Hallinto Sopimus 1 (8) Perustietotekniikan TOIMITUSSOPIMUS 1 Sopijapuolet 2 Sopimuksen tausta ja tavoitteet Asiakas Teollisen yhteistyön rahasto Oy (FINNFUND), (jatkossa: Tilaaja) Y-tunnus 0356880-6 Osoite Uudenmaankatu 16 B, 00120 Helsinki Postiosoite PL 391, 00121 Helsinki Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Vesa Jordan Toimittaja XX, (jatkossa: Toimittaja) Y-tunnus XX Osoite XX Yhteyshenkilö sopimusasioissa: NN Tilaaja hankkii Perustietotekniikan tuki-, hallinta ja ylläpitopalvelut varmistaakseen ajantasaisen tietotekniikan turvallisen hyödyntämisen omassa liiketoiminnassaan. Ratkaisu kattaa Tilaajan perustietotekniikan tietoturvan, käyttäjätuen, tietoliikenteen sekä konesalipalvelut. 3 Sopimuksen kohde ja sopimuksen voimassaolo 4 Määritelmiä Toimitussopimuksen (jatkossa Sopimus) kohteena on Perustietotekniikan toteutus moderneilla ratkaisuilla kustannustehokkaasti. Näiden ratkaisujen odotetaan olevan ajanmukaisia vielä 2020 luvulla ja että niitä voidaan joustavasti kehittää aina liiketoimintatarpeet huomioiden. Edellytämme, että ratkaisut perustuvat pilvipalveluihin ilman, että Tilaajan tarvitsee tehdä perustietotekniikan osalta laitehankintoja muualle kuin työasemaympäristöön ja niiden oheislaitteisiin sekä tulostimiin ja monitoimilaitteisiin. Lähiverkkokytkinten hankinta sovitaan myöhemmin sopimuskauden aikana. Sopimuksen kohde on kuvattu tarkemmin Vaatimusmäärittelyssä (Liite 1). Hallinta-, ylläpito-, tuki- ja jatkokehityspalveluista tehdään erillinen Tuki- ja ylläpitosopimus. Perustietotekniikan kokonaistoimituksesta on tehty Puitesopimus, jonka alainen sopimus tämä on. Tämä sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoitettua sen ja se on voimassa, kunnes Perustietotekniikan palvelut ovat hyväksytysti käyttöönotettu.
Hallinto Sopimus 2 (7) 5 Hinnat ja maksuehdot 6 Toimitus Perustietotekniikka tarkoittaa niitä tietoteknisiä laitteita ja ohjelmistoja jotka mahdollistavat tietoturvallisen käyttäjätyöskentelyn sekä yhteiset tietoliikenne- ja puhepalveluratkaisut, yhteiset viestintäratkaisut (sähköposti-, pikaviesti- ja kalenteripalvelut), työasemapalvelut sekä käyttöpalvelut ja konesalikapasiteettipalvelut. Dokumentaatio tarkoittaa Hyvän Markkinakäytännön mukaista Palveluiden tuotannossa ja Palveluiden vastaanottamisessa tarvittavaa dokumentaatiota (mukaan lukien mutta rajoittumatta palvelukuvauksiin, käyttöohjeisiin, rajapintakuvauksiin, koulutusmateriaaleihin, prosessikuvauksiin, ylläpito-ohjeisiin, teknisiin konfiguraatioihin sekä muihin Tilaajan Palveluiden kannalta olennaisiin ratkaisuihin, laitteisiin ja palveluihin liittyviin tietoihin). Hyvä Markkinakäytäntö tarkoittaa sen tasoista ammattimaisuutta, taitoa, huolellisuutta, varovaisuutta ja ennakointia, jota voidaan tavallisesti kohtuudella odottaa markkinoilla yleisesti tunnetulta toimittajalta, joka on mukana Palveluiden kanssa samantyyppisessä palvelujen tuottamiseen ja toimittamiseen liittyvässä liiketoiminnassa. Järjestelmä tarkoittaa Sopimuksen kohteena olevaa teknisiä järjestelmiä, joka toimitetaan palveluna. Käyttäjä: Tilaajan tai Tilaajan tehtäviä hoitavan kolmannen osapuolen henkilö, joka käyttää tämän sopimuksen kohteena olevaa Järjestelmää. Ohjelmistotuote tarkoittaa markkinoilla olevaa tuotetta/tuoteperhettä/usean tuotteen yhdistelmää tai sellaiseksi aiottua ohjelmistokokonaisuutta, jota Toimittaja tai Toimittajan päämies pitää yllä koko asiakaskunnalle tarkoitetuin versiopäivityksin. Palvelut tarkoittaa Sopimuksen mukaisia kertaluonteisia tai jatkuvia palveluja. Toimitusprojekti tarkoittaa tässä Sopimuksessa määriteltyä ja Hyvän Markkinakäytännön mukaista käyttöönottopalvelua, kun perustietotekniikan ratkaisut otetaan ensi kertaa käyttöön ja testataan toimintaa Tilaajan toimintaympäristössä. Järjestelmän toimitusprojektin hinta on kuvattu liitteessä 5 (Tarjous). Toimittajalla on kokonaisvastuu Perustietotekniikan palveluiden toimittamisesta. Tehtävä sisältää mm. palveluiden teknisen toteuttamisen palveluympäristöön, toteutuksen vaatimat määrittely- ja suunnittelutehtävät sekä projektinhallinnan. Vaatimukset Perustietotekniikan toiminnallisuuksille on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa dokumentaatiossa.
