KLUBIN PRESIDENTIN OPAS

Transkriptio

1 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN OPPAAT -SARJA 222-FI (1212)

2 tä Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

3 Sisällysluettelo Johdanto 1 Presidentin tehtävä...4 Klubin tulevan presidentin tehtävät...5 Klubin presidentin tehtävät...6 Klubijohtosuunnitelmasi...7 Pohdittavaa?...9 Liite 1: Rotaryn perusperiatteet Toimintavuoden suunnittelu...13 Strategiasuunnittelu...14 Pohdittavaa?...15 Liitteet 2: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille : Strategiasuunnittelun opas : RI:n strategiasuunnitelma Klubin johtaminen...32 Klubin hallintokomitea...34 Kokoukset...34 Klubikokoukset...35 Klubineuvottelut...36 Kuvernöörin vierailu...36 Vaalit...37 Member Access...37 Klubin järjestysmuoto ja säännöt...38 Taloushallinto...39 Riskinhallinta...42 Rotarymerkkien käyttö...42 Pohdittavaa?...45 Liitteet 5: Piirikokoukset ja kansainväliset kokoukset : Klubin toimihenkilöiden virkaanasettaminen : Parhaat käytänteet talous- ja riskinhallinnassa : Rotaryn merkit...49 Tämä julkaisu on Klubin presidentin oppaan (222-FI) painos v Se on tarkoitettu klubipresidenttien käyttöön vuosina , ja Sen sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin, Rotaryn menettelytapaohjeisiin ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Näistä lähteistä saat tarvittaessa yksityiskohtaisia ohjeita. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

4 4 Rotarien johtaminen...51 Yhteistyö klubin kanssa...52 Klubikomiteat...54 Motivoi vapaaehtoisia...55 Yhteistyö piirin kanssa...56 Pohdittavaa?...59 Liitteet 9: Esimerkkejä klubin komitearakenteesta : RI:n ja Rotarysäätiön tunnustukset : Klubikouluttajan tehtävät Jäsenten sitouttaminen...66 Klubin jäsenyyskomitea...67 Jäsenhankinta...68 Pidä jäsenistä kiinni...69 Uusien klubien perustaminen...70 Pohdittavaa? Klubin ja Rotary-järjestön tunnetuksi tekeminen...73 Klubin julkisuuskuvakomitea...75 Rotarya koskeviin kysymyksiin vastaaminen...76 Pohdittavaa?...77 Liite 12: Rotaryn perussanomat Rotarysäätiöasioiden hoitaminen...80 Klubin rotarysäätiökomitea...81 Piirin tuki...82 Taloudellinen tuki...87 Pohdittavaa? Palveluprojektien tukeminen...91 Klubin palveluprojektikomitea...92 Tarvearviointi...93 Tasapainoinen palveluohjelma...94 Projektien suunnittelu ja toteutus...95 Arviointi...95 Pohdittavaa?...96 Liitteet 13: Nuoriso-ohjelmien riskinhallinta : Auta muita Rotaryn avulla...98 Piirineuvottelun keskustelunaiheita Muistilistoja piirineuvottelua varten...103

5 Johdanto Onnittelut sinulle, uusi klubipresidentti. Tehtäväsi klubipresidenttinä on johtaa tehokasta rotaryklubia. Tämä opas on tärkein tietolähteesi tulevien presidenttien koulutusseminaaria (PETS) ja piirineuvottelua varten. Se on myös hyvä tietolähde koko toimikautesi ajan. Siitä löytyy mm. viiden klubikomitean, klubin sihteerin ja rahastonhoitajan oppaiden yleiskuvaus. Tämä käsikirja on tehty niin, että sitä voi katsella netissä tai omalla mobiililaitteella. Rotaryklubi on jäsenenä Rotary Internationalissa, joka on maailmanlaajuinen rotaryklubin muodostama verkosto. Tämän verkoston jäsenillä on oikeus käyttää RI:n palveluja ja tietolähteitä, joita on julkaistu yhdeksällä kielellä. Paljon tietoa löytyy osoitteesta www. rotary.org. Klubia koskevat tiedot löytyvät Member Accessista. Klubilla on myös mahdollisuus saada Rotarysäätiön apurahoja sekä hyödyntää RI:n pääkonttorin ja sihteeristön tukipalveluja.* Rotary.org Tässä oppaassa viitataan usein osoitteeseen josta löytyy kaikki tämänhetkinen tieto Rotarysta. * Sihteeristö koostuu Rotary Internationalin pääsihteeristä, RI:n ja Säätiön henkilöstöstä, joka työskentelee RI:n pääkonttorissa Evanstonessa, Illinois, USA, sekä seitsemässä kansainvälisessä toimistossa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 1 JOHDANTO

