KUNNAN VARAUTUMINEN JA PALVELUIDEN JATKUVUUDENHALLINTA - SEMINAARI 1. työkokous: Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan perusteet sekä johtaminen Jaakko Pekki
KUJA Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti Projektin tavoitteena on tukea sekä kehittää kuntien ja kuntakonsernien kykyä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen ja palveluiden toimintavarmuus kaikissa tilanteissa. Projekti tukee laajasti uhkien ja häiriöiden hallinnan kehittämistä ja kansalaisten hyvinvoinnin turvaamista kaikissa tilanteissa sekä kytkee osaltaan kriittiset toimijat yhteistoimintaan paikallishallintotasolla. 2 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Projektin aikana Luodaan kunnille ja näihin liittyville kriittisille palvelu- sekä toimintoketjuille asiakaslähtöinen jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti sisältäen kunnille maksuttomat yhtenäiset toimintamallit ja työkalut, joita nämä voivat soveltaa tarpeidensa mukaisesti omassa toiminnassaan. Jalkautetaan jatkuvuudenhallinnan yhtenäiset perusteet ja parhaat käytännöt kuntakentän toimijoiden käyttöön eri puolilla Suomea järjestettävissä alueellisissa tilaisuuksissa syksystä 2015 alkaen. 3 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Projektin kolme työkokousta 1. työkokous: Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan perusteet sekä johtaminen Mitä varautumisen sekä jatkuvuudenhallinnan kokonaisuus kunnassa tarkoittaa ja mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan perusteet? Millaista maksutonta tukimateriaalia ja työkaluja kuntien varautumiseen sekä jatkuvuudenhallintaan on saatavilla? Miten kunnan varautumista sekä jatkuvuudenhallintaa voidaan arvioida ja miten kokonaisuuden keskeisimmät kehittämiskohteet voidaan tunnistaa? 2. työkokous: Palveluiden toimintavarmuus ja sopimuskumppanien huomioiminen Miten kunnan ydintoiminnot ja näihin liittyvät avaintoiminnot voidaan tunnistaa ja priorisoida? Mitä kunnan riskienhallinnassa on hyvä ottaa huomioon? Miten sopimuskumppanit tulisi ottaa huomioon kunnan palveluiden toimintavarmuuden kehittämisessä? 3. työkokous: Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Miten eri häiriö- ja kriisisuunnitelmat linkittyvät toisiinsa? Mitä häiriönhallinnassa ja kriisijohtamisessa on hyvä ottaa huomioon? Miten toimintamalleja häiriö- ja kriisitilanteissa voidaan suunnitella alueellisena yhteistyönä? 4 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Ohjelma, 1. työkokous 12.00-12.10 Työkokouksen avaus, tavoitteet ja ohjelma Projektipäällikkö Jaakko Pekki, Kuntaliitto 12.10-12.25 Isäntäkaupungin puheenvuoro 12.25-13.15 Kuntien varautuminen ja jatkuvuudenhallinta, kasa paperia vai todellinen valmius ja kyky turvata kunnan tehtävien häiriöttömyys Projektipäällikkö Jaakko Pekki, Kuntaliitto 13.15-13.30 TAUKO 13.30-14.00 Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan nykytilan arvioiminen ja kehittäminen Projektipäällikkö Jaakko Pekki, Kuntaliitto 14.00-14.40 HUOVI-portaalin työkalut kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan tukena Järjestelmäpäällikkö Atte Kokkinen, Huoltovarmuuskeskus 14.40-15.00 Keskustelu - Miten tästä eteenpäin? Tilaisuuden päätös 5 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Päivän tavoitteet Osallistujat ymmärtävät mitä varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kokonaisuus tänä päivänä kunnassa tarkoittaa. Osallistujat tiedostavat kunnan varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan yleiset periaatteet. Osallistujat saavat yleiskäsityksen millaisia työkaluja kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan tukena voidaan tulevaisuudessa kunnan omien tarpeiden mukaisesti käyttää. Käydään yhteisesti keskusteluja miten kuntien sekä kunnallisten toimijoiden varautumista tulisi kehittää ja mitä siinä tulee ottaa huomioon. 6 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kuntien varautuminen ja jatkuvuudenhallinta Kasa paperia vai todellinen valmius ja kyky turvata kunnan tehtävien häiriöttömyys? Jaakko Pekki
