KLUBIN PRESIDENTIN OPAS

Transkriptio

1 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS SISÄLTYY KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN OPPAAT -SARJAAN 222-FI (1212)

2 tä Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not re- viewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän opaskirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

3 Sisällysluettelo Johdanto 1 Tehtäväsi presidenttinä...4 Klubin tulevan presidentin tehtävät...5 Klubin presidentin tehtävät...6 Klubijohtosuunnitelmasi...7 Toimenpidetarpeet?...9 Liite 1: Rotaryn perusperiatteet Toimintavuotesi suunnittelu...13 Strategiasuunnittelu...14 Toimenpidetarpeet?...15 Liitteet 2: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille : Strategiasuunnittelun opas : RI:n strategiasuunnitelma Johda klubia...32 Klubin hallintokomitea...34 Kokoukset...34 Klubikokoukset...35 Klubineuvottelut...36 Kuvernöörin vierailu...36 Vaalit...37 Member Access...37 Klubin järjestysmuoto ja säännöt...38 Taloushallinto...39 Riskinhallinta...42 Rotarymerkkien käyttö...42 Toimenpidetarpeet?...45 Liitteet 5: Piirikokoukset ja kansainväliset kokoukset : Klubin toimihenkilöiden virkaanasettaminen : Parhaat käytänteet talous- ja riskinhallinnassa : Rotaryn merkit...49 Tämä julkaisu on Klubin presidentin oppaan (222-FI) painos v Se on tarkoitettu klubipresidenttien käyttöön vuosina , ja Sen sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin, Rotaryn menettelytapaohjeisiin ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Näistä lähteistä saat tarvittaessa yksityiskohtaisia ohjeita. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

4 4 Ole johtaja rotareille...51 Yhteistyö klubin kanssa...52 Klubikomiteat...54 Motivoi vapaaehtoisia...55 Yhteistyö piirin kanssa...56 Toimenpidetarpeet?...59 Liitteet 9: Esimerkkejä klubin komitearakenteesta : RI:n ja Rotarysäätiön tunnustukset : Klubikouluttajan tehtävät Saada jäsenet sitoutumaan...66 Klubin jäsenyyskomitea...67 Jäsenhankinta...68 Pidä jäsenistä kiinni...69 Uusien klubien perustaminen...70 Toimenpidetarpeet? Edistä klubiasi ja Rotarya...73 Klubin julkisuuskuvakomitea...75 Rotarya koskeviin kysymyksiin vastaaminen...76 Toimenpidetarpeet?...77 Liite 12: Rotaryn perussanomat Olla mukana Rotarysäätiössä...80 Klubin rotarysäätiökomitea...81 Piirin tuki...82 Taloudellinen tuki...87 Toimenpidetarpeet? Tuki palveluprojekteille...91 Klubin palveluprojektikomitea...92 Tarvearviointi...93 Tasapainoinen palveluohjelma...94 Projektien suunnittelu ja toteutus...95 Arviointi...95 Toimenpidetarpeet?...96 Liitteet 13: Nuoriso-ohjelmien riskinhallinta : Auta muita Rotaryn avulla...98 Piirineuvottelun keskustelunaiheita Muistilistoja piirineuvottelua varten...103

5 Johdanto Onnittelut sinulle, uusi klubipresidentti. Tehtäväsi klubipresidenttinä on johtaa tehokasta rotaryklubia. Tämä opas on tärkein tietolähteesi tulevien presidenttien koulutusseminaaria (PETS) ja piirineuvottelua varten. Se on myös hyvä tietolähde koko toimikautesi ajan. Siitä löytyy mm. viiden klubikomitean, klubin sihteerin ja rahastonhoitajan oppaiden yleiskuvaus. Tämä käsikirja on tehty niin, että sitä voi katsella netissä tai omalla mobiililaitteella. Rotaryklubisi on jäsenenä Rotary Internationalissa, joka on maailmanlaajuinen rotaryklubin muodostama verkosto. Tämän verkoston jäsenillä on oikeus käyttää RI:n palveluja ja tietolähteitä, joita on julkaistu yhdeksällä kielellä. Paljon tietoa löytyy osoitteesta Klubiasi koskevat tiedot löytyvät Member Accessista. Klubillasi on myös mahdollisuus saada Rotarysäätiön apurahoja sekä hyödyntää RI:n pääkonttorin ja sihteeristön tukipalveluja.* Rotary.org Tässä oppaassa viitataan usein osoitteeseen josta löytyy kaikki tämänhetkinen tieto Rotarysta. * Sihteeristö koostuu Rotary Internationalin pääsihteeristä, RI:n ja Säätiön henkilöstöstä, joka työskentelee RI:n pääkonttorissa Evanstonessa, Illinois, USA, sekä seitsemässä kansainvälisessä toimistossa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 1 JOHDANTO

6 Verkkoauppa: Tilaa RI:n eri aiheisia julkaisuja, AV-ohjelmia ja muuta materiaalia. Meistä: Löydä tietoa Rotarysta ja Säätiöstä. Member Access: : Hallinnollinen työkalu, jolla voit verkossa hoitaa rotaryasioita, tutkia klubitietoja sekä käydä verkkokursseja. Sosiaalinen media: Liity Rotaryn sosiaalisiin verkostoihin. Hae: Kirjoita etsimäsi aihe. Koska sivustolla on runsaasti tietoa, niin saatat joutua tarkentamaan kysymystäsi saadaksesi toivomasi informaation. Uutisia ja ilmoituksia: Pysy ajan tasalla Rotaryn tapahtumien kanssa. Ota yhteyttä: Löydä RI:n pääkonttorin eri osastojen yhteystiedot. Valitse kieli: Valitse kieli, millä haluat lukea sivuja. Sivukartta: Katso miten eri aiheet on järjestetty sivujen kesken. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 2 JOHDANTO

7 Rotary.org-nettisivujen kautta voit ostaa tietolähteitä, tehdä hakuja hakusanoilla, kirjautua Member Accessiin päästäksesi käsiksi klubiasi koskeviin tietoihin ja ottaa yhteyttä RI:n pääkonttorin henkilökuntaan. Voit muuttaa sivuston kieltä. Kommentointimahdollisuus Jos sinulla on tätä opasta tai mitä tahansa RI:n koulutusmateriaalia koskevia kysymyksiä tai kommentteja, lähetä ne suoraan seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: Puhelin: Faksi: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 3 JOHDANTO

8 1 Tehtäväsi presidenttinä Tämä opas ja Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma (254- FI) ovat tärkeimpiä tietolähteitäsi toimikautesi aikana. Voit kysyä neuvoa myös edelliseltä presidentiltä. Tehtäväsi klubipresidenttinä on varmistaa, että klubi toimii tehokkaasti ja että se on parempi klubi vuoden lopussa. Tehokkaat klubit pystyvät säilyttämään jäsenistönsä tai kasvattamaan sitä toimeenpanemaan onnistuneita projekteja, joilla autetaan oman paikkakunnan ja muiden maiden ihmisiä tukemaan Rotarysäätiötä sekä osallistumalla sen ohjelmiin että antamalla sille taloudellista tukea kasvattamaan johtajia, jotka pystyvät palvelemaan Rotarya klubitason yläpuolella Jos klubi toimii tehokkaasti, se pystyy paremmin saavuttamaan tavoitteensa jokaisella palveluväylällä ja myös saavuttamaan Rotaryn tavoitteen (katso liite 1). KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 4 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

9 Klubin tulevan presidentin tehtävät ja parhaat käytänteet Tehtäväsi tulevana klubipresidenttinä on koottu alla olevaan luetteloon, ja ne on selostettu muualla tässä oppaassa (ks. sulkeissa olevia viitteitä): Huom! Tähti (*) osoittaa tehtävää, jota on selostettu Rotaryklubin mallisäännöissä tai Rotaryklubin järjestysmuodossa Klubin presidentin oppaan läpikäyminen ja valmistautuminen tulevien presidenttien koulutustilaisuuteen toimiminen klubin hallituksen jäsenenä ja klubin presidentin tai hallituksen määräämien tehtävien suorittaminen* klubin strategiasuunnitelman tarkastelu lähtökohtana tehokkaan klubin tunnuspiirteet (luku 2) sellaisten vuositavoitteiden asettaminen klubillesi, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita. Käytä tähän Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2) Arvioi klubisi jäsentilanne. Keskustele palveluprojekteista ja organisoi niitä. Keksi keinoja, joilla tuetaan Rotarysäätiötä. Kasvata tulevia johtajia. Laadi suhdetoimintasuunnitelma. Suunnittele toimenpiteet, joilla hoidetaan klubin hallinto. Yhteistyö klubi- ja piirijohdon kanssa* (luvut 3 ja 4) Pidä vähintään yksi kokous klubisi hallituksen kanssa; käykää yhdessä läpi klubin järjestysmuoto ja säännöt (luku 3) Valvo klubin talousarvion laatimista* (luku 3) Varmista jatkuvuus sekä klubin johtamisessa että palveluprojekteissa* (luku 4) Nimitä komiteoille puheenjohtajat*. Jatkuvuuden varmistamiseksi nimitä komiteoihin jäsenet kolmeksi vuodeksi aina kun se on mahdollista*. Neuvottele edeltäjäsi kanssa*. Järjestä uuden ja eroavan hallituksen yhteinen kokous. Varmista säännöllinen ja yhdenmukainen koulutus (luku 3) Osallistu tulevan presidentin koulutustilaisuuteen ja piirineuvotteluun*. Kannusta kaikkia klubin toimihenkilöitä osallistumaan piirineuvotteluun. Järjestä klubineuvottelu heti piirineuvottelun jälkeen. Osallistu piirikonferenssiin. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 5 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

10 E-rotaryklubien presidenteillä on erilaiset klubikokouksia koskevat tehtävät, jotka löytyvät Rotaryklubin järjestysmuodosta. Lisätietoa on julkaisussa What You Need to Know About Rotary E-Clubs, ja sitä saa myös CDS-tukihenkilöltä. Klubin presidentin tehtävät ja parhaat käytänteet Tehtäväsi presidenttinä on koottu alla olevaan luetteloon ja niitä on selostettu muualla tässä oppaassa : Huom! Tähti (*) osoittaa tehtävää, joka on selostettu Rotaryklubin mallisäännöissä tai Rotaryklubin järjestysmuodossa. Rekisteröidy Member Accessiin osoitteessa jotta voit saada klubiasi koskevaa hallinnollista tietoa. Varmista, että klubisi sihteerillä ja rahastonhoitajalla on tarvittavat tunnukset SR:n jäsentietojärjestelmään, jotta klubin jäsenyys- ja muut tiedot voidaan pitää ajan tasalla. Toteuta klubisi vuositavoitteita, arvioi niitä jatkuvasti ja varmista, että kaikki klubin jäsenet osallistuvat toimintaan ja ovat hyvin perillä asioista (luku 2). Varmista, että jokainen komitea on asettanut itselleen tavoitteet* (luku 4). Kannusta klubin ja piirin komiteoiden puheenjohtajia keskinäiseen yhteydenpitoon. Käy säännöllisin väliajoin läpi komiteoiden tekemisiä, tavoitteita ja kuluja*. Osallistu ex officio -jäsenenä kaikkien klubikomiteoiden kokouksiin*. Toimi puheenjohtajana kaikissa klubisi kokouksissa* (luku 3). Varmista että kaikki kokoukset ovat huolella suunniteltuja. Välitä tärkeää tietoa klubin jäsenille. Järjestä jäsenille yhteisiä tapahtumia. Valmistaudu itse kaikkiin klubin ja piirin kokouksiin ja kannusta muitakin osallistumaan niihin (luku 3) Suunnittele kaikki hallituksen kokoukset etukäteen*. Varmista, että klubi on edustettuna piirikonferenssissa ja muissa piirin kokouksissa. Yritä saada klubin jäseniä osallistumaan vuotuiseen RI:n kongressiin. Tee yhteistyötä klubin ja piirin johtohenkilöiden kanssa (luku 4). Laadi ja hyväksy klubin budjetti ja valvo sen toteuttamista. Tee tätä yhteistyössä klubin rahastonhoitajan kanss* (luku 3). Tee yhteistyötä piirijohdon kanssa, jotta klubin ja piirin tavoitteet saavutetaan (luku 2) KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 6 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

11 Käytä piirin, RI:n sihteeristön resursseja sekä Rotaryn nettisivuja tietolähteenäsi (kaikki luvut). Valmistaudu kuvernöörin vierailuun. Varmista klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuus*. Esitä klubillesi vuosikertomus klubin tilanteesta ennen toimikautesi päättymistä (luku 3). Pidä neuvottelu seuraajasi kanssa ennen toimikautesi päättymistä (luku 4) Järjestä tulevan ja eroavan hallituksen yhteinen kokous (luku 4) Varmista, että klubi toteuttaa kattavan koulutusohjelman. Voit tarvittaessa nimetä klubikouluttajan hoitamaan koulutusta (luku 4) Varmista, että RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita noudatetaan (luku 8 ja liite 13) Varmista, että klubisi jäsenet tuntevat RI:n julkilausuman Statement of Conduct for Working with Youth. Erota sellainen henkilö, joka myöntää osallistuneensa seksuaaliseen hyväksikäyttöön tai ahdisteluun tai joka on tuomittu tai joka muuten on todettu syylliseksi tällaiseen toimintaan. Älä myöskään hyväksy tällaisia henkilöitä jäseniksi. Estä sellaisia ei-rotareita toimimasta nuorten kanssa, jotka ovat myöntäneet syyllistyneensä seksuaaliseen hyväksikäyttöön tai ahdisteluun tai jotka on tuomittu tai muuten todettu syyllisiksi tällaiseen toimintaan. Pidä huolta, että klubissa noudatetaan nuorisovaihto-ohjelman mukaisia vaatimuksia, jotka koskevat vapaaehtoisten valintaa, seulontaa ja koulutusta. Tee nuorten suojelua koskevat suunnitelmat kaikkiin nuorisoon liittyviin klubin palveluaktiviteetteihin. Klubijohtosuunnitelmasi Klubijohtosuunnitelmasi on klubisi toimintasuunnitelma, jonka avulla klubista on mahdollista tehdä elävämpi ja saada jäsenet viihtymään. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma sisältää parhaita käytänteitä, joita klubit voivat räätälöidä omaan käyttöönsä. Rotaryklubeja rohkaistaan käyttämään suositeltuja parhaita käytänteitä omien suunnitelmiensa kehittämisessä. Kun kehitätte klubinne suunnitelmia, arvioikaa klubin nykyisiä käytänteitä ja katsokaa, mikä toimii ja mikä on klubin kannalta merkityksellistä. Miettikää myös, mitkä käytänteet saavat jäsenet osallistumaan toimintoihin ja näin tekevät klubista elävämmän. Mainitussa oppaassa ehdotettujen parhaiden käytänteiden etuja ovat seuraavat: Kaikki jäsenet ovat selvillä kaikista klubin hankkeista ja heillä on mahdollisuus lausua mielipiteensä klubin tulevaisuudesta. Mitä enemmän jäsenet ottavat osaa toimintaan, sitä enemmän klubista löytyy tulevaisuudessa johtohenkilöitä klubiin ja piiriin ja sitä vähemmän jäsenet eroavat klubista. Kaikki jäsenet työskentelevät klubin tavoitteiden saavuttamiseksi, koska he ovat sitoutuneita. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 7 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

12 Johdon ja klubin tavoitteiden jatkuvuus helpottaa siirtymistä rotaryvuodesta toiseen. Klubissasi on mukavampaa, koska siellä ei painoteta sääntöjä tai vanhentuneita perinteitä vaan kokeillaan uusia toimintoja ja projekteja, jotka vastaavat jäsenten tarpeita. Käytä Club Leadership Plan Worksheet -muistilistaa kun rupeat laatimaan omaa klubijohtosuunnitelmaasi. Voisit pitää esityksen suunnitelmasi sisällöstä klubillesi. Lisätietoa löytyy RI:n nettisivuilta. Strategiasuunnittelun parhaat käytänteet Klubin entisten, nykyisten ja tulevien toimihenkilöiden tulisi yhdessä räätälöidä klubijohtosuunnitelma siten, että siihen sisältyvät klubin nykyiset vahvuudet ja seuraavanlaiset parhaat käytänteet: pitkän aikavälin tavoitteet, joissa otetaan huomioon tehokkaan klubin tunnuspiirteet sellaiset vuositavoitteet, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita kaikkien jäsenten ajan tasalla pitäminen järjestämällä klubineuvotteluja tehokas tiedonkulku sinun sekä klubin ja piirin johtohenkilöiden välillä jatkuvuus klubin johdossa ja palveluprojekteissa, kun siirrytään seuraavaan vuoteen sellaiset klubin säännöt, että ne vastaavat klubin toimintaa ja käytäntöjä mahdollisuudet lisätä klubin jäsenten keskinäistä toveruutta jokaisen jäsenen mukanaolo jossain klubin projektissa tai tehtävässä säännöllinen ja yhdenmukainen koulutus sellaiset komiteat, jotka vastaavat klubin tarpeita Käy läpi käytänteenne yhdessä klubin muiden johtohenkilöiden kanssa joka vuosi. Varmistakaa, että ne vastaavat edelleen klubinne tavoitteita ja että niissä näkyvät klubinne ominaispiirteet. Pyytäkää apulaiskuvernööriltä apua. Voitte kysyä myös klubin ja piirin tukihenkilöltä, edelliseltä presidentiltä tai rotarykoordinaattorilta, mistä löytyy tietolähteitä. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 8 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

13 Toimenpidetarpeet? Mitä sinä tulet tekemään ymmärtääksesi paremmin, mitkä sinun tehtäväsi presidenttinä ovat? Keneltä kysyt neuvoa ja milloin, kun sinulla on kysyttävää roolisi suhteen? Mitä sinun pitäisi oppia lisää ennen kautesi alkua? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 9 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

14 Liite 1: Rotaryn perusperiaatteet ROTARYN TAVOITE Rotaryn tavoitteena on vaalia palvelemisen ihannetta kaiken rehellisen yritteliäisyyden perustana, erityisesti: 1) edistää tuttavuussuhteiden syntymistä ja siten luoda tilaisuuksia palvelemiseen; 2) kohottaa liike- ja ammattimoraalia, lisätä kaiken hyödyllisen työn arvostusta ja kunnioittaa jokaisen rotarin ammattia tilaisuutena palvella yhteiskuntaa; 3) rohkaista jokaista rotaria toteuttamaan palvelemisen ihannetta yksityiselämässään, ammatissaan ja yhteiskunnan jäsenenä; 4) edistää kansojen välistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa sellaisten liike- ja ammatti-ihmisten välisen ystävyyden avulla, joita yhdistää palvelemisen ihanne. PALVELUVÄYLÄT Klubipalvelun avulla vahvistetaan toveruutta ja varmistetaan klubin toiminnan tehokkuus. Ammattipalvelu rohkaisee rotareita palvelemaan ammatissaan muita ja noudattamaan toimissaan korkeita eettisiä arvoja. Yhteiskuntapalvelu kattaa ne klubien projektit ja aktiviteetit, joilla parannetaan paikkakunnalla asuvien elämänlaatua. Kansainvälinen palvelu sisältää ne aktiviteetit, joihin jäsenet ryhtyvät edistääkseen Rotaryn humanitaarista vaikutusta ympäri maapallon ja joilla edistetään kansainvälistä ymmärrystä ja rauhaa. Uudet sukupolvet -palvelu auttaa nuoria aikuisia ja nuoria kehittämään johtajuustaitojaan ja kansainvälistä yhteisymmärrystä RYLA-, rotaract- ja iinteractklubien projekteissa ja nuorisovaihdossa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 10 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

15 KESKITTÄMISALUEET Sellaisten projektien, joihin saadaan globaaleja apurahoja Rotarysäätiöltä, pitäisi liittyä ainakin yhteen seuraavista keskittämisalueista: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Äidin ja lapsen terveys Peruskoulutus ja lukutaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 11 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

16 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 12 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

17 2 Toimintavuotesi suunnittelu Kun asetat toimintavuotesi tavoitteet ja laadit toimintasuunnitelman, tärkeimmät tietolähteet ovat Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ja Strategiasuunnittelun opas. Tulevan presidentin johdolla klubi laatii vuositavoitteet, joihin pyritään klubin strategiasuunnitelman mukaisesti. Jotta voitte laatia vuositavoitteet, teidän kannattaa arvioida klubinne vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja riskit julkaisun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille avulla (liite 2). Tehtävät Tulevana presidenttinä sinun kuuluu: kehittää ja arvioida klubin strategiasuunnitelma, joka tukee sinun visiotasi asettaa vuositavoitteet, jotka ovat sopusoinnussa klubisi pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa huolehtia siitä, että jokaisen tavoitteen saavuttamiseksi on laadittu toimintasuunnitelma osallistua PETSiin ja piirineuvotteluun, jotta voit jatkaa tavoitteiden kehittämistä tiimisi kanssa KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 13 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

18 Presidenttinä sinulla on seuraavat tehtävät: toteuttaa klubisi tavoitteet ja arvioida niitä jatkuvasti motivoida klubisi jäseniä saavuttamaan tavoitteet Strategiasuunnittelu 3 5 vuodeksi laadittu strategiasuunnitelma auttaa klubia suuntaamaan toimintaansa kohti sen omaa visiota, ja näin toiminta pysyy sellaisena, että se vastaa nykyisten jäsenten ja ehdokasjäsenten tarpeita. Klubin strategiasuunnitelman tulisi olla työskentelyohje, jota arvioidaan jatkuvasti ja näin varmistetaan, että siinä ovat edelleen esitettyinä klubin tavoitteet vision toteuttamiseksi. Jos klubillasi ei ole strategiasuunnitelmaa, laatikaa sellainen käyttäen Strategiasuunnittelun opasta (liite 3). Rotary International rohkaisee klubeja ja piirejä laatimaan samansuuntaiset tavoitteet, jotka on esitetty RI:n strategiasuunnitelmassa (liite 4). Pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet Klubin strategiasuunnitelmasta pitäisi löytyä pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille -lomakkeen avulla (liite 2) pystytte asettamaan vuositavoitteenne arvioimalla klubin nykytilan ja määrittelemällä strategiat, joilla klubin tavoitteisiin päästään. Sinä työstät suunnitteluopasta muun klubinjohdon kanssa tulevien presidenttien koulutusseminaarissa ja piirineuvottelussa. Jättäkää valmis opas piirikuvernöörille 1.7. mennessä. Arviointi Kun tavoitteet on saavutettu, miettikää yhdessä, mitkä strategiat olivat tehokkaita. Käyttäkää näin saatua tietoa toisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja kertokaa näistä näkemyksistänne tulevalle presidentille tai tarvittaessa presidenttiehdokkaalle, kun he alkavat suunnitella tavoitteita omalle toimikaudelleen. Käyttäkää suunnitteluopasta työskentelyohjeena, jota voidaan tarvittaessa päivittää pitkin vuotta. Käykää opas läpi apulaiskuvernöörin ja piirikuvernöörin kanssa klubivierailujen aikana. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 14 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

19 Toimenpidetarpeet? Miten parannat strategiasuunnitelmaa? Miten saat jäsenet mukaan tavoitteiden asetteluun? Mitä delegoit ja kenelle? Mistä asioista tarvitset lisätietoa? Miten aiot varmistua siitä, että klubin tavoitteet saavutetaan? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 15 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

