KEMIJÄRVEN KAUPUNGIN KIINTEISTÖOHJEMA 2016-2020
1 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto..2 1.1 Taustaa..2 1.2 Kiinteistöohjelman lähtökohtia 2 2. Kiinteistöohjelman tavoitteet.3 3. Arvot ja käsitteet.4 4. Kaupungin toimitilat 7 4.1 Tilojen ominaisuudet ja kunto 7 4.2 Palvelujen ja toimitilojen yhteensovittaminen..9 4.3 Perusopetuksen kouluverkkoselvitys 9 4.4 Kaupungin toimitilat Särkikankaalla..9 4.5 Sote-rakennukset.9 5. Toimitilakustannus 10 5.1 Pääomavuokra 10 5.2 Ylläpitovuokra..10 6. Tilojen hallinnointi..11 7. Ennalta ehkäisevä ylläpito...11 8. Kiinteistöjen peruskorjaus /investoinnit..13 9. Toimenpide-ehdotukset.15
2 1. JOHDANTO 1.1 Taustaa Hyvät ja toimivat tilat ovat edellytys kaupungin palveluille. Tilojen ylläpitoon ja hankintaan on syytä kiinnittää entistä enemmän huomiota niiden taloudellisen merkityksen tähden. Kaupungin ja sen yhteisöjen hallinnassa on yhteensä noin 160.000 m2 erilaisia tiloja. Suurin käyttäjäryhmä on kaupungin omat palvelualueet. Kiinteistövarallisuuden arvo on noin 100 M. Kaupungin tekninen palvelualue järjestää kaupungin palvelutoiminnoille toimitilat (noin 70.000 m2) sekä hallinnoi yritystiloja (noin 30.000 m2). Kemijärven Vuokratalot Oy ylläpitää arava vuokra-asuntoja ja Kiinteistö Oy Töveli järjestää vapaarahoitteisia asuntoja kaupunkilaisille. Roikka Oy järjestää kiinteistöpalvelut Kemijärven Vuokratalot Oy:lle ja Kiinteistö Oy Tövelille. Sosiaalitoimen tarjoamista erityisasumisesta huolehtii osin Tunturila ry ja Kemijärven palvelukeskus ry. Tässä ohjelmassa käsitellään lähinnä kaupungin toimitiloja. 1.2 Lähtökohtia Kemijärven kaupungin toimitilat ovat useiden ongelmien edessä. Monet käyttäjät valittavat sisäilmaongelmista, joita kosteusvauriot ja muut huonokuntoisten rakennusten ongelmat aiheuttavat. Tilapalvelujen heikkoutena on pidettävä kaupungin kiinteistökannan kunnon ylläpitämistä kaupungin talousarviomenettelyn kautta. Tilapalvelujen pitäisi hoitaa puutteellisin resurssein suurta rakennuskantaa. Kiinteistöjen suunnitelmallinen korjaus- ja ylläpito on nykyisissä olosuhteissa hankalaa. Vaikka vuokrilla kerätäänkin rahaa kiinteistöjen kunnossapitoon ja peruskorjauksiin, sitä ei ohjata takaisin. Suurin osa kaikista investoinneista on peruskorjausinvestointeja, jotka suuntautuvat toimitilojen toimintakyvyn ylläpitämiseen. Toimitilojen peruskorjausten ja kunnossapidon siirtäminen myöhemmäksi ovat helppo vuosittainen säästökohde, koska säästötoimien vaikutukset eivät näy heti. Pidemmällä aikavälillä tämä on kuitenkin johtanut siihen, että kiinteistö-omaisuuteen on kertynyt huomattava määrä korjausvelkaa. Korjausvelan kasvaminen merkitsee sitä, että kiinteistöt ja tilat ovat aliarvostettuja ja alihoidettuja resursseja. Kiinteistöomaisuuden hoitoon ja kunnossapitoon ei voida osoittaa tarvittavia määrärahoja, jolloin tilojen kunto heikkenee, ja estää laadukkaan toiminnan. Isona uhkakuvana on, että kaupungin toimintaa sopeutetaan edelleen investointien kautta. Nykyinen alirahoitettu malli ei palvele kunnolla. Tarvitaan järjestely, joka on riittävän joustava ja jossa toimintaa ohjaa sisäisen ja ulkoisen asiakkaan tarve ja maksukyky. Vuokranmaksuun käytetyt rahat tulee ohjautua takaisin kiinteistönpitoon. Kaupunki pyrkii olemaan velkaantumatta, mutta kuitenkin hoitamaan sille määrätyt velvoitteet. Investointiohjelmassa on koko ajan vuosikatteen ylittäviä tarpeita, jotka ovat perusteltavissa. Jos kiinteistöjen tilanne yllättäen huononee, joudutaan
3 paniikkitilanteeseen jossa valinnat yleensä vääriä. Tilakustannus on kuitenkin vain 10-20 % kuluista, eikä kiinteistönpito saisi vaikuttaa haitallisesti muuhun 80 %:iin. Yksi perusongelma on puutteet palveluverkon kehittämisessä, joka johtuu osin tulevaisuuden ratkaisuista (sote ym.) ja muutenkin kompleksisesta toimintaympäristöstä, jolloin yhtenäistä näkemystä ei saada, ja asia on helppo jättää hautumaan. Palveluiden kehittäminen ja toimitilat liittyvät toisiinsa selkeimmin palveluverkkojen suunnittelussa. Omistajapolitiikan ja ohjauksen näkökulma tulisi huomioida ja kuntakonsernia tulisi tarkastella kokonaisuutena. Kuntatalouden kiristymisen seurauksena on keskeiseksi tavoitteeksi noussut, kuinka kyetään tukemaan kuntatalouden vakauttamista ja investointien toteutuksen ja kiinteistöjen ylläpidon saamista kestävälle pohjalle. 