TIETOTEKNIIKKA PIIRIJOHDON TUKENA. Copyright Suomen Rotary ry / MKa

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "TIETOTEKNIIKKA PIIRIJOHDON TUKENA. Copyright Suomen Rotary ry 13.1.2008 / MKa"

Pauli Salminen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 TIETOTEKNIIKKA PIIRIJOHDON TUKENA Copyright Suomen Rotary ry / MKa

2 Tietotekniikka piirin johdon tukena Aineisto löytyy Suomen Rotary:n www-sivuilta (käyttäjätunnus: rotary / salasana: ratas) Piirin 1400 IT-vastaava Hannu Lempinen / Oulun Tulli RK hannu.lempinen@fi.fujitsu.com On helppo keskittyä täysillä omiin hommiin, kun Fujitsu hoitaa tietokoneet, puhelimet, ohjelmat ja yhteydet. Ja jos tekniikka reistailee, niin käyttötuki auttaa, eikä tarvitse jonottaa puhelimessa. Tätä kutsutaan Patja-palveluksi. Sohva-mallimme ratkoo samat asiat sovellusmaailmassa. Kysymme: Riittäisikö puoletkin? Fujitsu? Suomessa fujitsulaisia on yli kaksituhatta. Maailmalla Fujitsu on kolmanneksi suurin it-firma ja Japanissa suurin. 2

com On helppo keskittyä täysillä omiin hommiin, kun Fujitsu hoitaa tietokoneet, puhelimet, ohjelmat ja yhteydet.

3 Tietotekniikka piirin johdon tukena Esityksen painopisteet Rotaryn tietojärjestelmäkartta Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta RI Member Access- toiminnot Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn webbihotelli 3

tietojärjestelmät klubien kannalta RI Member Access-

4 Miten hallitset piirisi tietovirtoja? Näinkö.. vai näin? 4

5 Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän hyväksikäyttö ovat voimakkaassa kasvussa rotarymaailmassa Internet on tehokkain väline ajantasaisen rotarytiedon hankintaan Sähköposti tavoittaa rotarit maailmanlaajuisesti Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat kotisivut internetissä sekä käyttämään sisäisessä viestinnässään sähköpostipalveluita Tavoitteena tehokas viestintä ja hallintorutiinien keventäminen 5

maailmanlaajuisesti Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat kotisivut internetissä sekä

6 Rotaryn tietojärjestelmäkartta RI RI:n kotisivut Huom: Eivät integroidu keskenään Klubit ja piirit SR SR:n Webbipalvelut Rotary Member Access Webbisivustot: SR Piirit Klubit Sähköposti -SR - Piirit - Klubit On-Line Jäsentietojärjestelmä 6

7 Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta Läsnäoloraportit kuukausittain Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access 7

Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva

8 Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän organisointi piirissä Piirin IT-vastaava klubien ja governorin tueksi Piirin kotisivujen sisältö ja ajantasaisuus governorin vastuulla. Piirin kotisivut erinomainen piirin tiedote- ja ohjeistotarjotin. Piirin intranet eli suojattu alue myös hyvä arkistointipaikka. Governor voi itse ylläpitää piirin kotisivuja nykyisillä ohjelmistovälineillä Piirin ja klubien yhteystietojen ylläpito ja hankinta Governorin kannattaa varmistaa käyttöönsä: ajantasalla olevat laitteistot, ohjelmistot ja tietoliikenneyhteydet 8

Piirin intranet eli suojattu alue myös hyvä arkistointipaikka.

9 RI:n uudet kotisivut 9

10 RI / Rotary Member Access Klubeilla (presidentti ja sihteeri) ja governoreilla on mahdollisuus (ja suositellaan) liittyä RI:n webbipohjaiseen, ajantasaiseen klubi- ja jäsenistötietojen hallintajärjestelmään. Governorilla on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomenkieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. Epävirallisena suosituksena on, että governor antaa piiriä koskevat tunnukset piirijohdon keskeisille henkilöille. 10

Governorilla on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus.

11 RI Member Access- toiminnot Rotaryklubit Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet Toiminnot governorvaltuuksin Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. 11

Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet Toiminnot

12 Rotary Member Access päävalikko 12

13 SR:n tietojärjestelmäpalvelut Suomen Rotaryn internet kotisivut ( Julkinen osa Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana) Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) Klubeille ja piireille tarjottavat kotisivupalvelut SR:n webbihotellissa SUOMEN ROTARY -FINLANDS ROTARY ry. 13

Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) Klubeille ja piireille

14 Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvaukset ja ohjeet Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja Päivitetty vuodelle

fi/suoja (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja

15 SR:n sisäiset jäsensivut 15

16 SR:n sisäiset jäsensivut 16

17 SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta 17

tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em.

18 SR:n jäsentietojärjestelmä 18

19 SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja 19

20 SR:n jäsentietojärjestelmä Uusi toimintaprosessi, uusi teknikka Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto On-line matrikkeli JÄSENTEDOT Tietoja omalle koneelle Matrikkelit kirjapainosta 20

21 Suomen Rotaryn webbihotelli o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja kaikki piirit o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä rotarywebbihotellissa SR:n neuvottelemin hinnoin. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. o SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta Rotary-look sivustopohjat 21

22 Piirien ja klubien omat sivustot Yksi esimerkki klubin kotisivuista 22

23 Yksi esimerkki piirin sivuista (D-1390) 23

24 Toinen esimerkki piirin sivusta (D-1420) 24

25 Yhteenvetona Rotaryjärjestön internetsivustot eri organisaatiotasoilla (RI, SR, piirit, klubit) ovat erinomainen ja helposti käytettävä tietolähde sekä toiminnan johtamiseen, käytännön toteuttamiseen ja tiedonvälitykseen. RI:n ja SR:n tietojärjestelmiä ( RI:n Member Access ja SR:n jäsentietojärjestelmä) ei tule nähdä vain tiedon keräilyjärjestelminä, vaan ne tukevat erinomaisesti myös klubien ja piirien hallintoa ja ajantasaisen tiedon käyttöä. Kuvernöörin kannattaa antaa käyttöoikeutensa sekä RI:n että SR:n järjestelmiin myös piirineuvostolle ja apulaiskuvernööreille. 25

26 Mistä saa tarvittaessa tukea ja apua? SR:n järjestelmät - Piirien IT-vastaavat - Rotarytoimisto - Ohjeet ja oppaat ja SR:n nettisivuilla RI:n järjestelmät - Piirien IT-vastavat, Rotary International Data Service RI:n raportointien osalta: - RI:n Zürichin toimisto - Ohjeet ja oppaat RI:n ja SR:n nettisivuilla Yhteystiedot löytyvät matrikkelista ja SR:n kotisivuilta 26

27 Governorin kotitoimisto 27

Samankaltaiset tiedostot

Tietotekniikka klubihallinnon ja viestinnän tukena

D 1390 PETS 2010 Tietotekniikka klubihallinnon ja viestinnän tukena 2010 / MKa Suomen Rotary 2009-2010 1 Klubin tietovirtoja Kirjeet ja laskut RI SR Klubipressa / kuvernööri Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja