pöytäkirjan liite nr 35 KARKKILAN KAUPUNGIN HANKINTAOHJE (PÄIVITETTY 10.8.2011) Kaupunginhallitus 15.8.2011 krvaa kaupunginhallituksen hyväksymät hankintahjeet kh 11.4.2011 121 lisätty maininta TEM:n hjeista Energiatehkkuus julkisissa hankinnissa sekä tarjusten yhtenäinen viimeinen jättöaika kl 12.00 Työryhmä: tekninen jhtaja Kari Setälä rakennuttamispäällikkö Pirj Hilnen yhdyskuntatekniikan päällikkö Esk Vulukka ruka- ja puhdistuspalvelupäällikkö Tarja Hrttanainen sivistystimen hallintsihteeri Marja Salmi hallintpäällikkö Antti Luukkanen
Sisällysluettel 2/38 Kh 15.8.2011 212 I LUKU YLEISTÄ HANKINNOISTA... 3 1. YLEISTÄ... 3 1.1. Määritelmiä ja käsitteitä... 3 1.2. Hankintahjeiden sveltaminen ja yleiset hankintaperiaatteet... 4 1.3. Hankintatiminnan tavitteet... 5 2. YHTEIS- JA ERILLISHANKINNAT... 5 3. HANKINTOJEN VALMISTELUN TARKISTUSLISTA... 6 II LUKU HANKINTAMENETTELYT PIENHANKINNOISSA JA KYNNYSARVON YLITTÄVISSÄ HANKINNOISSA... 7 4. KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT (PIENHANKINNAT)... 7 4.1. Hankinnat kilpailuttaen... 7 4.2. Avin menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa... 8 4.3. Rajitettu menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa... 8 4.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta)... 9 4.5. Pienhankinnissa humiitava... 9 4.6. Vähäinen pienhankinta ja sura st... 10 5. KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT... 11 5.1. Avin menettely kynnysarvn ylittävissä hankinnissa... 12 5.2. Rajitettu menettely kansallisen kynnysarvn ylittävässä hankinnassa... 12 5.3. Neuvttelumenettely... 13 5.4. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä... 14 5.5. Puitejärjestelyt... 15 5.6. Hankinnat ilman kilpailuttamista (sura hankinta)... 15 6. EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT... 17 6.1. EU-kynnysarv 1.1.2010... 17 6.2. Erityisaljen hankinta... 17 6.3. Hankinnat kilpailuttaen... 18 6.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta)... 19 III HANKINTAPROSESSI... 20 7. HANKINTAPROSESSIN VAIHEET... 20 7.1. Ennakksuunnittelu... 21 7.2. Hankintailmitus... 21 7.3. Tarjuspyyntö... 22 7.4. Tarjuspyynnön sisältö... 22 7.6. Kelpisuuden tarkistaminen ja tarjusvertailu... 24 7.7. Tarjusten hylkääminen... 25 7.8. Tilaajavastuulaki... 26 7.8. Hankintapäätös ja sen tiedksiant... 27 7.9. Hankintapäätöksen pöytäkirjaus... 27 7.10. Hankintaspimus... 28 7.11. Spimuksessa tulee ttaa humin seuraavat asiat:... 29 7.12. Tilaaminen ja spimuksen tteutumisen seuranta... 29 7.13. Tavaran vastaantt sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen... 30 7.14. Laskun maksu... 30 IV ERINÄISET MÄÄRÄYKSET... 31 8. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA SALASSAPITO... 31 9. OIKEUSTURVAKEINOT JA MUUTOKSENHAKU HANKINTA-ASIOISSA... 32 9.1 Hankintaikaisu... 33 9.2 Markkinaikeus... 33 9.3 Oikaisuvaatimus... 34 10. VAARALLISET TYÖYHDISTELMÄT HANKINTOJA TEHTÄESSÄ... 34 11. MYYJÄN TOIMITUSVIRHEET JA REKLAMAATIO... 34 12. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS... 35 13. LIITTEET... 36 13.1. Hankintihin liittyvä lainsäädäntö... 36 13.2. Yleiset spimusehdt JYSE 2009... 36 13.3. Työ- ja elinkeinministeriön hjeet Energiatehkkuus julkisissa hankinnissa.... 36 13.3. Eri aljen hankinnat Karkkilan kaupungissa (hjeellinen)... 37 13.4. KL-Kuntahankinnat Oy:n yhteiskilpailutuksessa levat Karkkilassa (hjeellinen)... 38
I LUKU YLEISTÄ HANKINNOISTA Kh 15.8.2011 212 1. YLEISTÄ 1.1. Määritelmiä ja käsitteitä Hankinta: Tavariden ja palvelujen stamista, vukraamista tai siihen rinnastettavaa timintaa sekä urakalla teettämistä taludellista vastiketta vastaan. Hankintailmitus: Ilmitus, jlla annetaan mahdllisuus sallistua tarjuskilpailuun tai tehdä sallistumishakemus. Hankintayksikkö tässä n Karkkilan kaupunki. HILMA Internetissä leva julkisten hankintjen ilmituskanava, jnne tulee tehdä hankintailmitus kansalliset kynnysarvt ylittävistä hankinnista; www.hankintailmitukset.fi. Pienhankinnalla tarkitetaan hankintaa, jka n alle kansallisen kynnysarvn. Puitespimus: Spimus, jka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutimittajan taikka urakitsijan kanssa ja jssa svitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintihin svellettavista hinnista, määristä tai muista ehdista. Kynnysarvt ylittävissä hankinnissa puitespimuksia kutsutaan puitejärjestelyiksi. Vaarallinen työyhdistelmä n tilanne, jssa esim. tavaran tilaaja ja tavaran vastaanttaja/laskun maksaja n sama henkilö. Vähäisenä pienhankintana Karkkilan kaupungissa pidetään: Tavara- ja palveluhankinnissa, alle < 10 000 hankintaa (alv 0 %), ssiaali- ja terveydenhulln palveluissa, alle < 20 000 hankintaa (alv 0 %) ja rakennusurakissa, alle < 30 000 hankintaa (alv 0 %). Hankintamenettelyt eli hankintalaissa mainitut tavat tteuttaa hankintakilpailu: Avin menettely: Hankintamenettely, jssa kaikki halukkaat timittajat vivat tehdä tarjuksen. Neuvttelumenettely: Hankintamenettely, jssa kunta hankintailmituksessa tai tarjuspyynnössä mainituin tavin kilpailuttaa ja erityisin perustein neuvttelee yhden tai useamman timittajan kanssa spimuksen ehdista. Puitejärjestely: Puitespimuksiin kuuluva hankintalaissa mainittu erityinen menettely hankinnan tteuttamiseksi. Rajitettu menettely: Hankintamenettely, jssa kunta pyytää tarjuksen valitsemiltaan ehdkkailta eli rajitetulta määrältä ehdkkaita hankintalain mukaisesti. Surahankinta: Hankintamenettely, jssa hankinta tehdään ilman tarjuskilpailua yhdeltä tai usealta timittajalta. 3/38
1.2. Hankintahjeiden sveltaminen ja yleiset hankintaperiaatteet 4/38 Kh 15.8.2011 212 Hankintalaki ei puutu siihen, miten kunta palvelunsa järjestää. Tavaran ja palvelun tuttaminen hankintayksikön mana työnä ei velvita nudattamaan hankintalakia. Sen sijaan kunnan tulee kilpailuttaa ne palvelut tai tavarat, jtka hankitaan kunnan rganisaatin kuulumattmalta palveluntuttajalta. Hankintalainsäädäntö velvittaa julkisten hankintjen kilpailuttamiseen sekä kilpailumenettelyyn sallistuvien tasapuliseen ja syrjimättömään khteluun. Esimerkiksi yrityksiä ei saa susia eikä syrjiä ktipaikan mukaan. Hankinta vidaan surittaa vain vahvistelun talusarvin ja käyttösuunnitelman puitteissa. Kaupunginhallitus hjaa ja valv hankintatimea. Keskitetysti hankittavista tutteista, niistä päättävistä viranmaisista ja hankintarajista päättää kaupunginhallitus, mikäli hallintsäännöllä ei le tisin määrätty. Sen lisäksi mitä julkisista hankinnista annetussa hankintalainsäädännössä ja kuntalaissa sekä kaupungin hallintsäännössä määrätään, nudatetaan Karkkilan kaupungin hankinnissa näitä hjeita. Hankinnat jakaantuvat taludellisen arvn