PrePETS Rotarypiiri Koulutuskomitea Sihteerien koulutus

Transkriptio

1 PrePETS 2015 Rotarypiiri 1430 Koulutuskomitea Sihteerien koulutus

2 Sihteeri on klubin avainhenkilö Olet ykkössihteerinä klubin presidentin lähin tuki ja koko klubin tietolähde Klubissa voi olla useampia sihteereitä - sovi tällöin tehtävät ja vastuualueet selkeästi 1.-sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän sähköpostin Sihteeri laatii klubi hallituksen kokousten sekä syys- ja kevätkokousten pöytäkirjat ja valmistelee kokoukset yhdessä presidentin kanssa. Sihteerin tehtävien hoitaminen antaa parhaat valmiudet presidentin ja muiden klubin tehtävien hoitoon TITLE 2

3 Haasteita Haasteita Perehdy ja kouluttaudu - Tutustu klubin hallintoon osallistumalla jo kuluvana rotarivuonna hallituksen ja klubin johdon kokouksiin. Ilmoita itsesi heti klubin hallinnon sähköpostilistalle. - Osallistu PrePetsiin ja Petsiin - Tutustu ja opettele klubin tietoja viestintäjärjestelmät, SR jäsentekisteri, RI:n nettisivut ja erityisesti MY-rotary, sähköpostin käyttö, klubin netti- ja facebook sivut, ryhmätekstiviestin käytön, viikkokousmuistio/klubitiedote käytännöt - Tee klubin jäsenten ja johdon sähköpostilistat etukäteen valmiiksi. - RI:ltä tulevien laskujen ohjeet löydät PrePetsin materiaalista piirin sivuilta - Oppaat, kirjat ja internet Rotary käsikirja, Klubin sihteerin opas, Rahastonhoitajan opas, Eläväisen klubin eväät, Matrikkelin siniset sivut, Rotarysäätiön käsikirja (rotary, ratas) (Kirjaudu - tee tunnukset My-rotary) Huomaa ja aikatauluta määräpäivät Klubin vuosikello - ohjaa suunnitelmia ja toimintaa TITLE 3

4 Rotaryklubin vuosikello Vitjojen vaihto kesäkuu Kesätauko max 3 peräkk. kokousta RI:n klubilasku 1.7. RI:n kansainvälinen kongressi Klubin kevätkokous toimintasuunnitelma ja talousarvio Uuden rotaryvuoden suunnittelu/ Piirikonferenssi 2.maksuerä SR:lle ja piirille PETS ja piirin koulutusseminaari (Piirin kevätkokous/ Piirineuvottelu) toukokuu huhtikuu maaliskuu kesäkuu kv. yhteisymmärrys rotarylehdet toveruusryhmät luku- ja kirjoitustaito helmikuu heinäkuu rotaryvuosi Rotarysäätiö rotarytietous tammikuu elokuu jäsenistö laajennus uudet sukupolvet Syysseminaari ja vuosikokous syyslokakuussa ammattipalvelu perhe joulukuu syyskuu lokakuu marraskuu Toimintakertomus ja tilinpäätös 1.maksuerä SR:lle ja piirille DG-vierailut klubeissa elo - joulukuu Uudet klubivirkailijat vuoden loppuun mennessä Matrikkelitiedot ajantasalle RI:n klubilasku TITLE 4

5 Rotary tietojärjestelmät VALTUUDET Presidentille ja sihteerille tulee automaattisesti laajat valtuudet klubin tietoihin RI:n My Rotaryssa. He voivat katsoa RI:n Rotary Club Centeristä klubin tietoja. He saavat myös tunnukset Suomen Rotarin jäsentietojärjestelmään josta klubin ja jäsenten tiedot päivittyvät automaattisesti RI:lle. Pyydä nykyiseltä sihteeriltä heti nämä Suomen Rotarin tietojärjestelmän tunnukset, jotta voit tutustua asiaan. KLUBIN TIETOJEN OLTAVA AJANTASALLA Suomen Rotarin jäsentietokanta ja klubitietokanta on pidettävä jatkuvasti ajantasalla, koska RI laskuttaa klubia maksuillaan automaattisesti puolisvuosittain jäsentietokannassa ja olevien jäsentietojen mukaan. Myös piirin laskut tulevat näiden tietojen mukaan. Seuraavan rotaryvuoden painettu matrikkeli tehdään jäsentietokannassa olevien jäsen ja klubitietojen mukaan. TITLE 5

