Sisäinen laskutus ja sisäiset lähetteet Käyttöohje Päivitetty 20.9.2012 Sisällys YLEISTÄ... 2 KÄYTTÖ MYYMÄLÖIDEN VÄLISTEN TAVARANSIIRTOJEN YHTEYDESSÄ... 2 PÄÄLLE LAITETTAVAT ASETUKSET... 2 ASIAKKAALLE LAITETTAVAT TIEDOT... 3 SISÄISEN LASKUTUKSEN TEKEMINEN... 4 SISÄISTEN LÄHETTEIDEN JA LASKUJEN SELAAMINEN... 4 ESIMERKKI USEAN TOIMIPISTEEN TAPAUKSESTA... 4 RAPORTTIEN TULOSTAMINEN... 5 MUUTA... 6 LISÄTIETOJA... 6 Sisäinen laskutus ja lähetteet - 1 -
YLEISTÄ Sisäinen laskutus on ohjelmiston lisämoduuli, jolla voidaan käsitellä tavaransiirtoja tai varastosta omaan käyttöön ottoja, joita ei laskuteta asiakkailta. Saman yrityksen eri toimipisteiden väliset tavaransiirrot käsitellään ohjelmassa sisäisinä lähetteinä. Kustakin siirrosta tehdään lähete, josta syntyy sisäinen lähete silloin kun lähetteen asiakas on määritelty sisäiseksi asiakkaaksi. Samaa toimintatapaa voidaan käyttää myös yhden toimipisteen tapauksessa, kun otetaan tuotteita varastosta omaan käyttöön ja raportoidaan kuukausittain oman käytön määrä. Tällöin asiakkaaksi perustetaan kukin kustannuspaikka tai kustannuskohde, kuten esimerkiksi yrityksen auto (johon varaosia), korjaamo joka ottaa varastosta puhdistusaineita jne. Samaa toimintaa voidaan käyttää myös työmääräysten puolelta, jolloin korjaamo tekee työmääräyksestä sisäisen työn joka tulee samalle raportille. Esimerkiksi jos koneistamo kunnostaa moottorin johon se ottaa varaosia varastosta ja käyttää asentajien työaikaa joille on määrätty omakustannushinta. Sisäiset lähetteet eivät siis mene myynniksi, vaan ne käsitellään sisäisen laskutuksen avulla. Sisäinen laskutus voidaan suorittaa yrityksen harkinnan mukaan, mutta yleensä se olisi tehtävä kuukausittain raportointia varten. Sisäiset lähetteet ovat toki avoimia kunnes ne laskutetaan, viimeistään yrityksen tilikauden aikana. KÄYTTÖ MYYMÄLÖIDEN VÄLISTEN TAVARANSIIRTOJEN YHTEYDESSÄ Käsittely lähtee siitä, että kukin toimipiste on kirjanpidossa määritelty kustannuspaikaksi. Sen yksi kustannuserä ovat sisäiset ostot toisista toimipisteistä. Sisäisen laskutuksen kautta saadaan luvut, paljonko sisäisiä ostoja kohdistuu kullekin kustannuspaikalle. Nämä käsitellään kirjanpidossa tyypillisesti omalla tilillään kuten toimipisteen x sisäiset ostot ja toimipisteen x sisäiset myynnit. Näiden eron mukaan voidaan sitten osaltaaan tarkistaa että toimipisteen varaston arvo on noussut tai laskenut oikealla summalla. Sille toimipisteelle, joka luovuttaa tavarat, ne ovat sisäistä myyntiä. Joissakin yrityksissä sisäiseen myyntiin sisällytetään kate, jonka tehtävänä on kattaa se osuus kuluista, jotka syntyvät myyvälle toimipisteelle tavaran käsittelystä, toimittamisesta ja varastoinnista. Yleisesti kuitenkin nämä ovat sen verran vähäisessä merkityksessä ja vaikeasti määriteltävissä, että ohjelma käsittelee oletuksena sisäisissä siirroissa tavaran sen hetkistä tuotteen ostohintaa, eli samaa hintaa joka maksettaisiin tavarantoimittajalle. Näin ollen tavaransiirrot eivät vaikuta toimipisteiden tuloksiin. PÄÄLLE LAITETTAVAT ASETUKSET Sisäinen laskutus laitetaan päälle asentamalla ensin rekisteröintikoodi ja kytkemällä toiminto Lisäohjelmatvälilehdeltä päälle. FuturSoftilta saatu rekisteröintikoodi asetetaan kohdassa Lisäohjelmat Muut Lisätoimintojen käyttöönotto. Sisäinen laskutus ja lähetteet - 2 -
Seuraava asetus käytössä / tarpeellinen vain jos Monimyymälätoiminnot käytössä! Jotta sisäiset lähetteet tulevat ostohinnoilla, laitetaan asetuksista, kohdasta Asetukset Lisäasetukset Sivuliike, seuraava asetus: Oletuksena on Myyntihinta. Asetus vaihdetaan yleisimmin vaihtoehtoon Ostohinta tai Keskihinta. Ostohinta ja myyntihinta tarkoittaa, että myyntihinta-kenttään tulee myyntihinta, rivin summaksi tulee ostohinta ja näiden erotukseksi ohjelma laskee alennusprosentin. Tällä menetelmällä vastaanottava toimipiste näkee siis sekä myyntihinnan jolle tuote voidaan hinnoitella asiakkaalle, että ostohinnan, ja toki tavara vähenee tällöin varastonarvosta ostohinnalla. Hinnat päivitetään aina LÄHETTEEN HYVÄKSYMISVAIHEESSA. Läheteruudulla hinnat tulevat normaaleilla myyntihinnoilla. Tämä mm. sen vuoksi, että mahdolliset muokkaukset