Tarkastuslautakunta 27.11.2008 1 TARJOUSPYYNTÖ JULKISEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA SEKÄ TÄHÄN LIITTYVISTÄ LISÄPALVELUISTA Kirkkonummen kunnan tarkastuslautakunta, joka on tässä tarjouspyynnössä tarkoitettu hankintayksikkö, pyytää tarjoustanne kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuspalveluista ja niihin liittyvistä lisäpalveluista vuosille 2009 2012. Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan myös hintatiedot mahdollisten ylimääräisten tarkastustuntien ja tarkastuspäivien osalta, joita hankintayksikkö voi tarpeen mukaan hankkia sopimuskauden aikana. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti avointa hankintamenetelmää käyttäen. Hankinnasta on ilmoitettu Kirkkonummen kunnan internet-sivuille sekä HILMAssa. Tarjoajan tulee olla JHTT-tilintarkastaja tai JHTT-yhteisö. 1. PALVELUJEN SISÄLTÖ 1.1 Tarkastuspalvelut Tarkastuspalvelulla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä ensisijaisesti kuntalain 9. luvun ja kunnan tarkastussäännön mukaisen JHTTtilintarkastajan suorittaman julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen suorittamista Kirkkonummen kunnassa siten, että tarkastuksessa noudatetaan JHTT ry:n suositusta Hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa. Kunnan voimassa olevien konserniohjeiden sekä Kuntaliiton suosituksen mukaisesti tarjouspyynnön tarkastuspalvelut koskevat myös kunnan kolmea tytäryhteisöä, jotka on eritelty jäljempänä tarjouspyynnössä. Valtuusto tekee päätöksen kunnan tarkastuspalvelujen osalta. Tarkastuslautakunta toimittaa tarjoukset, tarjousvertailun ja päätösehdotuksen tiedoksi tytäryhteisöille. Tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava elin tekee osaltaan päätöksen tilintarkastajan valitsemisesta.
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 2 1.2 Lisäpalvelut 1.3 Lisätunnit Lisäpalveluilla tarkoitetaan seuraavia palveluja - tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät, jotka sisältävät lautakunnan kokousten valmistelun ja esityslistojen ja pöytäkirjojen laatimisen niihin kuuluvine liitteineen - tilintarkastajan läsnäolo tarkastuslautakunnan kokouksissa, silloin kun tilintarkastajan raportteja tai ilmoituksia käsitellään tai lautakunta muutoin katsoo tarpeelliseksi - tarkastussuunnitelman laatiminen vuosittain ja sen esittäminen tarkastuslautakunnalle - raportointi tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista tarkastuslautakunnan päättämin ajoin - raportointi kunnan johdolle tarkastustyössä havaituista puutteista ja ongelmakohdista - tarkastuslautakunnan avustaminen lautakunnan arviointityössä - muut kunnan tarkastussäännössä tilintarkastajan tehtäviksi määrätyt tehtävät (LIITE) Lisätunneilla tarkoitetaan mahdollisia ylimääräisiä tarkastustehtäviä, jotka tilataan ja joiden tilaamisesta sovitaan erikseen (optio). Tällaisia voivat olla johonkin tarkastusohjelman ulkopuoliseen kohteeseen perehtyminen sekä mahdolliset erityistilintarkastukset ja vastaavat. 2. PALVELUILLE ASETETTAVAT VAATIMUKSET 2.1 Toteutuksesta vastaavat henkilöt Tarkastuspalvelu ja lisäpalvelut tulee toteuttaa käyttäen vastuullista JHTT-tilintarkastajaa ja avustavaa tilintarkastajaa. Vastuullisen JHTTtilintarkastajan osalta vaatimuksena on hyväksytysti suoritettu JHTTtutkinto. Avustavan tilintarkastajan osalta vaatimuksena on, että hän on suorittanut tilintarkastustehtäviin soveltuvan ylemmän korkeakou- edellä mainittujen lisäksi myös muita lututkinnon. Tarjoaja voi käyttää tarkastuspalveluiden toteuttamisessa henkilöitä. Tarjoajan tulee ilmoittaa vastuunalaiseksi JHTT-tilintarkastajaksi ja avustavaksi tilintarkastajaksi esitettävät henkilöt tarjouspyynnössään sekä ilmoittaa mainittujen henkilöiden osalta edellä esitettyjen vähimmäisvaatimusten arvioimiseksi riittävät tiedot. Vastuunalaisen JHTT-tilintarkastajan osalta tulee myös esittää tiedot hänen kokemuksestaan liikevaihdoltaan ja menotaloudeltaan huomattavan suurten yhtiöiden vastuunalaisena tilintarkastajana.