20 Liite 2: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille SUUNNITTELUOPAS TEHOKKAILLE ROTARYKLUBEILLE Huhtikuu 2012 Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubi arvioi nykytilaansa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita. Opas perustuu klubijohtosuunnitelmaan. Eri osioissa kuvatut toimintatavat ovat yleisesti käytössä olevia tapoja, joita klubi voi harkintansa mukaan käyttää, kun se pyrkii tavoitteisiinsa, mutta klubien toivotaan kehittelevän tarpeen mukaan myös vaihtoehtoisia tapoja. Tulevan presidentin tulee täyttää tämä lomake yhdessä klubinsa kanssa ja lähettää siitä kopio apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä. Imuroi osoitteesta PDF-lomake suunnitteluoppaasta. Rotaryklubi Rotaryvuosi: Klubipresidentti: Osoite: Puhelin: Faksi: S-posti: JÄSENYYS Nykytilanne Nykyinen jäsenmäärä: Jäsenmäärä edellisenä vuonna: Miehiä: viisi vuotta sitten: Naisia: Jäsenten keski-ikä:. Rotaryalumneja: Klubin tiedossa olevien alumnien tai ohjelmiin osallistuneiden lukumäärä: Jäsenyyden kestoaika 1-3 vuotta: 3-5 vuotta: 5-10 vuotta: Edellisinä kahtena vuotena uusia jäseniä ehdottaneiden klubijäsenten lukumäärä: Edustaako klubin jäsenistö paikkakunnan väestöä tasapuolisesti seuraavien asioiden suhteen: ammatit ikä sukupuoli etnisyys Klubin luokituskartta on päivitetty ja sisältää luokitusta, joista on täyttämättä. (pvm) (kpl) (kpl) Kerro, miten uudet jäsenet perehdytetään Rotaryyn. Kerro, miten uusia ja vanhoja jäseniä koulutetaan pitkin vuotta. Onko klubimme on ollut perustamassa uutta klubia viimeksi kuluneen 24 kuukauden aikana. Kyllä Ei Niiden Rotaryn toveruusryhmien ja rotareiden toimintaryhmien lukumäärä, joihin klubin jäsenet osallistuvat: Mikä houkuttelee uusia jäseniä klubiinne? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 16 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

21 Onko klubissa kielteisiä tekijöitä, jotka voisivat olla esteenä uusien jäsenten hankinnassa? Tulevan tilanteen arvio Klubimme jäsentavoite tulevana rotaryvuonna on: (kpl) jäsentä mennessä (vuosi) Olemme todenneet paikkakunnallamme seuraavat kohteet, joissa on mahdollisia jäseniä: Kuinka klubi suunnittelee saavuttavansa jäsenkehitystavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Suunnittelemme jäsenten sitouttamisohjelman, jonka tavoitteena on vaikuttaa jäsenistöön siten, että heistä tulee innokkaita rotareita, kun he saavat osallistua mielenkiintoisiin ohjelmiin, projekteihin ja toimintaryhmiin ja kun heitä koulutetaan jatkuvasti. Pidämme huolta siitä, että jäsenyyskomitea tuntee tehokkaat jäsenhankintamenetelmät. Suunnittelemme rekrytointiohjelman, joka auttaa saamaan klubiin paikkakuntaa monipuolisesti edustavia jäseniä. Selvitämme jäsenehdokkaille, mitä heiltä jäseninä odotetaan. Huolehdimme siitä, että uudet jäsenet sitoutetaan klubiin. Jaamme esitteitä, jotka antavat jäsenehdokkaille yleistietoa Rotarysta, ja kerromme erityisesti omasta klubistamme. Osoitamme jokaiselle uudelle jäsenelle kummiksi/mentoriksi kokeneen rotarin. Annamme tunnustusta niille rotareille, jotka esittävät uusia jäseniä. Innostamme jäseniä liittymään Rotaryn toveruusryhmiin ja rotareiden toimintaryhmiin. Osallistumme RI:n jäsenkehitystä edistäviin palkitsemisohjelmiin. Tutkimme, minne olisi mahdollista perustaa uusi klubi. Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: PALVELUPROJEKTIT Nykytilanne Nuorisovaihto-oppilaiden lukumäärä: Vastaanotetut Lähetetyt Tuettuja interactklubeja: rotaractklubeja: Rotaryn kansalaistoimintaryhmiä: Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) -tilaisuuksien määrä: Rotaryn ystävyysvaihtojen määrä: Muiden palveluprojektien määrä, johon klubi osallistuu: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 17 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

22 Tulevan tilanteen arvio Klubi on laatinut seuraavat palvelutavoitteet tulevalle rotaryvuodelle: Omaa paikkakuntaa varten: Kohteet muissa maissa: Kuinka klubi aikoo saavuttaa palvelutavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että komitean jäsenet on koulutettu suunnittelemaan ja toteuttamaan menestyviä palveluprojekteja. Suoritamme paikkakunnalla tarvearvion löytääksemme sopivia projekteja. Käymme läpi meneillään olevat palveluprojektit selvittääksemme, ovatko ne tarpeellisia ja kiinnostavatko ne jäseniä. Selvitämme, onko paikkakunnalla sosiaalisia ongelmia, joihin klubi voisi tuoda helpotusta palvelutoiminnallaan. Arvioimme klubin rahankeräystoimet voidaksemme päättää, vastaavatko ne projektin rahoitustarpeita. Otamme kaikki jäsenemme mukaan palveluprojekteihimme Annamme tunnustusta niille rotareille, jotka osallistuvat klubin palveluprojekteihin tai johtavat niitä. Etsimme yhteistyöklubin, jonka kanssa voimme toteuttaa kansainvälisen palveluprojektin. Osallistumme seuraaviin Rotaryn ohjelmiin: Interact Ystävyysvaihto Rotaract Nuorisovaihto Kansalaistoimintaryhmät Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Käytämme Rotarysäätiön antaman apurahan klubin projektin rahoittamiseen Ilmoitamme rahoituksen tarpeessa olevan projektin ProjectLINK-tietokantaan Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: ROTARYSÄÄTIÖ Nykytilanne (ei-pilottiklubit ) Saatujen apurahojen määrä: Yksinkertaistetut piiriapurahat: Kaksinkertaistavat apurahat: Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Hosted GSE-ryhmän jäsenten määrä: Ehdotettu Valittu Hosted Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Hosted Kuluvan vuoden lahjoitukset PolioPlus-aktiviteetteihin: Kuluvan vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon: Kuluvan vuoden lahjoitukset Pysyvään rahastoon: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 18 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

23 Klubin jäsenistössä on lahjoittajia seuraavasti: Paul Harris Fellows: Benefactors: Major Donors: Rotary Foundation Sustaining Members: Bequest Society members: Nykytilanne (ei-pilottiklubit ) Klubin kvalifiointitilanne: Kvalifioitu Kesken Puutteellinen Klubi on mukana seuraavissa piiriapuraha-aktiviteeteissa: Klubi on mukana seuraavissa globaaleissa apuraha-aktiviteeteissa: Klubin viime vuonna toteuttamat PolioPlus-suunnatut koulutus-, PR- ja rahankeruuprojektit: Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu viime vuonna: Säätiön hallituksen valitsemat viime vuonna: Viime vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon: Klubin tiedossa olevien alumnien määrä: Klubin jäsenistössä on seuraavia lahjoittajia: Rotary Foundation Sustaining Members: Paul Harris Fellows: Paul Harris Society -jäseniä: Arch C. Klumph Society -jäseniä: Benefactors: Bequest Society -jäseniä: Major Donors: Tulevan tilanteen arvio (kaikki klubit ) Päivämäärä jolloin klubin kvalifiointi on suoritettu: Klubin Rotarysäätiötavoitteet tulevalle vuodelle: Klubin Vuosirahaston lahjoitustavoite: Klubin Pysyvän rahaston lahjoitustavoite: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 19 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

24 Klubin tavoite polion hävittämisessä: Piiriapurahat: Klubi ryhtyy toimiin seuraavilla Rotarysäätiön keskittämisalueilla: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Globaalit apurahat: Äidin ja lapsen terveys Perusopetus ja lukutaito Klubin tulevat PolioPlus-suunnatut koulutus-, PR- ja rahankeruuprojektit: Rauhanstipendiaattien lukumäärä: Ehdotettu: Säätiön hallituksen valitsemat: Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen Kuinka klubi aikoo saavuttaa rotarysäätiötavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että rotarysäätiökomitean jäsenet ymmärtävät millaisia Säätiön apurahat ja ohjelmat ovat ja että he ovat sitoutuneet edistämään Rotarysäätiön taloudellista tukemista. Autamme klubin jäseniä ymmärtämään, miksi lahjoitukset ovat Säätiön ohjelmien kannalta tärkeitä. Järjestämme klubissa Rotarysäätiötä koskevan esityksen vuosineljänneksittäin, erityisesti Säätiön teemakuukautena marraskuussa. Pidämme joka viikkokokouksessa lyhyen rotarysäätiötietoiskun. Järjestämme jäsenille Rotarysäätiöstä kertovia esityksiä. Varmistamme, että klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja osallistuu piirin rotarysäätiöseminaariin. Käytämme Rotarysäätiön apurahoja klubin kansainvälisiin projekteihin. Annamme tunnustusta niille klubin jäsenille, jotka ovat tukeneet Rotarysäätiötä lahjoituksin ja osallistuneet Rotarysäätiön ohjelmiin. Etenemme vaiheittain seuraavasti: JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN Nykytilanne Klubivirkailijoiden lukumäärä, jotka osallistuivat seuraaviin tapahtumiin Piirineuvottelu: Piirin jäsenyysseminaari: Piirin rotarysäätiöseminaari: Piirin johtamisseminaari: Piirikonferenssi: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 20 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

25 Piiritasolla toimivien jäsenten määrä: Apulaiskuvernöörin käyntien määrä rotaryvuoden aikana: Tulevan tilanteen arvio Klubimme on asettanut seuraavat Rotaryn johtohenkilöiden kehittämistavoitteet tulevaksi rotaryvuodeksi: Miten klubi suunnittelee kouluttavansa tulevia Rotaryn johtohenkilöitä? (rastita sopivat vaihtoehdot) Tuleva presidentti on osallistunut PETSiin ja piirineuvotteluun. Kaikki komiteapuheenjohtajat ovat osallistuneet piirineuvotteluun. Innostamme entisiä presidenttejä osallistumaan piirin johtamisseminaariin. Nimitämme klubikouluttajan kehittämään jäsenten osaamistasoa ja taitoja. Toteutamme johtajuuden kehittämisohjelman. Käytämme hyväksi apulaiskuvernöörin asiantuntemusta. Rohkaisemme uusia jäseniä vastaanottamaan johtamistehtäviä klubikomiteoissa. Pyydämme jäseniä vierailemaan toisissa klubeissa, jotta he voivat saada uusia ideoita ja kertoa niistä klubin muille jäsenille. Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: JULKISUUSKUVA Nykytilanne Tee luettelo niistä klubin toiminnoista, jotka ovat päässeet tiedotusvälineisiin. Mainitse tiedotusväline. Tulevan tilanteen arvio Klubimme on asettanut seuraavat PR-tavoitteet tulevalle rotaryvuodelle: Kuinka klubi suunnittelee saavuttavansa PR-tavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että julkisuuskuvakomitea on koulutettu hoitamaan tiedotuskampanjaa. Otamme tiedotuksen osaksi kaikkia palveluprojekteja. Pidämme Rotarya ja sen toimintaa esittelevän tiedotuskampanjan, joka on kohdistettu paikkakunnan liikelaitoksille ja eri alojen ammattilaisille. Tiedotamme toiminnastamme paikallisradiossa, paikallisella televisiokanavalla, paikallisessa sanomalehdessä tai paikallisessa aikakauslehdessä. Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 21 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

26 KLUBIN HALLINTO Nykytilanne Toimiiko klubinne klubijohtosuunnitelman mukaisesti? Kyllä Ei Kuinka usein ja milloin klubinne hallitus kokoontuu? Milloin järjestetään klubineuvotteluja? Miten klubin budjetti valmistellaan? Tarkastaako sen riippumaton toiminnantarkastaja? Kyllä Ei Onko klubin strategiasuunnitelma kunnossa? Kyllä Ei Onko klubilla systeemi, jolla taataan jatkuvuus johtotehtävissä? Kyllä Ei Onko klubilla systeemi jäsenten aktivoimiseksi? Kyllä Ei Käyttääkö klubi SR:n jäsentietojärjestelmää osoitteessa jäsentietojen ylläpitämiseen? Kyllä Ei Kuinka usein klubi julkaisee viikko- tai kuukausiselosteen? Kuinka klubin viikko-ohjelmat rakennetaan. Onko klubilla nettisivut? Kyllä Ei Jos on, kuinka usein ne päivitetään? Ottaako klubi huomioon rotarykalenterissa mainitut teemakuukaudet? Kyllä Ei Kuinka usein järjestetään toveruustapahtumia? Kuinka usein klubi kutsuu perheenjäseniä mukaan eri toimintoihin? Tulevan tilanteen arvio Miten huolehdit klubin hallintotehtävien tehokkaasta hoitamisesta? (rastita sopiva vaihtoehto) Klubin hallituksen kokoukset pidetään määrävälein. Klubi tarkistaa klubijohtosuunnitelman seuraavina ajankohtina: Klubin pitkän aikavälin suunnitelmat ja tiedotussuunnitelma päivitetään seuraavasti: klubineuvottelua on sovittu pidettäväksi seuraavina ajankohtina: (kpl) Klubi on hyväksynyt viimeisimmän version Rotaryklubin mallisäännöistä tai muuttanut omia sääntöjään (suositeltavaa jokaisen sääntövaltuuskunnan jälkeen). Klubin vaalikokous pidetään. (pvm) Vähintään edustajaa lähetetään piirikonferenssiin. (kpl) Klubin viikkoseloste julkaistaan välittämään informaatiota klubin jäsenille. Klubin nettisivut päivitetään kertaa vuodessa. (kpl) On kehitetty suunnitelma, jonka ansiosta viikko-ohjelmat ovat kiinnostavia ja kaikkien kannalta tärkeitä. Kuukausittaiset läsnäolotilastot ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Klubimme päivittää 1.6. ja 1.12 mennessä klubin jäsentiedot ja muut klubitiedot SR:n jäsentietojärjestelmään, jotta voidaan laatia täsmälliset puolivuotisraportit.. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 22 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

27 Jäsenistöä koskevat muutokset raportoidaan juoksevasti SR:n jäsentietojärjestelmään. Tulevan vuoden toimihenkilöt päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään heti vaalikokouksen jälkeen. Raportit RI:lle, kuten puolivuotisraportit, lähetetään määräajan puitteissa. Klubin jäsenille on suunniteltu ensi vuodeksi seuraavat toveruustapahtumat: Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: Toivomme kuvernöörin tai apulaiskuvernöörin avustavan meitä seuraavilla alueilla: Klubimme haluaisi keskustella seuraavista aiheista kuvernöörin tai apulaiskuvernöörin kanssa, kun he vierailevat klubissamme: Presidentin allekirjoitus Rotaryvuosi Apulaiskuvernöörin allekirjoitus Pvm Pvm KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 23 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

28 ROTARYKLUBIN TAVOITEYHTEENVETO ROTARYVUONNA Osoita jokaiselle klubinne tulevaksi rotaryvuodeksi asettamalle tavoitteelle palveluväylä, jolle se kohdistuu. Varmistaaksesi tasapainoisen palveluohjelman sinulla tulisi olla vähintään yksi tavoite jokaiselle palveluväylälle. Useimmat tavoitteet kohdistuvat useampaan palveluväylään. Klubipalvelu Ammattipalvelu Yhteiskuntapalvelu Kansainvälinen palvelu Uudet sukupolvet -palvelu Jäsenyystavoite (kpl) jäsentä mennessä (vuosi) Palvelutavoitteet Omalla paikkakunnalla: Muiden maiden kohteissa: Rotarysäätiötavoitteet PolioPlus-tavoite: USD Vuosirahastotavoite: USD. Pysyvä rahasto -tavoite: USD. Klubimme osallistuu seuraaviin rotarysäätiöohjelmiin: Johtajuuden kehittämistavoitteet Julkisuuskuvatavoitteet Klubin hallinnolliset tavoitteet Muu tavoite: Muu tavoite: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 24 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

29 Liite 3 Strategiasuunnittelussa luodaan visio ja asetetaan sitä tukevat tavoitteet, joita voidaan mitata säännöllisesti ja muunnella tarpeen mukaan. Tämä opas ja mukana oleva muistilista on hyvä lähtökohta strategiasuunnitteluun. Näitä välineitä voi räätälöidä klubin tarpeita vastaaviksi. Opas on suunniteltu rotaryklubeille, mutta sitä voidaan soveltaa myös piirissä. Kokousten vetäjien tulisi tutustua aineistoon ja valmistella asialista ennen strategiasuunnittelukokousta. Asialistassa tulisi varata eniten aikaa prosessin toisen ja kolmannen kohdan käsittelylle, siis kohdille, jotka käsittelevät tulevaisuutta, ja vähemmän aikaa klubin nykytilanteen käsittelylle. Kun suunnittelet strategiaa, pidä mielessä seuraavat seikat: Ota suunnitteluun mukaan entisiä, nykyisiä ja tulevia klubin johtohenkilöitä. Miettikää asiaa mahdollisimman monelta kannalta ottamalla mukaan koko klubi tai edustava otos jäsenkunnasta. Ottakaa käsittelyyn kaikki ideat. Hanki puolueeton henkilö tai ryhmä henkilöitä vetämään strategiasuunnittelukokousta. Mieti, ovatko klubisi tavoitteet samansuuntaisia piirin tavoitteiden ja RI:n strategiasuunnitelman kanssa. Valmistaudu käymään suunnitelma läpi joka vuosi ja muuttamaan sitä tarpeen mukaan niin, että se vastaa omia strategisia tavoitteitasi ja vuositavoitteitasi. Strategiasuunnitelmamalli Luo klubille visio ja sen saavuttamista helpottavat strategiset tavoitteet. Aseta sitten vuositavoitteet, jotka tukevat strategisia tavoitteita. Elokuu 2011 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 25 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

30 Prosessi Kehittele strategiasuunnitelma ottamalla jäsenet mukaan alla kuvattuun prosessiin. Käyttäkää oheista kaavaketta ideoitten kirjaamiseen. 1. Mikä on tämänhetkinen tilanne? Tehkää luettelo klubin tämänhetkisistä vahvuuksista ja heikkouksista. Tehkää luettelo paikkakuntanne edessä olevista mahdollisuuksista ja uhista. Kun arvioitte klubin nykytilaa, käyttäkää hyväksenne julkaisua Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma. Sen avulla voitte selvittää, mitä klubi jo nyt tekee hyvin ja mitä voisitte tehdä antaaksenne sille uutta potkua. 2. Mikä on tavoitteemme? Listatkaa 5 10 ominaisuutta, joiden haluatte kuvaavan klubia 3 5 vuoden kuluttua tästä päivästä. Hahmotelkaa lauseen pituinen visio siitä, millaisena toivoisitte näkevänne klubinne 3 5 vuoden kuluttua. Tässä voi käyttää joko yksilö- tai ryhmätyöskentelyä. Viimeistelkää visiolause yhdessä ja varmistakaa, että kaikki osallistujat ovat siitä yhtä mieltä. 3. Miten saavutamme tavoitteen? Kehitelkää kolmevuotistavoitteita joiden avulla klubi saavuttaa vision pitäen mielessä: mitkä ovat klubin vahvuudet ja heikkoudet mitkä ovat RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmat ja missiot millainen on Rotaryn toimintaympäristö miten kaikki jäsenet saadaan mukaan toteutukseen miten tavoite saavutetaan 3 5 vuodessa Sopikaa ryhmässä, mitkä strategiset tavoitteet ovat kaikkein tärkeimmät eli millä tavoitteilla on suurin vaikutus klubin mahdollisuuksiin saavuttaa visio. Selvittäkää ne vuositavoitteet, jotka tukevat kutakin tärkeintä strategista tavoitetta. Päättäkää, mitkä ovat ne määräajat, resurssit ja tarvittavat ihmiset, joita kutakin strategiatavoitetta tukevien vuositavoitteiden saavuttaminen edellyttää. Käyttäkää Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille, kun asetatte vuositavoitteita ja arvioitte niiden saavuttamista edesauttavia ideoita ja strategioita. 4. Miten me olemme onnistuneet? Muodostakaa strategiasuunnittelutiimi, joka valvoo prosessia jatkuvasti ja esittää tarvittaessa suunnitelmaan muutosehdotuksia. Varatkaa riittävästi resursseja suunnitelman toteuttamiseen. Arvioikaa jatkuvasti kaikkia päätöksiä varmistaaksenne, että ne tukevat suunnitelmaa, ja antakaa strategiasuunnitteluryhmälle toteutusta koskevaa palautetta. Käykää vuosittain koko klubin voimin läpi strategiasuunnitelma, visiolause, strategiset tavoitteet ja vuositavoitteet ja muuttakaa niitä tarvittaessa. Toistakaa koko strategiasuunnitteluprosessi joka 3 5 vuosi, jolloin joko teette uuden suunnitelman tai pidätte vanhan voimassa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 26 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

31 Strategiasuunnittelun muistilista Täyttäkää tämä muistilista ja strategiasuunnitelmanne on valmis. 1. Missä olemme nyt? Päivämäärä: Klubin vahvuudet Klubin heikkoudet Paikkakunnan mahdollisuudet (esim. uusia yrityksiä, väestön kasvu) Paikkakunnan haasteet (esim. talouslama, kilpailevat palvelut) 2. Mikä on tavoitteemme? Tavoite pvm: Tulevan tilanteen tärkeimmät tekijät (esim. jäsenmäärä, eronneiden osuus, paikallisten ja kansainvälisten projektien välinen tasapaino, Rotarysäätiön tukeminen). Visiolause (joka erottaa klubisi paikkakunnan kaikista muista palveluklubeista esim. Visionamme on olla paikkakunnan kansainvälisesti monipuolisin palveluklubi, Visionamme on olla paikkakunnan ykkösklubi nuorten tukemisessa.) KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 27 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

32 3. Miten saavutamme tavoitteet? Saavuttaaksemme visiomme meidän täytyy saavuttaa seuraavat tavoitteet. (Kirjoita alla oleville riveille jokainen strateginen tavoitteesi. Kirjoita sitten jokaiseen alla olevaan taulukkoon ne vuositavoitteet, joiden avulla pääset strategisiin tavoitteisiin. Vaikka strategisia tavoitteita ja vuositavoitteita voi olla rajattomasti, ota huomioon käytössäsi olevat resurssit ja keskity tavoitteisiin, jotka on mahdollista saavuttaa.) Strateginen tavoite nro 1: Vuositavoitteet Aikataulu Tarvittavat resurssit Vastuuhenkilö Strateginen tavoite nro 2: Vuositavoitteet Aikataulu Tarvittavat resurssit Vastuuhenkilö Strateginen tavoite nro 3: Vuositavoitteet Aikataulu Tarvittavat resurssit Vastuuhenkilö 4. Miten me olemme onnistuneet? Seuraamme suunnitelman toteutumista tietyillä toimenpiteillä. (Luettele toimenpiteet. Niitä voivat olla esim. aikataulu, jonka mukaan edistystä arvioidaan, esim. hallitukselle annettavat kuukausi- tai vuosiraportit tai strategiasuunnitelman läpikäynti klubineuvottelussa.) KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 28 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

33 Liite 4: RI:n strategiasuunnitelma Keskitä ja lisää humanitaarista palvelua Palvelu Tue ja vahvista klubeja Innostuneiden ihmisten maailmanlaajuinen verkosto, joka muuntaa energiansa merkitykselliseksi yhteiskunnalliseksi toiminnaksi ja näin muuttaa paikallisten ihmisten elämää Edistä julkisuuskuvaa ja lisää tietoisuutta Johtajuus Toveruus Moninaisuus Rehellisyys STRATEGIASUUNNITELMA KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 29 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

