Leonardo da Vinci raportointiohje kumppanuushankkeiden Sisällys 1. Leonardoo da Vinci -kumppanuushankkeiden raportointiaja at... 1 2. Väliraportti (Progresss report)... 1 3. Loppuraportointi (Final report)... 2 4. Kumppanuushankkeen loppuraportin sisältö...... 2 5. Sähköisen loppuraportin täyttöohje... 4 6. EST-tietokannan täyttöohje... 5 7. Elinikäisen oppimisen ohjelman logon käyttö...... 7 Lisätietoja Leonardo-kumppanuushankkeiden raportoinnista... 7 1. Leonardoo da Vinci -kumppanuushankkeidenn raportointiajat Kumppanuushankkeet raportoivat hankkeesta CIMOon kahdessaa vaiheessa: hieman ennen hankkeen puoliväliä tehdään väliraportti (progress report) ja hankkeen päättyä loppuraportti (final report). Hankevuosikerta 2010 2011 2012 Hankkeen Väliraportin jättäminen sopimuskausi (Progress report) 1.8.2010-30.7.20122 30.6.2011 1.8.2011-30.7.20133 30.6.2012 1.8.2012-30.7.20144 30.6.2013 Loppuraportin jättäminen (Final report) 30.9.2012 30.9.2013 30.9.2014 2. Väliraportti (Progress report) Ennen kumppanuushankkeen puoliväliää hankkeen jokainen partneri ja koordinaattori tekevät väliraportin (progress report) ja lähettävät sen oman maansa kansalliseen toimistoon. Hank- sen keen koordinaattorilla ei ole vastuuta väliraportin laatimisesta, vaan v jokainen partneri tekee itsenäisesti. Väliraporttipohjaa on englanniksi, mutta sen voi täyttäää suomeksi tai t ruotsiksi. Ennen väliraportin täyttämistä, suosittelemme lukemaan läpi väliraportointiohjeen. VäliraporttipV pohja (Word)) ja väli- raportointiohje ovat ladattavissa CIMOnn verkkosivuilta osoitteesta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/leonardo_da vinci/kumppanuushankkeet/osallistujalle
3. Loppuraportointi (Final report) EU:n komissio on tehnyt sähköisen (pdf) loppuraporttilomakkeen, joka on käytössä kaikissa ohjelmaan osallistuvissa maissa. CIMO lähettää kunkin hankkeen suomalaiselle yhteyshenkilölle a) linkin hankkeen tiedoilla esitäytettyyn lomakkeeseen sekä b) tunnuksen EST-tietokantaan. Jokainen hankkeen partneri saa oman loppuraporttipohjan ja tunnuksen EST-tietokantaan oman maansa kansalllisesta toimistosta. EST-tietokannasta tarkemmin sivuilla 5-6. Loppuraporttilomake on esitäytetty ja esitäytettyjä tietoja ei voi muuttaa suoraan lomakkeeseen. Jos esitäytetyissä kohdissa on virheellisiä tietoja, pyydämme ottamaan yhteyttä CIMOon (katso yhteystiedot tämän ohjeen lopusta). Pienet korjaukset voi tehdä käsin suoraan paperiversioon. Loppuraportissa on tarkoitus kertoa mitä hankkeessa on kahden vuoden aikana tehty ja saavutettu. Loppuraporttia kirjoittaessa tulee pohtia tulosten ja kokemusten vaikutusta hankkeessa käsiteltyjen teemojen näkökulmasta sekä niiden merkitystä esimerkiksi oman oppilaitoksen koulutussisältöjen sekä yleensä oman organisaation ja oman työn kehittämisen kannalta. Loppuraportin liitteet Sähköiseen hakulomakkeeseen ei voi laittaa mukaan liitteitä, vaan ne tulee lähettää paperiversion kanssa postitse. Liitteeksi voi laittaa hankkeeseen liittyviä dokumentteja, joista käy ilmi mitä hankkeessa on tehty ja miten edetty. Tällaisia ovat mm. hankkeen lopputuotteet kokousten/työpajojen/kansainvälisten ja/tai paikalllisten tapahtumien ohjelmat ja muistiot hankkeen esite yms. hankkeen kotisivujen osoite Jos materiaalit ovat saatavilla verkosta, tällöin riittävät verkko-osoite, lista dokumenteista sekä mahdollinen käyttäjätunnus hankkeen käyttämälle alustalle (esim. Moodle). Huom. Tositteita matkakuluista tai osallistumistodistuksia ei pidä laittaa raportin liitteeksi. Niitä pyydetään raportin tarkastuksen yhteydessä erikseen muutamilta hankkeilta satunnaisotannalla. 