Hallinto Sopimus 3 (7) 7 Testaus ja toimituksen hyväksyminen 7.1 Testaus 7.2 Toimituksen hyväksyminen 8 Toimituksen organisointi ja toteutus 8.1 Ohjausryhmä Toimittaja tekee toimituksen kohteelle tai sen osalle sopimuksessa sovitut Toimittajan testit, ennen kuin Toimittaja luovuttaa toimituksen kohteen tai sen osan Tilaajalle välivaiheen testausta tai käyttöönottoa varten. Toimittajan testin hyväksytty suoritus on edellytys sille, että Toimittaja voi siirtää kyseisen palvelun tuotannolliseen käyttöön Tilaajalle. Toimittajan testaus on suoritettu hyväksytysti, kun Toimittajan suorittamissa testeissä ei enää havaita virheitä joiden Tilaaja voisi perustellusti katsoa estävän hyväksymisen suorittamisen. Toimittaja toimittaa Tilaajalle hyväksymistä varten tarvittavan dokumentaation ja käyttöohjeet. Kaikki palvelusta löydetyt vähäistä suuremmat virheet on korjattava ennen toimituksen hyväksyntää. Vähäiset virheet eivät estä toimituksen hyväksymistä, mutta nekin on korjattava sovittavassa aikataulussa Hyväksynnän voi estää myös sellaisten dokumenttien puute, jotka voivat estää käyttöönoton hyväksymisen. Perustietotekniikan toimitusprojektille perustetaan ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii Tilaajan edustaja ja sihteerinä Toimittajan projektipäällikkö. Ohjausryhmään kuuluu lisäksi 1-2 kummankin sopijapuolen edustajaa. Ohjausryhmä kokoontuu vähintään kolme kertaa. Muutoin ohjausryhmä kokoontuu tarvittaessa. Kumpikin sopijapuoli voi kutsua ohjausryhmän koolle. Ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Ohjausryhmän erityisiä tehtäviä ovat: Projektien edistymisen ja palvelujen ennakoiva onnistumisen edellytysten luominen sekä tukeminen, toteutumisen seuraaminen Projekteja koskeva päätöksenteko, erityisesti päätökset aloittamisesta, lopettamisesta ja merkittävistä muutoksista sekä projektisuunnitelman hyväksyminen Lisätöistä sopiminen tai sopiminen työpanoksen siirrosta toiseen kohteeseen Tarvittaessa töiden priorisoinnista sopiminen Tilaajan tekemien hyväksymisten toteaminen Projektien tarvitsemien resurssien varmistaminen Projektien riskien seuraaminen ja sopiminen riskien pienentämiseen tähtäävistä toimenpiteistä
Hallinto Sopimus 4 (7) 8.2 Toimittajan projektiorganisaatio 8.3 Tilaajan projektiorganisaatio 8.4 Yhteinen projektiryhmä 8.5 Toimituksen laatu 9 Projektin resurssit Toimittaja nimeää projektipäällikön, jonka tehtävänä on raportoida projektin ohjausryhmälle projektin tilasta ja edistymisestä. Projektipäällikkö vastaa toimitusprojektin suunnittelusta, projektin hallinnasta ja projektidokumentaatiosta. Toimittajan projektiryhmä on nimetty alustavassa Projektisuunnitelmassa. Tilaaja nimeää toimitusprojektille projektipäällikön. Tilaajan projektipäällikkö huolehtii yhteistyöstä Toimittajan projektiryhmän kanssa. Tilaaja voi myös nimetä projektivalvojan. Määritystyössä, testauksessa sekä tarvittaessa myös muissa tehtävissä voi olla myös muita Tilaajan edustajia. Kumpikin sopijapuoli nimeää 1-2 jäsentä Yhteiseen projektiryhmään. Yhteisessä projektiryhmässä käsitellään projektin käytännön toiminnot. Toimittajan projektipäällikkö toimii Yhteisen projektiryhmän puheenjohtajana ja sihteerinä toimii Tilaajan projektipäällikkö. Projektiryhmä kokoontuu tarvittaessa. Kumpikin