Visma Severa Palvelukuvaus 00100
1 Yhteenveto Tämä dokumentti kuvaa :n (jäljempänä Visma Solutions) Visma Severa -palvelun (jäljempänä Severa) ominaisuudet, palvelut, hinnoittelun perusteet, käyttöönoton sekä tietoturvan ja tekniset vaatimukset. Severa on selainkäyttöinen työnohjausratkaisu. Palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Palvelu toimitetaan kokonaispalveluna Visma Solutionsin yleisten palvelukonseptien mukaisesti sertifioidussa palvelukeskusympäristössä, Visma Solutionsin hallinnoimilla laitteilla ja ohjelmistoilla. Palvelu on kriittisiltä osiltaan (tietoliikenne, palvelimet) kahdennettu. 2 Visma Severan kuvaus ja osiot Severan avulla asiantuntija- ja projektiyritykset hallitsevat projektit myynnistä laskutukseen. Asiakas voi halutessaan käyttää vain tiettyä osa-aluetta kuten projektinhallintaa, asiakashallintaa tai työajanseurantaa. Severa on pilvipalvelu, jonka käyttö ei vaadi ohjelmistoasennuksia tai laitehankintoja. Asiakas hallinnoi itse palvelun käyttöoikeuksia ja voi antaa käyttöoikeuden myös kumppaneilleen. Palvelu sisältää automaattisesti tuotepäivitykset, ylläpidon sekä varmuuskopiot. 00100
CRM JA MYYNTI Severan CRM on suunniteltu auttamaan asiakashallinnan parantamisessa ja myynnin seurannassa. Osio sisältää asiakas- ja yhteystiedot, yhteydenottojen seurannan, luokittelut ja segmentoinnit, myyntiputken hallinnan ja ennusteen sekä projekti- ja laskutushistorian. Lisäosina on saatavilla mm. tarjoustyökalu ja aktiviteettien hallinta. PROJEKTINHALLINTA Projektinhallinnan osio sisältää projektin vaiheistuksen, aikataulut ja kustannusennusteen, työnohjauksen, ennusteiden ja toteuman vertailun, projektien hinnoittelumallit, projektien kuluseurannan ja raportoinnin, kannattavuusraportoinnin sekä Extranetin tiedon jakamiseen. Lisäosina on saatavilla edistynyt resursointi, liikevaihdon jaksotus, lisälevytila sekä Google Drive tiedostojen tallentamiseen. TYÖAIKA JA KULUT Työajanseurannan avulla voi kirjata tunteja, matkakuluja ja muita kuluja. Työajanseurantaan kuuluu olennaisena osana tuntikirjaus, jossa voidaan hyödyntää aikaisempia kirjauksia. Tuntikirjaus on myös mahdollista kellotuksen pohjalta. Lisäksi osio sisältää matka- ja muiden kulujen kirjaamisen, tuntiraportit sekä tietojen siirron automaattisesti laskutukseen. Lisäosina on saatavilla kalenteri, edistynyt työajanhallinta, työntuntien hyväksyminen ja matkalasku. LASKUTUS Laskutus-osion avulla voi laskuttaa työtunnit, kulut, tuotteet sekä toistuvat palvelut. Laskutus onnistuu projektin vaiheisiin sidottuna, työtuntien pohjalta ja kiinteällä hinnoittelulla. Myös toistuvaislaskutus ja projektien yhdistäminen yhdelle laskulle on mahdollista. Laskun tiedot koostetaan automaattisesti. Laskujen lähetys tapahtuu joko sähköisesti tai paperisena erillisen operaattorin kautta. Laskutustietojen siirto taloushallintoon ja laskuoperaattoreille onnistuu integraatioiden kautta. Lisäosina on saatavilla edistynyt hinnoittelu, toistuvaislaskutus ja monivaluuttaympäristö. RAPORTOINTI Raportoinnilla kootaan reaaliaikaisesti kaikki projektiliiketoimintaan liittyvä tieto. Työkalulla voidaan raportoida asiakas- ja projektikannattavuutta, myyntiä ja ennusteita, työaikaa sekä laskutusta ja liikevaihtoa. Halutut raportit voidaan tallentaa henkilökohtaisille tai roolikohtaisille työpöydille. Kaikki listausmuotoiset raportit voidaan ladata Exceliin. Lisäosina on saatavilla edistynyt raportointi, graafiset raportit ja yksikköhierarkia. 3 Lisäosat Severaa voidaan laajentaa lukuisilla lisäosilla. Asiakas voi itse hallinnoida ja ottaa käyttöön lisäosia Severan Laajennukset-osiosta. Aktiviteettien hallinta Lisäosan avulla hallinnoidaan kalenterit ja tehtävälistat verkossa sekä saadaan asiakashistoriatiedot helposti talteen. Pidä kirjaa mitä asiakkaiden kanssa on sovittu, milloin heitä on tavattu ja ketkä ovat yhteyshenkilöitä. Tarvittaessa aktiviteeteista voidaan tehdä muistutuksia omaan sähköpostiin. Lisäosa mahdollistaa jaetut ryhmäkalenterit sekä aktiviteettien eli kalenterimerkintöjen linkittämisen asiakkaaseen tai halutessa projektiin ja sen vaiheeseen. 00100
Graafiset raportit Lisäosan avulla voidaan rakentaa graafisia raportteja myyntiin, liikevaihtoon ja laskutukseen liittyen. Raportit saadaan helposti omalle henkilökohtaiselle työpöydälle ja niissä voidaan tarkastella esimerkiksi myyjä-, asiakas-, vastuuhenkilö- ja yksikkökohtaisia tietoja. Edistynyt resursointi Lisäosalla voidaan parantaa resurssien käyttöastetta ja ennustettavuutta allokoimalla käytettävissä olevat henkilöt projekteihin etukäteen. Lisäksi voidaan jakaa ja seurata työkuormitusta käyttäjäkohtaisesti, tiimi- tai koko yritystasolla. Edistynyt työajan hallinta Lisäosalla seurataan työaikaliukumia, lomia ja sairaspäiviä. Liukumissa huomioidaan automaattisesti arkipyhät. Lisäosa mahdollistaa myös työaikojen hyväksynnän sekä raportointijaksojen ja työviikon määrittelyn. Monivaluuttaympäristö Lisäosan avulla voidaan myydä ja laskuttaa asiakkaan omalla valuutalla. Järjestelmä tukee yli 160 valuuttaa. Toistuvaislaskutus Lisäosan avulla voidaan automatisoida toistuvat veloitukset ja helpottaa esimerkiksi ylläpitomaksujen ja vuokrien laskutusta. Toimintohistoria Lisäosa jäljittää muutokset projekti-, laskutus- ja käyttäjätiedoissa. Tiedoista nähdään helposti kuka on tehnyt muutoksia ja milloin. Yksikköhierarkia Lisäosa mahdollistaa yrityksen rakenteen mallintamisen. Käyttöoikeuksia, raportointia ja laskutuksen määritteitä voidaan hallita yrityksen yksiköiden, tytäryritysten ja toimipisteiden välillä. Liikevaihdon jaksotus Projektien liikevaihto voidaan jaksottaa vastaamaan todellista tehtyä työtä ja valmiusastetta. Liikevaihtoa voidaan tarkastella mm. projektipäällikön, asiakasvastaavan ja yksikön kohdalta kuukausitasolla. 00100
Tarjous Tarjoustyökalulla voidaan nopeasti luoda tarjouksia tuotteista, nimikkeistä ja/tai tunneista. Tarjousrivejä voidaan päivittää suoraan projektille vaiheiksi ja edelleen laskutettavaksi tarjouksen sisällöstä riippuen. Extranet Extranetissa voidaan jakaa tietoa asiakkaille, partnereille ja toimittajille. Sidosryhmät voivat tarkastella työn tietoja, lisätä kommentteja, hyväksyä tunteja tai ladata tiedostoja. Laajennus on turvallinen käyttää ja auttaa projektiyhteistyössä. Edistynyt raportointi Edistynyt raportointi -lisäosalla voidaan luoda pivot-taulukoiden kaltaisia analyysiraportteja, joita voidaan hyödyntää tietojen tarkastelussa ja analysoinnissa. Lisäosalla voidaan luoda omia avainlukuja (KPI) ja mitata yrityksen, työntekijöiden ja projektien suorituskykyä. Raporteissa on helppokäyttöinen ja värikäs ulkoasu sekä mahdollisuus saada raporttien