4. Kumppanuushankkeen loppuraportin sisältö ja rakenne Loppuraportti koostuu kahdesta osasta: A-osa (E. osa). Koskee koko partneriryhmää. A-osassa koko partneriryhmä voi käyttää yhteistä hankkeen kielellä kirjoitettua tekstiä, jonka esimerkiksi koordinaattori kokoaa ja lähettää kaikille partnereille sähköpostilla. Jokainen joutuu kuitenkin itse viemään nämä tekstit omaan raporttiinsa. Huom. Kun A-osan tekstejä lähetetään partnereiden kesken, on turvallisinta kopioida tekstit tekstinkäsittelyohjelmaan tai suoraan sähköpostiin. Sähköinen pdf-lomake saattaa hävittää tietoja, jos samaa tiedostoa täytetään Adobe Readerin eri versioilla. 2 (7)
B-osa (F. osa). Koskee ainoastaan oman organisaation toimintaa ja oman organisaation henkilökunnan ja/tai opiskelijoiden, sekä mahdollisten sopimuksessa mainittujen tai jälkikäteen CIMOssa hyväksytettyjen liitännäispartnereiden (associate partners) liikkuvuutta. Jokainen partneriorganisaatio täyttää B-osan itsenäisesti. B-osan voi kirjoittaa myös suomeksi tai ruotsiksi. Loppuraportin rakenne: B. Yleistä tietoa hankkeesta (esitäytetty) C.1.-3. Edunsaajan tiedot (esitäytetty) D. Hankkeen yhteistyöorganisaatiot (esitäytetty) E. (Osa A) Kysymykset koskevat hanketta kokonaisuutena E.1. Lyhyt kuvaus hankkeesta (Kansalliset toimistot tai komissio voi käyttää tätä kuvausta esim. tiedotuksessa tai julkaisuissa.) E.2. Tiedot lopputuotteista E.3. Eurooppalainen lisäarvo (Miten hanke on edistänyt Eurooppalaisen yhteistyön vahvistamista?) E.4. Hankkeen tavoitteet E.5. Avaintaidot (Listatkaa ne avaintaidot, jotka ovat hankkeessa keskeisiä.) E.7. Työsuunnitelma ja -tehtävät (Jos hakuvaiheen työsuunnitelmaan tuli muutoksia, perustelkaa miksi.) E.8. Tiedonvälitys ja yhteistyö (Miten tiedonvälitys ja yhteistyö toimivat partneriorganisaatioiden välillä?) E.10.1. Hankkeen arviointi ja seuranta E.10.2. Saavutetut tulokset ja tuotteet E.10.3. Saavutetut tavoitteet F. (Osa B) Kukin partneri täyttää oman organisaation näkökulmasta F.1.1. Paikallinen toiminta ja kansainvälinen liikkuvuus F.2. Hankkeen toiminta: Esimerkki: Activity 1: Workshop/kokous/tapaminen Description: lyhyt kuvaus tärkeimmistä sisällöistä, esim. yhteensä x päivää opiskelijoiden projektityötä opetuskeittiössä, x päivää opetussuunnitelmien vertailuun, N määrä retkiä/tutustumisia yrityksiin/teemaan liittyviin kohteisiin. Start date: workshopin aloituspvm Duration: päivien määrä Actors involved: partnereiden ja liitännäispartnereiden (associate partners) organisaatioiden nimet Activity 2: Opiskelijoiden valmennus Description: lyhyt kuvaus toiminnosta Start date: ensimmäisen valmennuksen pvm (kuvaus-kohdassa voi kertoa montako valmennusta yhteensä järjestettiin) Duration: muutaman tunnin valmennuksen voi ilmaista esim. laskemalla yhteen kuinka monta päivää valmennuksista tuli yhteensä (arvio). jne. 3 (7)
F.3. Vaikuttavuus. (Pohdi kommenttikenttässä tulosten ja kokemusten merkitystä hankkeessa käsiteltyä teemaa ajatellen ja/tai esim. työsi kannalta.) F.4. Tulosten levitys F.5. Tulosten hyödyntäminen (Miten oma organisaatio hyödyntää tuloksia? Miten muut tahot voisivat hyötyä hankkeenne tuloksista?) F.6. Kansainvälinen liikkuvuus (Jokaisesta partnerimaahan suuntautuvasta kokousmatkasta täytetään oma osionsa. Add mobility-nappia klikkaamalla saa luotua lisäkenttiä.) G. Mitä opittiin? (Mahdollisuus kertoa hankkeessa esiintulleista hankaluuksista ja löydetyistä ratkaisuista sekä antaa palautetta ja ehdotuksia kansalliselle toimistolle esim. kumppanuushanketoiminnon kehittämiseksi.) H. Rahoitus. (Valitse sopimuksessa mainittu minimiliikkuvuuksien määrä ja täytä hankkeessa toteutuneiden opiskelijoiden ja henkilökuntien liikkuvuuksien määrät.) J. Organisaation allekirjoitusoikeudellisen henkilön ja yhteyshenkilön allekirjoitukset 5. Sähköisen loppuraportin täyttöohje Loppuraporttilomake on pdf-lomake, joka tarvitsee toimiakseen Adobe Reader ohjelman version 8.2 tai uudemman. Tarkista, että koneellasi on riittävän uusi versio Adobe Reader - ohjelmasta. Lataa päivitys osoitteesta: www.adobe.com/fi/products/reader/ Sähköpostin linkistä avautuu pdf-tiedosto, joka tulee tallentaa (File/Save as) ensin omalle koneellesi sellaiseen hakemistoon, josta löydät sen myöhemmin. Lomaketta ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa, vaan voit palata tallentamaasi lomakkeeseen myöhemmin. Lomakkeen täyttöön ei tarvita Internet-yhteyttä, mutta lomakkeen online-lähettäminen (submit) vaatii internet-yhteyden. Lomake on englanninkielinen: Part A täytetään hankkeen yhteistyökielellä (yleensä englanti) ja Part B saa täyttää suomeksi tai ruotsiksi. Lomakkeen punaisella reunustetut (paksureunaiset) kentät ovat pakollisia täyttää. Jos tietoa ei ole saatavilla, kirjoita tällöin kenttää teksti: N/A (not applicaple) tai tietoa ei ole saatavilla. vastauskentän oikeassa laidassa olevan mustan nuolen alla avautuu alasvetovalikko pluspainikkeet (+) lisäävät vastauskenttiä ja miinusnappulalla (-) voi poistaa niitä. Tietojen tallentaminen ja loppuraportin lähettäminen Lomaketta ei siis tarvitse täyttää yhdellä kertaa. Muista kuitenkin tallentaa. Kun raportti on valmis, tarkista hakemus painamalla Validate -nappulaa. Validate-toiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Lomakkeen viimeisellä sivulla on Submit online -painike, jolla loppuraportti lähetetään tietokantaan. Varmista tässä vaiheessa, että koneestasi on internet-yhteys. Lomake tulee validoida ennen Submit online -nappulan painamista, ja korjatamahdolliset puutteet ja tallentaa. Paina Submit online -painiketta vain kerran ja tallenna koneellesi jo lähetetty lomake. Tulosta hakulomake ja pyydä allekirjoitus. 4 (7)
1. Tallenna lomake koneellesi ja muista tallentaa aina kun täydennät sitä. 2. Paina Validate-painiketta ja korjaa mahdolliset puutteet ja tallenna 3. Lähetä loppuraportti sähköisesti tietokantaan painamalla lomakkeen lopussa olevaa submit-painiketta. Koneessa pitää olla lähetyksen aikana internet-yhteys. Tallanna vielä lopuksi. 4. Tulosta loppuraportti. 5. Allekirjoita raportti. 6. Lähetä loppuraportti ja mahdolliset liitteet yhtenä kappaleena postitse syyskuun loppuun mennessä osoitteella: CIMO Leonardo/Kumppanuushankkeet PL 343 (Hakaniemenranta 6) 00531 Helsinki 6. EST-tietokannan täyttöohje EST-tietokanta on yhteinen eurooppalainen kumppanuushankkeiden tulosten levitystietokanta. Leonardo-kumppanuushankkeen rahoitussopimuksen mukaan (artikla 8) tulee kaikkien rahoitusta saaneiden Leonardo-kumppanuushankkeiden täyttää hankkeen tiedot ja tulokset EST-tietokantaan. Kansallinen toimisto (CIMO) tarkistaa loppuraportin