2. KIINTEISTÖOHJELMAN TAVOITTEET Kaupunkistrategiassa on määritelty kiinteistöjen hallintaa koskevat tavoitteet: Organisoidaan peruspalvelut ja tukipalvelut mm. tilat tarkoituksenmukaisesti ja kustannustehokkaasti. Kaupungin toimitilat tukevat kaupungin palvelutuotantoa. Kiinteistöohjelmaan on kuitenkin sovitettava yhteen myös laajempia kiinteistöomaisuuteen liittyviä näkökulmia liittyen esimerkiksi kaupunkikuvan vaalimiseen ja kulttuuri-historiallisiin arvoihin. Myös ympäristöarvojen huomioon ottaminen, kestävä kehitys ja yhteiskuntavastuullisuus ovat merkittäviä näkökulmia pelkän kustannustehokkuuden lisäksi. Tilojen tehokas käyttö perustuu kaiken toiminnan hyvään suunnitteluun ja optimointiin sekä toimiviin palveluverkkoihin. Kiinteistöohjelmassa määritellään tavoitteet kiinteistön kunnon, käytön ja rahoituksen periaatteista. Tavoitteet käydään läpi omistajan, kiinteistön loppukäyttäjän, kiinteistön ylläpidon ja kuntatalouden näkökulmasta. Ohjelman avulla yritetään luoda pitkän tähtäimen linjakkuutta kiinteistöjohtamiseen. Toisin sanoen ohjelmassa selvitetään sisäisten ja ulkoisten palvelujen tuottamisessa tarvittavat resurssit ja rahoitus sekä luodaan toimintaperiaatteet näiden saavuttamiseen. Kaupungin tilaomaisuuden suunnitelmallinen hallinta edellyttää rakennuskannan ominaisuuksien erittelyä ja analysointia. Analysoinnin tulee perustua yksittäisten rakennusten ja tilojen ominaisuuksien tarkasteluun. Näiden tietojen avulla on mahdollista laatia kuntoluokitukset, korjausvelkalaskelmat ja salkutukset sekä pitkän tähtäimen korjausohjelmat. Tilaomaisuuden laaja kirjo, ajatellen käyttäjien tarvitsemia tilatyyppejä lähtien sairaaloista kouluihin ja päiväkoteihin, kulttuuri- ja urheilurakennuksiin sekä asuntoihin tarjoaa mahdollisuudet laajentaa palveluja laajemmalle. Erityisesti vapaa-ajan palveluille on tarjolla kattavat puitteet. Kaupungin käyttämät tilat ovat pääosin omassa omistuksessa, joten omaisuudesta huolehtiminen on keskeinen osa kiinteistöjen hallintaa. Arvon säilyttäminen on
4 omaisuuden hoidon lähtökohta. Tämä edellyttää asiantuntevaa arviota omaisuuden kunnosta ja peruskorjaustarpeesta. Omistuksista, jotka eivät palvele kaupungin tavoitteita, on pyrittävä luopumaan. Tilojen käyttö ja omistaminen vaativat tuekseen erilaisia tilapalveluja kuten kiinteistönhoito, puhtaanapito, kunnossapito, rakennuttaminen, turvallisuudesta huolehtiminen jne.. Ohjelmassa pyritään huomioimaan eri intressiryhmien näkökulmat: Omistajan näkökulma - tilantarve ja käyttö arvioidaan kaupunkikonsernin toiminnan kannalta - rakennusten arvon säilyttäminen niin, ettei korjausvelkaa synny - elinkaarikustannusten optimointi ja energiatehokkuuden lisääminen Asiakkaan näkökulma - turvaa ja parantaa loppukäyttäjän oman tuotannon edellytyksiä toimitiloissa - vuokran määräytymisperusteiden tunnistaminen toimitilassa tuotetun palvelun hinnoittelussa - palvelualueiden suunnitelmallinen tilantarpeen ennakointityö antaa pohjan toiminnalle. Suunnittelua ja ylläpitoa suunnataan siten, että rakennukset vastaavat sijainniltaan, laatutasoltaan ja käytettävyydeltään tilantarpeita. Toiminnan näkökulma - tilat ovat perustoiminnan vaatimusten mukaiset - pitkäntähtäimen suunnittelun, kuntoarvioiden sekä johdonmukaisen ylläpidon ja peruskorjausten avulla säilytetään rakennusten arvo Talouden näkökulma - pitkä käyttöikä saadaan kestävillä, muunneltavilla ja joustavilla rakennusratkaisuilla - energiatehokkuuden parantamisella vähennetään lämmityksen tehontarpeita sekä pienennetään lämpökustannuksia. Henkilöstön näkökulma - motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilöstö - turvalliset ja terveelliset työolosuhteet - joustava, tuottavuutta edistävä talous ja toiminnanohjaus 3. ARVOT JA KÄSITTEET Teknisten arvojen laskenta tuottaa monia tunnuslukuja, joita voidaan käyttää yksittäisen rakennuksen, kiinteistön ja koko kiinteistökannan tekniseen ja taloudelliseen arviointiin. Laskentamenetelmä soveltuu parhaiten suuren kiinteistökannan kokonaisarviointiin. Yksittäisten kiinteistöjen kohdalla laskenta tuottaa tarkisteen, johon voidaan verrata muilla tavoin laskettuja peruskorjaus-kustannuksia. Toisaalta menetelmä osoittaa mahdollisesti peruskorjauksen tarpeessa olevat kiinteistöt. Näissä kohteissa voidaan esimerkiksi aloittaa tarkemmat kuntotutkimukset tai tehdä peruskorjauksen hankesuunnitelmat.
