn tai luoda uuden. Kyselyitä voidaan järjestää kansioihin teemojen mukaan. Hakutoiminnoilla voidaan suodattaa ja etsiä kyselyjä. Sivu 4/39
Täältä löydät kyselyn määrittelyn. Täältä löydät vastaajalistat sähköpostin lähettämiseen. Täältä löydät käyttäjämäärittelysi. Käsikirjat Anna palautetta palvelustamme Täältä löydät kyselyn raportit. Täältä valitset kyselyn. Valittuasi kyselyn saat siitä hieman yleistä tietoa. Klikkaa listan otsikkoa, mikäli haluat tiedot tietyssä järjestyksessä. Sivu 5/39
4 KYSELYN MÄÄRITTELEMINEN Kun olet valinnut kyselyn ja klikannut Määrittelyt, avautuu ikkuna, jossa voit muuttaa seuraavia määrityksiä: 1. Yleiset kyselymäärittelyt 2. Sivun määrittelyt 3. Ryhmän määrittelyt 4. Kysymyksen määrittelyt Kyselymäärittelyikkuna on jaettu kahteen osaan: vasemmalla puolella näet kyselyn yhteenvetona (huomaa, että tämä ei ole se lista, jonka vastaaja näkee) ja oikealla puolella voit muokata valittuja tietoja. Klikkaa tästä tarkastellaksesi, miltä kysely näyttää sille, joka vastaa siihen Internetin kautta. Näiltä välilehdiltä pääset muokkaamaan määrityksiä. Tämä valikko näkyy vain palvelun hankkineille. Kyselyn yhteenvedon näet tässä. Sivu 6/39
4.1 Näin luot uuden kyselyn 1. Siirry alkusivulle. 3. Valitse olemassaoleva kysely uuden kyselysi pohjaksi. 2. Klikkaa Luo uusi kysely 4. Kirjoita uuden kyselyn nimi. Nimen täytyy olla yksilöllinen. Ota pois valinnat tästä, mikäli et halua kopioida vaihtoehtoja uuteen kyselyyn 5. Klikkaa kohtaa Luo uusi kysely niin ohjelma tekee kopion vanhasta kyselystä ja avaa uuden kyselyn määrittelyikkunaan. Taittoon liittyvät määrittelyt kopioituvat automaattisesti uuteen kyselyyn. Ohjelma siirtyy suoraan kyselyn määrittelyyn heti kun olet luonut uuden kyselyn. Sivu 7/39
5 YLEISTÄ TIETOA KYSELYN MÄÄRITTELEMISESTÄ 5.1 Kyselyn sivut Kyselyn sivuja käytetään kyselyn jakamiseksi pienempiin osiin. Voit vapaasti määritellä sivujen lukumäärän, ja sivu voi sisältää kuinka monta kysymystä tahansa. Seuraaviin yksityiskohtiin sinun tulee kiinnittää huomiota: - Jokaisella sivulla tulee olla numero, joka määrää järjestyksen kyselyssä. Sivunumeroiden ei tarvitse olla perättäisiä tai aukottomia. / Voit vapaasti valita, mitä sivunumeroita käytät. Huomaa, että voit filtteröidä, mitä sivuja haluat ruudulla. Kirjoita sivunumerot puolipisteellä erotettuna tai sivunumerovälin kohtaan Näytä vain sivu työkalurivillä. Näytettävän sivun voit valita tässä. Näet yhteenvedossa sivut sinisinä palkkeina. - Kun teet uuden sivun, siihen luodaan automaattisesti yksi kysymys, koska ilman kysymyksiä ei voi olla sivua. Aloita muokkaamalla tätä kysymystä. Kysymykset näet tässä. - Voit yhdistää sivuja siirtämällä ryhmiä ja kysymyksiä sivulta toiselle. Molemmilla on sivumäärittely, jonka voit muuttaa. - Voit siirtää sivun vaihtamalla sivunumeroa. Uuden sivun voi luoda painamalla tummansinisestä sivupalkista. Vihreillä nuolilla pääset muokkaamaan kysymyksiä. Luo uusi painike Sivu 8/39
5.2 Kysymykset 5.2.1 Näin luot uuden kysymyksen Kysymys luodaan klikkaamalla Uusi kysymys -painiketta sen kysymyksen kohdalla, jonka jälkeen haluat uuden kysymyksen luotavan. Olemassaolevaa olevaa kysymystä pääset muokkaamaan painamalla kysymyksen nuolta. Uusi kysymys vaatii aina kysymystekstin, kysymystyypin (haluamasi asteikko eli mikä arvo tai teksti tallennetaan tietokantaan). Joudut ehkä lisäksi määrittelemään, mitä eri arvot määrittelyasteikossa tarkoittavat (tyypillistä mielipidekysymyksille). Kun olet muuttanut kysymystä, paina Tallenna-painiketta. Tekstinmuokkaus ilmestyy, kun napautat Uusi kysymys kenttää. Sivu 9/39
