Tekstinkäsittelyn perusteet

TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ Tekstinkäsittelyn perusteet Word

Sisällys Word-tekstinkäsittelyohjelma 1 1 Wordin näyttötilat 1 2 Valikot ja näppäimistö 2 2.1 Valikot ja niiden käyttö 2 2.2 Merkistöt näppäimistöltä ja valikosta 3 3 Tekstin kirjoittaminen 4 3.1 Asiakirjan avaaminen ja sulkeminen 4 3.2 Tekstissä liikkuminen ja tekstin valitseminen 4 3.3 Tekstin lisääminen ja korjaaminen 5 3.4 Tekstin muokkaustoiminnot 5 3.5 Kappalemuotoilut 7 4 Tekstin tallentaminen 9 4.1 Tallennuksen erityissääntöjä 9 4.2 Välitallennus ja tallennus toisella nimellä 9 5 Kuvan lisääminen ClipArt-kuvakirjastosta 10 6 Sivun asetukset 11 7 Esikatselu 11 8 Tulostus 12 9 Tehtävät 13 Ohje päivitetty 11.8.2005 /TL

1 Word-tekstinkäsittelyohjelma Tekstinkäsittelyohjelma on eniten käytetty Windows ohjelma. Microsoftin tarjoama Office eli toimistopaketti sisältää Word tekstinkäsittelyohjelman, joka on käytössä useimmissa kodeissa, kouluissa ja yrityksissä. Tämä moniste perustuu Word tekstinkäsittelyohjelman perustoimintoihin. 1 Wordin näyttötilat Tekstinkäsittelyohjelman käynnistämisen jälkeen näytölle avautuu Wordin näkymä, joka voi vaihdella riippuen siitä, millaisessa näyttötilassa ohjelma on edellisen kerran suljettu. Näyttötilalla tarkoitetaan Wordin tapaa näyttää käsiteltävänä oleva asiakirja näytössä. Normaalinäkymä Normaalinäkymä näyttää asiakirjan sellaisena kuin se tulostuu kirjoittimelle (merkkilajit, merkkikoot, sisennykset jne. näkyvät oikein), mutta mm. sivujen reunukset sekä ala- ja ylätunnisteet ja sivunumerot eivät näy näytöllä. Web asettelunäkymä Näyttää asiakirjan web-sivuna. Tämä näkymä on hyödyllinen, jos asiakirja on tarkoitus siirtää verkkosivuille. Asettelunäkymä Asettelunäkymä näyttää asiakirjan sellaisena kuin se tulostuu kirjoittimelle. Näkyvissä ovat myös asiakirjan reunukset sekä mm. ala- ja ylätunnisteet sekä sivunumerot. Jäsennysnäkymä Jäsennysnäkymää käytetään asiakirjan rakenteen ja otsikoinnin järjestämiseen. Työkalurivin avulla voidaan asiakirjan otsikoita järjestää ylemmälle tai alemmalle otsikkotasolle.

2 2 Valikot ja näppäimistö 2.1 Valikot ja niiden käyttö Otsikkorivi Valikkorivi Vakiotyökalurivi Muotoilutyökalurivi Viivain Tilarivi Tekstinkohdistin Otsikkorivi Word ikkunan ylärivi, jossa näkyy ohjelman nimi ja avoinna olevan asiakirjan nimi. Valikkorivi Ohjelman toimintojen perusvalikot. Viivain Viivain on tekstin asettelun apuväline, jonka avulla voit hoitaa mm. marginaali- ja sarkainasetuksia.

3 Työkalurivi Työkalurivit ovat kuvakerivejä, jotka sisältävät painikkeita Wordin tavallisimpia toimintoja varten. Word sisältää useita valmiita työkalurivejä. Tekstikohdistin/Kursori Wordin ikkunassa näkyvä vilkkuva kohdistin. Se kertoo käyttäjälle, mihin kohtaan seuraava kirjoitettava merkki tulee. Tilarivi Word ikkunan alareunassa sijaitseva työväline, joka kertoo monenlaista tietoa käsiteltävänä olevasta asiakirjasta. Tilariviltä näet mm. mitä sivua olet parhaillaan käsittelemässä. 2.2 Merkistöt näppäimistöltä ja valikosta Funktionäppäimet Kohdistimen ohjausnäppäimet Kirjoitusnäppäimistö Numeronäppäimistö Kirjoitusnäppäimistö Näppäimistön kirjaimet ja numerot sekä muut merkit, joilla merkit kirjoitetaan. Tähän osaan on lisätty ns. erikoisnäppäimiä: Alt ja Ctrl Vaihto- eli Shift Enter Esc Askelpalautin/BackSpace Delete Ctrl + Alt + Delete Käytetään yhdessä jonkin toisen näppäimen kanssa Shift + kirjain tekee ison kirjaimen Rivinsiirtoon ja toiminnon hyväksymiseen Escillä peruutetaan toimintoja Poistaa merkin tekstikohdistimen vasemmalta puolelta Poistonäppäin Käynnistää tietokoneen uudelleen

4 Kohdistimen ohjausnäppäimet Erikoisnäppäinten ryhmä, jota käytetään tekstikohdistimen ohjaamiseen. Esim. Homenäppäin siirtää kohdistimen rivin alkuun ja End-näppäin rivin loppuun. Funktionäppäimistö Kirjainnäppäinten yläpuolella oleva 10-12 näppäimen rivistöä (F1-F12) käytetään sekä yksinään että yhdessä Vaihto-, Alt- ja Ctrl näppäinten kanssa. Numeronäppäimistö Äärimmäisenä oikealla olevan numeronäppäimistön saa käyttöön painamalla NumLock näppäintä, jolloin merkkivalo syttyy numeronäppäimistön yläpuolelle. 3 Tekstin kirjoittaminen 3.1 Asiakirjan avaaminen ja sulkeminen Kun avaat ohjelman, Word avaa automaattisesti tyhjän asiakirjan. Aikaisemmin tallennettu asiakirja avataan valikosta Tiedosto/Avaa. Valitse asiakirja tiedostosta ja napauta Avaa. Uuden tyhjän asiakirjan saat napsauttamalla Uusi tyhjä tiedosto kuvaketta. Asiakirja suljetaan toiminnolla Tiedosto/Sulje tai asiakirjan oikeassa yläkulmassa olevasta rastista. Koko ohjelma suljetaan Tiedosto/Lopeta toiminnolla tai ohjelman oikeassa yläkulmassa olevasta rastista. Jos asiakirjaa ei ole tallennettu, ohjelma kysyy tallennetaanko asiakirja, ennen kuin ohjelma sulkeutuu. 3.2 Tekstissä liikkuminen ja tekstin valitseminen Asiakirjan tyhjällä alueella voi liikkua vain Enterillä tai tabulaattorilla. Tekstissä liikutaan nuolinäppäimillä tai hiirellä. Sivulta toiselle siirrytään näytön oikeassa reunassa olevan vierityspalkin avulla. Enterillä tehdään tyhjiä rivejä. Rivin vaihto tapahtuu automaattisesti siinä kohdassa, mihin sivun reunamarginaalit on määritelty. Jos haluat vaihtaa riviä jossain muussa kohdassa, käytä Enteriä. Teksti valitaan maalaamalla hiirellä tietty alue. Yksittäinen sana (tai merkki) voidaan valita kaksoisnapsauttamalla hiirtä. Koko rivi valitaan napsauttamalla hiirtä rivin vasemmassa reunassa, jolloin kohdistin muuttuu nuolisymboliksi. Koko asiakirja voidaan valita Muokkaa valikosta toiminnolla Valitse kaikki.