5 Arvon määritysten tavoitteena on tuottaa yhteismitallinen tieto omaisuuden arvosta, korjausvelasta sekä karkeista investointitarpeista. Rakennusten arvoja ja niistä tuotettuja omaisuuden tunnuslukuja voidaan käyttää omaisuuden hallinnan välineenä suunniteltaessa omaisuuteen kohdistuvia toimenpiteitä sekä vuokria määriteltäessä. jälleenhankinta-arvo kuvaa rakennuksen arviointihetken todennäköistä rakentamiskustannusta, mikäli rakennus rakennetaan samalle tontille samanlaisella varustuksella uudelleen tekninen arvo kuvaa rakennuksen todellista fyysisiin ominaisuuksiin pohjautuvaa arvoa, kun jälleenhankinta-arvosta vähennetään iän, käytön ja käyttökelpoisuuden kulumisesta aiheutunut arvon alentuminen Teknisen ja jälleenhankinta-arvojen avulla voidaan laskea omaisuuden kuntoa kuvaavat rakennuskohtaisesti määritellyt tunnusluvut, jotka ovat korjausvelka, kuntoluokka, peruskorjaus- ja perusparannustarve. Korjausvelka on se rahamäärä, mikä rakennuskantaan tulisi investoida, jotta se saataisiin kohtuulliseen kuntoon. Tavoitteellisena tasona korjausvelkaa määriteltäessä ei pidetä 100 %:n kuntoa, jossa rakennus joka päivä vastaisi uuden vastaavan rakennuksen kuntoa. Hyväksyttävänä tasona pidetään 75 %:n tasoa vastaavasta uudesta. Käyttäjän kannalta tämä tarkoittaa, että tila palvelee käyttötarkoitustaan lievästä kuluneisuudesta huolimatta. Kun rakennuksen kunto laskee tämän tason alle, syntyy laskennallista korjausvelkaa. Korjausvastuu tarkoittaa sitä rahamäärää, joka vuosittain tarvitaan rakennuksen teknisen kulumisen korvaamiseen. Kuntoluokka kuvaa rakennusten nykykuntoa Kuntoluokat ilmoitetaan prosentteina: Uusi, kunto erinomainen ( >90 %) Hyväkuntoinen, lähes uutta vastaava korjaustarve > 15 v ( 75 %-89 %) Kunto tyydyttävä, korjaustarve 9-15 v (60%-74%) Kunto välttävä, korjaustarve 4-8 v (50%-59%) Kunto huono, teknisesti vanhentunut korjaustarve 0-3 v (< 50%) Purkukuntoinen, rakennusta ei kannata korjata Peruskorjaus- ja perusparannustarve tulisi analysoida tarkemmin kuntoarvioilla ja kuntotutkimuksilla, kun rakennuksen kuntoluokka alittaa 60 %. Peruskorjaustarve sisältää karkeasti fyysisen kulumisen johdosta tarvittavat investoinnit ja perusparannustarve fyysisen kulumisen lisäksi myös ajanmukaistamisen vaatimat investoinnit eli toiminnalliset muutokset, jolla rakennuksen taso nostetaan alkuperäistä tasoa korkeammaksi. Tulevaisuuden haasteena on saada rakennuksiin tehtävien investointien taso riittäväksi, jotta rakennusten kunto voidaan turvata. Omassa käytössä olevat rakennukset tulisi säilyttää sellaisessa kunnossa, että oma toiminta voidaan hoitaa niissä tehokkaasti, terveellisesti ja turvallisesti. Suuri osa rakennusten sisäilmaongelmista aiheutuu kiinteistöjen kunnossapidon puutteista ja huonokuntoisten rakennusten viivästyneistä korjauksista.
