Lomake 1/2007 TARJOUSPYYNTÖ 1 5.12.2012 TARJOUSPYYNTÖ YLÄ-SAVON KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä pyytää tarjousta kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä lisäksi EU-hankkeiden tarkastuksesta valtuuston toimikaudelta 2013 2016 sekä optiovuodet 2017-2018. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) ja sitä täydentävä asetus (614/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Tämä hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 1. Tarkastuspalvelun ostaja Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä Tarkastuslautakunta PL 30 74101 IISALMI 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä on kahdeksan kunnan omistama ammatillista koulutusta antava kuntayhtymä. Koulutuskuntayhtymän liikevaihto vuonna 2012 on noin 27 milj. euroa. Vuosikeskiarvona opiskelijoita on noin 2000. Kuntayhtymän henkilöstömäärä on yhteensä noin 300. Taseen loppusumma on 25,1 milj. euroa (v. 2011). 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 12 tarkastuspäivää vuodessa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään 2 kirjallista väliraporttia. 3.2. Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus EU-hankkeiden tarkastustehtävän arvioitu laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 3 työpäivää vuodessa. www.ysao.fi YLÄ-SAVON AMMATTIOPISTO YRITTÄJÄNTIE HINGUNNIEMI PELTOSALMI LASKUTUS Asevelikatu 4, 74100 Iisalmi, (PL 30, 74101 Iisalmi) Yrittäjäntie 23, 74130 Iisalmi Hingunniementie 98 Kotikyläntie 254 Ylä-Savon puh. +358 17 272 51, fax +358 17 272 5251 (PL 129, 74101 Iisalmi) 74700 Kiuruvesi 74150 Iisalmi koulutuskuntayhtymä Y-tunnus 0214765-5 ALV rek. puh. +358 17 272 51 puh. +358 17 272 5911 puh. +358 17 272 5701 Ostolaskut email: etunimi.sukunimi@ysao.fi fax +358 17 272 5555 fax +358 17 272 5912 fax +358 17 272 5731 PL 30, 74101 Iisalmi
2 Tarjouspyynnössä edellytetään, että vähintään 10 päivää yllä 3.1. 3.2. kohdissa olevista tehtävistä hoitaa vastuunalainen JHTT-tarkastaja. 3.3. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 8 kokousta vuodessa. Tarkastuslautakunnan sihteerinä toimii kuntayhtymän asettamana johdon sihteeri. JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT-tarkastajalla on käytettävissä: - työhuone - liityntämahdollisuus kuntayhtymän IT-verkkoon - kopiointipalvelut 4. Tarjouksen tekijän ja tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tarjouksen tekijän on oltava rekisteröity JHTT-yhteisö - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - JHTT-tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tarkastuksessa - tilintarkastusyhteisöllä on riittävät henkilöstöresurssit tehtävän asianmukaiseen hoitamiseen 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: o kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen mahdolliset erityistehtävien/hankkeiden tarkastuspalvelut 1 ) ja optio vuosiksi 2017 2018 60 %/pistettä o vastuullisen tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien ja kuntayhtymien tarkastuksesta 25 %/pistettä o Tilintarkastajan ja osallistuvan tiimin pätevyys ja osaaminen esim. seuraavilla eritysaloilla: alv- ja muu verotus, IT-asiat ja kokemus EU-hankkeiden tarkastamisessa. 15 %/pistettä Tarjouskilpailun voittaa eniten pisteitä saanut tilintarkastusyhteisö. 1 siinä laajuudessa kuin tarjouspyynnön kohdissa 3.1. - 3.2. on esitetty kuntalain mukaiset tarkastuspäivät ja EU-hankkeiden tarkastuspäivät
3 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2013 2016 tarkastusta ja optio vuosista 2017-2018. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät 4 vuoden ajan, eriteltynä optiovuosilta 2017 2018. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tehdyn työn perusteella. Laskussa on oltava eriteltynä laskutuksen perusteena olevat tehdyt tarkastuspäivät ja henkilöt, joiden tekemää työtä laskutus koskee. Maksuehto 21 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukaan. 9. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen tarkistaminen: Sopimusta voidaan tarvittaessa tarkistaa osapuolten keskinäisellä sopimuksella. Sopimuksen erimielisyydet:
4 Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Pohjois-Savon käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana: Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Osatarjousta ei hyväksytä. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset (alv 0 %) - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu (alv 0 %). Tarkastuspäivä sisältää kohteessa tehtävää tarkastustyötä vähintään 7 tuntia. Lakisääteisistä tarkastuspäivistä on tehtävä kohteessa vähintään 10 päivää, EU-hankkeiden kaikki tarkastuspäivät on tehtävä kohteessa. - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset (alv 0 %) - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tarkastuksessa - JHTT-auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta, erillinen liite - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - vastuullisella JHTT-tarkastajalla on oltava todistus osallistumisesta JHTTlautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2013 asti. Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteet: JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta selvitys nimetyn tilintarkastajan, hänen varamiehensä ja muiden työhön osallistuvien pätevyydestä tilintarkastuksen toteuttamistapa, kuvaus tarkastusprosessista verovelkatodistus tarjouksen tekijän tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva taulukko ja palauttaa se tarjouksen mukana tarkastuslautakunnalle
5 Vakuutukset Palveluntuottajalla on oltava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Vahingonkorvaus Tilaajalla ja palveluntuottajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta palveluntuottajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää tilaajalle maksettavan viivästyssakon ja muun sopijapuolten erikseen sopiman sopimussakon. Sopijapuolella on lisäksi oikeus korvaukseen välillisestä vahingosta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitteita tai loukannut immateriaalioikeuksia. 12. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle viimeistään 31.1.2013 klo 15.00 suljettuna kirjeenä osoitteeseen: Tilintarkastustarjous Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä Tarjoukset PL 30 74101 IISALMI Kuoren päälle merkintä Tilintarkastustarjous. 13. Hankinnassa noudatettavat sopimusehdot Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä, ellei toisin sovittu: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) 4. Tarjous
6 14. Lisätiedot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämisen. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 10.1.2013 mennessä tarkastuslautakunnan sihteerille sähköpostitse osoitteella mari.honkanen@ysao.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Tarkastuspalvelu. Vastaukset ovat luettavissa 20.1.2013 mennessä verkko-osoitteessa: www.ysao.fi/hankinnat. 15. Tarjouspyynnön liitteet - Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän talousarvio 2013 ja tilinpäätös 2011 Antero Kettunen tarkastuslautakunnan puheenjohtaja