Rakentaja 2006 -näyttelyn yleisö- ja näytteilleasettajatyytyväisyyden tutkiminen Projektisuunnitelma Sanna Heinilä Tampereen ammattikorkeakoulu
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 2 (12) Sisällysluettelo: MÄÄRITTELYT... 3 JOHDANTO... 3 PROJEKTIN TAVOITTEET... 3 Tulos... 3 Aika... 3 Talous... 4 PROJEKTIN RAJAUS... 4 PROJEKTIORGANISAATIO... 4 PROJEKTIRYHMÄ... 4 OHJAUSRYHMÄ... 5 YHTEYSTIEDOT... 5 TOTEUTUSSUUNNITELMA... 5 TOTEUTUSVAIHEET... 5 TEHTÄVÄLUETTELOT MÄÄRÄAJOIN... 6 TOIMINTASUUNNITELMA... 7 RISKIEN HALLINTA... 8 BUDJETTI... 10 PROJEKTIBUDJETTI... 10 KUSTANNUSSEURANTA... 10 OHJAUSSUUNNITELMA... 10 KOKOUSSUUNNITELMA... 10 TIEDOTTAMINEN... 12 VALVONTA JA RAPORTOINTI... 12 Ulkoinen valvonta... 12 Raportointi... 12 Apumateriaalit... 12
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 3 (12) Määrittelyt Johdanto Tämä projektisuunnitelma kuvaa Rakentaja 2006 -näyttelyn yleisö- ja näytteilleasettajatyytyväisyyden tutkimisprojektin suunnittelua, organisointia, toteuttamista ja valvontaa. Projektin suorittavat kolme projektiosaamiseen erikoistunutta opiskelijaa osana koulun järjestämää projektikoulutusta. Opiskelijat suorittavat toimeksiannon virallisena projektina asiakkaalleen eli projektinasettajalle, sekä raportoivat projektin kulusta ja sen onnistumisesta myös opponoiville kurssiopiskelijoille ja projektikoulutuksen lehtorille. Rakentaja 2006 -näyttely on rakentajille suunnattu rakentamisen, saneeraamisen ja sisustamisen näyttely. Tapahtuma järjestetään Tampereen ammattikorkeakoululla 3.- 5.3.2006. Näyttelyn järjestää Puusuutarit ry, joka koostuu TAMKin rakennusosaston 3. ja 4. vuosikurssin opiskelijoista. Näyttely järjestetään tänä vuonna 39. kerran, ja näyttelyn teemana on tällä kertaa "ammattilainen apunasi". Projektin tavoitteet Projektin tavoitteet on sovittu asettajan kanssa. Tavoitteisiin on tiivistetty ne asettajan tarpeista johdetut teemat, jotka asettaja itse kokee tärkeimmiksi, ja jotka parhaiten palvelevat asettajan omaa tapahtumaa. Tulos Aika a. Toteutettu palautekysely kerää sopivalla tavalla keskeiset tiedot näyttely-yleisön tyytyväisyydestä. Nämä tiedot ovat koottuna, analysoituna ja raportoituna asettajalla yhdessä sovittuun määräaikaan mennessä. b. Toisen toteutettavan palautekyselyn kautta kerätään, kootaan, analysoidaan ja raportoidaan keskeiset tiedot näytteilleasettajien tyytyväisyydestä. c. Asettajalle luovutettavassa raportissa on myös vertailua tämän vuoden ja viime vuonna näyttelystä saadun palautteen välillä, siltä osin kuin tämä vertailu on ollut mahdollista suorittaa. a. Asettaja saa näyttely-yleisöä ja näytteilleasettajia koskevan tyytyväisyystutkimuksen raportin 31.3.2006. Asettaja voi näin käyttää raporttia apunaan näyttelyn purkupalaverissa, joka pidetään näyttelyn järjestäjien kesken.
