Uudistunut käyttöliitymä Thinking Portfolio White Paper Sovellussalkku SISÄLTÖ 1 Sovellussalkku - strategisen johtamisen väline 2 Salkunhallinta 4 Thinking Portfolio -päänäkymät 5 Sovellussivut ja widgetit 9 Raportointi 14 Mukauttaminen 15 Käyttöönotto ja käyttö
Thinking Portfolio strategisen johtamisen väline Thinking Portfolio on strategisen -tason johtamisen käytännön työväline. Salkunhallintamalli tukee liiketoimintalähtöistä, kokonaiskuvaan perustuvaa suunnittelua, viestintää ja päätöksentekoa. Kehitystyön lähtökohtana ovat olleet projektityön ja salkunhallinnan kansainväliset viitekehykset kuten PRINCE2 ja PMBOK. Thinking Portfolio hyödyntää lisäksi toimialariippumattomia liiketoiminnallisten hyötyjen ja kypsyyden määrittelymalleja. Ottamalla käyttöön Thinking Portfolion organisaatio saa valmiudet nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. helpottavat sen omaksumista. Järjestelmän käyttö ei edellytä teknisiä kursseja tai käsikirjoja. Tekninen ratkaisu mahdollistaa asiakaskohtaisen salkunhallinnan sovelluksen toteuttamisen. Thinking Portfolio on kehitetty hyödyntämällä viimeisintä Web-teknologiaa. Selainliittymä toimii mm. Internet Explorer-, Chrome, Firefox- ja Safari-selainten uusimmilla versioilla, myös tableteissa esimerkiksi ipad:ssa. Tässä julkaisussa esitellään uudistunut sovellussalkku, joka on tarkoitettu IT-sovellusten ja -palveluiden johtamisvälineeksi. Thinking Portfolion visuaalinen esitystapa sekä selainpohjainen käyttöliittymä Uudistunut käyttöliittymä S3 1
Salkunhallinta ideat, projektit ja omaisuus Sovellussalkkujen käyttäminen johtamisen välineenä on vielä melko uutta. Sen tarkoituksena on tuoda johtamiseen ja päätöksentekoon johdonmukaisuutta, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Miksi salkunhallintaa tarvitaan? Laajojen ja monitahoisten organisaatioiden johtamista vaikeuttavat asiakasvaatimusten ja -odotusten ristiriitaisuus, tiedonkulun ongelmat ja osaajapula. Tuloksena on päällekkäisiä ja samoista resursseista kilpailevia hankkeita, joiden ajoitusta tai sisältöä ei ole mitenkään optimoitu tai edes tiedetä tarkalleen. Strategian linkki tekemisen ydintoimintoihin on epäselvää. Salkunhallinta on toimintamalli, joka yrittää vähentää nopearytmisen ja moniulotteisen johtamisen ongelmia. Se luo toiminnalle puitteet, jotka parhaimmillaan tehostavat valmistelua, päätöksentekoa, ymmärrystä ja toteutusta helposti (kuva 1). Salkunhallinta koostuu tiedosta, prosesseista ja rooleista. Salkut ovat määrämuotoinen tapa kuvata resursseja ja hankkeita, joilla organisaatio toteuttaa strategiaansa. Johtamissalkkuja on kolmea päätyyppiä (kuva 2): 1. Omaisuus- tai resurssisalkku sisältää esim. sovelluksia, osaamista tai prosesseja, joita organisaatio on saanut käyttöönsä kehittämishankkeilla ja investoimalla. 2. Projektisalkku sisältää käynnistystä odottavia, käynnistyneitä ja valmistuneita hankkeita ja niihin kuuluvia projekteja. 3. Kehittämissalkku sisältää kuvaukset organisaation tulevaisuuteen tähtäävistä kehittämisehdotuksista, ideoista ja skenaarioista (esim. kehittämis-ohjelmat). Salkut kytkeytyvät toisiinsa: Projektisalkkuun tulee perusteltuja projektiehdotuksia kehittämissalkusta. Projektisalkku tuottaa omaisuutta. Omaisuuden vanheneminen tai huono suorituskyky saavat aikaan kehittämistarpeita jne. Hankesalkkujohtamisen periaatteet Johdetaan ydintoiminnon strategian mukaisesti Johdetaan kokonaisuutta Arvotetaan yhdenmukaisin kriteerein Kuva 1. Salkunhallinnan periaatteet Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa Prosessi ja viitekehys Työvälineet 2
