ERASMUS+ KA107 -GLOBAALIN LIIKKUVUUDEN HALLINNOINTI Anni Kallio, Sofia Lähdeniemi, CIMO 17.3.2016
Esityksen sisältö Sopimuskauden pituus Väli- ja loppuraportointi Sopimusmuutokset Yksilöapurahojen maksukäytännöt + force majeure Mobility Tool+
Sopimuskauden pituus
KA107 Sopimuskauden pituus Vuonna 2015 hyväksyttyjen hankkeiden sopimuskausi 24 kk: 1.6.2015-31.5.2017, syksyn hakukierroksen osalta 16 kk: 1.2.2016 31.5.2017 Sopimuskausi on mahdollista pidentää 26 kk mittaiseksi sekä 2015 että 2016 hyväksyttyjen 24 kk hankkeiden osalta! Edellyttää sopimusmuutosta Korkeakoulu anoo muutosta, CIMO hyväksyy Menettelyohjeista tiedotetaan myöhemmin Loppuraportointi siirtyy 2 kuukaudella HUOM: Syksyn hakukierroksella hyväksyttyjen hankkeiden kestoa ei voi pidentää Alustava tieto: 2017 hakukierroksella sopimuskauden pituus 26 kk (tai 16 kk)
Väliraportointi ja lisätuki vuoden 2015 hankkeille
Väliraportointi Väliraportoinnin uusi deadline 15.6.2016 (sopimuksessa 13.2.2016), syksyn hakukierroksen hankkeille 30.9.2016 Käytössä erillinen raporttilomake, jonka täytöstä ohjeistetaan erikseen Jos vähintään 70 % tuen ensimmäisestä ennakkomaksusta on käytetty väliraportointiin mennessä, maksaa CIMO korkeakoululle toisen ennakkomaksun (35 % koko tukisummasta) Jos tuen käyttöehto ei täyty, täyttää korkeakoulu väliraportin uudestaan sitten, kun riittävä määrä tukea on käytetty (viimeistään 31.12.2016) ja toinen ennakkomaksu voidaan maksaa
Lisäapurahat Väliraportin yhteydessä kysytään tarvetta lisäapurahoihin Lisäapurahoja voidaan myöntää, jos samassa tukikorissa toiselta korkeakoululta on jäämässä tukea käyttämättä Tukea voidaan myöntää kumppanimaahan, jonka osalta korkeakoulu läpäisi laatuarvioinnin varsinaisella hakukierroksella Myönnetty tuki ei voi ylittää korkeakoulun alun perin koko hakemuksessa hakemaa tukisummaa Tuen uudelleenallokointi viimeistään 30.9.2016 mennessä
Esteettömyystuki Esteettömyystukea varten jatkuva haku samoin kuin eurooppalaisessa liikkuvuudessa Tuki liikkujille, joilla vamma, sairaus tai muu erityistarve aiheuttaa vaihdolle lisäkuluja Hakulomakkeet ja -ohjeet nettisivuilla HUOM: Perheellisille opiskelijoille ei erillistä lisätukea globaalissa liikkuvuudessa
Loppuraportointi
Loppuraportointi Loppuraportointi viimeistään 60 pv kuluttua sopimuskauden päättymisestä Mobility Tool+:n kautta Lomakemalli jo nähtävillä CIMOn verkkosivuilla (osallistujalle) Loppuraporttiin generoituu automaattisesti liikkuvuus- ja budjettitietoja, liikkujien palautetta EUSurveystä ja tietyin osin myös hankkeen perustietoja. Loppuraportille tehdään taloustarkastus ja laatuarviointi samaan tapaan kuin eurooppalaisessa liikkuvuudessa
Sopimusmuutokset
Mikä ei ole sallittua? EI-SALLITUT SIIRROT: Tukea ei voi siirtää toisen kumppanimaan kanssa tehtävään yhteistyöhön edes saman tukikorin sisällä EI-SALLITUT MUUTOKSET: Saapuviin vaihtoihin myönnettyä tukea ei voi siirtää lähteviin vaihtoihin tai päinvastoin myöntöjen suunnasta on siis pidettävä kiinni!