sopijapuoli voi kutsua projektiryhmän koolle. Toimituksen laatua arvioidaan seuraavilla laatumäärityksillä: Mittauksen kohde Mittari Todentaminen Toimitusprojektin laatu / projektin aikataulu Aikataulun pitävyys Yhdessä sovittu käyttöönottopäivä. Toimitusprojektin tulosten laatu Dokumentoinnin Tilaajan arvio riittävyydestä / dokumentointi laatu Käyttäjien kokema laatu / asiakastyytyväisyys Käytettävyys käyttäjien kannalta Käyttäjäkysely 2 vk ennen takuuajan päättymistä Laatua seurataan ohjausryhmän kokouksissa. Tilaaja voi reklamoida laatupoikkeamista. Toimittaja varmistaa, että projektissa on riittävästi henkilöstöä, jolla on riittävä osaaminen ja tieto osallistua projektin toteuttamiseen ja joka täyttää sovitut vaatimukset. Tilaaja puolestaan varmistaa omien resurssiensa riittävyyden tasolle, jolla Tilaaja pystyy myötävaikuttamaan omien tehtäviensä osalta Toimituksen aikataulun pitävyyteen. Toimittaja ei vaihda sopimuksessa nimettyjä avainhenkilöitä ilman tilaajan lupaa muusta kuin toimittajasta riippumattomasta syystä. Tilaaja ei voi evätä lupaa vaihtoon ilman perusteltua syytä. Toimittaja ilmoittaa avainhenkilön vaihtamisesta tilaajalle aina kirjallisesti etukäteen ja nimeää korvattavan henkilön tilalle viivytyksettä uuden henkilön.
Hallinto Sopimus 5 (7) Tilaajan perustellusta pyynnöstä toimittaja vaihtaa projektiin nimeämänsä henkilön ilman aiheetonta viivytystä. Uuden henkilön on osaamiseltaan täytettävä sovitut vaatimukset. 10 Yhteistyö kolmansien osapuolten kanssa 11 Raportointi, dokumentaatio ja koulutus 12 Muutoshallinta 13 Julkisuus 14 Sopimuksen siirto Toimittaja sitoutuu yhteistyöhön muiden Tilaajalle palveluja kulloinkin toimittavien palvelutarjoajien kanssa siten, että palvelujen muodostama kokonaisuus toimii Tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä. Tilaaja vastaa, että Tilaajan palveluntarjoajat sitoutuvat toimituksen aikatauluun ja tehtäviin vastaavassa laajuudessa kuin Tilaajan omat henkilöt. Tilaaja vastaa palveluntarjoajien perehdyttämisestä toimituksen tehtäviin. Toimitusprojektin suunnitelman mukainen yhteistyö siltä osin kuin se on nimenomaisesti kuvattu Toimituslaajuuteen, kuuluu Toimituksen hintaan. Raportoinnista sovitaan tarkemmin projektin aloituskokouksessa ja se dokumentoidaan Projektisuunnitelmaan. Toimittaja tuottaa kattavat ja selkeät käyttöohjeet sähköisenä. Toimittaja kouluttaa tarvittaessa tilaajan käyttäjät sekä tuottaa tarvittavan koulutusmateriaalin. Toimittaja tuottaa palvelua koskevan lopullisen dokumentaation: Sopijapuoli voi halutessaan esittää muutoksia toimitukseen. Muutokset valmistellaan yhteistyössä ja ne sovitaan kirjallisesti. Olennaiset aikatauluun ja kustannuksiin vaikuttavat muutokset käsitellään ja hyväksytään toimitusprojektin ohjausryhmässä. Muut muutokset käsitellään ja hyväksytään Yhteisen projektiryhmän kokouksissa. Toimittajalla on oikeus julkistaa tiedot tästä Sopimuksesta mainiten Tilaajan nimi ja sopimuksen kohde. Asiakkaan käytöstä referenssinä on aina sovittava erikseen. Toimittajalla on oikeus siirtää tämä sopimus saman konsernin sisällä toiselle yhtiölle. Siirrosta tulee ilmoittaa Tilaajalle kirjallisesti ennen sen voimaantuloa. Muilta osin noudatetaan JIT 2015 Yleiset ehdot kohtia 15 ja 16.
