KLUBIN SIHTEERIN OPAS

Transkriptio

1 KLUBIN SIHTEERIN OPAS KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN OPPAAT -SARJA 229-FI (1212)

2 Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan tekstin on englannin kielestä suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

3 Sisällysluettelo Johdanto 1 Sihteerin rooli ja tehtävät...2 Arkistointi...3 Kirjeenvaihto...5 Piirikonferenssi...6 RI:n kongressi...6 Tehtävien siirto seuraajalle...8 Tietolähteet ja resurssit Raportointivaatimukset...11 Puolivuotisraportti...12 Läsnäoloraportointi...13 Jäsenistön muutokset...15 Vierailevien rotareiden paikkausilmoitus...15 Ilmoitus siirtyvistä rotareista...15 Ilmoitus muutoksista klubitiedoissa...16 Tiedot Official Directoryyn...16 Vuosikertomus Yhteistyö klubin johdon kanssa...17 Klubin presidentti...17 Klubin rahastonhoitaja...19 Klubin hallintokomitea...20 Klubin jäsenyyskomitea...21 Liitteet...23 Piirineuvottelun muistilistat...26 Tämä julkaisu on Klubin sihteerin oppaan painos (229-FI) v Se on tarkoitettu klubin sihteerien käyttöön rotaryvuosina , ja Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

4

5 Johdanto Klubin sihteerin opas on laadittu auttamaan rotaryklubien sihteereitä ympäri maailmaa. Sihteerien tehtävät vaihtelevat alueellisten käytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan. Tämän julkaisun ehdotuksia tulisi soveltaa niin, että ne vastaavat klubin tarpeita. Käytä tätä opasta valmistautuessasi toimikauteesi. Ota se mukaan piirineuvotteluun ja käy sen sisältö läpi etukäteen. Kiinnitä erityistä huomiota liitteen 2 kysymyksiin, jotka auttavat sinua saamaan eniten irti kokouksessa järjestetyistä ryhmäkeskusteluista. Koulutuksesi päätyttyä tämä opas toimii tietolähteenä toimikautesi aikana. Tässä oppaassa mukana olevia muistilistoja käytetään piirineuvottelussa. Klubin rahastonhoitajan vastuut selvitetään Klubin rahastonhoitajan oppaassa (220-FI). Kun valmistaudut tehtävääsi klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Jäsenyys yhdistää sen ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja antaa sille oikeuden käyttää järjestön palveluita ja tietolähteitä. Niihin kuuluvat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, osoitteesta www. rotary.org löytyvä informaatio, Rotarysäätiön apurahat sekä RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan tuki. Mahdolliset kommentit ja kysymykset Jos sinulla on klubin sihteerin tehtäviin liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä apulaiskuvernööriin, entiseen klubisihteeriin tai CDS-tukihenkilöön. Lähetä tähän oppaaseen liittyvät kysymykset ja kommentit seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: learn@rotary.org Puhelin: Faksi: KLUBIN SIHTEERIN OPAS 1 JOHDANTO

6 1 Sihteerin rooli ja tehtävät Otat 1.7. vastaan rotaryklubin sihteerin tehtävän. Se, millainen vuotesi tulee olemaan ja kuinka työläs tehtäväsi on, riippuu klubin koosta ja toiminnasta sekä siitä, miten hyvin olet perehtynyt Rotaryyn ja uuteen rooliisi. Klubin sihteerinä sinun ensisijainen tehtäväsi on huolehtia siitä, että klubi toimii tehokkaasti. Klubin sihteerinä saat informaatiota klubin hallitukselta, komiteoilta, jäseniltä, piirikuvernööriltä, apulaiskuvernööriltä, Rotary Internationalilta ja Rotarysäätiöltä. Sinun on tärkeää seurata, mihin suuntaan klubin aktiviteetit ovat menossa havaitaksesi niiden vahvuudet ja heikkoudet ja välittääksesi tietoa tästä klubin ja piirin johdolle mahdollisia toimenpiteitä varten. Valmistautuessasi rooliisi mieti seuraavanlaisia kysymyksiä: Miten sihteeri tekee yhteistyötä klubin presidentin kanssa? Miten kokoukset suunnitellaan? Mikä on sihteerin tehtävä klubin nettisivujen tai viikkoselosteen suhteen? Millä tavoin sihteeri seuraa läsnäolon kehittymistä ja mitä läsnäoloraportit kertovat klubin jäsenten tyytyväisyydestä? Miten klubi ylläpitää arkistoa, hoitaa kirjeenvaihtoa ja laatii pöytäkirjat? KLUBIN SIHTEERIN OPAS 2 ROOLI JA TEHTÄVÄT

