2010 Rotaryn käsikirja. Käsikirja Rotaryn johtohenkilöille

Transkriptio

1 2010 Rotaryn käsikirja Käsikirja Rotaryn johtohenkilöille

2

3 2010 Rotaryn käsikirja Käsikirja Rotaryn johtohenkilöille KÄSIKIRJAAN SISÄLTYVÄT: Rotary Internationalin säännöstö Rotary Internationalin järjestysmuoto Rotary Internationalin säännöt Rotaryklubin järjestysmuoto Muita sääntöasiakirjoja Rotaryklubin mallisäännöt Rotary Internationalin Rotarysäätiön säännöt Rotarysäätiön perustamisasiakirja (ote) Copyright 2010 Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA Kaikki oikeudet pidätetään. TEMA-TEAM Otavan Kirjapaino Oy Keuruu 2011 ISSN

4 Kalenteri vuodelle HEINÄKUU S M T W T F S MARRASKUU S M T W T F S MAALISKUU S M T W T F S Kalenteri vuodelle HEINÄKUU S M T W T F S MARRASKUU S M T W T F S ELOKUU S M T W T F S JOULUKUU S M T W T F S HUHTIKUU S M T W T F S ELOKUU S M T W T F S JOULUKUU S M T W T F S SYYSKUU S M T W T F S TAMMIKUU S M T W T F S TOUKOKUU S M T W T F S SYYSKUU S M T W T F S TAMMIKUU S M T W T F S LOKAKUU S M T W T F S HELMIKUU S M T W T F S KESÄKUU S M T W T F S LOKAKUU S M T W T F S HELMIKUU S M T W T F S MAALISKUU S M T W T F S HUHTIKUU S M T W T F S TOUKOKUU S M T W T F S KESÄKUU S M T W T F S Kalenteri vuodelle HEINÄKUU S M T W T F S MARRASKUU S M T W T F S MAALISKUU S M T W T F S ELOKUU S M T W T F S JOULUKUU S M T W T F S HUHTIKUU S M T W T F S SYYSKUU S M T W T F S TAMMIKUU S M T W T F S TOUKOKUU S M T W T F S LOKAKUU S M T W T F S HELMIKUU S M T W T F S KESÄKUU S M T W T F S

5 Rotaryn käsikirja Käsikirja Rotaryn johtohenkilöille Rotaryn käsikirjan tarkoitus on auttaa klubien ja piirien johtohenkilöitä ymmärtämään Rotarya ja Rotaryn toimintaperiaatteita ja menettelytapoja, jotka ovat tärkeimpiä niiden palvelutoiminnalle. Käsikirja antaa lyhyen ja helppotajuisen kuvauksen näistä toimintaperiaatteista ja menettelytavoista. Rotaryn käsikirja käsittää toimintaperiaatteita ja menettelytapaohjeita, jotka ovat kongressien, sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen hyväksymiä. Käsikirjaan sisältyy myös: Rotary Internationalin säännöstön ajankohtaiset asiakirjat RI:n järjestysmuoto RI:n säännöt Rotaryklubin järjestysmuoto Muita lakiasiakirjoja Rotaryklubin mallisäännöt (RI:n suosittelemat) Rotary Internationalin Rotarysäätiön säännöt Otteita Rotarysäätiön perustamisasiakirjasta Käsikirja julkaistaan joka kolmas vuosi. Se lähetetään kaikille rotaryklubeille ja RI:n toimihenkilöille. Vuoden 2010 painos sisältää vuoden 2007 jälkeen vahvistetut toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen muutokset. Jos on epäselvää, miten käsikirjan sisältöä, mukaan luettuna RI:n säännöstöä ja muita lakiasiakirjoja, tulee tulkita, niin aineiston englanninkielinen versio sisältää virallisen tekstin. Ed Futa Pääsihteeri

6 Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän käsikirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä. Käännöstoimikunnan jäsenet DG Rune Eklund, PDG Heikki Arkela ja PDG Hannu Savola

7 Sisällysluettelo Tekstissä esiintyviä viitteitä Osa yksi Hallinto 1 Rotaryklubi 3 2 Piiri 27 3 Rotary International 57 4 Rotarysäätiö 71 5 Rotaryn merkit käyttö ja suojeleminen 79 Osa kaksi Ohjelma 6 RI:n yleinen ohjelma 95 7 Ammattipalvelu Yhteiskuntapalvelu Kansainvälinen palvelu Uudet sukupolvet -palvelu Rotarysäätiö 123 Osa kolme Kansainvälisiä kokouksia 12 RI:n kongressi Sääntövaltuuskunta Kansainvälinen neuvottelu Muita kansainvälisiä kokouksia 161 Osa neljä Osa viisi Rl:n säännöstö Rotary Internationalin järjestysmuoto 166 Rotary Internationalin säännöt 174 Rotaryklubin järjestysmuoto 242 Muita lakiasiakirjoja Rotaryklubin mallisäännöt 258 Rotary Internationalin Rotarysäätiön säännöt 266 Rotarysäätiön perustamisasiakirja (ote) 277 Rotaryssa käytettyjä ilmaisuja ja sanoja 279 Asiahakemisto 293

8 Tekstissä esiintyviä viitteitä Rotaryn käsikirjan valkoiset sivut antavat selityksiä ja toimivat ohjenuorana kun tulkitaan RI:n menettelytapaohjeita sellaisina kuin ne löytyvät RI:n säännöstössä ja Rotaryn menettelytapaohjeissa. Rotaryn käsikirjan valkoisilla sivuilla esiintyvien viitteiden merkitys: RCP* TRFC* RIC RIB SRCC TRFB* Rotaryn menettelytapaohjeet, tiivistelmä ajankohtaisista hallituksen menettelytapaohjeista, jotka ovat julkaistu vain englanniksi osoitteessa Rotarysäätiön menettelytapaohjeet, tiivistelmä ajankohtaisista Säätiön hallituksen menettelytapaohjeista, jotka ovat julkaistu vain englanniksi osoitteessa Rotary Internationalin järjestysmuoto, joka on julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla Rotary Internationalin säännöt, jotka ovat julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla Rotaryklubin järjestysmuoto, joka on julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla Rotarysäätiön säännöt, jotka ovat julkaistu tämän käsikirjan keltaisilla sivuilla RI:n kongressin tai sääntövaltuuskunnan hyväksymiä ponsia. Ensimmäinen luku ilmoittaa vuoden, jolloin RI:n kongressi tai sääntövaltuuskunta hyväksyi ponnen. Toinen luku on hyväksytyn ponnen numero. Esimerkiksi, luvut viittaavat ponteen 102 joka hyväksyttiin vuoden 1980 sääntövaltuuskunnassa. Vaikka RI:n kongressissa vuoden 1998 sääntövaltuuskunnan päätöksellä ei enää käsitellä lainsäädännöllisiä kysymyksiä, voidaan tässä käsikirjassa kuitenkin yhä viitata aikaisempiin kongresseihin. * Huom! RI:n hallitus ja Säätiön hallitus kokoontuvat vuosittain useita kertoja, jonka seurauksena RI:n ja Säätiön hallitusten menettelytapaohjeet muuttuvat. Tämän vuoksi RCP-, TRFC- ja TRFB-viitenumerot voivat muuttua, tai menettelytapaohjeet voivat vanhentua tämän käsikirjan julkaisemisen jälkeen. Ajankohtaisin informaatio Rotaryn menettelytapaohjeista ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeista löydät rotary.orgin menettelytapaohjeosiossa.

9 Osa yksi Hallinto

10

11 1 Rotaryklubi Jäsenyys Rotary Internationalissa RI:n jäsenistö koostuu RI:n järjestysmuodon ja sääntöjen mukaan perustetuista ja toimivista rotaryklubeista. Kun klubi hyväksytään RI:n jäseneksi, sitä vaaditaan hyväksymään Rotaryklubin järjestysmuoto omaksi järjestysmuodokseen. (RIB ) Rotaryklubin järjestysmuoto ja Rotaryklubin mallisäännöt löytyvät Rotaryn käsikirjan keltaisilta sivuilla sekä osoitteesta Joidenkin ennen hyväksyttyjen klubien ja RI:n kokeiluprojektiin osallistuvien klubien sallitaan kuitenkin noudattaa muunneltua Rotaryklubin järjestysmuotoa. (RIC 5, 4; RIB ) E-rotaryklubit E-rotaryklubit kokoontuvat pääasiassa netissä eikä fyysisesti. (RIB 1) Nämä klubit toimivat kuin tavalliset klubit palveluprojekteineen, varainhankintatapahtumineen ja toveruusmahdollisuuksineen. Niillä on kaikki RI:n jäsenyyden tuomat oikeudet, edut ja velvoitteet. Kaikki tässä käsikirjassa olevat viitteet rotaryklubeihin sisältävät myös e-rotaryklubit, ellei toisin ole ilmoitettu. Palveluväylät Rotaryn palveluväylät ohjaavat jokaisen rotaryklubin toimintaa: 1) Klubipalvelu, ensimmäinen palveluväylä, sisältää ne toimet, joilla jäsen voi auttaa klubiaan toimimaan tehokkaasti. 2) Ammattipalvelu, toinen palveluväylä, edistää korkeita eettisiä arvoja liikeja ammattielämässä, ottaa huomioon kaikki arvossa pidetyt ammatit ja korostaa palvelun ihannetta ammattien harjoittamisessa. Jäsenen rooliin kuuluu itsensä ja yrityksensä johtaminen Rotaryn periaatteiden mukaisesti. 3) Yhteiskuntapalvelu, kolmas palveluväylä, käsittää jäsenten erilaiset pyrkimykset, joskus yhdessä muiden kanssa, joilla parannetaan paikkakunnalla tai lähiympäristössä asuvien elämänlaatu. 4) Kansainvälinen palvelu neljäs palveluväylä, sisältää aktiviteetteja, joihin jäsenet ryhtyvät edistääkseen kansainvälistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa maailmassa. Tämä saavutetaan edistämällä tuttavuussuhteita muiden maiden ihmisten ja kulttuurien kanssa, perehtymällä heidän tapoihinsa, saavutuksiinsa, toiveisiin ja ongelmiin. Keinoja tähän ovat lukeminen, kirjeenvaihto ja yhteistyö kaikissa klubin aktiviteeteissa, jotka on tähdätty auttamaan muiden maiden ihmisiä. 5) Uudet sukupolvet -palvelu, viides palveluväylä, tuo esiin sen nuorten ja nuorten aikuisten tuoman positiivisen muutoksen, jonka he saavat aikaan johtajuustaitojen kehittämisen, paikallisiin ja kansainvälisiin palveluprojekteihin osallistumisen ja vaihto-ohjelmien myötä, jotka rikastuttavat ja kasvattavat maailmanrauhaa ja eri kulttuurien ymmärtämistä. (SRCC 5) 3

12 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 HALLINTO Tehokkaan rotaryklubin määrittely Tehokkaat rotaryklubit 1) Säilyttävät ja/tai kasvattavat jäsenmääräänsä 2) Toimeenpanevat onnistuneita projekteja omilla paikkakunnillaan ja paikkakunnilla muissa maissa 3) Tukevat Rotarysäätiötä osallistumalla sen ohjelmiin ja tukemalla sitä taloudellisesti 4) Kasvattavat johtajia, jotka pystyvät palvelemaan Rotarya klubitason yläpuolella Luvussa 2 pohditaan piirikuvernöörien velvollisuutta löytää ne klubit, jotka tarvitsevat apua tehokkuuden lisäämisessä. Klubin hallitus ja toimihenkilöt Klubin hallitus on klubin johtoelin. Hallitus määräytyy kunkin klubin säännöissä todetulla tavalla. Hallituksen tulisi kokoontua vähintään kerran kuukaudessa. Klubin toimihenkilöitä ovat presidentti, tuleva presidentti, edellinen presidentti, yksi tai useampi varapresidentti (jotka kaikki ovat hallituksen jäseniä), sekä sihteeri, rahastonhoitaja ja klubimestari (jotka ovat hallituksen jäseniä, jos klubin säännöt sitä edellyttävät). (SRCC 10, 4) Kelpoisuusehdot Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden kelpoisuusehdoista on määrätty Rotaryklubin järjestysmuodossa. Jokaisen toimihenkilön ja hallitukseen kuuluvan tulee olla klubissaan asianasa hyvin hoitanut jäsen (ei kunniajäsen). Tulevan presidentin tulee myös osallistua tulevien presidenttien koulutusseminariin (PETS) ja piirineuvotteluun. (SRCC 10, 5) Tämän lisäksi pitäisi klubin presidentillä olla 1) riittävät johtajankyvyt sekä klubin jäsenistön arvostus ja luottamus 2) riittävästi aikaa ja olla valmistautunut käyttämään aikaa ja tarmoa, mitkä ovat tarpeen klubin johtamisessa ja sen toiminnan toteuttamisessa 3) kokemusta klubin hallituksen jäsenenä tai yhden tai useamman suuren komitean jäsenenä tai klubin sihteerinä 4) kokemus ainakin yhdestä piirikonferenssista ja kansainvälisestä kongressista 5) perehtyneisyys klubin järjestysmuotoon ja sääntöihin (RCP ) Klubin hallituksen ja toimihenkilöiden velvollisuudet on määrätty jokaisen klubin säännöissä. Klubin presidentin tehtävät 1) toimii puheenjohtajana klubin kokouksissa. 2) vastata siitä, että jokainen kokous on huolellisesti suunniteltu ja pysyy aikataulussa. 3) toimii puheenjohtajana klubin hallituksen säännöllisissä kokouksissa (vähintään kerran kuukaudessa). 4) nimetä komiteoihin tehtäviinsä kykenevät puheenjohtajat ja jäsenet. 5) varmistaa, että kaikilla komiteoilla on selvät tavoitteet ja että ne toimivat niiden mukaan. 6) osallistuu piirikonferenssiin. 4