Liiketoimintastrategia Kuva 2. Erilaiset salkut Kehittämissalkku Omaisuussalkku Projektisalkku (Hankesalkku) Toiminnan kehittämisen ja investointiprojektit Tutkimukset, ideat, skenaariot Infrastruktuuri, sovellukset, data, ihmiset, prosessit Nykyhetki Lähitulevaisuus Operatiivinen toiminta Pitkä tähtäin Salkkujohtamisen periaate Salkkujohtamisessa on yksinkertaisimmillaan kysymys tuoton, panostusten ja riskien hallinnasta ja tasapainottamisesta. Tuotto voi olla esimerkiksi kustannussäästöä, tuottavuuden kasvua, uusien asiakkuuksien syntymistä tai liikevaihdon kasvua. Panostuksia ovat paitsi investoinnit, myös ajan ja rahan käyttämistä mm. projektityöhön, koulutukseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon. Projektiriskejä on monia, mutta myös olemassa olevaan omaisuuteen liittyy riskejä, esimerkiksi IT-sovellusten tai -järjestelmien skaalautuvuus liiketoiminnan kasvussa tai supistumisessa. Salkkujen kytkentä strategiaan ja arkkitehtuuriin Salkut kytkeytyvät organisaation strategiaan kriteerien ja luokitusten kautta. Johto määrittää strategian menestystekijät ja avaintulokset, jotka se kuvaa salkkuihin erilaisina kriteereinä. Kriteerit arvottavat idean, projektin tai sovelluksen strategiasta käsin. Salkuissa on tärkeää tunnistaa hankkeen tai omaisuuden vastaavuus liiketoiminta-, tieto-, sovellus- ja teknologia-arkkitehtuuriin. Esim. tietty uusi asiakkuustietojärjestelmä voisi tukea hyvin organisaation strategiaa, mutta se saattaisi olla ristiriidassa nykyisen sovellus- ja teknologia-arkkitehtuurin kanssa. Salkunhallinnan menestystekijät Salkunhallinnan käyttöönotto voi olla projekti, mutta sen saaminen osaksi organisaation arkea vaatii määrätietoista sitoutumista ja omaa esimerkkiä johdolta. Salkunhallinta on liitettävä osaksi organisaation johtamista, esimerkiksi johtoryhmätyöskentelyä. Organisaation kypsyystasolla on merkitystä salkunhallinnan onnistumiselle. Jos johtamisessa tai projektitoiminnassa on merkittäviä puutteita, salkunhallinta jää turhaan ilman kunnon perustaa. Salkuista ei ole hyötyä, jos organisaatiolta puuttuu kyky toimia ja tehdä päätöksiä niiden edellyttämällä tavalla. Salkunhallinta vaatii tuekseen työvälineitä. Välineet eivät tässäkään tapauksessa ole itse ratkaisu, vaan ne tukevat ajattelutavan muutosta. 3
Thinking Portfolio päänäkymät Sovellusluettelo Sovellusluettelo on yleisnäkymä salkkuun (kuva 3). Se näyttää sovellukset, joiden tietoihin käyttäjällä on katselu- tai muokkaus-oikeus. Värikoodatut kentät osoittavat yhdellä silmäyksellä esim. sovellusten SLA-luokan ja prioriteetin tai kriittisyyden. Otsikkorivi mahdollistaa luettelon järjestelyn tai suodatuksen valittujen kriteerien mukaisesti. Sovellukset järjestyvät esimerkiksi kriittisyyden tai omistajan mukaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjä pystyy lisäksi suodattamaan näkyviin vain häntä kiinnostavat sovellukset usean yhtäaikaisen kriteerin mukaisesti. Tehdyt valinnat ovat voimassa vaikka käyttäjä poistuisi välillä sovelluksesta. Aika Aikanäkymä visualisoi sovellusten elinkaaren tärkeät päivämäärät, esim. versiopäivitykset ja erilaiset auditoinnit. Laatu Thinking Portfolion laatunäkymä kuvaa värikoodien avulla kuinka kattavaa ja ajantasaista tietoa salkussa olevista sovelluksista on saatavana. Kuva 3. Salkun päänäkymät: sovellusluettelo, aika- ja laatunäkymät 4