6 Verkkoauppa: Tilaa RI:n eri aiheisia julkaisuja, AV-ohjelmia ja muuta materiaalia. Meistä: Löydä tietoa Rotarysta ja Säätiöstä. Member Access: : Hallinnollinen työkalu, jolla voit verkossa hoitaa rotaryasioita, tutkia klubitietoja sekä käydä verkkokursseja. Sosiaalinen media: Liity Rotaryn sosiaalisiin verkostoihin. Hae: Kirjoita etsimäsi aihe. Koska sivustolla on runsaasti tietoa, niin saatat joutua tarkentamaan kysymystäsi saadaksesi toivomasi informaation. Uutisia ja ilmoituksia: Pysy ajan tasalla Rotaryn tapahtumien kanssa. Ota yhteyttä: Löydä RI:n pääkonttorin eri osastojen yhteystiedot. Valitse kieli: Valitse kieli, millä haluat lukea sivuja. Sivukartta: Katso miten eri aiheet on järjestetty sivujen kesken. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 2 JOHDANTO

7 Rotary.org-nettisivujen kautta voit ostaa tietolähteitä, tehdä hakuja hakusanoilla, kirjautua Member Accessiin päästäksesi käsiksi klubiasi koskeviin tietoihin ja ottaa yhteyttä RI:n pääkonttorin henkilökuntaan. Voit muuttaa sivuston kieltä. Kommentointimahdollisuus Jos sinulla on tätä opasta tai mitä tahansa RI:n koulutusmateriaalia koskevia kysymyksiä tai kommentteja, lähetä ne suoraan seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: Puhelin: Faksi: KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 3 JOHDANTO

8 1 Presidentin tehtävä Tämä opas ja Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma (254- FI) ovat tärkeimpiä tietolähteitäsi toimikautesi aikana. Voit kysyä neuvoa myös edelliseltä presidentiltä. Tehtäväsi klubipresidenttinä on varmistaa, että klubi toimii tehokkaasti ja että se on parempi klubi vuoden lopussa. Tehokkaat klubit pystyvät säilyttämään jäsenistönsä tai kasvattamaan sitä, toimeenpanemaan onnistuneita projekteja, joilla autetaan oman paikkakunnan ja muiden maiden ihmisiä, tukemaan Rotarysäätiötä sekä osallistumalla sen ohjelmiin että antamalla sille taloudellista tukea, kasvattamaan johtajia, jotka pystyvät palvelemaan Rotarya klubitason yläpuolella. Jos klubi toimii tehokkaasti, se pystyy paremmin saavuttamaan tavoitteensa jokaisella palveluväylällä ja myös saavuttamaan Rotaryn tavoitteen (katso liite 1). KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 4 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

9 Klubin tulevan presidentin tehtävät ja parhaat käytänteet Tehtäväsi tulevana klubipresidenttinä on koottu alla olevaan luetteloon ja ne on selostettu muualla tässä oppaassa (ks. sulkeissa olevia viitteitä): Huom! Tähti (*) osoittaa tehtävää, jota on selostettu Rotaryklubin mallisäännöissä tai Rotaryklubin järjestysmuodossa Klubin presidentin oppaan läpikäyminen ja valmistautuminen tulevien presidenttien koulutustilaisuuteen Toimiminen klubin hallituksen jäsenenä ja klubin presidentin tai hallituksen määräämien tehtävien suorittaminen* Klubin strategiasuunnitelman tarkastelu lähtökohtana tehokkaan klubin tunnuspiirteet (luku 2) Sellaisten vuositavoitteiden asettaminen klubillesi, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita. Käytä tähän Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille (liite 2). Arvioi klubin jäsentilanne. Keskustele palveluprojekteista ja organisoi niitä. Keksi keinoja, joilla tuetaan Rotarysäätiötä. Kasvata tulevia johtajia. Laadi suhdetoimintasuunnitelma. Suunnittele toimenpiteet, joilla hoidetaan klubin hallinto. Yhteistyö klubi- ja piirijohdon kanssa* (luvut 3 ja 4) Pidä vähintään yksi kokous klubin hallituksen kanssa; käykää yhdessä läpi klubin järjestysmuoto ja säännöt (luku 3) Valvo klubin talousarvion laatimista* (luku 3) Jatkuvuuden varmistaminen sekä klubin johtamisessa että palveluprojekteissa* (luku 4) Nimitä komiteoille puheenjohtajat*. Jatkuvuuden varmistamiseksi nimitä komiteoihin jäsenet kolmeksi vuodeksi aina kun se on mahdollista*. Neuvottele edeltäjäsi kanssa*. Järjestä uuden ja eroavan hallituksen yhteinen kokous. Säännöllisen ja yhdenmukaisen koulutuksen varmistus (luku 3) Osallistu tulevan presidentin koulutustilaisuuteen ja piirineuvotteluun*. Kannusta kaikkia klubin toimihenkilöitä osallistumaan piirineuvotteluun. Järjestä klubineuvottelu heti piirineuvottelun jälkeen. Osallistu piirikonferenssiin. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 5 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