perusteella klmeen eri ryhmään 1) kansallisen kynnysarvn alittavat (eli pienhankinnat) 2) kansallisen kynnysarvn ylittävät ja 3) EU-kynnysarvn ylittävät hankinnat. Kansallisen kynnysarvn alittavissa hankinnissa kaupunki määrittää vähäisen pienhankinnan rajan itse. Hankintjen tulee perustua suunnitelmallisuuteen. Hankintjen tulee perustua vusittaisiin hankintasuunnitelmiin, jissa määritellään mitä, millin ja miten hankintja tehdään. Hankintasuunnitelmien avulla n mahdllisuus saada riittävän ajissa selville kunnan kaikki yksittäiset samaa tuteryhmää kskevat, tistuvat hankinnat sekä hankintjen ennakidun arvn määrittämiseksi että mien puitespimusten kilpailuttamisen phjaksi. Hankinnat n suritettava taludellisesti ja tarkituksenmukaisesti, käytettävä hyväksi lemassa levat kilpailulsuhteet ja nudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avimuuden, tasapulisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjuksista tulee hyväksyä se, jka n hinnaltaan halvin tai kknaistaludellisesti edullisin, sen mukaan kuin tarjuspyynnössä n esitetty. Hankinnissa n tettava humin mahdllisuuksien mukaan kestävän kehityksen periaatteet eli tutteisiin ja palveluihin liittyvät ympäristövaikutukset. Hankinnissa tulee kiinnittää humita tutteiden/palveluiden kk elinkaareen: valmistuksesta, kuljetuksesta, pakkauksesta, varastinnista, käytöstä ja kierrätyksestä aina jätteenkäsittelyyn asti. Hankinnissa tulee ttaa humin myös energiatehkkuus. Hankinnissa n nudatettava työ- ja elinkeinministeriön hjeita Energiatehkkuus julkisissa hankinnissa. Ohjeet kskevat mm. seuraavia hankintja: Sähköiset kneet ja laitteet (it- ja muut timistlaitteet, kdinkneet, valaistus ym.), ajneuvt ja kuljetuspalvelut, krjaus- ja uudisrakentamishankkeet ja energian hankinta. Ohjeet
löytyvät ministeriön internet sivuilta sitteesta www.tem.fi -> julkaisut. Energiamerkintädirektiivi edellyttää, että hankintaviranmaiset pyrkivät hankkimaan ainastaan sellaisia tutteita, jtka täyttävät krkeinta suritustasa ja parasta energiatehkkuuslukkaa kskevat vaatimukset. Susituksena n, että Karkkilan kaupunki hyödyntää kaikissa mahdllisissa hankinnissa KL-Kuntahankinnat Oy:n palveluja aina kun se n mahdllista. 1.3. Hankintatiminnan tavitteet Hankintatiminnan tulee lla tehkasta ja lainmukaista ja tteutettavien hankintjen tulee palvella hankintayksikölle ja sen timialille asetettujen tehtävien ja tulstavitteiden saavuttamista. Hankintjen tehkkuus saavutetaan hulellisella hankintjen suunnittelulla keskitetyllä hankintajärjestelmällä (hankintayksiköt ja pisteet) ammattitaitisella hankintahenkilöstöllä tilausten ptiminnilla eli tilausrytmin ja tilausten kn ikeellisuudella vusi ja puitespimusten käytön lisäämisellä käyttämällä timivaa hankinta-alan tietjärjestelmää timinnan kustannustietisuudella (hankinnan tunnusluvut ja mittarit) hankintahenkilöstön täydennyskulutuksella asianmukaisilla reklamaatiilla ja hyvällä yhteistyöllä timittajien kanssa. Hankintjen lainmukaisuus saavutetaan: ammattitaitisella hankintahenkilöstöllä kilpailuttamisvelvitteen täyttämisellä tarjajien tasapulisella, luttamuksellisella ja syrjimättömällä khtelulla Yksittäisten henkilöiden n tehtävä selvä er kunnan hankintjen ja mien henkilökhtaisten hankintjensa välille. Kaupungin rganisaati ei tee hankintja työntekijöiden henkilökhtaiseen käyttöön. 2. YHTEIS- JA ERILLISHANKINNAT Hankinnat tteutetaan jk yhteistyössä esimerkiksi muiden kuntien tai kuntayhtymien tai KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa tai erillishankintina. Yhteishankintjen kilpailuttamisesta päätetään erikseen. Hankinnasta vastaa svittu kunta tai kuntayhtymä, KL-Kuntahankinnat Oy tms. tapauksesta riippuen tai hankintatiimi kuntien valtuuttamana. Erillishankinnat kilpailutetaan tapauksesta riippuen jk Karkkilan kaupungin timesta tai yhteishankintjen timintatapaa nudattaen. Karkkilan kaupunki tekee erillishankinnasta itse hankintapäätöksen. 5/38
3. HANKINTOJEN VALMISTELUN TARKISTUSLISTA Ennen hankinnan alittamista n hyvä varmistaa, että Hankinta perustuu välttämättömään tarpeeseen ja että stetaan tarpeeseen nähden tarkituksenmukaista laatua Hankinta n laillinen ja liittyy yksikön tehtäviin Hankinnalle n varattu määräraha Hankinnantteutuksen salta n etukäteen tehty ratkaisu: ma työ, st vai vukraus yksin, yhteistyössä kuntien/kuntayhtymien kanssa tai timeksiantna surahankinta vai kilpailutus kilpailutuksessa käytettävä hankintamenettely n humiitava hankintihin kuluva aika: mm. EU kynnysarvn ylittävässä hankinnassa määräaika tarjusten vastaanttamiselle n vähintään 52 päivää. hankinnan ilmittaminen; kynnysarvn ylittävissä Hilmassa pakllinen kansallisissa hankinnissa tarjuspyynnön saajien määrä, js saajien määrää rajitetaan valitaank yksi vai useampi timittaja kuinka pitkä n spimuskausi mikä n kilpailutettava kknaisuus hankinnan riskit. 6/38
II LUKU HANKINTAMENETTELYT PIENHANKINNOISSA JA KYNNYSARVON YLITTÄVISSÄ HANKINNOISSA 4. KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT (PIENHANKINNAT) Kansallisen kynnysarvn alittaviin hankintihin ei svelleta hankintalakia. Näistä hankinnista ei siten vi hakea muutsta markkinaikeudelta. Kansalliset kynnysarvt ilman arvnlisävera (alv 0 %) vat: Tavara- ja palveluhankinnat, käyttöikeusspimukset ja suunnittelukilpailut 30 000 eura Liitteen B terveydenhit- ja ssiaalipalvelut (ryhmä 25) ja eräät työvimahallinnn kulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 eura Rakennusurakat ja käyttöikeusurakat 150 000 eura Hankintalain sveltamisalan ulkpulelle jäävät pienhankinnat n tehtävä taludellisesti ja tehkkaasti ja tehtyjen päätösten tulee lla avimesti arviitavissa. Myös pienhankinnissa tulee pyrkiä hyödyntämään markkinilla levaa tarjntaa ja kilpailua. Samin n nudatettava tasapulista khtelua tarjajia khtaan. 4.1. Hankinnat kilpailuttaen Kansallisen kynnysarvn alittavissa hankinnissa hankintamenettelyn valinta n kaupungin harkinnassa. Neuvttelumenettelyä ja surahankintaa ilman tarjuskilpailua käytetään sillin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei le hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys humin ttaen perusteltua, esimerkiksi kilpailuttamisesta jhtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan jhdsta. Hankintjen jakaminen siin kansallisen kynnysarvn, mainittujen eurmäärien tai hankintavaltuusrajan alittamiseksi n ehdttmasti kielletty. Hankinnan siin jakamisen tulee aina perustua taludellisiin tai teknisiin seikkihin, jtka kaupungin tulee myöhemmin pystyä näyttämään tteen. Tämä siksi, että hankintjen pilkkmista kskeva hakemus vidaan saattaa markkinaikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta lisikin alle kansallisen kynnysarvn. Tarjukset tulee pienhankinnissa ensisijaisesti pyytää kirjallisella tarjuspyynnöllä. Tämä n tärkeää siksi, että kukin tarjaja saa varmasti yhtäläiset tiedt hankinnan khteesta ja menettelystä. Suullista tarjuspyyntöä vidaan käyttää kiireellisissä hankinnissa tai hankinnissa, jissa surahankinnan edellytykset täyttyvät (HankL 27, 28 ja 67 ). Saadut tiedt n suullisessa menettelyssä kirjattava ylös. 7/38