7 Ajattele kriittisesti, miten näitä tietoja voitaisiin käyttää hyödyttämään klubiasi. Jos olet sihteerinä e-rotaryklubissa, tätä opasta sovelletaan sinuun muutoin kuin klubitapaamisten osalta. Huomaa erityyppisille klubeille tarkoitetut erilliset osiot Rotaryklubin järjestysmuodossa. Saadaksesi lisätietoja katso What You Need to Know about Rotary E-Clubs tai ota yhteyttä CDS-tukihenkilöön. Klubin sihteerin tehtävät esitetään ensin lyhyesti ja vasta jäljempänä tässä oppaassa tarkemmin. Klubin sihteerinä vastaat seuraavista asioista jäsenluettelon ylläpitäminen klubin, hallituksen ja komiteoiden kokouskutsujen lähettäminen klubin, hallituksen ja komiteoiden kokouksien pöytäkirjojen laatiminen ja arkistointi vaadittujen raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:lle ja piirille läsnäolon kirjaaminen kokouksissa ja läsnäololukujen ilmoittaminen kuukausittain SR:n jäsentietojärjestelmään kutakin kuukautta seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä yhteistyö klubin muiden johtohenkilöiden kanssa muiden sihteerin toimeen tavallisesti kuuluvien tehtävien hoitaminen. Osallistuminen sihteerien koulutusosioon piirineuvottelussa on osa valmistautumistasi sihteerin tehtävään. Siellä tapaat tulevia presidenttejä, sihteereitä, rahastonhoitajia ja komiteoiden puheenjohtajia muista piirin klubeista sekä piiritasolta. Tässä vuosittaisessa koulutustapahtumassa klubien johtohenkilöt keskustelevat tehtävistään ja tulevan vuoden tavoitteista. Arkistointi Klubin sihteeri pitää huolta kaikista klubin asiakirjoista. Sovi edeltäjäsi kanssa rotaryvuoden alussa siitä, että saat haltuusi klubin kaiken aineiston sekä toimistotarvikkeet ja laitteet. Klubin arkistoista pitää löytyä klubin perustamiskirja, järjestysmuoto ja säännöt, kuvaus klubin sijaintipaikasta, klubin historia, pöytäkirjat kaikista klubin ja hallituksen kokouksista, klubin ja komiteoiden vuosikertomukset ja klubin jäsenluettelo. Varmista edeltäjäsi kanssa, että aineistosta ei puutu mitään. Ellei klubilla ole vakiintunutta arkistointikäytäntöä esimerkiksi läsnäolotilastojen ja maksujen taltioimiseksi, sinun on syytä luoda sellainen. Rotaryklubin järjestysmuoto ja säännöt. Sihteeriltä kysytään usein klubin käytänteistä ja menettelytavoista. Jotta pystyt vastaamaan kysymyksiin, sinun pitää tuntea perinpohjaisesti niin klubin kuin myös RI:n järjestysmuoto ja säännöt. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 3 ROOLI JA TEHTÄVÄT

