Klubin jäsenyyskomitean opas

Klubin jäsenyyskomitean opas Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarja 226B-FI (1212)

Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

Sisällysluettelo Johdanto 1 Komitean rooli ja tehtävät...3 Jäsenkehitys...4 Moninaisuus...7 Klubin julkinen kuva...7 Uusien klubien perustaminen...8 2 Klubin jäsenyyskomitean puheenjohtaja...9 Komitea...10 Tavoitteenasettelu...10 Talousarvio...11 Tiedonvälitys...11 3 Tietolähteet ja resurssit...13 Piirineuvottelun keskustelunaiheita...16 Piirineuvottelun muistilistat...17 Tämä julkaisu on Klubin jäsenyyskomitean oppaan painos v. 2012. Se on tarkoitettu klubien jäsenyyskomiteoille rotaryvuosiksi 2013 14, 2014 15 ja 2015 16. Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

Johdanto Klubin jäsenyyskomitean opas on laadittu auttamaan rotaryklubien jäsenyyskomiteoita tavoitteenasettelussa ja klubin jäsenmäärän kasvattamisessa. Komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden käytänteiden ja tämän julkaisun ehdotuksia kannattaakin soveltaa klubin tarpeiden mukaan. Julkaisussa on kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi jäsenyyskomitean päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä komitean puheenjohtajalla on. Kolmannessa osassa kerrotaan tietolähteistä, joista voi olla hyötyä jäsenyyskomitean jäsenille ja puheenjohtajalle. Kolmannen osan perässä on keskustelunaiheita, joita jäsenyyskomitean puheenjohtajan odotetaan miettivän ennen piirineuvottelua, sekä työkirjoja, joita käytetään itse piirineuvottelussa, joten ota tämä opas mukaasi. Jokaisella komitealla on opas, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä (klubin hallinto, jäsenyys, julkisuuskuva, palveluprojektit ja Rotarysäätiö). Tämä opas on maksutta imuroitavissa osoitteesta www. rotary.fi/suoja. Opas sisältyy Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Keskustele luvusta 1 komitean jäsenten kanssa, jotta he ovat täysin selvillä komitean tehtävistä. Kun valmistaudut tehtävääsi klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Tämä jäsenyys yhdistää sen 34 000 ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja sille on myönnetty oikeus käyttää hyväksi järjestön palveluita, kuten Rotarysäätiön apurahoja ja RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan antamaa tukea, ja järjestön tietolähteitä. Näitä ovat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, ja osoitteesta www.rotary. org löytyvä informaatio. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 1 JOHDANTO

Mahdolliset kommentit ja kysymykset Tätä opasta tai yleensä RI:n koulutusaineistoa koskevat kommentit ja kysymykset pyydetään lähettämään seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA S-posti: learn@rotary.org Puhelin: +1-847-866-3000 Faksi: +1-847-866-9446 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 2 JOHDANTO

1 Klubin presidentti toimii ex officio -jäsenenä kaikissa klubin komiteoissa. Komitean rooli ja tehtävät Klubin jäsenyyskomitean tehtävänä on laatia jäsenkehitystoimintasuunnitelma ja toteuttaa se. Klubi tarvitsee jäseniä ollakseen tehokas. Se, kuinka klubi pystyy palvelemaan paikkakuntaansa, tukemaan Rotarysäätiötä ja kouluttamaan johtajia, jotka kykenevät palvelemaan Rotarya klubitason yläpuolella, on suoraan riippuvainen klubiin jäsenmäärästä ja vahvuudesta. Jäsenyyskomitean tehtävät on lueteltu oheisessa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin jäljempänä tässä luvussa. Jäsenyyskomitea: Klubin jäsenyyskomitean työ on osa klubipalvelua ja ammattipalvelua sekä Uudet sukupolvet -palveluväylää. asettaa itselleen sellaiset tavoitteet, että klubin tulevan vuoden jäsentavoitteet saavutetaan, kouluttaa klubin jäseniä ja kertoa heille, kuinka tärkeää on rekrytoida uusia jäseniä ja pystyä pitämään entiset jäsenet klubissa, tutkia luokitusselvitysten avulla, edustavatko jäsenten ammatit ja yritykset yrityselämän ja paikkakunnan tämänhetkisiä tarpeita, kehittää jäsenyystoimintasuunnitelma, joka auttaa parantamaan jäsenistön tyytyväisyyttä. Toimintasuunnitelma perustuu jäsenkyselyihin ja muutoksia tehdään jäsenistön antaman palautteen perusteella. Näin huolehditaan siitä, että klubi on jäsenilleen tärkeä. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 3 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