sisältö muotoiltuna Excel-tiedostona. Edistynyt hinnoittelu Nosta hinnoittelumahdollisuutesi uudelle tasolle Edistynyt hinnoittelu -lisäosalla. Sen avulla hallitaan hinnastoja ja niiden eri versioita, voidaan luoda hinnastoja etukäteen esimerkiksi vuodenvaihdetta varten sekä päivittää tuotteiden hintoja yhdellä kertaa. Matkalasku Lisäosalla luodaan helposti matkalaskut ja raportoidaan kulut. Erittele matkakulut, liitä kuitteja ja lähetä matkalaskut hyväksyttäväksi sähköisesti. Visma Time Visma Timen avulla on mahdollista kirjata tunnit joustavasti paikasta riippumatta sekä seurata omia tuntikirjauksia. Tuntien kirjauksessa voidaan hyödyntää aikaisempia kirjauksia. Toimii iphone-, Android- ja Windows-puhelimilla. Google Authentication Tee sisäänkirjautumisesta nopeampaa ja helpompaa Google Authenticationin avulla. Tietoturvan hallinta Lisäosan avulla on mahdollista rajata, mistä IP-osoitteista järjestelmään kirjautuminen sallitaan. 00100
4 Integraatiot ja Visma Severa API Severassa on olemassa valmiit integraatiot useisiin taloushallinnon ja sähköisen laskutuksen järjestelmiin sekä kalentereihin ja dokumentinhallinnan ratkaisuihin. MS Office 365, MS Exchange ja Google Apps for Business -kalenterit voidaan integroida Severaan, jolloin merkinnät synkronoituvat reaaliaikaisesti järjestelmien välillä. Dokumentinhallintaan on tarjolla mm. Google Drive - integraatio. Ajantasainen lista integraatioista: http://severa.visma.com/fi/hinnoittelu/lisaosat Visma Severa API mahdollistaa yritysjärjestelmien saumattoman integroinnin. Sen kautta voidaan hakea tietoa Severasta ja käyttää sitä toisessa sovelluksessa tai tuoda tietoa esimerkiksi yrityksen omista järjestelmistä. Avoin rajapinta mahdollistaa omien sovellusten rakentamisen osaksi Severaa. Avointa rajapintaa voi hyödyntää esimerkiksi seuraaviin integraatioihin: ERP ja kirjanpito, CRM, palkanlaskenta ja HR, tiketöintijärjestelmät, laskujen välityspalvelut ja mobiilikäyttö. Lisätietoa Visma Severa API:sta: http://severa.visma.com/fi/tuki/severa_api/ 5 Palvelut Visma Solutions tarjoaa käyttötuen pääkäyttäjille ja loppukäyttäjille sekä monipuoliset käyttöohjeet. Lisäksi tarjotaan Severan käyttöön liittyviä lisäpalveluita. 5.1 Käyttöönotto- ja koulutuspalvelut Visma Solutions tarjoaa Severan käyttöönottoon ja palvelun käyttöön erilaisia koulutus- ja konsultointipalveluita. Palvelut on eritelty tarkemmin kohdassa 9, Koulutus ja käyttöönotto. 5.2 Loppukäyttäjätuki Severan tukipalvelut ovat: Puhelintuki kaikille käyttäjille 0600-90066 (1,98e/min+pvm/mpm) Sähköpostituki severa.support@visma.com -osoitteessa kaikille käyttäjille Tukisivusto support.severa.com -osoitteessa Chat-tukipalvelu tukisivustolla Visma Severa Support Community Facebookissa Loppukäyttäjätuki (Help Desk) sisältää ongelmien, häiriöiden ja palvelun käyttöön liittyvien kysymysten vastaanoton, kirjaamisen, ongelman ratkaisun ja ratkaisusta tiedottamisen. Mikäli Help Desk ei pysty ratkaisemaan vastaanotettua ongelmaa, se eskaloi ongelman ratkaisun sovelluksen hallintapalveluille, teknisille tiimeille tai tarvittaessa kolmansille osapuolille. Tukisivusto sisältää laajat ohjeet asiakkaille. 5.3 Tiedonsiirrot Asiakkaalla on mahdollisuus tuoda asiakastietoja Severaan Excelin avulla. Muut mahdolliset tiedonsiirrot toteutetaan laskutettavana lisäpalveluna. Järjestelmään voidaan siirtää esimerkiksi yrityksen aikaisemmat asiakas- ja projektitiedot ennen käyttöönottoa ja koulutusta. 00100