ja operaatiot läheteruudulla eivät aiheuta vahinkoja (myyntiruudulla on monta mahdollisuutta hakea tuotteita, vaihtaa asiakasnumeroa, muuttaa hintoja jne.). Seuraava asetus käytössä / tarpeellinen vain jos Monimyymälätoiminnot käytössä! Jotta vastaanottavalle toimipisteelle syntyy tehtävästä lähetteestä ostotilaus omaan tietokantaansa, laitetaan oheinen asetus päälle kohdasta Asetukset Lisäasetukset, välilehdeltä Lisäohjelmat. ASIAKKAALLE LAITETTAVAT TIEDOT Asiakkaan tietoruudussa laitetaan päälle seuraava ruksi Sisäinen asiakas. Se on näkyvissä vasta kun sisäinen laskutus on otettu käyttöön. Sen lisäksi jos tehdään toimipisteiden välisiä lähetteitä, sisäiselle asiakkaalle laitetaan asiakastiedoissa kenttään tietokantayhteys kyseisen toimipisteen tietokannan verkkonimi, esim. tcpip palvelin10 2000. Tämä kenttä tulee näkyviin asiakastietoruudun oikeaan reunaan, kun asiakas valitaaan sisäiseksi asiakkaaksi. Sisäinen laskutus ja lähetteet - 3 -
SISÄISEN LASKUTUKSEN TEKEMINEN Sisäinen laskutus tehdään normaalissa automaattilaskutus- ruudussa ruksaamalla kohta Sisäisen laskutuksen lähetteet. HUOM! Jos toimipisteitä on useita, tällöin tulee ensin rajata toimipisteellä, kuten normaalissakin laskutuksessa. Aikaraja tulee myös asettaa, eli tyypillisesti rajata se kalenterikuukauteen. Kun tämä on valittuna, tapahtuu laskutus aivan normaaliin tapaan, ja laskun otsikkona on tällöin Sisäinen lasku. SISÄISTEN LÄHETTEIDEN JA LASKUJEN SELAAMINEN Sisäisiä lähetteitä voidaan selata lähetteiden hallinnassa, ruksaamalla Näytä vain sisäiset lähetteet. Vastaavasti myynninhallinnassa voidaan selata sisäisiä laskuja ruksilla Sisäisen laskutuksen laskut. ESIMERKKI USEAN TOIMIPISTEEN TAPAUKSESTA Esim. jos toimipisteitä on kolme, ja jokaisesta pisteestä on myyntejä toisilleen, syntyy tällöin kuukausittain kolmesta toimipisteestä laskut, kustakin muihin kahteen toimipisteeseen. Laskuja syntyy silloin 3 x 2 kpl. Esimerkki kuukauden lopun sisäisestä laskutuksesta: Sisäinen laskutus ja lähetteet - 4 -
TOIMIPISTE 1 - Lasku toimipisteelle 2 1200,00 - Lasku toimipisteelle 3 1000,00 TOIMIPISTE 2 - Lasku toimipisteelle 1 300,00 - Lasku toimipisteelle 3 2500,00 TOIMIPISTE 3 - Lasku toimipisteelle 1 30,00 - Lasku toimipisteelle 2 1200,00 Huom! Sisäiset lähetteet on tehty jo tekovaiheessa ostohinnoilla. Normaalisti laskutusvaiheessa ei siis enää tarvitse huolehtia hinnoista. Ne voidaan kuitenkin vielä tässä vaiheessa tarkistaa tai korjata. Kirjanpitokäsittely, esimerkki: Toimipiste 1:n tulos Normaali toiminnan tulos 10000,00 - Sisäinen myynti 2200,00 (1200e toimipisteeltä 2 + 1000 e oimipisteeltä 3) - Sisäiset ostot - 330,00 (300 e toimipisteeltä 2 + 30 e toimipisteeltä 3) Toimipisteen tulos 11870,00 RAPORTTIEN TULOSTAMINEN Edellä olevat yhteissummat on useamman toimipisteen tapauksessa helpoin saada raporttiohjelman puolelta. Raportoinnin Tiliöinnit- välilehdeltä löytyy raportti Sisäiset laskut Tätä raporttia kannattaa rajata ainakin seuraavilla kentillä - Toimipistenro (= myyvä toimipiste ) - Sisäisen asiakkaan asiakasnro ( ostava toimipiste ) - Päivämääräväli Esim. voitaisiin ottaa tietyn toimipisteen sisäinen myynti rajaamalla toimipistenumerolla nro 1. Tällöin saataisiin edellisessä kohdassa tarvittu sisäinen myynti. Sisäinen laskutus ja lähetteet - 5 -
Sisäiset ostot puolestaan saadaan rajaamalla raportti sisäisen asiakkaan asiakasnumerolla. Tällöin saadaan lista niistä laskuista, joilla on laskutettu kyseistä toimipistettä. Esimerkissä saadaan siis laskut toimipisteistä 2 ja 3, ja näiden loppusumma. MUUTA Laskutuksessa syntyvät sisäiset laskut voidaan haluttaessa toimittaa kyseisiin toimipisteisiin tarkistettavaksi. Ne ovat myös kirjanpitoa varten vaadittavia dokumentteja / tositteita jos niiden tietoja käytetään kirjanpidossa. LISÄTIETOJA Helpdesk 0600-9-4044 helpdesk@futursoft.fi www.futursoft.fi Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos 19.5.2009 MK Muokattu ala- ja yläviitettä, sekä lisätty lisätietoja -osio 20.9.2012 TL Uudistettu ohjeen ulkoasu 17.6.2015 VA Poistettu tarpeeton asetus, lisätty maininta monimyymälätoiminnoista Sisäinen laskutus ja lähetteet - 6 -