Sovellussivut ja widgetit esimerkkejä Jokaista sovellusta tai palvelua koskevaa tietoa ylläpidetään ns. sovelluskortilla (kuva 4). Se koostuu välilehdistä, jotka jäsentävät tiedon eri näkökulmiin. Välilehdet sisältävät widget-paneeleja, jotka ryhmittelevät tiedon visuaalisesti ja loogisesti. Kuva 4. Sovelluskortti Kuva 5. Liiketoimintakriittisyys Liiketoiminnallinen asemointi Sovelluksen asemointi määrittää sovelluksen liiketoiminnallisen merkityksen. Asemointiin käytetään nelikenttää (kuva 6). Tukisovellukset tuottavat liiketoiminnallista arvoa välillisesti. Ne eivät ole kriittisiä toiminnan jatkuvuuden kannalta. Niiden määrää ja niiden tuottamia kustannuksia on pyrittävä minimoimaan. Liiketoimintakriittiset sovellukset ovat operativiisia välttämättömyyksiä, joiden jatkuvuus ja toimintavarmuus ovat tärkeitä. Kuva 6. Liiketoiminnallinen asemointi 5
Startegiset sovellukset ovat niitä, jotka tuottavat yritykselle kilpailuetua nyt ja lähitulevaisuudessa. Niitä on pyrittävä vahvistamaan ja kehittämään edelleen, jotta etumatka kilpailukyky säilyisi. Potentiaaliset sovellukset ovat mahdollisia tulevia kilpailuvaltteja, mutta eivät ole vielä laajamittaisessa käytössä. Sovelluksen asema palveluarkkitehtuurissa Widget (kuva 7) kuvaa miten sovellus tukee muita organisaation palveluita (rivit) ja yksiköitä (palstat; esim. konserni ja eri liiketoimintayksiköt). Käyttäjä klikkaa matriisissa olevia valintaruutuja, jolloin syntyy linkki ao. palveluun ja organisaatioon. Palvelu- ja organisaationimikkeet määrittelemme aina asiakaskohtaisesti. Kuva 7. Sovelluksen asema palveluarkkitehtuurissa Kuva 8. Sovelluksen kriittisyys ja riskianalyysi Kriittisyys ja riskit Sovelluksen riskinhallinnan kannalta on tärkeää hahmottaa sovelluksen kriittisyys ja riskilähteet. Tämä widget esittää graafisesti kuinka hyvin sovellukseen liittyvät riskit on hallittu suhteessa kriittisyyteen (kuva 8). Riskitason määritys sisältää oletusarvoina seuraavat kuusi näkökulmaa: 1 Käytön henkilöriskit 1. ICT-henkilöriskit 2. Informaatioriskit 3. Tekniset riskit 4. Toimittajariskit 5. Jatkuvuusriskit Käyttäjä määrittää niiden tasot omaan ikkunaansa avautuvalla lomakkeella, joka sisältää arviointiväittämät. Widget määrittää kriittisyystason automaattisesti Liiketoiminnallinen asemointi-widgetin tiedoista (Business Position, kuva 6). 6
Vaatimustenmukaisuus Sovellusten ja palveluiden kyky vastata liiketoiminnan, käyttäjien ja teknisiin vaatimuksiin muuttuu ajan kuluessa. Koska eri osapuolilla voi olla erilaiset käsitykset (arkkitehtuurin) vaatimusten täyttymisestä sama widget on esitetty sovelluskortissa kunkin osapuolen omalla välilehdellä (kuva 9). Widgetin asteikko on neliportainen. Lisäksi tässä, kuten muissakin widgeteissä, käyttäjä voi tarkentaa arviotaan kirjoittamalla lyhyen kommentin widgetin muistiinpano-kortille. Se avautuu klikkaalla oikeassa alanurkassa olevaa nuoli-ikonia. Jos widgetiin liittyy muistiinpano, ikonin nuoli muuttuu huutomerkiksi, kuten esimerkkikuvassa. Muutostarve Edellä kuvattujen widgetien tieto auttaa hahmottamaan sovelluksen tai palvelun muutostarvetta. Sen viestintään on tarkoitettu Muutostarve-widget (kuva 10). Widget muodostuu nelikentästä, jonka ulottuvuuksia ovat Liiketoiminta-arvo ja Toiminnallinen/tekninen laatu. Käyttäjä arvioi sovelluksen nykytilan näistä näkökulmista ja sijoittaa punaisen indikaattorin oikealle kohdalleen. Tämä sinänsä yksinkertainen arvio tuottaa mielenkiintoisen yhteenvedon kun kaikkien sovellusten tilanne raportoidaan. Kuva 9. Sovelluksen vaatimustenmukaisuus Kuva 10. Sovelluksen muutostarve Kuva 11. Sovelluksen liittymät ja niiden kriittisyys 7