Tarjuspyynnön määrittelee ja hyväksyy hankintavaltuudet maava viranmainen tai vähäisiksi katsttavien hankintjen salta asiaa valmisteleva henkilö. Kaupunki määrittää henkilöiden ratkaisuikeudet. Kansalliset kynnysarvt alittavaan ja alle 3.000 eurn hankintaan liittyviä asiakirjja ei diariida, ellei erityinen syy näin edellytä. Vastuu asiakirjista n hankintaa tekevällä viranhaltijalla. Yli 3.000 eurn hankinnista n tehtävä kirjallinen hankintapäätös asianhallintajärjestelmään. 4.2. Avin menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa Avimessa menettelyssä hankinnasta ilmitetaan julkisesti kaupungin parhaaksi katsmalla tavalla. Ilmituksen perusteella kaikilla halukkailla timijilla n mahdllisuus pyytää tarjuspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjus. Avimessa menettelyssä tarjajien määrän rajaaminen ei le mahdllista. Avinta menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tutteita tai palveluita ja kun kysymyksessä n hankinta, jka vidaan ratkaista vain hinnan perustella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella. 4.3. Rajitettu menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa Rajitetussa menettelyssä tarjuksia pyydetään määrätyltä juklta timittajia, jtka arviidaan lutettaviksi ja timituskykyisiksi surittamaan aittu hankinta tai muu tehtävä. Mahdllisimman tasapulisen kilpailutilanteen lumiseksi tarjuspyyntö lähetetään riittävän mnelle yritykselle. Susiteltavana määränä pienissä hankinnissa vidaan pitää vähintään klmea (3) timittajaa. Rajitettua menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun humita n kiinnitettävä ehdkkaiden sveltuvuuteen ja kun timittajan valinta suritetaan tarjusten kknaistaludellisuuden perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella. Tarjajien kanssa vidaan avimessa ja rajitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvt alittavissa hankinnissa tarvittaessa käydä neuvtteluja, jiden tarkituksena n vain selventää tai täsmentää tarjusten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjajien tasapulinen khtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvttelun käyminen yksinmaan tarjushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierrs) n kiellettyä. 8/38
4.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta) Surat hankinnat mudstavat aina pikkeuksen yleiseen hankintakäytäntöön. Surassa hankinnassa kunta surittaa tilauksen ilman tarjuspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjuskilpailua järjestämättä vain yhdeltä timittajalta pyydetyn tarjuksen perusteella. Suran hankinnan perusteet ilmenevät hankintalaista (27, 28 ja 67 ). Sura hankinta n hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi mahdllista esimerkiksi, kun tarjuskilpailussa mahdllisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdt eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia tavaran tai palvelun laatu ja hintatas vat tiedssa, tai kun hankittavaa tavaraa ei le muualta saatavissa tai kysymyksessä n pikkeuksellisen kiireellinen hankinta hankinnan arv n vähäinen ja kilpailuttaminen n muutin epätarkituksenmukaista. Vähäisen arvn määrittelyssä tulee ttaa humin hankintihin käytettävissä levat varat, hankintjen lunne, määrärahjen käyttövaltuudet ja muut erityisseikat. Hankinnat ns. kiertäviltä kaupustelijilta n Karkkilan kaupungissa kielletty. 4.5. Pienhankinnissa humiitava Hankintakknaisuuden ja sen arvn määrittämisessä n tettava humin: miten usein hankinta tistuu miten hankintatarve n ennakitavissa mitkä tuteryhmät kannattaa hankkia yhtenä hankintana (taludellisesti, tehkkaasti sekä tarkituksenmukaisesti) ja miten em. seikat vaikuttavat kilpailun syntymiseen. Kyseessä n pienhankinta eli pienhankintana vidaan tteuttaa, mikäli hankinnan khdetta ei vida hankkia j lemassa levien spimusten puitteissa tilaamalla (esim. puitejärjestelystä); hankinta ei tistu useampaan kertaan esim. vuden kuluessa; ja hankinnan khde ei le sa suurempaa hankintakknaisuutta (esim. kynät ja kumit sa kulutarvikehankintja). Kaupunki pystyy pienhankintjen keskittämisellä vähentämään hankintihin liittyviä välittömiä (tutteen hinta) ja välillisistä kustannuksista kuten laskun maksusta ja tavaran vastaantsta aiheutuvia kustannuksia. Pientarvikkeiden hankinnassa ja myös arvltaan vähäisten palveluiden stamisessa laskun käsittelyprsessi ja itse pientarvikkeiden hankintjen surittamiseen käytetty työaika n merkittävä kustannustekijä, jissakin tapauksissa suurempi kuin itse tutteen/palvelun arv. Pientarvikkeita (pieniä palveluita ttaa vastaan) vidaan nutaa kaupungin hjeen mukaisesti kaupungin henkilökrtilla tai hankkijan henkilötdistuksella kaupungin määrittämistä spimuskumppanien timipisteistä tai ns. st-situksen kanssa esim. 9/38
spimus kirjakaupasta, js hankintayksiköllä sellainen n, ratkaisuikeuksien puitteissa ja/tai esimiehen luvalla. Käteisstja ei krvata ilman erityisiä perusteita. Alle 10 eurn kertastksia tulee ehdttmasti välttää. Tällaiset pienhankinnat tulee pyrkiä keskittämään suuremmiksi kknaisuuksiksi niistä aiheutuvien välillisten kustannusten ptimimiseksi. Pienhankinnat tulee vida pystyä perustelemaan aina selkeästi. Mikäli jltakin timittajalta tehdään tistuvia pienhankintja, pyritään arviimaan k. tavariden/palveluiden vutuinen kustannusarvi. Tällä arvilla vidaan tarvittaessa tehdä ns. kevennetty kilpailutus, jllin tarjukset pyydetään kirjallisena alueella timivilta yrityksiltä/timittajilta (esim. klmelta timittajalta), valitaan paras tarjus ja tehdään hankintaspimus/sttilaus k. timittajan kanssa (hankinta alle kansallisen kynnysarvn). 