AutoFutur ja KoneFutur HL Group sähköinen kaupan liitäntä Käyttöohje Päivitetty 29.1.2010 HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 1 -
KÄYTTÖÖNOTTO... 3 YLEISTÄ... 3 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN... 3 HL GROUPIN TOIMITTAJANUMERON TARKISTAMINEN / VAIHTAMINEN... 3 ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN... 4 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN... 5 TILAUSVAHVISTUSTEN NOUTO... 6 SAATAVUUSKYSELY... 8 KÄYTTÖÖNOTTO... 8 YKSITTÄISEN TUOTTEEN SAATAVUUSKYSELY... 8 VASTAUKSET KYSELYYN:... 8 KAIKKIEN TUOTERIVIEN SAATAVUUSKYSELY KERRALLA... 9 VASTAAVIEN TUOTTEIDEN SAATAVUUSKYSELY...10 HINNASTOJEN NOUTO...11 YLEISTÄ...11 KÄYTTÖ...11 VAIN MUUTTUNEIDEN HINTOJEN PÄIVITTÄMINEN...12 MIHIN YHTEYS ONGELMATILANTEISSA?...13 HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 2 -
Käyttöönotto Yleistä Tämä ohje on tehty 2010 versiolle. HL Group Oy:n sähköisen kaupankäynnin liitäntä sisältävät seuraavat osat: - Tilaus - Tilausvahvistus - Saatavuuskysely - Hinnastopäivitysten automatisoitu nouto Yhteydet tapahtuvat internetin kautta. Yrityksellä tulee ennen käyttöönottoa olla käytössään riittävän nopea internet- yhteys. Toiminnon rekisteröiminen käyttöön Kyseessä on ohjelman maksullinen lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saada rekisteröintikoodi. Rekisteröintikoodin saamiseksi pitää sopia ensin tilausliitännän käyttöönotosta HL Groupin kanssa. Samassa yhteydessä HL Group Oy toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat, joihin tässä ohjeessa viitataan. Kun koodi on saatu, se syötetään päävalikon kohdassa Asetukset - Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla selataan kohtaan Tilausliitäntä HL Group, ja sen kohdalla painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön tai napsautetaan riviä. Ja syötetään annettu koodi. Koodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitää ilmoittaa ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi. HL Groupin toimittajanumeron tarkistaminen / vaihtaminen HL Groupin toimittajanumero on ohjelmassa oletuksena 6. Jos käytössä on tästä poikkeava numero, se pitää vaihtaa. Ohjelma kohdistaa kyseisen toimittajanumeron tilaukset ja kyselyt HL Groupille. Jos toimittajanumero on siis vakiosta poikkeava, se vaihdetaan seuraavasti: - Mennään kohtaan Asetukset / Lisäasetukset - Siellä välilehdelle Liitännät - Täällä kohdassa Toimittajanumero HL Group annetaan oikea toimittajanumero. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 3 -
Asetusten ja tunnusten laittaminen Toiminnon rekisteröinnin ja toimittajanumeron tarkistamisen jälkeen toiminto on käytettävissä. Tilausjärjestelmän tiedot syötetään toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään ensin päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin HL Group Oy. Toimittajan tietoruudulle syötetään seuraavat tiedot. Asiakasnumero, jolla yritys asioi HL Groupin kanssa. Se on aina numeromuotoinen. Eli koskaan sisällä kirjaimia. Tämä kohta on ruudun Yleiset- välilehdellä. Se voi olla jo ennestään asetettuna. www- palvelimen osoite. Tämä on normaalisti 194.251.185.131. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää osoitetta www.hlweb.fi joka vastaa samaa ip-osoitetta. Osoite voi kuitenkin jatkossa muuttua, joten viimeisin tieto tulee ongelmatilanteessa kysyä suoraan HL Groupin atk-tuesta. Aktiivisuus pitää olla "AKTIIVINEN". Seuraavat kentät ovat puolestaan ruudun Sähköinen kauppa- välilehdellä, eli napsautetaan ensin tämä välilehti auki. Ruudun tekstit vaihtelevat hieman käytettävistä toiminnoista riippuen. Tälle ruudulle täydennetään seuraavat tiedot: www käyttäjätunnus. Tämä oy HL Groupin antama käyttäjätunnus. Tämä saadaan aina erikseen HL Groupilta. Siinä voi olla sekä kirjaimia ja numeroita. www salasana, eli salasana, joka myös saadaan HL Groupilta. Muut kentät, kuten ovt ja nimilyhenne saavat olla ennallaan, niillä ei ole tälle asialle merkitystä. Tämän jälkeen voidaan poistua toimittajien hallintaruudulta. Kun tiedot on annettu, ja käyttäjätunnukset avattu HL Groupilla, voidaan liitännän käyttö aloittaa, lähettämällä ensin esimerkiksi testitilaus. Jos testitilaukseen tulee tilausvahvistus, noin 5 min. sisällä, on liitäntä toiminnassa. Muussa tapauksessa otetaan yhteys HL Groupille. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 4 -
Tilauksen lähettäminen Ensin tilaus hyväksytään normaaliin tapaan. Sen jälkeen painetaan tilauskirjalla oltaessa painiketta "Lähetä". Avautuva ruutu on oheisen tyyppinen, ulkonäkö riippuu siitä mitä toimintoja on käytössä. Oheisessa tilanteessa käyttäjällä on käytössään Autolinkki toiminnot. Muussa tapauksessa siihen liittyvät kohdat eivät ole näkyvissä. Ruudulla ei normaalisti tarvitse muuttaa mitään valintoja, vaan voidaan painaa heti alareunassa olevaa Lähetä -painiketta. Sillä on myös pikanäppäin F12. Ruudun alaosassa ovat näkyvissä HL Groupin hyväksytyt ja lähettämättömät ostotilaukset. Oletuksena kaikki ruudulla näkyvät tilaukset ovat valittuna eli näkyvät sinisinä. Jos tilauksia on tehty jostakin syystä useampi ennen niiden lähettämistä, voidaan tarvittaessa hiirellä valita mitkä lähetetään. Tilauksen lähettäminen kestää yleensä noin kymmenen sekuntia. Mikäli lähetys onnistuu, poistuu tilaus listalta ja ruudun alareunaan tulee teksti Tilaus lähetetty (HL Group). Ruudun voidaan sen jälkeen sulkea Sulje- painikkeella tai ESC- näppäimellä. Sen jälkeen tulee normaalisti muutaman minuutin sisällä tilausvahvistus. Ellei vahvistusta tule, ota yhteys HL Groupille ja selvitä tilauksen tila. Tilausvahvistusten nouto on kerrottu seuraavassa tarkemmin. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 5 -
Tilausvahvistusten nouto Jos ohjelma tilausvahvistusten haku (esim. Autolinkistä) on jo käytössä, mikään ei muutu käytössä. Vahvistukset haetaan tällöin normaaliin tapaan. Ohjelma osaa hakea vahvistukset samalla kertaa kaikista käytössä olevista lähteistä (esim. Autolinkki, Motoral, Örum, Koivunen). Seuraavassa kerrotaan miten käyttö tapahtuu, ellei tilausvahvistuksia ole ennen haettu. Avaa ikkuna tilausvahvistukset Ostot- välilehdeltä. Tilausvahvistusten ruutu avautuu. Napsauta Hae viimeisimmät, jolloin ohjelma hakee uudet vahvistukset. Tilausvahvistuksia voidaan selata ruudulla. Puuterivit, joissa toimitettava määrä poikkeaa tilatusta, näkyvät ruudun alareunassa punaisella värillä. Vahvistus saadaan paperille painamalla Tulosta valittu. Ruudulla voidaan myös rajata kohdasta Näytä rivit, selataanko vain puuterivejä vai kaikkia rivejä. Ruudulla on myös painike Puuteraportti josta nähdään kaikkien ruudulla olevien tilausten puuterivit paperilla. Siinä voidaan ruksata myös Vain pikatilaukset, joka tarkoittaa sitä, että saadaan lista niistä asiakkaalle menevistä tuotteista joita ei toimittajalla ollut. Niiden tilalle siis pitää joko tilata muu vastaava tuote tai ilmoittaa asiakkaalle että toimitus viivästyy. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 6 -
Puuterivit myös tallentuvat ostotilausten tietoihin. Kun tilauksia kirjataan varastoon, ohjelma ehdottaa näille puuteriveille saapuneeksi määräksi tätä toimittajan ilmoittamaa määrää. Toimittajan toimittama määrä voi olla nolla tai esimerkiksi tietty kiinteä pakkauskoko. Nämä puuterivit näkyvät myös varastoontuloruudulla punaisella taustavärillä. Tällöin tilausten saapuminen- ruudun otsikossa näkyy teksti Vahvistettu eli tilauksesta on silloin saatu sähköinen tilausvahvistus. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 7 -
Saatavuuskysely Käyttöönotto Saatavuuskyselyllä kysytään tuotteiden saatavuutta suoraan HL Groupin tietojärjestelmältä. Tieto tulee suoraan reaaliaikaisesti ko. toimittajan varastojärjestelmästä. Yksittäisen tuotteen saatavuuskysely Kun myynti-, lähete-, työmääräys- tai ostoruudulla on haettu Tuotteet riville HL Groupin tuote, voidaan riviä napsauttamalla ja painamalla Saatavuus- painiketta. Tällöin avautuu saatavuuskyselyn ruutu, jolla voidaan vielä muuttaa kysyttävää kappalemäärää. Oletukseksi tulee rivillä oleva määrä. Sama onnistuu pikanäppäimellä CTRL - S (pidä Ctrl pohjassa ja näppäile S). Jos käytössä on Autolinkki, tapahtuu kysely Autolinkin saatavuuskyselyn painikkeesta. Jos ohjelma havaitsee, että käytössä on HL Groupin tilausliitäntä, kysely tapahtuu silloin suoraan HL Groupille. Vastaukset kyselyyn: Vastauksena voi tulla seuraavat: Kysytty määrä kokonaan saatavissa Ei saatavissa Saatavissa osittain Tuntematon tuotekoodi Eli esimerkiksi kun tuotetta ei saatavissa lainkaan (0 kpl varastossa): Tuotetta saatavissa kokonaan kysytty määrä: HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 8 -
Osa kysytystä määrästä on saatavilla. Tällöin kannattaa siis kysellä pienempää määrää saadakseen tarkemman tiedon. Jos tuotekoodi on tuntematon, tulee ilmoitus "Tuotekoodi tuntematon. Oikea tuotekoodi on tällöin syytä selvittää esim. uusimmasta hinnastosta. Kaikkien tuoterivien saatavuuskysely kerralla Jos on haettu useita kyseisen toimittajan tuotteita kerralla myyntiruutuun, voidaan niille tehdä myös saatavuuskysely kerralla. Tämä onnistuu joko a) Painamalla Saatavuus painiketta ja sieltä edelleen Saatavuuskysely kaikilta riveiltä. b) Painamalla myyntiruudussa Ctrl+ Shift + A. Huom! Jos useiden tuotteiden kyselyssä tulee vastauksena Tuotekoodi tuntematon, on syytä mennä kyseiselle tuoteriville tekemään tarkempi kysely. Ruudulla näkyvä tekstikentän koko on rajallinen, eikä siihen mahdu kaikkea mahdollista tietoa, kuten tietoa korvaavasta tuotteesta. Eli poikkeavista riveistä on hyvä tehdä perään erillinen saatavuuskysely. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 9 -
Vastaavien tuotteiden saatavuuskysely Myös vastaavien tuotteiden ruudulla, eli tuotetyyppiruudulla, on painike Selvitä saatavuudet. Jos kyseisessä tuotetyypissä on mukana HL Groupin tuotteita, se tekee silloin niille saatavuuskyselyn. Jos ruudulla on muita toimittajia joilla on sähköinen saatavuuskysely käytössä, tehdään myös niille sama kysely. Eli nähdään miltä toimittajalta saa kyseistä tuotetta varastosta. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 10 -
Hinnastojen nouto Yleistä Hinnastot voidaan hakea suoraan HL Groupin tietojärjestelmästä ohjelmaan. Näin hintamuutokset saadaan välittömästi käyttöön niiden tultua voimaan. Käyttö Mennään ensin hinnastojen päivitysruudulle. Eli päävalikon välilehdeltä Tiedot, kohta Hinnastopäivitys. Täältä ruudulta painetaan painiketta Nouda hinnastot. Tämän ruudun valintakohdasta valitaan kohta HL Group. Tällä ruudulla on näkyvissä kaikki ne hinnastonoudot, jotka on rekisteröity käyttöön. Esimerkiksi kohta Autolinkki on näkyvissä, jos yritys on hankkinut Autolinkki tilausjärjestelmän. Alareunasta painetaan sen jälkeen Näytä hinnastot. Jos tunnukset ovat oikein, ruudulle tulee tämän jälkeen näkyviin HL Groupin hinnaston tiedot. Tärkein tieto on Tiedoston pvm joka kertoo milloin hinnasto on viimeksi muuttunut. Sen mukaan käyttäjä voi päätellä, onko hinnasto tarpeen päivittää. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 11 -
Tiedoston koko puolestaan kertoo, miten suuri hinnasto on. Jos tiedoston koko on esimerkiksi nolla, tiedetään että se on virheellinen eikä sitä pidä päivittää. Hinnasto voi silloin olla esimerkiksi juuri muodostumassa uudelleen. Hinnasto noudetaan painamalla Siirrä valitut hinnastot. Tässä tapauksessa ei ole tarpeen värjätä siniseksi hinnastoja, koska niitä on ruudulla vain yksi. Kun hinnasto on noudettu, se löytyy hakemistosta c:\tukkurit\hl Group.dat Tämän jälkeen hinnastopäivitysruudulla valitaan toimittajaksi HL Group ja tulkintaohjeeksi HL Group automaattinouto. Tällöin ohjelma löytää suoraan oikean tiedoston, ja näyttää tiedot esikatselussa. Tulkintaohje pitää ensin olla perustettuna. Tällöin perustetaan uusi tulkintaohje, esimerkiksi painamalla hinnastopäivitysruudulla Tulkintaohjeet, ja sieltä Uusi. Tulkintaohje pitää perustaa seuraavan kuvan mukaisilla tiedoilla: Vain muuttuneiden hintojen päivittäminen Ruudulla on valinta hinnaston tyypistä, eli koko hinnasto tai muuttuneet tuotteet. Muuttuneet tuotteet ovat 30 päivän sisällä muuttuneet ja uudet tuotteet. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 12 -
Vain muuttuneiden tuotteiden päivittäminen on nopeampaa, koska hinnastopäivitykseen kuluva aika voi olla esimerkiksi vain kymmenesosa koko hinnastosta. Näin tällaisia pieniä hinnastopäivityksiä voidaan ajaa myös kesken päivän, ilman että ne hidastavat järjestelmää. Mihin yhteys ongelmatilanteissa? Häiriötilanteet tilauksissa, saatavuuskyselyissä, hinnastoissa ym. neuvoo HL Group Oy, Puh. 0207 445 200 Ohjelman käyttökysymyksissä, ohjelmapäivityksissä ym. AutoFutur ohjelman asioissa: FuturSoft Helpdesk 0600-9-4044 / helpdesk@futursoft.fi. HL Groupin sähköisen kaupan liitäntä - 13 -