Kuntien tuottamat palvelut keskeisessä asemassa Kuntien tuottamat palvelut ovat yhteiskunnan toiminnan kannalta elintärkeitä. Palveluiden kautta kunta tarjoaa kuntalaisille sekä kunnassa toimiville yhteisöille edellytykset arjen toimivuuteen, hyvinvointiin ja perusturvallisuuteen. Koska toimivat ja toimintavarmat kunnan palvelut ovat välttämätön edellytys väestölle sekä merkittävälle osalle elinkeino-elämää, on kunnan palveluiden mahdollisimman häiriötön hoitaminen kaikissa tilanteissa pyrittävä turvaamaan. Toimintaa jolla tämä voidaan toteuttaa, kutsutaan varautumiseksi. 8 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautuminen? Varautuminen on toimintaa, jolla varmistetaan tehtävien mahdollisimman häiriötön hoitaminen ja mahdollisesti tarvittavat tavanomaisesta poikkeavat toimenpiteet häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Keskeinen varautumistoimenpide kunnassa on jatkuvuudenhallinta, jolla määritellään kunnan merkittävimmät palvelut ja toiminnot joiden toiminta tulee turvata, tunnistetaan toiminnan uhat ja arvioidaan niiden vaikutukset organisaatiossa ja sen toimijaverkostossa sekä luodaan toimintatapa vakavien häiriötilanteiden hallinnalle. Kokonaisturvallisuuden sanasto (TSK 47, 2014) www.tsk.fi/tepa 9 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautumisen lopputulos Varautumisen tuloksena syntyy kunnan eri toimijoiden yhteinen ymmärrys siitä, mitkä ovat kunnan ja sen toimialojen ydintehtävät ja näihin liittyvät avaintoiminnot, jotka tulee pyrkiä turvaamaan kaikissa tilanteissa mitkä tehtävät voidaan keskeyttää toiminnan ja resurssien varmistamiseksi miten kunnan ydintehtävät ja näihin liittyvät avaintoiminnot hoidetaan kaikissa tilanteissa miten ydintehtävien ja näiden avaintoimintojen uhkia hallitaan mitkä ovat eri toimijoiden vastuualueet ja johtosuhteet häiriö- ja kriisitilanteissa mitä toimenpiteitä tilanteen hallitsemiseksi kulloinkin tarvitaan ja mitkä ovat käytettävissä olevat voimavarat Tähän kokonaisuuteen kuuluu myös arvio ja suunnitelma yhteistoiminnan muodoista muiden kuntien sekä kunnan tehtävien hoitamiseen liittyvien muiden toimijoiden kanssa. Varautuminen ja jatkuvuudenhallinta kunnassa - opas 10 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kriisit suurentavat pienten heikkouksien merkittävyyttä! Suunnitelmavalmius vai todellinen valmius ja kyky?!? 11 [23.9.2014] Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautumisen toiminnallinen tavoite A. B. C. D. E. Toimintaoptimi Reagoivasta organisaatiosta ennakoivaan A. Kriisi ennakoidaan, sen toteutuminen estetään tai vaikutuksia pienennetään oleellisesti ja siihen varaudutaan tarkoituksenmukaisesti. B. Kriisi ennakoidaan, sen mahdollisia vaikutuksia hallitaan tarvittaessa ja siihen varaudutaan tarkoituksenmukaisesti. C. Kriisi ennakoidaan, sen vaikutuksia ei kyetä hallitsemaan mutta siihen varaudutaan tarkoituksenmukaisesti. D. Kriisiä ei ole ennakoitu, toteutuessa sen vaikutuksia kyetään kuitenkaan hallitsemaan mutta siihen ei ole ennakolta varauduttu. E. Kriisiä ei ole ennakoitu, toteutuessa sen vaikutuksia ei kyetä hallitsemaan, eikä näihin vaikutuksiin ole varauduttu. 12 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautumisen kaksi näkökulmaa Tehtävien mahdollisimman häiriötön hoitaminen Toimenpiteet, joilla taataan palvelutuotannon suorituskyky sekä tavoitteisiin pääseminen Huomioiminen myös muissa prosesseissa (esim. hankinta, riskienhallinta, investointi, talouden ja toiminnan suunnittelu) Fokuksena usein palvelutuotannon toimintakyky, talous, maine Organisaation sisäistä toimintaa mukaan luettuna palvelu- ja toimitusketjut jatkuvuussuunnittelu Mahdollisesti tarvittavat tavanomaisesta poikkeavat toimenpiteet Hälytys- ja toimintamalli häiriö- ja kriisitilanteissa Kriisi- ja häiriötilannejohtaminen ml. viestintä Yhteistyö häiriö- ja kriisitilanteen aikana Normaalista poikkeavat tehtävät Fokuksena usein ihmiset, omaisuus, ympäristö, maine Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa korostuu valmiussuunnittelu 13 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Jatkuvuudenhallinta Väestönsuojelu Jatkuvuudenhallinta Varautuminen Toiminnan valmius- / jatkuvuussuunnittelulla: määritetään organisaation avaintoiminnot, tunnistetaan häiriötilanteet ja uhat sekä kehitetään menettelytavat niiden toteutumisen ehkäisyyn sekä hallintaan. Tällä varmistetaan, että organisaatio kykenee ehkäisemään palveluissaan merkittäviä häiriöitä sekä vastaamaan tehokkaasti ja taloudellisesti häiriötilanteeseen ja jatkamaan mahdollisimman hyvin avaintoimintojen toimintaa kaikissa tilanteissa. Painopiste tässä ja tänään! 14 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Jatkuvuudenhallinta Jatkuvuudenhallinta on organisaation prosessi, jonka tavoitteena on varmistaa organisaation toiminnan jatkuminen sekä arvon tuottaminen kaikissa tilanteissa varmistamalla organisaation avaintoiminnot mahdollisimman hyvin. Jatkuvuudenhallinnalla tuetaan organisaation toimintaa sen päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisessa. Jatkuvuudenhallinta on keskeinen osa laatua. Jatkuvuudenhallinnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla organisaatio ennalta suunnitelluilla ja toteutetuilla järjestelyillä ja johtamismalleilla hallitsee erilaiset toimintaansa uhkaavat häiriötilanteet. 15 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Riskikartta, esimerkki Taloudelliset riskit Jatkuvuudenhallinnan pääsääntöinen toimintakenttä Toiminnalliset riskit Lainsäädännön muutokset Toiminnan keskeytyminen ja toimitusketjun riskit globaalisti yritysten suurin haaste ja merkittävin riski! - Allianzin riskibarometri 2015- Julkisen talouden rahoituksen saatavuuden häiriintyminen Luottoriski Likviditeettiriski Korkoriski Suuronnettomuudet, luonnon ääri-ilmiöt ja ympäristöuhkat Henkilöstön osaaminen ja saatavuus Voimahuollon vakavat häiriöt Yhdyskuntatekniikan vakavat häiriöt Väestön terveyden ja hyvinvoinnin vakavat häiriöt Tietojärjestelmien vakavat häiriöt Rahoitus ja maksujärjestelmän vakavat häiriöt Vahingot Ulkoistaminen Vakava / järjestäytynyt rikollisuus Voidaan vaikuttaa, johdetaan ja seurataan tarvittaessa Vaikeaa vaikuttaa, pyritään johtamaan ja seuraamaan tai varautumaan tarvittaessa Vahinkoriskit Strategiset / muut riskit 16 Merkitykseltään suuri Merkitykseltään kohtalainen Ei voida vaikuttaa, varaudutaan tarvittaessa Merkitykseltään vähäinen
Varautumisessa sekä jatkuvuudenhallinnassa tulee selvittää: 1. Missä olemme nyt ja mitä haluamme kehittää? (nykytilan tunnistus ja kehityskohteet) 2. Mitä teemme, jotta varmistamme onnistumisen kaikissa tilanteissa? (jatkuvuudenhallintajärjestelmä / -prosessi) 3. Mitkä toiminnot ovat onnistumisemme takana? (avaintoimintojen tunnistus) 4. Mikä uhkaa onnistumistamme? (avaintoimintojen uhkien tunnistaminen) 5. Millä toimenpiteillä takaamme onnistumisemme? (avaintoimintojen uhkien hallintatoimenpiteet) 6. Miten toimimme kriisi- ja häiriötilanteessa? (hälytysjärjestelyt, kriisijohtamisen toimintamalli, tilannekorttien laatiminen) 7. Mitkä ovat avainviestimme kriisi- ja häiriötilanteen eri vaiheissa? (kriisiviestintä) 8. Keiden kanssa toimimme kriisi- ja häiriötilanteessa ja miten? (yhteistoiminta) 9. Miten jalkautamme toimintamme ja varmistamme organisaatiomme kyvyn ja valmiuden? (täytäntöönpano ja seuranta) 17 [23.9.2014] Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Avaintoiminnot ja prosessit Vaikutusanalyysi Mikä turvataan? (kohde) Varautuminen / Jatkuvuudenhallinta Mihin varaudutaan? (uhkat) YTS uhkamallit ja sis. / ulk. uhat Miten varaudutaan? (keinot, toiminta) Haavoittuvuusanalyysi Häiriötilanteenhallinta Hallintatoimenpiteet, kriisijohtaminen, kriisiviestintä.. 18 [23.9.2014] Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
