»PDG Rune Eklund»PETS Somerolla

Transkriptio

1 Klubin avaintyöparit: Sihteeri presidentti Sihteeri rahastonhoitaja Perustehtävät: Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Tärkeimmät tietolähteet»pdg Rune Eklund»PETS Somerolla »Suomen Rotary 2016

2 ENNEN KAUDEN ALKUA»Klubisihteeri ja rahastonhoitaja osallistuu piirin koulutusseminaariin (PETS) perehtyy tehtävää kuvaavaan aineistoon perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta sekä tulevan vuoden toiminnasta sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta vaadi SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana edeltäjältä varmista jäsentietojärjestelmän tietojen ajantasaisuuden 2

3 ASEMA JA TEHTÄVÄT» Klubisihteeri on klubin avainhenkilö Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö 1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän s-postin sekä normaalin postin» Sihteerin tehtävät käsittävät: Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan tehtäviin Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, jotka on kuvattu mm. Johda klubiasi Sihteeri (229-FI) (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta) Klubisihteeristön tehtäviä ja työnjakoa -taulukko kattaa sihteerien tehtävät laajasti (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta)» Rahastonhoitaja laatii yhdessä presidentin ja sihteerin kanssa realistisen talousarvion ja valvoo sen toteutumista Johda klubiasi Rahastonhoitaja (220-FI) (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta) 3

4 PERUSTEHTÄVÄT JA TIETOJÄRJESTELMÄT Läsnäoloraportit kuukausittain RI Official Directory tiedot joulukuussa Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito Klubilaskut heinäkuussa ja tammikuussa Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International My Rotary 4

5 TARVITTAVA IT-VARUSTUS» Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajan tasalla olevat tietokonelaitteistot ja -ohjelmistot Tehokas PC ja laajakaistayhteys Internetiin Tietoturva ajan tasalla; palomuuri ja virussuojaus Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim. ilmainen Open Office-ohjelmisto) tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma Adobe Reader tai vastaava PDF-tiedostojen lukemiseen ja lomakkeiden täyttämiseen (ilmainen) Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi sihteeriä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-vastaava On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio s-postiosoite esim. muotoa: Sihteerin ei suositella vaihtavan s-postiosoitettaan kesken sihteerikauden 5

6 KUUSI AVAINVELVOLLISUUTTA 1) Maksa klubilasku RI:lle 1.7. (= Club Invoice) 2) SR:lle per capita -maksut lokakuussa 3) Maksa klubilasku RI:lle 1.1. (=Club Invoice) 4) SR:lle per capita -maksut maaliskuussa 5) Virkailijatietojen päivittäminen SR:n jäsentietojärjestelmään heti syyskokouksen jälkeen 6) Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen SR:n jäsentietojärjestelmään juoksevasti, viimeistään kuukauden sisällä tapahtumasta 6

7 KLUBILASKU» RI:n klubilaskut toimitetaan rotaryvuoden alussa ja puolessa välissä klubisihteerille s-postitse Klubin jäsen- ja muut tiedot päivitetään juoksevasti online SR:n jäsenrekisteriin, viimeistään ja RI:lle suoritettavat per capita -maksut perustuvat SR:n jäsenrekisteriin päivitettyihin tietoihin (My Rotaryssa 1.7. ja 1.1. oleviin tietoihin) Klubilasku korvasi SAR-raportin Tieto klubilaskun julkaisemisesta toimitetaan sihteerille sähköisesti. Itse lasku imuroidaan My Rotarysta. Laskun saldoa ei voida oikaista ja se maksetaan sellaisenaan Mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään, eikä tarvitse ilmoittaa muualle 7

8 8

9 Rotary Internationalin per capita -maksut Klubilaskun per capita -maksu on kaudella puolelta vuodelta 28,00 USD/jäsen» Tarkista ja päivitä klubi-, jäsen- ja virkailijatiedot sekä mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset SR:n jäsentietojärjestelmään.» RI:n sääntöjen mukaan jokaisen aktiivijäsenen tulee tilata jokin virallinen rotarylehti. Suomessa se on automaattisesti Rotary Norden, ellei toisin ole sovittu. Klubilaskussa maksetaan vain mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset. Rotary Norden lehden tilausmaksut suoritetaan automaattisesti SR:n per capita -jäsenmaksujen yhteydessä.» 9