4.6. Vähäinen pienhankinta ja sura st Vähäisenä pienhankintana Karkkilan kaupungissa pidetään (alv 0 %): Tavara- ja palveluhankinnat < 10 000 eura Ssiaali- ja terveydenhulln palvelut < 20 000 eura Rakennusurakat, suunnittelu- ja kehittämishankkeet < 30.000 eura Erillinen hankintapäätös tehdään kirjallisesti asianhallintajärjestelmään ja se perustellaan, kun hankinnan arv ylittää 3.000 eura (alv 0 %). Hankintapäätökseen tulee antaa myös hjeet hankintaikaisun tekemiseen sekä muutksenhakuun markkina-ikeudelta, ei kuitenkaan markkinaikeuteen kynnysarvn alittavissa hankinnissa. Myös vähäisissä pienhankinnissa tulee pyrkiä hyödyntämään kilpailua ja markkinilla leva tarjntaa ja vähäiset pienhankinnat tulee vida myös perustella hankintapäätöksen tekijälle. Kaikkein pienimpien kansalliset kynnysarvt alittavien hankintjen khdalla vi lla kyse tsiasiallisesta timinnasta, jllin sttapahtumaa ei edellä kirjallinen päätös, paitsi js hankinnan arv ylittää 3.000 eura (alv 0 %). Tällöin muutksenhakuhjausta ei käytännössä le mahdllista antaa ja hankintapäätös vidaan tehdä allekirjittamalla sttilaus (+ nimenselvennys). Osttilauksen vi allekirjittaa se henkilö, jlla siihen n ratkaisuikeus/lupa ratkaisuikeuden maavalta henkilöltä/esimieheltä. Pienhankinnissa erillisen spimuksen tekemisen tarkituksenmukaisuutta n harkittava tapauskhtaisesti. Js erillistä spimusta ei laadita, n syytä varmistaa, että hankinnan keskeiset ehdt ilmenevät hankinnan muista asiakirjista (esim. kirjallisessa tarjuspyynnössä). Sura st pienhankinnissa ei le sama asia kuin kynnysarvn ylittävissä hankintalain mukainen surahankinta, jnka käytölle n säädetty mat perusteet. 10/38
5. KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT Kh 15.8.2011 212 Kansallisen kynnysarvn ylittävissä hankinnissa nudatetaan hankintalakia. Kansallisen kynnysarvn suuruus 1.6.2010 alkaen (ilman arvnlisävera eli alv 0 %): tavara- ja palveluhankinnissa n 30.000 eura ssiaali- ja terveydenhulln palveluhankinnissa 100.000 eura rakennusurakissa 150.000 eura Tähän ryhmään kuuluvat myös ns. tissijaisia hankintja kskevat palvelut, jita vivat käytännössä surittaa vain paikalliset tai kansalliset palvelun tuttajat. Esimerkkeinä mainittakn htelli- ja ravintlapalvelut, turvallisuuspalvelut, avustavat kuljetuspalvelut, kulutuspalvelut, terveydenhit- ja ssiaalipalvelut sekä virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnissa hankinta suritetaan pääsääntöisesti tarjuskilpailuna avinta tai rajitettua menettelyä käyttäen. Neuvttelumenettelyä, kilpailullista neuvttelumenettelyä, puitejärjestelyä ja surahankintaa ilman tarjuskilpailua käytetään ainastaan hankintalaista ilmenevin erityisin perustein. Tarjuspyyntö tehdään kirjallisesti. Kansallisen kynnysarvn ylittävissä hankinnissa hankintapäätöksen yhteyteen liitetään muutksenhakusitus markkinaikeuteen sekä hjeet hankintaikaisun tekemisestä. Kansalliset kynnysarvt ylittävistä hankinnista n ilmitettava kaupungin ktisivuilla. Menettelynä vi lla esimerkiksi viittaus tai linkki HILMA:n sivuille k. hankintailmituksen khdalle taikka yhteystiedt, jsta saa lisätietja a. hankinnasta. [Vastaus Karkkilan kaupungin valtuustalitteeseen kv 29.3.2010 12 / kaupungin urakiden tarjuspyyntöjen ilmittaminen myös paikallislehdissä: Julkisia hankintja kskevien säännösten pääperiaatteita vat hankintjen avin ja tehkas kilpailuttaminen sekä tarjajien tasapulinen ja syrjimätön khtelu. Avimuuden periaate mm. edellyttää, että hankinnista ilmitetaan riittävän laajasti. Tasapulisuuden ja syrjimättömyyden periaate pulestaan tarkittaa tarjajien yhdenvertaista khtelua ja hankintapäätöksen tekemistä ennalta ilmitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Karkkilan kaupungin internet -ktisivulla n erikseen alasivu "hankinnat". Sieltä löytyy maininta, että Karkkilan kaupunki ilmittaa kaikki kansallisen kynnysarvn ylittävät hankintansa Työ- ja elinkeinministeriön ylläpitämässä Julkiset hankinnat HILMAn sivuilla sitteessa www.hankintailmitukset.fi. HILMA:n sivuilta n linkit palveluihin, jilla hankinnista kiinnstunut yritys vi ilmittautua sivujen seuraajaksi ja yrityksellä n näin mahdllisuus saada ilmittamiensa kriteerien mukaisista hankinnista tiedn suraan yrityksen maan sähköpstiin. Kaupungin sähköisiä asiintimutja n tarkitus lisätä ja kehittää. Yhtenä khteena n hankintaprtaalin kehittäminen lähivusina. Vastauksena alitteeseen tdetaan, että Karkkilan kaupunki pyrkii ilmittamaan kullistenkin hankintjen vireillälsta kaupungin ktisivuilla. Lisäksi pyritään ilmittamaan asiasta niille timittajille, jiden kanssa kaupungilla n vimassaleva ja a. hankinnan khdetta kskeva spimus.] 11/38
5.1. Avin menettely kynnysarvn ylittävissä hankinnissa Avimessa menettelyssä kaikki halukkaat vivat tehdä tarjuksen. Tarjuskilpailusta julkaistaan ilmitus kansallisessa julkisten hankintjen sähköisessä ilmituskanavassa (HILMA - www.hankintailmitukset.fi). Avinta menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tutteita tai palveluita. Avimessa menettelyssä mahdllisesti saatavien lukuisten tarjusten jhdsta usein n tarkituksenmukaista ttaa hankinnan ratkaisuperusteeksi halvin hinta, jtta tarjusten käsittely lisi khtuudella hallittavissa. Käytettäessä valintaperusteena tarjusten kknaistaludellista edullisuutta, arviintikriteereitä n syytä lla vain khtuullinen määrä, jtta avimessa menettelyssä mahdllisesti saatavien tarjusten runsas määrä n hallittavissa tarjusten vertailuvaiheessa. Tarjusten tekemiseksi n varattava riittävä aika ttaen humin hankinnan laatu, lunne ja laajuus. Ennen saatujen tarjusten käsittelyä arviidaan tarjuksen jättäneiden yritysten kelpisuus. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella tarjuspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviintikriteerein. 5.2. Rajitettu menettely kansallisen kynnysarvn ylittävässä hankinnassa Rajitettu hankintamenettely n kaksivaiheinen. Timittajien löytämiseksi rajitetusta tarjuskilpailusta julkaistaan ilmitus HILMAssa. Hankinnasta kiinnstuneiden yritysten tulee ilmittautua eli jättää sallistumishakemuksensa hankintayksikölle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjuksia pyydetään etukäteen määrätyltä sallistumishakemusten jättäneeltä juklta timittajia, jtka tarjusta pyydettäessä arviidaan lutettaviksi ja timituskykyisiksi surittamaan aittu hankinta tai muu tehtävä. Osallistumishakemusten jättämistä varten n varattava riittävä aika, jka määräytyy hankinnan lunteen ja laajuuden mukaan. Tarjuskilpailuun hyväksyttävät timittajat n valittava niiden sallistumishakemuksen lähettäneiden ehdkkaiden juksta, jtka täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat minaisuudet ja muut vaatimukset. Nämä n suhteutettava hankinnan laatuun ja kkn nähden. Hankintayksikkö vi ennalta rajata niiden ehdkkaiden lukumäärän, jille tarjuspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä kskeva vaihteluväli n ilmitettava hankintailmituksessa. Tarjuskilpailuun n rajitetussa menettelyssä kutsuttava vähintään viisi (5) ehdkasta, jllei sveltuvia ehdkkaita le vähemmän. Tarjuspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille ehdkkaille samanaikaisesti. Tarjuspyyntöjä ei saa tällöin timittaa muille, kska ehdkkaat n j valittu 12/38
