Karjalan tutkimuslaitoksen toimintakäsikirja Muutoshistoria: Versio Hyväksyjä Päiväys Muutoksen luonnehdinta Versio 1.4 KTL:n johtaja Pekka Suutari; laitoskokous Versio 1.3 Versio 1.2.1 Versio 1.2 Versio 1.1 Versio 1.0 KTL:n johtaja Pekka Suutari; laitoskokous KTL:n varajohtaja Heikki Eskelinen KTL:n johtaja Pekka Suutari; laitoskokous KTL:n johtaja Pekka Suutari KTL:n johtaja Pekka Suutari; laitoskokous Muutoskohdat 19.6.2013 Päivitys Koko asiakirja ja osa liitteistä 20.6.2012 Päivitetty sisäisen auditoinnin jälkeen 25.8.2011 Lisätty liitteeksi laitoskokouksen määrittelemät kehittämiskohteet 15.6.2011 Päivitys, englanninkielisen tiivistelmän lisäys Koko asiakirja ja osa liitteistä Liite 9 Koko asiakirja, liitteet 1-5, 7-8 5.11.2010 Päivitys Koko asiakirja, liitteet 16.4.2010; Korjattu sisäisen Koko asiakirja 7.6.2010 auditoinnin jälkeen Luonnos 0.7 Laatutyöryhmä 14.4.2010 Korjattu luonnos Koko asiakirja Luonnos 0.6 Johtoryhmä 26.5.2009 Auditoitava luonnos Koko asiakirja Luonnos 0.5 Laatutyöryhmä 7.4.2009 työryhmän luonnos Koko asiakirja Luonnos 0.4 Laatutyöryhmä 23.3.2009 työryhmän ehdotus Koko asiakirja 1
Sisällysluettelo 1 Karjalan tutkimuslaitos Itä-Suomen yliopistossa 1.1 Missio, visio ja strategia 1.2 Tiedonkäyttäjät ja sidosryhmät 1.3 Laadun hallinta 1.4 Laitoksen organisaatio ja hallinto 2. Voimavarat 2.1 Henkilöstö 2.2 Tilat ja laitteet 3.3 Rahoitus 3. Toiminnot 3.1 Avaintoiminnot 3.1.1 Johtaminen 3.1.2 Johdon katselmus 3.2 Ydintoiminnot 3.2.1 Tutkimus 3.2.2 Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vastuullisuus 3.2.3 Tieteellinen jatkokoulutus ja osallistuminen opetukseen 3.3 Tutkimusta tukevat toiminnot 3.3.1 Tutkimuksen tukipalvelut 3.3.2 Henkilöstö- ja taloushallinto 3.3.3 Julkaisusarjat 3.3.4 Laitoskirjasto 3.3.5 Viestintä 4. Toiminnan arviointi ja kehittäminen 4.1 Arvioinnit ja auditoinnit 4.2 Palautejärjestelmät ja mittarit (indikaattorit) 4.3 Poikkeamien ja valitusten käsittely Luettelo liitteistä Liite 1. Hallintopalvelutehtävien vastuuhenkilöt Liite 2. Johtoryhmän ja pysyvien työryhmien kokoonpanot Liite 3. Karjalan tutkimuslaitoksen uuden työntekijän perehdyttämisohje Liite 4. Tutkimushankkeen prosessikuvaus Liite 5. Palvelututkimushankkeen perustaminen, tehtävät ja vastuut Liite 6. Karjalan tutkimuslaitoksen kirjastokäsikirja Liite 7. Seurattavat indikaattorit ja niiden tavoitteet Liite 8. Dokumentointi ja asiakirjojen tallentaminen 2
1. Karjalan tutkimuslaitos Itä-Suomen yliopistossa Karjalan tutkimuslaitos on Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekuntaan kuuluva tutkimuslaitos. Sen keskeisiä toimintoja ovat 1) tutkimus, 2) yhteiskunnallinen vuorovaikutus sekä 3) tieteellinen jatkokoulutus ja osallistuminen opetukseen. Tässä toimintakäsikirjassa esitellään laitoksen toimintojen lisäksi sen johtamisen ja kehittämisen periaatteet ja menettelytavat sekä laadunvarmistuksessa käytettävät seurantaindikaattorit. Asiakirjaa käytetään myös uusien työntekijöiden perehdyttämisen välineenä. Asiakirja on osa Itä-Suomen yliopiston ja sen yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan laatujärjestelmää (https://www.uef.fi/intra/laatutyo/dokumentit). Se on nähtävillä sähköisesti laitoksen kotisivuilla (www.uef.fi/ktl/) ja paperilla Karjalan tutkimuslaitoksen arkistossa. 1.1 Missio, visio ja strategia Karjalan tutkimuslaitos harjoittaa kansainvälisesti ja kansallisesti korkeatasoista ja arvostettua tutkimusta, jota käytetään yliopisto-opetuksessa ja jolla on yhteiskunnallista vaikuttavuutta erityisesti Itä-Suomen kannalta tärkeissä kysymyksissä. Laitos on houkutteleva tutkijoiden ja jatkokoulutettavien työyhteisö sekä arvostettu kansainvälinen ja kansallinen yhteistyökumppani. Itä-Suomen yliopiston strategiassa (22.3.2010) yliopiston missiota määritellään mm. seuraavasti: Yliopisto profiloituu vahvuusaloilleen ja tukee erityisesti Itä-Suomen kehitystä. Karjalan tutkimuslaitoksessa harjoitetulla tutkimuksella on tärkeä rooli Itä-Suomen yliopiston pyrkiessä Venäjän ja Euroopan rajojen, rajaseutujen ja reuna-alueiden tutkimuksessa alan kansainväliseen kärkeen (Itä-Suomen yliopiston strategia 22.3.2010). Lisäksi tutkimuslaitoksen monitieteisillä tutkimusryhmillä on merkittäviä liittymäkohtia yliopiston strategiassa määriteltyihin vahvuusaloihin metsä ja ympäristö ja terveys ja hyvinvointi. Laitoksen osallistuminen tutkimuslähtöiseen kehittämistoimintaan sekä toimeksiantotutkimukset ovat tärkeä osa Itä-Suomen yliopiston yhteiskunnallisesta vaikuttavuutta ja yhteiskunnallista vastuullisuutta. Tutkimuslaitos on sitoutunut Itä-Suomen yliopiston arvoihin. Laitoksen toiminnassa ja suhteissa ympäröivään yhteiskuntaan korostuvat erityisesti seuraavien arvojen toteuttaminen ja edistäminen: monikulttuurisuus, yhdenvertaisuus, sukupuolten välinen tasa-arvo kestävä kehitys (ekologinen, sosiaalinen ja kulttuurinen) sosiaalinen oikeudenmukaisuus ja hyvinvointi uuden tiedon etsintä, kriittisyys, luotettavuus Laitoksessa harjoitettu tutkimus on osa Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan toimintaa. Laitos osallistuu tiedekuntien antamaan opetukseen, erityisesti tohtorikoulutukseen. Karjalan tutkimuslaitoksen strategian mukaisia tutkimuksen painoaloja ovat: Aluekehitys ja maaseutu Etnisyys ja kulttuuri 3