Komitean eri tehtäviä hoitamaan voi perustaa alakomiteoita, varsinkin jos klubi on suuri. arvioida klubin heikkoudet ja vahvuudet, jotta voidaan suunnitella onnistuneita jäsenlisäys- ja jäsenhuoltotoimia, yhdessä julkisuuskuvakomitean kanssa luoda klubista myönteinen kuva niin, että klubi vetää puoleensa sekä mahdollisia tulevia että nykyisiä jäseniä, tukea tarvittaessa piirin alueelle perustettuja uusia klubeja. Kun edempänä luet lisää näistä tehtävistä mieti, millaisia tavoitteita komitealla on, millainen toimintasuunnitelma tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuoden aikana. Jäsenkehitys Klubin jäsenistön kehittäminen edellyttää sekä uusien ehdokkaiden tunnistamista ja hankintaa että nykyisten sitouttamista. Uudet jäsenet tuovat klubiin lisäarvoa, kuten erilaisuutta, uusia ideoita ja uutta tarmoa. Nykyiset jäsenet ovat avainasemassa, kun klubi jatkaa hyväntekeväisyystyötä. Uusien jäsenten rekrytoimiseksi jäsenyyskomitea asettaa tavoitteita, laatii suunnitelman niiden saavuttamiseksi ja keskustelee klubin jäsenten kanssa suunnitelman toteuttamisesta. Vaikka komitea johtaa klubin jäsenhankintaa, on uusien jäsenten hankinta jokaisen jäsenen velvollisuus. Jäsenyyskomitean tulee rohkaista kaikkia jäseniä ottamaan yhteyttä ystäviinsä, sukulaisiin, liiketuttaviin ja muihin paikkakuntalaisiin ja pyytää heitä liittymään klubiin. Jäsenten sitouttaminen on yksi jäsenyyskomitean tärkeimmistä tehtävistä. Arvioi säännöllisesti klubin ja sen jäsenten vahvuuksia ja heikkouksia. Jäsenten tyytyväisyyttä voidaan parantaa huolehtimalla siitä, että heille annetaan tietoa, että he osallistuvat toimintaan ja että heille annetaan tunnustusta heidän panoksestaan klubin toimintaan. Kun seurataan läsnäolotrendejä, jäsenyyden kestoa, osallistumista palveluprojekteihin, aktiivisuutta toveruustoiminnassa ja Rotarysäätiölle tehtyjä lahjoituksia, saatetaan huomata ongelmia, joihin olisi syytä puuttua. Prosessi, j jäsenen informointi ja perehdyttäminen olla henkilö saadaan liittymään rotaryklubin jäseneksi sisältää usein seuraavat vaiheet: jäsenehdokkaan löytäminen, jäsenehdokkaan esitteleminen, jäseneksi kutsuminen, jäseneksi ottaminen, jäsenen informoiminen ja perehdyttäminen, jäsenen osallistuminen, jäsenen kouluttaminen. Löytäminen. Etsi paikkakunnan ammatin harjoittajien joukosta henkilöitä, jotka ovat sopivia liittymään klubiisi. Jäsenten tarkka valinta parantaa klubin sitoutuneisuutta ja vahvistaa myönteisiä asenteita uusien jäsenten ottamista kohtaan. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 4 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