10 E-rotaryklubien presidenteillä on erilaiset klubikokouksia koskevat tehtävät, jotka löytyvät Rotaryklubin järjestysmuodosta. Lisätietoa on julkaisussa What You Need to Know About Rotary E-Clubs ja sitä saa myös CDS-tukihenkilöltä. Klubin presidentin tehtävät ja parhaat käytänteet Tehtäväsi presidenttinä on koottu alla olevaan luetteloon ja niitä on selostettu muualla tässä oppaassa : Huom! Tähti (*) osoittaa tehtävää, joka on selostettu Rotaryklubin mallisäännöissä tai Rotaryklubin järjestysmuodossa. Rekisteröidy Member Accessiin osoitteessa jotta voit saada klubiasi koskevaa hallinnollista tietoa. Varmista, että klubin sihteerillä ja rahastonhoitajalla on tarvittavat tunnukset SR:n jäsentietojärjestelmään, jotta klubin jäsenyys- ja muut tiedot voidaan pitää ajan tasalla. Toteuta klubin vuositavoitteita, arvioi niitä jatkuvasti ja varmista, että kaikki klubin jäsenet osallistuvat toimintaan ja ovat hyvin perillä asioista (luku 2). Varmista, että jokainen komitea on asettanut itselleen tavoitteet* (luku 4). Kannusta klubin ja piirin komiteoiden puheenjohtajia keskinäiseen yhteydenpitoon. Käy säännöllisin väliajoin läpi komiteoiden tekemisiä, tavoitteita ja kuluja*. Osallistu ex officio -jäsenenä kaikkien klubikomiteoiden kokouksiin*. Toimi puheenjohtajana kaikissa klubin kokouksissa* (luku 3). Varmista että kaikki kokoukset ovat huolella suunniteltuja. Välitä tärkeää tietoa klubin jäsenille. Järjestä jäsenille yhteisiä tapahtumia. Valmistaudu itse kaikkiin klubin ja piirin kokouksiin ja kannusta muitakin osallistumaan niihin (luku 3) Suunnittele kaikki hallituksen kokoukset etukäteen*. Varmista, että klubi on edustettuna piirikonferenssissa ja muissa piirin kokouksissa. Yritä saada klubin jäseniä osallistumaan vuotuiseen RI:n kongressiin. Tee yhteistyötä klubin ja piirin johtohenkilöiden kanssa (luku 4). Laadi ja hyväksy klubin budjetti ja valvo sen toteuttamista. Tee tätä yhteistyössä klubin rahastonhoitajan kanss* (luku 3). Tee yhteistyötä piirijohdon kanssa, jotta klubin ja piirin tavoitteet saavutetaan (luku 2). KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 6 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

