KARVIAISEN TIEDOTUKSEN PERUSLINJAUKSET JA KÄYTÄNTEET Karviainen viestijänä Karviaisen tehtävänä on tuottaa alueensa kuntalaisille sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut. Tehtävässä onnistuminen edellyttää aktiivista ja oikea-aikaista viestintää, jonka tarkoituksena on kertoa Karviaisen toiminnasta, palveluista, suunnitelmista ja päämääristä. Viestintä on myös vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Viestinnällä luodaan edellytykset asiakkaiden osallisuudelle palveluissa. Viestintä tukee johtamista ja Karviaisen kehittymistä strategian ja vision mukaisesti. Viestinnän tavoitteita ja toimenpiteitä ohjaa Karviaisen strategia. Tiedottamisen säädösperusta Perustuslaki määrittelee jokaisen perusoikeuden tietoon ja hyvään hallintoon. Viranomaisten asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia, ja jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Jokaisella yksilöllä on oikeus osallistua ja vaikuttaa yhteiskunnan ja elinympäristön kehittämiseen, ja julkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa häntä itseään koskevaan päätöksentekoon. Julkisuuslainsäädäntö turvaa ja edistää tiedonsaantia. Viranomaisen tulee toimia julkisuusmyönteisesti ja tiedonsaannin rajoittamiselle tulee olla objektiivinen peruste. Jos pyydettyjä tietoja ei anneta, tämä on perusteltava. Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoa ja täydentää kuntalain tiedottamissäädöstä sekä julkisuuslain säännöksiä tiedonsaannin edistämisvelvollisuudesta. Laajavaikutteisen asian vireilläolosta tulee ilmoittaa ja niiden osalta tulee varata vaikuttamismahdollisuuksia. Hallintolaissa säädetään myös viranomaisen neuvonta- ja opastamisvelvollisuudesta sekä asiallisen, selkeän ja ymmärrettävän kielen käyttämisestä. Kuntalaki velvoittaa tiedottamaan ja luomaan edellytykset asioihin osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Kuntalain tiedottamisäännöksessä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Edelleen kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia esim. kunnan palveluista ja taloudesta. Asukkaille tulee myös tiedottaa, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Sosiaali- ja terveydenhuollon osalta edellä mainitut velvoitteet koskevat perusturvakuntayhtymä Karviaista. Tiedotuksen peruslinjaukset Kuntayhtymän tiedottamista johtaa yhtymähallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kuntayhtymän tiedottamisesta. Yleisestä tiedottamisesta ja viestinnän kehittämisestä vastaa kuntayhtymän johtaja johtoryhmän avustuksella. Palvelulinjajohtajat vastaavat
oman linjansa tiedottamisesta. Pääasiallisia tiedottajia oman keskuksensa asioista ovat keskuspäälliköt. Karviaisen toimielinten päätöksistä tiedottaa esittelijä tai ko. asiassa erikseen mainittu lisätietojen antaja. Jokainen Karviaisen työntekijä on velvollinen opastamaan asiakkaita oikeiden palveluiden lähteille. Yksilöllinen neuvonta ja tiedottaminen sekä palautteen vastaanotto on osa asiakaspalvelua kaikissa Karviaisen toimipisteissä. Neuvontaan on suhtauduttava asiakkaan näkökulmasta ja on oltava valmiina auttamaan myös oman vastuualueen ulkopuolelle menevissä kysymyksissä. Karviaisen palveluksessa olevalla henkilöllä on oikeus tiedottaa asioista, jotka kuuluvat hänen omaan