5.2.2 Yleisimmät muuttujatyypit (kysymystyypit) Valittu kysymys korostuu keltaisella Tässä valitset kysymystyypin Tässä määrittelet skaalan, mikäli haluat muun kuin oletusskaalan Skaalan arvojen selitykset Käytössä on seuraavia kysymystyyppejä: Lista vaihtoehtoja Tyypillinen käyttö on taustatiedon (esim. ikä, sukupuoli, osasto jne.) kysyminen vastaajilta. Tämä muuttujatyyppi sallii vastaajille ainoastaan yhden vaihtoehdon valitsemisen. Huomaa, että voit näyttää vaihtoehdot eri tavoilla vastaajalle. Avaa välilehti Ulkonäkö saadaksesi nämä määrittelyt esille. Mielipide Valinnainen asteikko arvosta toiseen esim. 1-5. Käytetään usein mielipiteen mittaamiseen. Huomaa ruudulla oleva skaala ja tekstikenttä, johon määrittelet, mitä skaalan eri luvut tarkoittavat. Tätä muuttujatyyppiä voidaan käyttää jopa kolmena rinnakkaisena sarakkeena kuvailemaan esim. mielipidettä, tärkeyttä, tavoitetta. Sivu 10/39
VAS Liukuva skaala välillä -1-100, jossa -1 on ei vastausta. Vastaaja antaa arvon 0-100 tai 1-100. VAS on käytännöllinen kysymystyyppi kysymyksissä, joihin ei ole helppo antaa tarkkaa lukua. Päivämäärä Muuttujatyyppi päivämäärä antaa kysymykseen automaattisesti kalenterin, josta vastaaja voi valita haluamansa päivämäärän. Voit määritellä mistä-mihin päivämäärät, jolloin ohjelma automaattisesti laskee keston. Sivu 11/39
Kommentti Käytetään, kun haluat antaa vastaajille mahdollisuuden kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä. Ohjelma antaa automaattisesti 4 riviä tallennukseen, muutta voi itse säätää rivien määrää ulkonäkö-välilehdellä. Monivalinta Käytetään, kun haluat antaa vastaajalle mahdollisuuden valita monta vaihtoehtoa. Monivalinta määritellään ryhmiteltyinä kysymyksinä, yksittäisenä valintana tai matriisina. Alla esimerkki ryhmästä: Näiden lisäksi tarjolla on lukuisia muita muuttujia, mutta selviät pitkälle jo edellä mainituilla. Lisää kyselyn määrittelemisestä löydät teknisestä käyttöoppaasta. 5.2.3 Kysymysten liittäminen kysymysryhmään Saman kysymystyypin kysymyksiä voi liittää kysymysryhmään (matriisiin). Tällöin myös skaalan (mielipidekysymyksissä) tulee olla sama kaikissa kysymyksissä. Eri kysymystyyppejä ei voi liittää keskenään samaan kysymysryhmään. Kysymysryhmän otsikko näkyy vaalean sinisellä pohjalla ja siihen kuuluvat kysymykset ovat otsikon alla. Kysymysryhmän kysymykset näkyvät näin vastaajalle selkeänä ryhmänä,ja selkeyttää samantyyppisiin kysymyksiin vastaamista. Analysoinnissa kysymysryhmän kysymyksistä saa mm. suoraan ryhmäraportin, jossa kysymykset ovat samassa graafissa. Kysymysryhmälle voi määritellä yhteensä-, vähimmäis- ja minimisumman. Tästä voit poistaa tai lisätä kysymyksen kysymysryhmään. Sivu 12/39
5.2.4 Kysymysten numerointi Tarvittaessa voit numeroida kyselysi kysymykset. Tällöin kysymysten järjestysnumerot näkyvät myös vastaajalle. Kysymysten määrittelyssä näet keltaisen kolmion, josta aukeaa keltainen laatikko (kts. seuraava kuva). Voit valita vain tietyt sivut, joilla haluat kysymyksiä numeroida. Tästä ohjelma numeroi kysymykset järjestykseen aloittaen 1:stä tai valitsemastasi numerosta. Voit myös poistaa numeroinnin viereisestä napista. Sivu 13/39