5 Esimerkkejä kohdistimen siirtämisestä näppäimillä <nuoli oikealle> <nuoli vasemmalle> <Ctrl + nuoli oikealle> <Ctrl + nuoli vasemmalle> <Ctrl + nuoli ylös> <Ctrl + nuoli alas> <Page Down> <Page Up> <Home> <End> <Ctrl + Home> <Ctrl + End> kirjain oikealle kirjain vasemmalle sana oikealle sana vasemmalle kappale ylös kappale alas sivu eteenpäin sivu taaksepäin rivin alkuun rivin loppuun asiakirjan alkuun asiakirjan loppuun 3.3 Tekstin lisääminen ja korjaaminen Tekstiä lisätään haluttuun kohtaan asiakirjassa napauttamalla hiirtä tekstissä tai siirtämällä kohdistinta nuolinäppäimillä. Pitempi teksti lisätään asiakirjaan maalaamalla ensin lisättävä teksti. Teksti kopioidaan Muokkaa valikon Kopioi toiminnolla tai pikanäppäimillä Ctrl + C. Uusi teksti liitetään napauttamalla hiirtä siinä kohdassa, mihin teksti lisätään. Sen jälkeen valitaan Muokkaa valikosta Liitä toiminto tai käytetään pikanäppäimiä Ctrl + V. Muokkaa valikosta löytyy myös Leikkaa toiminto, jonka avulla voi leikata tekstiä (pikanäppäimet Ctrl + X) ja liittää sitten johonkin toiseen kohtaan. Tekstiä voi poistaa askelpalauttimella tai Delete poistonäppäimellä. Viimeiset toiminnot voi perua myös Kumoa Kirjoitus pikapainikkeella. Leikkaa-, Kopioi- ja Liitä toimintoihin on olemassa myös pikapainikkeet. 3.4 Tekstin muokkaustoiminnot Lihavointi, kursivointi, alleviivaus Valitse Muotoile/Fontti tai pikapainikkeet B (Bold) = lihavoitu I (Italic) = kursivoitu u (underlined) = alleviivattu

6 Tekstityylin vaihtaminen Valitse Muotoile/Fontti tai pikavalikko Näpäytä alaspäin osoittavaa nuolta, niin saat esiin kaikki mahdolliset tekstityylit. Huom! Tyylien oikeassa laidassa on rullauspalkki. Tyylejä on siis enemmän kuin kerralla mahtuu näytölle! Kirjasinkoon vaihtaminen Valitse Muotoile/Fontti tai pikavalikko Huom! Voit valita fonttikooksi myös jonkin välikoon, jota pikavalikossa ei ole. Kirjoita tällöin haluamasi koko suoraan ylhäällä olevaan ruutuun entisen koon paikalle ja paina Enter-näppäintä. Yleensä tekstin kirjasinkokona käytetään 12 pistettä ja otsikot kirjoitetaan hieman suuremmalla kirjasinkoolla tai esim. lihavoituina. Tekstin värin muuttaminen Valitse Muotoile/Fontti tai pikavalikko A-kirjaimen alla oleva väripalkki kertoo tällä hetkellä valittuna olevan värin. Eli jos maalaat hiiren vasen painike pohjassa pätkän tekstiä ja näpäytät painiketta, teksti muuttuu väripalkin väriseksi. Kun näpäytät A-kirjaimen vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä, voit valita käyttöösi jonkun toisen värin.