Liittymät ja niiden kriittisyys Harvat tietojärjestelmät ovat enää saarekkeita. Liittymät-widget (kuva 11 edellisellä sivulla) auttaa kuvaamaan tietyn sovelluksen liittymät toisiin järjestelmiin. Liittymää kuvaavaa tietoa on mm. onko liittyvä järjestelmä sisäinen vai ulkoinen, mikä liittymän kriittisyys on, ja mihin suuntaan data liitoksessa siirtyy. Aikataulut Sovellukseen liittyy erilaista aikasidottua tietoa. Aikatiedon kirjaamiseen on oma widgetinsä (kuva 12). Sen avulla käyttäjä voi määritellä erilaisia tapahtumia, kuten versiopäivityksiä tai kehityskeskusteluja, joita tietohallinto käy sovelluksen omistajan kanssa. Päivämäärät ja tapahtumakuvaukset tallentuvat päiväkirjaan (kuva 13). Kuva 12. Aikataulujen tiedot Taloustiedot Menovirta-widget (kuva 15) kuvaa sovelluksen elinkaaritaloutta. Taulukossa on eritelty viiden vuoden kulutiedot, mutta siihen pystyy tallentamaan tiedot pidemmältäkin jaksolta. Muita widgettejä Muilla widgeteillä hallitaan mm. käyttäjä- ja ylläpitäjätietoja, sopimustietoja ja sovelluksen palvelimien tietoja. Kuva 13. Päiväkirja Kuva 14. Arvo ja hyöty liiketoiminnalle Kuva 15. Sovelluksen tai palvelun menovirta 8
Raportointi - esimerkkejä raporteista Thinking Portfolio -raportit kiteyttävät johdolle selvästi salkun nykytilanteen ja tulevaisuuden. Jokaisesta sovelluksesta on tulostettavissa ns. Järjestelmäkirja (kuva 15). Se sisältää yhdessä raportissa kaikki sovelluksesta tallennetut tiedot. Raporttien sisältö ja esitystapa riippuvat käyttötarkoituksesta, ja siksi määrittelemme raportit aina asiakaskohtaisesti. Esimerkkeinä salkunhallinnan muista mahdollista raporteista ovat mm. Päiväkirja (toimenpiteet ja tapahtumat salkkutasolla) (kuva 16) Sovelluskartta (kuva 17) Vaatimustenmukaisuus (kuva 18) Vastuuhenkilöt ja roolit (kuva 19) Toiminta- järjestelmäarkkitehtuurikartta (kuva 20) Dokumentaatio-widget (kuva 20) Sovelluksen liikennevalot-widget (kuva 21) Laadun nykytila vs. tavoitetila-widget (kuva 22) Visuaalinen riippuvuuskartta ( visual dependency wheel ) (kuva 23) Kuva 16. Järjestelmäkirja Valittujen järjestelmien elinkaaren vaihe, kustannus ja kriittisyys (kuva 24) Järjestelmien elinkaariraportti, jossa on esittetty viivadiagrammina eri vuosille jäsentyvät kustannukset (kuva 25) Valittujen järjestelmien elinkaarikustannukset (kuva 26) 9
Raportointiesimerkkejä (1) Kuva 17. Sovelluskartta, joka kuvaa valitun sovelluksen liittymät, niiden tyypit ja kriittisyyden Kuva 18. Sovellusten suorituskykyarviot Kuva 19. Vastuuhenkilöt ja roolit eri sovelluksissa Kuva 20. Toiminta- ja järjestelmäarkkitehtuurikartta 10
Raportointiesimerkkejä (2) Kuva 21. Dokumentaatio-widget Kuva 22. Sovelluksen liikennevalot -widget Kuva 22. Laadun nykytila vs. tavoitetila-widget 11
Raportointiesimerkkejä (3) Kuva 23. Visuaalinen riippuvuuskartta ( visual dependency wheel ) Kuva 24. Valittujen järjestelmien elinkaaren vaihe, kustannus ja kriittisyys 12
Raportointiesimerkkejä (4) elinkaariraportin jossa on viivadiagrammina eri vuosille jäsentyvät kustannukset. Kuva 25. Järjestelmien elinkaariraportti, jossa on esittetty viivadiagrammina eri vuosille jäsentyvät kustannukset Kuva 26. Valittujen järjestelmien elinkaarikustannukset 13