5.2.5 Kyselyn kieliversiot Kieliversioasetukset löytyvät välilehdestä Ulkonäkö. Yhdelle kyselylle voidaan määritellä useampi kieliversio. Ennen kieliversioiden luomista, kannattaa tehdä kysely mahdollisimman valmiiksi yhdellä kielellä. Kun luot kyselylle kieliversioita, ohjelma tekee automaattisesti rakenteeltaan vastaavan kyselyn jokaiselle kielelle. Valitse minkä kieliversion haluat käsittelyyn tästä Oikotie kieliversioiden asetuksiin. Määrittele kyselysi kielet tässä Vastaajille näkyvät painikkeet ja viestit kyselyssä, voi valita eri kieliversioille automaattisesti tästä. Linkit kyselyyn eri kieliversioissa löytyy täältä. Nämä vastaajille näkyvät viestit on käännetty yllä oleville kielille valmiiksi. Määrittelyt-valikosta löytyy toiminto tarkista kyselyn käännös, joka tuo näytölle taulukon kysymysten eri kieliversioista. Valmiita käännöksiä painikkeille ja viesteille (virheet ja muut) löytyy ohjelmasta mm. seuraaville kielille: Suomeksi Ruotsiksi (Svenska) Englanniksi (English) Norjaksi (Norwegian) Venäjäksi (Russian Puolaksi (Polish) Sivu 14/39
5.3 Kyselyn näkyminen vastaajalle Voit järjestelmävastaavana missä tahansa vaiheessa esitarkastaa kyselysi määrittelyruudulla (katso edeltävä kohta) painamalla Esikatselu-painiketta. Tämä on esimerkki siitä, miltä kysely voi näyttää, kun Analystican automaattisesti tekemää perusulkonäköä on muutettu. Pakollisen kysymyksen määrittelet kysymyksen Logiikka-välilehdellä. Kyselyn logon määrittelet kyselymäärittelyn Ulkonäkövälilehdellä. Jos täytät Kommentti-kentän kysymyksen Yleistä-välilehdellä, se näkyy huutomerkkinä ja tulee esiin, kun hiiren vie merkin kohdalle. Vaihtoehtojen näyttämiseen on eri tapoja. Tämän määrittelet kysymyksen Ulkonäkövälilehdellä. Jos kysymystyyppi on kommentti, mielipide tai lista vaihtoehtoja, määrittelet sen kysymyksen Yleistä-välilehdellä. Kun kyseessä on mielipidekysymys, tulee sinun määritellä vaihtoehtojen selitykset Yleistä-välilehdellä. Klikkaa tästä, jos haluat mennä takaisin määrittelyyn. Sivu 15/39
6 JULKAISE KYSELY 6.1 Yleistä Julkaise-välilehdeltä löydät kaikki kyselyn julkaisuun liittyvät toiminnot. Etusivulla näet yhteenvedonomaisesti vihreistä ja punaisista merkeistä, mitkä toiminnot ovat aktiivisia ja mitkä eivät. Vastaukset voidaan kerätä eri tavoin. Keskitymme tässä ainoastaan Internet-kyselyihin. Internetkyselyt voidaan avata seuraavilla tavoilla: 1. Avoin nettikysely, johon kaikki voivat vastata Sähköpostiosoitteista ei tehdä vastaajalistaa, vaan kaikki vastaajat saavat linkin esimerkiksi yleisen sähköpostiviestin tai kotisivun kautta. Tässä tapauksessa et voi tietää, kuka on vastannut, ja siten et myöskään voi lähettää muistutuksia pelkästään niille, jotka eivät ole vastanneet. 2. Yksilöity kysely sähköpostikutsun avulla Tässä tapauksessa sinulla täytyy olla vastaajalista (vähintään sähköpostiosoitteet) ja sinun tulee lähettää henkilökohtainen sähköpostikutsu kohderyhmän jäsenille. Kutsuja ja muistutuksia varten ohjelmassa on valmiita toimintoja (vastaajille lähetettävät viestit). 3. Vastaajat voivat avata erityisen kirjautumissivun Tässä tapauksessa kaikille vastaajille jaetaan henkilökohtainen salasana ja ohjelma avataan erityisellä linkillä. Ohjelma luo salasanan automaattisesti, mutta sinun täytyy huolehtia salasanan jakelusta. 4. Paperikyselyt Katso yleisistä määrittelyistä Info-välilehdeltä nettisivun osoite, jonka kautta voidaan syöttää paperikyselyiden tiedot järjestelmän tietokantaan. Alapuolella neuvotaan, kuinka edellä mainitut kohdat 1 ja 2 tehdään. Käsitelläksesi erityyppisiä kyselyitä sinun tulee olla tietoinen tietyistä asetuksista kyselyn määrittelyssä (perusteellisempia kuvauksia seuraa myöhemmin): Sivu 16/39