7 Tekstin asettelu Valitse Muotoile/Kappale tai pikapainikkeet vasempaan reunaan keskelle oikeaan reunaan molempien reunojen tasaus Oheisessa kuviossa valittuna on vasemman reunan tasaus. Valittu painike näkyy koholla olevana. sisennys vasemmalle sisennys oikealle Luettelon lisääminen Valitse Muotoile/Luettelomerkit ja numerointi tai pikapainikkeet numeroitu/aakkostettu luettelo luettelomerkillinen luettelo Luettelomerkkien muokkaaminen tapahtuu siten, että aluksi maalataan alue, johon muokkaus kohdistuu ja sitten valitaan Muotoile/Luettelomerkit ja numerointi. Nyt voit vaihtaa luettelomerkkinä käytettävää kuviota tai ottaa käyttöön vaikka roomalaiset numerot. 3.5 Kappalemuotoilut Voit muotoilla tekstikappaleita esimerkiksi tasaamalla tekstin vasempaan, oikeaan tai molempiin reunoihin, muuttamalla riviväliä, sisentämällä tekstiä jne. Kappalemuotoilut voi tehdä valintaikkunassa tai työkalurivin muotoilupikatyökaluilla. Rivivälin muuttaminen Riviväli voidaan valita joko ennen kirjoitustyön aloittamista tai valmiiseen tekstiin. Helpompaa on muotoilla valmiiksi kirjoitettua tekstiä. Riviväli muutetaan seuraavasti: Aktivoi muutettava teksti. Valitse Muotoile/Kappale. Saat esiin viereisen valintaikkunan. Valitse nyt haluamasi riviväli. Yleensä käytetään riviväliä 1, tieteellisissä tutkimuksissa riviväliksi valitaan joko 1,5 tai 2.

8 Palstat Voit valita palstojen lukumäärän joko pikapainikkeella Palstat. tai valinnoilla Muotoile- Valitse nyt montako palstaa haluat. Voit valita palstoituksen ennen tekstin kirjoittamista tai voit palstoittaa valmiiksi kirjoitetun tekstin. Samassa asiakirjassa voi osa tekstistä olla palstoitettua ja osa palstoittamatta. Sivunumeron lisääminen Valitse Lisää/Sivunumerot. Voit lisätä sivunumeron joko ylä- tai alamarginaalin vasempaan tai oikeaan reunaan tai keskelle marginaalia. Huom! Jos työssäsi on kansilehti, yleensä siinä ei ole sivunumeroa. Poista siis valinta kohdasta Näytä numero 1. sivulla.

9 4 Tekstin tallentaminen Tehdylle tiedostolle annetaan nimi (tiedostonimi), valitaan tallennuskohde eli kansio (hakemisto), joka voi sijaita kovalevyllä (C-asema), tai erillisellä levyasemalla (A-asema) tai esim. muistitikulla (siirrettävällä levyllä). Tallentamisen vaiheet 1) Valitse Tiedosto valikosta Tallenna nimellä. 2) Anna asiakirjalle nimi kirjoittamalla se tiedostonimi ruutuun. 3) Valitse levyasema, johon työsi tallennat. 4) Valitse hakemisto/kansio, johon haluat tallentaa. Kansio avataan kaksoisnapsauttamalla sitä. 5) Tarkista, että tallennat oikeaan levyasemaan ja kansioon. 6) Hyväksy tallennus Tallenna painikkeella. Huom.! Word tarjoaa automaattisesti omaa tallennusmuotoaan (.doc). Tallennusmuodon voi tarvittaessa vaihtaa tallennusmuoto-ruudusta. 4.1 Tallennuksen erityissääntöjä Kannattaa käyttää suhteellisen lyhyitä ja kuvailevia tiedostonimiä, jotta tiedoston löytäminen on helpompaa. Tiedoston täydellinen polku voi sisältää enintään 255 merkkiä, mukaan lukien aseman kirjain, palvelimen nimi, kansion polku, tiedoston nimi ja tunniste. Tiedostojen nimet eivät voi sisältää seuraavia merkkejä: vinoviiva ( / ), kenoviiva ( \ ), suurempi kuin -merkki ( > ), pienempi kuin -merkki ( < ), tähti ( * ), kysymysmerkki (? ), lainausmerkki ( " ), pystyviiva ( ), kaksoispiste ( : ) tai puolipiste ( ; ). 4.2 Välitallennus ja tallennus toisella nimellä Välitallennus Valitse Tiedosto/Tallenna toiminto. Välitallennuksen voi tehdä myös napauttamalla tallennuslevykkeen kuvaketta valikkorivillä tai pikanäppäimillä Ctrl + S. Asiakirja tallentuu samalla nimellä ja samaan kansioon kuin edellisellä tallennuskerralla. Tallennus toisella nimellä Avaa Tiedosto/Tallenna nimellä toiminto. Voit antaa asiakirjalle uuden tiedostonimen, jolloin alkuperäinen asiakirja säilyy muuttumattomana.