6 Sisäilmaongelmien ennaltaehkäisevään kunnossapitoon pääseminen edellyttää systemaattisia toimenpiteitä korjausvelan vähentämiseksi. Mikäli näin ei tehdä, tilanne huononee tulevaisuudessa ja huonosta sisäilmasta aiheutuvat terveyshaitat jatkuvat. Kiinteistöjen toimenpideohjelma (tilasalkku) Salkutuksessa yhdistetään rakennuksen käyttötarve ja rakennuksen kunto (tekniset tiedot) ja päätetään niiden pohjalta rakennuksen tuleva kohtalo. Näin ratkaistaan rakennusten tavoitetila. Salkun avulla ja erilaisten arviointikriteerien perusteella tilat jaetaan esim. ydintiloihin, joustaviin tiloihin ja tarpeettomiin tiloihin. Kaupungin omistamiin rakennuksiin on sitoutunut huomattava pääoma. Omaisuuden arvon säilyttäminen edellyttää pitkäjänteistä ja suunnitelmallista toimintaa. Korjaamisen ja tarvittaessa korjaamatta jättäminen tulee olla huolellisesti harkittua käyttäjä- ja rakennuskohtaisesti. Tilasalkuissa rakennukset jaetaan pitkän tähtäimen tahtotilan mukaisesti eri luokkiin. Toimenpideohjelmat tulisi noudattaa kuntastrategiaa ja sen avulla laadittuja palveluverkko-ohjelmia. Näiltä osin toimenpideohjelmaa tullaan päivittämään, kun eri palvelualueiden palveluverkkoselvitykset on tehty/päivitetty. Rakennuskohtaisesti valitaan kohteen käyttö: - perusparannettava tai peruskorjattava - ei toimenpiteitä, myytävä - ei toimenpiteitä, käytetään loppuun ja puretaan Kaupungin kaikki rakennukset jaetaan neljään luokkaan sen mukaisesti, miten tärkeäksi niiden omistaminen nähdään kaupungin toiminnan kannalta: A. Pidettävät rakennukset - kaupungin palvelutoiminnan kannalta tai omaisuuden luonteen kannalta välttämättömät tilat; nämä rakennukset säilytetään ja niitä kehitetään - palvelutoimintaa lähellä olevat tilat B. Kehitettävät rakennukset - palveluverkkoanalyysillä selvitettävät rakennukset - käytössä olevat toiminnallisesti heikot tilat - voidaan myydä, purkaa tai kehittää nykyiseen tai muuhun toimintaan C. Realisoitavat rakennukset - tilojen käyttö ja omistus eivät ole tärkeää - käytöstä voidaan luopua ja tila tarvitsee investointeja - markkinoille vuokratut huonokuntoiset tilat D. Purettavat rakennukset - rakennuksilla ei käyttöä eikä markkina-arvoa, ja ne puretaan (myydään käyttökustannuksia) Liitteessä 1 on esitetty kiinteistöjen toimenpideohjelma. Peruskorjaustarve on esitetty vuosille 2017-2019 ja päivittyy 2020-2021, kun sote-ratkaisusta saadaan lisää tietoa.
k-m2 7 4. KAUPUNGIN TOIMITILAT 4.1 Tilojen ominaisuudet ja kunto Tilapalvelut tarjoavat kaupungin palvelutoiminnoille tarkoituksenmukaiset, taloudelliset tilat huomioiden toiminnallisuus, turvallisuus ja terveellisyys. Palvelualueet huomioivat toimitilojen merkityksen omien toimintojensa resurssina ja sitä kautta niiden tehokkuuden ja toiminnallisuuden. Palvelutoimintojen tilantarveselvityksissä ja hankesuunnitelmissa tavoitteena on olemassa olevan tilaomaisuuden tehokas käyttö ja vasta sen jälkeen laajennus- ja uudisrakennusvaihtoehto tai ulkopuolinen vuokraus. Tilapalvelut ohjaa ja valvoo hankkeiden suunnittelua omistajan näkökulmasta katsottuna tavoitteena toimivat, tarkoituksenmukaiset ja laajuudeltaan riittävät tilat. Palveluverkosta tehdyt päätökset ohjaavat kiinteistönpitoa ja on itse asiassa edellytys taloudellisesti kestävälle kiinteistöpidon onnistumiselle. Kaupungin hallitsemia toimitiloja on noin 120.000 m2 (mukaan lukien yritystilat); nykyarvo on liki 82 M. Jälleenhankintahinta koko rakennusmassalle on 166 M. Kaupungin omistamia toimitiloja on vähennetty viimevuosina lähinnä purkamalla ja myymällä rakennuksia. Näistä syistä korjausvelka ei ole kasvanut kokonaisuudessa. Jäljelle jäänyt rakennuskannan kunnon heikkeneminen on jatkunut. Kuva 1.Tilat jakaantuvat eri palvelualueittain seuraavasti: 45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 - Tilojen jakaantuminen Ulkopuolisille vuokrattuja tiloja on noin 30 % tiloista. Korjausvelkaa, joka on yksi suurimmista syistä rakennusten kosteus- ja homeongelmiin, tulisi vähentämää johdonmukaisesti. Laskennallinen korjausvelka on 41 M ja käytössä olevien rakennusten laskennallinen korjausvelka on 36,2 M.
HUONEISTO-M2 Milj. 8 Kuva 2. Tarpeeseen nähden riittämätön peruskorjaus kasvattaa korjausvelkaa (kaupungin toimitilat 2013-2015). Korjausvastuu ja peruskorjaukset 2013-2016 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 65 % 54 % Kaupungin toimitiloissa rakennuksen kuluminen on 2,6 M ja tämä rahasumma tulisi käyttää kiinteistöjen peruskorjauksiin, jottei korjausvelka nykyisestään kasva. Vuoden 2013 jälkeen puretut ja myydyt kiinteistöt ovat vähentäneet korjausvelkaa 7 M. Peruskorjauksen ja rakennusten kulumisesta aiheutunut epäsuhta on toisaalta kasvattanut korjausvelkaa 3 M. Kuva 3. Kaupungin toimitilojen kuntoluokat Kuntoluokat, kaupungin toimitilat 80 000 60 000 40 000 20 000 0 90-75 % 74-60% 59-50% < 50 % Kuntoluokka Lähiajan peruskorjaustarve liki 50.000 m2:lle, jos huomioidaan pelkästään käytössä olevat tilat. Kaupungin talous ja kaupungin edellyttämät rakenteelliset muutokset edellyttävät kriittistä tarkastelua tilojen käytön suhteen, ja tilojen tarve lähitulevaisuudessa tulee pienenemään kaupungin tällä hetkellä omistamasta oman käytön rakennuskannasta.
9 4.2 Palvelujen ja toimitilojen yhteensovittaminen (omistajaohjauksen ketju) Tilojen määrää ja käyttöastetta tulee tarkastella kriittisesti. Hyvinvointipalvelualueella on monilla palveluyksiköillä valmisteilla palveluverkkosuunnittelu, missä palvelut ja toimitilat sovitetaan yhteen. Kiinteistöohjelmaa päivitetään, sitä mukaa, kun palvelukartoitukset valmistuvat. Mm. perusopetuksen kouluverkkoselvitys valmistui syksyllä 2015; Selvityksen toimenpide-ehdotukset eivät edenneet päätökseen asti. Päivähoidon osalta tarveselvitys tilojen suhteen on käynnissä. 4.3 Perusopetuksen kouluverkkoselvitys Syksyllä 2015 tehdyn kouluverkkoselvityksen mukaan perusopetuksen järjestäminen edellyttää lähiajan investointeja. Särkikankaan alueen oppilaat ovat väistötiloissa valtuuston päätöksen mukaisesti kesään 2018 asti. Päätös edellyttäisi suunnittelun aloittamista pikaisesti vuodenvaihteessa 2016/2017. Seuraavassa taulukossa on esitetty perusopetuksen käyttämät koulurakennukset, sekä rakennusten kustannukset tilaa ja oppilasta kohden. Tunnusluvut syksyn 2015 kouluverkkoselvityksestä (päivitys puuttuu) Perusopetuksen Huoneistom2 Vuokra Oppilaat hum2/oppi- Kiinteistökustannus/oppi- tunnusluvut /brm2/kk lkm las las /a Hillatien koulu 4 017 9,91 252 15,9 2 105 Isokylän koulu 3 212 10,67 157 20,5 2 970 Särkelän väistötilat 4 025 7,62 109 36,9 3 800 Särkelän väistötiloissa myös muuta kuin perusopetuksen käyttöä mm. esiopetusta ja kansalaisopistotoimintaa. Sepänmäen koulua käytetään väistönä teknisten töiden osalta. 4.4 Kaupungin toimitilat Särkikankaalla Särkikankaalla on suuri osa kaupungin opetusrakennuksista ja sote-palveluja niin kuin asukkaita ja tyhjiä asuntoja. Mahdollinen lisäväestö voidaan helpoimmin asuttaa Särkikankaan alueelle tai päinvastoin palvelujen keskittäminen keskustaan tyhjentää edelleen Särkikankaan aluetta. Vireillä olevassa yleiskaavassa isot alueet edelleen varataan julkiselle rakentamiselle. Osa rakennuksista on myös jälleenrakennusajan kohteita, joilla on suojelustatus, eikä purkaminen ole mahdollista. 4.5 Sote-rakennukset Sote-uudistus etenee vaiheittain; Sote-uudistuksen tilajärjestelyt toteutetaan ilmeisesti niin, että palvelun tuottajat vuokraavat tarvittavat kiinteistöt. Kaupungin tulisi ennakoida sote-uudistusta varautumalla sote-palvelujen turvaamiseen alueella ja se edellyttävät myös käyttökelpoisia tilaratkaisuja. Myös rakennusten arvot ym. tekniset tunnusluvut tulee olla rakennuksittain selvillä sotetiloista neuvoteltaessa.
10 5 TOIMITILAKUSTANNUKSET Sisäisillä ja ulkoisilla vuokrasopimuksilla taataan eri käyttäjäryhmien palvelu sekä ohjataan käyttäjiä tehokkaaseen ja taloudelliseen tilojen käyttöön. Vuokran määrän tulee ohjata aidosti tilankäyttäjää. Tilojen tehokas käyttö tulee ensisijaisesti olla käyttäjän etu, mutta se tukee samalla myös tilapalvelua. Tilojen moninaiskäyttö- ja muuntelumahdollisuuksia tarkastellaan eri käyttäjäryhmien kesken. Sisäinen vuokra kattaa rakennuksen arvon säilyttämisen ja kunnossapidon, muut sovitut kiinteistö- ja käyttäjäpalvelut sekä pääoman tuottovaatimuksen. Kustannukset kohdistetaan niin, että käyttäjät maksavat tiloista käytön mukaan. Kiteytettynä sisäisen vuokran tehtävät kuntataloudessa: - toimii taloudellisena ohjausvälineenä - tuo kiinteistövarallisuuden osaksi kuntataloutta - rahoittaa rakennusten pitkän ja lyhyen aikavälin käytön. 5.1 Pääomavuokra Pääomavuokra määrittää omistetulle ja käytetylle pääomalle riittävän vuokraosuuden, jolla saadaan katettua kaikki pääomaan liittyvät kustannukset. Kustannusten määrittely lähtee liikkeelle pääoman arvostamisesta eli siitä kuinka paljon rahaa oikeasti on kiinni rakennuksissa ja mikä on rakennusten korjausvastuu ja korjausvelka. Pääomavuokran määrityksessä korkotuottovaatimuksen arvopohjana on käytetty rakennusten teknistä arvoa kuvaamaan rakennuksen todellista arvoa. Kaupungin talousarviossa on kiinteistömassalle määritelty korkotuottovaatimus (2%) rakennusten teknisestä nykyarvosta sekä rakennusten kulumisesta aiheutunut korjausvastuu (=poisto). Pääomavuokra vuonna 2013 oli 3,3 M ja vuonna 2016 2,6 M. Vuokran pienentyminen kuvaa toimitilojen vähenemistä. Pääomavuokran määräytyminen: Korjausvastike Korjausvastikkeen pitää tuottaa sellainen tulovirta, että kiinteistöomaisuus saadaan pidettyä käyttökelpoisessa kunnossa. Korjausvastike ilmoittaa millainen investointitaso rakennuksissa tulisi olla, jotta vuosikuluminen sekä mahdollinen korjausvelka saadaan katettua pitkällä aikavälillä. Korjausvastiketta kerätään vuosittain noin 2 M. 5.2 Ylläpitovuokra Juoksevien ylläpitokulujen kattamiseksi peritään ylläpitovuokraa (vuonna 2013 sisäinen ylläpitovuokra 4,44 M, vuonna 2016 4,07 M ). Ylläpitokuluja aiheutuu mm. lämmityksestä, sähköstä, vedestä ja jätevedestä, kiinteistönhoidosta, ulkoalueiden hoidosta, koneiden ja laitteiden huoltosopimuksista, osakehuoneistojen yhtiövastikkeista, isännöinnistä, siivouksesta ja vakuutusmaksuista.