6 Tulevan rotaryvuoden valmistelu ja suunnittelu Osallistu klubin seuraavan vuoden suunnitteluun nykyisen ja tulevan klubin johdon kanssa heti PETSIn jälkeen 1 Miettikää klubin johdon keskinäiset tehtävät ja vastuut - tehtävien jako - presidentti - 2. sihteeri -rahastonhoitaja - 1. sihteeri - klubimestari - muut Tehtävien ja vastuiden telkeä jakaminen helpottaa ja selkeyttää tulevaa klubin toimintaa ja johtamista. Klubin johdon mallityönjakopohja löytyy piirin sivuilta PrePets materiaalista. 2 Klubin pitkän tähtäimen suunnitelman päivitys (PTS) PTS on klubin toiminta strategia 5-10 vuodeksi eteenpäin. Se tuo pohjan pitkäjännitteiselle klubin toiminnalle ja helpottaa myös klubin vuosisuunnittelua. Siihen liittyy mm taloudellinen suunnittelu ja henkilöstön suunnittelu eli seuraavien vuosien klubin presidentit ja muut toimihenkilöt. Päivityksen valmistellee tulevan rotaryvuoden klubin johto ja se käsitellään ja tarvittaessa täydennetään kaikkien jäsenten kanssa klubineuvottelussa. Strategiasuunnitelma ei ole pakollinen- mutta suotava. Sellainen helpottaa klubin pitkäntähtäimen ja vuosittaista toimintaa. TITLE 6

7 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu 3. Klubin vuosisuunnitelma On pakollinen ja tulee olla valmiina Se lähetetään heti ennen apulaiskuvernöörille joka toimittaa sen edelleen kuvernöörille. Lisäksi vuosisuunnitelmasta tulee syöttää heti tiedot klubin presidentin / sihteerin toimesta RI:n tietojärjestelmiin: My Rotary /Rotary Club Center Vuosisuunnitelmaan sisältyvään klubin toimintasuunnitelmaan otettavia pakollisia ja sihteerin huomioitavia tapahtumia: Syyskuu - klubin vuosikokous (tilinpäätöskokous) Elo-marraskuu - kuvernöörin vierailu klubissa (toimittaa aikataulun) Elo-marraskuu - apulaiskuvernöörin vierailu (toimittaa aikataulun) Syys-lokakuu - piirin vuosikokous klubi on jäsen Joulukuu - klubin vaalikokous (seuraavan rotaryvuoden virkailijat) Tammi-toukokuu - apulaiskuvernöörin toinen vierailu (toimittaa aikataulun) Klubin perinteelliset tilaisuudet ja tapahtuvat (vuosijuhla, joulunaika) Alueen klubien yhteiset Intercity kokoukset. TITLE 7

8 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Klubin vuosisuunnitelma Klubin toimintasuunnitelma ja talousarvio on osa klubin vuosisuunnitelmaa Vuosisuunnitelmassa tulisi lisäksi asettaa RI:n ja piirin tulevan vuoden tavoitteista johdettuja klubin vuositavoitteita ja klubin omia tavoitteita - jäsenet - jäsenlisäystavoite - toimenpiteet - suunnitelma - nuorisovaihto - tavoitteet - osallistuminen koulutukseen -markkinointi kouluissa - isäntäperheitten hankinta vuosivaihto -kesävaihto - leirivaihto - rotarysäätiö - klubin lahjoitukset - Polio Plus- ja vuosirahasto - henkilökohtaiset EREY lahjoitukset - talous - budjetti kulut- lahjoitukset - jäsenmaksut varainhankinta - viestintä - ulkoinen nettisivut Facebook - tiedotusvälineet - osallistumistavoitteet - sisäinen - klubitiedote sähköposti -tekstiviesti - jäsenhankinta - kummitoiminta - läsnäolo hallinto/komiteat -projektit- harrastusryhmät - piirin toiminta PrePets-Pets-Piirikonferenssi -piirin komiteat TITLE 8