11 Käytä piirin, RI:n sihteeristön resursseja sekä Rotaryn nettisivuja tietolähteenäsi (kaikki luvut). Valmistaudu kuvernöörin vierailuun. Varmista klubin johtamisen ja palveluprojektien jatkuvuus*. Esitä klubillesi vuosikertomus klubin tilanteesta ennen toimikautesi päättymistä (luku 3). Pidä neuvottelu seuraajasi kanssa ennen toimikautesi päättymistä (luku 4). Järjestä tulevan ja eroavan hallituksen yhteinen kokous (luku 4). Varmista, että klubi toteuttaa kattavan koulutusohjelman. Voit tarvittaessa nimetä klubikouluttajan hoitamaan koulutusta (luku 4). Varmista, että RI:n nuoriso-ohjelmien riskinhallinnan toimintaohjeita noudatetaan (luku 8 ja liite 13). Varmista, että klubin jäsenet tuntevat RI:n julkilausuman Statement of Conduct for Working with Youth. Erota sellainen henkilö, joka myöntää osallistuneensa seksuaaliseen hyväksikäyttöön tai ahdisteluun tai joka on tuomittu tai joka muuten on todettu syylliseksi tällaiseen toimintaan. Älä myöskään hyväksy tällaisia henkilöitä jäseniksi. Estä sellaisia ei-rotareita toimimasta nuorten kanssa, jotka ovat myöntäneet syyllistyneensä seksuaaliseen hyväksikäyttöön tai ahdisteluun tai jotka on tuomittu tai muuten todettu syyllisiksi tällaiseen toimintaan. Pidä huolta, että klubissa noudatetaan nuorisovaihto-ohjelman mukaisia vaatimuksia, jotka koskevat vapaaehtoisten valintaa, seulontaa ja koulutusta. Tee nuorten suojelua koskevat suunnitelmat kaikkiin nuorisoon liittyviin klubin palveluaktiviteetteihin. Klubijohtosuunnitelmasi Klubijohtosuunnitelmasi on klubin toimintasuunnitelma, jonka avulla klubista on mahdollista tehdä elävämpi ja saada jäsenet viihtymään. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma sisältää parhaita käytänteitä, joita klubit voivat räätälöidä omaan käyttöönsä. Rotaryklubeja rohkaistaan käyttämään suositeltuja parhaita käytänteitä omien suunnitelmiensa kehittämisessä. Kun kehitätte klubinne suunnitelmia, arvioikaa klubin nykyisiä käytänteitä ja katsokaa, mikä toimii ja mikä on klubin kannalta merkityksellistä. Miettikää myös, mitkä käytänteet saavat jäsenet osallistumaan toimintoihin ja näin tekevät klubista elävämmän. Mainitussa oppaassa ehdotettujen parhaiden käytänteiden etuja ovat seuraavat: Kaikki jäsenet ovat selvillä kaikista klubin hankkeista ja heillä on mahdollisuus lausua mielipiteensä klubin tulevaisuudesta. Mitä enemmän jäsenet ottavat osaa toimintaan, sitä enemmän klubista löytyy tulevaisuudessa johtohenkilöitä klubiin ja piiriin ja sitä vähemmän jäsenet eroavat klubista. Kaikki jäsenet työskentelevät klubin tavoitteiden saavuttamiseksi, koska he ovat sitoutuneita. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 7 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

12 Johdon ja klubin tavoitteiden jatkuvuus helpottaa siirtymistä rotaryvuodesta toiseen. Klubissasi on mukavampaa, koska siellä ei painoteta sääntöjä tai vanhentuneita perinteitä vaan kokeillaan uusia toimintoja ja projekteja, jotka vastaavat jäsenten tarpeita. Käytä Club Leadership Plan Worksheet -muistilistaa kun rupeat laatimaan omaa klubijohtosuunnitelmaasi. Voisit pitää esityksen suunnitelmasi sisällöstä klubillesi. Lisätietoa löytyy RI:n nettisivuilta. Strategiasuunnittelun parhaat käytänteet Klubin entisten, nykyisten ja tulevien toimihenkilöiden tulisi yhdessä räätälöidä klubijohtosuunnitelma siten, että siihen sisältyvät klubin nykyiset vahvuudet ja seuraavanlaiset parhaat käytänteet: pitkän aikavälin tavoitteet, joissa otetaan huomioon tehokkaan klubin tunnuspiirteet, sellaiset vuositavoitteet, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita, kaikkien jäsenten ajan tasalla pitäminen järjestämällä klubineuvotteluja, tehokas tiedonkulku sinun sekä klubin ja piirin johtohenkilöiden välillä, jatkuvuus klubin johdossa ja palveluprojekteissa, kun siirrytään seuraavaan vuoteen, sellaiset klubin säännöt, että ne vastaavat klubin toimintaa ja käytäntöjä, mahdollisuudet lisätä klubin jäsenten keskinäistä toveruutta, jokaisen jäsenen mukanaolo jossain klubin projektissa tai tehtävässä, säännöllinen ja yhdenmukainen koulutus, sellaiset komiteat, jotka vastaavat klubin tarpeita. Käy läpi käytänteenne yhdessä klubin muiden johtohenkilöiden kanssa joka vuosi. Varmistakaa, että ne vastaavat edelleen klubinne tavoitteita ja että niissä näkyvät klubinne ominaispiirteet. Pyytäkää apulaiskuvernööriltä apua. Voitte kysyä myös klubin ja piirin tukihenkilöltä, edelliseltä presidentiltä tai rotarykoordinaattorilta, mistä löytyy tietolähteitä. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 8 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

13 Pohdittavaa? Mitä sinä tulet tekemään ymmärtääksesi paremmin, mitkä sinun tehtäväsi presidenttinä ovat? Keneltä kysyt neuvoa ja milloin, kun sinulla on kysyttävää roolisi suhteen? Mitä lisätietoa tarvitset ennen kautesi alkua? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 9 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