M 11 6. TILOJEN HALLINNOINTI Toimitilojen hallinta ja kiinteistöjen ylläpito on keskitetty teknisiin palveluihin. Tilapalvelut rahoittaa toimintansa kiinteistöistä saatavilla sisäisillä ja ulkoisilla vuokrilla (nettobudjetointi). Toimitilojen johtamisen tehtävät ovat: tilojen hankinta, suunnittelu, rakennuttaminen, ylläpito ym. käyttöön liittyvien palvelujen hankinta. Kiinteistöjen hallintaohjelmat, kuntoarviot ja tutkimukset, kiinteistökohtaiset kunnossapitosuunnitelmat ja pitkän tähtäimen suunnittelu luovat pohjaa ennakoivalle toiminnalle, jolla varmistetaan tiloille käyttötarkoitukseen sopivat olosuhteet ja kiinteistöjen arvon säilyminen. Lisäresursseja vaativia laajoja asiantuntijatehtäviä hankitaan ulkopuolisena palveluna, mutta kaupungin tulee itsekin säilyttää tilaamisen ja rakennuttamisen asiantuntemus. Investointien rakennuttaminen ja valvonta sekä isännöinti kaupungin omissa toimitiloissa hoidetaan kaupungin omana työnä. Kiinteistöjen investointiohjelma on riippuvainen kaupungin budjettitaloudesta, eivätkä hallintokunnilta perittävät korjausvastikkeet lupaa rakennusten peruskorjauksia. Jos kaupungin budjetissa on rakenteellista niukkuutta, peruskorjaus helposti siirtyy myöhemmäksi tai jää kokonaan toteuttamatta. 7. ENNALTA EHKÄISEVÄ KIINTEISTÖJEN YLLÄPITO Kiinteistön ylläpidon tarkoituksena on säilyttää kiinteistön kunto, arvo ja ominaisuudet. Kiinteistöjen yllä- ja kunnossapidon kustannukset vuonna 2016 ovat 4,5 M. Ulkopuolisilta laskutettavaa on 0,92 M, joten kiinteistöjen nettokustannus käyttötaloudessa on 3,6 M (6,6 % koko toiminnan kustannuksista). Kuva 4. Kaupungin rakennusten yllä- ja kunnossapitokustannukset kustannuslajeittain Kiinteistöjen yllä- ja kunnossapitokustannukset 4,14 M 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 - Henkilöstökulut Palvelujen ostot Aineet ja tarvikkeet
/m2/kk 12 Kustannuksista energian osuus on 50 %. Kunnossapidon ja ylläpidon kustannukset ovat selvästi valtakunnallisia vertailuarvoja pienemmät, ja se näkyy palvelun laadussa sekä kunnossapitotöiden viipymisenä. Kuva 5. Kiinteistön ylläpitokustannukset tehtävittäin 1,00 0,90 0,80 0,70 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 - Kiintöistön ylläpidon kustannukset (yhteensä 2,87 /m2/kk) Kiinteistönhoito, kunnossapitotyöt sekä siivous hoidetaan omana työnä ja ostopalveluina. Kiinteistöjen yllä- ja kunnossapidon tehtävänä on hoitaa kaupungin kiinteistövarallisuutta siten, että kiinteistöjen arvo ja käytettävyys säilyvät. Kunnossapidon vuosikustannukset vuositasolla noin 400.000 (3,8 /h-m2) ovat tunnuslukuna selvästi alemmalla tasolla verrattuna Suomessa keskimääräisiin toimitilojen kunnossapitokustannuksiin (KTI 2012 7,2 /h-m2). Kiinteistöjen ylläpidossa tavoitteena on: - ennakoiva kiinteistönhoito - saada aikaan tavoitteiden mukaiset sisäilmaolosuhteet - kehittää energiakulutusta vähentäviä toimintamalleja - huolehtia, että kiinteistöt ovat elinkaarensa mukaisessa teknisessä kunnossa
13 Kuva 6. Kiinteistön ylläpidon tehtävät YLLÄPITO Kunnossapito Kiinteistönhoito Tekniset järjestelmät huolto Kiinteistön huolto Jätehuolto Siivous Ulkoilualueiden hoito Ohjaus Valvonta Tarkastus Lumityöt Liukkauden torjunta Puhtaana pito Vihertyöt Kiinteistönhuollon kehittämistyössä erotellaan teknisten järjestelmien huolto (rakennusautomatiikka, sisäilmajärjestelmien hoitaminen ym..) sekä perinteinen kiinteistönhoito. Kiinteistönhuoltoon kiinteästi kuulunut ns. käyttäjäpalvelulle mietitään vaihtoehtoisia toteutusmalleja, koska kiinteistöhoidon resurssit eivät niihin riitä. Kiinteistöjen ylläpitotarpeet järjestetään tehokkaasti Kiinteistönpidon tulee kohdentua erityisesti ennaltaehkäisevään ja ennakoivaan kiinteistönpitoon. Kiinteistöjä ja käyttäjiä palvelevat prosessit ja ohjelmistot ovat riittävät ja selkeät. Kiinteistöpalveluissa hyödynnetään tietoteknisiä ohjelmia kiinteistöjen ylläpidossa. Rakennusten kunnossapito ja korjaaminen perustuvat kuntoarvioihin ja jatkuvaan seurantaan. Kiinteistöorganisaatiota uudistetaan tarpeen mukaan. Henkilöstön osaamista kehitetään suunnitellusti. Tilojen hallinta- ja palautejärjestelmää kehitetään käyttäjäystävälliseksi. 8. PERUSKORJAUS/ INVESTOINNIT Perusedellytyksenä tulee olla, että rakennuksissa on turvallista ja terveellistä olla ja työskennellä. Palveluverkkosuunnittelun, toimitilaohjelman ja salkutuksen pohjalta muodostetaan kaupungin pitkän tähtäimen investointiohjelma, jota tarkistetaan talousarvioprosessin yhteydessä. Investointien ajankohdat määritellään kuntoluokkalaskennan, kuntoarvioiden ja kuntotutkimusten perusteella huomioiden toki palveluja tarvittavien investointien ajankohta.