34 Tavoitteet, jotka liittyvät klubien tukemiseen ja vahvistamiseen: Edistetään klubien ideointikykyä ja joustavuutta Rohkaistaan klubeja osallistumaan erilaisiin palvelutoimintoihin Kannustetaan klubeja hankkimaan mahdollisimman monenlaisia jäseniä Parannetaan jäsenhankintaa ja sitouttamista Kehitetään johtajia Saadaan aikaan uusia klubeja Rohkaistaan klubeja ja piirejä strategiasuunnitteluun Tavoitteet, jotka liittyvät toiminnan keskittämiseen ja humanitaarisen palvelun lisäämiseen: Hävitetään polio Lisätään kestävää palvelutoimintaa keskittämällä seuraaviin asioihin Uudet sukupolvet -palvelun ohjelmat Rotaryn kuusi keskittämisaluetta Lisätään yhteyksiä muihin organisaatioihin ja tehdään niiden kanssa enemmän yhteistyötä Kehitetään merkityksellisiä paikallisia ja kansainvälisiä projekteja Tavoitteet, jotka liittyvät julkisuuskuvan parantamiseen ja tiedon levittämiseen Rotarysta: Yhdenmukaistetaan ihmisten mielissä oleva Rotaryn julkisuuskuva ja brändi Tiedotetaan sellaisesta palvelutoiminnasta, jossa on tekemisen meininki Kerrotaan keskeisistä arvoistamme Painotetaan ammattipalvelua Rohkaistaan klubeja tiedottamaan verkostoitumismahdollisuuksistaan ja keskeisimmistä toiminnoistaan FI KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 30 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

35 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 31 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

36 3 Johda klubia RI:n nettisivut ja Member Access ovat klubin hallinnolle keskeisiä tietolähteitä. Myös apulaiskuvernöörit ja CDS-tukihenkilöt vastaavat kysymyksiin koko rotaryvuoden ajan. Rotaryklubin hallinto on viime kädessä presidentin johtaman hallituksen valvonnassa. Johtoryhmän ja erityisesti hallintokomitean tulee avustaa presidenttiä hallintotehtävissä klubin tehokkuuden lisäämiseksi. Tehtävät Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat klubin hallintoa koskevat tehtävät: nimittää hallintokomitea ja ottaa osaa sen kokouksiin tutustua uusimpaan Rotaryklubin järjestysmuotoon ja Rotaryklubin mallisääntöön, jotta olet selvillä klubin hallinnon toimintaohjeista ja menettelytavoista päivittää klubin järjestysmuoto ja säännöt yhdessä klubijohdon kanssa selvittää Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma -oppaan avulla, millä parhailla käytänteillä klubia voidaan vahvistaa KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 32 JOHTAA KLUBIA

37 Presidenttinä sinulla on seuraavat klubin hallintoa koskevat tehtävät: hoitaa piirin ja RI:n vaatimat hallinnolliset tehtävät. valvoa, että klubi lähettää vaaditut raportit. toimia tiiviissä yhteistyössä sihteerin kanssa ja varmistaa, että vaaditut lomakkeet ja raportit toimitetaan ajoissa RI:lle ja piirille. pitää klubin kirjanpito ajan tasalla ja varmistaa, että puolivuosittaiset jäsenmaksut on maksettu. valvoa klubin varojen hoitoa. minimoida klubin aktiviteetteihin liittyvät riskit. valvoa, että Rotaryn merkkejä käytetään oikein. johtaa tehokkaasti klubikokouksia, hallituksen kokouksia ja klubineuvotteluja. rohkaista jäseniä osallistumaan piirineuvotteluun ja tarpeen mukaan muihinkin koulutustilaisuuksiin. valmistautua kuvernöörin vierailuun ja apulaiskuvernöörin käynteihin, joita on vähintään neljä vuodessa. Official Directory sisältää RI:n ja Säätiön toimihenkilöiden, komiteoiden, resurssiryhmien, sihteeristön henkilökunnan, piirien ja kuvernöörien yhteystiedot sekä klubit piireittäin aakkosjärjestyksessä ja niiden yhteystiedot. Vähimmäisvaatimukset Jotta rotaryklubit toimisivat tehokkaasti, RI:n hallitus on hyväksynyt klubin toiminnalle seuraavat vähimmäisvaatimukset: maksaa Rotary Internationalin per capita -maksut. kokoontuu säännöllisesti. tilaa virallisen Rotary World Magazine Press -julkaisun (The Rotarian tai Rotary Norden). toteuttaa palveluprojekteja, joilla autetaan oman paikkakunnan tai muiden maiden ihmisiä. ylläpitää yhteistyösuhteita piirin sisällä. ottaa vastaan kuvernöörin, apulaiskuvernöörin tai muun mahdollisen RI:n toimihenkilön. pitää voimassa sopivan yleisen vastuuvakuutuksen. noudattaa toiminnassaan RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä sekä toimintaohjeita. maksaa RI:n jäsenmaksut ja piirimaksut ilman ulkopuolista avustusta. toimittaa RI:lle oikeaan aikaan tarkat jäsenluettelot. ratkaisee klubin erimielisyydet sopuisasti. on yhteistyössä RI:n kanssa eikä aloita tai jatka oikeusjuttuja RI:tä, Rotarysäätiötä, tytärsäätiöitä tai sihteeristön kansainvälisiä toimistoja vastaan. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 33 JOHTAA KLUBIA

38 Nämä vähimmäisvaatimukset ovat vain alku sille, mikä rotaryklubista tekee onnistuneen. Toimi yhteistyössä apulaiskuvernöörin kanssa varmistaaksesi, että klubi ylittää vähimmäisvaatimukset. Klubin hallintokomitea Klubin hallinto saadaan tehokkaaksi yhteistyöllä. Klubin presidenttinä sinä johdat tätä yhteistyötä ja hallintokomitea puolestaan hoitaa sille määrätyt tehtävät. Klubin hallintokomitea on yksi niistä komiteoista, joita klubilla suositellaan olevan. Klubi voi muuttaa sääntöjään siten, että niistä käyvät ilmi tämän komitean erityistehtävät. Tarvittaessa hallintokomitealle voidaan nimittää alakomiteoita (katso liitteestä 9 esimerkkejä komitearakenteista). Klubin sihteerin ja rahastonhoitajan tulee olla hallintokomitean jäseniä. Komitean puheenjohtajan tulee kuulua klubin johtoryhmään. Hallintokomitealla on seuraavat tehtävät: auttaa sihteeriä seuraamaan jäsenten läsnäoloa. pitää yllä klubin jäsenluetteloa ja raportoida RI:lle ja SR:lle. auttaa klubin rahastonhoitajaa keräämään jäsenmaksut. järjestää klubin kokoukset. edistää klubin jäsenten keskinäistä toveruutta järjestämällä yhteisiä tapahtumia. toimittaa klubin viikkoseloste ja ylläpitää nettisivuja. Kokoukset Klubin ja piirin kokoukset sekä kansainväliset kokoukset antavat rotareille mahdollisuuden saada lisätietoja Rotarysta ja kouluttaa tulevia johtohenkilöitä. Ne tarjoavat myös tilaisuuden toveruuteen. Rotaryvuotesi aikana valmistele seuraavat kokoukset: klubikokoukset klubineuvottelut hallituksen kokoukset apulaiskuvernöörin vierailut kuvernöörin vierailu Lisäksi sinun pitäisi klubikokouksissa, klubineuvotteluissa, klubin nettisivuilla ja viikkoselosteissa tiedottaa piirin kokouksista ja kansainvälisistä kokouksista. Rohkaise jäseniä osallistumaan seuraaviin tapahtumiin: RI:n kongressi (Rotaryn kansainvälisyyden kokemiseksi). Piirineuvottelu, piirikonferenssi, rotarysäätiöseminaari, jäsenyysseminaari ja johtamisseminaari, joissa voi tavata muita piirin klubien johtohenkilöitä. Yksityiskohtainen yhteenveto piirin kokouksista ja kansainvälisistä kokouksista on liitteessä 5. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 34 JOHTAA KLUBIA

39 Klubikokoukset Klubin presidentti johtaa kaikkia klubin kokouksia. Klubikokouksissa tulisi olla mielenkiintoisia ohjelmia, jotka parantavat jäsenten rotarytietoutta, vahvistavat jäsenyyden arvoa ja antavat jäsenille lisää tietoa paikallisista ja maailmanlaajuisista kysymyksistä. Klubin hallintokomitea vastaa esityslistojen kehittämisestä presidentin valvomana. Suosituksia tehokkaan kokouksen suunnitteluun on Klubin hallintokomitean oppaassa (226A-FI). Suunnittele kokouksien aiheet Rotarykalenterin mukaan. Klubikokoukset voivat kestää tunnin tai kauemmin. Sovella jompaakumpaa seuraavista viikkokokoustyöjärjestyksistä oman klubisi tarpeisiin. 90 minuutin kokous 60 minuutin kokous Toiminto Kestoaika Toiminto Kestoaika Kokouksen avaus 5 min Kokouksen avaus 5 min Ruokailu ja hetki toveruutta 30 min Ruokailu 30 min Presidentille varattu aika 20 min Presidentille varattu aika Vierailevien rotareiden ja vieraiden esittely Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat Vierailevien rotareiden ja vieraiden esittely Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat Komiteoiden raportit Komiteoiden raportit Klubin viralliset asiat Klubin viralliset asiat Ohjelma 30 min Ohjelma 20 min Esitelmöitsijän esittely Esitelmöitsijän esittely Esitelmöitsijän puheenvuoro Esitelmöitsijän puheenvuoro Presidentin päätössanat 5 min Presidentin päätössanat 5 min Kokouksen päättäminen Kokouksen päättäminen Ilmaise odotuksesi selvästi klubin hallituksen kokouksissa. Anna myös hallituksen jäsenille aikaa raportoida toiminnastaan ja hankkeista sekä varaa aikaa keskusteluun kaikista aiheista. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 35 JOHTAA KLUBIA

40 Klubineuvottelut Useimmat klubit pitävät neljästä kuuteen klubineuvottelua vuodessa varmistaakseen selkeän viestinnän klubin hallituksen, klubin jäsenten ja piirin johtajien välillä. Rohkaise kaikkia jäseniä ja etenkin uusia jäseniä osallistumaan. Sinun tai jonkun muun nimetyn toimihenkilön tulee toimia klubineuvotteluiden puheenjohtajana. Ennen kuin suunnittelet neuvottelun pitämistä, pyydä jäseniltä palautetta, jotta kokouksessa keskustellaan heitä kiinnostavista asioista ja puututaan heidän huolenaiheisiinsa. Ajankohdat Tarkoitus Välittömästi piirineuvottelun jälkeen (ennen 1.7.) tarkastelu ja keskustelu siitä, miten klubi aikoo ottaa huomioon Piirineuvottelussa kehitettyjen ja ehdotettujen suunnitelmien RI:n teeman ja painopistealueet (tätä kokousta johtaa tuleva presidentti) jälkeen Keskustelu tulevan vuoden tavoitteista. Kaksi viikkoa ennen Kuvernöörin vierailun valmistelu. kuvernöörin vierailua Kuvernöörin vierailun Keskustelu kuveröörin kanssa klubin yleistilanteesta. aikana Rotaryvuoden puolivälissä (tammi-helmikuu) Huhti- tai toukokuussa Klubin tavoitteiden edistymisen käsittely ja loppuvuoden suunnitelmien vahvistaminen Tilaisuus avoimeen keskusteluun (ideoita ja aloitteita voidaan toteuttaa klubin suunnitelmien loppuun viemiseksi). Kuvernöörin vierailu Yksi piirikuvernöörin perustehtävä on vierailla kaikissa piirin klubeissa joko jokaisessa erikseen tai useassa klubissa samalla kertaa. Vierailuilla kuvernööri tukee klubeja ja antaa niille ajantasaista tietoa piirin tavoitteista. Rotaryklubit ovat velvollisia ottamaan piirikuvernöörin vastaan. Tämä henkilökohtainen käynti tarjoaa klubeille tilaisuuden kertoa tavoitteistaan, saavutuksistaan ja huolenaiheistaan. Jos mahdollista, ajoita vierailu samaan aikaan kuin jokin muu klubin tärkeä tapahtuma, kuten: klubin perustamistilaisuus jäseneksiottojuhla uusien jäsenten perehdyttämiskokous tunnustusten jako rotarysäätiötapahtuma Intercity-kokous Pyri mahdollisemman hyvään kokousosanottoon julkistamalla vierailu klubin viestinnässä ja pyydä jäseniltä panostusta. Ennen vierailua: Vertaa klubin tavoitteiden toteutumista niihin tavoitteisiin, joita on esitetty Suunnitteluoppaassa tehokkaille rotaryklubeille ja valmistaudu keskustelemaan niistä vierailun aikana. Huolehdi, että sinulla on kuvernöörille näytettäviksi raportit komiteoiden suunnitelmista, aktiviteeteista ja saavutuksista. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 36 JOHTAA KLUBIA

41 Vaalit Toimikautesi kuuden ensimmäisen kuukauden aikana sinun tulee huolehtia uusien toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten valinnasta. Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden valintaprosessista tulee olla säännökset klubin säännöissä. Hallituspaikkojen ja toimihenkilötehtävien tulee olla avoimia kaikille jäsenille. Jokaisen toimihenkilön ja hallituksen jäsenen tulee olla klubin arvossapidetty jäsen. Klubin tulisi pitää jokaisen rotaryvuoden alussa virkaanasettamiskokous (katso tilaisuuden ohjelmamallia liitteestä 6). Member Access Katso lisää osoitteesta www. rotary.org/ elearning miten voi hyödyntää Member Accessia. Member Access osoitteessa auttaa rotareita hoitamaan rotaryasioita nopeasti ja helposti. Se lisää jatkuvuutta eri vuosien johtohenkilöiden välille ja takaa, että RI:llä on tarkat rekisterit. Vain sinä ja sihteerisi voivat aktivoida muiden toimihenkilöiden Member Access -oikeudet. Rekisteröidy Member Accessiin nähdäksesi klubin tiedot ja lisätäksesi klubin tavoitteet ja opiskele verkkokursseilla tehtäviesi hoitoa. Member Access -toiminnot rooleittain* Toiminto Presidentti Sihteeri Rahastonhoitaja Rotarit Rotarytyöryhmien haku x Lomakkeiden haku x Klubitietojen päivittäminen (ei Suomessa) x x Jäsentietojen päivittäminen (ei Suomessa) x x Lahjoitus- ja tunnustusraporttien tarkastelu x x Klubin maksutilanneraportin tarkastelu x x x SHARE- ja polioraporttien tarkastelu x x x Lahjoita Rotarysäätiölle x x x x Tarkastele lahjoituksesi Rotarysäätiölle x x x x Tietojen haku Official Directorysta x x x x Uutiskirjeiden tilaus x x x x Päivitä osoitetietosi x x x x * Myös rotarysäätiökomitean puheenjohtajat voivat tarkastella rotarysäätiöraportteja. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 37 JOHTAA KLUBIA

42 Löydät lisätietoja klubin raportointivelvollisuuksista Klubin Sihteerin oppaasta. RI:n ja Rotarysäätiön vaatimat raportit Jotta RI:n posti ja muu tieto, kuten esim. puolivuotisraportit, saapuvat perille asianomaisille klubijäsenille, tulee kaikki klubin tiedot päivittää säännöllisesti SR:n jäsentietojärjestelmään. Jokaisen rotaryklubin tulee toimittaa seuraavat raportit ja tiedot: RI:lle ja SR:lle puolivuotisraportit (eräpäivät 1.7. ja 1.1.), joihin kuuluvat RI:n per capita -maksut jäsenistön muutokset toimihenkilöiden ja kokoustietojen muutokset tiedot Official Directoryyn (10.12 mennessä) klubille ja yksittäisille jäsenille tilattavat The Rotarian ja Rotary Norden -lehdet sääntövaltuuskuntamaksu (vain heinäkuussa) vain USA ja sen territoriot: vastuuvakuutus (vain heinäkuussa) Rotarysäätiölle Rotarysäätiön varojen käyttö, jos klubille on myönnetty apurahoja Piirille klubin tavoitteet (käytetään lomakkeita Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ja The Rotary Foundation Fund Development Club Goal Report Form) kuukauden läsnäoloraportit, jotka päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään jäsenmäärätavoite (1.6. mennessä) Rotaryklubin mallisääntöjen muuttaminen ei LÄSNÄ kyllä Presidents-elect Training Seminar 26 Klubin järjestysmuoto ja säännöt Kaikkien Rotary Internationaliin hyväksyttyjen rotaryklubien on noudatettava Rotaryklubin järjestysmuotoa, joka antaa puitteet klubin toiminnalle. Vuosina 2013 ja 2016 pidettävien Päätösvaltaisuus = 1/3 jäsenistä Hyväksyminen, vähintään 2/3 läsnä olevista jäsenistä puoltaa Esimerkki: 63 jäsentä klubissa 21 jäsentä läsnä (1/3 klubin jäsenistä) 14 vähintään täytyy puoltaa jotta muutos hyväksytään (2/3 läsnä olevista) District XXXX sääntövaltuuskunnan kokousten jälkeen Rotaryklubin järjestysmuoto päivitetään valtuuskunnan päätösten mukaiseksi. Varmista, että klubisi käyttää ajantasaista versiota. Klubin säännöissä on sellaisia klubin johtamiseen liittyviä lisäohjeita, joita ei ole järjestysmuodossa. Rotaryklubin mallisäännöt tulee olla sopusoinnussa Rotaryn periaatteiden kanssa, Ne on tarkoitettu muokattaviksi siten, että ne heijastavat klubin omaa identiteettiä. Rotary International kehottaa klubeja tarkistamaan järjestysmuotonsa säännöllisesti ja päivittämään ne tarpeen mukaan. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 38 JOHTAA KLUBIA

43 Klubin jäsenten on äänestettävä kaikista sääntöihin ehdotetuista muutoksista. Ilmoita kaikille jäsenille ehdotetusta muutoksesta vähintään 10 päivää ennen kokousta. Varmista, että kokous on päätösvaltainen eli paikalla on vähintään yksi kolmasosa klubin jäsenistä. Hyväksy muutos, jos kaksi kolmasosaa läsnä olevista jäsenistä puoltaa sitä. Varmista, että muutokset eivät ole ristiriidassa Rotaryklubin järjestysmuodon ja RI:n järjestysmuodon ja sääntöjen kanssa. Taloushallinto Klubin presidenttinä sinulla on taloutta koskevia velvoitteita, kuten klubin varojen valvonta, hyvä varainhoito ja varmistautuminen siitä, että klubi noudattaa kaikkia paikallisia lakeja, mukaan lukien verotus- ja verovapauslait. Katso liitteestä 7 taloushallinnon parhaat käytänteet. Jäsenmaksut ja muut maksut Käy läpi tai laadi yhdessä rahastonhoitajan kanssa järjestelmä jäsenmaksujen ja muiden maksujen keräämiseksi ja maksamiseksi. Klubin jäsenmaksut. Klubin jäsenmaksut voidaan periä klubin päättämällä tavalla viikoittain, kuukausittain tai vuosineljänneksittäin. Maksun suuruus päätetään vuosittain. Nämä maksut, jotka vaihtelevat klubeittain, kattavat yleensä toimintakulut, kuten kokoukset, ateriat, puhujien palkkiot ja klubin tarvikkeet. Liittymismaksut. Monet klubit perivät uusilta jäseniltä liittymismaksun sääntöjensä mukaisesti. Tämä maksu ei koske muista klubeista siirtyviä tai entisiä uudelleen liittyviä jäseniä eikä rotaracteja.* Piirin jäsenmaksut. Useilla piireillä on rahastoja piirin tukemia projekteja ja piirihallinnon kuluja varten. Näissä piireissä jokainen rotaryklubi maksaa piirille per capita -maksuja. Maksun suuruus hyväksytään vuosittain piirineuvottelussa, piirikonferenssissa tai PETSissä. RI:n per capita -maksut. Klubeilta peritään kahdesti vuodessa per capita -maksu. RI:n per capita -maksut puolivuosittain ovat seuraavat: : USD 26, : USD 26,50 Kaikki maksut, myös pro rata -maksut, erääntyvät maksettaviksi 1.7. ja 1.1. Jokaisesta puolivuotiskauden aikana tulleesta uudesta jäsenestä klubin tulee maksaa RI:lle pro rata -maksu. Jokaiselta täydeltä jäsenyyskuukaudelta perittävä maksu on 1/12 koko vuoden per capita -maksusta. * Katso tarkemmat ohjeet Rotaryklubin järjestysmuodosta, artikla 11. Maksut tulevat olemaan samat vuoden jälkeen, ellei sääntövaltuuskunta muuta niitä. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 39 JOHTAA KLUBIA

44 Per capita -maksuista maksetaan järjestön yleiset toimintakustannukset, joihin kuuluvat useilla kielillä julkaistavat painotuotteet, klubien, piirien ja projektien tukeminen, klubien tulevien toimihenkilöiden koulutus, opastus ja tietolähteet sekä RI:n nettisivujen ylläpito. RI:n muut maksut. Jäsenmaksujen lisäksi rotarit maksavat vaadittavien rotarylehtien tilausmaksut, sääntövaltuuskuntamaksun sekä muita kustannuksia. Puolivuotisraportti (SAR) RI lähettää puolivuotisraporttipaketin (SAR) jokaisen rotaryklubin sihteerille kesäkuun lopulla heinäkuun laskutusta varten ja joulukuun lopulla tammikuun laskutusta varten. Paketissa on kaksi osaa: klubin jäsenluettelo, joka tehdään RI:n tietojen perusteella ja joka on pohjana arviolaskutukselle. Klubin sihteerin tulisi päivittää tämä luettelo. lasku RI:n per capita -maksuista ja suhteutetuista maksuista, sääntövaltuuskunnan maksuista ja lehtitilauksista (kaksi rotaria, jotka asuvat samassa osoitteessa, voivat tilata lehden yhdessä). Rahastonhoitaja on vastuussa tästä osasta, ja hänen pitää laskea, mitä klubi on velkaa, käyttämällä paketin mukana tulevaa SARmuistilistaa. Auta klubin sihteeriä pitämään jäsenluettelo ajan tasalla SR:n jäsentietojärjestelmän kautta, jotta klubin per capita -laskutus olisi oikein. Rahastonhoitaja, klubin sihteeri tai klubin presidentti voi maksaa klubin erääntyneet maksut myös luottokortilla Member Accessissa. Sellaisten klubien, joissa on alle 10 jäsentä, tulee maksaa 10 jäsenestä. Jos sihteeri ei ole saanut SAR-pakettia heinäkuun tai tammikuun loppuun mennessä, hän voi joko tulostaa kopiot Member Accessista tai tilata ne osoitteesta tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Maksujen suorittaminen RI:lle ja piirille pitää klubin jäsenyyden voimassa ja klubin taloudenhoidon hyvämaineisena RI:ssä. Myös järjestön resurssit pysyvät klubin käytettävissä. Klubin tai jäsenen erottaminen ja jäsenyyden palauttaminen Klubit, jotka eivät maksa jäsenmaksujaan tai muita maksujaan RI:lle, erotetaan, eivätkä ne saa palveluja RI:ltä tai piiriltä. Klubin jäsenyys voidaan jäädyttää tai lopettaa myös, jos joku sen jäsenistä on käyttänyt väärin Rotarysäätiön antamia varoja. Erottaminen RI erottaa klubit, joilla on 250 USD tai enemmän maksamattomia suorituksia, kuuden kuukauden kuluttua eräpäivästä 1.1. tai 1.7. Klubit, jotka eivät ole maksaneet kaikkia velkojaan RI:lle 365 päivän kuluessa erottamisesta, menettävät alkuperäisen perustamiskirjansa eivätkä ole oikeutettuja hakemaan jäsenyyttä uudelleen. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 40 JOHTAA KLUBIA