13 ROTARYKLUBI 7) toimii yhteistyössä kuvernöörin kanssa erilaisissa klubi- ja piiriasioissa ja käsittelee kaiken kirjeenvaihdon viivytyksittä. 8) valvoo klubin talousarvion valmistelua ja klubin tilinpitoa vuotuisine toiminnantarkastuksineen. 9) huolehtii, että klubilla on käytössä laaja koulutusohjelma ja nimetä tarvittaessa klubikouluttajan. 10) varmistaa, että oleelliset tiedot kuvernöörin kuukausikirjeistä sekä RI:n sihteeristön ja kuvernöörin toimittamista muista tiedotuslehdistä ja julkaisuista välittyvät edelleen klubin jäsenille. 11) esittää klubille kesäkuussa täydellisen raportin klubin taloudellisesta tilasta ja siitä, missä määrin klubi on saavuttanut rotaryvuodelle asettamansa tavoitteet. 12) yhteistyössä seuraajansa kanssa varmistaa ennen toimestaan luopumista, että klubin johtajuus vaihtuu sujuvasti. Varmistaa myös, että kaikki oleelliset pöytäkirjat, asiakirjat ja taloudellinen informaatio siirtyvät seuraavalle presidentille. 13) järjestää tulevan ja toimesta eroavan hallituksen yhteisen kokouksen auttaakseen uuden hallinnon hyvään alkuun ja varmistaakseen työn jatkuvuuden. (RCP ) Klubin hallituksen ja toimihenkilöiden valinta Klubin hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden valinnasta on määrätty jokaisen klubin säännöissä. Klubin kannalta on parasta, että toimihenkilöiden kesken tapahtuu kohtuullista rotaatiota, kiertoa. Tähän kuuluvat hallituksen jäsenyys, komiteoiden puheenjohtajat samoin kuin presidentin ja sihteerin tehtävät. Klubin toimihenkilöitä ei tulisi rohkaista pysymään toimissaan kahta vuotta peräkkäin eikä edellyttää, että he näin tekevät. On kuitenkin tilanteita, joissa klubit voivat havaita hyväksi valita toimihenkilön heti seuraavaksi vuodeksi tai valita hänet uudestaan tietyn ajan kuluttua. (RCP ) Toimihenkilöiden tehtäviin asettamiset Klubin tulisi rotaryvuoden alussa pitää kokous, jossa toimihenkilöt asetetaan tehtäviinsä, antaakseen klubin toimihenkilöille ja jäsenille tilaisuuden uusia ja uudelleen vahvistaa sitoumuksensa RI:n tavoitteisiin. (RCP ) Esimerkkejä tällaisista seremonioista löytyy osoitteessa Klubijohtosuunnitelma Klubijohtosuunnitelman tarkoitus on vahvistaa rotaryklubia tarjoamalla tehokkaalle klubille hallinnollisen rungon. (Ks. yllä oleva Tehokkaan klubin määrittely. ) Toteuttaakseen klubijohtosuunnitelman klubin nykyisten, tulevien ja entisten johtohenkilöiden tulee laatia pitkän aikavälin suunnitelma, joka korostaa tehokkaan klubin tunnuspiirteitä määritellä vuotuiset tavoitteet käyttämällä lomaketta Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille ottaen huomioon klubin pitkän aikavälin suunnitelman järjestää klubineuvotteluja, joissa jäsenet voivat osallistua suunnitteluun ja saada tietoa Rotaryn aktiviteeteista varmistaa selvä tiedonkulku klubin presidentin, hallituksen, komiteoiden puheenjohtajien, klubin jäsenten, kuvernöörin, apulaiskuvernöörin ja piirikomiteoiden välillä 5

14 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 huolehtia johdon jatkuvuudesta, mihin kuuluu seuraajasuunnitelma, jotta voidaan taata tulevien johtajien kehittäminen muuttaa sääntöjä siten, että ne vastaavat klubin komitearakennetta ja klubin johtohenkilöiden rooleja ja tehtäviä luoda edellytykset klubin jäsenten keskeisen toveruuden syventämiselle varmistaa, että jokainen jäsen on mukana jossakin klubin projektissa tai tehtävässä laatia laajasisältöinen koulutussuunnitelma, joka takaa sen, että: klubin johto osallistuu mahdollisuuksien mukaaan piirin koulutuskokouksiin. uusien jäsenten perehdyttäminen on johdonmukaista ja säännöllistä. jäsenten käytettävissä on jatkuvia koulutusmahdollisuuksia. johtajuuden kehittämisohjelma on kaikkien jäsenten käytettävissä. Klubin johdon tulee toteuttaa klubijohtosuunnitelma yhteistyössä piirijohdon kanssa, kuten piirijohtosuunnitelmassa on selostettu. Suunnitelmaa tulee tarkistaa vuosittain. Klubikomiteat Klubikomiteoiden tehtävänä on toteuttaa klubin vuotuiset ja pitkän aikavälin tavoitteet, jotka perustuvat palveluväyliin. Tulevan presidentin, presidentin ja edellisen presidentin tulee tehdä yhteistyötä, jotta taataan johdon ja seuraajasuunnittelun jatkuvuus. Mikäli mahdollista, tulisi komiteoiden jäsenet nimetä samaan komiteaan kolmeksi vuodeksi, jotta johdonmukaisuus voidaan varmistaa. Tulevan presidentin velvollisuus on nimetä komiteoiden jäsenet, nimetä uudet eroavien tilalle, valita komiteoiden puheenjohtajat ja johtaa suunnittelukokouksia ennen toimikautensa alkua. Suositellaan, että komitean puheenjohtajalla on aiempaa kokemusta komitean jäsenenä. Seuraavat pysyvät komiteat tulisi nimetä: Hallinto. Tämän komitean tehtävänä on huolehtia toimenpiteistä, jotka liittyvät klubin tehokkaaseen toimintaan. Jäsenyys. Komitean tulee laatia ja toteuttaa laaja jäsenten rekrytointi- ja sitouttamisohjelma. Julkisuuskuva. Komitean tulee laatia ja toteuttaa suunnitelma siitä, kuinka julkisuuteen voidaan välittää tietoa Rotarysta ja samalla edistää klubin palveluprojekteja ja muita aktiviteetteja. Palveluprojektit. Komitean tulee laatia ja toteuttaa koulutuksellisia, humanitaarisia ja ammatillisia projekteja, jotka kohdistuvat oman paikkakunnan ja muiden maiden yhteisöjen tarpeisiin. Rotarysäätiö. Komitean tulee laatia ja toteuttaa suunnitelmia, joilla tuetaan Rotarysäätiötä sekä taloudellisesti että osallistumalla sen ohjelmiin. Lisäkomiteoita (ad hoc) voidaan nimetä tarvittaessa. Koulutusvaatimukset Klubin komiteoiden puheenjohtajien tulisi osallistua piirineuvotteluun ennen puheenjohtajakauttaan. Suhde piirin johtotiimiin Klubikomiteoiden tulisi olla yhteistyössä apulaiskuvernöörien ja ao. piirikomiteoiden kanssa. 6

15 ROTARYKLUBI Raportointivelvollisuudet Klubikomiteoiden tulisi raportoida säännöllisesti toimintansa tilanteesta klubin hallitukselle sekä tarvittaessa klubineuvotteluissa. (RCP ) Klubineuvottelut Klubineuvottelu on klubin kaikkien jäsenten kokous, mukaan lukien toimihenkilöt, hallituksen jäsenet ja komiteoiden puheenjohtajat, jossa keskustellaan klubin ohjelmista ja toiminnasta sekä koulutetaan jäseniä. Klubineuvotteluja johtaa klubin presidentti tai joku muu tehtävään määrätty toimihenkilö. Klubin kaikkia jäseniä kehotetaan osallistumaan neuvotteluun. Klubineuvotteluja pidetään kuvernöörin tai apulaiskuvernöörin virallisen vierailun yhteydessä ja muina sopivina aikoina. Klubeja kehotetaan pitämään klubineuvottelu välittömästi piirineuvottelun ja piirikonferenssin jälkeen, jotta ne saisivat raportteja ohjelmista ja aktiviteeteista kautta piirin. (RCP ) Rotaryklubit ja muut järjestöt Klubi ei saisi liittyä mihinkään muuhun järjestöön eikä sitoutua mihinkään muun järjestön velvoitteisiin. (RCP ) Klubilla ei ole oikeutta sitoa jäseniään mihinkään muuhun järjestöön tai solmia mitään muodollista liittosuhdetta RI:n ulkopuolisiin klubeihin. (RCP ) Klubit voivat tehdä yhteistyötä tukemalla palveluprojekteja. (RCP ) Klubin virkailijat ja komiteat voivat yhteisiä kokouksia muiden järjestöjen virkailijoiden ja komiteoiden kanssa, mutta eivät voi tehdä sitoumuksia ilman klubin suostumusta. (RCP ; ks. myös Piirin ja rotaryklubien yhteistyö muiden järjestöjen kanssa luvussa 2 ja Rotaryklubien, rotarypiirien ja muiden rotaryyksiköiden rotarytunnusten käyttö luvussa 5) Klubeja rohkaistaan hakeutumaan yhteistyöhön toisten klubien kanssa kaupunkien ja suurkaupunkien alueilla kehittääkseen ja pyörittääkseen pitkäkestoisia palveluprojekteja. Tätä voidaan tehdä myös muiden järjestöjen kanssa sillä ehdolla, että kaikki hankkeisiin osallistuvat klubit kukin erikseen tunnustuksen omasta panoksestaan yhteisissä palveluhankkeissa. (RCP ) Kansallisten lakien noudattaminen Jokaisen klubin tulee noudattaa sen maan lakeja, jossa se toimii. Klubit voivat ryhtyä tiettyjen lainvaatimusten mukaisiin toimenpiteisiin edellyttäen, että: 1) kyseinen toimenpide, joka koskee maassa toimivan klubin organisaatiota, hallintoa ja toimintaa ei ole ristiriidassa RI:n säännöstön kanssa. 2) klubi toimii edelleen RI:n aika ajoin muuttuvien määräysten mukaan. 3) klubi on edelleen RI:hin kuuluva rotaryklubi ja toimii sen edellyttämällä tavalla. Mikäli maan lait asettavat klubille vaatimuksia, jotka saattavat olla ristiriidassa RI:n säännöstön kanssa, tällaisen klubin on esitettävä asia RI:n hallitukselle tutkittavaksi. (RCP ) Rotareiden ei tulisi arvostella toisen maan lakeja tai tapoja. (RCP ) Välimiesmenettely ja sovittelu Rotaryklubin järjestysmuodon artikloissa 12 ja 16 on kuvattu miten klubin sisäiset erimielisyydet ratkotaan sovittelemalla tai välimiesmenettelyllä. RI:n sääntöjen artiklassa 24 kerrotaan kuinka kiistat ratkotaan rotaryklubin nykyisten tai entisten jäsenten ja rotarypiirin, RI:n tai RI:n virkailijan välillä. 7