Hallinto Sopimus 6 (7) 15 Salassapito, tietoturvallisuus ja tietosuoja 16 Tilaajavastuu 17 Sopimusrikkomus 18 Sopimuksen liitteet ja pätemisjärjestys 18.1 Sopimuksen liitteet Tilaaja ja Toimittaja ovat allekirjoittaneet erillisen Turvallisuussopimuksen. Toimittaja sitoutuu huolehtimaan siitä, että Toimittaja (ja sen käyttämät Alihankkijat) täyttävät sopimussuhteen alkaessa ja sopimuksen voimassaoloaikana Tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (Tilaajavastuulaki) tarkoittamista velvoitteista. Toimittaja toimittaa Tilaajalle sopimuskauden aikana 12 kuukauden välein Tilaajavastuulaissa tarkoitetut selvitykset. Selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden antopäivästä laskettuna. Tilaaja voi tarvittaessa pyytää edellä mainittuja selvityksiä useammin kuin 12 kuukauden välein. Jos Toimittaja ja sen käyttämät Alihankkijat ovat mukana Tilaajavastuu.fi -palvelussa ja edellä tässä kohdassa tarkoitetut selvitykset ja niissä tapahtuvat muutokset ovat Tilaajan saatavilla ja tarkastettavissa ko. palvelusta, ei Toimittajan tarvitse toimittaa niitä sopimuskauden aikana Tilaajalle erikseen. Tilaajalla on oikeus purkaa Sopimus, jos Toimittaja ei toimita määräajassa Tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista Tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa Toimittajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata Tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. Jos Toimittaja käyttää Palvelujen tuottamisessa ulkomaalaislain (301/2004) 3 :n 2a kohdassa tarkoitettuja henkilöitä, Toimittaja vastaa siitä, että kyseessä olevilla henkilöillä on ulkomaalaislaissa tarkoitettu työntekijän oleskelulupa tai muu oleskeluoikeuden antava asiakirja. Tilaajalla on oikeus seurata sopimuskauden aikana Toimittajan taloudellisia edellytyksiä sopimuksen täyttämiseen. Toimittaja sitoutuu siihen, että 12.6.2017 sopimuksen mukaiset palvelut on luovutettu hyväksytysti tilaajalle. Mikäli näin ei tapahdu tilaaja on oikeutettu sopimussakkoon jonka suuruus on xxx euroa / myöhästynyt vuorokausi. Sopimusrikkomuksissa noudatetaan JIT 2015 Yleiset ehdot kohdan 11 Vahingonkorvaus ja vastuunrajoitus määräyksiä. Tähän sopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet: Liite 1: Liite x: Projektisuunnitelma
Hallinto Sopimus 7 (7) 18.2 Pätemisjärjestys Pätemisjärjestys määräytyy Puitesopimuksen mukaan. Tämän sopimuksen liitteiden etusijajärjestys määräytyy numerojärjestyksessä pienemmästä suurempaan siten, että pienemmällä numerolla oleva liite on soveltamisjärjestyksessä ensisijainen. Paikka ja päivämäärä / Teollisen yhteistyön rahasto Oy FINNFUND Paikka ja päivämäärä / XX Minnamari Marttila hallintojohtaja NN Jaakko Kangasniemi toimitusjohtaja