Raja ja Venäjä Laitos tavoittelee omilla painoaloillaan kansainvälisesti tunnustettua asemaa. Painoaloilla laitoksessa yhdistyy kansainvälisesti ja kansallisesti korkeatasoinen perustutkimus sekä Itä-Suomen kehityksen kannalta tärkeiden kysymysten soveltava tutkimus. Laitos rakentaa painoaloillaan kansainvälisiä ja kansallisia tutkimusverkostoja sekä uuden tiedon siirtoa tukevia osaamisen ja kehittämisen verkostoja. 1.2 Tiedonkäyttäjät ja sidosryhmät Karjalan tutkimuslaitoksen ydintoimintoja ovat tutkimus, tieteellinen jatkokoulutus sekä yhteiskunnallinen vuorovaikutus. Tutkimushankkeiden sekä tutkijakoulun ja tohtoriohjelman puitteissa laitoksessa annetaan jatko-opintojen ohjausta ja laitoksen tutkijat osallistuvat myös muuten tiedekuntien jatkokoulutukseen ja opetukseen. Laitoksen erityispiirre ja vahvuus on se, että sen painoaloilla perustutkimus, soveltava tutkimus, toimeksiantotutkimus sekä tutkimusperustainen kehittämistoiminta tukevat toisiaan. Laitoksen toiminta on monitieteistä ja tutkijoiden eri tiedetaustat täydentävät toisiaan ja kerryttävät painoalojen ainutkertaista tieto- ja kokemuspääomaa. Karjalan tutkimuslaitoksen tuottaman tiedon käyttäjät muodostuvat kolmesta erilaisesta pääryhmästä. Ne ovat 1) kansainvälinen ja kansallinen tiedeyhteisö, 2) yhteiskunnalliset toimijat ja 3) asiantuntijapalveluiden ja tutkimuksen toimeksiantajat. Kansallinen ja kansainvälinen tiedeyhteisö odottaa korkeatasoisia julkaisuja ja jatko-opintojen ohjausta, joissa laitos esittää tutkimusaloillaan uutta tietoa, uusia käsitteitä ja tutkimusotteita. Tiedeyhteisön tuki, palaute ja arvostus ovat ensiarvoisia laitoksen toiminnalle. Laitoksen tutkimusryhmät osallistuvat aktiivisesti tiedeyhteisön toimintaan, kuten julkaisutoimintaan, konferensseihin, seminaareihin, yhteisiin hankkeisiin ja verkostoihin sekä muihin tieteellisiin organisaatioihin. Itä-Suomen yliopiston sisällä tutkimuslaitoksen tärkeitä kumppaneita ja työn tulosten käyttäjiä ovat yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta ja laitoksen tutkimusaloilla toimivat tiedekuntien tutkijat ja opiskelijat, erityisesti jatko-opiskelijat. Jatko-opiskelijoille, tutkijoille ja tutkimusryhmille tutkimuslaitos tarjoaa uuden tiedon tuottamiseen sopivan yhteistyöympäristön. Osana tutkijayhteisöä ja tutkimusryhmiä yksittäisen tutkijan työ ja osaaminen saavat laajempia merkityksiä. Yhteiskunta ja sitä edustava julkinen valta on tutkimuksen keskeinen rahoittaja ja yhteiskunnalliset toimijat ovat tutkimustiedon tärkeitä käyttäjiä. He odottavat sekä korkeatasoista tutkimusta että ajankohtaisiin ongelmiin tarttuvaa vuorovaikutusta, joka luo ja kehittää osaamisen verkostoja. Toimijoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä sekä kansalaisyhteiskuntaa että hallintoa, päättäjiä, koulutusja kehittämisorganisaatioita ja tiedotusvälineitä. Laitoksella on pitkäkestoisia yhteistyösuhteita useiden tutkimustiedon soveltajien ja tutkimuksen rahoittajien kanssa. Laitoksen tutkijat ovat asiantuntijoita, jotka osallistuvat yhteiskunnalliseen keskusteluun ja toimintaan yhteistyösuhteiden ja keskustelufoorumien puitteissa, sekä tiedotusvälineiden kautta. Yksi osa laitoksen ja laajemmin koko tiedekunnan asiantuntemuksen siirtoa ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta ovat tutkimuksen toimeksiannot, joita Karjalan tutkimuslaitoksella toteuttaa erityisesti Alue- ja kuntatutkimuskeskus Spatia. Sen lisäksi että toimeksiannot lisäävät tutkimuksen yhteiskunnallista vaikuttavuutta, ne tuovat tietoa ajankohtaisista tutkimustarpeista. Spatian tärkeimpiä 4
asiakkaita ja yhteistyökumppaneita ovat alueelliset kehittämisorganisaatiot, kunnat ja ministeriöt. Toimeksiantojen saamisen edellytyksenä on perus- ja soveltavassa tutkimuksessa kasaantunut asiantuntemus. 1.3 Laadun hallinta Karjalan tutkimuslaitoksen laadunhallintajärjestelmä perustuu Itä-Suomen yliopiston ja sen yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan laatujärjestelmään. Se perustuu yliopiston, tiedekunnan ja laitoksen omiin strategisiin tavoitteisiin. Yliopiston päälaatukäsikirja, sekä tiekuntien ja eri yksiköiden laatukäsikirjat: https://www.uef.fi/intra/laatutyo/dokumentit Laitoksen laatutyöstä vastaa laitoksen johtaja yhdessä laitoksen johtoryhmän kanssa. Laatukäsikirjan hyväksyy laitoskokous. Sen pienempiä muutoksia voi hyväksyä johtaja. Laatutavoitteiden seuraamista ja laatutyön valmistelua varten johtaja nimeää laatuvastaavan ja laatutyöryhmän (ks. liite 2). Painoalojen vastuuhenkilöt ja projektien johtajat osallistuvat laadun seuraamisessa tarvittavien tietojen hankintaan ja kehittämistoimenpiteisiin. Laatukäsikirjan sähköinen versio on julkisesti nähtävillä laitoksen internetsivuilla (www.uef.fi/ktl/) ja paperinen versio laitoksen arkistossa. Päivityksistä ja vanhojen versioiden säilytyksestä huolehtivat laatuvastaava ja arkistovastaava. Laatukäsikirjaa päivitetään tarpeen mukaan. Laadunhallintaan liittyvät muut ajantasaiset dokumentit on koottu laitoksen verkkolevylle. Tällaisia dokumentteja ovat laitoskokouksien ja johtoryhmän pöytäkirjat, laatutyöryhmän muistiot, johdon katselmuksessa esitetyt kertomukset ja siitä laaditut pöytäkirjat. Pääsääntöisesti yli vuotta vanhempia dokumentteja säilytetään laitoksen arkistossa (ks. liite 8; ks. myös UEF plk 1.6.2. Dokumentointi). 