16 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 TALOUS Jokaisen jäsenen tulee maksaa liittymismaksu ja vuotuinen jäsenmaksu niin kuin klubin säännöissä sanotaan. (SRCC 11) Rotaryklubien tulee maksaa RI:lle per capita -maksut vähintään 10 jäsenestä. (RIB ) Sen lisäksi jokaisen klubin tulee maksaa piirimaksut (ks. luku 2) ja RI:n per capita -maksut (ks.. luku 3). Klubin taloudenhoito Jokaisen tilivuoden alussa klubin hallituksen tulee laatia tai panna alulle talousarvio vuoden tuloista ja menoista. Kun hallitus on ne hyväksynyt, ne ovat voimassa rajoittaen kuluja ko. tarkoituksiin, paitsi jos hallitus toisin päättää. Rahastonhoitajan, tai valtuutetun toimihenkilön, tulee maksaa kaikki laskut vasta kun kaksi hallituksen jäsentä on maksamisen hyväksynyt. Hyväksytyn toiminnantarkastajan tai muun pätevän henkilön tulee tehdä riippumaton tilintarkastus joka vuosi. (RCP ) Klubikokouksissa ei ole pakko nauttia ateriaa, mikä alentaa yksittäisen rotarin kustannuksia. (RCP ) Klubin tulisi harkita sakottamiskäytäntöä tai epävirallisten klubimaksujen käyttöönottoa alentaakseen klubin jäsenten kustannuksia. (RCP ) Vasta hyväksytyt klubit Vain klubeja, jotka on hyväksytty RI:hin 15.5 tai sitä ennen ao. rotaryvuonna, pyydetään ilmoittamaan jäsenmääränsä 1.7. ja maksamaan per capita -maksunsa tuolloin. Samaten vain klubeja, jotka on hyväksytty RI:hin tai sitä ennen ao. rotaryvuonna, pyydetään ilmoittamaan jäsenmääränsä 1.1. ja maksamaan per capita -maksunsa tuolloin. Pro rata -jäsenmaksut Klubin täytyy maksaa RI:lle seuraavan puolivuotiskauden alkuun asti suhteutettu per capita -maksu jokaisesta klubiin hyväksytystä jäsenestä. Maksettava summa jokaista täyttä jäsenyyskuukautta kohden on 1/12 osa per capita -maksusta. Suhteutetut maksut on maksettava 1.7. ja (RIB ) Klubit eivät saa palautusta niistä jäsenistä maksetuista per capita -maksuista, jotka ovat eronneet puolivuotiskauden aikana. Mitään suhteutettuja per capita -maksuja klubien ei tarvitse maksaa siirtojäsenestä tai toisen klubin entisestä jäsenestä RI:n sääntöjen kohdan mukaisesti. (RIB ) Klubi saattaa maksaa puolivuosittaiset per capita -maksunsa ja lehtitilauksensa (ennen kuin se on saanut kerättyä maksuja jäseniltään) ja huomaa myöhemmin maksaneensa jäsenistä, jotka ovat kuolleet, eronneet tai on poistettu jäsenluettelosta ja että nämä henkilöt eivät olleet maksaneet jäsenmaksujaan ko. ajalta. Tällöin pääsihteerillä on oikeus tehdä tällaisia tilanteen vaatimia muutoksia ja palauttaa rahaa. (RCP ) Puolivuotisraportit Jokainen klubisihteeri saa heinäkuun ja tammikuun alussa puolivuotisraporttipaketin (SAR), joka sisältää maksuja koskevan laskun. Klubien täytyy toimittaa päivitetty jäsenluettelo RI:lle 1.6. ja mennessä joka vuosi, jotta taataan laskun paikkansapitävyys. Jos joku klubi ei ole saanut SAR-pakettia heinäkuun tai tammikuun kolmanteen viikkoon mennessä, niin sen täytyy imuroida se netistä Member Accessin kautta osoitteesta tai pyytää sitä s-postilla osoitteesta Maksut pitää maksaa vaikka SAR-pakettia ei olisi saatukaan. 8