45 Jäsenyyden palauttaminen Kun klubi anoo jäsenyyden palauttamista 90 päivän kuluessa erottamisesta, sen täytyy maksaa kaikki erottamishetkellä olleet maksurästinsä ja lisäksi 10 USD palautusmaksua jäsentä kohti. Jos klubissa on vähemmän kuin 10 jäsentä, sen tulee maksaa 10 jäsenen minimimaksu. Klubin, joka hakee jäsenyyden palauttamista 90 päivän ja 365 päivän välillä erottamisesta, pitää maksaa velkojensa lisäksi 15 USD palautusmaksua jäsentä kohti. Tämä koskee myös 10 jäsenen minimimaksua. Jäsenen erottaminen Jos jäsen ei ole suorittanut maksujaan 30 päivän kuluessa maksuajasta, klubin sihteerin tulee huomauttaa hänelle siitä. Tällöin tulee kertoa myös maksua odottava summa ja eräpäivä. Jos maksuja ei ole maksettu 10 päivän kuluessa huomautuksesta, jäsenyys voidaan lopettaa klubin hallituksen päätöksellä. Hallitus voi jatkaa jäsenyyttä jäsenen pyynnöstä, kun kaikki velat klubille on maksettu. Verot Tarkista veroviranomaisilta, tarvitseeko piirin tai klubien laatia veroilmoitus. Jos klubi on rekisteröity, sen tarvitsee ehkä tehdä erillinen veroilmoitus. Pyydä lisätietoja näistä vaatimuksista piirin talouskomitealta tai apulaiskuvernööriltä. USA:ssa jokaisen klubin on lakisääteisesti vuosittain jätettävä veroilmoitus viranomaisille. Lisätietoja klubisäätiöistä löydät Klubin rahastonhoitajan opas. Varainhankinta Jos klubi harjoittaa varainhankintaa, noudattakaa seuraavia ohjeita ja kertokaa niistä jäsenille: Ilmoittakaa tarpeen vaatiessa varainhankinnalla kerätyt rahamäärät paikallisille viranomaisille. Kun tiedotatte varainhankinnasta, kertokaa täsmällisesti, minne varat suunnataan paikalliselle klubille, piirin omalle säätiölle, Rotarysäätiölle vai jollekin muulle yksikölle. Jos lahjoitus oikeuttaa verovähennyksen, antakaa lahjoittajalle tarvittaessa kuitti. Lähettäkää lahjoitukset Rotarysäätiölle erillään RI:n maksuista. Yksityiskohtaisia lisätietoja varainhankinnan suunnittelusta löytyy Klubin palveluprojektikomitean oppaasta. Klubisäätiöt. Jos klubilla on säätiö tai se aikoo perustaa säätiön tai lahjoitusrahaston, noudattakaa tarkoin paikallisia lakeja. Pyytäkää neuvoja ilmoitusvelvollisuuksista paikalliselta veroviranomaiselta. Lisätietoja klubisäätiöistä saatte CDS-tukihenkilöltä. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 41 JOHTAA KLUBIA

46 Riskienhallinnan parhaita käytänteitä esitellään liitteessä 7. Riskinhallinta Klubin presidenttinä olet siinä asemassa, että kykenet minimoimaan riskit ja suojaamaan klubin jäseniä, ohjelmiin osallistujia ja klubin varoja. Harkitse kolmea peruskysymystä, kun suunnittelet aktiviteettejä ja tapahtumia presidenttivuodeksesi: Mikä voi mennä vikaan? Jos jotain menee vikaan, miten minä tai klubi menettelee? Miten mahdolliset tappiot korvataan? Jos on ilmeistä, että jotain voi mennä vikaan, riskiä voi pienentää jättämällä toiminnan tai tapahtuman toteuttamatta muuttamalla toimintaa tai tapahtumaa riskien vähentämiseksi tekemällä suunnitelman mahdollisten ongelmien varalle etsimällä jonkin toisen järjestön, joka suostuu osallistumaan ja jakamaan riskin Vaikka liiketoimista sopiminen kädenpuristuksella tai suullisella sopimuksella voi olla yleistä, RI suosittelee lämpimästi, että klubi käyttää kirjallisia ja allekirjoitettuja sopimuksia. Sopimus pyrkii määrittelemään kummankin osapuolen roolin ja vastuun selvästi, ja se voi sisältää erillismääräyksiä riskin vähentämiseksi. Säilytä asiakirjat tapahtuman jälkeen siltä varalta, että joku esittää korvausvaatimuksia. Klubeja kehotetaan pyytämään juridisia ja vakuutusalan neuvoja, kun on kyse vastuusuojasta. Vastuusuoja voidaan saavuttaa rekisteröimällä klubi tai sen aktiviteetit tai ottamalla vastuuvakuutus silloin, kun se katsotaan tarpeelliseksi. Klubien tulisi harkita vastuuvakuutuksen ottamista, mikäli niillä ei sitä jo ole. Katso Rotaryn käsikirjasta lisätietoja. Rotarymerkkien käyttö Rotaryklubit ja niiden jäsenet tunnistetaan rotarytunnuksesta kaikkialla maailmassa. Kaikkien rotareiden tulisi huolellisesti varoa käyttämästä väärin rotarytunnusta. Silloin rotaryklubit ja -piirit voivat sitä vastaisuudessakin käyttää. Rotary International omistaa tavara- ja palvelumerkkejä (yhteiseltä nimeltään Rotaryn merkit) kaikkien maailman rotareiden hyödyksi. Katso luetteloa liitteestä 8. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 42 JOHTAA KLUBIA

47 RI Visual Identity Guide Varmista yhdessä palveluprojektikomitean kanssa, että klubi noudattaa merkkien käytössä RI:n käytänteitä nettisivuillaan ja projektien nimissä. Lisätietoa rotarymerkkien käytöstä löytyy Rotaryn käsikirjasta ja Rotaryn menettelytapaohjeista. Myös CDS-tukihenkilösi osaa antaa neuvoja. Katso lisää tietoa RI Visual Identity Guide -oppaasta. Rotarytunnuksen toisintaminen Kun toisinnatte Rotaryn tunnuksen, noudattakaa RI:n hallituksen ohjeita, jotka sallivat rotaryklubin, piirn ja muun rotary-yksikön* käyttää Rotaryn merkkejä: Rotarymerkkiä ei saa millään tavoin muuttaa, muunnella eikä peittää. Merkki pitää toisintaa kokonaisena. Yleisin ongelma rotarytunnuksen toisintamisessa on, että merkki ei ole kokonainen. Välttäkää seuraavia rotarytunnuksen väärinkäyttötapoja: Keskiosasta puuttuu kiilaura. Tunnuksen keskiosa on täytetty. Tunnus on osittain peitetty, tai sitä on muutettu. Rotaryn merkkejä ei saa koskaan käyttää edistämään mitään kaupallista tarkoitusta tai poliittista kampanjaa. Rotaryn nimeä tai tunnusta voi käyttää klubin tai piirin kirjelomakkeessa ja henkilökohtaisissa käyntikorteissa, mutta ei koskaan liikeyrityksen kirjelomakkeessa tai käyntikortissa. Kaikki rotaryklubin tai -piirin virheelliset rotarytunnuksen toisinnot on sähköisissä julkaisuissa korjattava välittömästi ja painetussa materiaalissa seuraavaa painosta otettaessa. Klubit voivat ladata RI:n, Rotarysäätiön tai rotaryohjelmien merkkejä osoitteesta tai tilata CD:n Rotary Logos (234-MU). * Rotary-yksiköksi on määritelty Rotary International, Rotarysäätiö, rotaryklubi tai ryhmä klubeja, rotarypiiri tai piiriryhmä (mukaan luettuna monipiiritoiminta tai usean piirin hallinnosta vastaava elin), rotareiden toimintaryhmä, Rotaryn toveruusryhmä, RI:n kongressin isännyyskomitea ja RI:n hallinnolliset alueelliset yksiköt. Yksittäiset RI:n ohjelmat eivät ole rotary-yksikköjä. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 43 JOHTAA KLUBIA

48 Nimeämisohjeet Kun Rotaryn nimi, tunnus tai muu Rotaryn merkki esiintyy klubin projektin, ohjelman, nettisivun tai julkaisun nimessä, varmista, että nimi on sijoitettu niin lähelle merkkiä, että se näkyy yhtä selvästi kuin merkki ja että sitä on käytetty heti Rotaryn nimen edellä tai sen jälkeen. Oikeita nimeämisesimerkkejä: Siivousprojekti, Valley Rotary Club Juhlavuosipuisto, Rotary Club of Mountain City Erityisohjeita Rotary-nimen ja -tunnuksen käytöstä katso Rotaryn menettelytapaohjeista kohdasta tai ota yhteys RI:n CDStukihenkilöön. Rotaryn merkkien käyttö varainhankinnassa Lähes 300 myyjällä on valtuus käyttää rotarymerkkejä tuotteiden markkinoinnissa. Virallisten lisenssinhaltijoitten luettelo on osoitteessa sekä Official Directoryssa. Suomessa lisenssinhaltijayrityksen nimi löytyy Rotarymatrikkelin takakannen sisäsivulta. Jos klubisi haluaa hankkia varoja projektia varten myymällä Rotaryn nimellä, sen tunnuksella tai muulla Rotaryn merkillä varustettuja tuotteita, varmista, että tuotteessa on rotaryklubin nimi, varainhankintatapahtuman tai projektin nimi ja projektin päivämäärä. Huolehdi myös siitä, että tuote ostetaan RI:n viralliselta lisenssinhaltijalta. Jos klubi haluaa myydä tuotteita pidempiaikaisen varainhankintaprojektin hyväksi, klubin on anottava siihen RI:ltä lisenssi. Lähetä kysymyksesi lisensioinnista osoitteeseen KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 44 JOHTAA KLUBIA

49 Toimenpidetarpeet? Mitä lisätietoa tarvitset klubin johtamisesta? Miten teet klubikokouksista niin tehokaita ja kiinnostavia, että jäsenet pysyvät mukana? Mitä innovatiivisia ideoita sinulla on presidenttivuodellesi? Mitkä ovat henkilökohtaiset tavoitteesi klubin johtamisessa? Keneltä kysyt neuvoja klubin johtamisesta? Miten käytät Member Accessia? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 45 JOHTAA KLUBIA

50 Liite 5: Piirikokoukset ja kansainväliset kokoukset Tulevien presidenttien koulutusseminaari Tulevien presidenttien koulutusseminaari (PETS) pidetään helmi- tai maaliskuussa, ja se valmentaa sinua presidenttivuodelle. Sinun on osallistuttava PETSiin voidaksesi palvella klubin presidenttinä. Piirineuvottelu Piirineuvottelu pidetään tyypillisesti joko maalis-, huhti- tai toukokuussa. Sen tarkoitus on antaa klubien tuleville presidenteille, sihteereille, rahastonhoitajille ja komiteoiden puheenjohtajille tietoja ja taitoja, jotka auttavat klubia saavuttamaan tavoitteensa heidän toimivuotenaan. Piirineuvottelu antaa myös tilaisuuden tavata tuleva kuvernööri, tulevia apulaiskuvernöörejä ja piirikomiteoiden jäseniä. Piirin jäsenyysseminaari Piirin jäsenyysseminaari, joka pidetään piirineuvottelun jälkeen, valmistaa klubin johtohenkilöitä kehittämään klubin jäsenhankintaa ja -huoltoa. Presidentin tulisi yhdessä jäsenyyskomitean kanssa osallistua seminaariin, jotta oppisitte uusia strategioita jäsenten rekrytoimiseksi ja pitämiseksi klubissa. Myös muut asiasta kiinnostuneet rotarit voivat osallistua tilaisuuteen. Piirikonferenssi Piirikonferenssi antaa rotaryklubeille mahdollisuuden keskustella tärkeistä asioista, saada tietoa Rotaryn ohjelmista ja esitellä menestyneitä piiri- ja klubiaktiviteettejä. Siellä on myös tilaisuus tutustua toisiin rotareihin ja pitää hauskaa. Rohkaise kaikkia klubin jäseniä osallistumaan piirikonferenssiin. Piirin johtamisseminaari Piirin johtamisseminaarissa, joka pidetään piirikonferenssin yhteydessä, klubin jäsenet saavat lisää tietoa siitä, kuinka Rotarya voi palvella piiritasolla. Entisten kuvernöörien ja klubien johtohenkilöiden toivotaan osallistuvan tähän seminaariin. Piirin rotarysäätiöseminaari Piirin rotarysäätiöseminaari korostaa Rotarysäätiöön osallistumisen etuja ja esittelee Säätiön ohjelmia ja menettelytapoja. Seminaari on tarkoitettu klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtajalle ja jäsenille sekä muille asiasta kiinnostuneille rotareille. RI:n kongressi Vuosittainen RI:n kongressi, joka pidetään touko- tai kesäkuussa, juhlii Rotaryn saavutuksia, edistää toveruutta ja auttaa rotareita vaihtamaan palveluideoita ja -strategioita, jotka vahvistavat klubien ja piirien ohjelmia. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 46 JOHTAA KLUBIA

51 Liite 6: Klubin toimihenkilöiden virkaanasettaminen Vaikka toimihenkilön tehtävään asettamiseen ei ole mitään määrättyä seremoniaa, klubi voi luoda seremonian, jossa osoitetaan kunnioitusta uusille virkailijoille ja annetaan tunnustusta tehtävistään eroaville. Seuraavaa ehdotusta uusien virkailijoiden virkaanasettamisesta voi soveltaa tilanteen mukaan. 1. eroavan presidentin puhe (hän johtaa seremoniaa) 2. kiitospuhe eroaville toimihenkilöille ja hallituksen jäsenille 3. jatkavien hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden kiittäminen 4. uuden presidentin asettaminen tehtävään Presidentin juhlallinen vakuutus: Minä,, rotaryklubin presidenttinä lupaan parhaan kykyni mukaan hoitaa presidentin tehtävät klubin järjestysmuodon ja sääntöjen mukaisesti., 5. Past president -pinssin luovuttaminen eroavalle presidentille 6. uusien toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten virkaanasettaminen Toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten juhlallinen vakuutus: Minä,, hyväksyn ja ymmärrän sen tehtävän vaatimukset, johon minut on valittu, ja tulen työskentelemään ahkerasti klubin parhaaksi. 7. komiteoiden puheenjohtajien esittely 8. puheenjohtajan nuijan luovutus Eroava presidentti: Julistan täten uudet virkailijat ja hallituksen jäsenet virallisesti virkaan asetetuiksi ja luovutan puheenjohtajan nuijan presidentti symbolina klubin hallinnon siirrosta. 9. uuden presidentin puhe KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 47 JOHTAA KLUBIA

52 Liite 7: Parhaat käytänteet talous- ja riskinhallinnassa Perehdy tähän muistilistaan, joka auttaa sinua hoitamaan klubin taloutta ammattimaisesti ja noudattamaan taloudenhoidossa avoimuutta. Nämä parhaat käytänteet on tarkoitettu klubeille ja piireille. Taloushallinto Muodosta klubista/piiristä tarpeen vaatiessa rekisteröity yhdistys. Tee klubin/piirin veroilmoitus, jos paikalliset tai kansalliset verolait sitä vaativat. Avaa klubille/piirille erilliset pankkitilit toiminta- ja lahjoituskuluja varten ja nimeä kummallekin tilille kaksi nimenkirjoittajaa. Laadi menettelytapaohjeet klubin/piirin varojen käytöstä. Laadi talousarvio ja noudata sitä. Tarkista per capita -maksut ja huolehdi, että ne vastaavat piirin tarpeita. Varmista, että klubissa/piirissä tiedetään, miten suoritetaan lahjoitukset Rotarysäätiölle, ja että jokaisessa klubissa ollaan selvillä siitä, miten maksut Rotary Internationalille hoidetaan. Tutustu paikallisiin lahjoituksia koskeviin lakeihin ja varmista, että näitä lakeja noudatetaan. Huolehdi siitä, että vuositoiminnantarkastuksen suorittaa pätevä toiminnantarkastaja, joka ei ole tekemisissä klubin/piirin varojen hoidon kanssa. Varmista, että klubi/piiri pystyy tehokkaasti saamaan tietoa taloudenhoidon parhaista käytänteistä ja että nämä käytänteet siirtyvät vuosittain tuleville toimihenkilöille. Riskinhallinta Rajoita klubin presidentin mahdollista henkilökohtaista vastuuvelvollisuutta ajattelemalla etukäteen, mikä voisi mennä vikaan, miten presidentti ja klubi voivat siihen reagoida ja miten mahdolliset tappiot maksetaan. Käytä kirjallisia ja allekirjoitettuja sopimuksia ja säilytä asiakirjat usean vuoden ajan tapahtuman jälkeen. Kysy sopimusneuvotteluissa neuvoa paikallisilta juristeilta. Varmista, että klubilla/piirillä on paikallisten olojen mukainen vastuuvakuutus aktiviteettejaan ja toimintaansa varten. Käytä paikallista vakuutusyhtiötä, kun hankitte klubille/ piirille sopivaa vakuutusta.* * Yhdysvalloissa ja sen territorioissa ja itsehallintoalueilla olevilla klubeille ja piireille on yleinen vastuuvakuutus johtokunnan jäsenille ja toimihenkilöille/työharjoittelijoille RI:n järjestämällä ohjelmalla. Kaikki yhdysvaltalaiset aktiiviklubit maksavat vakuutusmaksun heinäkuun puolivuotismaksun yhteydessä. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 48 JOHTAA KLUBIA

53 Liite 8: Rotaryn merkit Rotaryn merkkeihin kuuluvat sana Rotary, rotarytunnus, RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmien nimet ja logot, RI:n teemat, RI:n kongressien logot ja monet termit ja kuvat, joista osa on esitetty alla. Kattava luettelo merkeistä on Rotaryn menettelytapaohjeissa (RCP). End Polio Now Every Rotarian, Every Year A Global Network of Community Volunteers Humanity in Motion Interact, Interact Club Interota Paul Harris Paul Harris Fellow The Permanent Fund to Secure Tomorrow PolioPlus RI RITS Rotaract, Rotaract Club Rotarian The Rotarian Rotary, Rotary Club Rotary Community Corps The Rotary Foundation The Rotary Foundation of Rotary International Rotary International Rotary Leader Rotary.org Rotary World Magazine Press Rotary Youth Exchange Rotary Youth Leadership Awards RYLA Service Above Self One Profits Most Who Serves Best TRF KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 49 JOHTAA KLUBIA

54 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 50 JOHTAA KLUBIA

55 4 Ole johtaja rotareille Kehittääksesi johtoryhmän johtamistaitoja ja kouluttaaksesi klubissa tulevaisuuden johtajia pidä työpaja, jossa hyödynnät julkaisua Johtajuuden kehittäminen: Oppaasi koulutusohjelman aloittamiseen (250-FI). Voit käyttää opasta apuna myös hoitaessasi omaa presidentin tehtävääsi. Klubin presidentin onnistuminen tehtävässään riippuu siitä, kuinka hyvin hän tekee yhteistyötä klubi- ja piirijohdon kanssa. On tärkeää olla sekä arvojohtaja, joka tarjoaa klubille vision ja motivoi sen jäsenet toimimaan, että päällikkö, joka jakaa tehtäviä, varmistaa, että määräaikoja noudatetaan, ja huolehtii avoimesta ja suorasta tiedonkulusta presidentin ja klubin johtoryhmän välillä. Tehtävät Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat tehtävät johtaessasi rotareita: nimittää klubikomiteoiden jäsenet ottaen huomioon heidän osaamisensa ja kehittymismahdollisuutensa valmentaa klubin johtoryhmä tulevaan vuoteen olla selvillä siitä, millä tavoin piiri voi tukea klubia huolehtia jatkuvuudesta klubin ja komiteoiden johdossa KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 51 JOHTAA ROTAREITA

56 Presidenttinä sinulla on seuraavat tehtävät johtaessasi rotareita: varmistaa, että tieto kulkee klubin sisällä sekä sinun ja piirijohdon välillä. huolehtia jatkuvuudesta klubin ja komiteoiden johdossa. motivoida klubin jäseniä saavuttamaan tavoitteensa. kuunnella kaikkia jäseniä ja pitää huolta siitä, heidän tarpeensa otetaan huomioon. Yhteistyö klubin kanssa Klubin johtoryhmään tulevat rotarit toteuttavat aikanaan klubin tavoitteet, joten heidän tulee myös olla mukana asettamassa niitä. Yrittäkää päästä tavoitteista yhteisymmärrykseen. Tee sen jälkeen tarvittavat nimitykset näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Jakamalla vastuuta johtoryhmälle saat itse enemmän aikaa motivoida klubin jäseniä osallistumaan projekteihin ja aktiviteetteihin. Huolehdi siitä, että klubin johtohenkilöt osallistuvat piirin koulutustilaisuuksiin, jotta he ovat valmiit tuleviin tehtäviinsä. Johtoryhmän tulee yhdessä kouluttaa klubin tulevia johtohenkilöitä ja varmistaa näin sujuva siirtyminen uuteen rotaryvuoteen. Klubin hallitus Klubin hallitus johtaa toimintaa. Sen muodostavat presidentti, varapresidentti, tuleva presidentti (tai presidenttiehdokas, jos tulevaa presidenttiä ei ole valittu), sihteeri, rahastonhoitaja, edellinen presidentti ja muut klubin sääntöjen määräämät henkilöt. Johtoryhmään kuuluvat klubin hallituksen jäsenet, klubikouluttaja, klubimestari ja komiteoiden puheenjohtajat. Klubin hallitus on valittu pitämään huolta klubin toiminnasta ja tavoitteista. Hallituksen jäsenet toteuttavat klubin suunnitelmia ja tavoitteita läheisessä yhteistyössä presidentin kanssa. Rotaryklubin mallisääntöjen mukaan hallituksen tehtävät ovat seuraavat: kaikkien klubivirkailijoiden ja komiteajäsenten toiminnan valvonta. klubimestarin valinta. klubin talousarvion seuranta sen varmistaminen, että talousarviossa on varattu kohtuulliset käyttövarat klubin toimintaan ja palveluprojekteihin kaikkien niiden menoerien hyväksyminen, joille ei ole osoitettu varoja talousarviossa ehdotettujen jäsenten hyväksyntä tai hylkäys. Hallitus pyytää sihteeriä ilmoittamaan hallituksen päätöksestä jäsenehdotuksen tekijälle 30 päivän kuluessa. sen valvonta, että klubi toimii niin kuin sen on tarkoitettu toimivan, ja toimintatapojen tarkistaminen, jos ne ovat vanhentuneita. uusien luovien tapojen harkinta, joilla klubista voidaan tehdä KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 52 JOHTAA ROTAREITA