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 3 JHTT-yhteisö voi perustellusta syystä muuttaa sopimuskauden aikana määräystään vastuullisesta tilintarkastajasta. Muutoksesta tulee neuvotella etukäteen tarkastuslautakunnan kanssa. Kuhunkin kunnan kolmeen tytäryhteisöön JHTT-yhteisön tulee nimetä tilintarkastusta koskevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti vastuullinen JHTT-, KHT- tai HTM-tarkastaja sekä tämän varahenkilö. Jokaisessa tytäryhteisössä tulee olla nimettynä yksi kunnan tilintarkastajiksi nimetyistä tilintarkastajista. 2.2 Kielitaito Vaatimuksena sekä JHTT-tilintarkastajan että avustavan tilintarkastajan osalta on riittävä kirjallinen ja suullinen suomen ja ruotsin kielen taito. Myös mahdollisella muulla henkilökunnalla tulee olla riittävä kielitaito tehtävän ja kunnan kaksikielisyyden vaatimukset huomioon ottaen. Tarjouksesta tulee käydä ilmi tiedot tämän arvioimiseksi. 2.3 Palvelun laajuus Tarjouspyynnön perustana on käsitys, että hyvän tilintarkastustavan mukainen tarkastuspalvelu edellyttää 80 tarkastuspäivää vuodessa, joista JHTT-tilintarkastaja suorittaa noin 75 % ja avustava tilintarkas- taja noin 25 %. Tarjoukset tulee hinnoitella 80 vuosittaisen tarkastuspäivän mukaan. Tytäryhteisöjen tilintarkastus vaatii arvion mukaan vuosittain yhteensä noin 10-12 tarkastuspäivää. Tarjoukset tulee hinnoitella tytäryhteisöjen osalta 12 vuosittaisen tarkastuspäivän mukaan. Tarkastuslautakunnalla on ollut vuosittain 10-12 kokousta, jotka ovat kukin kestäneet noin puoli päivää. Tarkastuslautakunnan sihteeri- ja arviointityön avustamistehtäviin kuluu vuosittain noin 15 päivää. Tarjoukset tulee hinnoitella 15 vuosittaisen päivän mukaan. 2.4 Tilintarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa Tarkastuskohteessa on käytettävissä seuraavat avustavat palvelut: - postitus- ja kopiointipalvelut - tiedoksiantopalvelut (pöytäkirjanotteet, kokouskutsut jne.) - käännöspalvelut esityslistojen ja niiden asiakirjojen osalta, jotka edellyttävät kunnanvaltuuston käsittelyä (lähinnä arviointikertomus ja tilintarkastuskertomus) - kokoustilojen ja tarjoilujen järjestelyt Tilintarkastajille nimetään kunnasta yhteyshenkilö. Kunnalla ei ole omaa sisäisen tarkastuksen henkilökuntaa.
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 4 3. TARKASTETTAVAN KOHTEEN KUVAUS Kirkkonummen kunta on kaksikielinen kunta, jonka palveluksessa oli syyskuun 2008 lopussa noin 2 300 työntekijää. Vuoden 2009 talousarvion toimintamenot ovat noin 201 ja investointimenot 36 miljoonaa euroa. Kirkkonummen kunnalla on kolme tytäryhteisöä: - Kirkkonummen Vuokra-asunnot Oy liikevaihto 2007: n. 6,3 meuroa - Kiint.Oy Kirkkonummen Männistönmuori liikevaihto 2007: n. 170 000 euroa - As.Oy Masalanhovi tuotot 2007: n. 82 000 euroa Kirkkonummen kunnan tarkastuslautakuntaan kuuluu tarkastussäännön mukaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä viisi muuta jäsentä. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. 4. SOPIMUSKAUSI / SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta (2009-2012) vastaavien vuosien tarkastustoimintaa. 5. HINNAT JA HINTOJEN TARKISTAMINEN, MAKSUEHDOT Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan palvelukokonaisuuden kokonaishinta siten, että mainittu hinta (vuosihinta) kattaa kaikki edellä kohdassa 1.1 kuvatut palvelut (JHTT-tarkastuspalvelut ) kunkin tarkastusvuoden ajalta ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) niin, että tarkastuspäivien lukumäärä on kunnan osalta 80 päivää ja tytäryhteisöjen osalta yhteensä 12 päivää. Tarjouksen perusteella tehtävästä sopimuksesta ei saa seurata kunnalle muita kustannuksia, kuin mainittu vuosihinta. Tämä edellyttää, että tarjotut hinnat sisältävät myös mm. mahdolliset matka-, majoitus- ja päivärahakustannukset. Kohdan 1.2. palvelujen (tarkastuslautakunnan valmistelu- ja sihteeritehtävät) osalta tulee ilmoittaa kokonaishinta kunkin tarkastusvuoden ajalta ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) niin, että käytettyjen päivien määrä on 15. Tarjoajan tulee lisäksi ilmoittaa tarjouksessaan tuntihinta kohdassa 1.3 kohdissa esitetyille palveluille siten, että tarjouksesta käy ilmi tarkastustunnin kokonaishinta ja ylimääräisen tarkastuspäivän koko-