toimivaltaansa. Hän myös vastaa antamistaan tiedoista. Tiedottamisen tulee olla asiaperustaista. Mikäli asia koskee laajempaa joukkoa kuin yksittäistä asiakasta, edellytetään tiedottamiseen kuitenkin esimiehen valtuutus. Vaikka Karviaisen palveluksessa olevalla on myös lakiin perustuva ilmaisuvapaus, tiedotuksen on oltava omaa työtä, työyhteisöä, asiakkaita ja Karviaista arvostavaa ja Karviaisen tiedotusohjeiden mukaista. Toimiva sisäinen tiedonkulku on työyhteisön hyvinvoinnin ja motivaation kannalta erityisen tärkeää. Sisäinen viestintä on jokaisen työntekijän vastuulla jokaisella on velvollisuus tiedottaa omaan työhönsä liittyvistä asioista. Jokaisella on myös velvollisuus etsiä tietoa tarvitsemistaan asioista. Esimiehillä on velvollisuus sitouttaa työntekijät Karviaisen strategisiin tavoitteisiin ja huolehtia siitä, että henkilöstöllä on riittävästi tietoa omien työtehtäviensä menestyksekkääseen hoitamiseen. Perusviestit Perusviestit ilmentävät Karviaisen strategisia tavoitteita. Organisaation maine ja uskottavuus ovat avainasioita perustehtävässä onnistumisen kannalta. Hyvä maine lisää mahdollisuutta menestyä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajana. Toiminnallinen perusviesti Karviainen on seudullinen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottaja, joka hyödyntää palveluissaan organisaation erityisosaamista ylikunnallisesti. Ylikunnallisuus mahdollistaa monipuolisen palvelutarjonnan ja se vähentää organisaation haavoittuvuutta. Psykologinen perusviesti Karviainen on luotettava ja osaava sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottaja, jossa tuotetaan vuosisopimuksessa sovitut palvelut. Yhteyden saaminen ja palveluiden piiriin pääsy toteutuu normien säätämissä määräajoissa. Karviainen on vetovoimainen ja arvostettu työnantaja, jossa toteutuvat hyvä johtaminen, kannustava työilmapiiri ja aktiivinen rekrytointi.
Eettinen perusviesti Toiminta perustuu Karviaisen arvoihin, joita ovat myönteisyys uudistuminen oikeudenmukaisuus vastuullisuus asiakaskeskeisyys Sosiaalinen perusviesti Karviaisessa on omaksuttu tulevaisuusorientoitunut toimintatapa, jossa painottuvat ennaltaehkäisevä toiminta ja varhainen tuki. Sidosryhmät Karviaisen tärkeimmät sidosryhmät ja yhteistyökumppanit: asiakkaat jäsenkuntien organisaatiot jäsenkuntien päättäjät Liikelaitoskuntayhtymä Puhti Sosiaalitaito Oy kuntayhtymät, joissa jäsenkunnilla on osakkuus muut kunnalliset toimijat yritysasiakkaat yksityiset palveluntuottajat tavarantoimittajat viranomaiset (avi ja valvira) oppilaitokset media Sisäinen viestintä Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan organisaation sisällä tapahtuvaa, työyhteisön jäseniin kohdistuvaa ja heidän välillään tapahtuvaa viestintää. Sisäisen viestinnän kanavat: sähköposti ilmoitustaulut intranet koulutustilaisuudet perehdytys kehityskeskustelut kokoukset/työryhmät