1.4 Laitoksen organisaatio ja hallinto Karjalan tutkimuslaitos on Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekuntaan kuuluva tutkimuslaitos. Laitoksen toiminnasta vastaa laitoksen johtaja, jonka nimeää Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan dekaani. Johtaja voi delegoida tehtäviä laitoksen henkilökunnalle. Laitoksen tutkimusta kehittävät lisäksi johtajan nimeämät tutkimuksen painoalojen vastuuhenkilöt sekä alue- ja kuntatutkimuskeskus Spatian tutkimusjohtaja. Tutkimushankkeiden johtajat vastaavat omien hankkeidensa käytännön johtamisesta. Heidän kuuluu raportoida projektin etenemisestä ja sen aikana esille nousevista ongelmista painoalan vastuuhenkilölle ja laitoksen johtajalle. Henkilökunnan lähijohtajina toimivat tutkimuksen painoalojen vastuuhenkilöt ja erikseen nimetyt lähijohtajat. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan hallintopalvelukeskus tuottaa tutkimusta tukevat palvelut: talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon asioita hoitavat taloussuunnittelija ja -sihteerit, suunnittelija ja osastosihteeri. Julkaisuihin ja kirjakokoelmaan liittyviä asioita hoitaa suunnittelija. Laitoksen johtamisen apuna toimivat johtoryhmä, viestintätyöryhmä, laatutyöryhmä sekä laitoskokous. 5
Kaavio 1: Karjalan tutkimuslaitoksen organisaatio Johtoryhmään kuuluvat johtajan ja varajohtajan lisäksi tutkimusalojen vastuuhenkilöt, Spatian johtaja sekä projektitutkijoiden ja tohtorikoulutettavien edustajat, jotka johtaja nimeää kuultuaan ko. ryhmien kantaa. Johtoryhmä käsittelee tutkimuslaitoksen kehittämistä ja toimintaa koskevia asioita. Laitoksessa toimii viestintätyöryhmä, joka valmistelee ja käsittelee laitoksen sisäisen viestinnän asiat, sekä laatutyöryhmä, joka kerää laitoksen toimintaa koskevaa seurantatietoa sekä valmistelee johtajalle, johtoryhmälle ja laitoskokoukselle laitoksen laatutyötä koskevia asioita. (Liite 2.) 2. Voimavarat 2.1 Henkilöstö Laitoksen henkilökuntaan kuuluvat sen piirissä työskentelevät yliopistoon työsuhteessa olevat henkilöt. Lisäksi työyhteisöön kuuluvat johtajan päätöksellä laitoksen tiloja ja palveluja käyttävät tutkijat ja jatko-opiskelijat (esim. apurahatutkijat ja vierailevat tutkijat). Laitoksen tutkijoilla on mahdollisuus tehdä etätyötä, mistä tehdään erillinen etätyösopimus. Laitoksen piirissä työskentelee noin 60 henkilöä, joiden rahoituspohja ja työsuhteen pituus vaihtelevat suuresti. Valtaosa henkilöstöstä toimii määräaikaisen täydentävän rahoituksen varassa. Tarkemmat tiedot henkilöstön määrästä ja rakenteesta ovat laitoksen vuosikertomuksissa. 6
Yliopiston budjetista rahoitetaan hallintopalvelukeskuksen hoitamat tutkimusta tukevat tehtävät. Lisäksi ulkopuolisella rahoituksella on palkattu tutkimusamanuenssi (Spatian maksullinen palvelutoiminta) sekä laitoksen eri projekteihin tutkimusavustajia ja harjoittelijoita. Laitoksen tutkijoita voi kuulua myös muiden yliopistojen ja yhteistyökumppaneiden tutkimusryhmiin. Laitoksessa toimiviin tutkimusryhmiin kuuluu myös apurahan saajia, tutkijoita ja hankkeiden johtajia, jotka eivät ole laitoksen palveluksessa. Osa heistä on yhteistyökumppaneiden palkkaamia ja osa valmistelee uusia hankkeita ilman korvausta. Heidän panoksensa laitoksen uusien hankkeiden ideoijina ja käynnistäjinä sekä nuorempien tutkijoiden ohjaajina on laitoksen kannalta tärkeä. Laitokseen voidaan myös kiinnittää yhteistyökumppaneita dosenteiksi. Tarkempia tietoja henkilöstön nimikkeistä ja rahoitusperustasta löytyy laitoksen vuosikertomuksista. Koska suuri osa tutkimushenkilökunnassa työskentelee lyhytaikaisen ulkopuolisen rahoituksen varassa, henkilökunnan vaihtuvuus on nopeaa. Ajan tasalla oleva henkilökunnan luettelo ja tehtävänimikkeet ovat nähtävissä laitoksen verkkosivuilla (www.uef.fi/ktl). Rekrytoinneissa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston asiaa koskevia määräyksiä ja yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan ohjeita. Rekrytoinneissa noudatetaan avoimuutta ja käytetään pääsääntöisesti julkihakua, yliopiston sisäistä tai laajempaa. Täydentävän rahoituksen tehtäviin voidaan suoraan rekrytoida ne henkilöt, jotka ovat hankkineet rahoituksen ja suunnitelleet hankkeet. Sijaisuudet täytetään mahdollisuuksien mukaan joko sisäisellä tai ulkoisella haulla. Sijaisuuden, tohtorikoulutettavan tehtävän tai muun määräaikaisen tehtävän jatkuessa, voidaan perustellusta syystä jatkaa tehtävää