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 5 naishinta kunkin tarkastusvuoden aikana. Myös lisätuntien tulee edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla sisältää mahdolliset matka-, majoitus- ja päiväraha- yms. kustannukset. Lisätunnit ovat optioluonteisesti mukana tarjouspyynnössä eikä niitä huomioida hintavertailussa. Sopimuskauden aikana mahdollisesti voimaan tulevat hinnankorotukset tulee ilmoittaa tarjouksessa. Lisäksi tarjouksessa tulee ilmoittaa, missä määrin normaalit neuvontapalvelut sisältyvät ilmoitettuun tilintarkastuspalveluiden kokonaishintaan. Laskutuksesta ja maksuehdoista sovitaan erikseen toimeksiantosopimuksessa. 6. ALIHANKINTA Tarjoajalla ei ole oikeutta suorittaa tämän tarjouspyynnön tarkoittamia palveluja alihankintana. 7. MUUT SOPIMUSEHDOT Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatioym. muutosten johdosta) ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle. Tarjoajalla tulee olla koko sopimuskauden ajan voimassa oleva vastuuvakuutus. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa tarjoajan yleiset sopimusehdot, mikäli sellaisia tullaan soveltamaan hyväksytyn tarjouksen pohjalta laadittavaan sopimukseen. 8. TARJOUSASIAKIRJAT Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot : Vaadittavat asiakirjat - ote kaupparekisteristä - selvitys yhteisön osakkaista - todistus yhteisön merkitsemisestä JHTT-luetteloon - veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista - vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 6 - vakuutusyhtiön todistus tarjoajan vastuuvakuutuksista ja viimeksi vahvistettu tilinpäätös Tiedot tarjoajasta: JHTT yhteisö - Tarjoajan palveluksessa olevien tilintarkastajien määrä, joilla on JHTT -pätevyys - Tarjoajan mahdollinen tarkastustoiminnan perustana oleva laadunvarmistusjärjestelmä ja kuvaus siitä - Kuvaus JHTT-yhteisön osaamisen painopistealueista tarkastustoiminnassa - Referenssit Kirkkonummen kuntaa vastaavien julkisyhteisöjen ja muiden julkisyhteisöjen tarkastustoiminnasta Tiedot tarjottavasta lakisääteisestä JHTT tilintarkastuspalvelusta - Vastuullisen tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan nimi ja yhteystiedot - Vastuullisen tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan CV ja referenssit - Tiedot tarkastuspäivien arvioidusta jakautumisesta vastuullisen tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan kesken (sekä kunta että tytäryhteisöt) - kuvaus tarkastuksen perustana olevasta riskianalyysistä - Muiden tarjoajan palveluksessa olevien mahdollisesti tarkastustoimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot - Selvitys tarkastustoiminnan kohdassa 1.2 tarkoitetusta raportoinnista - Selvitys siitä, mitä tilintarkastukseen liittyvää koulutusta tarjoaja järjestää omille tilintarkastajilleen - Selvitys siitä, miten tarkastusyhtiö hoitaa tilaajaorgani- saation neuvontapalvelun tilikaudella sekä sisältyykö se tarjottuun hintaan. Mikäli neuvonta ei sisälly tarjottuun hintaan on hinnoitteluperusteet ilmoitettava erikseen. Tiedot tarjottavista tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä Hintatiedot - Tarkastuslautakunnan sihteeriksi esitettävän henkilön nimi, CV ja referenssit. Tarjouksen hintana tulee ilmoittaa: - Kirkkonummen kunnan tilintarkastuksen vuosihinta kunkin vuoden osalta kaudella 2009-2012 (80 pv/v, ALV 0 %)