10 SR FR ry:n JA PIIRIN JÄSENMAKSU» Suomen Rotaryn per capita -maksu vuodelle on 32,00 (2*16 )» Piirien per capita -maksut vuodelle päätetään piirikohtaisesti piirineuvotteluissa. Ehdotus kaudelle on 65 (2*32,50 ), joka sisältää yllä mainitun SR:n osuuden. RI+SR maksut on puolivuosittain ,50 Rotarytoimisto laskuttaa per capita -maksut kahdessa erässä Ensimmäinen erä syyskaudella (lokakuu) ja toinen erä kevätkaudella (maaliskuu) Laskut lähetetään sihteerille, joka toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettaviksi Laskun loppusumma johon sisältyy sekä Suomen Rotaryn että piirin osuudet määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän kunakin ajankohtana» Lääkäripankki ei ole tällä kertaa saanut ministeriöltä tukea ja siksi SR:n hallitus ehdottaa korotettua maksua 7 per jäsen (vuositaso)» Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava maksuvalmius niin, että em. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan 10

11 11

12 MUUT TEHTÄVÄT» Perustehtävien lisäksi tavanomaiset sihteerin tehtävät Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. Pöytäkirjojen laatiminen Klubin kirjeenvaihto ja arkisto Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa Tavanomaiset tehtävät on kuvattu Johda klubiasi Sihteeri (229-FI) ja Johda klubiasi Rahastonhoitaja (220-FI) Oppaan ohjeiden soveltaminen harkiten oman klubin tarpeiden mukaan» Perustehtävät käsitellään seuraavassa rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen Piirikonferenssien ja seminaarien ajankohdat saattavat vaihdella piirikohtaisesti 12

13 13

14 SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ» Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotary Matrikkelin perusta» Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään. Päivitykset tehdään heti kun muutoksia on tapahtunut. Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjes-telmän osoitetietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin. Klubien kokouspaikka ja -aika sekä verkkosivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n verkko-sivuille. Näistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon. 14

15 SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ» Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään syyskokouksen jälkeen ja viimeistään » Jäsentiedot tarkistetaan 1.7. ja 1.1. mennessä Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen. Tiedot tarkistettava tammikuun loppuun mennessä. RI:n ja SR:n/piirin jäsenmaksut perustuvat aina laskutusajankohdan rekisteritietoihin 15

16 KESKEINEN JÄSENTIETOREKISTERI SR:n ja RI:n jäsenrekisterit on yhdistetty Tietojen päivitys yhteen paikkaan RIITTÄÄ! Päivitykset tehdään vain ja ainoastaan SR:n jäsentietojärjestelmään Tiedot päivittyvät Suomen Rotaryn ja My Rotaryn järjestelmien välillä automaattisesti Seikkaperäiset ohjeet SR:n suojatuilta sivuilta Tietojärjestelmien kuvaukset ja ohjeet : SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet 16

17 SR:n JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ Jäsentietojärjestelmästä päivität klubitiedot päivität jäsentiedot o uudet jäsenet o eronneet/kuolleet jäsenet o toimihenkilöiden tehtävät ajat osoitelistoja raportoit läsnäolot ym. Tiedot siirtyvät automaattisesti My Rotaryyn 17

18 SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ» Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa: Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn suojatuilta jäsensivuilta: Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena 18

19 LÄSNÄOLORAPORTIT LAADITAAN KUUKAUSITTAIN» Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä. Läsnäolovapautuksen saaneet huomioidaan mikäli osallistuvat klubin kokoukseen; RI:n virkailija ja/tai rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta). Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Klubin sihteerin opas)» Tarkemmat ohjeet SR:n suojatuilla jäsensivuilla: Läsnäoloprosentin laskentaperusteet ja raportointi Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet 19

20 MUUTA HUOMIOITAVAA» Klubin viikko- ja kuukausitiedotteet.» Klubin vuositavoitteet tulee olla tallennettuina Rotary Club Centraliin ja kuvernöörin sekä apulaiskuvernöörin tiedossa 1.7. mennessä.» RI:n lähettää klubille RI kongressin valtakirjan 1.4. mennessä, joka tulostettuna allekirjoitetaan ja annetaan klubin kongressiedustajalle. Jos klubi ei lähetä kongressiin omaa edustajaa, niin valtakirja annetaan kuvernöörille.» Piirikonferenssin, piirikokouksen sekä piirineuvottelun valtakirjat toimitetaan kuvernöörin ohjeiden mukaan. 20