57 elävämpi ja toteuttaa Rotaryn tavoitteita. paikkakunnan ja maailman tarpeiden arviointi ja niitä koskevien tavoitteiden asettaminen klubille. Toimit klubin hallituksen kokousten puheenjohtajana. Klubin sihteeri Sihteerisi kantaa suurelta osin hallinnollisen vastuun päivittäisistä toiminnoista. Rotaryklubin mallissääntöjen mukaan klubin sihteerin tehtävänä on: ylläpitää jäsenrekisteriä. lähettää klubin, hallituksen ja komiteoiden kokouskutsut. laatia ja arkistoida kokouspöytäkirjat. lähettää vaaditut raportit RI:lle, SR:lle ja piirille mukaan lukien puolivuosittaiset jäsenyysraportit ja maksaa jäsenmaksut Rotary Internationalille 1.7. ja 1.1. sekä huolehtia SR:n ja piirin per capita -maksuista. pitää kirjaa jäsenten läsnäolosta kokouksissa ja raportoida siitä SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15 päivään mennessä. tehdä yhteistyötä klubin toimihenkilöiden kanssa. vastata muista tehtävistä, joita klubi voi antaa. Klubin presidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan tulisi luoda Member Access -tilit voidakseen tarkastaa ja ylläpitää klubin hallintotietoja. Yhteistyö sihteerin kanssa auttaa presidenttiä ymmärtämään, mikä klubin tilanne on ja mihin se on menossa. Yhdessä sihteerin kanssa presidentin tulee vuoden päättyessä päivittää klubin arkisto, joka sisältää yhteenvedon klubin toiminnoista vuoden aikana, valokuvat toimihenkilöistä tai erityistapahtumista, uusien jäsenten nimet ja listan asioista, joissa on onnistuttu erinomaisesti. Neuvo sihteeriäsi ja muita toimijoita olemaan varovainen s-postiviestien suhteen, joissa käytetään rotaryterminologiaa, ja vaadi käyttäjätunnus tai muu tunnistetieto. Viestit ovat usein vilpillisiä, ja ne voi jättää huomiotta. Ennen kuin annat mitään henkilökohtaisia tietoja vastauksena s-postiin, varmistaudu lähettäjän henkilöllisyydestä sekä selvitä syy pyyntöön s-postin tai puhelinsoiton avulla. Klubin rahastonhoitaja Varmistaaksesi, että klubin varoja, maksuja ja raportointia hoidetaan asianmukaisesti, sinun tulee tavata klubin rahastonhoitajaa säännöllisesti. Rahastonhoitajan tulee hoitaa klubin rahaliikenne ja tilinpito sekä auttaa talousarvion laadinnassa. Rotarylubin mallisääntöjen mukaan rahastonhoitajan tulee hoitaa seuraavat tehtävät: vastata klubin varoista. tehdä vuoden päättyessä selkoa klubin varoista, kirjanpidosta ja klubin omaisuudesta klubin hallitukselle, tulevalle rahastonhoitajalle ja presidentille. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 53 JOHTAA ROTAREITA

58 Jos klubilla ei ole rahastonhoitajaa, sihteerin tulee hoitaa nämä tehtävät. siirtää tehtävänsä joustavasti seuraajalleen rotaryvuoden päättyessä. hoitaa muut toimeen kuuluvat tehtävät. Harkitse klubin talouden seurannan lisäämistä hallituksen tehtäviin. Klubimestari Klubimestari varmistaa, että kokoukset sujuvat ilman turhia keskeytyksiä. Klubimestarin tehtävänä on auttaa presidenttiä pitämään klubikokoukset tehokkaasti ja asianmukaisesti. Klubikouluttaja Jotta klubilla varmasti on koulutussuunnitelma, voit nimetä klubikouluttajan. Saadakseen tukea ja ideoita klubikouluttajan tulisi olla yhteistyössä klubin hallituksen ja komiteoiden, apulaiskuvernöörin, piirin koulutuskomitean ja kuvernöörin kanssa. Katso liitteestä 11 miten klubi voi hyödyntää klubikouluttajaa. Klubin koulutusohjelmassa tulisi huolehtia siitä, että klubien johtohenkilöt osallistuvat piirin koulutustilaisuuksiin. uusien jäsenten perehdyttäminen on jatkuvaa ja säännöllistä. nykyiset jäsenet pääsevät säännöllisesti koulutustilaisuuksiin. kaikki jäsenet voivat osallistua johtamistaitojen kehittämisohjelmaan. Seuraajasi Jotta klubin johtoryhmässä olisi jatkuvuutta, presidentin tulee tehdä yhteistyötä seuraajansa kanssa, erityisesti toiminnoissa, jotka kestävät kauemmin kuin yhden rotaryvuoden, kuten strategiasuunnittelu, komiteoiden nimitykset ja klubin palveluprojektit. Klubikomiteat Klubin komiteoiden tulee suunnitella, edistää ja toteuttaa aktiviteetteja ja projekteja klubin vuositavoitteiden ja pitkän aikavälin tavoitteiden toteuttamiseksi. Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat klubin komiteoita koskevat tehtävät: selvittää, kuinka hyvin nykyinen komitearakenne tukee tulevan vuoden klubitavoitteita. nimittää komiteoiden jäsenet mennessä. valmentaa klubin komiteoiden puheenjohtajat tehtäviinsä. varmistaa klubin komiteoissa jatkuvuus ja nimittää poisjäävien tilalle uudet jäsenet. muuttaa tarvittaessa klubin sääntöjä vastaamaan klubin organisaatiota. Klubin presidenttinä valvot, että jokainen komitea saavuttaa vuositavoitteensa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 54 JOHTAA ROTAREITA

59 Esimerkkejä klubin komitearakenteesta on liitteessä 9. Katso luvusta 3 miten sääntöjä muutetaan, kun klubin komitearakennetta muutetaan. Klubin komitearakenne Klubin komitearakenteen tulisi tukea klubin kuluvan vuoden tavoitteita. Klubissa suositellaan olevan seuraavat komiteat, joiden toimialoille on kullekin tässä oppaassa oma luku: Klubin hallinto (luku 3) Jäsenyys (luku 5) Julkisuuskuva (luku 6) Rotarysäätiö (luku 7) Palveluprojektit (luku 8) Nimitä lisää komiteoita ja alakomiteoita tarpeen mukaan. Komiteoiden puheenjohtajien valinta Valitse komiteoiden puheenjohtajat heidän ammattitaitonsa, henkilökohtaisen kiinnostuksensa ja osaamisensa perusteella. Koska komitean toiminnot voivat jatkua usean vuoden ajan, työn jatkuvuudelle on hyväksi, jos osa edellisen vuoden komiteajäsenistä jatkaa uudessa komiteassa. Jokaisen komitean puheenjohtajalla tulisi olla aiempaa kokemusta kyseisestä komiteasta. Komiteoiden puheenjohtajien perehdyttäminen Anna kullekin puheenjohtajalle oman komiteansa opaskirja. Kannusta kaikkien komiteoiden puheenjohtajia osallistumaan piirineuvotteluun, jossa he voivat hankkia tietoja ja taitoja, joita tarvitaan tehokkaan komitean johtamisessa. Yhteistyö komiteoiden kanssa Sinun tulee tukea klubikomiteoita, saada niiden toiminnasta irti mahdollisimman paljon ja pitää niiden toimintaa jatkuvasti tehokkaana: Tarkasta kunkin komitean toimintasuunnitelma. Koordinoi komiteoiden yhteistyötä. Motivoi komiteoita uusiin haasteisiin. Kunnioita komitean toimintalinjaa, vaikka se poikkeaisi omasta kannastasi. Motivoi vapaaehtoisia Rotarit ovat vapaaehtoisia, eikä se, mikä motivoi heitä ammatissa, ehkä motivoi heitä Rotaryssa. Rotaryssa vapaaehtoisten yleisiä motivointitekijöitä ovat: usko siihen, että tavoite hyödyttää paikkakuntaa ja omaa rotaryklubia. usko siihen, että tavoite on saavutettavissa. mahdollisuus toveruuteen. ammatilliset verkostoitumismahdollisuudet. omaa ammattiaitoa hyödyntävät toimeksiannot. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 55 JOHTAA ROTAREITA

60 määräajat, joiden noudattamista presidentti sekä klubin johtohenkilöt seuraavat jatkuvasti. tunnustuksen antaminen tehdystä työstä. Laatikaa klubin vuosittaiset ja pitkän aikavälin tavoitteet siten, että ne täyttävät tunnustusohjelman, kuten RI:n presidentin kunniamaininnan vaatimukset. Tunnustukset Tunnustuksen antaminen rotareille heidän ponnistuksistaan on tärkeä osa klubin presidentin tehtävistä. Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön antamien tunnustuksien lisäksi (liite 10), rotarypiirillä voi olla muutama oma tunnustus. Kysy piirikuvernööriltä tai apulaiskuvernööriltä, mitä tunnustuksia jäsenille tai klubille on saatavilla. Myös klubit voivat kehittää omia tunnustuspalkintoja. Presidentin tehtävä on esittää tunnustuksia klubin jäsenille tai paikkakuntalaisille. Tunnustukset motivoivat parhaiten, jos toimit seuraavasti: Tee tunnustuksen luovuttamisesta muistettava tilaisuus. Kutsu kuvernööri tai joku muu sopiva Rotaryn johtohenkilö luovuttamaan tunnustus. Kutsu tilaisuuteen perheenjäseniä. Valokuvaa luovutus ja laita kuva klubin viikkoselosteeseen. Kutsu tilaisuuteen jäsenehdokkaita. Näin he tutustuvat Rotaryyn ja jäsenten ansioihin. Samalla tilaisuus kertoo siitä, että jäsenet ovat klubille tärkeitä ja että klubi arvostaa heitä. Luo luovutustilaisuuteen sopiva ilmapiiri. Käytä lavaa tai esiintymiskoroketta. Huolehdi tilanteen mukaan koristelusta tai kukista. Yhteistyö piirin kanssa Piirin johtohenkilöiden ensisijainen velvollisuus on auttaa klubeja toimimaan tehokkaasti. Piirin johtoon kuuluvat kuvernööri, apulaiskuvernöörit, piirikomiteat, piirikouluttaja, piirisihteeri ja entiset piirikuvernöörit. Rotarypiiri tukee klubeja opastamalla niitä esim. jäsenistö- ja palveluprojektiasioissa. saattamalla yhteen klubeja, joilla on samanlaisia ongelmia tai projekteja. antamalla rotareille mahdollisuuden kehittää johtamistaitojaan ja parantaa palvelupanostaan työskentelemällä piirikomiteoissa. välittämällä klubikomiteoille ja jäsenille rotarytietoutta. koordinoimalla RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmia. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 56 JOHTAA ROTAREITA

61 Piirikuvernööri Piirin klubien hallintoa valvoo kuvernööri, joka neuvoo, innostaa ja motivoi klubeja, jotta ne olisivat entistä tehokkaampia. kertoo klubeille ja niiden toimihenkilöille piirin toiminnoista ja mahdollisuuksista osallistua niihin. Apulaiskuvernöörit Kuvernööri nimittää apulaiskuvernöörit, joiden tehtävänä on auttaa klubeja toimimaan tehokkaasti tavoitteidensa saavuttamiseksi. Jokainen apulaiskuvernööri vastaa 4 8 klubin ryhmästä. Apulaiskuvernöörille suositeltavat tehtävät ovat seuraavat: auttaa parhaiden käytäntöjen toimeenpanossa käyttäen opasta Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma. auttaa klubin tavoitteiden asettamisessa ja läpikäymisessä käyttäen apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille. osallistua kutsuttaessa klubien kokouksiin ja neuvotteluihin, erityisesti kuvernöörin virallisen vierailun yhteydessä järjestettävään klubineuvotteluun. vierailla jokaisessa toimialueensa klubissa vähintään kerran neljännesvuodessa tapaamassa klubijohtoa ja keskustelemassa klubin asioista ja resursseista sekä sen raha-asioiden hoidosta.* auttaa klubijohtoa aikatauluttamaan ja suunnittelemaan kuvernöörin virallista vierailua. toimia kuvernöörin ja klubien välisenä yhdyssiteenä. auttaa klubeja palveluprojekteissa ja niiden edistymisen seurannassa. kannustaa klubeja toteuttamaan kuvernöörin klubille esittämiä ehdotuksia. koordinoida piiritoimikuntien kanssa klubeissa järjestettävää koulutusta. etsiä piirille uusia johtohenkilöitä ja kannustaa heitä eteenpäin. Piirikomiteat Piirikomiteat tukevat klubien aktiviteetteja omilla erityisaloillaan: piirikonferenssi piiriohjelmat (esim. RYLA, Rotaract ja nuorisovaihto) laajennus (auttaa uusien klubien perustamisessa) talous jäsenkehitys ja jäsenhuolto * Kun henkilökohtaiset käynnit ovat vaikeita, ota yhteyttä apulaiskuvernööriin. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 57 JOHTAA ROTAREITA

62 nimitykset suhdetoiminta RI:n kongressin edistäminen Rotarysäätiö piirikoulutus KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 58 JOHTAA ROTAREITA

63 Toimenpidetarpeet? Mitä taitoja sinun täytyy kehittää ollaksesi hyvä johtaja? Mitä suunnitelmia sinulla on parantaaksesi näitä taitoja? Miten aiot kehittää suhteitasi klubin johtoryhmään? Keneltä voit saada neuvoja työskentelystä johtoryhmän kanssa? Miten klubi aikoo kehittää jäsenistönsä johtamistaitoja? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 59 JOHTAA ROTAREITA

64 Liite 9: Esimerkkejä klubin komitearakenteesta Rotaryklubeille suositellaan viittä pysyvää komiteaa. Klubit voivat lisätä tai poistaa komiteoita tai alakomiteoita tarpeidensa ja aktiviteettiensa mukaan. Apulaiskuvernöörit tai kuvernööri voivat auttaa klubin johtoa päättämään, mitkä ovat sopivat alakomiteat. VAIHTOEHTO 1: Normaalin kokoinen rotaryklubi Klubin hallitus Strategiasuunnittelukomitea (harkinnanvarainen) KOMITEAT Klubin hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö MAHDOLLISET ALAKOMITEAT Klubin ohjelma Klubin tiedottaminen Nettisivut Läsnäolo Toveruus Jäsenhankinta Sitouttaminen Perehdyttäminen ja koulutus Moninaisuus Mediasuhteet Mainostaminen ja markkinointi Netti ja sosiaaliset mediat Ammatilliset Yhteiskunnalliset Kansainväliset Uudet sukupolvet Projektien varainhankinta Polio Varainhankinta Apurahat KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 60 JOHTAA ROTAREITA

65 VAIHTOEHTO 2: Suuri rotaryklubi Klubin hallitus Strategiasuunnittelukomitea (harkinnanvarainen) KOMITEAT Klubin hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö MAHDOLLISET ALAKOMITEAT Klubin ohjelma Klubin tiedottaminen Nettisivut Läsnäolo Arkistointi Toveruus Rotaryperhe Klubimestarit Jäsenhankinta Sitouttaminen Perehdyttäminen Koulutus Mentorointi Jäsenarvioinnit ja suunnittelu Moninaisuus Alumnit Mediasuhteet Mainostaminen ja markkinointi Erikoistilaisuudet Ulkoiset suhteet Netti ja sosiaaliset mediat Ammatilliset Yhteiskunnalliset Kansainväliset Uudet sukupolvet Projektien varainhankinta [lisää komiteoita tarpeen mukaan] Taloudenhoito Stipendit Ammattikoulutustiimit Piiriapurahat Globaalit apurahat Polio Varainhankinta VAIHTOEHTO 3: Pieni rotaryklubi Klubin hallitus Strategiasuunnittelukomitea (harkinnanvarainen) KOMITEAT Klubin hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 61 JOHTAA ROTAREITA

66 Liite 10: RI:n ja Rotarysäätiön tunnustukset Etsi lisää tietoa kelpoisuusehdoista ja määräajoista osoitteesta tai kysy osoitteesta Tunnustus Palkittavat Ehdottaja Määräaika Tunnustukset yksittäisille henkilöille Avenues of Service Citation Club Builder Award Reach One, Keep One Award RI Service Above Self Award Rotarian Spouse/Partner Service Award Service Award for a Polio Free World The Rotary Foundation Citation for Meritorious Service The Rotary Foundation Distinguished Service Award The Rotary Foundation District Service Award Vocational Service Leadership Award Yksi rotari klubia kohden vuodessa Yksi rotari piiriä kohden vuodessa Rotarit, jotka ehdottavat uusia jäseniä Enintään 150 rotaria vuodessa (maksimi) Yksi rotarin puoliso tai kumppani piiriä kohden vuodessa Valintakriteerit täyttävät rotarit Yksi rotari piiriä kohden vuodessa Enintään 50 rotaria maailmassa vuotta kohden (edellytyksenä on aiemmin myönnetty Meritorious Service -tunnustus) Enintään 20 rotaria piiriä kohden Yksi rotari piiriä kohden vuodessa Klubin presidentti Jatkuva Piirikuvernööri Klubien presidentit Jatkuva Nykyiset ja edelliset kuvernöörit, 1.9. nykyiset ja entiset RI:n hallituksen jäsenet Piirikuvernööri 15.1 Kuka tahansa rotari Piirikuvernööri Piirikuvernöörin jolla on kahden muun rotarin kannatus (toinen heistä tulee olla muusta piiristä) Piirikuvernööri Piirikuvernööri Jatkuva Jatkuva Jatkuva KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 62 JOHTAA ROTAREITA

67 Tunnustus Palkittavat Ehdottaja Määräaika Presidential Citation RI Membership Development and Extension Award RI Recognition of Membership Development Initiatives RI Recognition of Smaller Club Membership Growth Significant Achievement Award Rotary Foundation Alumni Association of the Year Award The Rotary Foundation Global Alumni Service to Humanity Award Tunnustukset klubeille Rotaryklubit, rotaractklubit ja interactklubit Piirikuvernööri Rotaryklubit Piirikuvernööri Huhtikuun puoliväli: Klubin hakemukset piirikuvernöörille vahvistettaviksi Rotaryklubit Piirikuvernööri 15.4.: Klubien hakemukset toimitetaan piirikuvernööreille Rotaryklubit Piirikuvernööri Yksi klubi piiriä kohden vuodessa Tunnustukset alumneille Yksi Rotarysäätiön alumniyhdistys Yksi Rotarysäätiön alumni Piirikuvernööri Kuka tahansa rotari tai Säätiön alumni alueellisen rotarysäätiön koordinaattorin hyväksynnällä Rotarysäätiön hallitus, Rotarysäätiön alueelliset koordinaattorit, piirikuvernöörit tai piirin alumnialakomitean puheenjohtajat KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 63 JOHTAA ROTAREITA

68 Liite 11: Klubikouluttajan tehtävät Jotta klubille saadaan monipuolinen koulutussuunnitelma, se voi nimittää klubikouluttajan. Saadakseen tukea ja ideoita klubikouluttajan tulee tehdä yhteistyötä klubin hallituksen ja komiteoiden, apulaiskuvernöörin, piirin koulutustoimikunnan ja kuvernöörin kanssa. Täytä seuraava klubin arviointi, joka auttaa sinua ja klubikouluttajaa laatimaan vuosisuunnitelman. Klubikouluttajan tehtävät Arvioida jäsenten koulutustarpeet. Suunnitella yksi kaikille jäsenille tarkoitettu koulutustapahtuma joka kuukaudelle. Tavata uudet ja ehdolla olevat jäsenet jokainen erikseen tai pienryhmissä. Ylläpitää kummiohjelmaa. Toteuttaa johtamisen kehittämisohjelmaa. Avustaa strategiasuunnittelussa. Kuka hoitaa koulutuksen? Klubikouluttaja. Komiteoiden jäsenet. Klubin jäsenet. Ulkopuoliset kouluttajat tai asiantuntijat. Milloin klubisanne järjestetään koulutusta? Klubikokokouksissa. Klubineuvotteluissa. Jäsenten omalla ajalla. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 64 JOHTAA ROTAREITA

69 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 65 JOHTAA ROTAREITA

70 5 Saada jäsenet sitoutumaan Jäsenyyden ja jäsenhuollon tärkeimpiä tietolähteitä ovat Membership Development Resource Guide (417) ja Club Assessment Tools, klubin jäsentrendien analysointiin kehitetty verkkotyökalu. Klubin kyky palvella paikkakuntaa, tukea Rotarysäätiötä ja kouluttaa uusia johtohenkilöitä on suoraan riippuvainen klubin innokkuudesta ja jäsenten sitoutumisesta. Tehtävät Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat jäsenkehitystehtävät: nimittää klubin jäsenyyskomitea ja pitää sen kanssa yhteinen kokous. arvioida klubin jäsenistön nykytila ja käydä läpi pitkän aikavälin jäsenyystavoitteet. asettaa jäsenyydelle vuositavoitteet, jotka tukevat klubin pitkän aikavälin tavoitteita, käyttämällä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille ja koordinoida klubin jäsenistön kasvua ja sitouttamista koskevat tavoitteet piirin tavoitteiden kanssa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 66 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

71 määritellä ja toteuttaa innovatiivisia ja luovia strategioita, joilla pyritään saamaan uusia jäseniä ja sitouttamaan nykyisiä. kertoa klubin ja piirin järjestämästä koulutuksesta, johon kuuluu sekä jäsenehdokkaiden että uusien ja vanhojen jäsenten koulutusta. tutkia, onko alueelle mahdollista perustaa uusi klubi. Yksi kolmesta RI:n strategiasuunnitelman prioriteeteista on tukea ja vahvistaa klubeja. Rotaryklubeja kannustetaan vaalimaan klubin innovatiivisuutta ja joustavuutta. tasapainottamaan toimintaa eri palvelulinjojen välillä. monipuolistamaan jäsenkuntaansa. parantamaan jäsenten hankintaa ja sitouttamista. kehittämään johtajia. perustamaan uusia klubeja. laatimaan tai päivittämään strategiasuunnitelma. Suunnittele kokouksia ja tapahtumia, joissa otat huomioon teemakuukaudet Jäsenyys ja laajennus (elokuu) ja Uudet sukupolvet (syyskuu). Klubin jäsenyyskomitea Klubin jäsenyyskomitea on välttämätön klubin jäsenyyden kehittämissuunnitelman täytäntöönpanossa. Sen tärkein tehtävä on rekrytoida, sitouttaa ja kouluttaa klubin jäseniä. Klubi voi muuttaa sääntöjään niin, että niissä otetaan huomioon jäsenyyskomitean erityistehtävät ja mahdollisesti tarvittavat alakomiteat. Katso liitteestä 9 esimerkkejä komitearakenteista. Jäsenyyskomitean tulee koordinoida toimintansa klubin muiden komiteoiden kanssa. Valitse jäsenyyskomiteaan sellaisia rotareita, joilla on hyvät suhteet joka taholle paikkakunnalla ja jotka ovat kiinnostuneita siitä, että klubin jäsenyys koetaan myönteiseksi. Komitean jäsenten tulisi olla ulospäin suuntautuvia ja seurallisia, ja heidän tulisi olla hyvin perillä Rotarysta Tarkista aika ajoin, tarvitseeko komitea uusia keinoja tavoitteidensa saavuttamiseksi. Jäsenyyskomitealla on seuraavat tehtävät: saavuttaa tulevan vuoden jäsenyystavoitteet käyttäen Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille. kouluttaa klubin jäseniä, jotta nämä ymmärtävät, kuinka tärkeää on jäsenten rekrytointi ja sitouttaminen. tehdä luokituskartoitus, jotta klubin jäsenten ammatit vastaavat liiketoiminnan ja yhteiskunnan kehitystä. kehittää jäsenten sitouttamiseksi jäsenyyssuunnitelma, jota edeltää jäsenkysely ja muutosten toteuttamista palautteen pohjalta. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 67 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