hoitavan työntekijän työsuhdetta. Yleiset määräykset palvelussuhteeseen ottamisesta Itä-Suomen yliopistossa sekä rehtorin delegointipäätökset löytyvät yliopiston intrasta: http://www.uef.fi/fi/intra/henkilostohallinto/delegointipaatoksia Henkilöstön rekrytoinnissa, palkkauksessa ja muissa palvelussuhteen ehdoissa noudatetaan yliopiston yleisiä määräyksiä ja henkilöstöohjelmaa. Tiedekunnan strateginen henkilöstösuunnitelma ohjaa uusien vakanssien täyttämistä. Näistä löytyy lisätietoja yliopiston verkkosivuilta (intranet). Työajan seuranta toteutetaan SoleTM järjestelmällä. Tarvittaessa tässä auttavat taloussihteerit. Etätyöstä sovitaan kirjallisesti käyttäen yliopiston lomaketta, ks. https://www.uef.fi/intra/henkilostohallinto/etatyo Laitoksen henkilökunta käyttää julkaisu- ja asiantuntijatehtävien rekisteriä SoleCRIS. Laitoksen henkilökunta on vuosittain tehtävän yliopiston työtyytyväisyyskyselyn piirissä ja sen tuloksia ja siitä tehtäviä johtopäätöksiä käsitellään laitoksen johtoryhmässä ja laitoskokouksessa. Henkilöstön työhyvinvoinnista saadaan tarkempia tietoja lisäksi työntekijöiden kanssa käytävissä YPJ- ja kehityskeskusteluissa. Henkilökunta on yliopiston työterveyshuollon piirissä. Työergonomiaan liittyvien asioiden yhteyshenkilönä toimii koulutettu Erggi (taloussihteeri). 7
Uuden työntekijän perehdyttämistä koskeva ohje on käsikirjan liitteenä 3. Uusien työntekijöiden perehdyttämisessä käytetään apuna tiedekunnan ja yliopiston perehdyttämisoppaita sekä -tilaisuuksia. (ks. myös UEF plk. 2.1.4 Perehdyttäminen) Työsuojeluun liittyvissä asioissa auttavat ja neuvovat lähijohtajat sekä työsuojeluvaltuutetut ja työsuojelupäällikkö. Työsuojelusta on kerrottu tarkemmin mm. perehdyttämisoppaassa, intranetissä. Poissaolojen seurantajärjestelmä: poissaoloista ilmoitetaan lähijohtajalle tai hänen määräämälleen henkilölle. Poissaoloista täytetään jälkikäteen poissaoloilmoitus, ks. https://www.uef.fi/intra/henkilostohallinto/poissaolot Määräaikaisen rahoituksen päättymisen ennakoinnista vastaavat hankkeiden johtajat, laitoksen johtaja ja taloussihteerit. Asiaa käsitellään yleensä jo projektin aloituspalaverissa. 2.2 Tilat ja laitteet Karjalan tutkimuslaitos sijaitsee Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksella Aurora rakennuksessa. Laitoksella on käytössään noin 50 työhuonetta, joista osa on kahden hengen huoneita. Lisäksi laitoksella on kaksi neuvotteluhuonetta, jotka voidaan yhdistää yhdeksi tilaksi sekä kahvihuone. Laitoksella on myös omat varastotilansa julkaisuja ja arkistointia varten. Avaimet ja kulkutunnisteet työhuoneisiin luovuttaa uusille henkilöille kiinteistösihteeri (ks. liite 1). Karjalan tutkimuslaitos tarjoaa työtilojen lisäksi tutkijoiden käyttöön tietokoneet, puhelimet, tulostimet, telefaksin ja kopiointimahdollisuuden. Lisäksi henkilökunta voi lainata määräajaksi laitokselle hankittuja nauhureita, kameroita, dataprojektoria ja kannettavia tietokoneita. Lainausta hoitaa osastosihteeri. Laitokselle hankituista laitteista ja koneista pidetään omaa laiterekisteriä. Lisäksi Itä-Suomen yliopistossa pidetään käyttöomaisuusluetteloa. Käyttöomaisuuteen kirjataan hankinta silloin kun sen arvonlisäveroton hankinta-arvo on 10.000 euroa tai enemmän ja esineen käyttöikä arvioidaan vähintään kolmen vuoden pituiseksi. Kun luetteloon merkityn käyttöomaisuuden arvo tai haltija muuttuu, tai käyttöomaisuutta poistetaan käytöstä, siitä tehdään erillinen ilmoitus. http://www.uef.fi/fi/intra/talousyksikko/kayttoomaisuus1 Tietokoneiden hankinnan, leasingin ja ohjelmien asentamisen ja päivitykset hoitaa tietotekniikkakeskus. Toimistohenkilökunta auttaa tilavarauksissa ja muissa kokousjärjestelyissä. 2.3 Rahoitus Laitoksen kokonaisrahoitus on viime vuosina ollut noin 2,5 3,5 miljoonaa euroa, josta perusrahoituksen ulkopuolisen rahoituksen osuus on ollut 60 70 prosenttia. Tutkimuslaitoksen perusrahoituksen myöntää Itä-Suomen yliopiston hallitus ja yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden 8
tiedekunta. Tärkeimmät täydentävän rahoituksen lähteet ovat Suomen Akatemia, EU:n rahoituslähteet sekä tutkimusta tukevat säätiöt. Monet ministeriöt ja kehittämisorganisaatiot sekä kunnat rahoittavat soveltavaa tutkimusta ja teettävät tilaustutkimuksia. Laitoksen rahoituksen pääosa on tutkijoiden ja tutkijaryhmien hankkimaa ulkopuolista rahoitusta. Laitoksen tuleva menetys riippuu ratkaisevasti siitä, kuinka laitos pystyy tarjoamaan kannustavat ja turvalliset puitteet tutkimusta suunnitteleville ja uusia resursseja ulkopuolelta hankkiville tutkijoille ja tutkimusryhmille. 