6.2 Avoin Internet-kysely, johon kuka tahansa voi vastata Seuraa näitä työvaiheita, kun luot yleisen kyselyn, johon kuka tahansa voi vastata: 1.Valitse julkaise välilehdestä Avoin nettikysely. 2.Klikkaa Tämä on avoin nettikysely. Avoimen nettikyselyn linkki. Kun olet tallentanut muutokset Tallenna-painikkeella, löydät linkin kyselyyn Info-välilehdeltä. HUOMAA! Avoimessa kyselyssä mikään ei estä vastaajaa avaamasta kyselyä useampaan kertaan. Vastaajat eivät yleensä tee niin, mutta tämä riski on kuitenkin olemassa, koska käyttäjiä ei voida tunnistaa ja sitä kautta yksilöidä. Sivu 17/39
6.3 Henkilökohtaiset kyselyt (vastaajat tunnistettavissa) 6.3.1 Yleistä Nämä kyselyt ovat tehokkaita, koska voit lähettää henkilökohtaisen linkin sisältävän viestin vastaajaryhmän jäsenille. Ohjelma tunnistaa, ketkä ovat vastanneet ja ketkä eivät, ja voi siksi lähettää myös muistutuksia. Lisää vastaajalistoista löydät teknisestä käyttöohjeesta. 1.Valitse Kysely vastaajalistalla. Vastaajalistaa voit tarkastella tästä. Tämän jälkeen sinun on luotava vastaajalista sähköpostiosoitteineen. Tätä vaihetta kuvataan seuraavaksi. Sivu 18/39
6.3.2 Näin liität sähköpostiosoitteita Ohjelmassa sähköpostiosoitteita voi liittää joko tekstinä tai Excelvälilehdellä. Avaa ensin Vastaajat Liitä vastaajia päävalikossa (tai vastaajalistassa Liitä vastaajia). Tämän jälkeen sinun tulee valita tapa, jolla haluat liittää nimet. Yksinkertaisin tapa liittää sähköpostiosoitteita on valita valikosta sähköposti eli viedä vastaajalistaan pelkät sähköpostit. Voit liittää sähköposteja kopioimalla lähteestäsi ja liittämällä ne kenttään. Paina sen jälkeen Tallenna vastaajalista. 1.Valitse sähköposti. 2.Liitä vastaajalista kopioimalla se tähän. 3. Tallenna vastaajalista. Sivu 19/39
6.3.3 Vastaajien liittäminen MS Excelistä Avaa Excel-taulukkosi siihen kohtaan, jossa vastaajasi ovat. Maalaa hiirellä halutut vastaanottajat ja kopioi ne Windowsin leikepöydälle valitsemalla Excelistä Copy/Kopioitoiminto (jos on Windows Expolorer) tai tallenna Excel tiedosto tietokoneellesi. Vastaajat, jotka on tarkoitus liittää, näyttävät tällaiselta Microsoft Excel 2007 -versiossa: myös nimen ja yrityksen nimen, jos haluat helpottaa vastaajien etsimistä. Palaa Analystica-ohjelmaan. Seuraava vaihe on avata ikkuna vastaajien liittämiselle ja valita tämän tavaksi Excel. 2. Klikkaa Tallenna vastaajalista. 1. Klikkaa Vastaajat. 2. Valitse muodoksi Excel. 5. Klikkaa painiketta vastaajien sähköpostiosoitteiden päivittämiseksi ohjelmaan. 3. Hae omalta koneeltasi Exceltiedosto Browse/Selaapainikkeella 5. Odota, kunnes lista tulee näkyviin. 4. Paina tätä liitä-painiketta saadaksesi listan ruudulle VAIN WINDOWS EXPLORER Paina Excelissä Ctrl+C (kopioi), klikkaa ensimmästä solua ja paina sen jälkeen Liitä-painiketta Analystican Excelissä Huomaa, että vastaajalistan voi liittää monella eri tavalla. Olemme päättäneet ottaa mukaan vain vastaajien sähköpostiosoitteet. Voit ottaa mukaan Tämän jälkeen saat raportin, kuinka liittäminen onnistui. Seuraava vaihe on kutsun lähettäminen vastaajaryhmälle. Sivu 20/39
6.3.4 Näin lähetät kutsun vastaajille Ennen kuin voit lähettää kutsun, tulee sinun määritellä kutsun teksti: 1. Avaa vastaajalista tästä 1. Avaa Viestit vastaajille-välilehti. 3. Määrittele, millä kielellä viesti on ja keneltä se on. 4. Klikkaa, minkä viestin haluat määrittää 5. Kiinnitä otsikkoon erityistä huomiota, sillä se voi ratkaista, vastaako henkilö kyselyyn. 7. Tallenna, kun olet valmis. Huomaa, että kaikki kyselyn kielet pitää määritellä, ennen kuin voit lähettää kutsun vastaajillesi, mikäli olet lähettämässä erikielisiä viestejä. 6. Kirjoita selkeä ja lyhyt viesti. Ohjelma korvaa %URL%- tekstin linkillä, josta vastaaja voi klikata itsensä kyselyyn. Sivu 21/39