Mitä? Kenelle? Kuka? Miten? Milloin? Käsiteltävät asiat Kuntayhtymä- Johto Esityslistat, Kokousten jälkeen hallitus Hallitukset pj. kokoukset Jäsenet Visio ja strategia Koko henkilöstö Johto Esimiespäivät Linjapäivät vuosittain Vuosisopimus + talousarvio Koko henkilöstö Johto Esimiespäivät Linjapäivät Toimitetaan yksiköihin vuosittain Ajankohtaiset asiat Koko henkilöstö Johto Henkilöstö Sähköposti Ajankohtana Taloudellinen tilanne Koko henkilöstö Esimiehet Johto Tilinpäätös Osavuosikatsaus Kk-seuranta hlöstöpalavereissa kuukausittain Karviais-hengen vahvistaminen Koko henkilöstö Koko henkilöstö Arjen toiminnassa Tyhy-toiminnassa Henkilöstötilaisuuksissa Koko ajan Mitä? Kenelle? Kuka? Miten? Milloin? Karviaisen toimintatavat Koko henkilöstö Uudet työntekijät Esimies Työyksikköpalaverit Perehdytys Uusia toimintatapoja käyttöönotettaessa Työn alkaessa Henkilöstövaihdokset Koko henkilöstö Puhelinvaihde Esimies Sähköposti Vaihdosten yhteydessä Perehdytys Uudet työntekijät Esimies Perehdytysopas Työn alkaessa Toimielinten pöytäkirjat Julkisia Toimielimen sihteeri www.sivut Kokousten jälkeen
Kokousmuistiot Osallistujat Sihteeri Muistiot Tarvittaessa intranettiin Kokousten jälkeen Koulutus Koko henkilöstö Hallinto- ja talouspäällikkö Esimiehet tarvittaessa Hankinnat Esimiehet Hankinnoista vastaava Esimiehet tarvittaessa Ulkoinen viestintä Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan sitä, mitä Karviainen kertoo itsestään ulospäin. Ulkoiseen viestintään kuuluu perinteisen tiedottamisen lisäksi vuorovaikutus asiakkaiden kanssa ja suhteet tiedotusvälineisiin. Kenelle? Yhteyshenkilö Mitä? Miten? Kuka? Jäsenkuntien organisaatiot Kuntajohtajat toimialajohtajat Ajankohtaiset asiat Yhteiset asiat Kokoukset, asiakirjat, sähköposti johto Jäsenkuntien päättäjät Valtuuston ja hallituksen pj:t Perussopimuksessa mainitut asiat Yhtymähallituksen esitykset, kokoukset, seminaarit Yhtymähallitus, johto Kuntalaiset Kuntalaiset Ajankohtaiset tiedotettavat asiat Karviaisen toiminnan esittely www-sivut, lehdet, muu media Johto, esimiehet, työntekijät Yksittäiset asiakkaat Asiakkaat, omaiset Palvelut, ajankohtaiset asiat Yhteystiedot www-sivut, esitteet, tiedotteet, hakemistot, opasteet Johto, sosiaali- ja potilasasiamies
Hus, Lohjan sairaala Terry, johtaja, työryhmät Erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yhteistyö Kokoukset Johto Puhti Johtaja Taloushallintoon, palkkoihin ja tietohallintoon liittyvät asiat Kokoukset, tiedotteet, sähköpostit Johto ja esimiehet Sosiaalitaito Oy Toimitusjohtaja Sosiaalitoimen kehittäminen Kokoukset, sähköposti Johto, hallituksen jäsen Muut kuntayhtymät joissa osakkuus jäsenkunnilla Nimetyt yhteyshenkilöt Kehittämistarpeet, talousarvioasiat Kokoukset, lausunnot johto Oppilaitokset Opintoohjaajat ja muut vastuuhenkilöt Sopimukset, harjoittelut, koulutukset, kehittäminen, arviointi Neuvottelut ja sopimukset, tiedotteet, oppilaitoskäynnit, todistukset Johtava hoitaja, johto, esimiehet Viranomaiset Nimetyt yhteyshenkilöt Asiakirjat, lausunnot, selvitykset Neuvottelut, lausunnot, selvitykset, tilastot Asianomainen viranomainen Tavara ja palveluiden toimittajat Nimetyt yhteyshenkilöt tarjouspyynnöt ja tilaukset, sopimukset Kilpailutukset, neuvottelut, päätökset Johto, hankintatiimi, hankintojen vastuuhenkilö Media Toimittajat Ajankohtaiset ja uudet asiat Lehdistötiedotteet, lehdistötilaisuudet, haastattelut johto