3. Laitoksen toiminnot 3.1 Avaintoiminnot 3.1.1 Johtaminen Laitoksen toiminnasta vastaa laitoksen johtaja, jonka nimeää Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan dekaani. Johtamisen apuna toimivat laitoksen johtoryhmä, laitoskokous sekä painoalojen vastuuhenkilöt ja nimetyt lähijohtajat. Laitoksen johtamisessa noudatetaan yliopiston yleisiä ohjeita ja määräyksiä. Laitoksen johtoryhmä käsittelee tutkimuslaitoksen kehittämistä ja toimintaa koskevia asioita. Johtoryhmän sihteeri laatii kokouksista pöytäkirjat, jotka ovat henkilökunnan nähtävillä laitoksen verkkokansiossa ja arkistoidaan laitoksen arkistossa. Laitoskokous kokoontuu kerran kuukaudessa keskustelemaan laitoksen ajankohtaisista asioista. Sen kutsuu koolle johtaja. Laitoskokous toimii myös laatujärjestelmän tarkoittamana vuosittaisena johdon katselmuksena. Laitoskokous hoitaa myös työnantajan ja henkilöstöjärjestöjen yhteistoimintasopimuksessa mainitun työyksikkökokouksen tehtävät. Laitoskokous käsittelee laitoksen vuosikertomuksen, joka julkaistaan sähköisessä muodossa laitoksen verkkosivuilla. Laitoksen tutkijat antavat vuosittain tietoja laitoksen vuosikertomusta varten sekä laitoksen kotisivuille. Laitoskokoukselle nimetty sihteeri kirjoittaa kokouksesta muistion, joka on henkilökunnan nähtävillä laitoksen verkkokansiossa ja arkistoidaan laitoksen arkistossa. Tutkimusalojen vastuuhenkilöiden tehtävänä on kehittää oman alansa tutkimustoimintaa. He ottavat kantaa tutkijoiden tekemiin tutkimusaloitteisiin ja ohjaavat rahoitushakemuksien tekemisessä. Tutkimushankkeiden johtajat vastaavat omia hankkeitaan koskevien asioiden valmistelusta ja käytännön johtamisesta. Henkilökunnan lähijohtajina toimivat tutkimusalojen vastuuhenkilöt ja erikseen nimetyt lähijohtajat. Heidän kuuluu käydä kehityskeskustelut ja YPJ-keskustelut sekä heille erikseen määritellyt tehtävät. Vuosikello (kaavio 2) kuvaa johtamisen ja toiminnan vuodenkiertoa ja tuloksellisuuden seurantaa. 9
Kuukausittain tapahtuvat: - Cris-päivitykset - SoleTM-kirjaukset - Laitoskokous 4. keskiviikko Tulosneuvottelut dekaanin kanssa Työtyytyväisyyskysely Tilikausi päättyy 31.12. Vuosikertomus Kehityskeskustelut SoleCrisvuosiraportti Lomakausi Lomakausi Laitoskokous ja Johdon katselmus 4. keskiviikko Kaavio 2. Karjalan tutkimuslaitoksen vuosikello 3.1.2 Johdon katselmus Laatujärjestelmän tarkoittamana vuosittaisena johdon katselmuksena toimii Karjalan tutkimuslaitoksen touko- tai kesäkuun laitoskokous. Tämä kokous käsittelee edellisen vuoden vuosikertomusta, toiminnan laatua ja kehittämistä. Kokouksessa käsitellään laitoksen johdon yhteenveto laatutavoitteiden ja aiempien kehittämistavoitteiden toteutumisesta (laatuindikaattorien toteutumat, poikkeamat) sekä informaatiota vuoden aikana toteutetuista auditoinneista ja arvioinneista, ja niiden pohjalta toteutetuista toimenpiteistä. Kokouksessa määritellään uusia kehittämistavoitteita (ks. liite 9). Katselmuksella pyritään tukemaan jatkuvan kehittämisen toimintamallia. Kokouksesta laaditaan pöytäkirja, joka arkistoidaan ja on julkisesti nähtävillä toimistossa ja joka liitetään laatukäsikirjan liitteeksi (myös sähköisessä muodossa). Se saatetaan henkilökunnalle tiedoksi laitoksen sähköpostilistan kautta. (Johdon katselmuksesta, ks. UEF plk 4.4.) 10
3.2 Ydintoiminnot Karjalan tutkimuslaitoksen ydintoiminto on sen painoaloilla harjoitettu tutkimus. Tutkimusten asiantuntemuksen pohjalta laitos osallistuu tiedekuntien antamaan jatkokoulutukseen ja opetukseen. Tutkimuksen kautta hankittu asiantuntemus on myös laitoksen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen perusta ja ydin, olipa kyseessä sitten toimeksiantotutkimus, tutkimukseen perustuva kehittämistoiminta tai muut tiedeyhteisön ja yhteiskunnan asiantuntijatehtävät. Karjalan tutkimuslaitoksen tutkimus jäsentyy monitieteisten painoalojen ympärille. Perustutkimus, soveltava tutkimus ja tutkimusten toimeksiannot perustuvat eri rahoituslähteisiin ja erilaisiin vuorovaikutuksen verkostoihin. Ne täydentävät toisiaan ja kartuttavat kukin omalla tavallaan laitoksen painoalojen asiantuntemusta ja tietopääomaa. 3.2.1 Tutkimus Perustutkimusta tehdään osana kansainvälistä ja kansallista tiedeyhteisöä. Sen rahoitus tulee yliopiston perusrahoituksesta sekä muista julkisista tiederahoituslähteistä, kuten Suomen Akatemia ja EU-puiteohjelma sekä säätiöt. Samalla kun laitoksen perustutkimus on korkeatasoista ja tiedeyhteisöä kiinnostavaa, se kohdistuu suomalaisen yhteiskunnan ja Itä-Suomen kehityksen kannalta ajankohtaisiin kysymyksiin. Laadukas perustutkimus edellyttää yhteistyösuhteiden ja resursoinnin pitkäjänteisyyttä. Soveltavaa tutkimusta tehdään tiiviissä vuorovaikutuksessa tiedon käyttäjien kanssa. Soveltavan tutkimuksen tiedon käyttäjiä ovat esim. julkinen hallinto (mm. ministeriöt), elinkeinoelämä, kansalaisjärjestöt ja kansalaisyhteiskunta laajemminkin, kehittämisorganisaatiot, koulutusorganisaatiot ja tiedotusvälineet. Soveltavan tutkimuksen rahoitus perustuu usein yhteistyösopimuksiin. Pitkäjänteiset yhteistyösuhteet ovat tärkeitä sekä tutkijoiden että tiedonkäyttäjien kokemuksen kasaantumisen kannalta. Soveltavan tutkimuksen tulokset ovat osa tutkimuksen yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Akateemisen tutkimuksen kehittämisestä laitoksessa vastaavat laitoksen johtaja ja painoalueiden vastuuhenkilöt sekä omalta osaltaan projektien johtajat ja yksittäiset tutkijat. Tutkimuksen tuloksellisuuden osoittimia ovat julkaisut, tiedeyhteisön luottamustehtävät ja yhteistyötarkoitukset ja asiantuntijatehtävät, ml. esiintymis- ja kirjoittamiskutsut. Soveltavan tutkimuksen tuloksellisuuden osoittimia ovat lisäksi yhteistyöprojektien rahoitus ja yhteistyön pitkäjänteisyys. Sekä perustutkimuksessa että soveltavassa tutkimuksessa hankittu asiantuntemus voi olla perustana toimeksiantotutkimukselle ja tutkimukseen perustuvalla kehittämistoiminnalle, joita käsitellään tässä toimintakäsikirjassa yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja vastuullisuuden osana. Liitteenä on prosessikuvaus tutkimushankkeen käynnistämisestä ja etenemisestä (liite 4; ks. myös UEF plk s. 35-36). 11