Sallitut siirrot ja muutokset Seuraavat muutokset korkeakoulu voi tehdä itsenäisesti ilman sopimusmuutosta: Myönnettyjen vaihtojen 1) kestoja tai 2) liikkujien määrää voi muuttaa saman flown sisällä Flow = sama kumppanimaa, suunta, vaihtotyyppi (students, teachers, staff) ja tutkintotaso OS-tuesta saa siirtää 50 % apurahoihin OS-tuen siirrot kumppanimaakohtaisia OS-tuki 1-100 liikkujaa: 350 per liikkuja, liikkujat 101->: 200 per liikkuja
Muutokset, jotka edellyttävät sopimusmuutosta 1) Partnerikorkeakoulun vaihto tai lisäys kumppanimaan sisällä 2) Saapuvien opiskelijoiden tutkintotason muutos 3) Lähtevien opiskelijoiden tutkintotason muutos DCI tukikorien maiden osalta vain 1. ja 2.syklin välillä 4) Opiskelijavaihtoihin myönnetyn tuen siirto opettaja- tai henkilökuntavaihtoihin tai päinvastoin edellyttää, että liikkuvuuden suunta on sama! DCI-maiden kohdalla jousto vain saapuvien 3. syklin opiskelijoiden ja opettajien/henkilökunnan välillä (2015 rahoituksen saaneet) 5) Opettajavaihtoon myönnetyn tuen siirto henkilökuntavaihtoon tai henkilökuntavaihtoon myönnetyn tuen siirto opettajavaihtoon edellyttää, että liikkuvuuden suunta on sama!
Muutoslomakkeet 1) Sopimusmuutoslomake CIMOn nettisivuilla 2) Yhteystietojen muutoslomake, joka täytetään: Korkeakoulun yhteystiedot muuttuvat Laillinen edustaja muuttuu Sopimusyhdyshenkilö muuttuu HUOM: Yhteystietojen muutos on tehtävä erikseen eurooppalaiseen ja globaaliin liikkuvuuteen! Eurooppalaisessa liikkuvuudessa käytössä komissio ECHEmuutoslomakkeet, joilla ilmoitetaan Erasmus-koordinaattorin muutos tai korkeakoulun yhdistyminen yms.
Tarkastukset Asiakirjatarkastuksia ja tarkastusvierailuja globaalin liikkuvuuden hankkeisiin aletaan tehdä ensimmäisen loppuraportoinnin jälkeen (2017 syksystä alkaen) Tulossa lista asiakirjatarkastuksissa tarkastettavista dokumenteista
Yksilöapurahat
Globaalin liikkuvuuden apurahat Globaalin liikkuvuuden kaikki yksilöapurahat koostuvat matkatuesta ja oleskelutuesta Apurahat kiinteitä yksikköhintoja, jotka eivät riipu todellisista kustannuksista (= apuraha voi jopa olla suurempi kuin todelliset kulut) Apuraha lasketaan jokaista vaihtoa varten erikseen vaihdon todellisen keston ja lähtö- ja kohdekaupungin välisen todellisen etäisyyden perusteella (= lopulliset yksilöapurahat voivat erota korkeakoululle CIMOsta myönnetyistä)
Globaalin liikkuvuuden apurahat Pääsääntöisesti tukea on maksettava koko liikkuvuusjakson ajalle, osittaisten nollaapurahojen tulisi olla poikkeus (mutta näin voi menetellä, jos tuki loppunut), nolla-päivät kirjataan Mobility Tooliin Koko vaihdon toteuttaminen nolla-apurahalla on sallittua (jos vaihto voidaan maksaa muista varoista) Lähtevien opiskelijoiden ja saapuvien opiskelijoiden ja henkilöstön tulee saada vaihdolle laskettu apuraha kokonaisuudessaan Suomesta lähtevä henkilöstö: jos vaihto toteutetaan työmatkana, korvataan kulut normaalin työmatkakäytännön mukaan. Mahdollinen yli jäävä apuraha jää korkeakoululle ja sitä voi käyttää OS-tuen tapaan.