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 7 - Kirkkonummen kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastuksen yhteenlaskettu vuosihinta kunkin vuoden osalta kaudella 2009 2012 (12 pv/v, ALV 0 %) - Tarkastuslautakunnan sihteeri- ja arviointityön avustamistehtävien vuosihinta kunkin vuoden osalta kaudella 2009 2012 (15 pv/v, ALV 0 %) - Lisätuntien hinta kunkin vuoden osalta (ALV 0 %, ei mukana hintavertailussa) - Neuvontapalveluiden vuosihinta kunkin vuoden osalta (ALV 0 %), mikäli palvelut eivät sisälly muihin hintoihin (mukana hintavertailussa) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.4.2009 asti. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA ARVIOINTIKRITEERIT Tarjouksista hyväksytään se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan tarjouksen vuosihinnan ja tarjottavan palvelun laadun perusteella. Palvelun hintaa, jonka painoarvo on 60 %, arvioidaan siten, että eri hintakriteerit koko sopimuskaudella huomioiden edullisin tarjous saa 60 pistettä ja seuraavaksi edullisimmat tarjoukset saavat pisteitä suhteessa edullisimpaan tarjoukseen syntyvän euromääräisen hintaeron mukaan. Hintavertailussa huomioidaan: - Kirkkonummen kunnan tilintarkastuksen hinta 2009-2012 - Kirkkonummen kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastuksen hinta 2009 2012 - Tarkastuslautakunnan sihteeri- ja arviointityön avustamistehtävien hinta 2009-2012 - Neuvontapalveluiden hinta 2009 2012, mikäli ei sisälly muihin hintatekijöihin Palvelun laatua, jonka painoarvo on 40 %, arvioidaan siten, että eniten eri laatukriteereistä pisteitä saanut tarjous saa täydet 40 vertailupistettä ja seuraavaksi eniten pisteitä saaneet tarjoukset suhteessa eniten laatupisteitä keränneen tarjouksen pistemäärään syntyvän piste-eron mukaan. Palvelun laatua arvioidaan seuraavien kriteerien perusteella: - Esitettyjen vastuullisen JHTT-tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan kokemus, koulutus, erityisosaaminen ja riittävä kielitaito (max. 15 p.) - Kokemus Kirkkonummen kuntaa vastaavien yhteisöjen tarkastuspalvelujen toteuttamisesta (max. 10 p.)
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 8 - Tarjoajan JHTT-tarkastuspalvelutoiminnan laajuus ja kattavuus (max. 5 p.) - Tarjoajan mahdollinen laadunvarmistusjärjestelmä (max. 5 p.) - Tilintarkastuksen toteuttamistavat ja toimintatavat (max. 5 p.) 10. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA HANKINTAMENETTELY Kirkkonummen kunnanvaltuustolle osoitetut, suomen kielellä laaditut tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle 6.2.2009 klo 15.30 mennessä osoitteeseen: Kirkkonummen kunta PL 20 02401 KIRKKONUMMI Kuoreen merkitään Tilintarkastustarjous 2009 2012. Tarjouksen tekemisestä ei makseta. Mikäli tarjoukseen sisältyy liikeja ammattisalaisuuksiin luokiteltavaa tietoa, edellytämme, että ne tulee selkeästi yksilöidä tarjouksessa. Tarkastuslautakunta ja Kirkkonummen kunnanvaltuusto pidättävät itsellään oikeuden hyväksyä jonkin tarjouksen vain osittain tai hylätä kaikki tarjoukset ja määrätä asian uuteen valmisteluun sekä oikeuden päättää neuvottelumenettelyyn siirtymisestä. Tarjoajalla ei ole tämän johdosta oikeutta korvaukseen. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. 11. LISÄTIEDOT Kysymykset tarjouspyyntöön liittyen tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen patrik.marjamaa@kirkkonummi.fi 16.1.2009 mennessä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan kunnan internet-sivuilla kohdassa Hankinnat 23.1.2009 mennessä. Kunnan tilinpäätös 2007 ja talousarvio 2009 ovat saatavilla kunnan internet-sivuilta osoitteesta www.kirkkonummi.fi. Kunnan tytäryhteisöjen tilinpäätökset voi tarvittaessa tilata laskentapäällikkö Patrik Marjamaalta (sp: patrik.marjamaa@kirkkonummi.fi).
Tarkastuslautakunta 27.11.2008 9 LIITTEET - Kirkkonummen kunnan tarkastussääntö Eero Hirvonen Tarkastuslautakunnan pj Karl-Gustaf Lindström Talousjohtaja