3.2.2 Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vastuullisuus Karjalan tutkimuslaitoksen tutkimuksen painoalojen määrittely perustuu siihen, että myös laitoksen perustutkimus (ns. akateeminen tutkimus) käsittelee Itä-Suomen kannalta tärkeitä kysymyksiä. Itä- Suomen kehityksen kannalta on hyödyllistä, että sen kannalta tärkeistä kysymyksistä tehdään kansainvälisesti korkeatasoista tutkimusta. Vastavuoroisesti korkeatasoinen tutkimus tarjoaa väylän tuoda kansainvälisiä vaikutteita Itä-Suomea koskevaan soveltavaan ja tilaustutkimukseen, kehittämistyöhön, koulutukseen ja yhteiskunnalliseen keskusteluun. Tutkimuksen teemojen ja kohteiden valinnoissaan laitos toteuttaa myös Itä-Suomen yliopiston arvoihin kuuluvia yhteiskunnallista vastuullisuutta ja kestävää kehitystä. Karjalan tutkimuslaitoksen painoalojen osaamista siirretään yhteiskunnallisiin käytäntöihin myös kehittämistoiminnassa. Tutkimukseen perustuvaa kehittämistoiminta on monimuotoista, esim. thinktank projekteja (ajatusmylly), foorumeja, osaamisverkostoja tai strategia- ja koulutushankkeita, joita toteutetaan yhteishankkeina hallinnon tai kehittämisorganisaatioiden kanssa. Tutkimuslaitoksella voi olla niissä vaihteleva rooli (esim. tutkimusosioiden tai arviointien tekijöinä, kommentoijina, ohjaajina, uusien toimintamallien hahmottajina tai siirtäjinä). Karjalan tutkimuslaitoksessa tästä toiminnasta vastaavat painoalojen vastaavat ja tutkimushankkeiden johtajat. Karjalan tutkimuslaitos harjoittaa toimeksiantotutkimusta (tilaustutkimusta), mikä tapahtuu pääosin Alue- ja kuntatutkimuskeskus Spatiassa. Spatian toiminnasta vastaa tutkimusjohtaja. Spatia tuottaa tilaustutkimuksia ja selvityksiä sekä välittää aluekehitystä ja -suunnittelua tukevia tutkimus- ja asiantuntijapalveluita. Näin se lisää ja monipuolistaa yliopiston yhteiskunnallista vuorovaikutusta erityisesti Itä-Suomessa. Spatian toiminnasta, ks. www.uef.fi/spatia. Yhteiskuntatieteellinen tilaustutkimus yleensä edellyttää menestymistä julkisissa tarjouskilpailuissa. Pienemmissä tutkimuspalveluhankinnoissa myös suorahankinta on yleinen käytäntö. Tällöin tarjous pyydetään suoraan yliopistolta tai Spatialta, tai palvelu hankitaan neuvottelumenettelyllä ilman kirjallista tarjouspyyntöä. Spatian palvelututkimushankkeiden prosessikuvaus on liitteenä (liite 5). Tutkimuksen toimeksiannot kuuluvat yliopiston liiketaloudellisesti hinnoiteltaviin palveluihin, joita koskevat hinnoittelu- ja sopimusohjeet löytyvät UEF-intrasta. 3.2.3 Tieteellinen jatkokoulutus ja osallistuminen opetukseen Karjalan tutkimuslaitos ei itse tuota tutkintoja eikä opintojaksoja mutta tiedekuntien rinnalla ja tukena sen rooli omien painoalojensa jatkokoulutuksessa on merkittävä. Sen tutkijat osallistuvat tiedekuntien tieteelliseen jatkokoulutukseen ja se koordinoi valtakunnallista Venäjä Euroopassa. Raja- ja rajaaluetutkimuksen -tohtoriohjelmaa (päättyy vuoden 2013 lopussa) sekä Venäjä- ja rajatutkimuksen tohtoriohjelmaa. Karjalan tutkimuslaitoksessa työskentelevien professorien ja tutkijoiden tehtäviin kuuluu perustutkintoopetus ja väitöskirjatöiden ohjaus. Esimerkiksi vuonna 2011 Karjalan tutkimuslaitoksen tutkijat antoivat luento- ja seminaariopetusta yli 300 tuntia lähinnä Itä-Suomen yliopiston yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnassa, mutta myös filosofisen tiedekunnan sekä luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunnan eri oppiaineissa. Laitoksen koordinoimissa tohtoriohjelmissa jatko-opiskelijat ovat työsuhteessa joko Karjalan tutkimuslaitokseen tai omaan oppiaineyksikköönsä (omassa yliopistossaan). Tutkijakoulun johtoryhmä 12