YETTS:n ja YTS:n Uhkamallit 2003 Tietojärjestelmiin kohdistuvat uhat Laiton maahantulo ja turvallisuutta vaarantavat väestöliikkeet Väestön ravitsemukseen ja terveyteen kohdistuvat uhkat Ympäristöuhkat Taloudelliset uhkat Järjestäytynyt rikollisuus ja terrorismi Suuronnettomuus Kansainvälinen jännitystila Suomen alueellisen koskemattomuuden vakava loukkaus ja sodan uhka Aseellinen hyökkäys ja sota Sodan jälkitila 2006 Sähköisen infrastruktuurin häiriintyminen Väestön terveyden ja toimeentuloturvan vakava häiriintyminen Taloudellisen toimintakyvyn vakava häiriintyminen Suuronnettomuudet ja luonnon aiheuttamat onnettomuudet Ympäristöuhkat Terrorismi sekä järjestäytynyt ja muu vakava rikollisuus Väestöliikkeisiin liittyvät uhkat Poliittinen, taloudellinen ja sotilaallinen painostus Sotilaallisen voiman käyttö 2010 Voimahuollon vakavat häiriöt Tietoliikenteen ja tietojärjestelmien vakavat häiriöt Kuljetuslogistiikan vakavat häiriöt Yhdyskuntatekniikan vakavat häiriöt Elintarvikehuollon vakavat häiriöt Rahoitus- ja maksujärjestelmien vakavat häiriöt Julkisen talouden rahoituksen saatavuuden häiriintyminen Väestön terveyden ja hyvinvoinnin vakavat häiriöt Suuronnettomuudet, luonnon ääri ilmiöt ja ympäristöuhkat Terrorismi sekä yhteiskuntajärjestystä vaarantava rikollisuus Rajaturvallisuuden vakavat häiriöt Yhteiskunnan Elintärkeiden Toimintojen Turvaamisen Strategia (2003 ja 2006) Yhteiskunnan TurvallisuusStrategia (2010) 19 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö Poliittinen, taloudellinen ja sotilaallinen painostus Sotilaallisen voiman käyttö
Kunnallisilla palveluilla suuri merkitys ihmisten hyvinvointiin Esimerkkinä Kirkkonummen kunnan tunnistetut avaintoiminnot, joiden tulee toimia mahdollisimman häiriöttömästi kaikissa tilanteissa: vesi- ja jätevesihuolto perusterveydenhoito sosiaaliturva- ja huolto päivähoito (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin päiväkoteihin) perusopetus (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin kouluihin) laitosten ja koulujen ruokahuolto tiettyjen rakennusten ylläpito ja sähkövarmistus (sairaala, terveyskeskus, hoitokodit, keskuskeittiöt, em. koulurakennukset, em. päiväkodit, kunnantalo (luettelo kohteista on tehty kesällä 2014) ympäristöterveydenhuolto (sopimus Espoon kanssa) jätehuolto (sopimus HSY:n kanssa) kunnan operatiivinen johtaminen ja luottamustoimielinten päätöksenteon turvaaminen viestintä ja riittävän tilannetiedon saaminen (sisältäen riittävät tietovälineet) palkanmaksu ajallaan ja taloushallinto ajallaan (laskut ja maksut) 20 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Riskienhallinnan ja jatkuvuudenhallinnan merkitys kasvaa Kuntalaki 410 / 2015 järjestämisvastuu ja palvelujen tuottaminen (7, 8 ja 9 ) vaatimukset riskienhallinnalle (14, 39, 47, 67, 90, 115 ja 123 ) ISO 9001 päivitysversio, arvioitu valmistumisaika vuoden 2015 loppupuolella Painotus riskienhallintaan Allianzin riskibarometri 2015 (47 maata, yli 500 riskienhallintapäällikköä) tutkimuksen mukaan tällä hetkellä yritysten suurin haaste ja 1. riski on toiminnan keskeytyminen ja toimitusketjun riskit http://www.propertycasualty360.com/2015/01/14/be-careful-here-are-the-top-5-business-risks-for- 2?eNL=54c7bf36150ba0ba31db7177&utm_source=RiskManagementReport&utm_medium=eNL&utm_ca mpaign=pc360_enls&_lid=157603354&page=6&page_all=1 21 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Miksi kunta varautuu? Kuntalaki 410 / 2015 7, Kunnan tehtävät Kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa tehtävät ja järjestää sille laissa erikseen säädetyt tehtävät. Kuntalaki 410 / 2015 8, Kunnan järjestämisvastuu Kunta voi järjestää sille laissa säädetyt tehtävät itse tai sopia järjestämisvastuun siirtämisestä toiselle kunnalle tai kuntayhtymälle. Kuntalaki 410 / 2015 9, Palvelujen tuottaminen Kunta tai kuntayhtymä voi tuottaa järjestämisvastuulleen kuuluvat palvelut itse tai hankkia ne sopimukseen perustuen muulta palvelujen tuottajalta. Kunnan tai kuntayhtymän hankkiessa laissa säädettyjä palveluja muulta palvelujen tuottajalta sillä säilyy 8 :n 2 momentissa tarkoitettu järjestämisvastuu. 