14 Liite 1: Rotaryn perusperiaatteet ROTARYN TAVOITE Rotaryn tavoitteena on vaalia palvelemisen ihannetta kaiken rehellisen yritteliäisyyden perustana, erityisesti: 1) edistää tuttavuussuhteiden syntymistä ja siten luoda tilaisuuksia palvelemiseen; 2) kohottaa liike- ja ammattimoraalia, lisätä kaiken hyödyllisen työn arvostusta ja kunnioittaa jokaisen rotarin ammattia tilaisuutena palvella yhteiskuntaa; 3) rohkaista jokaista rotaria toteuttamaan palvelemisen ihannetta yksityiselämässään, ammatissaan ja yhteiskunnan jäsenenä; 4) edistää kansojen välistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa sellaisten liike- ja ammatti-ihmisten välisen ystävyyden avulla, joita yhdistää palvelemisen ihanne. PALVELUVÄYLÄT Klubipalvelun avulla vahvistetaan toveruutta ja varmistetaan klubin toiminnan tehokkuus. Ammattipalvelu rohkaisee rotareita palvelemaan ammatissaan muita ja noudattamaan toimissaan korkeita eettisiä arvoja. Yhteiskuntapalvelu kattaa ne klubien projektit ja aktiviteetit, joilla parannetaan paikkakunnalla asuvien elämänlaatua. Kansainvälinen palvelu sisältää ne aktiviteetit, joihin jäsenet ryhtyvät edistääkseen Rotaryn humanitaarista vaikutusta ympäri maapallon ja joilla edistetään kansainvälistä ymmärrystä ja rauhaa. Uudet sukupolvet -palvelu auttaa nuoria aikuisia ja nuoria kehittämään johtajuustaitojaan ja kansainvälistä yhteisymmärrystä RYLA-, rotaract- ja iinteractklubien projekteissa ja nuorisovaihdossa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 10 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

15 KESKITTÄMISALUEET Sellaisten projektien, joihin saadaan globaaleja apurahoja Rotarysäätiöltä, pitäisi liittyä ainakin yhteen seuraavista keskittämisalueista: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Äidin ja lapsen terveys Peruskoulutus ja lukutaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 11 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

16 Muistiinpanot KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 12 TEHTÄVÄSI PRESIDENTTINÄ

17 2 Toimintavuoden suunnittelu Kun asetat toimintavuotesi tavoitteet ja laadit toimintasuunnitelman, tärkeimmät tietolähteet ovat Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ja Strategiasuunnittelun opas. Tulevan presidentin johdolla klubi laatii vuositavoitteet, joihin pyritään klubin strategiasuunnitelman mukaisesti. Jotta voitte laatia vuositavoitteet, teidän kannattaa arvioida klubinne vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja riskit julkaisun Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille avulla (liite 2). Tehtävät Tulevana presidenttinä sinun kuuluu kehittää ja arvioida klubin strategiasuunnitelma, joka tukee sinun visiotasi, asettaa vuositavoitteet, jotka ovat sopusoinnussa klubin pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa, huolehtia siitä, että jokaisen tavoitteen saavuttamiseksi on laadittu toimintasuunnitelma, osallistua PETSiin ja piirineuvotteluun, jotta voit jatkaa tavoitteiden kehittämistä tiimisi kanssa. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 13 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

18 Presidenttinä sinun tulee toteuttaa klubin tavoitteet ja arvioida niitä jatkuvasti, motivoida klubin jäseniä saavuttamaan tavoitteet. Strategiasuunnittelu 3 5 vuodeksi laadittu strategiasuunnitelma auttaa klubia suuntaamaan toimintaansa kohti sen omaa visiota ja näin toiminta pysyy sellaisena, että se vastaa nykyisten jäsenten ja ehdokasjäsenten tarpeita. Klubin strategiasuunnitelman tulisi olla työskentelyohje, jota arvioidaan jatkuvasti ja näin varmistetaan, että siinä ovat edelleen esitettyinä klubin tavoitteet vision toteuttamiseksi. Jos klubillasi ei ole strategiasuunnitelmaa, laatikaa sellainen käyttäen Strategiasuunnittelun opasta (liite 3). Rotary International rohkaisee klubeja ja piirejä laatimaan samansuuntaiset tavoitteet, jotka on esitetty RI:n strategiasuunnitelmassa (liite 4). Pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet Klubin strategiasuunnitelmasta pitäisi löytyä pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille -lomakkeen avulla (liite 2) pystytte asettamaan vuositavoitteenne arvioimalla klubin nykytilan ja määrittelemällä strategiat, joilla klubin tavoitteisiin päästään. Sinä työstät suunnitteluopasta muun klubinjohdon kanssa tulevien presidenttien koulutusseminaarissa ja piirineuvottelussa. Jättäkää valmis opas piirikuvernöörille 1.7. mennessä. Arviointi Kun tavoitteet on saavutettu, miettikää yhdessä, mitkä strategiat olivat tehokkaita. Käyttäkää näin saatua tietoa toisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja kertokaa näistä näkemyksistänne tulevalle presidentille tai tarvittaessa presidenttiehdokkaalle, kun he alkavat suunnitella tavoitteita omalle toimikaudelleen. Käyttäkää suunnitteluopasta työskentelyohjeena, jota voidaan tarvittaessa päivittää pitkin vuotta. Käykää opas läpi apulaiskuvernöörin ja piirikuvernöörin kanssa klubivierailujen aikana. KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 14 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