ja Karjalan tutkimuslaitos huolehtivat jatko-opiskelijoiden ohjauksesta yhdessä jatko-opiskelijoiden omien ohjaajien ja muiden kansallisten ja kansainvälisten asiantuntijoiden kanssa. Tutkijakoulun toimintaan kuuluu seminaareja, kansallisia ja kansainvälisiä konferensseja, joiden kautta opiskelijoiden jatko-opintoja ohjataan ja heidän akateemisella uralla toimimistaan tuetaan. Tutkijakoulussa mukana olevilla jatko-opiskelijoilla on myös omia verkostojaan, joiden kautta heille järjestyy ohjausta väitöskirjatyöskentelyssä. Jatko-koulutuksessa, ohjauksessa ja opetuksessa noudatetaan kunkin tiedekunnan laatu- sekä muita opetusta koskevia ohjeistuksia: Tiedekuntien laatukäsikirjat: http://www.uef.fi/fi/intra/laatutyo/dokumentit Opetusta ja ohjausta koskevia ohjeita on myös tiedekuntien intraneteissä: Filosofinen tiedekunta: http://www.uef.fi/fi/filtdk/opiskelu Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunta: http://www.uef.fi/fi/intra/yhka/opintohallinto Luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta: https://www.uef.fi/intra/lumet 3.3 Tutkimusta tukevat toiminnot Karjalan tutkimuslaitoksen tukitoimintoja ovat tutkimuksen tukipalvelut, henkilöstö- ja taloushallinto, julkaisutoiminta, tiedottaminen sekä laitoskirjasto. Useat näistä ovat osa yliopiston ja tiedekunnan vastaavia prosesseja, kuten talous- ja henkilöstöhallinto, kiinteistönhoito ja tietotekniikkatuki. Laitoksen itse järjestämiä tutkimusta tukevia toimintoja ovat oman julkaisusarjan (Spatian raportteja) toimittaminen, kirjakokoelman käytännön hoito, verkkosivujen päivitys sekä sisäinen ja ulkoinen viestintä (mm. sähköpostilista, verkkosivut, tutkijablogi, vuosikertomukset). Koska niitä tehdään muiden tehtävien ohessa, niiden järjestäminen vaatii erityistä huomiota. 3.3.1 Tutkimuksen tukipalvelut Tutkimuksen tukipalveluilla tarkoitetaan tutkimusrahoituksen hankkimiseen, hankesuunnitteluun sekä sopimuksiin liittyvää asiantuntijatukea. Nykyisin tutkimushankkeita valmistelevat tutkijat ovat hankkineet tietoja ja neuvoja rahoittajilta, toisilta tutkijoilta sekä yliopiston tutkimuspalveluista. Spatiassa on runsaasti tilaustutkimuksen valmisteluun ja sopimuskäytäntöihin liittyvää asiantuntemusta. Tutkimuspalvelut: https://www.uef.fi/intra/tip 3.3.2 Henkilöstö- ja taloushallinto Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen laitokselle sijoitetut työntekijät hoitavat laitoksen yleishallintoon, henkilöstöhallintoon, taloushallintoon ja arkistoon liittyviä tehtäviä. Henkilöstöhallintoon liittyviä tehtäviä ovat mm. työsuhteiden ja henkilöstösuunnitelmien valmistelu. Taloushallinnon tehtäviä ovat budjetin teossa avustaminen ja sen toteutumisen seuranta sekä ulkopuolisella rahoituksella toimivien projektien seuranta. Laskujen käsittely hoidetaan suurimmaksi osaksi Rondo-laskunhallintajärjestelmän avulla. Matkustamiseen liittyvissä asioissa 13
toimitaan verohallinnon matkustussäännön mukaisesti ja matkasuunnitelmat ja matkalaskut tehdään Travel-ohjelmassa. Ulkomaisille pankkitileille maksettavat matkalaskut käsitellään Rondossa. Laitoksen maksuliikennettä, palkanmaksua ja kirjanpitotehtäviä hoitaa yliopistojen palvelukeskus Certian toimipaikka Joensuussa. Laitoksen henkilöstö- ja taloushallintoon liittyvä tarkempi tehtäväjako on käsikirjan liitteessä 1. 3.3.3 Julkaisusarjat Karjalan tutkimuslaitos julkaisi vuoteen 2009 saakka kolmea julkaisusarjaa. Tutkimuslaitoksen julkaisuja ja raportteja sarjojen julkaiseminen on päättynyt vuonna 2009 Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunnan perustettua omat julkaisusarjansa. Alue- ja kuntatutkimuskeskus Spatialle on oma raporttisarjansa, jota julkaistaan elektronisessa muodossa. (http://www.uef.fi/fi/spatia/julkaisut) Sen keskeinen tarkoitus on saattaa palvelututkimushankkeiden tulokset asiakkaiden verkostojen käyttöön. Tämän julkaisusarjan toimittamisesta vastaa Spatian tutkimusjohtaja. Spatian raportteja julkaistaan myös elektronisessa muodossa yliopiston kirjaston kautta. 3.3.4 Laitoskirjasto Karjalan tutkimuslaitoksen oma käsikirjasto lakkautettiin vuonna 2012. Laitokselle jäi kirjakokoelma, joka koostuu joistakin keskeisistä tilastojulkaisuista, sarjajulkaisuista sekä projektien käytössä olevista kirjoista. 3.3.5 Viestintä Tutkimuslaitoksen ulkoisesta viestinnästä vastaa johtaja ja painoalojen vastaavat sekä omia tutkimuksiaan koskien projektien johtajat ja tutkijat, tarvittaessa käyttäen apuna yliopiston ja tiedekunnan viestintäyksikköä. Laitoksen strategia-asiakirjaan sisältyy viestintästrategia, joka noudattaa yliopiston viestintäohjelman periaatteita (ks. https://www.uef.fi/intra/uef/strategiat). Laitoksen toiminnasta ja tapahtumista tiedotetaan laitoksen omilta verkkosivuilla www.uef.fi/fi/ktl/ ja Spatian verkkosivuilla www.uef.fi/fi/spatia. Laitos ylläpitää tutkijablogia http://karjalantutkimuslaitos.blogspot.com/. Laitoksen sisällä ajankohtaisista asioista tiedotetaan sähköpostilistalla sekä kerran kuukaudessa pidettävissä laitoskokouksissa. Verkkosivujen ylläpitämisen organisoimisesta ja kehittämisestä sekä sähköpostilistan ylläpidosta vastaa laitoksen viestintätyöryhmä. 4 Toiminnan arviointi ja kehittäminen Laitoksen toiminnan kehittämistä ohjaavat periaatteet on koottu tähän käsikirjaan ja niiden määrittelyssä on otettu huomioon yliopiston ja tiedekunnan strategiset linjaukset ja ohjeet. Sen lisäksi että laitos seuraa omaa asemaansa yliopiston ja tiedekunnan asettamilla laatukriteereillä, laitos kehittää toimintaansa itse määrittelemillään osa-alueilla. 14
