TITLE KOULUTUKSEN AGENDA JA TAVOITTEET. Presidentti/sihteeri/rahastonhoitaja - tehtävät Jäsenrekisteri Maksut Raportoinnit Kalenteri

Transkriptio

1 TITLE Pre/Past -PETS 2017 KOULUTUKSEN AGENDA JA TAVOITTEET Presidentti/sihteeri/rahastonhoitaja - tehtävät Jäsenrekisteri Maksut Raportoinnit Kalenteri 1

2 Presidentti / sihteeri / rahastonhoitaja Tärkeitä työkaluja Rotary.org Rotary.fi Presidentin / sihteerin / rahastonhoitajan opas Rotaryn käsikirja 2016 ja Rotary Matrikkelin siniset sivut Presidentti / sihteeri / rahastonhoitaja Avainhenkilöiden tehtävän jako löytyy oppaissa ja käsikirjassa Oppaat voi ladata SR:n suojatuilta sivuilta Rotary.fi löytyy myös muita sihteerin ja rahastonhoitajan ohjeita Sopii tehtävien vaihdon ja perehdyttämisen riittävän ajoissa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito SR jäsentietojärjestelmä Seuraavan vuoden toimihenkilötiedot päivitettävä mennessä RI:n klubilasku (Club Invoice) ja SR+piiri maksun maksaminen ajoissa Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosi-, vaalikokous jne. Kokousten valmistelu, pöytäkirjojen laatiminen, kirjeenvaihto ja arkisto Klubin vuosikello Osallistuminen piiriseminaariin, piirikokoukseen, PETS:n, piirineuvotteluun ja piirikonferenssiin 2

3 ROTARYKLUBIN VUOSIKELLO JA KK TEEMAT 12: Sairauksien ehkäisyn ja hoidon kk 11: Rotarysäätiö kk 10: Talosukehityksen ja yhteiskunnallisen kehityksen kk 1. Maksu SR + piirille (loka) Piirin syysseminaari ja vuosikokous NV-asiamies koulutus Uudet virkailija Jäsenten päivitys rekisteriin Nuorisovaihtohakemukset sisään RI Klubilasku 1.1 Matrikkelitiedot ajantasalle PETS ja piirineuvottelu NV-asiamies koulutus 2. Maksu SR+ piirille (maalis) 23.2 Rotary vuosipäivä 1: Ammattipalvelu kk 2: Rauhantutkimuksen ja konfliktien ehkäisyn ja sovittelun kk 3: Vesi-ja saniteettihuolto kk 9: Peruskoulutuksen sekä luku- ja kirjoitustaidon kk 8: Jäsenistön ja laajennutyön kk 7: Ei erityistä kk Uusi Rotaryvuosi alkaa RI Klubilasku 1.7. Toimintakertomus ja tilinpäätös Nuorisovaihtoon hakeminen alkaa Piirikonferenssi Uuden Rotaryvuoden suunnittelu valmiiksi RI:n kansainvälinen konferenssi Käätyjen vaihto 4: Äidin ja lapsen terveyden kk 5. Nuorisopalvelun kk 6: Rotary toveruusryhmien kk Rotary.fi 3

4 Rotary.fi Jäsenrekisteri Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa: Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä muistakaa siirtää seuraajille, tarvittaessa Rotarytoimistosta uudet tunnukset Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet SR:n suojauiltata sivuilta: Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet 4

5 Jäsenrekisteri Sihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen-ja muiden tietojen ylläpidosta. Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan Päivitykset tehdään heti kun muutoksia on tapahtunut. SR ja piirien postitus (mm Rotary Norden) klubeille perustuu jäsentietojärjestelmään Kokouspaikka ja -aika sekä verkkosivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n verkkosivuille. Läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet. (katso sihteerin opas) Maksut - Rotary International RI jäsenmaksut klubilasku (Club Invoice) on kaudella puolelta vuodelta 30,00 USD/jäsen ( USD/jäsen vuodessa) Tieto RI:n laskun ilmestymisestä lähetetään klubisihteerille s- postitse tammi-ja heinäkuussa. Itse lasku imuroidaan My Rotarysta. Laskua ei voi oikaista ja se maksetaan sellaisenaan. Klubin jäsen-ja muut tiedot päivitetään juoksevasti online SR:n jäsenrekisteriin, viimeistään ja Maksut perustuvat SR:n jäsenrekisteriin päivitettyihin tietoihin (My Rotaryssa 1.7. ja 1.1. oleviin tietoihin) Mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään, eikä tarvitse ilmoittaa muualle. RI:n sääntöjen mukaan jokaisen aktiivijäsenen tulee tilata jokin virallinen rotarylehti. Suomessa se on automaattisesti Rotary Norden, ellei toisin ole sovittu ja maksetaan SR-maksun yhteydessä. 5

6 Maksut - Suomen Rotary Suomen Rotaryn per capita -maksu vuodelle on 34,00 Piirin per capita -maksut päätetään piirineuvottelussa (2017 PETS:n yhteydessä ehdotus on 22,00 ) Rotarytoimisto laskuttaa per capita -maksut kahdessa erässä, 1. erä syyskaudella (lokakuu) ja 2. erä kevätkaudella (maaliskuu) Laskut lähetetään sihteerille => laskut rahastonhoitajalle Laskun loppusumma (SR+piiri1390) määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärään kunakin ajankohtana Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava maksuvalmius niin, että em. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan. My Rotary My Rotaryssa hoidat klubin asioiden varmistat, että Rotarylla on tarkat tiedot klubisi tavoitteista ja saavutuksista. Jos sinulla ei ole vielä My Rotary -tiliä, niin rekisteröidy mahdollisimman pian. Kun kautesi alkaa heinäkuun 1. päivä, saat automaattisesti pääsyn ominaisuuksiin ja linkkeihin, joita tarvitset hoitaaksesi tehtäviäsi. My Rotarya esimerkiksi: Rotary Club Centralissa muokkaat klubin tavoitteita ja seuraat niiden edistymistä Muodostat klubin viralliset raportit Katsot lahjoitus- ja tunnustusraportit Katsot SHARE ja polioraportteja Official Directory: Vain klubipresidentti ja sihteeri pystyvät lisäämään järjestelmään klubin toimihenkilöitä, jolloin he myös saavat pääsyn resursseihin, joita he tarvitsevat toimissaan. Kaikki klubi-ja jäsentietojen päivitykset tehdään vain SR:n jäsentietojärjestelmään. 6

7 Mitä seuraavaksi PETS Tampere Piirikonferenssi Laukaa Piiriseminaari ja kokous Tampere PETS Tampere Piirikonferenssi Tampere Section 7