22 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Miksi kunta varautuu? Valmiuslaki 1552 / 2011 3 luku 12, Varautumisvelvollisuus Valtioneuvoston, valtion hallintoviranomaisten, valtion itsenäisten julkisoikeudellisten laitosten, muiden valtion viranomaisten ja valtion liikelaitosten sekä kuntien, kuntayhtymien ja muiden kuntien yhteenliittymien tulee valmiussuunnitelmin ja poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen myös poikkeusoloissa. 23 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Yhteiskunnan turvallisuusstrategia, s. 8 Kuntien rooli yhteiskunnan varautumisessa ja häiriötilanteiden hallinnassa on paikallishallinnossa keskeinen, koska peruspalveluiden ja muiden yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen järjestäminen on merkittäviltä osiltaan kuntien vastuulla. Kuntien varautumisvelvoite poikkeusoloihin perustuu valmiuslakiin mutta erityisesti normaaliolojen turvallisuuden ja normaaliolojen häiriötilanteiden hallinta edellyttävät kuntien varautumisen kehittämistä. 24 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kuntien varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan keskeiset kehittämiskohteet: 1. Riskienhallinnan, varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan sovittaminen osaksi kuntien perustoimintoja. 2. Ylikunnallisten palveluiden ja palveluntuottajaverkoston parempi hallinta sekä varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan huomioiminen jo tarjouspyyntövaiheessa ja sopimuksissa. 3. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittäminen projekteista prosessiksi. 4. Yhtenäisen viitekehyksen ja siihen liittyvän toimintamallin perusteiden luominen. 5. Keskitetyn konserniohjauksen kehittäminen. Lähde: Kopra, P. 2015. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kehittämistarpeita kunnissa. Opinnäytetyö, Laurea ammattikorkeakoulu, Tradenomi (ylempi AMK), turvallisuusjohtaminen. http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/87680/kopra_pauliina.pdf?sequence=1 25 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kuntaliiton yleiskirje 13/80/2012, Jussi Rahikainen / eg, 8.6.2012 Kuntien valmiussuunnittelu ja uusi valmiuslaki Varautumisen ajatusmalli on muuttunut niin, että ensisijaisesti varaudutaan normaaliolojen häiriötilanteisiin ja tätä varautumisen mallia sovelletaan poikkeusoloissa. Käytännössä tämä tarkoittaa kuntien valmiussuunnitelmien päivittämistä. Riittävää varautumisen tasoa ei saavuteta kuitenkaan saavuteta pelkästään valmiussuunnitelmia tekemällä. Kunnan tulee varmistaa tarvittavan tilannekuvan saaminen esim. häiriötilanteiden johtamiseen sekä harjoitella esim. häiriötilanteiden johtamista johtoryhmässä vähintään kerran vuodessa. http://www.kunnat.net/fi/kuntaliitto/yleiskirjeet-lausunnot/yleiskirjeet/2012/sivut/y13802012- kuntien-valmiussuunnittelu-ja-valmiuslaki.aspx 26 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Jatkuvuudenhallinnan ja varautumisen sekamelskasta järjestelmälliseen kokonaisuuden kehittämiseen
Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti Ulkoiset asiantuntijapalvelut Koordinointi ja sisäiset asiantuntijapalvelut MODUULI 1 Jatkuvuudenhallinnan johtaminen MODUULI 2 Toimintavarmuuden kehittäminen MODUULI 3 Häiriö- ja kriisisuunnittelu MODUULI 4 Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Nykytilan arviointi ja vertailu verrokkeihin Toimintavarmuuden periaatteet / prosessi Suunnitelmat ja toimintamallit Tilannekuva ja tilannetietoisuus Johdon tahtotilan määrittäminen Sisällyttäminen TTS-prosessiin Johtamisen edellytykset Reagointi ja hälyttäminen Kehittämisen polun rakentaminen Avaintoimintojen tunnistus,priorisointi Viranomais- ja sidosryhmäyhteistyö Kriisijohtamisen käynnistäminen Perusteet, ohjeistus, vastuut Uhkien ja riskien hallinta Varautuminen poikkeusoloihin Operatiivinen toiminta häiriötilanteessa Organisointi, resursointi, osaaminen Sopimuskumppanien huomioon ottaminen Perehdyttäminen ja täytäntöönpano Tiedottaminen ja kriisiviestintä Seuranta ja ohjaus Sopimuskumppanien arviointi Johdon rooli korostuu Koulutus ja harjoittelu Toipuminen ja arviointi Yhteistyö korostuu Täydennyskoulutuspalvelut Tukeminen ja verkostot
Neljä askelta valmiuteen ja kykyyn VALMIUS JA KYKY ~ 3 vuotta 4. Oikea ja tarkoituksenmukainen toiminta SEURANTA Työkalut: seuranta, kokoukset, raportointi Check Jatkuva parantaminen 2. 3. Suunnitelmien ja toimintamallien täytäntöönpano TÄYTÄNTÖÖNPANO JA JALKAUTTAMINEN Työkalut: viestintä, perehdytys, koulutus, harjoitukset, investoinnit Suunnitelmien laatiminen ja toimintamallien rakentaminen SUUNNITTELU JA ENNAKOINTI Työkalut: riskianalyysit, varautumissuunnitelma, toimintakortit, investointisuunnitelma Do Plan 1. Varautumisen keskeisten kehittämistoimenpiteiden tunnistaminen ALKU- JA KYPSYYSMÄÄRITTELY / ARVIOINTI Työkalut: itsearviointi, JATKE-pikatesti, KUJA-arviointimalli, HUOVI-kypsyysanalyysi, tunnusluvut Act Kuvan lähde: Jaakko Pekki, neljän askeleen malli 29 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautumisen tasot ja verkosto 30 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Viranomaisten varautuminen Valtio Varautumisen jako Kunnat Omatoiminen varautuminen Yritykset Onko enää näin??? Ihmiset Liikelaitokset..ulkoistaminen, alihankintaketjut, sopimushankinta jne. Nykyään varautumisen verkosto! KOKONAISUUS!!! Yhteisöt 31 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kunnan varautumisen tasot, esimerkkinä sivistystoimen malli 32 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kunnan valmiussuunnittelu kuntatason uhat ja riskit tiedottaminen kunnan kriisijohtamismalli Kunnan valmiussuunnitelma (yleinen osa) rakennemalli kunnan kriittiset avaintoiminnot lait ja asetukset velvoittaa toimialat kunnan erityispiirteet toimialan avaintoiminnot toimialan uhat ja riskit Toimialan valmiussuunnitelma toimialan viestintä uhkien hallinta velvoittaa tulosalueet yhteistyökumppanit kriisijohtaminen toimialalla koulutus kertoo käytännön toteuttamistavan paikallistason tuntemus omatoiminen varautuminen Toiminto- ja toimipaikkakohtaiset tarkat suunnitelmat ja ohjeet tulosalueen avaintehtävät konkretia velvoittaa henkilöitä Painopiste: normaaliolojen häiriötilanteet 33 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Keskeistä Nykytilan arvioiminen ja johdon tahtotilan määrittäminen Ennakoiva riskienarviointi ja hallinta Oman toiminnan varmistaminen (esim. sähkö, vesi, viestintä) Sopimusten kattavuus myös häiriö- ja erityistilanteissa Jatkuvuudenhallinnan kytkeminen seuranta- ja ohjausjärjestelmään (esim. talouden ja toiminnan suunnitteluprosessi) Verkostoituminen ja verkostot Yhteistoiminta ja tiedonvaihto Hälyttämisjärjestelyt 24 / 7 Tilanteiden jaottelu, laukaisukynnykset Sovitut valmiuden nostamisen järjestelyt Viestintä (esim. avainviestit kriisin eri vaiheissa) 34 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan nykytilan arvioiminen ja kehittäminen Jaakko Pekki
Neljä askelta valmiuteen ja kykyyn VALMIUS JA KYKY ~ 3 vuotta 4. Oikea ja tarkoituksenmukainen toiminta SEURANTA Työkalut: seuranta, kokoukset, raportointi Check Jatkuva parantaminen 2. 3. Suunnitelmien ja toimintamallien täytäntöönpano TÄYTÄNTÖÖNPANO JA JALKAUTTAMINEN Työkalut: viestintä, perehdytys, koulutus, harjoitukset, investoinnit Suunnitelmien laatiminen ja toimintamallien rakentaminen SUUNNITTELU JA ENNAKOINTI Työkalut: riskianalyysit, varautumissuunnitelma, toimintakortit, investointisuunnitelma Do Plan 1. Varautumisen keskeisten kehittämistoimenpiteiden tunnistaminen ALKU- JA KYPSYYSMÄÄRITTELY / ARVIOINTI Työkalut: itsearviointi, JATKE-pikatesti, KUJA-arviointimalli, HUOVI-kypsyysanalyysi, tunnusluvut Act Kuvan lähde: Jaakko Pekki, neljän askeleen malli 36 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti Ulkoiset asiantuntijapalvelut Koordinointi ja sisäiset asiantuntijapalvelut MODUULI 1 Jatkuvuudenhallinnan johtaminen MODUULI 2 Toimintavarmuuden kehittäminen MODUULI 3 Häiriö- ja kriisisuunnittelu MODUULI 4 Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Nykytilan arviointi ja vertailu verrokkeihin Toimintavarmuuden