19 Pohdittavaa? Miten parannat strategiasuunnitelmaa? Miten saat jäsenet mukaan tavoitteiden asetteluun? Mitä delegoit ja kenelle? Mistä asioista tarvitset lisätietoa? Miten aiot varmistua siitä, että klubin tavoitteet saavutetaan? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 15 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

20 Liite 2: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille SUUNNITTELUOPAS TEHOKKAILLE ROTARYKLUBEILLE Huhtikuu 2012 Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubi arvioi nykytilaansa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita. Opas perustuu klubijohtosuunnitelmaan. Eri osioissa kuvatut toimintatavat ovat yleisesti käytössä olevia tapoja, joita klubi voi harkintansa mukaan käyttää, kun se pyrkii tavoitteisiinsa, mutta klubien toivotaan kehittelevän tarpeen mukaan myös vaihtoehtoisia tapoja. Tulevan presidentin tulee täyttää tämä lomake yhdessä klubinsa kanssa ja lähettää siitä kopio apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä. Imuroi osoitteesta PDF-lomake suunnitteluoppaasta. Rotaryklubi Rotaryvuosi: Klubipresidentti: Osoite: Puhelin: Faksi: S-posti: JÄSENYYS Nykytilanne Nykyinen jäsenmäärä: Jäsenmäärä edellisenä vuonna: Miehiä: viisi vuotta sitten: Naisia: Jäsenten keski-ikä:. Rotaryalumneja: Klubin tiedossa olevien alumnien tai ohjelmiin osallistuneiden lukumäärä: Jäsenyyden kestoaika 1-3 vuotta: 3-5 vuotta: 5-10 vuotta: Edellisinä kahtena vuotena uusia jäseniä ehdottaneiden klubijäsenten lukumäärä: Edustaako klubin jäsenistö paikkakunnan väestöä tasapuolisesti seuraavien asioiden suhteen: ammatit ikä sukupuoli etnisyys Klubin luokituskartta on päivitetty ja sisältää luokitusta, joista on täyttämättä. (pvm) (kpl) (kpl) Kerro, miten uudet jäsenet perehdytetään Rotaryyn. Kerro, miten uusia ja vanhoja jäseniä koulutetaan pitkin vuotta. Onko klubimme on ollut perustamassa uutta klubia viimeksi kuluneen 24 kuukauden aikana. Kyllä Ei Niiden Rotaryn toveruusryhmien ja rotareiden toimintaryhmien lukumäärä, joihin klubin jäsenet osallistuvat: Mikä houkuttelee uusia jäseniä klubiinne? KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 16 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 1