sallistumishakemusten kautta. Tarjusten tekemiseksi varattavan ajan tulee lla riittävä ttaen humin hankittavan tavaran, palvelun tai urakan laajuus ja lunne. Riittäväksi ajaksi n katsttu 2-3 viikka. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella tarjuspyynnössä mainituin edellytyksin ja perustein. Erityisin perustein tarjajien kanssa vidaan avimessa ja rajitetussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvtteluja, jiden tarkituksena n selventää tai täsmentää tarjuksen sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjajien tasapulinen khtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvttelut tulee käydä kaikkien tarjusten tekijöiden kanssa, ellei pikkeavaan menettelyyn le saatujen tarjusten perusteella erityistä syytä. Neuvttelut yksinmaan tarjushinnan tarkistamiseksi eli ns. tinkimiskierrkset vat kiellettyjä. Tässä tarkitettu neuvttelu n ertettava jäljempänä mainittavasta neuvttelumenettelystä ja kilpailullisesta neuvttelumenettelystä. 5.3. Neuvttelumenettely Pikkeuksellisesti hankinta vidaan surittaa hankintalaista ilmenevällä neuvttelumenettelyllä. Neuvttelumenettely pikkeaa avimesta ja rajitetusta menettelystä siinä, että timittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvttelumenettelyyn tai neuvttelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraisten kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvttelut vat pääsääntöisesti kiellettyjä, kska neuvttelut saattavat jhtaa kiellettyihin tinkimiskierrksiin. Neuvttelumenettelyyn vidaan siirtyä hankintalain 66 ja 25 :ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi sillin kun yhtäkään saatua tarjusta ei vida sellaisenaan hyväksyä tai kun muuten n ilmeistä, ettei ilman neuvtteluja päästä tyydyttävään tulkseen. Vastaavasti neuvttelumenettelyyn vidaan siirtyä, js saadut tarjukset ylittävät lennaisesti talusarvissa varatut määrärahat ja hankinta aitaan kuitenkin tteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa mudssa. Neuvttelumenettely ei ikeuta muutin pikkeamaan aidsta kilpailutuksesta eikä saatujen tarjusten tasapulisesta käsittelystä. Päätös neuvttelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta n kilpailussa mukana leville ilmitettava ja lpullisessa päätöksessä perusteltava. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamutna, jsta julkaistaan ilmitus, n hankintalain 25.2 :n ja 66 :n mukaan mahdllista erityisin perustein. Neuvttelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvttelumenettelyssä ehdkkaita n kutsuttava vähintään klme, jllei sveltuvia ehdkkaita le vähemmän. 13/38
5.4. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä Kh 15.8.2011 212 Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä tulee kysymykseen esim. sellaisissa palveluhankinnissa, jissa tavanmukainen kilpailuttaminen ei le mahdllista. Tyypillisenä esimerkkinä hankinnista, jissa neuvttelumenettelyn käyttämismahdllisuus tteutuu, mainittakn saamispalveluihin liittyvät palveluhankinnat, kuten knsulttien valinnat ja tietliikenteen edellyttämät hankinnat. Vastaavasti neuvttelumenettely n mahdllista muissakin palveluhankinnissa, mikäli tehtävän määrittelyä tai tarvittavien laitteiden laatua ja minaisuuksia ei vida etukäteen riittävän tarkasti määritellä. Neuvttelumenettely n sallittu ilman erityisiä perusteita kansallisen kynnysarvn ylittävissä, mutta EU-kynnysarvt alittavissa tavara- ja palveluhankinnissa, jiden ennakitu kknaisarv n Tavara- ja palveluhankinnat alle 50.000 eura Rakennusurakat alle 500.000 eura 14/38
5.5. Puitejärjestelyt Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitespimusten kilpailuttamista. Hankintayksikön n valittava timittajat puitejärjestelyyn avimella tai rajitetulla menettelyllä. Hankintayksikkö vi valita puitejärjestelyn timittajat myös Hankintalain 25 :ssä säädetyin edellytyksin neuvttelumenettelyllä tai tekemällä 27 :ssä säädetyin edellytyksin surahankinnan. Puitejärjestelyjen mukaiset spimukset vat eräänlaisia raamispimuksia, jiden kaikki ehdt, kuten suritemäärät, eivät le selvillä kilpailuttamisen aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä spimuskauden aikana vidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tutteiden hinta kilpailuttamalla (ns. minikilpailutus) puitejärjestelyssä mukana levat yritykset. Puitejärjestelyyn perustuvat hankintaspimukset n tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten sapulten kesken. Puitejärjestelyn ehtihin ei saa tehdä humattavia muutksia sen vimassalaikana. Puitejärjestelyä ei saa käyttää kilpailua vääristävällä, rajittavalla tai estävällä tavalla. Puitejärjestelyn kest saa lla enintään neljä vutta. Hankinnan khteen välttämättä sitä edellyttäessä puitejärjestely vi lla pikkeuksellisesti kestltaan pidempi. Puitejärjestelyn käytön edellytykset selviävät hankintalaista (65 sekä 31-32 ). Usean timittajan kanssa tehtävään puitejärjestelyyn n valittava vähintään klme timittajaa, jllei kelpisuusehdt täyttäviä tarjajia ja hyväksyttäviä tarjuksia le vähemmän. 5.6. Hankinnat ilman kilpailuttamista (sura hankinta) Surassa hankinnassa hankintayksikkö surittaa tilauksen ilman tarjuspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjuskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai usealta timittajalta pyydetyn tarjuksen perusteella. Suran hankinnan yksityiskhtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista. Suraa hankintaa saa hankintalain 27 :n 28 :n sekä 67 :n mukaan käyttää julkaisematta hankintailmitusta, js avimessa tai rajitetussa menettelyssä ei le saatu lainkaan ehdkkuushakemuksia (sallistumishakemuksia) tai tarjuksia taikka spivia tarjuksia edellyttäen, että alkuperäisiä spimusehtja ei lennaisesti muuteta, teknisistä tai taiteellisista taikka yksinikeuden sujaamiseen liittyvistä syistä ainastaan tietty timittaja vi valmistaa tai timittaa hankittavan tavaran tai palvelun taikka ainastaan tietty urakitsija vi tteuttaa hankkeen spimuksen tekeminen suraan yrityksen kanssa n välttämätöntä hankintayksiköstä riippumattmasta ennalta arvaamattmasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuksi, tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kkeilua, tutekehitystä tai tieteellistä tarkitusta varten eikä valmistus tapahdu tellisesti tai tutkimusja kehittämiskustannusten kattamiseksi 15/38