tarkistuksen yhteydessä, että hankkeen tuote/tuotteet on merkitty EST-tietokantaan. CIMO voi hyväksyä hankkeen loppuraportin vasta sen jälkeen, kun EST-tietokannasta löytyvät hankkeenne tiedot. Kannattaa harkita, mitä raportoi hankkeen tuotteiksi ja/tai tuloksiksi. Tämä riippuu myös siitä, mitä hankehakemuksessa on luvattu ja toisaalta mitä loppuraportissa kerrotaan tavoitteiden saavuttamisesta. Vain sellaiset olennaiset tuotteet/tulokset, joilla on yleistä kiinnostavuutta, viedään kaikille julkiseen EST-tietokantaan. Muut yksittäiset tuotteet/tulokset voi liittää postitse lähetettävän loppuraportin, tai antaa esim. Moodle-ympäristöön salasana, jotta loppuraportin arvioijalla on niihin pääsy. CIMO lähettää sähköpostitse hankkeen yhteyshenkilölle EST-tietokannan käyttäjätunnuksen ja salasanan. 5 (7)
EST-tietokannan osoite, johon tiedot syötetään: http://est.cimo.fi/login.php EST-tietokannan täyttöohjeessa Guide to EST data input for beneficiaries ovat yksityiskohtaiset syöttöohjeet: http://www.cimo.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/cimo/embeds/cimowwwstructure/24831_e ST_input_guide_for_beneficiaries_June_2012.pdf EST-tietokantaan syötetyt tiedot tulevat näkyviin replikoitumisen jälkeen noin vuorokauden viipeellä julkiseen EST-tietokantaan (http://www.europeansharedtreasure.eu). Lyhyt suomenkielinen täyttöohje: Tietokantaan on esitäytetty koordinaattorin ja yhteistyökumppaneiden tiedot sekä hankkeen kuvaus hankkeen yhteistyökielellä. Yhteyshenkilön nimeä ja sähköpostiosoitetta voi muokata. Partnerit -välilehti: Kaikkien yhteistyökoulujen tiedot ovat esitäytettynä tietokannassa. Yhteyshenkilön nimeä ja sähköpostiosoitetta voi muokata Kuvaus -välilehti: Hankkeiden kuvaus (hakulomakkeeseen kirjoitettu) on esitäytettynä tietokannassa. Jokainen kirjoittaa hankkeen kuvauksen omalla äidinkielellään. Valitse (1) oma kieli: suomi/ruotsi, (2) täytä hankkeen nimi ja (3) hankkeen kuvaus suomeksi tai ruotsiksi. Kaikki lisäävät hankkeen tuotteet ja tulokset tietokantaan: Tulokset välilehdellä (yläpalkki) klikataan +Uusi tulos kuvaketta. Riittää, että tärkeimmät tulokset viedään ESTiin, mutta kaikki tuotteet tulee laittaa paperisen loppuraportin liitteeksi. Kuvaus: tuotteen nimi ja sisältö Kielet: tuotteiden kieli/kielet Kohderyhmä: kenelle tarkoitettu Tyyppi: esim. raportti, yhteenveto, tai seminaariohjelma ja esitykset Saatavuus: onko saatavilla, missä? Dokumentin voi ladata suoraan tietokantaan, tai laittaa linkin verkkosivulle, josta se löytyy. Huom! Kun tulokset on syötetty tietokantaan, palataan vielä takaisin Tulokset-sivulle, jossa klikataan Julkaise-painiketta. 6 (7)
7. Elinikäisen oppimisen ohjelman logon käyttö Loppuraportin yhteydessä on vielä hyvä tarkistaa, että hankkeiden materiaaleissa ja viestinnässä (esim. painotöissä ja muissa materiaaleissa, www-sivuilla ja tiedotteissa jne.) on käytetty LLPohjelman logoa sekä mainittu rahoitusohjelman nimi (Leonardo da Vinci kumppanuushanke). Cimon verkkosivuille on koottu ohjeet logon käytöstä sekä mallilauseet komission tuesta ja vastuuvapaudesta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/elinikaisen_oppimisen_ohjelma/logot_ja_viestintaohjeet Lisätietoja Leonardo-kumppanuushankkeiden raportoinnista Tiina Pärnänen, puh. 0295 338 529, sähköposti: tiina.parnanen@cimo.fi Johanna Virta, puh. 0295 338 696, sähköposti: johanna.virta@cimo.fi Päivitetty 18.5.2012 TP 7 (7)