periaatteet / prosessi Suunnitelmat ja toimintamallit Tilannekuva ja tilannetietoisuus Johdon tahtotilan määrittäminen Sisällyttäminen TTS-prosessiin Johtamisen edellytykset Reagointi ja hälyttäminen Kehittämisen polun rakentaminen Avaintoimintojen tunnistus,priorisointi Viranomais- ja sidosryhmäyhteistyö Kriisijohtamisen käynnistäminen Perusteet, ohjeistus, vastuut Uhkien ja riskien hallinta Varautuminen poikkeusoloihin Operatiivinen toiminta häiriötilanteessa Organisointi, resursointi, osaaminen Sopimuskumppanien huomioon ottaminen Perehdyttäminen ja täytäntöönpano Tiedottaminen ja kriisiviestintä Seuranta ja ohjaus Sopimuskumppanien arviointi Johdon rooli korostuu Koulutus ja harjoittelu Toipuminen ja arviointi Yhteistyö korostuu Täydennyskoulutuspalvelut Tukeminen ja verkostot
Kokonaisuuden arviointi ja kehittäminen If you cannot measure it, you cannot improve it. -Lord Kelvin- Nykyisessä toimintaympäristössä on kyettävä hahmottamaan nopeasti, onko tarvetta ja kannattavaa panostaa kehittämistoimenpiteisiin. JATKE-pikatestillä voidaan luoda 15 minuutissa karkealla tasolla yhteinen näkemys jatkuvuudenhallintakokonaisuuden nykytilasta sekä mahdollisista kehittämistarpeista. Voidaan käsitellä yhtenä kokouksen asiana osana johtoryhmän kokousta! Asian läpikäynti vie maksimissaan 45 min johtoryhmän kokouksessa. 15 min jatkuvuudenhallinnan perusteet 15 min pikatestin tekeminen 15 min jatkosta sopiminen 38 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
ARVIO NYKYTILASTA Nro. ARVIOINTIKYSYMYS 1. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan toimintamalli / prosessi on kuvattu sekä ohjeistettu. Vastuut ja roolit on määritelty kirjallisesti. Toimintamalli, ohjeistus ja vastuut jakautuvat organisaatiokohtaisesti ja yksikkökohtaisesti. Toimintamalli, ohjeet ja vastuut ovat ajantasaisia. Kunnossa Osittain kunnossa / Selvitettävä x Ei kunnossa 2. Organisaatiotason varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan koordinaattori (vast.) on nimetty ja koulutettu sekä työaikaa on osoitettu koordinoimisen toteuttamiseksi. x 3. Varautumisen keskeiset suunnitelmat ovat ajantasaisia ja organisaation ylin johto on ne hyväksynyt. Suunnitelmien keskeisimmät päivitystarpeet sekä päivitysaikataulu on määritetty ja yhteisesti hyväksytty. 4. Käytettävissä on selkeä toimintamalli vakavien häiriötilanteiden johtamiseksi ja hallitsemiseksi. x x 5. Toimintamallit ja suunnitelmat ovat saatavilla ja henkilöstö on perehtynyt niihin. Toiminnan kannalta keskeiset henkilöt kaikilla tasoilla on perehdytetty organisaation toimenpitein toimintamallien ja suunnitelmien keskeisiin kohtiin. 6. Kaikissa tilanteissa ylläpidettävät toiminnot ja tehtävät on tunnistettu ja tehtävät on luokiteltu tärkeyden perusteella eri kategorioihin. Keskeisimpien toimintojen ja tehtävien ylläpitämiseksi näihin liittyvät kriittiset järjestelmät, toiminnot ja tehtävät on tunnistettu ja näille on määritelty riittävät hallinnan menettelyt. 7. Koulutus ja harjoittelu on suunnitelmallista sekä säännöllistä. Koulutuksia ja harjoituksia järjestetään organisaation kaikilla tasoilla huomioiden henkilöiden roolit sekä tehtävät osana organisaation varautumista. Koulutuksien ja harjoituksien toteutumista seurataan. 8. Riskienhallinnan perusteet on määritelty ja riskienhallinnassa on läpi organisaation yhteinen menettelytapa, joka on ohjeistettu. Käytettävissä on organisaation kokonaisriskikartta tai vastaava. Kokonaisriskikartta ottaa huomioon myös toiminnalliset riskit ja niiden merkittävyyden. 9. Organisaatio on tunnistanut dokumentoidusti toiminnan kannalta keskeiset sidosryhmät ja ulkoiset palveluntuottajat. Varautumisvastuut, yhteistoimintajärjestelyt sekä varajärjestelyt häiriötilanteissa on sovittu ja kuvattu. 10. Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan toimintamallia / prosessia on arvioitu viimeisen kahden vuoden aikana. Varautumisen ja 39jatkuvuudenhallinnan kannalta Jaakko keskeiset Pekki, kehittämiskohteet Projektipäällikkö ovat tiedossa.