Kun kutsutekstit ja vastaajalista ovat määriteltynä, voit lähettää kutsun vastaajillesi. Kokeile laittamalla oma nimesi vastaajalistaan (merkitse itsesi myös testivastaajaksi avaamalla tietosi klikkaamalla Select) ja lähettämällä kutsu itsellesi. Yläpuolella oleva määrittely voisi näyttää tältä vastaajan sähköpostissa: Kuten näet, ohjelma on korvannut %URL%- tekstin linkillä, jota vastaaja voi klikata avatakseen kyselyn. Tämä linkki sisältää kaiken, mitä vastaaja tarvitsee kyselyyn vastaamiseksi. Lähettääksesi kyselyn sinun täytyy toimia seuraavasti: 1. Avaa vastaajalista 2. Listaa kaikki ne vastaajat, joille haluat lähettää kutsun 3. Klikkaa painiketta Lähetä kutsu ja hyväksy lähettäminen Sivu 22/39
Kaikki vastaajat, joille kutsu on lähetetty, merkitään sillä päivämäärällä, jona viesti on lähetetty. Päiväys näkyy kutsu-sarakkeessa. Ruudun yläosassa harmaalla alueella on eri vaihtoehtoja, joita voit valita suodattaaksesi vastaajalistaa. Voit esimerkiksi etsiä vastaajaa kirjoittamalla osan nimestä sähköposti- tai puhelinkenttään. Tällä tavalla voit täsmällisesti valita, keille vastaajista lähetät kutsun. 1. Avaa vastaajalista tästä. 3. Päivitä vastaajalista tästä. 2. Valitse ne vastaajat, jotka haluat mukaan listaan asetuksilla, jotka näet vihreällä alueella. 4. Paina lähetysnappia Rastita pois vastaajat, joille et mahdollisesti halua lähettää kutsua. Tässä näet viestin ja muut tiedot lähetyksestä. 5. Lähetä viestit painamalla OK. Muistutukset lähetetään samalla tavalla kuin kutsut. Kutsujen ja muistutusten lisäksi voit lähettää myös markkinointiviestin ennen kyselyn avaamista sekä kiitosviestin, kun kysely on suljettu. Sivu 23/39
6.3.5 Miten löydät henkilön vastaajalistasta? Voit etsiä yhtä tai useampaa henkilöä seuraavalla tavalla: Kirjoita nimi tai sen osa sekä päivämäärä, jolloin ko. vastaaja on lisätty näihin kenttiin Avaa lisäehdot tästä Valitse tästä onko vastaaja jo vastannut. Listan eri muodot löytyy tästä Millainen viesti on jo lähtenyt? Mikä kieli vastaajalle on määritelty? Napsauta Hae nimilista saadaksesi uuden listan. 6.3.6 Mistä tiedät, onko henkilö vastannut? Vastaajalistassa näet Vastaus-sarakkeen. Siinä näkyy luku, jos henkilö on vastannut. Huomaa seuraavat asiat koskien lukua: Lomake saa numeron heti kun se on avattu. Kysely voi olla vain osittain vastattu. Ohjelma luo lomakenumeron eikä sitä voi muuttaa. Suurin lomakenumero ei välttämättä ole sama kuin vastattujen lomakkeiden määrä (johtuen esim. testi- tai poistetuista vastauksista). Sivu 24/39
7 RAPORTIT 7.1 Yleistä Voit koska tahansa ajaa raportteja, myös silloin, kun kysely on auki. Saatavilla on erilaisia raportteja (riippuen jonkin verran käyttämästäsi versiosta). Lisää raporteista löydät teknisestä käyttöoppaasta. Raporttivaihtoehdot näkyvät avattuasi Analysointi-ruudun. Raportointi koostuu pääosin seuraavista: Yhteenvetoraportti (Drill-Down - porautumisominaisuus) Tämä raportti voidaan tehdä yksittäisistä kysymyksistä tai koko kyselystä. Raportti sisältää linkkejä, joita voit klikata seuraavissa tarkoituksissa: o luodaksesi uuden raportin niistä vastauksista, jotka vastaavat sitä frekvenssiä, jota klikkasit o avataksesi raporttisivun, jossa on Excel-taulukko, grafiikkaa tai PowerPoint-tiedosto o ajaaksesi GAP-raportin