Viestinnän toteuttaminen Yhtymähallitus 28.2.2012 27, Liite 7 Visuaalinen ilme kertoo osaltaan organisaatiosta. Onnistunut visuaalinen ilme antaa kuvan yhtenäisestä Karviaisesta ja auttaa liittämään tietyt asiat Karviaiseen kuuluviksi. Visuaalinen ilme välittyy asiakkaille esimerkiksi lehtiilmoitusten, nimineulojen ja käyntikorttien kautta. Karviaisen toiminnasta kuntalaisille viestivät myös erilaiset näkyvät terveyden edistämisen toimet, kuten äijäpäivä, vanhustenviikon tapahtumat tai savuttomuus. Tiedote on nopea ja helppo tapa saada asiat tiedotusvälineiden ja asiakkaiden tietoon. Hyvästä tiedotteesta löytyvät seuraavat ainekset: vastaa kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin, miten ja miksi sisältää uutisen. tärkeimmät asiat otsikossa ja alussa, vähemmän tärkeät asiat lopussa tulisi mahtua yhdelle A4-liuskalle kieli kuntoon: vältä hallinnollisia termejä ja käytä hyvää yleiskieltä loppuun lisätietojen antajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite jakelussa ei kannata säästellä; samalla kerralla lähetät tiedotteen isommallekin joukolle laita tiedotteen uutinen otsikoksi muista myös sisäinen jakelu. Kun pidät huolen sisäisestä tiedottamisesta, tiedotusvälineet eivät saa ristiriitaisia lausuntoja muista myös verkkosivut kun lähetät tiedotteen, huolehdi, että sinulla on aikaa vastata tiedotusvälineiden kysymyksiin. Ole tavoitettavissa! Mikäli asia on väärin ymmärretty, sinulla on velvollisuus oikaista virhe Eri tiedotusvälineet haastattelevat toisinaan Karviaisen henkilöstöä ja esimiehiä asiantuntijoina Karviaisen toimintaan liittyvissä asioissa. Haastattelupyynnön tullessa kannattaa miettiä seuraavia asioita: pidä huoli, että olet ymmärtänyt haastattelun aiheen oikein mieti, oletko juuri sinä oikea ihminen kommentoimaan asiaa toimittajilta tulee selvittää mihin mediaan juttu tulee haastattelut mieluummin kasvotusten, puhelinhaastattelut ovat aina vaativampia haastattelupyyntöön ei tarvitse suostua heti, vaan voi pyytää toimittajaa soittamaan uudelleen hetken kuluttua. Näin jää aikaa tarkistaa asiatietoja ja koota ajatuksia muista olla avoin ja rehellinen sinulla on oikeus tarkastaa juttu ennen sen julkistamista toimittajalta kannattaa pyytää pääkysymykset ennakkoon radio- ja tvhaastatteluissa Tiedotustilaisuus järjestetään, kun halutaan tiedottaa merkittävästä tapahtumasta, uudistuksesta, uutisesta tai aiheesta medialle ja pelkkä tiedote
ei tunnu riittävältä. Tiedotustilaisuus kannattaa järjestää silloin, kun on ennakoitavissa, että asia herättää paljon keskustelua. Tiedotustilaisuuden toissijaisena tarkoituksena on myös luoda ja ylläpitää mediasuhteita. valmistaudu huolella. Varaa paikka ja mahdolliset tarjoilut. lähetä kutsu mielellään vähintään viikkoa aikaisemmin. kutsun mukaan tiivis tiedote tilaisuudessa käsiteltävästä asiasta. laadi tiedotustilaisuuteen tiedote, joka jaetaan toimittajille tiedotustilaisuus saa kestää korkeintaan tunnin avauspuheenvuorossa esitellään muut puhujat varaa aikaa henkilökohtaisiin haastatteluihin tilaisuuden jälkeen muista jakaa tiedote sähköisesti kaikille medioille ja talon sisällä kutsuun selkeät ohjeet tilaisuuden pitopaikkaan Seuranta Viestinnän seuranta on olennainen osa viestintää. Seuraamalla pystytään varmistamaan viestin oikeellisuus tiedotusvälineissä. Karviaisessa seurantaa toteutetaan mm. keräämällä Karviaista koskevat lehtijutut leikekansioon. Jokainen tiedotteiden laatija ja lähettäjä on velvollinen seuraamaan viestin perille menoa ja oikeellisuutta tiedotusvälineissä.