17 ROTARYKLUBI Seuraavat asiat saattavat olla joissain SAR-laskuissa: The Rotarian -lehden tilausmaksu (Rotaryn alueellisten lehtien tilaukset laskutetaan erikseen) Muuttuva vakuutusmaksu (vain USA-klubit) Klubien presidentit tai sihteerit voivat maksaa puolivuotismaksut seuraavilla tavoilla: Luottokortilla Member Accessin kautta osoitteessa Sekillä SAR-paketin mukana Tilisiirtona Klubit, joilla on erääntyneitä maksuja RI:lle Kaikille klubeille on puolivuotisraportin mukanana seuraavassa kirjeessä ilmoitettu RI:n hallituksen menettelytavoista, jotka liittyvät per capita -maksujen ja muiden taloudellisten velvoitteiden maksamatta jättämiseen. (RCP ) Keskeytysilmoitus lähetään klubille kirjattuna kirjeenä ja ilmoituksen kopiot lähetetään ko. alueen kuvernöörille ja hallituksen jäsenelle(ille). (RCP , ) RI on ottanut käyttöön seuraavat menettelytavat erääntyneiden maksujen perimiseksi: 1) Muistutusilmoitukset lähetetään klubeille, joilla on yli 250 USD:n suuruisia maksamattomia suorituksia 90 päivän (kolme kuukautta) kuluttua eräpäivästä. 2) Ne klubit erotetaan, joilla on yli 250 USD:n suuruisia maksamattomia suorituksia 180 päivän (kuusi kuukautta) kuluttua eräpäivästä. 3) Erotettu klubi, joka on maksanut kaikki maksunsa, joihin sisältyy 10 USD:n suuruinen palautusmaksu vähintään 10 jäsenestä, 270 päivän (yhdeksän kuukautta) kuluessa eräpäivästä, otetaan uudelleen jäseneksi. 4) Korkeintaan 50 USD:n suuruiset maksamattomat saatavat saatetaan poistaa 270 päivän kuluttua eräpäivästä. 5) Maksukehotuskirjeet lähetetään klubeille, joilta saatava on alle 250 USD, mutta jäsenyyden päättämistä ei mainita. 6) Klubeista, jotka jatkuvasti jättävät maksamatta alle 50 USD:n maksut, pidetään luettelo. Kahden maksamattoman kauden jälkeen on pääsihteerillä harkinnanvarainen oikeus keskeyttää RI:n palvelut ko. klubille. 7) Tilastoa poistetuista maksamattomista suorituksista ylläpidetään, jotta hallitus voi tarkastaa sitä koska tahansa. (RCP ) Jäsenyyden palauttaminen klubeille, jotka on erotettu maksamattomien laskujen vuoksi Erotettu klubi voi hakea uudelleen jäsenyyttä yhden vuoden (365 päivää) sisällä erottamisesta. Kun klubi hakee jäsenyyden palauttamista 90 päivän sisällä erottamisesta, sen täytyy maksaa kaikki erottamispäivään mennessä erääntyneet velkansa, kaikki sen jälkeen kertyneet puolivuotismaksut erottamispäivän ja uudelleen jäseneksi ottamisen väliseltä ajalta, sekä 10 USD:n palautusmaksu jokaisesta jäsenestään. Kun klubi hakee jäsenyyttä uudelleen yli 90 päivää mutta ennen 365 päivää erottamisesta, sen tulee täyttää kaikki ne velvoitteet, jotka vaaditaan klubilta, joka hakee palauttamistaan 90 päivän kuluessa erottamisesta. Lisäksi sen tulee laatia hakemus uudelleen jäseneksi pyrkimisestä ja maksaa hakemusmaksuna 15 USD jäsentä kohden. 9

18 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 Uudelleen jäsenyyttä hakeva klubi voi muuttaa jäsenluetteloaan vain yhden vuoden (365 päivää) kuluessa puolivuotismaksun eräpäivästä. Jos klubi maksaa 365 päivän kuluessa erottamisesta vain osan velastaan, maksua käytetään erotetun klubin osasuorituksena laiminlyödystä erääntyneestä velasta. Erotetut klubit, jotka eivät maksa kaikkia velkojaan eli täydestä suorituksesta erottamispäivään mennessä erääntyneistä veloistaan, kaikista puolivuotismaksuistaan erottamis- ja palauttamispäivän väliseltä ajalta, hakemus- ja palauttamismaksuista 365 päivän kuluessa erottamisesta, menettävät alkuperäisen perustamiskirjansa eivätkä ole oikeutettuja hakemaan jäsenyyttä uudelleen. (RCP ) Klubien asema, joiden palvelut ovat keskeytetty RI:n hallitus voi lakkauttaa jäsenyyden jokaiselta klubilta, joka jättää maksamatta jäsenmaksunsa tai muut taloudelliset velvoitteensa RI:lle tai sen hyväksytyt maksut Piirikassaan. (RIB ) Mikäli keskeytyksen syytä ei korjata kuuden kuukauden kuluessa, RI:n hallitus erotta klubin. Keskeytyksen aikana klubilla ei ole mitään RI:n sääntöjen mukaisia oikeuksia, mutta se säilyttää RI:n järjestysmuodon mukaiset klubeille myönnetyt oikeudet. (RIB ) Pääsihteerillä on valtuudet lakkauttaa RI:n palvelut rotaryklubille sen jälkeen kun kuvernööri vahvistaa, että klubi on yli kuusi kuukautta myöhässä piirin per capita -maksuissa. (RCP ) Seuraavat RI:n palvelut on keskeytetty kunnes kuvernööri vahvistaa pääsihteerille, että klubi on suorittanut piirille per capita -maksunsa: 1) RI:n postituslistalla olo 2) Julkaisujen ja aikakauslehtien vastaanotto 3) Sihteeristön palvelut, samoin kuin Rotarysäätiön palvelut kuten uusien hakemusten hyväksyminen ohjelmiin osallistumisesta tai nykyisten käsittely ja klubien huomioiminen joko sponsorina tai isäntänänä aktiivisille Rotarysäätiön ohjelmien apurahoille tai palkitsemisille 4) Kuvernöörin palvelut: kuukausikirje, postituslistalla olo ja virallinen vierailu Kuvernöörin tulee edelleen lähettää vain sen verran postia keskeytetylle klubille niin, että klubin sallitaan 1) tehdä ehdotuksia kuvernöörin nimeämiskomitealle 2) äänestää kaikissa hyväksytyissä postiäänestyksissä 3) äänestää piirikonferenssissa ja piirineuvottelussa 4) tehdä muutos- tai ponsiehdotus sääntövaltuuskunnalle 5) tukea sääntövaltuuskunnalle tehtyä lainsäädäntöesitystä 6) tukea piirin nimetylle kuvernöörikandidaatille esitettyä kilpailevaa kandidattia 7) ryhtyä muihin RI:n säännöstön sallimiin toimenpiteisiin (RCP ) Vakuutus ja rekisteröityminen Klubeja kehotetaan käyttämään sellaisia laki- ja vakuutusasioiden asiantuntijoita, jotka pystyvät neuvomaan, miten klubi voi projekteissaan ja ohjelmissaan turvautua mahdollisen vastuuvelvollisuuden varalta. Klubi (tai jokin sen toimintamuoto) voi rekisteröityä tai se voi hankkia sopivan suuruiseksi katsomansa vastuuvakuutuksen. Yleinen vastuuvakuutus, sekä hallituksen ja toimihenkilöiden työntekijävastuuvakuutus on pakollinen USA:ssa ja sen hallinnassa olevilla alueilla toimivilla klubeilla ja se hoidetaan RI:n toimesta. Jokaiselle klubille arvioidaan 10

19 ROTARYKLUBI summa joka kattaa vakuutusmaksut ja sen kaltaiset hallinnolliset kulut. (RCP ) On kunkin klubin oma asia päättää rekisteröitymisestä paikalliset olot huomioon ottaen. (RCP ) Kun rotaryklubi käynnistää epätavallisen aktiviteetin, josta voi seurata vastuuvelvollisuus klubille, on suositeltavampaa rekisteröidä kyseinen aktiviteetti kuin itse klubi. (RCP ) Hallituksella ei ole mitään rotaryklubin rekisteröitymistä vastaan, mutta klubin on tällöin sisällytettävä sääntöihinsä vakuutus, että se toimii RI:n nykyisen ja myöhemmin mahdollisesti muutetun säännöstön mukaan. (RCP ) Hallitus hyväksyy tiettyjä yleisiä lausekkeita rotaryklubin rekisteröinnissä, kuten: Yhdistyksen nimi on :n rotaryklubi ry Yhdistys tulee olemaan aatteellinen ja taloudellista hyötyä tavoittelematon. Sen tarkoituksena on antaa humanitaarista apua ja rohkaista, edistää ja kehittää Rotaryn tavoitetta sekä pysyä Rotary Internationalin jäsenklubina. :n maan, jossa tämä yhdistys on rekisteröity, ja sen lakien sallimissa rajoissa se noudattaa Rotary Internationalin säännöstön määräyksiä. Tällä yhdistyksellä on valtuutus hyväksyä sellaiset säännöt, jotka ovat yhdenmukaisia tässä lueteltujen tarkoitusperien kanssa ja yhdenmukaisia :ssa voimassa olevien lakien kanssa, jossa yhdistys on rekisteröity. (RCP ) Uuden yhdistyksen tulisi hyväksyä säännöikseen Rotaryklubin järjestysmuodon kaikki oleelliset lausekkeet ja Rotaryklubin mallisäännöt. Yhdistyksen rekisteröitymisasiakirjat tulee sisältää kaikki lisätiedot ja ilmoitukset, jotka voimassa olevat lait rekisteröidyltä yhdistykseltä vaativat, mutta yhdistyksen tulee joka suhteessa säilyä RI:n jäsenklubina. (RCP ) Pääsihteeriä pyydetään hallituksen puolesta valvomaan ja hyväksymään kaikki rekisteröitymisanomukset. Jos erityiset olosuhteet vaativat menettelytavan selvennystä, pääsihteerin tulee toimittaa anomukset hallituksen työvaliokunnalle. (RCP ) LÄSNÄOLO Läsnäolovaatimuksista säädetään Rotaryklubin järjestysmuodossa. (SRCC 9; SRCC 12, 4) Klubin johtoa rohkaistaan painottamaan klubin nykyisille ja jäsenehdokkaille säännöllisen läsnäolon arvoa ja merkitystä. (RCP ) Menettelytapoja, joilla poissaoloja säännöllisestä klubikokouksesta voidaan korvata, on selostettu Rotaryklubin järjestysmuodossa. (SRCC 9) Poissaolo klubin kokouksista Ei ole mitään sääntöä, joka sallisi jäsenelle hyvitystä, mikäli hän on poissa klubikokouksesta jostain seuraavista sysistä: 1) toimiminen lautamiehenä 2) pakollinen osallistuminen valtiollisen lainsäädäntöelimen kokoukseen 3) osallistuminen rotareiden vapaamuotoisiin kokoontumisiin laivalla 4) esitelmöiminen muun palveluklubin kokouksessa 5) asepalvelus tai kansallinen suojelupalvelu 11