Tehkää klubissa luokituskartoitus, jäsenistön moninaisuusarviointi ja 25 minuutin jäsenkysely löytääksenne paikkakunalta jäsenehdokkaita. Työkaluja on Club Assessment Tools -oppaassa osoitteessa www.rotary.org. Ennen kuin kutsutte uuden jäsenen, varmistakaa, että hän tuntee mahdollisuudet osallistua klubin palveluprojekteihin ja toimintoihin sekä jäsenyyden taloudelliset velvoitteet. Käy läpi klubin luokitukset ja arvioi jäsenistön kokoonpano selvittääksesi, kuinka hyvin klubin jäsenistö heijastaa paikkakunnan ammattijakaumaa ja suuntaa sitten jäsenhankinta niin, että klubi saadaan paremmin edustamaan paikkakunnan ammattiväestöä. Esitteleminen. Kerro mahdolliselle uudelle jäsenelle Rotarysta kuvailemalla klubin toimintaa, sen onnistuneita paikallisia ja kansainvälisiä projek-teja sekä RI:n ohjelmia. Kehittele esittely, joka antaa mahdolliselle tulevalle jäsenelle yleiskuvan seuraavista asioista: klubi, sen historia ja tärkeimmät projektit ja toiminnot, Rotary International ja Rotarysäätiö, klubin jäsenyyden suomat edut, erilaiset mahdollisuudet päästä mukaan klubin toimintoihin. Mahdollinen uusi jäsen, jolle innostuneet rotarit ovat jo etukäteen kertoneet Rotarysta ja joka tuntee klubin toiminnot ennen liittymistään, on todennäköisesti sitoutunut ja pysyy aktiivisena. Komitean tulisi laatia klubiesittely, joka voidaan antaa vierailijoille. Harkitse myös Prospective Member Information Kit (423) -paketin antamista jäsenehdokkaalle, sillä se sisältää julkaisuja, jotka kertovat RI:stä ja Rotarysäätiöstä. Paketin voi tilata osoitteesta shop.rotary.org. Kutsuminen. Ehdottajan ja jäsenyyskomitean edustajan tulisi henkilökohtaisesti tavata jäsenehdokas ja kutsua hänet klubin jäseneksi. Kutsun esittäjien pitäisi tietää, mistä jäsenehdokas on kiinnostunut ja mitä hän osaa, jotta hänelle pystyttäisiin esittelemään häntä kiinnostavia klubin toimintoja ja projekteja. Jos ehdokas on sopiva jäseneksi, komitean tulee tehdä klubin hallitukselle jäsenehdotus, josta ilmenevät ehdotuksen perustelut. Jäseneksi ottaminen. Uudet jäsenet tulee toivottaa tervetulleiksi arvokkaalla ja muistettavalla tavalla. Kutsu tilaisuuteen myös perheenjäseniä. Seremonian aikana uusia jäseniä tulisi pyytää kertomaan lyhyesti itsestään, työtehtävistään ja perheestään. Varmista, että kaikki jäsenet ovat paikalla ja että jokainen heistä henkilökohtaisesti toivottaa jokaisen uuden jäsenen tervetulleeksi klubiin. Klubin tulee antaa uudelle jäsenelle seuraavat esineet: Rotaryn rintamerkki, jäsenkortti, tietopaketti klubista, klubin nimilappu, Rotarymatrikkeli, piirikuvernöörin kuukausikirje, The Rotarian tai Rotary Norden -lehti, luettelo lähialueen klubeista paikkauksia varten. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 5 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