Laitos seuraa oman toimintansa onnistumista vuosikertomuksen, SoleCris-tutkimustietokannasta saatavien raporttien, hankkeita koskevien päätösten ja hankeraporttien, henkilöstökyselyn, YPJ- ja kehityskeskustelujen avulla. Lisäksi käytetään hyväksi jatko-opiskelijapalautetta, ulkopuolisten arviointien ja laatujärjestelmän auditointien tuloksia. 4.1 Arvioinnit ja auditoinnit Vuonna 2008 Karjalan tutkimuslaitoksen tutkimuksen kansainvälistä tasoa arvioitiin osana Itä-Suomen yliopiston valmistelutyötä. Tämä arvioinnin suosituksia käytetään hyväksi laitoksen toiminnan kehittämisessä. Laitoksen laadunvalvonnan järjestelmästä suoritettiin yliopiston sisäinen auditointi 16.kesäkuuta 2009. Auditoinnin perusteella tähän toimintakäsikirjaan tehtiin korjauksia. Toisen kerran sisäinen auditointi suoritettiin laitoksella 26.9.2011. Myös sen jälkeen tähän toimintakäsikirjaan on tehty korjauksia. Laitos osallistui KKA:n toteuttamaan yliopiston auditointiin vuonna 2010. Hyväksytyn auditoinnin kehittämissuosituksista keskusteltiin johdon katsauksessa 2011. 4.2 Palautejärjestelmä ja mittarit (indikaattorit) Seuraavassa on kuvattu yleisesti laadun osoittimia ja niiden keräämistä. Indikaattorien avulla on asetettu laitoksen toiminnan kehittämiselle tavoitteita, joiden toteutumista voidaan seurata. Nämä eivät kuvaa kaikkia laitoksen toiminnan tuloksia. Indikaattorien seurantamenettelyä ja tavoitteita on kuvattu tarkemmin liitteessä (liite 6). Laatutavoitteiden osa-alueittain lueteltuna Karjalan tutkimuslaitoksen toimintaa kehitetään ja toiminnan parantamista seurataan seuraavilla osoittimilla: Kansallisen ja kansainvälisen tiedeyhteisön arvostus, jota saadaan laadukkailla julkaisuilla ja osallistumalla tiedeyhteisön toimintaan. Keskeisin tavoite on lisätä tutkijoiden julkaisutoimintaa kansainvälisissä referee-arvioiduissa julkaisuissa. Tämä edellyttää voimavaroja tutkijoiden osallistumiseen kansainvälisiin kongresseihin, kansainvälisiin tiedejärjestöjen ja verkostojen toimintaan sekä tukea kielentarkistukseen. Korkeatasoinen tutkijakoulutus ja panos yliopiston opetukseen. Laitoksella tehtyjen väitöskirjojen tuotanto jatkuu ja jatko-opiskelijat ovat tyytyväisiä saamaansa ohjaukseen ja tukeen. Tutkimustiedon käyttö yhteiskunnan käytäntöjen kehittämisessä. Tutkimustiedon käyttäjille suunnattujen julkaisujen ja esityksien määrä säilyy korkeana. Vuosikertomuksessa luonnehditaan merkittävimmät vakiintuneet yhteistyösuhteet. Palvelututkimustoiminta muodostaa toimivan osan tutkimuksen tiedonsiirtoa yhteiskuntaan ja asiakkaiden tyytyväisyys on korkea. Tutkimuslaitos työyhteisönä. Henkilökunnan motivaatioon ja yhteisön tutkimustyön kannustavuuteen vaikuttavista kysymyksistä keskustellaan jatkuvasti johtoryhmässä ja laitoskokouksissa. Laitos turvaa toimintaedellytyksiä myös sellaisille työyhteisöön kuuluville ja 15
laitoksen tutkimustoimintaa edistäville tutkijoille, jotka toimivat apurahoilla tai valmistelevat ja organisoivat tutkimuksia ilman laitoksen maksamaa palkkaa. Tutkimuksen tukitoimintojen sujuvuutta ja saavutettavuutta seurataan tiedekunnan ja yliopiston yleisten laatukriteerien ja palautejärjestelmien mukaisesti. Laitoksen käyttämien tukitoimintojen osalta palautetta kerätään mm. laitoskokouksen ja sähköpostilistan kautta. Indikaattorien kehittämistyötä jatketaan yhdessä tiedekunnan kanssa. 4.3 Poikkeamien ja valitusten käsittely Laatuongelmat ja kehittämistarpeet tunnistetaan laatujärjestelmän indikaattoriseurantojen sekä arvioinnin kautta ja niitä käsitellään johtoryhmässä tai henkilökuntakokouksissa. Johdon katselmuksen (laitoskokous) yhteydessä kirjataan kehittämistavoitteet ja aikataulu keskeisten laatuongelmien ja poikkeamien korjaamiseksi. (liite 9) Laitoksen johtajan, hankkeiden vastuuhenkilöiden ja muiden lähijohtajien vastuulla on ottaa kantaa ja päättää toimenpiteistä sellaisten laatuongelmien ja poikkeamien osalta, jotka edellyttävät välittömiä tai tapauskohtaisia toimenpiteitä. Tarvittaessa käydään keskustelua johtoryhmässä ja laitoskokouksessa. Reklamaatioiden ja valitusten käsittelyssä noudatetaan yliopiston ja tiedekunnan säännöksiä ja ohjeistoja. Toimenpiteitä ja päätöksiä vaativia poikkeamia ovat esimerkiksi: aikatauluista poikkeaminen (tutkimuksen aikataulujen ja hallinnolta pyydettyjen selvitysten viivästyminen), rahoituksen ennakoimaton päättyminen, poikkeamat budjetista (ylitykset, alibudjetointi, kustannusluokkien väliset muutokset), tehtävien suorittamiseen vaikuttavat yllättävät henkilöstömuutokset (sairaustapaukset, irtisanoutumiset) sekä auditoinneissa havaitut poikkeamat ja laatutavoitteiden toteutumattomuus. Luettelo liitteistä: Liite 1. Hallintopalvelutehtävien vastuuhenkilöt Liite 2. Johtoryhmän ja pysyvien työryhmien kokoonpanot Liite 3. Karjalan tutkimuslaitoksen uuden työntekijän perehdyttämisohje Liite 4. Tutkimushankkeen prosessikuvaus Liite 5. Palvelututkimushankkeen perustaminen, tehtävät ja vastuut Liite 6. Seurattavat indikaattorit ja niiden tavoitteet Liite 7. Dokumentointi ja asiakirjojen tallentaminen Liite 8. Laitoskokouksen määrittelemät kehittämiskohteet 16