21 TIETOLÄHTEET» Sihteerin ja rahastonhoitajan tehtävistä lisätietoa: Johda klubiasi Sihteeri (229-FI) Johda klubiasi Rahastonhoitaja (220-FI) Rotaryn käsikirja 2013 (035-FI) (SR:n suojatuilta jäsensivuilla) Rotary Matrikkelin alkuosassa (siniset sivut) MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille Suomen Rotaryn suojatut jäsensivut: suoja/ o Käyttäjätunnus: rotary salasana: ratas Verkkosivuilta löytyy sihteerin ja rahastonhoitajan tehtäviin liittyviä ohjeita ja muistioita Verkkosivuilla on myös jäsentietojärjestelmän käyttöä koskevat ohjeet 21

22 ROTARYN KÄSIKIRJA Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti» Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä» Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 15. pv. mennessä» RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:n Official Directory: seuraavan vuoden toimihenkilötiedot päivitettävä mennessä SR:n jäsentietojärjestelmään» Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille Välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista Klubilasku (Club Invoice) maksetaan heinäkuussa ja tammikuussa 22

23 ROTARY VERKOSSA Tärkeimmät tietolähteet

24 KESKEISET OPPAAT 24

25 My Rotary My Rotaryssa hoidat klubin asioita nopeasti ja tehokkaasti ja varmistat, että Rotarylla on tarkat tiedot klubisi tavoitteista ja saavutuksista. Jos sinulla ei ole vielä My Rotary -tiliä, niin rekisteröidy mahdollisimman pian. Kun kautesi alkaa heinäkuun 1. päivä, saat automaattisesti pääsyn ominaisuuksiin ja linkkeihin, joita tarvitset hoitaaksesi tehtäviäsi. Klubisihteerinä käytät My Rotarya esimerkiksi seuraavasti: Rotary Club Centralissa seuraat ja muokkaat klubin tavoitteita ja seuraat niiden edistymistä Muodostat klubin viralliset raportit Katsot päivittäin klubin taseraportit Katsot lahjoitus- ja tunnustusraportit Katsot SHARE ja polioraportteja Official Directory Vain sinä ja klubipresidentti pystytte lisäämään järjestelmään klubin toimihenkilöitä, jolloin he myös saavat pääsyn resursseihin, joita he tarvitsevat toimissaan. Nämä ja muut klubi- ja jäsentietojen päivitykset tehdään vain SR:n jäsentietojärjestelmään. 25

26 26

27 My Rotary -tili 27

28 My Rotary 28

29 29

30 Rotary Club Central Istuvat, tulevat ja edelliset klubin johtohenkilöt voivat klikkaamalla Edit kirjata tavoitteita ja saavutuksia. Kaikki klubin jäsenet voivat klikkaamalla View tarkastaa tavoitteen yksityiskohtia. Valitse vuosi, jota haluat tarkastella 30

31 JÄSENTEN PYSYTTÄMINEN 31

32 JÄSENISTÖN PYSYTTÄMISTAVOTTEIDEN ASETTAMINEN 32

33 33

34 SUOMEN ROTARYN VERKKOSIVUT Suojatut jäsensivut rotary ratas Jäsentietojärjestelmä jäsen ja klubitietojen päivitys juoksevasti uudet toimihenkilöt heti vuosi-/vaali-kokouksen jälkeen (Syyskokous) adm**** ja salasana (klubi saanut 2005) 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 Piirin 1410 rekisteröitymisaste on 91,5 %. Vielä 5 klubia vailla rekisteröintiä. 39

40 40

41 41

42 LOPUKSI» Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle! Sihteerin perustehtävien hoito ei ole monimutkaista, kun asiaan kerran perehtyy, joissakin klubeissa sama henkilö hoitaa nämä tehtävät useampana vuonna peräkkäin» Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajan tasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä aina yhteys RI:n Zürichin toimistoon Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaiskuvernööri auttaa» Tämä esitys löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta 42