8 Ensimmäisen sopivan tilaisuuden tullen sinun tulisi tarkastaa, onko klubin järjestysmuoto yhdenmukainen nykyisen Rotaryklubin järjestysmuodon kanssa. Tarkasta myös, että oman klubin säännöt ovat ajan tasalla (vertaa niitä Rotaryklubin mallisääntöihin). Sääntöjen tulisi vastata klubin tarpeita, kuten esim. toimihenkilöiden tehtäviä ja klubin komiteoiden rakennetta, mutta ne eivät saa olla ristiriidassa klubin järjestysmuodon tai RI:n järjestysmuodon ja sääntöjen kanssa. Varmista klubin presidentin kanssa, että klubin järjestysmuoto ja säännöt ovat ajan tasalla. Kun sääntövaltuuskunta tekee päätöksiä, jotka muuttavat Rotaryklubin järjestysmuotoa, muutoksista tulee automaattisesti osa oman klubin järjestysmuotoa. On sinun tehtäväsi tarkastaa, vaativatko järjestysmuodon muutokset myös klubin sääntöjen muuttamista. Klubin arkisto ja kirjasto. Klubin arkisto käsittää klubin omaan historiaan ja Rotaryyn liittyvää materiaalia, johon kuuluvat mm.: klubin jäsenhakemus RI:lle ja luettelo perustajajäsenistä klubin nimen tai kokouspaikan muutoksia koskevat asiakirjat klubin järjestysmuoto ja säännöt sekä niiden muutokset kokouskutsut ja -pöytäkirjat piirikonferenssien ohjelmat klubia ja sen toimintaa koskevat lehtileikkeet, kuvat, diat ja videot. Pidä kirjaa klubin toiminnasta toimikautesi ajan. Päivitä klubin arkisto rotaryvuoden päättyessä yhdessä presidentin tai hänen mahdollisesti nimittämänsä arkistokomitean kanssa. Arkistoon kuuluvat klubin toimintakertomus, toimihenkilöiden valokuvat, kuvia erikoistapahtumista, luettelo uusista jäsenistä ja maininnat merkittävistä saavutuksista. Klubikirjasto on hyvä väline uusien jäsenten koulutukseen ja vanhojen jäsenten jatkokoulukseen. Sen tulisi sisältää Rotaryn tavallisimmat julkaisut ja audiovisuaalista materiaalia (hankittu nettikaupasta shop. rotary.org), klubin viikkoselosteet, kuvernöörin kuukausikirjeet sekä lehdet The Rotarian tai Rotary Norden ja Rotary Leader. Member Access. Member Access -osio osoitteessa auttaa rotareita hoitamaan rotaryasioita verkossa. Tämä helpottaa hallinnollisia tehtäviä ja takaa sen, että RI:llä on tarkat asiatiedot. Vain sinä ja klubin presidentti voitte antaa muille klubin toimihenkilöille Member Accessin oikeudet. Tämä vaatii toimihenkilön tehtävän ilmoittamista SR:n jäsentietojärjestelmään. Klubin sihteereille tarkoitetut Member Accessin toiminnot esitellään sivulla 5. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 4 ROOLI JA TEHTÄVÄT