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 4 (12) Talous a. Projektin hallinnoijat vastaavat projektin budjetista asettajan määräämän nettobudjetin mukaan. Kustannukset pidetään niin pieninä kuin ne tulostavoitteiden toteutumisen kanssa ovat mahdollista olla. Projektin rajaus Tämä projektisuunnitelma kuvaa vain Rakentaja 2006 -näyttelyn yleisö- ja asettajatyytyväisyyden tutkimisprojektin toteuttamista. Tämän projektin suorittajat ovat vastuullisia ainoastaan tämän osuuden toteuttamisesta. Projektisuunnitelma ei ota kantaa tai esittele muita Rakentaja-näyttelyyn kuuluvia vastuualueita. Projektiin liittyvät mahdolliset kopiointitehtävät järjestää asettaja. Muista mahdollisista toimistotarviketarpeista projektin tiedottaja on yhteydessä projektin asettajaan aina ennen niiden hankintaa. Tämän projektin hallinnoijat huolehtivat siitä, että varat, jotka saadaan tämän projektin toteuttamiseen, käytetään asiallisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Muutoin tämä projektisuunnitelma ei esittele, vastaa tai ota kantaa koko näyttelyn budjettiin. Palkinnon hankkimisen arvontaan hoitaa asettaja. Tämän projektin hallinnoijat eivät vaikuta palkinnon valintaan eivätkä ole vastuussa palkinnosta. Sen sijaan arvonnan järjestäminen, sen markkinointi ja toteuttaminen ovat kokonaisuudessaan tämän projektin hallinnoijien vastuulla. Projektiorganisaatio Projektiryhmä Jokaisella tiimin jäsenellä on toimenkuva. Projektiryhmä on:. Projektipäällikkö. juha-matti.viitala@cs.tamk.fi, 040 5665382 Sanna Heinilä. Yleisötyytyväisyysvastaava. sanna.heinilä@cs.tamk.fi, 040 7361114. Näytteilleasettajatyytyväisyysvastaava. tuukka.rantamäki@cs.tamk.fi, 040 7668874
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 5 (12) Ohjausryhmä Ohjausryhmä muodostuu Rakentaja-näyttelyn ja Tampereen ammattikorkeakoulun edustajista: Tero Aho. Näyttelynjohtaja. tero.aho@ce.tpu.fi, 040 7732717 Kai Hintsanen. Lehtori. kai.hintsanen@tamk.fi Projektin esittelijänä ohjausryhmälle toimii projektipäällikkö. Yhteystiedot Projektin yhteyshenkilönä toimii projektin tiedottaja. Hän vastaa ensisijaisesti kaikkiin yhteydenottoihin ja toimii tiedon välittäjänä projektin ja sen ympäristön välillä. Hän toimii tiedon välittäjänä ohjausryhmään. Tesomajärvenkatu 22 H 114 33310 TAMPERE 040 5665382 juha-matti.viitala@cs.tamk.fi Toteutussuunnitelma Toteutusvaiheet Projekti on ositettu sen jäsentämisen helpottamiseksi neljään ajallisesti rajattuun toteutusvaiheeseen: Valmistelu 26.1. 2.3.2006. Keskeiset alueet: projektista sopiminen asettajan kanssa, näyttelyyn perehtyminen, yleisötyytyväisyyden mittaamisen suunnittelu ja lomakkeen laatiminen, näytteilleasettajatyytyväisyyden mittaamisen suunnittelu ja lomakkeen laatiminen, arvonnan suunnittelu, ensimmäisiin lomakevedoksiin ehdotettujen muutosten tekeminen, näyttelyn aikaisten töiden suunnittelu, statusraportointi opponoinnille, materiaalien hankkiminen.