Apurahojen maksu saapuville KA107 opiskelija-apurahan maksatukseen on apurahasopimuksen mukaan olemassa seuraavat vaihtoehdot: a) 100 % vaihdon alussa b) 70 % vaihdon alussa ja 30 % vaihdon lopussa sen jälkeen, kun opiskelija on täyttänyt EUSurveyn c) 50 % vaihdon alussa, 30 % keskellä vaihtoa erikseen määriteltävänä ajankohtana ja 20 % vaihdon lopussa sen jälkeen, kun opiskelija on täyttänyt EUSurveyn.
Apurahojen maksu saapuville Kansallinen linjaus vuonna 2015 hyväksytyille hankkeille: Maksatusvaihtoehdoista on mahdollista poiketa, jos painavat perustelut ja edellyttäen, että: maksujärjestelyt kirjataan opiskelijan apurahasopimukseen opiskelijalla on vaihdon alussa riittävän suuri määrä apurahaa käytössä, jotta hän pystyy kattamaan vaihdon alussa mahdollisesti aiheutuvat ylimääräiset kustannukset enintään 30 % apurahan kokonaismäärästä jää maksettavaksi vaihdon lopussa EUSurveyn täyttämisen jälkeen varmistetaan, että opiskelijan saama kokonaisapuraha vastaa vaihdon keston mukaan laskettua apurahaa (nollaapurahapäivät voivat tulla kyseeseen vain poikkeuksina ja lähinnä tapauksissa, joissa vaihto pitenee suunnitellusta)
Apurahojen maksu saapuville Apurahan lopullinen suuruus määräytyy vaihdon toteutuneen keston perusteella Apurahan suuruus on tarkistettava vaihdon lopussa riippumatta siitä, mikä maksatusvaihtoehto on alun perin valittu. Jos vaihdon toteutunut kesto eroaa suunnitellusta kestosta +/- 5 päivää, ei apurahaa tarvitse laskea uudestaan, eikä korjata vaihdon kestoa Mobility Tooliin. Korkeakoulun on mahdollista maksaa osa vaihdon kustannuksista suoraan (esim. lennot, vuokra tai muut vastaavat kustannukset). Käytäntö pitää dokumentoida apurahasopimukseen Mahdollisen asiakirjatarkastuksen yhteydessä on pystyttävä todentamaan (esim. kuitit, kirjanpidon ote), että korkeakoulu on maksanut osan kuluista opiskelijan puolesta.
Apurahojen maksu saapuville Apurahan käteismaksut Erasmus+ -apurahat tulee pääsääntöisesti maksaa vaihtoon osallistuvan henkilön pankkitilille. Jos se ei ole mahdollista, ovat käteismaksut sallittuja poikkeustapauksina. Tällöin maksutapa tulee kirjata selkeästi apurahasopimukseen. Apurahan saajalta tulee ottaa kuittaus käteismaksun vastaanottamisesta.
Apurahojen maksu saapuville Apurahan maksut ulkomaisen kumppanikorkeakoulun kautta Koordinoivan korkeakoulun on mahdollista maksaa saapuville opiskelijoille ja henkilöstölle tarkoitetut Erasmus+ -apurahat kumppanimaan korkeakoulun tilille, joka maksaa ne edelleen vaihtoon osallistuville henkilöille. Vastuu EU-tuen käytöstä säilyy kuitenkin aina koordinoivalla korkeakoululla, jolla on sopimus kansallinen toimiston kanssa, joten maksuja kumppanikorkeakoulujen kautta kannattaa tarkoin harkita. Tuen maksuista yhteistyökorkeakouluille ja siihen liittyvistä käytännöistä tulee sopia korkeakoulujen välisessä sopimuksessa. Apurahasopimukset saapuvien liikkujien kanssa solmii aina koordinoiva korkeakoulu, eikä niitä voi siirtää kumppanikorkeakoulun tehtäväksi. Koordinoiva korkeakoulu on myös velvollinen keräämään ja säilyttämään vaihtoon liittyvät dokumentit.