9 Rotary International parantaa jatkuvasti rotareille tarkoitettua verkkotukea. Käytä RI Visual Identity Guide -opasta varmistaaksesi, että rotarytunnus on toisinnettu oikein klubin kirjelomakkeissa. Rotarytunnus on imuroitavissa osoitteesta www. rotary.org /graphics. Kirjeenvaihto Useimmissa klubeissa klubin saamiin yhteydenottoihin vastaa sihteeri. Sovi presidentin kanssa, kuka vastaa mihinkin s-postiviestiin, kirjeeseen tai faksiin. Erityistiedotteet. Sinun tehtäväsi on toimittaa klubin jäsenille erityistiedotteita, kuten hallituksen kokouskutsuja, kutsuja tärkeisiin komiteakokouksiin tai jäsenille tarkoitettuja ilmoituksia. Hallituksen kokoukset. Useimmissa klubeissa klubin sihteeri laatii kokouspöytäkirjat ja niiden lyhennelmät esitettäväksi klubin jäsenille. Yhteenvedot voit esittää kokouksessa, viikkoselosteessa tai klubin nettisivuilla. Komiteoita koskevat hallituksen päätökset on saatettava asianomaisen komitean puheenjohtajan tietoon. Pöytäkirja tulee arkistoida. Yhteydenpito kuvernööriin ja RI:hin. Lähetä kuvernöörille ja RI:lle säännöllisesti tietoa klubin erityistapahtumista ja -suunnitelmista. Kuvernööri voi välittää niistä tietoa piirin muille klubeille kuukausikirjeessään, piirin nettisivuilla tai apulaiskuvernöörin välityksellä ja RI voi kertoa niistä rotarymaailmalle julkaisuissaan tai osoitteessa KLUBIN SIHTEERIN OPAS 5 ROOLI JA TEHTÄVÄT

10 Varo s-posteja, joissa käytetään rotaryterminologiaa ja pyydetään henkilötietoja. Yleensä sellaiset s-postit ovat huijausta ja ne pitäisi poistaa. Ennen kuin välität mitään henkilökohtaista tietoa, varmista lähettäjän henkilöllisyys ja selvitä pyynnön syy joko erillisellä s-postilla tai puhelinsoitolla. Käytä piirikonferenssikomitean lähettämää esitemateriaalia edistääksesi jäsenten osalistumista konferenssiin. Piirikonferenssi Klubin presidentin tavoin myös klubin sihteerin tulisi osallistua piirikonferenssiin, jossa edistetään Rotaryn ohjelmia toveruuden ilmapiirissä innostavin puhein ja keskusteluin. Piirikonferenssi toimii usein piirin päätäntävaltaa käyttävänä toimielimenä ja siellä voidaan käsitellä mitä tahansa RI:n hallituksen esittämää asiaa. Piirikonferenssi valitsee myös edustajan kolmen vuoden välein kokoontuvan sääntövaltuuskunnan kokoukseen. Klubin nimeämät valitsijat. Huolehdi yhdessä presidentin kanssa klubin valtuuttamien valitsijoiden valinnasta piirikonferenssiin. Kukin klubi on oikeutettu lähettämään piirikonferenssiin valitsijan jokaista 25 jäsentään tai tämän määrän suurinta osaa kohti (kunniajäsenet poisluettuina). Jäsenmääräksi katsotaan se määrä, joka on ilmoitettu äänestystä edeltävässä puolivuotisraportissa. Jokainen klubi on oikeutettu lähettämään ainakin yhden äänivaltaisen edustajan. Tämän tulee olla klubin aktiivijäsen. Vain toimivat klubit voivat äänestää piirikonferenssissa. Klubi voi kuvernöörin luvalla nimetä asiamiehen poissaolevan valitsijan sijaiseksi. Valtakirjalomakkeet. Valtakirja osoittaa, että valitsija on oikeutettu äänestämään klubin puolesta. Klubin sihteerin tulee toimia klubin jokaisen valitsijan suhteen seuraavalla tavalla: 1. Täytä valtakirjalomake. Lomakkeita saa kuvernööriltä (jos klubi ei ole sellaista saanut, tehkää oma). Kirjoita klubin edustajan nimi. Merkitse klubin jäsenmäärä ja sitä vastaava äänioikeutettujen edustajien lukumäärä. Allekirjoita valtakirjalomake yhdessä presidentin kanssa. 2. Anna valtakirjan alkuperäiskappale klubin viralliselle edustajalle, joka antaa sen valtakirjakomitealle konferenssin alussa. 3. Tallenna kopio valtakirjasta klubin arkistoon. RI:n kongressi RI:n kongressi on RI:n kansainvälinen vuosikokous, jossa käsitellään järjestön asioita ja jossa virallisesti valitaan RI:n toimihenkilöt seuraavaksi rotaryvuodeksi. Jokaisen klubin tulisi lähettää vähintään yksi edustaja kongressiin edustamaan klubia kaikissa järjestöä koskevissa päätöksissä. Toimi yhdessä klubin presidentin kanssa edustajan valitsemiseksi. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 6 ROOLI JA TEHTÄVÄT