20 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 Osallistuminen RI:n kokouksiin Hallitus tulkitsee Rotaryklubin järjestysmuodon artiklan 9, kohtaa 1 (a)(3) niin, että sen mukaan voi paikkauksia antaa yhden kutakin päivää kohden, jonka jäsen on osallistunut RI:n kokoukseen, kuten esim. piirikonferenssi, edellyttäen, että paikkauspäivät ovat sillä aikavälillä, jolta paikkaukset muutoinkin hyväksyttäisiin. Poissaololupa Klubin jäsenille tulee ilmoittaa, että tilapäisen poissaololuvan ehdot on määritelty klubin säännöissä. (RCP ) LUOKITUKSET Luokitusvaatimukset on mainittu Rotaryklubin järjestysmuodon artiklassa 8. Siirtyvän klubijäsenen tai Rotarysäätiön alumnin luokitus ei saa olla esteenä aktiivijäsenen valinnalle vaikka tämä valinta johtaisi tilapäisesti klubin luokiterajojen ylittämiseen. Jos jäsenen luokitus muuttuu, klubi voi kuitenkin jatkaa hänen jäsenyyttään uudessa luokituksessa. (RIC 5, 2; SRCC 8, 2) Rotaryklubin aktiivijäsenet luokitellaan toimialan ja ammatin mukaisesti tai yhdyskuntapalvelun mukaisesti. Luokitus kuvaa sen liikkeen, yrityksen tai laitoksen pääasiallista, tunnettua toimialaa, jossa aktiivijäsen työskentelee; tai hänen omaa varsinaista tointaan, työtään; tai hänen yhdyskuntapalvelun luonnetta. (SRCC 8, 1(a)) Esimerkiksi sähköinsinööri, vakuutustarkastaja, tai rautatieyhtiön, kaivosyhtiön, tuotantoyhtymän liikkeenjohtajan jäsenyyttä voidaan harkita hänen asemansa perusteella tai hänen edustamansa yrityksen, yhtiön tai laitoksen edustajana. Luokitusperiaate antaa klubille mahdollisuuden hankkia monipuolisemman ammatillisen edustuksen klubin sijaintipaikkakunnalta. Jokaisen klubin tulisi pysyttäytyä Rotaryn luokitus- ja jäsenyysperiaatteissa ja, mahdollisuuksien mukaan, korjata klubissa ilmenevät sääntöjen vastaiset poikkeamat jäsenyydessä. Jokaisen rotaryklubin tulisi huolellisesti harkita luokituskäytäntöä ja avartaa tarvittaessa luokitusten tulkintaa niin, että se sopii nykyaikaiseen liike- ja ammattielämään, sekä yhteiskunnalliseen toimintaan. (RCP ) Klubien tulisi varmistaa, että kaikkien jäsenten luokitus näkyy kaikkien rintaan pantavassa nimikyltissä ja että ne päivitetään vastaamaan jäsenten nykyisiä ammatteja. Edustava jäsenistö Jokaisella klubilla tulisi olla edustava jäsenistö, jossa mikään toimiala tai ammatti ei ole vallitsevana. (RIC 5, 2(b)) Klubin tulisi tarkastella alueen väestöpohjaa ja pyrkiä luomaan jäsenistö, joka edustaa kaikkia paikkakunnan arvostettuja liike- tai ammattielämän aktiviteetteja sekä yksittäisiä henkilöitä. Tarkoituksena on luoda mahdollisuuksien mukaan sellainen edustavuus, joka on yhdenmukainen RI:n järjestysmuodon artiklan 5 ja Rotaryklubin järjestysmuodon artiklan 8 periaatteiden kanssa. Klubilla tulisi olla jäsenenä edustaja paikkakunnan jokaiselta tunnetulta liike- ja ammattialalta. Mikään klubi, riippumatta sen liittymispäivästä RI:n jäseneksi, ei voi rajoituksilla säännöstössään tai muilla tavoin rajoittaa jäsenyyttä klubissa sukupuolen, rodun, ihonvärin, uskonnon, kansallisuuden tai sukupuolisen suuntautuneisuuden perusteella tai määrätä minkäänlaisia jäsenyysehtoja, jotka eivät ole erityisesti säädettyjä RI:n järjestysmuodossa tai säännöissä. (RIB ) Nuoret jäsenet Klubien tulisi kaikin tavoin pyrkiä saamaan jäsenikseen nuoria henkilöitä, mukaan luettuna RI:n ja Rotarysäätiön ohjelmien alumnit kuten entiset rotaractit ja 12