kysymys n raaka-ainemarkkinilla nteeratut ja sieltä hankittavat tavarat (raaka-ainepörssi) hankinta vidaan tehdä pikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi timittajan liiketiminnan lpettamisen yhteydessä kysymyksessä n sääntömääräisen suunnittelukilpailun (ideakilpailun) jälkeen tapahtuva tteutussuunnittelusta vastaavan suunnittelijan valinta kysymyksessä n tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä timittajalta, js timittajan vaihtaminen aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteettman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym. Spimus tavaran lisätimituksesta saa vain pikkeuksellisesti ylittää klmen (3) vuden. Lisäpalveluja tai lisätöitä kskevan spimuksen kknaisarv saa lla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan arvsta. Kysymyksessä n palveluhankintaa tai rakennustyötä kskeva tisint hankintalaissa mainitulla tavalla (hankintaptit) klmen vuden kuluessa alkuperäisen spimuksen tekemisestä. Sura hankinta n hankintalain 67 :n mukaan sallittu EU-kynnysarvt alittavissa yksittäisissä ssiaali-, terveys- tai kulutuspalvelujen hankinnissa, js perinteinen kilpailuttaminen tai timittajan vaihtaminen lisi ilmeisen khtuutnta tai erityisen epätarkituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hit- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Sura hankinta n ertettava tilauksista, jita hankintayksiköt tai niiden alaiset rganisaatin kuuluvat timivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitespimusten ja järjestelyjen puitteissa. Tilaukset vat tällöin j kilpailutettujen spimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutksenhakukelpisia hallintpäätöksiä. Päätös suran hankinnan käyttämisestä n perusteltava, kska tällöin piketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvllisuudesta. 16/38
6. EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT EU-kynnysarvt ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa EU-laajuisesti hankintalakia nudattaen. EU-hankintamenettelyn määräajat löytyvät www.hankinnat.fi sivustlta. Määräajat lasketaan sitä päivää seuraavasta päivästä, jna hankintailmitus n lähetetty julkaistavaksi. Rajitetussa menettelyssä tarjusaika lasketaan tarjuspyynnön lähettämispäivästä. 6.1. EU-kynnysarv 1.1.2010 Muut hankintaviranmaiset, mm. kunnat (Hankintalaki 16 ) Tavarahankinnat ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailut 193.000 eura Rakennusurakat ja käyttöikeusurakat 4.845.000 eura Erityisalat (Erityisaljen hankintalain 12 ) Tavara- ja palveluhankinnat ja suunnittelukilpailut 387.000 eura Rakennusurakat 4.845.000 eura EU-kynnysarvjen ylittävissä hankinnissa svelletaan hankintalaissa (HankL II sa) määrättyjä yksityiskhtaisia menettelytapja ja timinta-aikja. EU-kynnysarvt perustuvat Eurpan parlamentin ja neuvstn hyväksymien hankintadirektiivien phjalta kmissin antamaan asetukseen ja ne vahvistetaan kahden vuden välein. Ajantasaiset kynnysarvt löytyvät työ- ja elinkeinministeriön ktisivuilta. Palveluhankinnissa tähän ryhmään kuuluvat vain hankintadirektiivien ja hankintalain A liitteen mukaiset palvelut. Liitteen B mukaiset palvelut kuuluvat niiden arvsta riippumatta EU- kynnysarvn alittavia palveluja kskevaan ryhmään, jita n käsitelty edellä. EU-ilmituksissa käytetään Eurpan kmissin vahvistamia vakilmakkeita. Näistä vakilmakkeista HILMAssa täytetään: ennakkilmitus EU-hankintailmitus EU-hankintailmitus, erityisalat jälki-ilmitus jälki-ilmitus, erityisalat 6.2. Erityisaljen hankinta Erityisaljen hankintalakia (L vesi- ja energiahulln, liikenteen ja pstipalvelujen alalla timivien yksiköiden hankinnista 349/2007) svelletaan laissa erikseen mainituilla alilla timivien hankintayksiköiden hankintihin. Erityisaljen hankintalaki n erityislaki suhteessa yleiseen hankintalakiin. 17/38
Erityisaljen hankinnissa n humiitava myös yleensä hankinnissa nudatettavat periaatteet; Hankintayksikön n käytettävä hyväksi lemassa levat kilpailulsuhteet, khdeltava hankintamenettelyn sallistujia tasapulisesti ja syrjimättä sekä timittava avimesti ja suhteellisuuden vaatimukset humin ttaen. Hankinnat n suritettava mahdllisimman taludellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdllisimman tarkituksenmukaisina kknaisuuksina ympäristönäkökhdat humin ttaen. Erityisaljen hankinnat kilpailutetaan mahdllisuuksien mukaan, ilmitetaan tarjajille, perustellaan kirjallisesti hankintapäätöksen tekijälle, tehdään hankintapäätös jne. Hankintatimintaan liittyvien hallinnllisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksikkö vi käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintja tai hyödyntää muita yhteistyömahdllisuuksia julkisten hankintjen tarjuskilpailuissa. Js tarjuskilpailussa ehdkkaana tai tarjajana n hankintayksikön mistama yhteisö tai laits taikka tinen hankintayksikkö, sitä n khdeltava samalla tavin kuin muita ehdkkaita ja tarjajia. 6.3. Hankinnat kilpailuttaen Avimessa menettelyssä kaikki halukkaat vivat tehdä tarjuksen. Hankinnasta n ilmitettava HILMA - kanavalla. Avimen menettelyn vähimmäismääräajista n säädetty hankintalain 36-39 :ssä. Avinta menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tutteita tai palveluita. Lisäksi yleensä edellytetään, että kysymyksessä n hankinta, jka vidaan ratkaista vain hinnan perustella ja jissa ptentiaalisten tarjusten tekijöiden määrää n suuri. Hankintalaissa mainittu tarjajien teknisiä, taludellisia ja muita edellytyksiä kskeva sveltuvuuden arviinti tapahtuu avimessa menettelyssä vasta tarjusten jättämisen jälkeen. Rajitetussa menettelyssä hankintayksikön n tehtävä hankintailmitus HILMA - kanavalla, jsta yritykset saavat tiedn tulevasta hankinnasta. Hankinnasta kiinnstuneiden yritysten tulee ilmittautua eli jättää ns. sallistumishakemus. Hankintayksikön tulee valita ilmittautuneiden juksta ne yritykset, jtka täyttävät hankintayksikön hankintalain mukaisesti asettamat vaatimukset. Rajitetussa menettelyssä sallistumishakemusten jättämisen sekä tarjusajan vähimmäismääräajista n säädetty hankintalain 36 39 :ssä. Hankintayksikkö vi rajitetun menettelyn yhteydessä ennalta rajata niiden ehdkkaiden lukumäärän, jille tarjuspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä kskeva vaihteluväli n ilmitettava hankintailmituksessa. Vastaavasti hankintayksikkö vi määritellä ehdkkailta vaaditut minaisuudet nudattaen hankintalaista ilmeneviä perusteita. Tarjajia n kutsuttava hankinnan kkn ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi (5) ehdkasta, tdellisen kilpailun varmistamiseksi. 18/38