Force majeuretapaukset
Force majeure-tapaukset Tapaukset, jolloin vaihto keskeytyy / lyhenee / peruuntuu ylivoimaisen esteen vuoksi Useimmiten henkilön tai hänen lähiomaisen vakava sairastuminen tai kuolema EI huonosta suunnittelusta tai viestinnästä johtuvat tapaukset tai esim viisumiongelmat Menettely pääosin sama kuin KA103-vaihdoissa, ks. Liikkuvuustukiopas Ilmoitus + dokumentaatio CIMOon välittömästi CIMO vahvistaa force majeure-tapauksen Apuraha + vaihdon kesto määritellään tapauskohtaisesti CIMOn kanssa Kirjataan Mobility Tooliin force majeure-tapauksena
Mobility Tool+
Mobility Tool+ Työkalu liikkuvuusjaksotietojen raportointiin Ainoastaan tukea hallinnoiva eurooppalainen korkeakoulu käyttää Valtaosalle hankkeista MT+ on nyt auki eli tietoja pääsee syöttämään Automaattinen viesti sopimusyhdyshenkilölle Liikkuvuusjakson tiedot viedään MT+:in jo ennen vaihtoa Tietoja päivitetään säännöllisesti Vaihdon lopussa liikkuja täyttää sähköisen vaihtoraportin (Participant Report / EUSurvey), pyyntö lähtee sähköpostilla, joten kiinnitettävä huomiota sp-osoitteiden oikeellisuuteen / voimassaoloon (raporttimallit netissä)
Uusille käyttäjille MT+ -ohjeita Sekä globaalin, että eurooppalaisen liikkuvuuden sivuilta löytyy Mobility Tool+ -ohjeita sekä linkit opastevideoihin. Hyödyllisin opas on MT+ Beneficiary Guide Mikäli liikkuvuuksia on paljon ja niitä haluaa viedä ja/tai päivittää massaviennin avulla, kannattaa tutustua myös Data Dictionaryyn Apuna ovat seuraavat videot Miten lisätään liikkuvuusjaksoja hankkeessa? Miten työskentellään ja siirretään tietoja.csv -tiedoston avulla? Miten luetaan.csv -tiedoston virheilmoituksia (error log)? Miten täytetään ja lähetetään hankkeen loppuraportti? + (Videoita löytyy myös upotettuna Beneficiary Guideen
http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/korkeakoulutuks elle/avaintoimi_1_globaali_liikkuvuus/osallistujalle/hallinnoi nti_ja_sopimusliitteet_2015_2016
PIC-koodi partnerikorkeakouluille Partnerikorkeakoulut tarvitsevat oman PICkoodin, jotta tiedot voidaan syöttää MT+:in declared PIC riittää, ei vaadi oikeussubjekti- taikka pankkitietolomakkeiden täyttämistä ECAS-tunnuksien tekeminen CIMOn video-ohje Tips on creating ECAS account http://www.cimo.fi/erasmusplus/ohjelmat/erasmusplus_ohjelmaosio/ohjelmat/erasmusplus/video_ohjeita CIMOn ohje partnerikorkeakouluille URFrekisteröitymisestä
Apurahalaskuri oleskelutuelle Erasmus+ SM Student Grant Calculation in MT+ The data in blue can be modified to test different scenarii. The values in grey highlighted fields will adjust automatically. Unit Value EU Individual Support for Inbound Students to Group 1 Programme Countries: EU Individual Support for Inbound Students to Group 2 Programme Countries: EU Individual Support for Inbound Students to Group 3 Programme Countries: /month 850 /month 800 /month 750 EU Individual Support for Outbound Students to Partner Countries: /month 650 Special needs support /mobility - Start date 1.1.2016 End date 15.4.2016 --> Duration calculated days 105 Matka -tuki - Interruption duration days 5 = Funded duration (days) days 100 --> Funded duration (full months) months 3 --> Funded duration (extra days) days 10 Extension end date 30.4.2016 + Extension duration days 15 --> Extended duration of mobility period days 115 Total grant for Inbound Students (Group 1) 2 833 Total grant for Inbound Students (Group 2) 2 667 Total grant for Inbound Students (Group 3) 2 500 Total grant for Outbound Students 2 167
Tervetuloa Facebook-ryhmään! Korkeakoulujen Erasmuskoordinaattorit vapaaehtoinen ryhmä tiedonvaihtoon ja keskusteluun Erasmus+ - liikkuvuudesta Kaikki liikkuvuusasioita hoitavat tervetulleita!
Kysymyksiä? Vastauksia!
Kiitos! erasmus@cimo.fi