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 6 (12) Rakentaja-näyttely 3.3. 5.3.2006. Keskeiset alueet: suunniteltujen järjestelyiden toteuttaminen, palautelomakkeiden täyttämiseen kannustaminen, palautteen antamisen mahdollisuuden markkinointi, positiivisen asenteen merkitys, yleisön opastus lomakkeissa/ näyttelyssä; siinä määrin kuin mahdollista. Tutkimustulosten analysointi ja raportin laatiminen 6.3. 31.3.2006. Keskeiset alueet: tiedon kokoaminen ja järjestely, tiedon analysointi, raportin kirjoittaminen, raportin luovuttaminen asettajalle. Projektin purku 1.4. 19.4.2006. Keskeiset alueet: projektin onnistumisen arviointi, keskeisenä arvioinnin kohteena: tavoitteissa onnistuminen ja asettajan saama lisäarvo projektista, asettajan palaute, projektiryhmän jäsenten oppiminen, loppuraportointi opponoinnille, projektin onnistumisen arviointi (Kai Hintsanen). Tehtäväluettelot määräajoin TEHTÄVÄ VASTUUHLÖ TEHTÄVÄ VALMIS Koko projektin aikaiset Sisäinen ja ulkoinen tiedotus Juha-Matti 19.4. Raportointi Juha-Matti 19.4. Projektisuunnitelman ylläpito Juha-Matti 19.4. Kokousvalmistelut, kutsuminen Juha-Matti 19.4. Projektin budjetti ja kustannusseuranta Juha-Matti 19.4. Kontaktit asettajan kanssa Juha-Matti 19.4. Valmistelu Yleisötyytyväisyyden mittaamisen suun. Sanna 27.2. Yleisötyytyväisyyden lomakkeen laatiminen Sanna eka 13.2., toinen 22.2. Näytteilleasettajatyytyväisyyden mittaamisen suun. Tuukka 27.2. Näytteilleasettajatyytyväisyyden lomakkeen laatiminen Tuukka eka 13.2., toinen 22.2. Lomakkeiden tarkastuttaminen (asiantuntija M. Grönvall) Juha-Matti 16.2. Arvonnan järjestämisen suunnittelu Juha-Matti 27.2. Työaikataulujen laatiminen näyttelyjen ajaksi Juha-Matti 27.2. Näyttely Yleisötyytyväisyyden mittaamisen onnistuminen Sanna 5.3. Näytteilleasettajatyytyväisyyden mittaamisen onnistumin. Tuukka 5.3. Yleisön opastus ja positiivinen asenne Tiimi 5.3. Palautepisteen järjestys ja siisteys Tiimi 5.3. Raportin laatiminen Yleisöpalautteen koostaminen Sanna 17.3. Näytteilleasettajapalautteen koostaminen Tuukka 17.3. SPSS-ohjelman käyttäminen projektissa Juha-Matti 23.3. Yhteenveto ja vertailu aiempaan vuoteen Juha-Matti 23.3.
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 7 (12) Palauteraportin tarkastaminen ja hyväksyminen Tiimi 27.3. Raportin tarkastuttaminen (asiantuntija M. Grönvall) Juha-Matti 29.3. Palauteraportin toimittaminen asettajalle Juha-Matti 31.3. Projektin purku Asettajan palautteen vastaanottaminen Juha-Matti 10.4. Tiimin keskeisen projektin arviointikokouksen järj. Juha-Matti 13.4. Loppuraportin laatiminen Tiimi 18.4. Projektin onnistumisen arviointiesitys opponoinnille Tiimi 19.4. Toimintasuunnitelma Tämä toimintasuunnitelma kuvaa tehtäviä ja järjestelyjä Rakentaja 2006 -näyttelyn aikana 2.3. 5.3.2006. Torstai 2.3.2006 klo 12.00. Projektiryhmä tapaa Tamkin aulassa asettajan ja sopii tämän kanssa käytännön järjestelyistä. Asettaja esittelee näyttelyn tilat, jakaa näyttelypaidat sekä luovuttaa projektiryhmälle hankkimansa tarvikkeet. klo 13.00. Projektiryhmä valmistelee palautepisteet: viisi kylmää pistettä ja pääpalautepisteen. Kylmille pisteille jaetaan lomakkeet valmiiksi. Pääpalautepiste sijoitetaan näyttelyn keskeiselle paikalle. Pääpalautepisteellä on koko ajan palautehenkilö, lomakkeita ja kyniä. Iltapäivän jälkeen palautepisteet ovat täysin valmiita näyttelyyn. Torstaille Sanna ottaa sakset ja valmistamansa ohjekyltit palautepisteille. Tuukka varmistaa pöydän. Perjantai 3.3.2006 klo 9.30. Projektiryhmä kokoontuu Tamkiin. klo 10.00. Sanna vastaa palautepisteestä. Juha-Matti ja Tuukka jakavat palautelomakkeita. klo 12.30. Ruokailut liukuvasti siten, että aina joku on palautepisteellä. klo 13.30. Juha-Matti vastaa palautepisteestä. Sanna ja Tuukka jakavat palautelomakkeita. klo 14.30. Kahvit liukuvasti. klo 17.00 Näyttely sulkeutuu. Palautepiste sulkeutuu. Projektitiimin palaveri: miten kokonaisuudessaan meni, tarvitaanko muutostoimenpiteitä järjestelyihin.