9 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu - klubin projektit - omat menossa olevat - suunnitelmat - rahoitus - klubien yhteiset osallistuminen - rahoitus - piirin yhteiset osallistuminen rahoitus - piirin projektit - kesäleirit RYLA - Pets-järjestelyt - viestintä - ulkoinen nettisivut Facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote sähköposti -tekstiviesti - jäsenten osallistumistavoitteet Club Center (osallistujamäärät) - klubin hallinto ja -komiteat - palveluprojekteihin - jäsenhankinta kummitoiminta - sosiaaliseen toiminta esim vanhusten-lasten hyväksi - läsnäolotavoite - rotary harrastusryhmät - piirin toiminta PrePets-Pets piirikonferenssi piirin komiteat ja johto TITLE 9

10 Tulevan sihteerin muistilistaa - Tuleva huhti-toukokuu - päätetään klubin uudet toimihenkilöt ja vastuualueet - klubin pitkän suunnitelman (PTS) päivitys ja esittely mennessä - klubin vuosisuunnitelman laatiminen ja esittely sekä Kesäkuu - Heinäkuu - RI:n puolivuotismaksut lähettäminen AG:lle Tietojen syöttäminen MY-Rotaryn kautta Club Centeriin - varmista, että klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen Rotaryn jäsentietokannassa - Heinäkuu - ilmoitettava uusi hallitus yhdistysrekisteriin ( - Lokakuu - piirin puolivuotismaksut - Syys-lokakuu - klubin vuosikokous- ed. rotaryvuoden tilit, talousarvio, jäs.maksu - Marraskuu - klubin vaalikokous - seuraavan rotaryvuoden toimihenkilöt - Joulukuu - varmista että tulevan rotaryvuoden klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen rotarin jäsentietokannassa TITLE 10

11 Tulevan sihteerin muistilistaa - seurattavaa - Tammikuu - RI:n puolivuotismaksu - Maaliskuu - Piirin puolivuotismaksu - Huhti-toukokuu - Piirikonferenssi ja piirin kevätkokous Viikottain - Viikkoseloste/klubitiedote jäsenille (ei tarvitse lähettää muualle) Arkistoidaan- ja niistä sekä pöytäkirjoista muodostuu klubin historia Kuukausittain - Seuraavan kuukauden 15 pv läsnäoloraportointi SR jäsentietojärjestelmään - Kuvernöörin kuukausikirjeet /jakaminen jäsenille Juoksevasti - Suunnitelman mukaiset lahjoitukset rotarysäätiölle, SR:n jäsentietojärjestelmän päivitys - Internetsivujen ja Facebook sivujen päivitys - Luokitekartan ylläpito. Mallipohja löytyy piirin sivuilta PrePets materiaalista. TITLE 11

12 Muuta sihteerin seurattavaa, muistettavaa Merkkipäivät, pidä kirjaa tulossa olevista ja informoi presidentti Uusi klubin jäsen, merkki, matrikkeli, rotarytietoutta hänelle ja tiedot heti SR tietojärjestelmään Toiselle paikkakunnalle muuttava jäsen, sovi että voit olla yhteydessä uuden paikkakunnan klubiin ja sovi uuden klubin kanssa siirrosta, hoida heti muutos Suomen Rotarin tietojärjestelmään Eroava jäsen, poista heti Suomen Rotarin tietojärjestelmästä Klubin arkiston hoito ja varasto, rotarymerkit, julkaisut, viirit (hoito sovittava) Kummien tietojen päivittäminen SR jäsentietojärjestelmään päivitä Kokousrutiinien hoitaminen viirit, liput, vieraskirjat, paikkauslaput vierailijoiden vastaanottaminen (sihteeri/klubimestari) Vierailu- ja matkajärjestelyt (klubimestari) TITLE 12

13 Antoisaa tulevaa rotaryvuotta!! TITLE 13