10 5 Kuvan lisääminen kuvakirjastosta Asiakirjan ulkoasua voi elävöittää lisäämällä kuvia. Kuvia voi hakea esimerkiksi ClipArt kuvakirjastosta. Avaa Lisää valikosta Kuva ja ClipArt. Valitse avautuvasta ikkunasta sopiva kuvaluokka, kuva ja lisää leike. Voit myös etsiä lisää leikkeitä kirjoittamalla sopivan hakusanan Etsi leikkeitä kenttään. Kuvaa muokataan klikkaamalla se aktiiviseksi ja valitsemalla hiiren oikealla painikkeella Muotoile kuvaa. Muotoile kuvaa valikosta on mahdollista muuttaa kuvan kokoa, asettelua tekstiin nähden, väriä, viivoja ja rajausta. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, klikkaa OK. Palauta painikkeesta kuvan asetukset palautuvat ennalleen. Huom.! Kun kuva on aktiivinen, sen kokoa voi muuttaa myös kuvan kulmissa ja sivuilla olevista pienistä valintakahvoista. Tartu hiirellä kahvoihin ja vedä. Aktiivista kuvaa voi siirtää hiirellä tai nuolinäppäimillä. Kuvan voi myös leikata, liittää tai kopioida kuten tekstiäkin.

11 6 Sivun asetukset Voit vaikuttaa tulostettavan sivun ulkoasuun määrittelemällä ennen tulostusta mm. sivun reunukset ja paperin suunnan. Sivun asetuksia voi muuttaa valitsemalla valikkoriviltä Tiedosto/Sivun asetukset. Valitsemalla välilehden Paperin koko voit muuttaa paperin suuntaa Vaakatasoon. Oletuksena on pysty A4 kokoinen paperi. Voit muuttaa vasenta ja oikeaa reunusta sekä ylä- ja alareunusta myös vaakaviivaimen avulla asettelunäytössä. Kun viet hiiren reunukseen, se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi. Ota hiirellä kiinni reunuksesta ja vedä reunus haluamaasi kohtaan. 7 Esikatselu Asiakirjaa voidaan esikatsella ennen tulostusta valitsemalla valikkoriviltä Tiedosto/Esikatselu tai näpäyttämällä työkalurivin esikatselun pikapainiketta. Esikatselutilassa näkee, kuinka teksti ja muut objektit sijoittuvat paperille. Esikatselutila suljetaan työkalurivin Sulje painikkeesta. Asiakirjasta voi tarkastella useita sivuja yhtä aikaa käyttämällä pikatyökalua Useita sivuja.

12 8 Tulostus Asiakirja tulostetaan valitsemalla Tiedosto/Tulosta tai pikapainikkeella Huom! Asiakirja kannattaa aina tallentaa ennen tulostamista! Jos haluat tulostaa vain tietyt sivut, tee Sivualue-valinta. Oletusarvoisesti koko dokumentti tulostuu. Jos käytössäsi on useita tulostimia, valitse haluamasi tulostin Kirjoitinvalikosta.

13 9 Tehtävät 1. Avaa malliteksti tiedostosta 2. Valitse tulostusasettelunäkymä 3. Valitse tekstistä ensimmäinen rivi ja lihavoi teksti 4. Tallenna tekemäsi muutokset 5. Alleviivaa toisen kappaleen ensimmäinen lause 6. Keksi toiselle kappaleelle alaotsikko ja muuta otsikon fonttikooksi 14 7. Muuta otsikon väri siniseksi 8. Sisennä toinen kappale oikealle 9. Valitse koko teksti ja muuta riviväliksi 1,5 10. Lisää kuva ClipArtista. Muuta kuvan asettelu tekstin päälle ja pienennä kuvaa tarvittaessa 11. Tallenna tehtävä eri nimellä kuin alkuperäinen tiedosto