21 ROTARYKLUBI opintoryhmien vaihtoon osallistuneet, jotka ovat valintakelpoisia. Klubit käyttävät eri keinoja jäsenyyden kiinnostavuuden lisäämiseksi sellaisten nuorten miesten ja naisten piirissä, jotka ovat vastuunalaisissa asemissa liike-elämässä ja ammateissa. Klubit voivat luopua klubin jäsen- ja liittymismaksuista alle 35-vuotiailta jäseniltä. Klubit voivat lisäksi maksaa tämän ikäisten uusien jäsenten piirimaksut. Piirineuvottelussa tai -konferenssissa tehdyn päätöksen mukaisesti piiri voi alentaa piirimaksua tähän ikäryhmään kuuluvilta uusilta jäseniltä. (RCP ) Rotaryklubien tulisi myös pitää yhteyttä alueellaan oleviin Rotarysäätiön alumneihin sekä hyödyntää niiden alumnien kykyjä, jotka eivät vielä ole valintakelpoisia jäseniksi tai eivät hyväksyneet kutsua liittyä jäseneksi. (RCP ) Luokituskatsaus Järjestelmällisesti laadittu luokitusluettelo on looginen perusta klubin kasvulle. RI ei ylläpidä yleisluetteloa luokituksista. Klubien tulisi laatia toistuvia luokituskatsauksia kehittääkseen ja vahvistaakseen klubin jäsenpohjaa. (RCP ) Useita keinoja jäsenistön arviointiin on saatavissa osoitteessa KAUPALLISTAMINEN JA KIERTOKIRJEIDEN LÄHETTÄMINEN Rotaryn kaupallistaminen RI:n Official Directory julkaistaan vuosittain kaikkien rotareiden tiedoksi. Kukaan rotari ei saa käyttää kaupallisiin tarkoituksiin Official Directorya, klubin tai piirin osoitteistoa, eikä mitään muutakaan tietokantaa tai nimiluetteloa, joka on syntynyt Rotaryn hoitamassa projektissa tai aktiviteetissa. (RCP ) Kiertokirjeiden lähettäminen rotaryklubeihin Seuraavat rajoitukset koskevat kiertokirjeiden lähettämistä rotaryklubeihin: Jos jäsenklubi haluaa yhteistyötä toisten klubien tai niiden jäsenien kanssa, missä tahansa asiassa, keinoista riippumatta, mukaan lukien telemarkkinointi, sen täytyy ensin selostaa aikomuksensa ja siihen liittyvät suunnitelmat alueen kuvernöörille(eille) ja saada häneltä tai heiltä lupa. Tämä koskee vain tapauksia, joissa klubi haluaa pyytää yhteistyötä useammalta kuin yhdeltä rotaryklubilta ja useamman kuin yhden klubin jäseniltä. (RCP ) Rotaryklubien, jotka ryhtyvät tämänkaltaisiin aktiviteetteihin, täytyy noudattaa RI:n toimintaohjeita Rotaryn merkkien käytöstä, johon kuuluu myös osallistuvien klubien oikea nimeäminen ja säädetty kieliasu. (RCP , ) Jäsenklubin ei tule pyytää taloudellista apua toiselta klubilta tai yksittäisiltä rotareilta klubin omia jäseniä lukuun ottamatta paitsi milloin se on saanut ensin RI:n hallitukselta tähän luvan. Pääsihteerin tulee pyytää minkä tahansa piirin kuvernöörin ryhtymään toimenpiteisiin piirissä esiintyvien luvattomien rahanpyyntöjen lopettamiseksi, mukaan luettuna telemarkkinointi. Tämän ohjeen jatkuva noudattamatta jättäminen raportoidaan RI:n hallitukselle aiheellisia kurinpitotoimia varten, joihin kuuluu myös klubin erottaminen. (RCP ) Rotaryklubit ja piirit, jotka haluavat käyttää kaupallista telemarkkinointia, Internetin webbihotellipalveluja tai sähköpostiyrityksiä rahankeräämiseen yleisöltä niiden puolesta, täytyy ensin toimittaa ko. alueen kuvernöörille(eille) selvitys keräyksen tarkoituksesta ja suunnitelmista, joihin tulee saada hänen tai heidän hyväksyminen. Lisäksi niiden tulee noudattaa voimassa olevia Rotaryn kiertokirjeitä koskevia ohjeita; ja sisältää kaikkien edustettujen rotary-yksiköiden sopiva tunnistaminen ja säädetty kieliasu. (RCP ) 13

22 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 Rotarit, rotaryklubit tai piirit eivät saa käyttää Official Directorya kiertokirjeiden lähettämiseen. (RCP ) Jokaiseen klubi- tai piiriosoitteistoon on lisättävä huomautus, että tämä ei ole tarkoitettu jaettavaksi ei-rotareille eikä sitä saa käyttää kaupallisena postitusluettelona. (RCP ) Jäsentietojen suojeleminen Rotary Internationalin sihteeristö ja Rotarysäätiö noudattavat neljää keskeistä yksityisyyttä koskevaa periaatetta. Me uskomme vakaasti, että näiden oikeudenmukaisten tietojenkeruu- ja käsittelyperiaatteiden noudattamisella pystymme säilyttämään jäsenklubiemme, rotareiden ja muiden ihmisten kanssa muiden henkilöiden luottamuksen. Sihteeristö palvelee noin 1,2 miljoonaa rotaria yli 200 maassa ja maantieteellisellä alueella. RI on jaettu klubi-, piiritasoon sekä kansainväliseen tasoon palveluohjelmien toteuttamiseksi. Sihteeristö kerää arkaluontoista ja henkilökohtaista tietoa osana klubien ja piirien auttamistoimintaansa ja helpottaakseen tiedonvälitystä Rotarysta rotareiden ja muiden ihmisten kanssa. Sihteeristö noudattaa seuraavia periaatteita tietojen suojelussa, kun se koettaa kaikin tavoin noudattaa oikeudenmukaista tietojen käsittelyä: 1) Me keräämme ja käytämme tietoja meidän ydintoimintaamme. Yksilön suoja on erittäin tärkeää, joten sihteeristö kerää ja käyttää vain tietoja, joita tarvitaan meidän ydinpalvelujemme hoitamiseen. Me noudatamme lakia ja olemme oikeudenmukaisia niitä henkilöitä kohtaan, joiden tietoja säilytämme ja me poistamme kaiken sen tiedon, mitä emme tarvitse yhteydenpitoon ko. henkilöiden kanssa. Tämä tarkoittaa sitä, että emme paljasta tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen ilman näiden henkilöiden lupaa tai lain vaatimuksesta. 2) Me pyrimme pitämään tiedot oikeina ja hyvässä järjestyksessä. Sihteeristön kyky täyttää tehtäväänsä menestyksekkäästi riippuu siitä, kuinka oikeata tietoa meillä on. Me pyrimme pitämään hallussamme olevan rotareita ja muita henkilöitä koskevan tiedon ajan tasalla. 3) Meidän tietojenkäyttömme on avointa. 4) Mahdollisiin rikkomuksiin puutumme viivyttelemättä. Sihteeristö on kokonaisuudessaan vastuussa niiden ihmisten suojelemisesta, joita me palvelemme. Me tutkimme välittömästi asiat ja ryhdymme tarpeellisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme sen, että yksityisyyden suojaa koskevia periaatteita noudatetaan. Sihteeristö pitää jäsenistään, rotareista, ja muista ihmisistä ympäri maailmaa keräämänsä tiedon suojaamista tärkeänä. Siksi se on ottanut käyttöön tämän uskoaan kuvaavan julkilausuman ja nämä yksityisyyttä koskevat ydinperiaatteet, jotka kertovat meidän sitoutumisestamme yksityisyyden ja tietojen suojaamiseen. Kaikkia klubeja, rotareita ja muita ihmisiä rohkaistaan noudattamaan näitä periaatteita. Sihteeristö osoittaa sitoutumistaan yksityisyyden suojaamiseen ottamalla käyttöön koko organisaatiota koskevia menettelytapoja, ohjeita ja sisäisiä käytänteitä, joiden tarkoituksena on suojata jäsenklubeja, rotareita ja muita ihmisiä ympäri maailmaa koskevia tietoja. Varmistaaksemme, että me toimimme tunnontarkasti tietojen suojaamisessa, sihteeristö käy läpi toimintatapansa, jotta olemme varmoja sovittujen käytänteiden noudattamisesta. Klubeja, klubien toimihenkilöitä tai komiteoiden jäseniä, tai rotareita koskevia luetteloita ei tule antaa muille järjestöille, paitsi vastatessaan hallintoviranomaisilta tuleviin virallisiin pyyntöihin tai RI:n hallituksen luvalla edellyttäen, että RI:n hallitus ei luovuttaessa sellaisia luetteloita riko mitään voimassa olevaa lakia. (RCP ) Jokaisen, joka haluaa luettelon klubin jäsenistä, tulisi yrittää hankkia tämä suoraan kyseiseltä klubilta tai järjestää niin, että klubi 14