Ota yhteys klubin hallintokomiteaan ja varmista, että uusi jäsen ja hänen ehdottajansa esitellään klubin nettisivuilla ja muissa tiedotteissa. Make sure that members are well-informed about RI programs such as Rotary Youth Exchange, Rotaract, and RYLA. Involvement in one of these programs often sparks a lifelong interest in Rotary. Informoiminen ja perehdyttäminen. Kerro uusille jäsenille klubista ja RI:stä. Keskity seuraaviin osa-alueisiin: mahdollisuudet palvelemiseen ja osallistumiseen, klubin jäsenyydestä koituvat edut, klubin historia ja sen vaikutus paikalliseen yhteisöön, klubin hallinnon rutiinit. Harkitse, kannattaisiko uuden jäsenen perehdyttäminen jakaa useisiin osiin. Katso Uuden jäsenen opastaminen - opas klubeille (414-FI). Osallistuminen. Varmista, että kaikki klubin jäsenet ovat mukana klubin projekteissa, komiteoissa, toiminnoissa, varainhankinnassa, hallituksen kokouksissa, klubikokouksissa ja sosiaalisissa tapahtumissa. Osallistuva jäsen tuntee olevansa osa klubia ja asettaa Rotaryn etusijalle omassa elämässään. Yritä saada uudet jäsenet osallistumaan klubin toimintoihin seuraavin tavoin: Nimitä uudet jäsenet komiteoihin ja anna heille klubin kokouksissa tehtäviä. Hanki uusille jäsenille erityiset nimikortit, joita he kantavat yhden vuoden ajan. Kehota muita jäseniä etsimään näitä nimikortteja ja juttelemaan uuden jäsenen kanssa. Pyydä uutta jäsentä osallistumaan klubin edustajana piirikonferenssiin. Jotkin klubit auttavat uutta jäsentä maksamalla osallistumiskustannukset tai osan niistä. Pyydä uutta jäsentä esittämään konferenssin jälkeen klubille raportti kokemastaan. Anna kaikkien samana vuonna liittyneiden uusien jäsenten työskennellä yhdessä jossakin projektissa. Rohkaise uusia jäseniä ottamaan tuntumaa Rotaryn kansainvälisyyteen siten, että he osallistuvat RI:n kongressiin tai isännöivät vierailevia rotareita. Pyydä uusia jäseniä etsimään kaksi tai kolme jäsentä ystäväpiiristään. Kun uudet jäsenet mainostavat Rotarya ystävilleen, heistä tulee vahvempia ja innostuneempia rotareita. Kouluttaminen. Jäsenet, jotka tuntevat olevansa informoituja ja sitoutuneita, todennäköisesti myös osallistuvat toimintaan aktiivisesti. Klubien tulisi myös säännöllisin väliajoin kertoa jäsenille uutisia RI:stä ja Rotarysäätiöstä. Seuraavat toiminnot saattavat olla hyödyllisiä: säännöllisin väliajoin pidettävät klubineuvottelut, joissa keskustellaan siitä, mitä toimintoja klubin jäsenet haluavat jatkaa ja mitä muuttaa, osallistuminen uusien jäsenten monipiirikoulutuksiin, osallistuminen rotarykoordinaattorin, julkisuuskuvakoordinaattorin, alueellisen rotarysäätiökoordinaattorin ja rotarysäätiöalumnikoordinaattorin järjestämiin tilaisuuksiin, KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 6 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