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 8 (12) Lauantai 4.3.2006 klo 9.30. Projektiryhmä kokoontuu Tamkiin. Kylmien pisteiden kunto tarkastetaan. klo 10.00. Sanna vastaa palautepisteestä. Juha-Matti ja Tuukka jakavat palautelomakkeita. klo 12.30. Ruokailut liukuvasti siten, että aina joku on palautepisteellä. klo 13.30. Juha-Matti vastaa palautepisteestä. Tuukka lähtee jakamaan näytteilleasettajalomakkeita. Tuukka jakaa lomakkeet vauhdilla 1 minuutti/näytteilleasettaja, jolloin hän on valmis klo 16.30 huomioiden kahvitauko. klo 14.30. Kahvit liukuvasti. klo 17.00 Näyttely sulkeutuu. Palautepiste sulkeutuu. Projektitiimin palaveri: miten kokonaisuudessaan meni, tarvitaanko muutostoimenpiteitä järjestelyihin. Sunnuntai 5.3.2006 klo 9.30. Projektiryhmä kokoontuu Tamkiin. Kylmien pisteiden kunto tarkastetaan. klo 10.00. Sanna vastaa palautepisteestä. Tuukka lähtee keräämään näytteilleasettajalomakkeita. klo 12.30. Ruokailut liukuvasti siten, että aina joku on palautepisteellä. klo 13.30. Juha-Matti vastaa palautepisteestä. Tuukka lähtee toisen kerran keräämään näytteilleasettajalomakkeita. klo 14.30. Kahvit liukuvasti. klo 16.00 Näyttely sulkeutuu. Palautepiste sulkeutuu. Kylmät pisteet ja pääpalautepiste korjataan pois. Kaikki lomakkeet kerätään. Tarvikkeet viedään Puusuutareille. Riskien hallinta Seuraavassa on esitetty sellaiset projektiin liittyvät riskit, joissa sekä merkitys että todennäköisyys ovat vähäpätöistä suuremmat. Riskien esittelyn lisäksi on kirjattu ne toimenpiteet, joilla riskejä pyritään minimoimaan. Tutkimuslomakkeiden toimivuus (kiinnostavuus; visuaalinen ilme, kysymykset, pituus; miten saadaan kaikki tärkeät kysymykset tiiviisti). Riskiä hallitaan perehtymällä näyttelyyn, keskustelemalla asettajan kanssa tärkeimmistä palautealueista, tarkastuttamalla lomake asettajalla, koeryhmällä sekä asiantuntijalla ennen näyttelyä.