esim. sillä asiakassegmentillä, johon olet porautunut Raporttisivu Voit avata raporttisivun (yksittäinen kysymys tai kysymysryhmä) suoraan valitsemalla kysymyksen ja sen jälkeen avata raporttisivun, johon on liitetty Excel, grafiikkaa tai PowerPoint, joita voit muuttaa. Valitse (rastita) jokin tietty sivu tai sivuväli määrittelemällä tähän sivunumerot. Näillä painikkeilla saat valittua kaikki kysymykset tai poistettua valinnat. Valitse poiminta (populaatio) tästä. Tästä avaat yhteenvetoraportin kommenteilla tai ilman. Valitse tästä, mitkä kysymykset haluat mukaan yhteenvetoraporttiin, minkä ryhmän tai kysymyksen haluat raporttisivulle. Avaa esim. GAP- tai trendianalyysi näistä painikkeista. Sivu 25/39
Näiden lisäksi sinulla on seuraavat vaihtoehdot: Ristiintaulukointi Tällä toiminnolla voit verrata eri muuttujien tuloksia. Trendi Tällä toiminnolla voit verrata eri ajankohtien muuttujien tuloksia. Poiminnot (populaatiot) Tällä voit esimerkiksi valita tietyn yksikön ja tehdä edellämainittuja raportteja ainoastaan siitä. Voit periaatteessa yhdistellä poiminnoissa mitä kriteereitä haluat ja sillä tavalla ottaa ohjelmasta esiin mitä tahansa haluaamaasi tietoa. Data Excel-muodossa Tätä toimintoa käytetään, kun haluat kaiken tiedon taulukkomuodossa ja haluat jatkaa omilla Excel-analyyseilläsi. Ennen tulostesi analysointia sinun tulee asettaa raportointiparametrit seuraavalaisesti (joudut tekemään tämän vain kerran). Avaa -merkistä tai Analystointi-valikosta asetukset ja tee seuraavat muutokset. Avaa tästä raporttien asetukset ja aloita rastittamalla ne asetukset, jotka haluat ruudulle. Huomaa, että ohjelmassa voi asettaa miten eri raporteissa näkyvät prosentit lasketaan. Tallenna muutokset. Näillä asetuksilla määrittelet haluatko kommentit mukaan yhteenvetoraporttiin. Sivu 26/39
7.2 Raportit 7.2.1 Näin löydät tietyn asiakassegmentin tulokset - Yhteenvetoraportti Nopein tapa saada yleisiä tuloksia on ajaa yhteenvetoraportti ja sen jälkeen porautua tuloksiin sille tasolle minkä haluat. Yhteenvetoraportin voi ottaa kommenteilla tai ilman. Alla olemme ajaneet raportin hotellikyselystä: Tallenna raportti Worddokumenttina tästä. Tässä ylhäällä on yleistä tietoa siitä, miten raportti on ajettu eli tietoa populaatiosta tai porautumisesta. Klikkaa frekvenssiä saadaksesi uuden yhteenvetoraportin, jossa on ainoastaan ne vastaukset, joita frekvenssi edustaa. Kysymysteksti on linkki raporttisivulle. Klikkaa tätä siirtyäksesi sivulle, jossa tarkemmat vastaukset ja saadaksesi graafin. Yhteenvetoraportin sisältöä voi muuttaa analyysin asetuksia muokkaamalla. Huomaa, että kommentteja voi olla paljon ja ne voivat olla pitkiä, mikä tietysti johtaa pitkiin raportteihin, jos valitset kaikkien kysymysten ottamisen mukaan. Kuinka aloitat yhteenvetoraportin alusta? Klikkaa Tyhjennä ylhäällä yhteenvetoraportissa tai mene analyysin alkuruudulle ja aloita siitä. Voit analyysin alkuruudulta valita, mitä kysymyksiä haluat mukaan yhteenvetoraporttiin. HUOMAA! Jos klikkaat selaimen takaisin -painiketta, saat edeltävän raportin, mutta tämä ei muuta niitä kriteereitä, jotka olet valinnut porautumiseen. Sivu 27/39
7.2.2 Näin tallennat raportin Microsoft Wordiin tai Exceliin Monissa ohjelman raporttisivuista on Word - ja/tai Excel -painike. Klikkaamalla näitä tallennat raporttisi jommassakummassa muodossa. Huomaa, etteivät painikkeet aina ole saatavilla (riippuu siitä mitä raporttia olet ajamassa). Klikkaamalla näitä saat lisäkysymyksen: Avaa suoraan Wordissa. Tallenna Worddokumentti omalle koneellesi. Sivu 28/39