osallistuminen RI:n järjestämiin klubitason webinaareihin, tuleville johtajille annettava johtajuuskoulutus, joka auttaa rotareita myös itsensä kehittämisessä. Käytä lähteenä opasta Johtajuuden kehittäminen: Oppaasi koulutusohjelman aloittamiseen (250-FI). Käytä lähteenä Membership Development Resource Guide (417) -opasta saadaksesi lisätietoa toimintasuunnitelman tekemisestä. Välittäkää kuvernööriltä ja RI:ltä tulevaa tietoa klubien ja piirin nettisivuilla, sosiaalisessa mediassa, viikkokokouksissa, s-postilla ja jäsenkirjeissä. RI:n julkaisut ovat myös erinomaisia jatkokoulutusvälineitä. Lukemalla The Rotarianin ja Rotary Nordenin tapaisia lehtiä klubien jäsenet pysyvät ajan tasalla Rotaryn aktiviteeteistaeri puolilla maailmaa. Rohkaiskaa jäseniä käymään osoitteissa www.rotary.org ja www. rotary.fi sekä Rotaryn sosiaalisessa mediassa, jotta he pysyisivät ajan tasalla tapahtumista ja resursseista. Moninaisuus Klubin jäsenistön tulisi heijastaa paikkakunnan asujaimistoa eri ammattiryhmien, sukupuolen, uskontokuntien ja etnisten ryhmien suhteen. Yksi tapa huolehtia siitä, että klubin jäsenistö on moninainen, on kartoittaa luokitus ja arvioida jäsenistön kattavuus säännöllisesti. Moninainen jäsenistö tuo klubiin laajan kokemus- ja tietoperustan, joista on hyötyä klubin palvelutoiminnoille. Jäsenistön moninaisuus helpottaa myös uusien jäsenten houkuttelemista klubiin. RI:n säännöt kieltävät rajoittamasta jäsenistön koostumusta sukupuolen, rodun, ihonvärin, uskonnon, kansallisuuden tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella. Katso RI:n säännöt, Artikla 4.070. Uusinta Rotaryn multimediatarjontaa on osoitteessa www.rotary.org /mediacenter. Klubin julkinen kuva Klubin julkinen kuva vaikuttaa suoraan sen kykyyn rekrytoida uusia jäseniä. Klubin tulisi korostaa niitä erityisiä arvoja ja etuja, joita se suo jäsenilleen ja tiedottaa niistä mahdollisille tuleville jäsenille. Jos julkisuuskuvaa kehitetään laadukkaasti ja johdonmukaisesti, ihmiset joko itse hakeutuvat paikallisiin klubeihin tai hyväksyvät helpommin liittymiskutsun. Klubin jäsenyyskomitean tulisi toimia yhteistyössä julkisuuskuvakomitean kanssa ja koordinoida yhdessä julkisuuskuvatoimintaa. Tehkää klubille nettisivut, jotka kuvaavat sen projekteja ja tavoitteita ja joilla on ajankohtaisia kuvia, yhteystiedot, tietoja klubin kokouksista ja sen järjestämistä tapahtumista. Grafiikkaa ja nettibannereita, joita voidaan ladata ja sisällyttää klubinne nettisivuille, on saatavana osoitteessa www.rotary.org/graphics. Klubi voi edistää jäsenhankintaa levittämällä tietoa digitaalisilla äänitteillä, nettivideoilla, netissä olevalla ääniarkistolla (podcasts), netin sosiaalisilla verkostoilla ja nettipäiväkirjoilla (blogeilla). Näiden resurssien kehittämiseen jäsenhankinnassa pitäisi käyttää markkinoinnin, suhdetoiminnan ja IT-alan ammattilaisia. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 7 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

RI järjestää verkkoseminaareja eli webinaareja mm. aiheista verkkonäkyvyys ja jäsenistön sitouttamisen parhaat käytänteet. Webinarilmoituksia, tietoa rekisteröitymisestä ja videonauhoituksia on osoitteessa www.rotary.org/webinars. Uusien klubien perustaminen Vaikka klubin jäsenyyskomitea työskentelee ensisijaisesti oman klubin jäsenistön lisäämiseksi, tämä klubi ei välttämättä ole sopivin jokaiselle paikkakunnan mahdolliselle rotarille. Mahdollisten jäsenten työ- ja matkustusaikataulut, perheasiat ja erilaiset kiinnostuksen kohteet asettavat omat vaatimuksensa kokousajoille ja -päiville. Ilmoita kuvernöörille ja piirin laajennuskomitealle, onko uuden rotaryklubin perustamiselle riittävästi kysyntää paikkakunnalla. Klubi voi toimia mentorina ja tehdä yhteistyötä alueen uusien klubien kanssa. Jos klubi perustaa uuden rotaryklubin, niin komitea voi avustaa erityisedustajaa uuden klubin suunnittelussa ja hallinnon luomisessa, auttaa uuden klubin ohjelmien ja projektien organisoinnissa, raportoida kuvernöörille klubin ensimmäisen toimintavuoden ajan, toimia uuden klubin mentorina vähintään kahden vuoden ajan siitä, kun klubi on tullut hyväksytyksi RI:n jäseneksi. Uuden rotaryklubin perustamiseen liittyy mm. seuraavat vaatimukset: klubi pitää suostua olemaan uuden klubin mentorina vähintään yhden vuoden ajan, klubin talousasiat RI:n kanssa on oltava kunnossa, klubissa tulee olla vähintään 25 aktiivijäsentä, klubilla on oltava tasapainoinen rotarypalveluohjelma. Kuvernööriltä tai piirin jäsenyys- tai laajennuskomitealta saa lisätietoja uusien klubien perustamismahdollisuuksista. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 8 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