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 9 (12) Väärinkäsitykset tai muut sekaannukset projektinasettajan kanssa. Riskiä hallitaan rajaamalla projektin tavoitteet mahdollisimman tarkasti asettajan kanssa, laatimalla mahdollisimman yksiselitteinen sopimus toimeksiannosta sekä pitämällä kokouksia asettajan kanssa. Myöhästyminen. Projektin aikataulu on tiukka. Kiirettä hallitaan laatimalla heti projektin aluksi koko projektia kattava aikataulu, josta pidetään kiinni. Aikataulua suunniteltaessa on huomioitu normaalit rajoitteet. Aikataulu on hyväksytty ja siihen on sitouduttu. Aikataulussa pysymistä tarkkaillaan koko ajan. Näyttely-yleisön yhteistyöinnokkuus. Riskiä siitä, että näyttely-yleisö ei ole kovin innokas antamaan palautetta hallitaan kannustamalla yleisöä palautteen antoon. Tämä toteutetaan näkyvyydellä, palkinnolla ja positiivisella asenteella. Asettaja on kuitenkin varoittanut liiasta tuputtamisesta. Ongelmat näyttelyn aikana. Näyttelyn aikana voi ilmetä yllättäviä ongelmia. Palautelomakkeisiin liittyvät riskit pyritään minimoimaan testaamalla lomakkeita etukäteen. Materiaaleja hankitaan riittävästi. Tiedonkäsittelyriskit (täytettyjen lomakkeiden hukkuminen, ongelmat tietokoneen kanssa). Lomakkeet palautetaan täytön jälkeen heti kerääjälle tai laatikkoon. Tietokoneella aineistoa käsiteltäessä ovat tiedot aina turvassa myös varmuuskopioina. Projektiryhmällä on kontakteja tietokoneen käytön tukeen. Riski tiedon hukkumisesta tietokonekäsittely vaiheessa on siis kokonaan vältetty. Ajankäyttöongelmat projektiryhmän kesken. Projektin nopea läpivienti edellyttää projektiryhmältä joustamista koulussa ja harrastuksissa. Tähän on kuitenkin sitouduttu. Kokousaikataulut on laadittu mahdollisimman hyvin koko projektin ajalle, sen tähden että yhteisen ajan löytyminen olisi varmistettu. Erimielisyydet projektiryhmän sisällä. Projektin osilla on omat vastuuhenkilönsä. Projektiin liittyvistä suurista asioista keskustellaan kuitenkin aina ryhmänä yhdessä. Päätökset pyritään muodostamaan yhteisesti. Erimielisyyksissä pyritään kartoittamaan kaikki ratkaisumahdollisuudet ja sen jälkeen vastuuhenkilön johdolla päättämään asia. Näytteilleasettajien vastausaktiivisuus. Näytteilleasettajille ei ole luvassa muita etuja kuin se, että he saavat mahdollisuuden edelleen kehittää näyttelyä. Palautelomaketta markkinoidaankin juuri tästä näkökulmasta. Sairastumiset. Projektiryhmän jäsenten työpanos on tärkeä onnistumisen kannalta. Jos projektiryhmän jäsen sairastuu, pyrkivät muut jäsenet korvaamaan hänen työnsä jokaisessa vaiheessa. Mikäli tämä ei riitä, pyydetään apua ulkopuolelta.
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 10 (12) Budjetti Projektibudjetti Artikkeli Määrä Yksikkö /yks. Yhteensä Näytteilleasettaja-lomake 200 kpl 0,14 27,00 Yleisötyytyväisyys-lomake 800 kpl 0,10 78,00 Kuulakärkikynä 90 kpl 0,13 11,70 Postilaatikko 5 kpl 2,30 11,50 Leveä läpinäkyvä teippi 1 rulla 1,70 1,70 Arpajaispalkinto 1 kpl 114,00 114,00 Näyttely-paidat 3 kpl 8,00 24,00 Ruokailut 9 kpl 2,20 19,80 Palkkiot 3 kpl 100,00 300,00 YHTEENSÄ 587,70 Kustannusseuranta vastaa projektin kustannusseurannasta. Kaikki hankinnat projektiin liittyen tehdään hänen kauttaan. Ennen jokaista hankintaa Viitala pyytää luvan ko. hankintaan Rakentaja 2006 näyttelyn talouspäällikkö Risto Roposelta. Projektin laskutusosoite on: Puusuutarit ry PL 21 33521 Tampere Ohjaussuunnitelma Kokoussuunnitelma Kokouksia pidetään joko projektiryhmän kesken (Tiimi), projektiryhmän ja projektin asettajan kesken (Asettaja), projektiryhmän ja asiantuntijan kesken (Asiantuntija) tai projektiryhmän ja opponoinnin kesken (Opponointi).