JATKE Pikatestin tulosten tulkinta Laskekaa kustakin kysymyksestä saadut pisteet yhteen. Mitä suurempi pistemäärä, sitä suurempi riski on että jatkuvuudenhallintanne ei ole kunnossa. Riskipisteiden avulla voitte arvioida tarvetta analysoida ja kehittää jatkuvuudenhallintaa tarkemmin. Kunnossa vastauksesta 0 pistettä Selvitettävä vastauksesta 2 pistettä Ei kunnossa vastauksesta 4 pistettä Organisaatiomme kokonaispistemäärä: alle 8 pistettä pieni riski 8-14 pistettä riski jonkin verran lisääntynyt 15-25 pistettä riski kohtalainen 26-40 pistettä riski suuri Jatkuvuudenhallintaan on tietoisesti panostettu ja voitte jatkaa käytössä olevien toimintamallien mukaisesti. Jatkuvuudenhallinnassa on yksittäisiä puutteita, jotka kannattaa korjata. Jatkuvuudenhallinnassa on selkeitä puutteita, suositeltavaa analysoida jatkuvuudenhallintaa tarkemmilla kypsyysanalyysimalleilla sekä kehittää hallintamenetelmiä. Jatkuvuudenhallinnassa on selkeitä ja vakavia puutteita jotka saattavat johtaa häiriötilanteessa vakaviin seurauksiin, erittäin suositeltavaa alkaa välittömästi rakentamaan jatkuvuudenhallinnan kehittämispolkua sekä hallintamenetelmiä tarkemmilla kypsyysanalyysi- ja suunnittelumalleilla 40 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kokonaisuuden arviointi ja kehittäminen Jos JATKE-pikatestissä päädytään kahteen viimeiseen koriin (= varautumisessa ja jatkuvuudenhallinnassa selkeitä puutteita), tulee kehittämistarve analysoida tarkemmin. -> KUJA-arviointimalli 41 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
KUJA-arviointimalli Kokonaiskonseptin osakokonaisuuksien arvioimiseksi on kehitetty KUJA-arviointimalli. Osakokonaisuudet arvioidaan osakokonaisuuksittain arviointikorteilla, asteikko 1 5: 1 = Heikko 2 = Puutteellinen 3 = Perustaso 4 = Sitoutunut 5 = Edelläkävijä Arviointikorttiin laaditaan itsearviointina nykytilan arviointi, tämän jälkeen määritetään samaan korttiin johdon tahtotila. Lisäksi on mahdollisuus laatia samaan korttiin ulkopuolinen arvio. -> näin saadaan muodostettua kehitettävät osakokonaisuudet. 42 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
23 arviointikorttia, osa kokonaisuuksista niputettu samaan korttiin KUJA-arviointimalli perustuu Keski- Uudenmaan pelastuslaitoksen TUTOR-arviointimalliin ja sen kehitystyöhön. 43 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö
Kokonaisuuden arviointi ja kehittäminen Raportointi HUOVIkypsyysanalyysi Seurantajärjestelmä Seurataan toteutumista Puolivuosittain / vuosittain Johtoryhmä, luottamushenkilöt Raportointi tarvittaessa esim. osana toimintakertomusta (merkittävimmät riskit ja toimenpiteet sekä johtopäätökset ja kehitysarviot) Johtoryhmä, luottamushenkilöt KUJAarviointimalli Ohjaus Kehittämisesitys, suunnitelmat Toimenpiteiden toteuttaminen Suunnitellaan miten puutteet korjataan, päivitetään suunnitelmat sekä toimintakortit, otetaan huomioon investointisuunnitelmassa Useita päiviä Asiantuntijat, vastuuhenkilöt Luodaan tarkka arvio häiriönsietokyvystä ja riippuvuuksista Joitain päiviä Johtoryhmä, vastuuhenkilöt, asiantuntijat Koulutus ja harjoittelu Jalkautetaan, harjoitellaan Jatkuvaa Henkilöstö sidosryhmät Toteutetaan hyväksytyt kehittämistoimenpiteet ja investoinnit 1 2 vuotta Vastuuhenkilöt, henkilöstö Tehdään tarvittavat linjaukset, hyväksytään kehittämistoimenpiteet, suunnitelmat ja investoinnit Noin 45 minuuttia Johtoryhmä, luottamushenkilöt JATKEpikatesti Analysoidaan osakokonaisuudet joita tulee kehittää, luodaan kehittämisenpolku Noin 3 4 tuntia Johtoryhmä, vastuuhenkilöt, asiantuntijat Luodaan nopeasti karkealla tasolla näkemys varautumisen kehittämistarpeesta Noin 45 minuuttia Johtoryhmä, varautumisen koordinaattori Seuranta Täytäntöönpano Suunnittelu ja ennakointi Alku- ja kypsyysmäärittely / arviointi 44 Jaakko Pekki, Projektipäällikkö