7.2.3 Raporttisivu Excelillä, grafiikalla ja PowerPointilla Voit ottaa raporttisivun esiin suoraan analyysin alkuruudulla tai klikkaamalla tekstiä yhteenvetoraportissasi. Kun ajat raportin ohjelman alkuruudulla, valitse aluksi kysymys ja klikkaa sen jälkeen joko Kysymysraporttia tai Ryhmäraporttia: 2. Klikkaa Ryhmäraporttia tai Kysymysraporttia. 1. Valitse yksi kysymys. Sivu 29/39
Tämän jälkeen saat raporttisivun, joka näyttää suunnilleen tällaiselta (riippuen siitä, mille muuttujatyypille ajat raportin): Siirry edelliseen / seuraavaan raporttiin näillä painikkeilla Klikkaa Tallenna PPT-graafi avataksesi Microsoft PowerPoint - sivun, jossa on graafi. Raportti muodostuu Excel-taulukosta, jossa on frekvenssejä ja keskiarvoja. Klikkaa sitä välilehteä, jonka luvuista haluat graafin. Eri graafityyppejä. Graafi luodaan Exceltaulukosta ja päivittyy automaattisesti kun napsautat toista välilehteä. Eri asetuksia graafeille (Paina Päivitä-painiketta päivittäksesi graafin.) Päivitä graafi. Kysymystekstien maksimipituus ja haluttu rivinvaihdon kohta voidaan asettaa kohdista Tekstin maks ja R.vaihto, jotka näet graafin vasemmalla puolella. Sivu 30/39
7.2.4 Näin teet vertailun (ristiintaulukointi) Ristiintaulukoinnilla voit verrata yhden tai useamman kysymyksen tuloksia esimerkiksi tietyn kysymyksen kaikkiin vaihtoehtoihin. Voit myös liittää yhteensä-sarakkeen ja laskea keskiarvon, jos analysoit mielipidekysymyksiä. Ristiintaulukoinnissa voit valita minkä tyyppisen analyysin haluat tehdä. Ohjelma olettaa, että haluat nähdä keskiarvon. Tee ristiintaulukointi seuraavasti: 2. Paina tätä painiketta avataksesi ristiintaulukoinnin näytön. 1. Rastita ne kysymykset, jotka haluat analysoida. 5. Valitse haluamasi toiminto näistä 3:sta painikkeesta. 7. Paina tätä painiketta saadaksesi raporttisivun, jossa on graafi. 3. Valitse se muuttuja, johon haluat verrata. 4. Rastita, että haluat mukaan yhteensäsarakkeen. 6. Saat vastaukset tässä Excel-taulukossa. Sivu 31/39
7.2.5 Trendi (aikavertailu) Trendiraportilla voit vertailla eri ajanjaksojen tuloksia. Ohjelma tallentaa automaattisesti oikean päivämäärän kun joku vastaa kyselyysi. Myös aika tallentuu, joten voit tarvittaessa myös vertailla esim. eri tuntien tuloksia keskenään. Valitse ensin kysymykset, joita haluat analysoida samalla tavalla kuin ristiintaulukoinnissa. Valitse tämän jälkeen Erikoisraporteista Trendianalysointi. Tämän jälken sinulle aukeaa uusi ruutu, jossa voit valita millaisen trendianalysoinnin haluat: 4. Avaa graafi 1. Määrittele haluamasi aikaväli tähän. 2. Valitse millä aikaväleillä vertailu tehdään 3. Analysoi tulokset Sivu 32/39
7.2.6 Suodata tulokset poiminnoilla Poiminnoilla voit tarkastella tuloksia tietyn taustamuuttujan tai kysymyksen perusteella. Täällä otat poimintosi käyttöön määrittelyn jälkeen. Toinen vaihtoehto on tehdä poiminnoiksi kutsumiamme valintoja. Näitä voit tehdä millä kriteereillä haluat kuten esim. hoitokoti, ryhmä, kaikki englantia osaavat jne. Voit myös yhdistää eri kriteereitä, esim. Kaikki jotka osaavat englantia ja ovat arvostaneet kykynsä korkeimmalle kysymyksessä osaan antaa insuliinia. Periaatteessa kaikki raportit voidaan ajaa poiminnoilla. Tarkkoja ohjeita siitä, miten luot ja ylläpidät poimintoja, löydät ohjelman teknisestä käsikirjasta täältä. Alla on lyhyt kuvaus siitä, miten luot ja käytät poimintoja. Tässä avaat ikkunan, jossa poiminnon voi määritellä. Vaihtoehtoisesti tulet samaan ikkunaan muista ohjelman osista painamalla - painiketta. 1. Luo uusi pominta klikkamalla Lisää uusi populaatio. 2. Anna poiminnalle nimi Ohjelma avaa tämän jälkeen pominnan muokkaustilaan: 3. Klikkaa Tallenna Sivu 33/39