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 11 (12) AIKA PAIKKA TEEMAT Tiimi 30.1. klo 8.15 Tamk, kahvila Kick-off, valmiudet, resurssit Asettaja 30.1. klo 9.00 Tamk, kahvila Toimeksianto, tavoitteet Tiimi 2.2. klo 19.00 Tuukalla Projektisuunnitelma_01, roolit Opponointi 6.2. klo 11.00 B5-31 Status, projektisuunnitelman esittely ja palaute Tiimi 10.2. klo 16.00 Tuukalla Lomakkeet, arvonta Tiimi 11.2. klo 16.30 Tuukalla Lomakkeet Asettaja 13.2. klo 9.30 Tamk, kahvila Lomakkeet_01, sopimus, vaatteet, palkinto, status Asiantuntija 16.2. klo 12.00 Tamk Opponointi 22.2. klo 10.15 B5-20 Lomakkeiden tekninen palaute, otoskoot Status Tiimi 22.2. klo 15.45 Tamk Lomakkeet valmiit Tiimi 1.3. klo 13.30 Tuukalla Kaikki kunnossa -kokous Asettaja 2.3. klo 12.00 Tamk Tilajärjestelyt, käytännön asiat NÄYTTELY 3.-5.2. Tamk Palautteen kerääminen, päivystys, positiivisuus Opponointi 14.3. klo 9.00 B5-31 Status, miten meni näyttely Tiimi 17.3. klo 15.00 Tesoma Raportti Tiimi 18.3. klo 10.00 Tesoma Raportti Tiimi 19.3. klo 10.00 Tesoma Raportti Tiimi 23.3. klo 17.00 Tuukalla Asettajalle palautettavan raportin hyväksyminen Asiantuntija 28.3. Raportin tarkastuttaminen Asettaja 31.3. Palaute asettajalle Opponointi 4.4. klo 9.00 Status Tiimi 6.4. klo 17.00 Tuukalla Loppuraportin laatiminen Opponointi 19.4. klo 9.00 Loppuraportin luovutus, itsearviointi, auditointi
Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 12 (12) Tiedottaminen Tiedottaminen projektiryhmän sisällä, tiedottaminen asettajalle sekä tiedottaminen valvonnalle tapahtuu sähköpostitse. Kiireellisissä ja nopeissa kontakteissa tiedottaminen tapahtuu puhelimitse. Tiedottajana toimii. Valvonta ja raportointi Ulkoinen valvonta Raportointi Apumateriaalit Koska projektin toteuttaminen on osa Tampereen ammattikorkeakoulun koulutusta, valvotaan sitä koulusta käsin. Valvojana toimii lehtori Kai Hintsanen. Hän valvoo projektia suullisten statusraporttien ja projektisuunnitelman kautta. Koska projektin suorittaminen on myös osa opintoja ja oppimista, on valvonta luonteeltaan erityisesti ohjaavaa ja neuvovaa. Projektia raportoidaan tämän projektisuunnitelman muodossa projektin aikana. Projektin purkuvaiheessa projektista laaditaan loppuraportti. Nämä raportit ovat projektiryhmän, asettajan, valvonnan ja opponoinnin käytössä. Raportoinnista vastaa. Apumateriaaleihin on koottu projektiin liittyvät aineistoviitteet ja kontaktit. Materiaalit: Rakentaja 2006 näyttelyn sivut: www.tpu.fi/rakentaja Vuoden 2005 kyselytulokset Rakentaja 2006 -mainoslehti Tilastollinen tutkimus, Edita Prima Oy 2004 Kontaktit: Lehtori Mira Grönvall: mira.gronvall@tamk.fi Lehtori Kirsi Tanner: kirsi.tanner@tamk.fi Näyttelyn talouspäällikkö: Risto Roponen: risto.roponen@ce.tpu.fi, 050 3027664 Ohjelmat: SPSS