23 ROTARYKLUBI valtuuttaa sihteeristön antamaan ohjeita RI:lle tällaisen luettelon toimittamisesta. Jos kuvernööri pyytää pääsihteeriltä luetteloa kaikista piirinsä rotareista, pääsihteeri toimittaa sen hänelle. (RCP ) Telemarkkinointi Milloin tahansa käytetään kaupallista telemarkkinointia, Internetin webbihotellipalveluja tai s-postiyrityksiä rahankeräämiseen yleisöltä edellytetään, että kuvernööri hyväksyy keräyksen tarkoituksen ja suunnitelman. Lisäksi tulee noudattaa voimassa olevia Rotaryn kiertokirjeitä koskevia ohjeita ja, että kyseinen rotary-yksikkö sopivalla tavalla on tunnistettavissa ja kieliasu on hyväksyttävä. Pääsihteerin tulee pyytää kuvernööriä ryhtymään toimenpiteisiin mitä tahansa piiriä vastaan, joka ei noudata näitä ohjeita, tällaisen toiminnan lopettamiseksi. Tämän ohjeen jatkuva laiminlyöminen raportoidaan RI:n hallitukselle aiheellisia kurinpitotoimia varten, joihin kuuluu myös erottaminen. (RCP , , , , , ) TOVERUUS Rotareiden sukulaiset Klubien ja rotareiden tulisi toimintaansa suunnitellessaan ottaa huomioon klubin jäsenten puolisot ja perheet. Nämä voivat antaa arvokkaan lisänsä Rotaryn palvelutavoitteiden saavuttamiseksi ja toveruuden parantamiseksi. (89-139) Monet rotaryklubit ovat etuoikeutettuja siinä, että niillä on komiteoita tai muita yhdistyksiä, jotka rotareiden omaiset ovat perustaneet auttamaan palvelutoiminnassa ja klubin muissa aktiviteeteissa. Klubeja rohkaistaan tukemaan puolisoiden ja perheiden muodostamia ryhmiä seuraavien suuntaviivojen mukaan: 1) Avustavan ryhmän, komitean tai järjestön tulisi toimia paikallisen rotaryklubin yhteydessä ja olla säännöllisesti yhteydessä tähän klubiin, jossa heidän puolisot ja perheenjäsenet ovat jäseninä. 2) Ryhmän tavoitteisiin tulisi sisältyä rotaryklubin palvelutoiminnan tukeminen sekä jäsenten välisen ystävyyden ja Rotaryn yleisten ihanteiden edistäminen. 3) Ryhmän toiminnan, projektien ja ohjelmien tulisi pääasiallisesti tukea tai täydentää paikallisen rotaryklubin tavoitteita. Tarkoituksena on, että tällaiset avustavat ryhmät tai järjestöt toimivat vain epävirallisesti rotaryklubien yhteydessä. (RCP ) Näiden ryhmien tulisi tutustua Rotaryn merkkien käyttöä koskeviin rajoituksiin (ks. luku 5). KLUBIN KOKOUKSET Kokouspaikat Klubi päättää itse omasta kokouspaikastaan. Koska jokaisella klubin jäsenillä on oikeus osallistua minkä tahansa toisen rotaryklubin kokoukseen, edellytetään että klubi pitää kokouksensa sellaisessa paikassa, johon kaikilla muiden rotaryklubien jäsenillä on mahdollisuus päästä. (RCP ) Klubien tulisi pitää säännölliset kokouksensa oman sijaintipaikkansa alueella. (RCP ) E-rotaryklubit kokoontuvat pääasiassa netissä eikä niinkään fyysisesti. Tietoja kokousajoista ja rotaryklubien sijainnista löytyy Official Directorysta tai käyttämällä Club Locator -palvelua osoitteessa Klubien tulisi järjestää vammaisille kunnon mahdollisuudet päästä kokouspaikkaan ja mahdollisuuden osallistua palveluaktiviteetteihin. 15

24 ROTARYN KÄSIKIRJA 2010 Rotareiden vapaamuotoiset kokoukset eivät ole klubien tai piirien virallisia kokouksia. Tästä johtuen eivät mitkään ponsiehdotukset, jotka epäviralliseen kokoukseen osallistuneet ovat hyväksyneet, ole hallituksen mielestä klubien tai piirien mielenilmaisuja. (RCP ) Vieraat Klubien tulisi kehottaa jäseniään kutsumaan vieraita viikottaisiin klubikokouksiin, joihin on suunniteltu erityisen mielenkiintoista ohjelmaa, jotta paikkakunnalla asuvat ei-rotarit saisivat lisätietoa klubin toiminnasta ja tavoitteista. (RCP ) Tiedotusvälineiden edustajia ja muiden klubien jäseniä lukuun ottamatta ei suositella tapaa pitää vakiovieraita klubissa. Klubeja kannustetaan myös 1) Toivottamaan tervetulleiksi vierailevat rotarit ja heidän puolisonsa. Klubin harkinnan mukaan se voi hyväksyä vierailevan Rotaryn mukana tulevan vieraan. (98-278, RCP ) 2) Kutsumaan yliopistojen ja muiden oppilaitosten opiskelijoita vieraiksi klubikokouksiin, ja näin antaa heille mahdollisuuden tutustua Rotaryn ihanteisiin ja periaatteisiin (RCP ) 3) Toivottamaan tervetulleeksi Rotarysäätiön alumnit ja erityisesti ne, jotka ovat juuri muuttaneet paikkakunnalle. Heidän edellytetään maksavan läsnäolostaan saman hinnan kuin vierailevat rotarit. (RCP ) Jokaisella jäsenellä on oikeus osallistua minkä tahansa klubin säännölliseen kokoukseen paitsi sellaisen klubin, joka on aikaisemmin hyvästä syystä keskeyttänyt hänen jäsenyytensä. (RIB ) Klubin ohjelmat Klubien tulisi laatia omat ohjelmansa paikkakunnan tarpeiden mukaisesti. RI:n ohjelmapuitteisiin ei kuulu tukea tai määrätä millekään klubille osallistumista määrättyyn palveluprojektiin tai ohjelmaan. (RCP ) Klubien tulisi pitää säännöllisiä kokouksia, joiden aiheena on klubin toiminta ja aktiviteetit. (RCP ) Klubien tulisi aika ajoin järjestää säännöllisiä kokouksia, jolloin annetaan jäsenille ainoastaan rotaryinformaatiota, rotarytietoutta ja johtamistaidon koulutusta. (RCP ) Katso sanastosta luettelo RI:n eri kuukausille laatimista ohjelmapainotuksista. Klubissa voidaan asiallisesti keskustella jäsenten julkisen kiinnostuksen kohteena olevista kysymyksistä edellyttäen, että kun nämä kysymykset ovat kiistanalaisia, molempien näkökantojen edustajat ovat tasapuolisesti edustettuina. Mihinkään yhteiseen toimenpiteeseen ei tule ryhtyä avoinna olevassa julkisessa asiassa. (RCP ) Klubien tulisi järjestää muita maita koskevia kulttuuri-, talous- ja maantieteellisiä ohjelmia, joiden avulla selvitään mahdollisista ongelmista, jotka aiheutuvat kielimuurista tai kulttuuritaustoista ja sosiaalisista taustoista. (RCP ) Klubeja kehotetaan järjestämään vähintään kaksi Rotarysäätiön tarkoitusta, ohjelmia ja varainhankintaa selvittävää kokousohjelmaa jokaisena rotaryvuonna. Toinen näistä ohjelmista tulisi järjestää Rotarysäätiön teemakuukautena marraskuussa. (RCP ) Esitelmöitsijöiden ja vieraiden, jotka ovat rotareita, kulujen maksaminen Jos klubi kutsuu RI:n nykyisiä tai entisiä toimihenkilöitä tai muita rotareita vieraiksi, sen odotetaan maksavan kutsumiensa vieraiden kulut. RI ei järjestä 16