21 Onko klubissa kielteisiä tekijöitä, jotka voisivat olla esteenä uusien jäsenten hankinnassa? Tulevan tilanteen arvio Klubimme jäsentavoite tulevana rotaryvuonna on: (kpl) jäsentä mennessä (vuosi) Olemme todenneet paikkakunnallamme seuraavat kohteet, joissa on mahdollisia jäseniä: Kuinka klubi suunnittelee saavuttavansa jäsenkehitystavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Suunnittelemme jäsenten sitouttamisohjelman, jonka tavoitteena on vaikuttaa jäsenistöön siten, että heistä tulee innokkaita rotareita, kun he saavat osallistua mielenkiintoisiin ohjelmiin, projekteihin ja toimintaryhmiin ja kun heitä koulutetaan jatkuvasti. Pidämme huolta siitä, että jäsenyyskomitea tuntee tehokkaat jäsenhankintamenetelmät. Suunnittelemme rekrytointiohjelman, joka auttaa saamaan klubiin paikkakuntaa monipuolisesti edustavia jäseniä. Selvitämme jäsenehdokkaille, mitä heiltä jäseninä odotetaan. Huolehdimme siitä, että uudet jäsenet sitoutetaan klubiin. Jaamme esitteitä, jotka antavat jäsenehdokkaille yleistietoa Rotarysta, ja kerromme erityisesti omasta klubistamme. Osoitamme jokaiselle uudelle jäsenelle kummiksi/mentoriksi kokeneen rotarin. Annamme tunnustusta niille rotareille, jotka esittävät uusia jäseniä. Innostamme jäseniä liittymään Rotaryn toveruusryhmiin ja rotareiden toimintaryhmiin. Osallistumme RI:n jäsenkehitystä edistäviin palkitsemisohjelmiin. Tutkimme, minne olisi mahdollista perustaa uusi klubi. Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: PALVELUPROJEKTIT Nykytilanne Nuorisovaihto-oppilaiden lukumäärä: Vastaanotetut Lähetetyt Tuettuja interactklubeja: rotaractklubeja: Rotaryn kansalaistoimintaryhmiä: Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) -tilaisuuksien määrä: Rotaryn ystävyysvaihtojen määrä: Muiden palveluprojektien määrä, johon klubi osallistuu: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 2 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 17 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

22 Tulevan tilanteen arvio Klubi on laatinut seuraavat palvelutavoitteet tulevalle rotaryvuodelle: Omaa paikkakuntaa varten: Kohteet muissa maissa: Kuinka klubi aikoo saavuttaa palvelutavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että komitean jäsenet on koulutettu suunnittelemaan ja toteuttamaan menestyviä palveluprojekteja. Suoritamme paikkakunnalla tarvearvion löytääksemme sopivia projekteja. Käymme läpi meneillään olevat palveluprojektit selvittääksemme, ovatko ne tarpeellisia ja kiinnostavatko ne jäseniä. Selvitämme, onko paikkakunnalla sosiaalisia ongelmia, joihin klubi voisi tuoda helpotusta palvelutoiminnallaan. Arvioimme klubin rahankeräystoimet voidaksemme päättää, vastaavatko ne projektin rahoitustarpeita. Otamme kaikki jäsenemme mukaan palveluprojekteihimme Annamme tunnustusta niille rotareille, jotka osallistuvat klubin palveluprojekteihin tai johtavat niitä. Etsimme yhteistyöklubin, jonka kanssa voimme toteuttaa kansainvälisen palveluprojektin. Osallistumme seuraaviin Rotaryn ohjelmiin: Interact Ystävyysvaihto Rotaract Nuorisovaihto Kansalaistoimintaryhmät Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Käytämme Rotarysäätiön antaman apurahan klubin projektin rahoittamiseen Ilmoitamme rahoituksen tarpeessa olevan projektin ProjectLINK-tietokantaan Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: ROTARYSÄÄTIÖ Nykytilanne (ei-pilottiklubit ) Saatujen apurahojen määrä: Yksinkertaistetut piiriapurahat: Kaksinkertaistavat apurahat: Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Hosted GSE-ryhmän jäsenten määrä: Ehdotettu Valittu Hosted Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Hosted Kuluvan vuoden lahjoitukset PolioPlus-aktiviteetteihin: Kuluvan vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon: Kuluvan vuoden lahjoitukset Pysyvään rahastoon: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 3 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 18 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

23 Klubin jäsenistössä on lahjoittajia seuraavasti: Paul Harris Fellows: Benefactors: Major Donors: Rotary Foundation Sustaining Members: Bequest Society members: Nykytilanne (ei-pilottiklubit ) Klubin kvalifiointitilanne: Kvalifioitu Kesken Puutteellinen Klubi on mukana seuraavissa piiriapuraha-aktiviteeteissa: Klubi on mukana seuraavissa globaaleissa apuraha-aktiviteeteissa: Klubin viime vuonna toteuttamat PolioPlus-suunnatut koulutus-, PR- ja rahankeruuprojektit: Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu viime vuonna: Säätiön hallituksen valitsemat viime vuonna: Viime vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon: Klubin tiedossa olevien alumnien määrä: Klubin jäsenistössä on seuraavia lahjoittajia: Rotary Foundation Sustaining Members: Paul Harris Fellows: Paul Harris Society -jäseniä: Arch C. Klumph Society -jäseniä: Benefactors: Bequest Society -jäseniä: Major Donors: Tulevan tilanteen arvio (kaikki klubit ) Päivämäärä jolloin klubin kvalifiointi on suoritettu: Klubin Rotarysäätiötavoitteet tulevalle vuodelle: Klubin Vuosirahaston lahjoitustavoite: Klubin Pysyvän rahaston lahjoitustavoite: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 4 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 19 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