Mukauttaminen - asiakaskohtainen tietomalli Mukauttaminen Thinking Portfolio mukautuu asiakkaan salkunhallinta-prosesseihin ja -käsitteistöihin. Käyttöliittymä voi olla suomen- tai englanninkielinen. Thinking Portfolio tietokanta-rakenne on käsiteriippumaton ja parametroitava. Erilaisten käyttöliittymässä näkyvien luettelo-kenttien ylläpitoon on työkalu, jolla asiakas voi muokata niitä itse (kuva 27.). Eri salkkumallit Sovelluksen tietokantaratkaisu on tehty joustavaksi. Asiakaskohtainen räätälöinti tai uusien widgetien käyttöönotto ei edellytä tietokannan rakenteen muuttamista. Rakenneratkaisunsa ansiosta sovelluksen asiakaskohtainen mukauttaminen Proof of Concept -projektissa on erittäin nopeaa. Kuva 27. Valintalistojen arvojen muokkaus ja väritys Kuva 28. Sovellussalkun ICT-välilehti 14
Käyttöönotto ja käyttö Käyttöliittymä Thinking Portfolio on täysin selainkäyttöinen sovellus. Se toimii uusimmilla IE 11-, Edge, Chrome, Firefox- ja Safari-selaimilla sekä ipad- ja iphone-safarilla. Käyttäjähallinta Thinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti (kuva 29.). Rooleja voivat olla esim. CIO, pääkäyttäjä, järjestelmävastaava jne. Roolinimikkeistö määritellään asiakaskohtaisesti. Salkulla on yksi tai useampi ylläpitokäyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien sovellusten perustamisoikeus. Ylläpitokäyttäjä voidaan nimetä koko salkulle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida tai muokata tiettyjä sovelluksen tietoja. Käyttäjätunnistus Sovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows-tunnistusta sekä sisäistä käyttäjätunnus + salasana -tunnistusta. Windows-tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDirectoryssä. Sovellus tukee myös Microsoftin (ADFS) 2.0 kertakirjautumista. Perinteisiä käyttäjätunnuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internet-käyttäjiä. Liittymät ulkoisiin järjestelmiin Thinking Portfolioon on rakennettavissa liittymiä ulkoisiin tietojärjestelmiin, kuten SAP, M-Files, Kronodoc, Reptronic, Sharepoint, Aditro and Efecte. Sovelluksen tekstialuekenttiin kirjoitetut URL-osoitteet esim. dokumentteihin muuttuvat automaattisesti hyperlinkeiksi. Palvelumallimme Thinking Portfolio tarjoaa vaivatonta hosting-ratkaisua yhteistyössä Cygate Oy:n kanssa. Pilvipalvelumme data tallennetaan aina Suomeen. Asiakkaan ei tarvitse asentaa mitään sovelluksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta Kuva 29. Roolikohtaistan käyttöoikeuksien hallinta 15
Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSL-suojattua yhteyttä pitkin. Myös käytön rajaaminen vain tiettyihin IP-osoitteisiin on mahdollista. Palvelumalliin sisältyy puhelin- ja sähköpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle. Proof of Concept Suosittelemme asiakkaille nopean Proof of Concept -projektin (PoC) toteuttamista kanssamme. Muutaman työpalaverin jälkeen toteutamme asiakaskohtaisesti mukautetun sovelluksen, joka on käytettävissä palvelimeltamme yhden kuukauden koekäytön ajan. Yhteystiedot Esa Toivonen Puh. +358 40 733 6670 esa.toivonen(at)thinkingportfolio.com Aarni Heiskanen Puh. +358 40 730 4812 aarni.heiskanen(at)thinkingportfolio.com Thinking Portfolio Oy Aleksanterinkatu 48 B (4th Floor) 00100 Helsinki www.thinkingportfolio.com/fi 16
www.thinkingportfolio.com