72 tehdä klubiarvio jäsenkehitys- ja pysyttämistoimien tehokkuudesta ja onnistuneisuudesta. laatia kummiklubin toimintasuunnitelma siltä varalta, että piiriin perustetaan uusi klubi. Klubisi viiden vuoden jäsenyyshistoria on saatavissa Member Accessista. Etsi tietoa rotarykoordinaattorista, joka palvee aluettasi, osoitteesta Klubin arvioiminen Klubin tulevana presidenttinä sinä ja jäsenyyskomitea arvioitte yhdessä klubin tilan ja asetatte jäsentavoitteet käyttämällä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2) ja muita työvälineitä, joita löytyy Club Assessment Tools -työkalusta osoitteesta Klubin jäsenistön kehityksestä saa parhaan kuvan tarkastelemalla klubin pitkän aikavälin jäsentavoitteita. tarkastelemalla klubin jäsenyysprofiilia ja sen kehitystä kuluneelta viideltä vuodelta (sitoutumistilastot, uusien jäsenten määrä, klubissa säilyneiden uusien jäsenten määrä, klubin jäsenkunnan edustavuus paikkakunnan väestörakenteen kannalta). täydentämällä luokituskartan mahdollisimman aikaisin vuoden alussa, jotta löydätte avoimia luokituksia paikkakunnalla edustettuina olevista ammateista. kysymällä tarvittaessa neuvoa kuvernööriltä, apulaiskuvernööriltä, piirin jäsenyyskomitean puheenjohtajalta tai rotarykoordinaatorilta. Edistä jäsenistön osallistumista jäsenyysseminaariin. Kun olet arvioinut klubin jäsenyyshistoriaa ja -kehitystä ja laatinut jäsenlisäystavoitteet, laadi toimintasuunnitelma rekrytointiin ja jäsenten sitouttamiseen. Moninaisuus Klubin jäsenistössä tulisi olla eri-ikäisiä miehiä ja naisia paikkakunnan eri ammateista ja etnisistä ryhmistä. Yksi tapa huolehtia jäsenistön monipuolisuudesta ja edustavuudesta on tehdä säännöllisesti luokitusja monipuolisuuskartoituksia. Jäsenistön monipuolisuus tuo klubiin lisää kokemusta ja osaamista, jota se voi hyödyntää palvelutoiminnassa ja kaikille paikkakunnan väestöryhmille tarkoitetussa viestinnässä. RI:n menettelytavat kieltävät rotaryklubeja hylkäämästä jäsenehdotuksia sukupuolen, rodun, ihonvärin, uskonnon tai kansallisuuden perusteella. Tarkempia tietoja RI:n sääntöjen artiklassa Jäsenhankinta Uudet jäsenet tuovat klubiin tuoreita ideoita ja energiaa, lisää taitoa palvella yhteiskuntaa ja uusia tulevia johtajia. Kaikki tämä lisää klubien pitkän aikavälin jatkuvuutta. Kannusta klubin jäseniä kutsumaan uusia jäseniä ja toimi yhdessä jäsenyyskomitea kanssa seuraavilla tavoilla: Laadi klubille esite ja jaa sitä mahdollisille jäsenille paikkakunnallasi. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 68 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

73 Katso Membership Development Best Practices Exchange osoitteessa Siellä löydät jäsenyysaloitteita, jotka ovat toimineet muissa klubeissa. Mainosta klubia ja sen tapahtumia ystävillesi ja perheellesi sosiaalisessa mediassa. Rekrytoi jäseniä, jotka heijastavat paikkakunnan asukkaita monipuolisesti. Edistä innovatiivisia projekteja, joissa on kipinää. Ota yhteyttä entisiin Uudet sukupolvet -ohjelmiin osallistuneisiin henkilöihin. Tehtävät Klubipresidenttinä sinulla on seuraavat rekrytointitehtävät: Näytä esimerkkiä ehdottamalla uutta jäsentä ja kannusta kaikkia jäseniä tekemään samoin. Nimitä jäsenyyskomiteaan aktiivisia ja asiantuntevia jäseniä. Aseta kunnianhimoiset mutta realistiset jäsenlisäystavoitteet. Järjestä klubineuvottelu, jossa puhutaan hyvän jäsenhankintastrategian tärkeydestä. Yritä saada ympäröivän yhteiskunnan koko kirjo näkymään klubin jäsenistössä. Innosta klubin jäseniä keskustelemaan Rotarysta ja sen tavoitteista ystävien, perheenjäsenten ja työtovereiden kanssa sekä kutsumaan sopivia henkilöitä Rotaryyn. Jaa paikkakunnallasi tietoa klubista ja sen toiminnasta. Anna tunnustusta niille jäsenille, jotka tuovat klubiin uusia jäseniä. Pidä jäsenistä kiinni Jäsenten sitouttaminen on yhtä tärkeää kuin uusien hankkiminen. Saadaksesi uusia jäseniä liittymään klubiin ja entiset pysymään siinä, selvitä, miksi jotkut jäsenet ovat eronneet klubista. Jäsenet, jotka ovat sitoutuneita, aktiivisia ja motivoituneita tekevät klubista hauskemman ja saavat jäsenkehityksen todennäköisemmin pysymään positiivisena. Käytä työkalua Club Assessment Tools löytääksesi klubin sitouttamisvahvuudet ja -heikkoudet. Ota ne huomioon, kun yhdessä jäsenyyskomitean kanssa teet sitouttamistoimia. Tehtävät Klubin presidenttinä sinulla on seuraavat klubin jäsenten sitouttamiseen liittyvät tehtävät: Arvioi säännöllisesti klubiasi varmistaaksesi sen merkityksen klubin jäsenille ja yhteisölle. Nykyaikaista klubin menettelytapoja niin, että ne ovat joustavia ja soveltuvat tämän päivän ammattilaisille. Tarjoa jäsenille monipuolisia mahdollisuuksia osallistua klubin komiteoiden työskentelyyn, palveluprojekteihin, verkottumiseen ja johtajuuden kehittämiseen. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 69 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

74 Pidä jäsenten koulutus tärkeänä osana klubin normaalia toimintaa. Koordinoi klubin jäsenyys-, suhdetoiminta- ja palveluprojektikomiteoiden yhteistyötä parantaaksesi jäsenten sitouttamista. Sisällytä jokaiseen klubikokoukseen tietoisku paikallisista ja kansainvälisistä rotaryasioista. Anna nykyisille jäsenille tunnustusta heidän toiminnastaan esim. klubin projekteissa. Kaikkien klubin jäsenten tulisi aktiivisesti suositella uusia jäseniä ja toivottaa heidät tervetulleiksi klubiin. Nimeä jokaiselle uudelle jäsenelle kummi helpottaaksesi hänen kotiutumistaan klubiin. Uusien klubien perustaminen Klubin presidenttinä sinun tulisi olla selvillä siitä, onko alueellesi mahdollista perustaa uusi klubi. Haluaisivatko esimerkiksi jotkin sitoutuneet rotarit tai aktiiviset ja osallistuvat paikkakuntalaiset kokoontua eri aikaan tai eri päivänä kuin alueen klubit? Jos klubi on perustamassa uutta rotaryklubia, muista antaa jäsenille seuraavat tehtävät: avustaa eritysedustajaa suunnittelemaan ja organisoimaan uuden klubin hallinto. auttaa uutta klubia ohjelmien laatimisessa ja projektien organisoimisessa. raportoida klubin asioista kuvernöörille klubin ensimmäisen toimintavuoden aikana. toimia uuden klubin mentorina vähintään kahden vuoden ajan sen jälkeen, kun se on hyväksytty RI:n jäseneksi. Ota yhteyttä piirikuvernööriin, piirin jäsenyyskomiteaan tai piirin laajennuskomiteaan saadaksesi lisää tietoa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 70 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

75 Toimenpidetarpeet? Mitä aiot tehdä sitouttaaksesi jäsenesi? Mitä aiot tehdä tänä vuonna saadaksesi klubistasi hauskemman? Kuinka klubistasi voisi tulla innovatiivisempi ja joustavampi? Mitkä ovat henkilökohtaiset tavoitteesi klubisi jäsenille? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 71 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

76 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 72 SAADA JÄSENET SITOUTUMAAN

77 6 Edistä klubiasi ja Rotarya Avainlähteitäsi suhdetoiminnan kehittämisessä ovat Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257) sekä Rotaryn Online Media Center, jossa on nähtävänä ja ilmaiseksi ladattavana laadukasta, lehdistövalmista materiaalia. Rotary on maailman merkittävin kansainvälinen humanitaarinen palvelujärjestö, ja sellaisena sen toimintaa on syytä esitellä julki. Kun rotaryklubien ja -piirien humanitaariset saavutukset tunnetaan, järjestön toiminta saa arvostusta ja lisää osallistujia. Jokaisen rotaryklubin tulisi laatia ja toteuttaa onnistunut suhdetoimintasuunnitelma tehdäkseen klubiaan ja koko järjestöä tunnetuksi paikkakunnallaan. Osa rooliasi klubin presidenttinä on varmistaa, että klubisi luo itsestään positiivisen kuvan paikkakunnallasi ja että myös koko Rotaryjärjestöstä syntyy maailmalla positiivinen käsitys. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 73 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

78 Tehtävät Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat julkisuuskuvaan liittyvät tehtävät: Nimitä julkisuuskuvakomitea ja kokoonnu sen kanssa. Käy läpi klubin nykyiset suhdetoimintasuunnitelmat. Käytä apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2). Laadi suhdetoimintatavoitteet. Käytä apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille. Varmista, että klubisi suunnittelee sellaisia projekteja ja aktiviteetteja, joista tiedotusvälineet ovat kiinnostuneita. Presidenttinä sinulla on seuraavat julkisuuskuvaan liittyvät tehtävät: Toimi klubin tiedottajana, kun klubi tekee yhteistyötä tiedotusvälineiden kanssa. Voit myös valita tiedottajaksi jonkun muun jäsenen. Kerro säännöllisin väliajoin liike-elämän ja julkishallinnon edustajille, nuorisolle ja eri järjestöille Rotaryn tehtävistä ja siitä, mitä klubi tekee paikkakunnan hyväksi. Ylläpidä suhteita paikallisten tiedotusvälineiden ja eri järjestöjen edustajiin. Kannusta klubin jäseniä etsimään mahdollisuuksia edistää rotarytoimintaa henkilökohtaisilla ja ammatillisilla suhteilla. Pyri saamaan julkisuutta hyvin toteutetuille palveluhankkeille ja muille tapahtumille, jotka antavat käsityksen Rotaryn tehtävästä ja saavutuksista. Käytä sosiaalista mediaa tiedottaaksesi paikkakunnallasi klubisi tapahtumista ja aktiviteeteista. Tehokkaalla julkisuuskuvan rakentamisella klubisi pystyy parantamaan imagoaan, hankkimaan projekteille tukea ja varoja, luomaan yhteyksiä paikkakunnan muihin järjestöihin, hankkimaan uusia hyviä jäseniä, saamaan rotareille tunnustusta siitä työstä, jota he ovat tehneet paikkakuntansa hyväksi, korjaamaan paikkakunnalla vallitsevia vääriä käsityksiä klubistasi ja Rotarysta. Yksi kolmesta RI:n strategiasuunnitelman prioriteeteista on tuoda Rotarylle lisää julkisuutta ja parantaa järjestön julkista kuvaa. Rotaryklubeja rohkaistaan yhtenäistämään klubien ilmettä ja brändiä, tekemään rotarien aktiivista palvelutoimintaa tunnetuksi, edistämään Rotaryn perusarvoja, korostamaan ammatillista palvelua, edistämään omia verkostoitumismahdollisuuksiaan ja klubille tunnusomaisia aktiviteetteja. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 74 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

79 Klubin julkisuuskuvakomitea Julkisuuskuvakomitean tehtävä on laatia ja panna toimeen suunnitelma, jonka mukaisesti yleisölle kerrotaan Rotarysta sekä klubin projekteista ja toiminnoista. Klubisi tärkeimpänä tiedottajana sinä olet mukana toteuttamassa klubisi suhdetoimintasuunnitelmaa ja jatkuvasti arvioimassa sen onnistumista. Julkisuuskuvakomitean tulisi olla yksi klubisi viidestä pysyvästä komiteasta. Klubisi voi muuttaa sääntöjään niin, että niissä otetaan huomioon julkisuuskuvakomitean erityistehtävät. Se voi tarvittaessa myös perustaa alakomiteoita. Kun nimität julkisuuskuvakomitean, valitse rotareita, jotka ovat sujuvasanaisia Rotaryn puolestapuhujia ja jotka tuntevat Rotary Internationalin ja oman klubisi. Valitse komitean puheenjohtajaksi henkilö, jolla on ammatillista suhdetoimintakokemusta ja joka on tottunut yhteistyöhön paikallisten tiedotusvälineitten kanssa. Lisätietoa löydät Klubin julkisuuskuvakomitean oppaasta (226C-FI). Julkisuuskuvakomitean tehtävät ovat: saavuttaa julkisuuskuvakomitean tulevan vuoden tavoitteet (ks. julkisuuskuvaosuus Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2), perehtyä RI:n suhdetoimintaresursseihin, kertoa klubin aktiviteeteista jäsenille, tiedotusvälineille ja yleisölle, parantaa projekteja ja aktiviteetteja, jotta ne olisivat tiedotusvälineistä kiinnostavampia, auttaa luomaan klubille sellaista julkista kuvaa, joka edistää jäsenyyden kehittymistä. Tehokkaan julkisuuskuvan rakentaminen vaatii aikaa, panostusta ja suunnittelua. Ennen uuden rotaryvuoden alkua sinun tulee pyytää julkisuuskuvakomiteaa laatimaan toimintasuunnitelma, jossa on esitetty suhdetoiminnan kohderyhmät, strategiat ja työkalut sekä ne projektit ja aktiviteetit, joita pitäisi edistää. Lisätietoa suhdetoiminnan osa-alueista on Klubin julkisuuskuvankomitean oppaassa. Suomen Rotarytoimistosta voit tilata julkisuuskuvan edistämiseen tarkoitettua materiaalia ja julkaisuja, esim. Mikä on Rotary? Tätä on Rotary Perustietoa Rotarysta Kuvernööri, apulaiskuvernööri, piirin suhdetoimintakomitean puheenjohtaja ja Rotaryn julkisuuskuvakoordinaattori voivat neuvoa ja avustaa klubeja suhdetoiminta-asioissa. Katso julkaisusta Media Crisis Handbook (515), miten haitallisen julkisuuden aiheuttamia ongelmia ratkotaan. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 75 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

80 Rotarya koskeviin kysymyksiin vastaaminen Presidenttinä toimit klubisi tiedottajana. Koska tulet säännöllisesti esiintymään projektitapahtumissa, vihkimistilaisuuksissa ym., sinun pitäisi valmistua vastaamaan lyhyesti, enintään 25 sanalla, seuraaviin kysymyksiin: Mikä on Rotary? Keitä rotarit ovat? Mitä Rotary tekee? Vastausten tulee olla positiivisia, todenmukaisia ja tarkkoja. Vältä käyttämästä rotarykieltä, jota muut kuin rotarit eivät ehkä ymmärrä. Löydät tärkeät perusviestit liitteestä 12. Jos tilanne on virallisempi tai puheesi kestää pitempään, huomaa seuraavat ohjeet: Mieti kenelle kohdistat viestisi, ja muokkaa esityksesi kohderyhmää varten. Rakenna esitykselle runko aiheista, jotka haluat ottaa mukaan. Harjoittele esitystäsi ja katso, kuinka paljon aikaa tarvitset mihinkin sen osaan. Valmista lista kysymyksistä, jotka haluat esittää klubin jäsenille. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 76 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

81 Toimenpidetarpeet? Mitä aiot tehdä tehdäksesi omaa klubiasi tunnetuksi? Mitä aiot tehdä tehdäksesi Rotary Internationalia tunnetuksi? Miten voit valmistautua toimimaan klubisi tiedottajana? Mitä innovatiivisia ideoita klubisi aikoo toteuttaa, jotta voisitte tehdä Rotarya tunnetummaksi paikkakunnallasi? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 77 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

82 Liite 12: Rotaryn perussanomat Rotary on kansainvälinen humanitaarinen palvelujärjestö. Rotaryn jäsenet ovat liike-elämän johtohenkilöitä ja ammatin harjoittajia, jotka antavat vapaaehtoisesti ammattitaitonsa, myötätuntonsa ja voimansa järjestön käyttöön parantaakseen yhteiskuntaa niin kotimaassa kuin ulkomaillakin. Rotareita on yli 200 maassa ja maantieteellisellä alueella. Rotary on maailmanlaajuinen verkosto, jossa on klubia. Klubien jäseninä on innostuneita yksilöitä, jotka yhteiskunnallisella toiminnallaan parantavat ihmisten ja ihmisyhteisöjen elämää. Rotaryn menestystä osoittaa se, että se on auttanut jo miljoonia ihmisiä parempaan elämään. Rotaryn päätavoite on hävittää polio maailmasta. Yhteistyössä Maailman terveysjärjestön, UNICEFin, Bill & Melinda Gatesin säätiön sekä eri maiden hallitusten kanssa Rotary on onnistunut lähes poistamaan polion maailmasta. Poliotapausten määrä on vähentynyt 99 % vuodesta Tämä olisi jo toinen sairaus, joka onnistutaan hävittämään. Ensimmäinen oli isorokko. Rotarit ovat lahjoittaneet yli miljardin USD:ia ja käyttäneet lukemattomia vapaaehtoistyötunteja yli 2 miljardin lapsen rokottamiseen 122 maassa. Rotary on jo keräännyt ylimääräiset 200 miljoonaa USD:ia vastatakseen Bill ja Melina Gatesin säätiön 355 miljoonan USD:n lahjoitushaasteeseen. Rotary on eturivissä ratkomassa maailman humanitaarisia ongelmia. Rotaryn keskittämisalueita ovat äitien ja lasten terveys, puhdas vesi ja sanitaatio, lukutaidottomuus sekä tautien ehkäisy ja hoito. Rotaryn toiminta keskittyy kaikille yhteisiin tärkeisiin humanitaarisiin kysymyksiin, ja olemme saaneet myös yhteistyökumppaneita. Rotary sijoittaa ihmisiin luodakseen kestävää taloudellista kasvua. Rotary tukee yrittäjiä ruohonjuuritasolla ja auttaa kouluttamaan nuoria ja naisia tarkoituksenmukaiseen työhön. Rotary auttaa yhteisöjä tukemaan kestävää taloudellista kehitystä. Rotary rakentaa rauhaa ja kansainvälistä yhteisymmärrystä koulutuksen avulla. Rotaryn rauhankeskuksissa voi suorittaa akateemisen loppututkinnon tai saada ammatillisen jatkotutkinnon rauhantutkimuksessa. Keskuksia on eri yliopistoissa ympäri maailmaa yhteensä seitsemän ja niissä opiskelee vuosittain yli 110 rauhanstipendiaattia. Nykyään yli 600 Rotaryn rauhanlähettilästä on tärkeässä asemassa hallituksissa ja järjestöissä ympäri maailman. Rotaryn nuorisovaihto edistää kansainvälistä hyvää tahtoa. Se antaa vuosittain lukioikäiselle opiskelijalle 115 maassa mahdollisuuden asua ja opiskella ulkomailla. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 78 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

83 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 79 EDISTÄ KLUBIASI JA ROTARYA

84 7 Olla mukana Rotarysäätiössä Rotarysäätiön käsikirja (219-FI), Rotarysäätiö: TIEDOT (159-FI) ja Every Rotarian, Every Year Club Success Booklet (958) ovat sinulle tärkeitä Säätiöstä kertovia tietolähteitä. Rotary Internationalin Rotarysäätiön tehtävänä on auttaa rotareita edistämään maailmassa yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa parantamalla terveyttä, tukemalla koulutusta ja lievittämällä köyhyyttä. Rotarysäätiöltä saadulla tuella klubisi voi muuttaa ihmisten elämää ympäri maapalloa. Osallistumalla Rotarysäätiön ohjelmiin klubi voi saada uusia jäseniä ja sitouttaa jäseniään Rotaryyn. Kun rotarit kokevat Säätiön ohjelmat omakohtaisesti, he voivat innostua tekemään lahjoituksia Rotarysäätiölle. Säätiön ohjelmia tuetaan yksinomaan vapaaehtoisin lahjoituksin. Niitä antavat rotarit ja Rotarysäätiön ystävät, joiden yhteisenä tavoitteena on parempi maailma. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 80 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

85 Klubin presidentit, sihteerit, rahastonhoitajat ja rotarysäätiökomitean puheenjohtaja voivat tarkistaa klubin lahjoitustilanteen Member Accessta osoitteessa Tehtävät Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat Rotarysäätiötä koskevat tehtävät: Nimitä rotarysäätiökomitea ja kokoonnu sen kanssa. Selvitä, missä Rotarysäätiön ohjelmissa klubisi on tällä hetkellä mukana. Käytä apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2). Selvitä, miten paljon lahjoituksia klubisi on tehnyt Säätiölle. Tiedot löytyvät Member Accessista osoitteesta Aseta omaksi presidenttivuodeksesi klubillesi tavoitteet lahjoitusten määrästä ja osallistumisesta ohjelmiin. Käytä apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille sekä lomaketta The Rotary Foundation Fund Development Club Goal Report Form (jaetaan PETSissä ja on saatavissa osoitteesta Selvitä, mitä resursseja klubilla on käytettävissä Rotarysäätiön tukemiseen. Tee yhteistyötä rotarysäätiökomitean kanssa varmistaaksesi, että klubisi on kvalifioitu anomaan Rotarysäätiön apurahoja, että avoimet apurahat on raportoitu ajallaan ja että valmiit hankkeet ovat saaneet loppuhyväksynnän Toimiessasi klubin presidenttinä sinun on erittäin tärkeää huolehtia siitä, että klubi hankkii rahat Rotarysäätiölle luvattuihin lahjoituksiin. Voit käyttää seuraavia strategioita kannustaessasi klubin jäseniä tavoitteiden saavuttamisessa: Pyydä jäseniä tekemään lahjoitus Säätiölle. Huomaa erityisesti ne jäsenet, jotka eivät koskaan ole tehneet lahjoitusta. Anna tunnustus niille, jotka ovat tukeneet Säätiön ohjelmia tai osallistuneet niihin. Varmista, että Säätiön apurahavaroja hallinnoidaan oikein Rohkaise jäseniä hakemaan Rotarysäätiön apurahoja suunnittelemalla projekteja ja aktiviteetteja, jotka voivat tulla kysymykseen jaettaessa piiriapurahoja tai globaaleja apurahoja. Näytä hyvää esimerkkiä tekemällä henkilökohtainen lahjoitus Rotarysäätiölle. Klubin rotarysäätiökomitea Rotarysäätiökomitean rakenteen tulee määräytyä klubisi asettamien säätiötavoitteiden mukaan. Jos klubisi esimerkiksi suunnittelee hakevansa globaalia apurahaa, rotarysäätiökomitealla voisi olla alakomitea apurahan hakemista varten. Klubisi voi myös muuttaa sääntöjään vastaamaan säätiökomiteanne tehtäviä ja lisätä alakomiteoita tarpeen mukaan (liite 9). Kun nimität rotarysäätiökomitean, valitse rotareita, joilla on hyvät viestintätaidot ja kansainvälistä kokemusta ja jotka ovat perehtyneet vapaaehtoistoimintaan paikallisesti tai kansainvälisesti. Aiemmin Rotarysäätiön toimintaan osallistuneet rotarit ovat myös hyviä ehdokkaita. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 81 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