14 Heikon talouskehityksen seurauksena kaupungin investoinneista yhä suurempi osa rahoitetaan pelkästään velkarahalla. Lainamäärien kasvaessa investointeja on pakko tarkastella yhä kriittisemmin. Tämä on johtanut siihen, että investointien toteutusta helposti siirretään myöhemmäksi, mikä on puolestaan johtamassa jo ennestäänkin suuren korjausvelan kasvuun. Rakennusten ylläpitoon, investointien suunnitteluun ja toteutukseen syntyy häiriöitä, jotka näkyvät esim. sisäilmaongelmina ja muina vakavina toiminnallisina ongelmina. Erityisesti sisäilmaongelmista aiheutuneet pakolliset korjaustarpeet ovat lisääntyneet. Määrätietoinen puuttuminen rakennuskannan korjausvelan kasvuun ja edellytysten luominen pitkäjänteiselle, laadukkaalle, kannattavalle ja ennakoivalle kiinteistönpidolle on taloudellisin vaihtoehto. 8.1 Investointien rahoitus Vuosikatteen tulisi määrittää pitkällä aikavälillä sen, miten voidaan investoida. Jos investoinnit ylittävät vuosikatteen, merkitsee se lisävelkaantumista. Investointien tekemistä velkarahoituksella edellisen lisäksi voidaan perustella silloin, kun investoinnit parantavat tuottavuutta, alentavat käyttökustannuksia tai lisäävät tuloja tai silloin, kun hankepanostus vahvistaa veropohjaa tai monipuolistaa elinkeinorakennetta. Investointien rahoitusvaihtoehdot 0. Oma rahoitus (rahoitetaan vuosikatteella) 1. Osittainen omarahoitus ( vuosikatteella ja lainarahalla) 2. Täysimääräinen velkarahoitus 3. Kiinteistö leasing (itse asiassa korollinen laina, johon sisältyy jäännösarvo ja lunastusmahdollisuus) 4. Elinkaarimalli ( tilapalvelujen hankinta- ja toimitustapa, jossa palveluntuottajalle siirretään yhdellä sopimuksella vastuu rakennuksen suunnittelusta, rakentamisesta ja kiinteistöpalveluista usean kymmen vuoden kattavan jakson ajaksi; tyypillinen sopimusaika on 25 vuotta. Elinkaarihanke soveltuu paremmin uudisrakennuksiin, joskin sitä on käytetty myös peruskorjauksissa. Lisäksi kokoluokan on oltava riittävän suuri ( > 10 M ), jotta palvelujen organisointi on taloudellista (kiinteät kustannukset) 8.2 Investointien toteutus Investoinnit tulee toteuttaa yleisesti toteutettujen suunnitteluhierarkioiden ja valmistelujen mukaisesti (tarveselvitys> hankesuunnittelu>investointipäätös>toteutussuunnittelu>rakentaminen). Hankkeiden valmistelussa on hankesuunnittelun rooli ratkaiseva. Hankesuunnitelmien on perustuttava kaupungin linjauksiin ja palvelurakennesuunnitelmiin. Hankkeita arvioidaan koko konsernin kannalta. Kiinteistökantaa tulee voida käyttää joustavasti sekä yhdistellä useamman käyttäjän tarpeita samaan hankkeeseen. Hankesuunnittelun hyväksymisen jälkeen käynnistetään varsinainen toteutussuunnittelu, kuntotutkimukset ym..
15 9. TOIMENPIDE-EHDOTUKSET 9.1 Palveluverkkotarkasteluiden jälkeen päivitetään toimenpideohjelma, mikä toimii myös investointiohjelman pohjana. 9.2 Korjausvelalle annetaan selkeät tavoitteet; korjausvelkaa ei enää kasvateta vaan tullaan vähentämään pitkällä aikajänteellä. 9.3 Kehitetään järjestelmää, niin että perittävät sisäiset vuokrat vastaavat tilakustannuksia ja peruskorjausinvestointeja. 9.4 Kiinteistökantaa kehitetään automatiikan avulla, kiinteistöille laaditaan kullekin oma hoito- ja kunnossapito-ohjelma, jolloin päästään ennakoivaan ja ennaltaehkäisevään kiinteistönhoitoon. Kehittämistyölle tulee löytyä riittävät resurssit. 9.5 Tilojen käytön tehostaminen (=palveluverkon kehittäminen) Pienemmillä kustannuksilla on mahdollista saada parempi toiminnan laatu. Kiinteistökulut ovat pieni osa kunnan taloutta, mutta niillä on suuri vaikutus tehokkuuteen, jolla kunnan palvelut tuotetaan. Oikein suunnitellulla palvelu-rakenteella saadaan aikaan säästöjä toiminnassa. Säästyneet rahasummat ovat suuria verrattuna kiinteistönpidon kustannuksiin. Tilaratkaisuissa hyödynnetään mahdollisuudet kehittää toimintoja uusiin tiloihin siirryttäessä. Hankesuunnittelussa tutkitaan hankkeen perusteet perustuen kaupungin strategiaan ja palveluverkoihin. 9.6 Uudisrakentamista suositaan, mikäli se on toiminnallisista syistä ja korkeiden korjausasteiden vuoksi taloudellisesti tarkoituksenmukaista. Liite: Toimenpideohjelma