Poiminnolla on aina nimi. Kun määrittelet nimeä, käytä niin kuvaavaa nimeä kuin mahdollista, sillä muutkin käyttäjät voivat käyttää sinun poimintojasi. Poimintoihin sisältyy aina rivejä, joista jokainen kuvaa suodatinta. Sinä luot rivit ja poiminnossasi voi periaatteessa olla kuinka monta riviä tahansa. Suodatin koostuu aina kolmesta päätekijästä: A. Minkä kysymyksen mukaan haluat suodattaa? B. Millä kriteereillä (ts. logiikalla) kysymys suodatetaan? C. Minkä arvon mukaan kysymys suodatetaan? Luotuasi uuden poiminnon saat seuraavan näytön: 1. Määrittele poiminnon kriteerit (A, B, C) 2. Tallenna ehtorivin tiedot. Poiminnon määrityksiä voit muokata tästä tutuilla nuolipainikkeilla (poista, lisää uusi rivi, avaa määritykset). Sivu 34/39
Esimerkki voisi olla: Poiminnon nimeksi määrittelemme Työmatkalaiset. A. Mikä oli matkasi syy B. Logiikka on = (yhtä kuin) C. Arvo on 1 Olemassa olevan poiminnan voi avata vihreästä nuolesta. 2.Luo uusi rivi. Poiminnon ensimmäisen rivin kriteerit (A, B, C) Kun olet määritellyt poimintosi, voit tarkistaa, kuinka monta vastausta poiminto tulee sisältämään: Klikkaa tästä tarkistaaksesi poimintosi. Tässä näet tuloksen. Sivu 35/39
7.2.7 Vie data Exceliin Kyselyn dataa halutaan monesti käsitellä Microsoft Excelissä. Ohjelmassa on toiminto, jolla voi viedä kaikki tulokset tai osan niistä Excel-tiedostoon: 1. Klikkaa Data. 2. Klikkaa Excel-painiketta. Ensin saat kuittauksen siitä, millaisen Excel-taulukon olet luomassa: Paina OK, jonka jälkeen saat kysymyksen, haluatko avata Excel-tiedoston vai tallentaa tiedoston koneellesi: 3. Valitse, haluatko avata vai tallentaa Excel-tiedoston. Kun olet avannut taulukon Excel 2007 -sovelluksessa, se näyttää suunnilleen tältä: Sivu 36/39
4. Analystican data Excelissä. Huomaa, että Excel-taulukon ensimmäinen sarakket sisältävät dataa, jonka ohjelma täydentää automaattisesti vastauksen tallentuessa. Ensimmäinen sarake on lomakenumero, ja C-sarake sisältää vastauspäivämäärän. Sinun kyselysi kysymykset alkavat sarakkeesta, jossa ensimmäisellä rivillä on numero (R-sarake). Huomaa myös välilehdet Info ja Selityksiä. Info-välilehti sisältää päivämäärän, jolloin data on ajettu Excel-taulukkoon ja tietoa poiminnostasi (jos sellainen on käytössä). Selitykset-välilehti sisältää selitetekstit kaikkiin vastausvaihtoehtoihin, jotka olet määritellyt. Sivu 37/39
7.2.8 Tekstin analysointi Pääset analysoimaan ja käsittelemään avoimia kommenttivastauksia valitsemalla Analysointivalikosta Tekstin analysoinnin. Yhteenveto listaa kaikki kommentit näytölle, josta ne voi siirtää myös Wordiin. Ohjelma tuo automaattisesti valikkoon kysymykset, joiden kysymystyyppi on kommentti. Vastausten luokittelu on mahdollista täällä. Kysymysryhmän vastaukset saa matriisitaulukkoon tästä. Esim. yhteystiedot. Tarkempi selitys kuvan alla. Wordle on työkalu, jolla voi luoda sanapilviä tekstistä. Mitä useammin tietty sana esiintyy tekstissä, sitä suuremman visuaalisen painoarvon se sanapilvessä saa. Wordlessa voi muokata mm. värejä ja tekstien suuntaan. Wordlesta kuvaa ei voi tallentaa. Alla oleva kuva on tehty kuvan kaappauksella. Huomioi, että Wordle on ohjelmiston ulkopuolinen palvelu. Mikäli selaimesi ei avaa wordle sivustoa, tarkista esim.selaimsesi pop up-asetukset. Sivu 38/39
Sivu 39/39