2 Klubin jäsenyyskomitean puheenjohtaja Valmistaudu piirineuvotteluun perehtymällä oppaan lopussa oleviin keskustelunaiheisiin. Kun valmistaudut toimikauteesi jäsenyyskomitean puheenjohtajana, ota selvää, mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealta. Ennen kuin otat toimen vastaan, sinun on syytä valmistautua siihen usein eri tavoin. Sinun pitää osallistua piirineuvottelun yhteydessä järjestettävään koulutukseen ja lisäksi sinun on syytä: järjestää tapaaminen eroavan komitean puheenjohtajan kanssa, perehtyä klubin sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet, perehtyä klubin strategiasuunnitelmaan ja muodostaa omat vuositavoitteet sen tukemiseksi, valita ja valmistella jäsenyyskomitean jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa, perustaa tarvittaessa alakomiteoita (uusien jäsenten löytäminen, jäsenten sitouttaminen, uusien jäsenten perehdyttäminen ja mentorointi), laatia toimintavuoden tiedotussuunnitelma, selvittää, mitä muita tehtäviä ja vastuita klubi asettaa jäsenyyskomitealle. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 9 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

Kaikkien tulevien komiteajäsenten tulisi osallistua piirin jäsenyysseminaariin, jotta he saisivat tietoa piirin jäsentavoitteista, voisivat keskustella jäsenstrategioista ja kuulisivat, mitä tietolähteitä ja resursseja on käytettävissä. Klubin suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä mm. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma ja Strategiasuunnittelun opas. Hyvä valmistautuminen tuottaa hyviä tuloksia. Jäsenyyskomitean puheenjohtajan tärkeimmät tehtävät ovat seuraavat: valvoa komitean talousarvion toteutumista, tehdä yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa toimissa ja aloitteissa, jotka koskevat useita piirin klubeja, suunnitella ja pitää komitean kokoukset ja muut aktiviteetit säännöllisin väliajoin, seurata komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoida komitean toimista ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Komitean jäsenet Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Komitean jäsenet tulisi mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi jatkuvuuden varmistamiseksi. Tärkeitä jäsenten valintaperusteita ovat kokemus ammattimaisesta rekrytoinnista, markkinoinnista tai myynnistä, perusteellinen Rotaryn tuntemus, ulospäin suuntautuva ja seurallinen luonne. Kun komitean jäsenet on valittu, puheenjohtajan tehtävä on kouluttaa heidät tulevalle rotaryvuodelle. Mieti, kuinka voit hyödyntää jäsenten taitoja ja kiinnostuksen kohteita ja jaa tehtävät niiden mukaisesti. Voit valmistella komitean jäseniä seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta jäseniä verkostoitumaan muiden klubien komiteoiden jäsenten kanssa (käytä apunasi Rotarymatrikkelia). Tutustuta heidät komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro heille piirin toiminnoista ja kokouksista. Tavoitteenasettelu Komitean puheenjohtajana vastaat siitä, että se asettaa ja toteuttaa vuositavoitteet, joka tukevat klubin strategiasuunnitelmaa. Voit työstää tavoitteita tulevan presidentin ja muiden tulevien klubivirkailijoiden kanssa piirineuvottelussa. RI on kehittänyt nettityökalun, jonka avulla klubit voivat syöttää tavoitteensa Member Accessin kautta. Tavoitteet, joilla on vaikuttavuutta. Tavoitteissa tulee huomioida komitean rahkeet ja klubin intressit. Tavoitteiden tulee olla kaikkien hyväksymiä, olla mittavissa, haasteellisia ja saavutettavia sekä ajallisesti määriteltyjä. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 10 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, jossa esitetään, millä keinoin kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat keinot voivat olla avuksi: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavissa. Päätä, miten arvioitte tavoitteiden saavuttamista ja tarvitaanko pohjatietoja. Arvioi tavoitteita säännöllisesti ja varmista näin, että niiden saavuttaminen edistyy tasaisesti. Näin toimintaa voidaan tarvittaessa muuttaa. Motivointi. Yksi sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Seuraavassa muutama yleinen motivointitekijä: usko siihen, että tavoitteen saavuttaminen on hyödyllistä, usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu, mahdollisuudet toveruuteen ja verkostoitumiseen, se, että tehtävä edellyttää jäsenten erityisosaamista, tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Huomion kiinnittäminen näihin motivointitekijöihin pitää yllä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä yhä uudelleen osallistumaan klubin aktiviteetteihin. Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä edeltäjäsi ja klubin rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Ota budjettiin mukaan myös suunnitellut varainhankintatoimet. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksia ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät säännöllisesti yhteyttä rahastonhoitajaan, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. Tiedonvälitys Mieti, miten tulet hoitamaan yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 11 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