24 Klubin tavoite polion hävittämisessä: Piiriapurahat: Klubi ryhtyy toimiin seuraavilla Rotarysäätiön keskittämisalueilla: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Globaalit apurahat: Äidin ja lapsen terveys Perusopetus ja lukutaito Klubin tulevat PolioPlus-suunnatut koulutus-, PR- ja rahankeruuprojektit: Rauhanstipendiaattien lukumäärä: Ehdotettu: Säätiön hallituksen valitsemat: Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen Kuinka klubi aikoo saavuttaa rotarysäätiötavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että rotarysäätiökomitean jäsenet ymmärtävät millaisia Säätiön apurahat ja ohjelmat ovat ja että he ovat sitoutuneet edistämään Rotarysäätiön taloudellista tukemista. Autamme klubin jäseniä ymmärtämään, miksi lahjoitukset ovat Säätiön ohjelmien kannalta tärkeitä. Järjestämme klubissa Rotarysäätiötä koskevan esityksen vuosineljänneksittäin, erityisesti Säätiön teemakuukautena marraskuussa. Pidämme joka viikkokokouksessa lyhyen rotarysäätiötietoiskun. Järjestämme jäsenille Rotarysäätiöstä kertovia esityksiä. Varmistamme, että klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja osallistuu piirin rotarysäätiöseminaariin. Käytämme Rotarysäätiön apurahoja klubin kansainvälisiin projekteihin. Annamme tunnustusta niille klubin jäsenille, jotka ovat tukeneet Rotarysäätiötä lahjoituksin ja osallistuneet Rotarysäätiön ohjelmiin. Etenemme vaiheittain seuraavasti: JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN Nykytilanne Klubivirkailijoiden lukumäärä, jotka osallistuivat seuraaviin tapahtumiin Piirineuvottelu: Piirin jäsenyysseminaari: Piirin rotarysäätiöseminaari: Piirin johtamisseminaari: Piirikonferenssi: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 5 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 20 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU

25 Piiritasolla toimivien jäsenten määrä: Apulaiskuvernöörin käyntien määrä rotaryvuoden aikana: Tulevan tilanteen arvio Klubimme on asettanut seuraavat Rotaryn johtohenkilöiden kehittämistavoitteet tulevaksi rotaryvuodeksi: Miten klubi suunnittelee kouluttavansa tulevia Rotaryn johtohenkilöitä? (rastita sopivat vaihtoehdot) Tuleva presidentti on osallistunut PETSiin ja piirineuvotteluun. Kaikki komiteapuheenjohtajat ovat osallistuneet piirineuvotteluun. Innostamme entisiä presidenttejä osallistumaan piirin johtamisseminaariin. Nimitämme klubikouluttajan kehittämään jäsenten osaamistasoa ja taitoja. Toteutamme johtajuuden kehittämisohjelman. Käytämme hyväksi apulaiskuvernöörin asiantuntemusta. Rohkaisemme uusia jäseniä vastaanottamaan johtamistehtäviä klubikomiteoissa. Pyydämme jäseniä vierailemaan toisissa klubeissa, jotta he voivat saada uusia ideoita ja kertoa niistä klubin muille jäsenille. Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: JULKISUUSKUVA Nykytilanne Tee luettelo niistä klubin toiminnoista, jotka ovat päässeet tiedotusvälineisiin. Mainitse tiedotusväline. Tulevan tilanteen arvio Klubimme on asettanut seuraavat PR-tavoitteet tulevalle rotaryvuodelle: Kuinka klubi suunnittelee saavuttavansa PR-tavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme, että julkisuuskuvakomitea on koulutettu hoitamaan tiedotuskampanjaa. Otamme tiedotuksen osaksi kaikkia palveluprojekteja. Pidämme Rotarya ja sen toimintaa esittelevän tiedotuskampanjan, joka on kohdistettu paikkakunnan liikelaitoksille ja eri alojen ammattilaisille. Tiedotamme toiminnastamme paikallisradiossa, paikallisella televisiokanavalla, paikallisessa sanomalehdessä tai paikallisessa aikakauslehdessä. Lisäksi teemme (kuvaile): Etenemme vaiheittain seuraavasti: Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille 6 KLUBIN PRESIDENTIN OPAS 21 TOIMINTAVUOTESI SUUNNITTELU