Neuvttelumenettelyyn vidaan siirtyä hankintalain 25 :ssä säädetyin edellytyksin. Päätös neuvttelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta n kilpailussa mukana leville ilmitettava ja viimeistään lpullisessa päätöksessä perusteltava. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamutna, jsta julkaistaan ilmitus, n hankintalain 25.2 :n mukaan mahdllista erityisin perustein. Neuvttelumenettely pikkeaa avimesta ja rajitetusta menettelystä siinä, että timittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvttelumenettelyyn tai neuvttelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraiset kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvttelut vat pääsääntöisesti kiellettyjä, kska neuvttelut saattavat jhtaa esimerkiksi kiellettyihin tinkimiskierrksiin. Kilpailullinen neuvttelumenettely n perinteistä neuvttelumenettelyä kehittyneempi käytettäväksi mnimutkaisissa hankinnissa. Sen sveltamisen edellytyksistä n säädetty hankintalain 29 ja 30 :ssä. Puitejärjestelyn käytön edellytyksistä n säädetty hankintalain 31 :ssä. 6.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta) Surassa hankinnassa hankintayksikkö surittaa tilauksen ilman tarjuspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjuskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai useammalta timittajalta pyydetyn tarjuksen perusteella. Sura hankinta n sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin perustein, jita n tulkittava suppeasti. (HankL 27 28 ). 19/38
III HANKINTAPROSESSI 7. HANKINTAPROSESSIN VAIHEET AIKA-VAIHEET Ennakksuunnitteluaika Tarjuspyynnön laadinta Kilpailuaika Vertailuaika Oikaisuvaatimusaika Spimusaika HANKINTAPROSESSIN TAPAHTUMAVAIHEET Hankintatarve n syntynyt Ennakksuunnitteluaika Tutustu lemassa levaan tarjntaan Tee tarvittaessa markkinatutkimus Tarkista hankintaprsessin eri vaiheet Hankintamenettelyn valinta Tarjuspyynnön laadinta Laadittava hulellisesti Mitä ei le tarjuspyynnössä, siihen ei vida vedta myöhemmin! Tarjuspyynnön lähettäminen (hankinnasta ilmittaminen) Kilpailuaika: Ei tarjusten antajien kanssa muuta yhteistyötä kuin tarvittavat lisätiedt pyydettäessä (tasavertaisuus) Tarjusten jättö Tarjusten saapuminen Avauspöytäkirjan laatiminen Tarjajien kelpisuuden arviinti Tarjuksen tarjuspyynnön mukaisuuden arviinti Mahdlliset täsmennyspyynnöt Tarjusten vertailu Tee vertailut vain hyväksytyistä tarjuksista Hankintapäätös ja sen tiedksiant Muista perustelut! Muista liike- ja ammattisalaisuudet Hankintapäätöksen tiedksiant Odta valitusaika (muutksenhaku hankinta-asiissa) Tarkista markkinaikeudelta lainvimaisuus Tarkista nk tullut hankintaikaisua tai pienhankinnasta ikaisuvaatimusta Hankinnan tteuttaminen ja spimuksen tekeminen Valv spimuksen laatua ja tteutumista (Hankintaspimus ja sen valvnta) HUOMIOITAVAA / KRIITTISTÄ Selvitä nk määrärahja Selvitä kuuluuk keskitettyihin hankintihin Älä kilpailuta vertailun takia Määritä kilpailukhde selvästi Uhraa aikaa tähän vaiheeseen Kynnysarvt Hilma Kynnysarv lasketaan kk spimuskautta khden Kknaistaludellisesti edullisimman arviinnin testaus Hilma / muut tavat Tarjuspyyntö n julkinen. Kun kilpailuaika alkaa, hankinnan keskeytys vain js tilanne n tdella muuttunut Laita ilmitus hankinnasta kaupungin ktisivuille, js ylittää kansallisen kynnysarvn Tarjusten saapumisajat kirjataan asianhallintajärjestelmään kirjaamssa. Mahdlliset hylkäämiset / pis sulkemiset ennen vertailua Tarjusten avaaminen ei julkinen tilaisuus Salainen vaihe Tarjuksen vittaa halvin tarjus, ellei tisin le tarjuspyynnössä esitetty tai maininta puuttuu kknaan Hankintapäätös n pakllinen Vähintään 3.000 eurn hankinnissa tehtävä hankintapäätös asianhallintajärjestelmään Tarkista julkisuus Lainvimainen päätöksestä 7 vrk + 14 vrk (kirjepstina) tai sähköisessä tiedksiannssa 14 vrk, kska sähköisen tiedksiannn katstaan saapuneen vastaantetuksi lähettämispäivänä Hankintapäätös ei le tilaus. Tee spimus/tilaus kirjallisena. Kirjallinen spimus Spimus skannataan asianhallintajärjestelmään 20/38
7.1. Ennakksuunnittelu Hankinnat n tehtävä ammattitaidlla, saavasti ja taludellisesti järkevästi. Tämä edellyttää, että hankinnat tehdään suunnitelmallisesti, tarkituksenmukaisesti sekä markkinat ja niiden timintaperiaatteet tuntien ja humin ttaen. Keskivertisen hankinnan kilpailuttaminen vaatii aikaa jpa useita kuukausia. Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei le riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. Kuntien kilpailutuksen luminen alkaa tavaran/palvelun/rakennushankkeen määrittelyllä, tutteistuksella ja suunnittelulla. Hankintjen suunnittelu n sa kunnan varainkäytön suunnittelua. Suunnittelulla pyritään määrittämään ikea ajankhta hankinnalle, jtta hankintihin varatut resurssit tulee käytettyä ikein ja järkevästi. Hankintatarpeen synnyttyä tulee varata riittävä aika suunnitteluun ennen tarjuspyynnön lähettämistä. Kaupungissa n useita spimuksia, jihin hankinta saattaa liittyä, jten asia tulisi tarkistaa. Mikäli ei le tarkkaa tieta, millaista tarjntaa hankintaan liittyen n markkinilla, tulee tilata esitteitä, käydä tutustumassa tarjntaan tai tehdä muunlaista markkinatutkimusta. Kaikki minkä uhraa suunnitteluvaiheessa maksaa itsensä takaisin npeana ja nnistuneena kilpailutusprsessina. 7.2. Hankintailmitus Hankintalain tarkittamista kynnysarvt ylittävistä hankinnista n ilmitettava kansallisesti tai EU:n laajuisesti maksuttmalla sähköisellä julkisten hankintjen ilmituskanavalla (HILMA - www.hankintailmitukset.fi). Vapaamutisia ilmituksia muissa tiedtusvälineissä ym. ei saa kuitenkaan julkaista ennen kuin vastaava ilmitus n julkaistu HILMAssa. Kansallisen kynnysarvn alittavissa hankinnissa ei tarvitse tehdä julkista hankintailmitusta. Sellainen n kuitenkin mahdllista HILMAssa tai muilla yleisillä tiednvälitystavilla, kuten paikallis- tai maakuntalehdissä taikka hankintayksikön nettisivuilla. Hankintailmituksessa tdetaan hankintaa kskevaa keskeiset asiat, kuten tiedt hankintayksiköstä, hankittavasta tutteesta, valintaperusteesta, hankinnan ajankhdasta ja hankintamenettelystä. Erityisaljen hankintalain tarkittamissa hankinnissa ilmittamisvelvllisuus kskee vain EU- kynnysarvt ylittäviä hankintja. Hankinnista vidaan ilmittaa myös muilla yleisillä tiednvälitystavilla. EU-kynnysarvt ylittävästä hankinnasta n laadittava ja julkaistava hankintailmitus (tarjuspyyntöilmitus) ja jälki-ilmitus määräaikaan mennessä, sen mukaan kuin hankintalaissa ja asetuksessa n tarkemmin säädetty. Ennakkilmituksen tekeminen Hilmaan lyhentää hankintailmitusaikaa. Hankintailmituksella käynnistetään varsinainen tarjuskilpailu avimessa menettelyssä ja sallistumishakemusten jättäminen rajitetussa menettelyssä, neuvttelumenettelyssä ja puitejärjestelyssä. 21/38