5.4 Käyttäjätunnusten hallinta Asiakkaan pääkäyttäjä hallinnoi asiakkaan loppukäyttäjien oikeuksia suoraan Severa-palvelussa maksetun käyttäjävarauksen puitteissa. Palveluun kirjautuminen perustuu henkilökohtaisiin tunnuksiin. Lisäosana on saatavilla SSO-integraatio (Single Sign On) sekä Google Authentication. 5.5 Sähköinen laskutus Severasta on olemassa valmiit liittymät sähköisen laskutuksen järjestelmiin. Liittymien avulla voidaan siirtää Severassa luotu myyntilaskuaineisto operaattorille verkko- ja paperilaskujen lähetystä varten. Verkkolaskut toimitetaan XML-muodossa ja paperilaskut PDF-muodossa. Severasta on maksuton integraatio Maventaan. Maventa veloittaa asiakkaalta lähetyskulut käytön mukaan. 6 Tietoturva Severa toimii ajasta ja paikasta riippumatta erilaisilla päätelaitteilla. Yhtiön eri toimipisteet, etätyöntekijät ja kumppanit voivat käyttää samaa järjestelmää. Severan tietoturvaan on kiinnitetty erityistä huomiota. Severan palvelimien ylläpidosta vastaa Rackspace, joka on maailman suurin palvelinylläpitäjä. Microsoft on vuodesta toiseen valinnut Rackspacen maailman parhaaksi palvelinylläpitäjäksi. Vuonna 2013 uptime on ollut 99,965% (sisältäen tuotepäivitykset), lisäksi palvelussa suoritetaan päivittäiset varmuuskopiot ja palvelinkeskus on SAS 70 Type III -sertifioitu. Lue lisää palvelun tietoturvasta: http://severa.visma.com/media/severa-tekniset_tiedot.pdf Palvelut tuotetaan sertifioidussa ympäristössä, johon pääsy asiattomilta on estetty sekä sähköisesti (palomuurit) että fyysisesti (vartioidut ja valvotut konesalitilat). Tietoliikenne Asiakkaan selaimen ja palveluiden välillä on SSL-salattua. Järjestelmät on suojattu ulkoisilta hyökkäyksiltä ja lisäksi järjestelmää monitoroidaan aktiivisesti. Palveluiden käyttäjät tunnistetaan henkilökohtaisten käyttäjätunnusten perusteella. Henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen nimetty haltija vastaa omilla tunnuksilla tehdyistä toimenpiteistä riippumatta siitä, kuka tunnusta on käyttänyt. 7 Palveluajat Asiakaspalvelu on avoinna arkisin klo 8.00-16.00. Lisäksi Severa on pääsääntöisesti käytettävissä 24/7-periaatteella. 00100
8 Hinnoitteluperusteet Peruspalvelun kuukausihinnoittelu perustuu seuraaviin muuttujiin: Kuukausiveloitus valitun tuoteversion mukaan Käyttäjämäärä Valitut lisäpalvelut Muita mahdollisia kustannuksia ovat: Käyttöönotto Koulutus Integraatioiden ja rajapintojen käyttöönottomaksut Kolmannen osapuolen ohjelmiston käyttökulut Severasta on olemassa kolme eri laajuista versiota yrityksen koon ja käyttäjämäärien mukaan. Katso versiot ja niiden hinnoittelu: http://severa.visma.com/fi/hinnoittelu/versiot-ja-hinnat/ 9 Tekniset vaatimukset Teknisesti Severan käyttöönotto ja käyttäminen edellyttävät, että asiakkaalla on käytössään: Tietokone, jossa on Internet-yhteys Verkkoselain Adobe Reader -ohjelmisto laskujen tulostusta varten Taulukkolaskentaohjelma aineistojen sisäänlukua tai raporttien tulostamista varten Parhaan käyttökokemuksen saamiseksi Visma Solutions suosittelee käyttämään aina viimeisintä versiota käytössä olevasta verkkoselaimesta. Severa-palvelun tukemia selaimia ovat: Internet Explorer Mozilla Firefox Safari Google Chrome 00100