86 Rotarysäätiökomitean päätehtävä on kehittää ja toteuttaa suunnitelmia, joiden mukaan Säätiötä tuetaan taloudellisesti ja osallistutaan Säätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin. Rotarysäätiökomiteallasi on seuraavat tehtävät: järjestää klubissa vähintään neljä kertaa vuodessa ohjelmaa, jossa käsitellään Rotarysäätiötä, kysyä piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajalta, onko hänen tiedossaan alumneja tai vapaaehtoisia, jotka voisivat kertoa kokemuksistaan Rotarysäätiön toiminnasta, saavuttaa klubin tulevan vuoden rotarysäätiötavoitteet, perehdyttää rotareita Rotarysäätiön toimintaan, kannustaa klubin jäseniä osallistumaan Säätiön ohjelmiin ja tukemaan sitä taloudellisesti, kertoa klubin jäsenille piirin ja Rotarysäätiön hallituksen asettamista tavoitteista, hallinnoida oikein klubin saamia Säätiön apurahavaroja. Katso lisätietoa Klubin rotarysäätiökomitean oppaasta (226E-FI). Piirin tuki Piirin rotarysäätiökomitean jäsenet voivat antaa apuaan Säätiötä koskevissa asioissa. He voivat myös antaa klubillesi niiden klubien yhteystiedot, joilla on meneillään samankaltaisia projekteja. Ota yhteys piirisi rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan, jos sinulla on Säätiötä koskevia kysymyksiä. Tietoa siitä, miten monella tavalla klubisi voi osallistua rotarysäätiöohjelmiin, löydät Rotarysäätiön käsikirjasta. Piirin rotarysäätiöseminaari Piirin rotarysäätiöseminaarin tarkoitus on kertoa jokaiselle rotarille Rotarysäätiön pyrkimyksistä yhteisymmärrykseen ja maailmanrauhaan. Seminaarissa annetaan lisää tietoa Säätiöstä klubien presidenteille, klubien rotarysäätiökomiteoiden jäsenille ym. asiasta kiinnostuneille rotareille. Apurahojen hallinnointiseminaari Apurahojen hallinnointiseminaarin tarkoitus on opettaa klubin jäsenille Rotarysäätiön apurahojen hallinnointia, kertoa heille, mitä vaatimuksia Säätiö asettaa taloudenhoidolle ja auttaa heitä ottamaan käyttöön klubin yhteistyösopimus (MOU). Joku klubin jäsen täytyy osallistua tähän seminaariin jotta klubi voisi kvalifioitua (katso sivut 83 85). Lisää tietoa saat oppaasta Grant Management Manual. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 82 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

87 Rotarysäätiön apurahat ja ohjelmat Rotarysäätiön hallitus on valinnut strategisen lähestymistavan Säätiön tavoitteiden toteuttamiseen. Suunnitelman avulla Säätiötä kehitetään edelleen. Suuren rotarijoukon palautteen pohjalta kehitetty uusi Säätiön apuraharakenne, jonka tarkoituksena on yksinkertaistaa Säätiön ohjelmia ja menettelytapoja niin, että ne ovat Säätiön tehtävän mukaisia. keskittää Rotaryn palvelutoiminta sinne, missä sillä on suurin vaikutus. tarjota rahoitusvaihtoehtoja, joilla päästään sekä maailmanlaajuisiin että paikallisiin tavoitteisiin. siirtää päätösvaltaa piireille ja niiden jäsenklubeille. tehdä Rotarysäätiön työtä tunnetuksi ja parantaa Rotaryn julkista kuvaa. Apurahojen hakuprosessia on yksinkertaistettu, ja apuraharakenteeseen kuuluu nyt vain kolmenlaisia apurahoja: piiriapurahat, globaalit apurahat ja paketoidut apurahat. Yhdessä nämä kolme apurahatyyppiä auttavat klubeja ja piirejä toteuttamaan laajoja humanitaarisia ja koulutuksellisia hankkeita niin paikallisesti kuin ulkomaillakin. Piiriapurahat. Piiriapurahojen avulla klubit ja piirit voivat rahoittaa omia erityisiä palveluhankkeitaan, jotka ovat yhdenmukaisia Rotarysäätiön tehtävän kanssa ja vastaavat oman paikkakunnan tai ulkomailla sijaitsevan kohteen välittömiä tarpeita. Piiri hallinnoi näitä apurahoja. Klubit pyytävät projektin rahoitusta piiriltä, ja piiri päättää sen jälkeen summan, jota pyydetään Säätiöltä piiriapurahana. Piiri on oikeutettu saamaan vuosittain yhden piiriapurahan. Kun apuraha on saatu, piiri jakaa sen klubeille. Esimerkkinä piiriapurahasta ovat vuoden mittainen stipendi kotimaiseen tai ulkomaiseen yliopistoon saajan valitsemaan oppiaineeseen tai apurahat, jonka avulla paikalliset vapaaehtoiset voivat työskennellä jossakin muussa maassa hammashoitolassa kahden viikon ajan tietyn rotaryvuoden aikana. Tällaisilla hankkeilla on hyvät mahdollisuudet saada piiriapuraha, koska ne ovat piirin hallinnoimia, varsin pieniä (paikallisia tai kansainvälisiä), lyhytaikaisia ja kertaluonteisia. Globaalit apurahat. Klubit ja piirit voivat saada merkittävää tukea Rotarysäätiöltä osallistuessaan strategisempiin, pysyvämpiä tuloksia tuottaviin aktiviteetteihin, jotka liittyvät seuraaviin Rotaryn kuuteen keskittämisalueeseen: rauhantutkimus sekä konfliktin ehkäisy ja sovittelu, sairauksien ehkäisy ja hoito, vesi ja sanitaatio, äidin ja lapsen terveys, peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito, taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 83 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

88 Klubien ja piirien kehittämät projektit, joille myönnetään globaali apuraha, saavat Maailmanrahastolta vähintään USD. Tällöin hankkeen kokonaisbudjetti on vähintään USD. Maailmanrahastosta saatava summa on 100 % piirin sijoittamista DDF-varoista tai 50 % käteislahjoituksesta. Jotta hanke voi saada globaalin apurahan, siihen on osallistuttava vähintään kaksi klubia tai piiriä: tarvitaan isäntäklubi maasta, jossa aktiviteetti tapahtuu, ja kansainvälinen kumppani maan ulkopuolelta. Esimerkiksi eräs klubi aikoo kustantaa kymmenen lääkärin ulkomaanmatkan tutkimaan, miten trooppisten sairauksien hoito tehoaa lapsiin ja pitämään työpaja paikallisille asukkaille tuberkuloosin ym. sairauksien ehkäisystä ja hoidosta. Tämä projekti sopii hyvin globaalin apurahan saajaksi, koska se kohdistuu yhteen kuudesta keskittämisalueesta (sairauksien ehkäisy ja hoito), saa aikaan pysyviä tuloksia, vaikka tarvitseekin aikaa suunnitteluun, hakee kaksinkertaistavaa rahoitusta Rotarysäätiöltä. Paketoidut apurahat. Paketoidut apurahat ovat Rotarysäätiön ja sen strategisten kumppanien yhdessä kehittämiä apurahoja. Maailmanrahasto ja sen strateginen kumppani rahoittavat hankkeen sata prosenttisesti ja rotarit toteuttavat sen. Esimerkiksi paketoitu apuraha, jonka ovat kehittäneet Rotarysäätiö ja Aga Khan -yliopisto, tukee sairaanhoitoa Itä-Afrikassa. Opiskelijat voivat hakea stipendejä yliopistollisiin sairaanhoitaja- ja kätilöopintoihin Keniassa, Tansaniassa ja Ugandassa. Rotarypiiri valitsee stipendiaatit ja mentoroi heitä kahden opiskeluvuoden ajan. Aga Khan -yliopisto kuuluu Aga Khan Development Network -verkostoon, jonka tavoitteena on kouluttaa kehitysmaihin lisää ammattitaitoista työvoimaa, jolla on yhä paremmat tiedot ja taidot. Yliopisto tarjoaa heille mahdollisuuden korkeakouluopetukseen ja tutkimukseen. Taloudenhoito ja kvalifiointi. Apurahaosapuolten tulee sitoutua noudattamaan Rotarysäätiön apurahavarojen käytössä hyvää hallintotapaa saamalla piiriltä kvalifioinnin. Taloudenhoito heijastaa Neljän kysymyksen kokeen henkeä: Projektit suunnitellaan tarkkaan. Apurahoista tehdään tarkat ja täydelliset hakemukset asiaankuuluvine liitteineen. Rotareiden tulee osallistua hankkeiden käytännön toteutukseen. Kaikki maksatus tapahtuu läpinäkyvästi. Projekteista raportoidaan ajallaan. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 84 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

89 Klubit voivat hakea Rotarysäätiön globaaleja apurahoja. Säätiöllä on klubille kuitenkin kaksi minimivaatimusta. Klubin tulee lähettää joko tuleva presidentti tai klubissa määrätty jäsen piirin järjestämään Säätiön apurahojen hallinnointiseminaariin, allekirjoittaa klubin yhteistyösopimus (MOU) ja noudattaa sitä. Jos piirillä on lisävaatimuksia, klubin tulee täyttää myös ne. Lisätietoa apurahojen hallinnoinnista löytyy oppaasta Grant Management Manual. PolioPlus. PolioPlus on Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön yhteinen ohjelma. Se on Rotaryn tunnetuin ohjelma, ja sen tavoite on polion hävittäminen maailmasta. Rotarien ponnistusten ansiosta Rotary on pystynyt lahjoittamaan yli miljardin USD polion hävittämiseen. Lisäksi rotarit ovat palvelleet vahvana vapaaehtoisverkostona paikallisella tasolla: he työskentelevät terveysasemilla ja mobilisoivat ihmisiä osallistumaan poliorokotustalkoisiin tai muihin polion hävittämisaktiviteetteihin. Klubisi voi auttaa polion hävittämisessä kaikkialta maailmasta seuraavien aktiviteettien avulla: Järjestäkää suurelle yleisölle suunnattu rahankeräystapahtuma, jolla rahoitetaan PolioPlus-ohjelmaa ja jonka avulla ihmisille kerrotaan enemmän Rotaryn polionhävityskampanjasta. Järjestäkää klubin kokousohjelma polion hävittämisestä. Huolehtikaa siitä, että klubin jäsenillä on tarpeeksi tietoa polion hävittämisoperaatiosta ja että he ovat toiminnassa mukana siihen saakka, kunnes polio vahvistetaan hävitetyksi maailmasta. Jos klubisi on maassa, jossa on kotoperäistä poliota, klubi voi ottaa yhteyttä kansallisen PolioPlus-komitean puheenjohtajaan ja auttaa taudin seurannassa. tehdä yhteistyötä paikallisen terveydenhuoltohenkilöstön kanssa ja varmistaa, että mahdollisimman moni tulee rokotetuksi poliota ja muita sairauksia vastaan. Rotaryn rauhankeskukset. Rotaryn rauhankeskusohjelma tarjoaa stipendejä niille, jotka opiskelevat jossakin Rotaryn opintokeskuksessa ylempää korkeakoulututkintoa oppiaineenaan kansainväliset suhteet, rauhan- ja konfliktintutkimus tai jokin näihin liittyvä oppiaine tai jotka suorittavat ammatillista jatkotutkintoa rauhan- ja konfliktintutkimuksesta. Klubit voivat tehdä piirin rotarysäätiökomitealle Rotaryn rauhanstipendiaattihakemuksia. Tarkista hakuaika piirisi rotarysäätiökomitealta. Rotarysäätiön tulee saada hakemukset piireiltä 1.7. mennessä. Rotarit ovat mukana stipendiaattien valintaprosessissa, opastuksessa ja majoittamisessa. Klubisi voi edistää asiaa: kutsumalla nykyisen tai entisen rauhanstipendiaatin klubiin kertomaan kokemuksistaan, KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 85 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

90 tekemällä piirille ehdotuksia Rotaryn rauhanstipendiaateista, toimimalla stipendiaattien isäntänä tai neuvonantajana. Säätiön alumnit. Yli stipendiaattia on saanut Säätiöltä apurahan vuodesta 1947 lähtien. Nämä Rotarysäätiön ohjelmiin osallistuneet alumnit ovat tärkeitä, koska heidän kokemuksensa on mitä parhainta PR:ää Rotarysäätiölle. He ovat myös potentiaalisia lahjoittajia ja uusia jäseniä klubeihin. Alumnit voivat auttaa klubiasi myös saattamalla eri maiden rotaryklubeja yhteen, jotta voitaisiin paremmin toteuttaa jokin palveluprojekti ja samalla edistää toveruutta, kertomalla klubille ja tiedotusvälineille omista kokemuksistaan stipendiaattina ja siitä kuinka Säätiö parantaa ihmisten elämänlaatua, kertomalla ohjelmista omassa ystäväpiirissään, neuvomalla stipendiaattien valinnasta, informoimisesta sekä isännöimisestä, tulemalla klubien jäseniksi. Ota yhteyttä piirisi jäsenyyskomitean puheenjohtajaan ja mieti, kuinka alumnit voitaisiin saada mukaan klubin toimintaan. SHARE ja piirin DDF-varat. SHARE-järjestelmän kautta Rotarysäätiön saamat lahjoitukset muunnetaan Säätiön apurahoiksi, joilla parannetaan maailmaa ja muutetaan ihmisten elinoloja. Rotarysäätiön hallitus ottaa kaikki maailman rotarit mukaan Säätiön apurahoja ja ohjelmia koskevaan päätöksentekoon. Missään muussa säätiössä ei lahjoittajilla ole näin suurta vapautta päättää varojen käytöstä. Jokaisen rotaryvuoden päättyessä kunkin piirin rotaryklubien Vuosirahastoon-SHARE lahjoittamat varat jaetaan kahteen osaan: 50 % siirretään Maailmanrahastoon 50 % siirretään DDF-rahastoon* Maailmanrahaston osuuden käyttää Säätiö kaikkien rotarypiirien käytettävissä olevien maailmanlaajuisten ohjelmien rahoittamiseen. DDF-osuudella taas piiri rahoittaa niitä Säätiön apurahoja ja ohjelmia, jotka se itse valitsee. Rotarysäätiön ainutlaatuinen varojen kierrätysjärjestelmä palauttaa piirien lahjoitukset näiden käyttöön kolmen vuoden kuluttua siitä, kun rahat ovat tulleet Säätiölle. Kolmen vuoden ajanjakso antaa piireille aikaa suunnitella projekteja ja valita niihin osallistujat. Se myös antaa Säätiölle mahdollisuuden sijoittaa lahjoitukset kolmeksi vuodeksi ja kattaa sijoituksista saatavilla tuotoilla järjestön yleishallintokulut ja rahaston kehittämiskustannukset. Piirisi rotarysäätiökomitea päättää neuvoteltuaan ensin piirin klubien kanssa, kuinka piirin DDF-varoja käytetään. Ota yhteyttä piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan saadaksesi lisätietoja. * Keskittämisalueisiin suunnatut vuosirahastolahjoitukset eivät ole mukana piirin SHARE-laskelmissa, eikä niitä lueta Piirirahaston (DDF) hyväksi. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 86 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

91 Taloudellinen tuki Rotarysäätiön ohjelmat rahoitetaan maailman rotareiden antamilla vapaaehtoisilla lahjoituksilla. Kun rotarit näkevät koulutusohjelmien, kulttuurivaihdon ja humanitaaristen hankkeiden erinomaiset tulokset, he ymmärtävät miksi Rotarysäätiön tukeminen on tärkeätä, kun maailmasta halutaan tehdä parempi paikka elää. Rotarysäätiölle tehdyt lahjoitukset voi osoittaa joko Vuosirahastoon, Pysyvään rahastoon tai PolioPlus-rahastoon. Tulevana presidenttinä tulet täyttämään lomakkeen The Rotary Foundation Development Club Goal Report Form, jonka saat PETSissä. Hae osoitteesta alueesi rotarysäätiökoordinaattorin tiedot kysyäksesi apua tai neuvoa säätiöasioissa. Lahjoitukset Rotarysäätiölle Lahjoitukset tulisi tehdä Member Accessin kautta tai käyttämällä lomakkeita TRF Global Contribution Form tai Multiple Donor Form. PolioPlus-rahasto. Suurin haaste poliontorjunnassa on nykyään taloudellinen. Huolimatta niistä valtavista summista, jotka jo on käytetty, rahaa tarvitaan kipeästi lisää, jotta saavutetaan kaikki lapset lopuissakin polioendeemisissä maissa. Rotareita kannustetaan tekemään lahjoituksia PolioPlus-rahastoon, joka jatkaa poliontorjuntaa, kunnes maailma on julistettu poliottomaksi. Klubeja kannustetaan järjestämään erityisiä rahankeräyskampanjoita PolioPlus-rahaston tukemiseksi. Tästä rahastosta maksetaan kansallisten rokotuspäivien ja seurannan kustannuksia. Kirjasessa The Every Rotarian, Every Year Club Success Booklet (958) on esitteitä, tarroja ja ohjeita, jotka auttavat klubeja lisäämään ohjelmiin osallistumista ja Vuosirahastoon tehtäviä lahjoituksia. Vuosirahasto. Rotarysäätiön apurahoihin ja ohjelmiin käytettävät rahat tulevat suurimmalta osalta Vuosirahastosta. Rotareja kannustetaan lahjoittamaan rahaa Rotarysäätiölle vuosittain. Tukeaksesi kampanjaa Jokainen rotari joka vuosi (EREY) tee lahjoituksesi Säätiölle rotaryvuoden alussa, kannusta jokaista klubin jäsentä tekemään lahjoitus joka vuosi, kerro jäsenille, miten heidän Vuosirahastoon tekemänsä lahjoitus tukee Säätiön apurahoja ja aktiviteetteja, joilla saadaan aikaan hyvää maailmassa, anna tunnustusta niille, jotka tukevat Rotarysäätiötä. Pysyvä rahasto. Pysyvä rahasto on Rotaryn pääomarahasto. Pääomaan ei kosketa, ja vain osa tuotosta käytetään Säätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin. Lahjoitukset Pysyvään rahastoon voivat olla rahaa, arvopapereita, testamenttilahjoituksia tai elinkorkosopimuksia. Monet rotarit lahjoittavat Pysyvään rahastoon huomattavia summia. Rotarit, jotka haluavat tukea Rotaryn rauhankeskuksia voivat tehdä lahjoituksen tähän ohjelmaan Pysyvän rahaston kautta. Jos klubissasi on jäsen, jolla on mahdollisuus tehdä suuri lahjoitus Säätiölle, ota yhteys alueelliseen Rotarysäätiön koordinaattoriin tai apulaiskoordinaattoriin. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 87 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

92 Rotarysäätiön rahoitus Paikkakunnalta saatu rahoitusapu. Vaikka suuri osa Säätiön rahoituksesta saadaan lahjoituksina rotareilta, varoja saadaan myös muilta ihmisiltä varainkeruukampanjoilla ja yksittäisinä lahjoituksina. Mieti, voisitko järjestää varainkeruutempauksia, joiden avulla saisit paikkakuntasi tukemaan klubiasi ja Rotarysäätiötä. Lisätietoa löytyy Klubin palveluprojektikomitean oppaasta (226D-FI). Tunnustukset lahjoittajille. Lahjoituksesta myönnettävä vilpitön tunnustus on tärkeää, jotta lahjoituksia saadaan myös tulevaisuudessa. Rotarysäätiö antaakin lahjoittajille tunnustusta rahalahjoituksista ja sitoutumisesta tuleviin lahjoituksiin. ROTARYSÄÄTIÖN ANTAMAT TUNNUSTUKSET Tunnustukset yksityishenkilöille Rotary Foundation Sustaining Member Paul Harris Fellow Multiple Paul Harris Fellow Memorial Paul Harris Fellow Certificate Certificate of Appreciation (annetaan myös yrityksille) Benefactor Bequest Society Major Donor Arch C. Klumph Society Tunnustukset klubeille 100% Rotary Foundation Sustaining Member Club -standaari (vuosittain jaettava) Every Rotarian, Every Year -standaari (vuosittain jaettava) Top Three Annual Fund Per Capita Club -standaari (jaetaan vuosittain kussakin piirissä) 100% Paul Harris Fellow Club -standaari (myönnetään pyynnöstä) Tarkempaa tietoa tunnustuksista löytyy hakusanalla Appreciation and Recognition Opportunities osoitteesta Saadaksesi lisätukea säätiöasioissa ota yhteyttä alueelliseen rotarysäätiökoordinaattoriin, apulaisrotarysäätiökoordinaattoriin ja Rotarysäätiön alumnikoordinaattoriin. Tukea saa myös RI:n pääkonttorista tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta ja Rotarysäätiön kontaktikeskuksesta osoitteesta KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 88 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

93 Toimenpidetarpeet? Mitä aiot tehdä rohkaistaksesi klubisi jäseniä osallistumaan Säätiön toimintaan? Mitä lisätietoja tarvitset pystyäksesi paremmin tukemaan Rotarysäätiötä? Miten aiot kerätä rahoitusta Rotarysäätiölle? Miten olet ajatellut huolehtia klubisi rahojen hallinnoinnista? Mikä on henkilökohtainen tavoitteesi tukea Rotarysäätiötä? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 89 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

94 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 90 OLLA MUKANA ROTARYSÄÄTIÖSSÄ

95 8 Tuki palveluprojekteille Oppaat Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A) ja Community Assessment Tools (605C) ovat tärkeitä tietolähteitä kun laadit vuotesi tavoitteita ja toimintasuunnitelmaa. Palvelu on Rotaryn perusarvoja. Tehokkaat palveluprojektit tekevät myös klubeista tehokkaita. Huolellisella valinnalla, suunnittelulla ja arvioinnilla rotaryklubi voi onnistua toteuttamaan palveluprojekteja, joita paikkakunnalla tarvitaan. Luomalla kontakteja myös klubin ulkopuolelle ja edistämällä klubisi aktiviteetteja voit nostaa klubisi julkista kuvaa ja houkutella uusia jäseniä. Kestävät projektit voivat toimia ilman klubin tukea tai väliintuloa, kun hanke on saatu alkuun, vaikka rahoitus olisi jo loppunut. Tehtävät Tulevana presidenttinä sinulla on seuraavat palveluprojekteihin liittyvät tehtävät: Nimitä palveluprojektikomitea ja osallistu sen kokouksiin. Arvioi klubin nykyisten projektien tilanne käyttäen apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2). KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 91 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

96 Laadi palvelutavoitteet käyttäen apuna Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille. Presidenttinä sinulla on seuraavat palveluprojekteihin liittyvät tehtävät: Varmista, että klubi ja sen jäsenet noudattavat nuorisonsuojelun toimintaohjeita (luku 1 ja liite 13) Varmista, että palveluprojektikomitea käyttää seuraavia onnistuneiden palveluprojektien johtamismenetelmiä: tarvearviointi, suunnittelu ja toteutus, hankkeen toteutumisen arviointi. Yksi kolmesta RI:n strategiasuunnitelman prioriteeteista on keskittyä humanitaariseen palveluun ja lisätä sitä. Rotaryklubeja rohkaistaan hävittämään polio, lisäämään kestävää palvelua ennen kaikkea nuorten ja nuorten aikuisten ohjelmien avulla ja Rotarysäätiön kuudella keskittämisalueella, laajentamaan strategisia kumppanuuksia ja yhteistyösuhteita, luomaan merkittäviä projekteja sekä paikallisesti että kansainvälisesti. Klubin palveluprojektikomitea Palveluprojektikomitean päätehtävä on johtaa klubisi palveluhankkeita ja pitää huolta siitä, että ne vastaavat paikkakunnan tarpeita. Se myös koordinoi työskentelyä ulkomaisten klubien kanssa kansainvälisissä palveluprojekteissa. Klubisi voi muuttaa sääntöjään niin, että ne vastaavat tämän komitean erityistehtäviä. Se voi myös tarpeen mukaan perustaa alakomiteoita (liite 9). Nimitä komiteaan sellaisia rotareita, joilla on hyvä paikallistuntemus ja kokemusta vapaaehtoistoiminnasta. Tulevana presidenttinä sinun tulee päättää komitean kanssa, jatkuvatko nykyiset projektit tulevana vuonna. Sisällytä edelleen jatkuvat palveluprojektit omiin tavoitteisiisi. Palveluprojektikomitean tehtäviin kuuluu: suorittaa paikkakunnalla ja klubissa tarvearviointi, suunnitella paikallisia ja kansainvälisiä palveluprojekteja, joissa käytetään klubin, piirin ja RI:n resursseja, tehdä yhteistyötä klubin julkisuuskuvakomitean kanssa, jotta projekteista tiedottaminen on suunniteltua, toteuttaa palveluprojekteja siten, että niihin osallistuvat kaikki klubin jäsenet, arvioida palveluprojektit ja käyttää näin saatuja tietoja tulevien projektien hyväksi, KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 92 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