Hankintaa kskevat yksityiskhdat ilmenevät tarjuspyyntöasiakirjista. Hankintailmitus tulee laatia hulellisesti, sillä tarjuspyynnön ja hankintailmituksen ertessa sisältönsä pulesta, hankintailmituksen sisältö ratkaisee. Hankintailmitusten tekemisestä n hankintalaissa ja asetuksessa samin kuin sähköistä ilmituskanavaa kskevassa HILMA- kanavan käyttöä kskevissa hjeissa yksityiskhtaiset menettelytapahjeet (www.hankintailmitukset.fi). 7.3. Tarjuspyyntö Hankintjen kilpailuttaminen tteutetaan tarjuspyynnöllä. Tarjuspyyntö tehdään kynnysarvt ylittävissä hankinnissa kirjallisena. Tarjukset n pyydettävä samansisältöisinä ja tarjuspyyntö n laadittava niin selväksi, että siihen perustuvat tarjukset vat keskenään vertailukelpisia. Ennen tarjuspyynnön lähettämistä kaupungin n hankinnan sisällön määrittämisen lisäksi varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset satekijät n mietitty valmiiksi; hankintavarat, hankintamenettely, spimusehdt ja valintaperuste. Suullista tarjuspyyntöä vidaan käyttää ainastaan kynnysarvt alittavissa hankinnissa. Suullinen tarjuspyyntö n tarvittaessa vahvistettava kirjallisesti. Tarjuspyyntöön sisällytettävät kaupalliset (juridis-taludelliset) ja tekniset vaatimukset n laadittava niin selviksi, että tarjuksentekijät vivat niiden perusteella tehdä mahdllisimman yksiselitteisen tarjuksen ja että tarjukset saadaan keskenään vertailukelpisiksi. Valintaperuste (kknaistaludellisuus tai hinta), jta svelletaan hankintapäätöstä tehtäessä, n mainittava hankintailmituksessa tai tarjuspyynnössä. Tarjuspyyntöön n hyvä sisällyttää tarjusten arviinnissa käytettävän vertailutaulukn phja, jsta ilmenee eri arviintiperusteet (valintakriteerit) ja niiden suhteellinen paintus. Vertailutaulukn liittäminen tarjuspyyntöön sekä selkeyttää tarjusten tekijöille tilaajan tarkituksen että myös helpttaa samalla tilaajan tulevaa arviintia ja valintaa kskevan pöytäkirjan laadintaa. Näin tarjaja sallistuu tarjuskilpailuun täyttämällä vertailutaulukn hjeiden mukaisesti ja tilaaja pystyy helpsti vertailemaan saamiaan ikein täytettyjä taulukita. Karkkilan kaupungissa tarjukset lähetetään sitteeseen: Karkkilan kaupunki, PL 50, 03601 KARKKILA tai käyntisitteeseen Valtatie 26, 03601 KARKKILA. Tarjusten jättämisen määräaika n Karkkilan kaupungin hankinnissa kl 12.00. Yhtenäisellä tarjusten jättämisajalla varmistetaan tarjusten vastaanttaminen määräaikaan mennessä. 7.4. Tarjuspyynnön sisältö Esimerkkejä siitä, mitä tarjuspyynnön tulisi sisältää: 1. Tiedt hankintayksiköstä 2. Hankinnan khde 22/38
hankittavan tavaran/palvelun tarkka yksilöinti merkintä hankintaan sisältyvistä heislaitteista palveluista (esim. hjelmistt, tarvikkeet, pakkaus, käyttöhjeet, asennus, kulutus, hult jne.) tausta, tarkitus ja tavitteet. 3. Hankinnan sisältö (määrä/laajuus, yksityiskhtaisempi kuvaus) 4. Svellettava hankintamenettely (avin-, rajitettu-, neuvttelumenettely...) ja viittaus hankintalakiin; Laki julkisista hankinnista 30.3.2007/348;, mm. 5. Spimuskausi (pituus ja mahdlliset ptit) 6. Kelpisuusvaatimukset ja niiden sittaminen: tarjajan ja tarjuksen kelpisuuteen liittyvät perusvaatimukset, yleinen lutettavuus, taludellinen asema sekä tekniset ja muut (esim. ammatilliset) edellytykset sekä tarjuspyynnön mukaisuus. 7. Ehdttmat vaatimukset (= minimivaatimukset) hankinnan khteen ja/tai spimusehtjen salta vidaan ilmittaa ehdttmia vaatimuksia, jtka tarjuksen n ehdttmasti täytettävä, jtta sitä ei hylätä j ennen tarjusten vertailuvaihetta (esim. tutteen enimmäiskrkeus tai pain, timitusaika tms.). ehdttmat vaatimukset n ilmitettava selkeästi ja yksiselitteisesti ja niiden n ltava sellaisia seikkja, jiden täyttämisestä n saatavissa (mittaamalla tai asiantuntijalausunnlla) riidattmasti kyllä/ei vastaus. ehdttmia vaatimuksia tulee asettaa hankinnan khteeseen nähden khtuullinen määrä. 8. Vertailuperusteiden painarvt tarjuspyyntöön vidaan merkitä näkyviin vertailuperusteiden suhteelliset painarvt (esim. prsenttiarvina, yhteensä 100 %.). hinnan painarv vi alittaa vain pikkeuksellisesti 40 % (erityisissä palveluhankinnissa). 9. Tarjuksen valinta- ja vertailuperusteet tarjuspyyntöön n kirjattava selkeästi jmpikumpi valintaperusteista: halvin hinta tai kknaistaludellinen edullisuus. 10. Vertailutaulukk, jka ikein täytettynä sallistuu tarjusten vertailuun. 11. Tarjuspyynnössä n esitettävä kaikki vertailukriteerit, jtka hankintaa kskevassa päätöksentessa tetaan humin. 12. Vaadittavat hult- ja käyttöhjeet, kulutukset, varasien saanti, hult- ja krjausmahdllisuudet ym. hankinnan tteuttamiseen leellisesti vaikuttavat asiat, jtka tarjajan n tarjuksessaan ilmitettava/selvitettävä. 13. Ympäristökriteerit: Tarjuspyynnössä vi lla myös ehdttmana vaatimuksena, että tutteella tulee lla ympäristöselste; tutant n ympäristönsujelulakien ja viranmaisten muiden ehtjen mukaista; hyväksytty ympäristömerkki, jutsenmerkki /sertifikaatti ISO 9001, ISO 14001 / vastaava (esim. pehmpapereissa). Ympäristökriteerit n aina mainittava tarjuspyynnössä, mikäli hankinnan khde sen mahdllistaa. Ympäristökriteereille vidaan asettaa esim. tietty absluuttinen rajaeht; autn plttaineen kulutus saa lla enintään 5,5 litraa/100 km EU- kulutus yhdistetty ja hiilidiksidipäästöt enintään 130g / km. Sähkölaitteista vidaan vaatia laitteilta tiettyä energialukitusta, jka n selkeästi mitattavissa. Vertailuperusteet n selkeästi ilmitettava tarjuspyynnössä. Ympäristövaikutukset tulee kirjittaa tarjuspyynnössä niin selkeästi esille, jtta ne vat yksiselitteisesti mitattavissa ja tdennettavissa. Mikäli kknaistaludellista edullisuutta vertaillessa käytettään painarvja /pisteytystä, tulee ne lla selvästi ilmitettu tarjuspyynnössä ja vain näitä käytetään tarjuksia vertailtaessa. 14. Energiatehkkuus: Karkkilan kaupungin hankinnissa tulee ttaa humin energiatehkkuus. Hankinnissa n nudatettava työ- ja elinkeinministeriön hjeita Energiatehkkuus julkisissa hankinnissa. Ohjeet löytyvät ministeriön internet sivuilta sitteesta www.tem.fi -> julkaisut. 15. Hinta kknaishinta tai/sekä eri sa-alueiden hinnat, sitvuus ja krtusperusteet hinnan täsmälliset muutsperusteet, ellei kiinteä hinta hinnat pyydettävä erittelemään khteittain hintapyyntö n määriteltävä riittävän täsmällisesti, jtta tarjusten hinnat vat vertailukelpisia. 15. Laskutus-, maksu- ja yleiset spimusehdt (maksueht: 14 pv -2 % tai 21 pv nett/30 pv nett laskun saapumisesta tai laskutettavan tavaran/palvelun hyväksytystä vastaanttamisesta, sen mukaan kumpi edellä mainituista n ajankhdista viimeisin). 16. Hankinnan timituseht ja tapa timituseht (esim. timituspaikka, aika... ks. Finnterms 2001). timitustapa; mikäli erityisvaatimuksia. 17. Tiet siitä, js lähetettävistä asiakirjista perittään maksuja. 18. Tarvittaessa tiet timittajan vakuuttamisvelvllisuudesta. 19. Tarjuksen timittaminen: tarjuksen jättöaika, -site. Karkkilan kaupungissa tarjukset jätetään sitteeseen Karkkilan kaupunki, kirjaam, PL 50, 03601 KARKKILA tai 23/38