Klubi. Tiedota klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komitean toiminnoista, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin pääseminen edistyy. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkin toisen komitean työhön. Komitean tulee tehdä yhteistyötä seuraavien klubikomiteoiden kanssa: julkisuuskuvakomitea (nostakaa klubin imagoa paikkakunnalla ja tehkää klubi kiinnostavammaksi mahdollisille jäsenille sekä kohottakaa nykyisten jäsenten omanarvontuntoa), palveluprojektikomitea (varmistakaa, että palveluprojektit kiinnostavat klubin jäseniä ja ovat merkityksellisiä paikkakunnallenne), hallintokomitea (suunnitelkaa ohjelmia, jotka vastaavat klubin jäsenten henkilökohtaisia tarpeita ja kiinnostuksen kohteita). Piiri. Jos komitea tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alue. Rotarykoordinaattori voi auttaa klubeja jäsenyyskysymyksissä. Löydät oman alueesi rotarykoordinaattorin osoitteesta www. rotary.org. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 12 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monia tietolähteitä, jotka auttavat hallintokomiteaa hoitamaan tehtäviään. Tietolähteitä voi imuroida osoitteista www. rotary.org ja www.rotary.fi/suoja tai tilata osoitteesta shop.rotary.org, s-postilla niitä voi tilata osoitteesta shop.rotary@rotary.org. Niitä saa myös Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Membership Development Resource Guide (417) opas kuvaa kattavasti, kuinka klubin jäsenyystoimintasuunnitelma laaditaan. Siinä on myös jäsenhankintaa ja sitouttamista koskevia ehdotuksia. Sitä voidaan käyttää verkossa olevan Club Assessment Tools -työkalun kanssa. www.rotary.org RI:n nettisivujen tarkoitus on auttaa klubin johtohenkilöitä kokoamaan tietoa klubien tehokkaista toimintatavoista. Sivuilta löytyy linkkejä seuraaviin aihepiireihin: klubihallinto, jäsenyys, PR, palveluprojektit ja Rotarysäätiö sekä klubitason tietolähteet. Miten ehdotan uutta jäsentä (254-FI) esitteessä selostetaan jäsenten ehdottamis- ja valintaprosessia. Sisältää jäsenehdotuslomakkeen. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 13 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT

Uuden jäsenen opastaminen: Opas klubeille (414-FI) tietoa klubin perehdyttämisohjelmista, jotka on suunnattu jäsenehdokkaille ja uusille jäsenille. Sisältää esimerkkejä ohjelmaluonnoksista, luettelon mahdollisista toimenpiteistä, muistilistoja ja luettelon tietolähteistä. Official Directory (007) sisältää RI:n ja Rotarysäätiön virkailijoiden, komiteoiden, resurssiryhmien ja sihteeristön yhteystiedot, luettelon maailman kaikista piireistä ja niiden kuvernööreistä, luettelon klubeista piireittäin aakkosjärjestyksessä yhteystietoineen. (Katso Member Access). Rotaryklubin mallisäännöt toimintaohje, joka täsmentää Rotaryklubin järjestysmuotoa. Rotaryklubin järjestysmuoto puitteet rotaryklubin toiminnalle ja sisältää mm. jäsenyyttä koskevat toimintaohjeet. RI newsletters sähköisiä uutiskirjeitä, jotka keskittyvät tiettyihin aiheisiin, mm. jäsenyyteen, polioon, PR:ään ja Rotarysäätiöön. Palkinnot ja tunnustukset RI:n ja Rotarysäätiön palkinto- ja tunnustusohjelmat, joihin kuuluvat RI Membership Development and Extension Award, RI Recognition of Membership Development Initiatives, RI Recognition of Smaller Club Membership Growth ja Reach One, Keep One -palkinto (tunnustus jäsenhankinnasta ja jäsenhuollosta). Katso osoitteesta www.rotary.org/awards. Rotary E-Learning Center yksilöllinen, ajankohdasta riippumaton opiskelupaikka netissä. Tilaa osoitteesta shop.rotary.org Membership Video Set (427) kaksi DVD:tä (toinen uusille jäsenille, toinen mahdollisille tuleville jäsenille). Kumpikin sisältää rotaryvideoita. New Member Information Kit (426) tarjoaa uusille jäsenille oleellista tietoa Rotary Internationalista ja Rotarysäätiöstä. Prospective Member Information Kit (423) perustietoa Rotarysta, Rotarysäätiöstä ja klubin jäsenyyteen liittyvistä velvollisuuksista. Start with Rotary -postikortteja (614) ja -lompakkokortteja (613) voidaan käyttää, kun kutsutaan mahdollisia jäseniä osallistumaan rotaryklubin kokoukseen. Henkilöresurssit Yhteystietoja löytyy Official Directorysta osoitteesta www.rotary.org, Rotarymatrikkelista tai kuvernööriltä. Piirikuvernööri RI:n toimihenkilö, jonka tehtävänä on kertoa klubille niistä keinoista, joilla se saadaan toimimaan tehokkaammin. Apulaiskuvernööri rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubeissa vähintään neljä kertaa vuodessa, vastaa kysymyksiin ja antaa neuvoja. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 14 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT

Piirin muut klubikomiteoiden puheenjohtat johtohenkilöitä, joilta saa tietoa klubin projekteista ja aloitteista. Klubikomiteoiden entiset puheenjohtajat ja muut johtohenkilöt kokeneita rotareita, jotka voivat antaa neuvoja, kun suunnittelet puheenjohtajavuottasi. Voit myös nimittää heitä johtamaan komiteoiden aktiviteettejä. Rotarykoordinaattorit RI:n presidentin nimeämiä rotareja, joiden tehtävänä on vastata kysymyksiin ja antaa neuvontaa tietyllä alueella. Contact Center Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa contact.center@rotary.org. Pohjois- Amerikan ulkopuolella toimivien rotareiden kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 15 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT

Piirineuvottelun keskustelunaiheita Piirineuvottelua varten Kun mietit seuraavia kysymyksiä, keskustele eroavien ja tulevien klubin toimihenkilöiden kanssa. Mitkä ovat klubin jäsenyyskomitean ja sen puheenjohtajan velvollisuudet? Kuinka jäsenyyskomitea tukee klubin strategiasuunnitelman toteutumista? Miten klubin jäsenyyskomitea voi saada klubiin uusia jäseniä? Miten klubin jäsenyyskomitea voi sitouttaa jäsenet? Miten valvotaan, että uudet jäsenet saavat tarpeeksi tietoa ja että heidät otetaan mukaan toimintaan? Miten puheenjohtaja voi auttaa komitean jäseniä heidän työssään? KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 16

Muistilista 1: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 17

Piirineuvottelua varten Muistilista 2: Tavoitteet Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoitetta ja kolmelle seuraavalle vuodelle sellaisia vuositavoitteita, jotka edesauttavat pitkän aikavälin tavoitteen saavuttamista. Varmista, että: kaikki ovat tavoitteista yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen tulee olla niin konkreettinen, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. tavoite on haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että klubi ylittää aiemmat saavutuksensa.. tavoite on saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien avulla. tavoite on ajallisesti täsmällinen. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Pitkän aikavälin tavoite (klubin tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä) Vuositavoite vuonna 1 Vuositavoite vuonna 2 Vuositavoite vuonna 3 KLUBIN JÄSENYYSKOMITEAN OPAS 18