97 ottaa yhteyttä klubeihin muissa maissa ja solmia kumppanuuksia luoden kansainvälistä toveruutta palvelun ja vapaaehtoistyön edistämiseksi. Katso lisätietoa Klubin palveluprojektikomitean oppaasta (226D-FI). Seuraavat henkilöt ja tahot voivat auttaa klubia toteuttamaan palveluprojekteja: rotarit ja heidän perheenjäsenensä ja ystävänsä paikkakunnan muut järjestöt Rotarysäätiön alumnit nuorisovaihto-oppilaat ja RYLA-osallistujat Rotaryn kansalaistoimintaryhmien jäsenet interact- ja rotaractklubien jäsenet muiden rotaryklubien jäsenet rotarien toimintaryhmät ja Rotaryn toveruusryhmät Palveluprojekteja toteutettaessa voidaan verkostoitua ja lisätä klubin jäsenten keskinäistä toveruutta. Kaikkien jäsenten osallistuminen projekteihin parantaa jäsenten sitoutumista Rotaryyn. Tarvearviointi Onnistuneet palveluprojektit kohdistuvat todellisiin ja ajankohtaisiin paikallisiin ongelmiin. Ne herättävät klubin jäsenten mielenkiinnon ja saavat heidät antamaan kykynsä hankkeen käyttöön. Ulkoinen arviointi Ulkoinen arviointi auttaa rotaryklubia ymmärtämään, mihin paikkakunnan tarpeisiin se voi vastata. Klubin palveluprojektitoimikunnan pitäisi tavata mahdollisimman monta erilaista paikkakuntalaista. Näiden kontaktien avulla klubi löytää henkilöitä, jotka tuntevat paikkakunnan asiat, keinoja projektien hoitamiseen ja tulevia palveluprojektikohteita. Palveluprojektien valmistelu ja toteuttaminen yhdessä paikkakuntalaisten kanssa auttaa klubia myös löytämään mahdollisia uusia rotareita. Klubin arviointi Sisäinen arviointi selvittää, mitkä projektit vastaavat klubin jäsenten kiinnostuksen kohteita ja taitoja. Sisäisessä arvioinnissa tulisi pohtia seuraavia tekijöitä: kokemukset edellisistä projekteista ja niistä saadut opetukset klubin rakenne, esimerkiksi: kuinka moni haluaa osallistua palveluprojekteihin millaisia taitoja jäsenillä on miten kiinnostuneita he ovat kyseisestä projektista miten tyytyväisiä he olivat edellisiin projekteihin KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 93 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

98 Katso luvusta 7 lisää informaatiota siitä, miten voit käyttää Säätiön apurahoja rahoittamaan kansainvälisiä palveluprojekteja. Tasapainoinen palveluohjelma Palveluprojektit, jotka liittyvät erilaisiin Rotaryn prioriteetteihin, auttavat pitämään klubisi aktiviteetit tasapainossa. Kun suunnittelette projekteja, palveluprojektikomitean tulisi miettiä seuraavia seikkoja: hankkeiden sisäinen ja ulkoinen arviointi RI:n strategiasuunnitelma keskittämisalueet palveluväylät Presidentin kunniamaininta Opas Rotaryn keskittämisalueet (965-FI) antaa esimerkkejä eri keskittämisalueilla tehdyistä palveluprojekteista. Auttaa muita RI:n avulla Rotary International ja Rotarysäätiö tarjoavat suuren määrän humanitaarisia, kulttuurienvälisiä ja koulutuksellisia ohjelmia, joiden avulla klubit ja piirit voivat saavuttaa palvelutavoitteensa. Katso ohjelmien yksityiskohtaista kuvausta liitteestä 14. Yeiskatsaus klubillesi tarjolla olevista ammattipalvelumahdollisuuksista, katso oppaasta An Introduction to Vocational Service. Uudet sukupolvet -ohjelmat. Uudet sukupolvet on Rotaryn viides palveluväylä. Klubien pitäisi tukea uudet sukupolvet -ohjelmia, joita ovat Rotaract, Interact, RYLA ja nuorisovaihto, tai kehittää palveluprojekteja, jotka kohdistuvat alle 30-vuotiaisiin nuoriin. Klubit voivat myös sitoutua palveluprojekteihin, jotka koskevat paikkakunnan nuoria ja joissa heidät saadaan kiinnostumaan Rotarysta. Opas An Introduction to New Generations Service (735) ehdottaa myös muita tapoja saada nuoret ja nuoret aikuiset mukaan rotarytoimintaan. Jos johdat palveluprojektia, jossa vapaaehtoiset työskentelevät suoraan nuorten kanssa, sinun tulee ensin tutustua oppaaseen Youth Protection Training Manual and Leaders Guide, joka käsittelee osallistuvien seulontaa ja koulutusta. Paikalliset ja kansainväliset palveluprojektit. Klubit voivat hankkia paikallisia klubikumppaneita tai klubeja muista maista projekteihin, jotka kohdistuvat paikkakunnan tarpeeseen. Lisätietoja saat oppaasta Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A). Paikallisten projektien perusstrategiaa voidaan käyttää myös kansainvälisissä palveluprojekteissa. Jotta klubi voi osallistua kansainväliseen projektiin, sen pitää löytää kansainvälinen kumppani. Voit edetä asiassa usealla eri tavalla: Tutki mahdollisuuksia osoitteessa ja ota yhteys piirisi rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan, verkostoidu rotarien kanssa piirin tilaisuuksissa ja kansainvälisissä tapaamisissa, laajenna kansainvälisiä yhteyksiäsi ystävävierailuilla muiden klubien kanssa sekä Rotaryn ystävyysvaihdon avulla, KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 94 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

99 osallistu rotarien sponsoroimaan projektimessuun, käytä klubisi rotaractklubia verkostoituaksesi, tutustu toisiin rotareihin sosiaalisessa mediassa. Suorita nettikurssi How to Start a Service Project osoitteessa www. rotary.org saadaksesi ideoita projektin käynnistämiseen. Projektien suunnittelu ja toteutus Suunnittelulla voidaan minimoida palveluprojektien viivästymiset ja epäonnistumiset. Tarkista että oma palveluprojektikomiteasi asettaa projektille tavoitteet, laatii talousarvion ja aikataulun sekä aloittaa toteuttamisen. Projektin rahoitus voi olla yksittäisiltä lahjottajilta tai paikalliselta liike-elämältä saatua rahaa, apurahoja muilta säätiöiltä, Rotarysäätiön apurahoja. Ennen palveluprojektin aloittamista sinun tulee varmistaa, että palveluprojektikomitea kehittää projektille toimintasuunnitelman, joka vastaa seuraaviin kysymyksiin: Mihin projekteihin klubin jäsenet osallistuvat parhaillaan? Mikä on projektin tavoite? Miksi klubisi ryhtyy tähän projektiin? Ketkä klubissa ja paikkakunnalla osallistuvat siihen? Miten klubisi on yhteistyössä niiden paikkakuntalaisten kanssa, jotka hyötyvät projektista? Miten projekti voi tuottaa kestäviä tuloksia? Milloin projekti toteutetaan? Missä projekti toteutetaan ja miten vapaaehtoistyöntekijät pääsevät kyseiseen paikkaan? Mitä resursseja tarvitaan projektin loppuunsaattamiseksi? Miten klubi varmistaa resurssien asianmukaisen käytön? Miten klubisi tiedottaa projektista? Pyri saamaan kaikki klubin jäsenet mukaan projektia toteuttamaan ja monitoroi jatkuvasti aktiviteetit suhteessa toimintasuunnitelmaan. Arviointi Presidenttinä varmista, että palveluprojektikomitea arvioi kaikki palveluprojektin aktiviteetit. Kun loppuunsaatettua palveluprojektia arvioidaan, on tärkeää pohtia seuraavia kysymyksiä: Kohensiko projekti paikkakunnan oloja? Jos ei, miksi ei? Oliko kaikilla klubin jäsenillä ja kaikilla paikkakuntalaisilla mahdollisuus osallistua projektiin? Kerrottiinko projektista riittävästi tiedotusvälineissä? Riittivätkö klubin projektiin varaamat rahat? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 95 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

100 Toimenpidetarpeet? Mitä aiot tehdä klubin palveluprojektien tukemiseksi? Mitä aiot tehdä varmistaaksesi, että klubisi palveluprojekteja tarvitaan paikkakunnallasi ja että niiden tulokset ovat kestäviä? Miten varmistat, että klubisi jäsenet osallistuvat projekteihin ja että heidän vahvuutensa ja taitonsa tulevat käyttöön? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 96 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

101 Liite 13: Nuoriso-ohjelmien riskinhallinta Riskien hallitsemiseksi on tiedettävä, mitä riskejä nuorisoaktiviteetteihin voi liittyä. Näitä ovat esimerkiksi tapaturmat, sairaudet ja seksuaalinen hyväksikäyttö. Riskinhallinnan avulla osanottajat voivat tehdä oikeita valintoja. Riskinhallinnalla ei pystytä ehkäisemään kaikkia negatiivisia asioita, mutta sillä voidaan vähentää niiden määrää ja vaikutuksia. Klubisi tulisi toimia seuraavasti, kun laaditte nuorisoaktiviteettienne riskinhallintaohjelmaa: Laatikaa klubille nuorisonsuojeluohjeisto fyysisen, seksuaalisen ja henkisen väärinkäytön tai häirinnän varalle. Piiristä saat yksityiskohtaisen toimintaohjeen. Laatikaa aikuisille ja nuorille osanottajille käyttäytymisohjeet. Niiden tulisi noudattaa paikallisen kulttuurin normeja ja piirin tai klubin noudattamia tapoja sekä nuorisonsuojelun parhaita käytänteitä. Käykää läpi klubinne ohjeet, jotta ne ovat yhdenmukaiset piirin ohjeiden kanssa ja vastaavat RI:n hallituksen kullekin nuoriso-ohjelmalle laatimia ohjeita. Miettikää seuraavia kysymyksiä, kun tuette nuoriso-ohjelmaa tai -tapahtumaa: Miten toimitaan, jos joku loukkaantuu? Miten toimitaan, jos osanottaja esittää syytöksen seksuaalisesta häirinnästä? Miten toimitaan, jos ohjelman tai tapahtuman aikana tapahtuu luonnonkatastrofi? Minimoikaa mahdolliset riskit seuraavilla tavoilla: Opettakaa ohjelman osanottajille turvalliset käyttäytymistavat. Laatikaa pelastussuunnitelma ja harjoitelkaa sitä. Hankkikaa toimialueenne kattava riittävä vastuuvakuutus. Kaikkia osanottajia kehotetaan tarkastamaan, että heidän terveys- ja henkivakuutuksensa antavat riittävän suojan. Monien terveyteen liittyvien vakuutusten antama suoja on nimittäin vain osittainen, jos asianomainen on matkoilla tai asuu poissa kotoa. Tällaisissa tapauksissa osanottajien tulee harkita sellaisen matkavakuutuksen hankkimista, joka sisältää korvauksen lääkekuluista, vainajan kotiinkuljetuksen, hätäevakuoinnin sekä tapaturmaisen kuoleman tai silpoutumisen. Klubien ja piirien tulee ottaa yhteys paikalliseen vakuutusalan asiantuntijaan, jotta klubit voivat ratkaista, antavatko niiden vakuutukset riittävän suojan nuoriso-ohjelmille. Lisäksi suositellaan, että klubi kysyy neuvoa paikallisista juristeilta ennen kuin se allekirjoittaa mitään sopimusta toisen järjestön kanssa. Tällaiset sopimukset voivat sisältää luopumisehtoja, vastuusitoumuksia tai vastuuvapautuksia, jotka pyrkivät vapauttamaan toisen osapuolen vastuusta ja siirtämään riskin klubille tai piirille. Ota huomioon, että Rotary International ei vastaa kenenkään, esim. osanottajien tai järjestäjien, sairauksista tai loukkaantumisista eikä millekään omaisuudelle koituneista vahingoista. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 97 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

102 Liite 14: Auta muita Rotaryn avulla Harkitse seuraavia Rotaryn tarjoamia mahdollisuuksia kun autat muita: Ammattipalvelu Interact Kansainvälinen palvelu PolioPlus Rotaract Rotareiden toimintaryhmät Rotaryn kansalaistoimintaryhmä (RCC) Rotaryn nuorisovaihto Rotaryn toveruusryhmät Rotaryn rauhankeskukset Rotaryn ystävyysvaihto Rotarysäätiön apuraha Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Uudet sukupolvet -palvelu Yhteiskuntapalvelu Ohjelma, joka kannustaa rotareita osoittamaan esimerkillään työelämässä korkeaa eettistä tasoa ja käyttämään ammattiosaamistaan toisten hyväksi vuotiaille nuorille tarkoitettu palveluklubi Sellaisten projektien muodostama kokonaisuus, joissa on mukana rotareita useasta maasta Rotaryjärjestön ja Rotarysäätiön yhteinen ohjelma, joka tarkoituksena on hävittää polio maailmasta Paikallisen rotaryklubin tukema vuotiaille nuorille aikuisille tarkoitettu palveluklubi Rotareiden, heidän puolisoidensa ja rotaractoreiden muodostama ryhmä, jossa he yhdessä hoitavat johonkin erityisaiheeseen liittyviä kansainvälisiä palveluprojekteja Paikallisen rotaryklubin tukema aikuisille ei-rotareille tarkoitettu palveluryhmä Ohjelma, joka edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä ja rauhaa vuotiaiden opiskelijoiden ja vuotiaiden nuorten aikuisten keskuudessa Kansainvälinen rotareiden, heidän puolisoidensa ja rotaractoreiden muodostama yhteiseen vapaa-ajanharrastukseen tai ammattiin liittyvä ryhmä Kansainvälinen koulutusohjelma, joka tarjoaa stipendejä akateemiseen loppututkintoon tai ammatilliseen jatkotutkintoon rauhan- ja konfliktintutkimuksessa. Vaatimukset täyttävillä hakijoilla on mahdollisuus opiskella yhdessä monista Rotaryn rauhankeskuksista yliopistoissa eri puolilla maailmaa Rotareille ja heidän perheilleen tarkoitettu vaihto-ohjelma. Ystävyysvaihdon avulla luodaan ystävyyssuhteita, jotka voivat johtaa kansainväliseen yhteistyöhön palveluprojekteissa Klubeille ja piireille annettava rahallinen tuki käytettäväksi humanitaarisiin ja koulutuksellisiin aktiviteetteihin. Apurahat voidaan käyttää joko oman paikkakunnan hyväksi tai ulkomaiseen hankkeeseen Nuorille tarkoitettu koulutusohjelma, jossa keskitytään johtajuuteen, kansalaiskasvatukseen ja itsensä kehittämiseen Sellaisten palveluohjelmien ja aktiviteettien muodostama kokonaisuus, joita alle 30-vuotiaat nuoret toteuttavat paikkakunnallaan ja jotka lisäävät heidän kiinnostustaan Rotaryyn Palvelu, jolla autetaan omaa paikkakuntaa KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 98 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

103 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 99 TUKI PALVELUPROJEKTEILLE

104 Piirineuvottelua varten Piirineuvottelun keskustelunaiheita Mieti seuraavia kysymyksiä ennen piirineuvottelua. Istunto: Julkinen esiintyminen Miten valmistaudut esiintymiseen? Mitä vihjeitä sinulla on puheen pitäjälle? Istunto: Johtamistaito Mitä taitoja tarvitset klubisi johtamisessa? Mitä johtamistaitojasi sinun tulisi parantaa? Miten aiot parantaa näitä taitoja? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 100

105 Istunto: Tapausharjoitukset Piirineuvottelua varten Mitä menettelytapoja klubin tulisi käyttää parantaakseen hallintoaan, jäsenhankintaansa, palveluprojektejaan, suhdetoimintaansa ja Rotarysäätiölle antamaansa tukea? Istunto: Klubin tavoitteiden viimeistely ja ongelmanratkaisu Mitkä ovat klubisi tavoitteet tulevana vuonna? Mitä haasteita klubillasi on näiden tavoitteiden saavuttamisessa? Millä tavoin aiot kohdata nämä haasteet? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 101

106 Muistilista 1: Puheen pitäminen Piirineuvottelua varten Paikallinen koulu on pyytänyt sinua pitämään lyhyen esityksen oppilaille siitä, mitä Rotary tekee paikkakunnalla. Luonnostele esityksesi alla olevaan tilaan. Mieti esiintymistaitoja, joista oli puhe aiemmin, kun valmistelet esitystäsi. Ryhmän jäsenten tulisi seuraavaksi pitää omat esityksensä ja saada niistä palautetta ryhmältä. Käyttäkää seuraavia kysymyksiä apuna palautteen antamisessa toisillenne. Pienryhmät voivat ajan salliessa kertoa huomioistaan isommalle ryhmälle. Esitys: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 102

107 Palaute Antoiko esitys sinulle riittävästi informaatiota? Piirineuvottelua varten Kuvaile puhujan ääntä. Vaihteliko puhuja äänensävyään? Puhuiko hän selkeästi? Vaikuttiko esiintyjä tuntevan aiheensa? Missä määrin esiintyjä tukeutui muistiinpanoihinsa? Oliko esiintyjä rento ja varmakäytöksinen? Miten se ilmeni? Oliko esiintyjän puhenopeus sopiva? Pysyikö hän annetussa aikataulussa? Mitä muita huomioita teit ja mitä vihjeitä voit antaa esiintyjälle? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 103

108 Muistilista 2: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 104

109 Muistilista 3: Johtamistaito Piirineuvottelua varten Luettele tehokkaiden johtajien ominaisuuksia. Mainitse alla olevissa neliöissä neljä johtajanominaisuutta, joita sinun tulee parantaa, ja selosta sen jälkeen, kuinka tulet parantamaan kutakin ominaisuutta. Ominaisuus: Parantamiskeinoni: Ominaisuus: Parantamiskeinoni: Ominaisuus: Parantamiskeinoni: Ominaisuus: Parantamiskeinoni: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 105

110 Muistilista 4: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 106

111 Piirineuvottelua varten Muistilista 5: Tuleva presidentti tapausharjoituksia Lue olla oleva tapausselostus ja vastaa kysymyksiin. Käytä sivun 111 tapausharjoituksen toimintasuunnitelmaa luodessasi omaa suunnitelmaasi. Tapausharjoitus 1 John on pienen rotaryklubin tuleva presidentti. Klubi isännöi vuosittaisen grillijuhlan tukeakseen kodittomien asuntolaa. Hän haluaisi pyytää klubin jäsentä, jonka nimi on Sandy, ensimmäistä kertaa hoitamaan ruuan grillijuhliin. Sandy on ollut klubissa jo useita vuosia, ja hän on yleensä hyvin auttavainen, kun apua pyydetään. Hänellä on oma mainostoimisto ja monia hyvä kontakteja paikkakunnalla. John pyytää Sandyn apua seuraavalla s-postilla: Hei Sandy, Koska mainostoimistossasi ei nyt ole paljoa hommia, voisitko järjestää ruuan vuosittaiseen grillijuhlaamme? Sinne tulee noin 500 henkeä. Voitko järjestää myös teltan, tuolit, jäteastiat jne.? Kiitoksia etukäteen! Rotaryterveisin, John John hämmästyy, kun Sandy vastaa, ettei voi auttaa tapahtuman järjestelyissä. Mitä John olisi voinut tehdä toisin delegoidakseen tehtävät tehokkaasti Sandylle? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 107

112 Tapausharjoitus 2 Piirineuvottelua varten Oman presidenttivuotesi alussa huomaat että klubikokousten läsnäoloprosentti on alhainen. Olet kuullut jäsenten sanovan, että osallistuminen tuntuu raskaalta eivätkä klubin projektit ja aktiviteetit ole innostavia. Olet ajatellut muuttaa klubin tapaamisaikoja, mutta et ole varma, kuinka jäsenet reagoivat. Miksi läsnäolo on alhainen? Miten saat selville, mitä klubin jäsenet haluavat? Mitä voit tehdä innostaaksesi klubin jäseniä olemaan aktiivisia? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 108

113 Tapausharjoitus 3 Piirineuvottelua varten Tuleva presidentti pitää klubissasi perinteisesti lyhyen aloituspuheenvuoron. Lue seuraava puhe. Hei kaikki. Öööö, mitä? Kuuletteko minua nyt? Ehkä olisi pitänyt valmistautua paremmin. Anteeksi, mutta jännittää. Öööö, siis te kaikki tunnette minut. No ei tässä nyt ole paljon sanottavaa. Joten, öööö, olen Riku ja, öööö, enkös, ööö, ole ollut jäsenenä, öööö, neljä vuotta. Eiku hetkinen, viisi vuotta. Olen auttanut, öööö, aika monessa hommassa klubissa, niin kuin tiedätte. Paljon eri hankkeita. Joten meillä tulee olemaan hyvä vuosi, öööö, ja odotan presidenttiyttä. Kiitos! Joten, onko kysyttävää? Miten Rikun olisi pitänyt muotoilla esityksensä? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 109

114 Tapausharjoitus 4 Piirineuvottelua varten Edeltäjäsi kehitti kaudellaan seuraavat klubitavoitteet: LIsätä jäsenistöä 50 prosenttiat Kehittää viisi uutta klubiprojektia Isännöidä kolmea rahankeruutapahtumaa PolioPlus-ohjelmalle Sponsoroida uutta interactklubia Mielestäsi näitä tavoitteita on mahdoton saavuttaa. Sinä puolestasi haluat asettaa realistiset vuositavoitteet. Listaa kolme tavoitetta itsellesi presidenttinä. Miten voit saada palautetta klubisi jäseniltä? Millä keinoin varmistat, että pysyt selvillä vuoden aikana klubin etenemisestä kohti tavoitteita? Miten päätät, mitä tavoitteita aiot jatkaa ja mitkä tavoitteet voi jättää pois? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 110

115 Tapausharjoitus: toimintasuunnitelma Piirineuvottelua varten Toimintavaihe 1. Kuka on vastuuhenkilö? Kuinka kauan vaihe kestää? Kuinka etenemistä mitataan? Mitä resursseja on saatavilla? Mitä huomasit voivasi toteuttaa klubissasi? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 111

116 Piirineuvottelua varten Muistilista 6: Ongelmanratkaisuopas Käytä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille ja istunnon 2 tavoitelistaa kehittääksesi oman ongelmanratkaisuoppaan. Analysoi klubisi tavoitteet ja mieti, mitä mahdollisia haasteita niiden saavuttamisessa on. Esitä seuraavaksi ratkaisuja näihin haasteisiin. Tavoite Mahdollinen haaste Ratkaisu Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Muuta KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 112

117

118 Vain napsautus ja olet perillä! Mene Member Accessiin Käy läpi kursseja ja hanki lisää rotarytietoutta. Imuroi raportteja. Selaa klubisi puolivuotismaksuraportteja (SAR) ja maksa jäsenmaksut. Syötä klubisi vuositavoitteet ja katso mihin olette päässeet. Member Accessiin pääset napsauttamalla Rotaryn kotisivun oikeassa yläkulmassa olevaa linkkiä. Siinä on sinun rotarytoimintasi sekatavarakauppa. www,rotary.fi/rekisteri One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA FI (1212)