11 Toimi seuraavien ohjeiden mukaisesti, jotta edustaja tulee oikein valituksi: RI:n pääkonttori lähettää oikean määrän valtakirjoja joka klubille. Älä lähetä täytettyjä valtakirjoja RI:lle. 1. Edustajien valinta Kunkin klubin on valittava vähintään yksi edustaja, aikoipa joku klubista osallistua kongressiin tai ei. Edustajan pitää olla aktiivijäsen. Kukin klubi on oikeutettu lähettämään kongressiin yhden edustajan jokaista 50 jäsentään tai tämän määrän suurinta osaa kohti (kunniajäseniä ei lasketa). Klubin jäsenmääräksi katsotaan se määrä jäseniä, joka klubilla on ollut kongressia edeltävän kalenterivuoden viimeisenä päivänä. Jos klubi on oikeutettu kahteen tai useampaan edustajaan, se voi valtuuttaa yhden edustajistaan käyttämään klubin koko äänivaltaa. Valtuutus osoitetaan antamalla edustajalle äänestysvaltakirja (johon sisältyy myös valtuutetun oma äänestysvaltakirja) kutakin ääntä kohti. Valtuutetun edustajan, jolla on kaksi ääntä, tulee saada kaksi valtakirjaa; valtuutetun edustajan, jolla on kolme ääntä, tulee saada kolme valtakirjaa jne. 2. Varaedustajien valinta Kullekin edustajalle voidaan valita varamies, jos varsinainen edustaja ei voi osallistua kongressiin. Varamiehiksi tulee valita vain sellaisia rotareita, jotka suunnittelevat osallistuvansa kongressiin. Varaedustaja voidaan valita jokaiselle edustajalle. Siltä varalta, että varaedustajakaan ei voi olla paikalla, voidaan myös hänelle valita varaedustaja. Varaedustaja (ja tämän varaedustaja) on oikeutettu äänestämään vain siinä tapauksessa, että se edustaja, jonka sijaiseksi hänet on valittu, ei ole paikalla. 3. Valtuutetun asiamiehen nimittäminen Kukin klubi voi nimittää poissaolevien edustajiensa tai näiden varamiesten sijaiseksi valtuutetun asiamiehen käyttämään klubille kuuluvat äänet. Valtuutetun asiamiehen täytyy olla samaan rotarypiiriin kuuluvan klubin aktiivijäsen. Lisätietoa edustajien, varaedustajien ja valtuutettujen asiamiesten soveltuvuudesta on Rotaryn käsikirjassa (035-FI). Äänestysvaltakirjat. Sinun tulee noudattaa jäljempänä mainittuja ohjeita sen varmistamiseksi, että klubin jokaisen edustajan äänestysvaltakirja on käsitelty asianmukaisesti 1. Edustajasta on valtakirjaan merkittävä seuraavat tiedot: klubin jäsenmäärä kongressia edeltävän kalenterivuoden viimeisenä päivänä (kunniajäsenet poisluettuna) klubin äänivaltaisten edustajien lukumäärä edustajan (ja hänen varamiehensä tai valtuutetun asiamiehen) valintapäivä edustajan nimi varaedustajan nimi, jos tällainen on valittu valtuutetun asiamiehen nimi, jos hänet on nimetty, sekä hänen rotaryklubinsa nimi ja piirinumero. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 7 ROOLI JA TEHTÄVÄT

12 2. Anna valtakirja sille rotarille, joka osallistuu kongressiin klubin edustajana tai hänen valtuutettuna asiamiehenään, ja pyydä häntä antamaan valtakirja(t) valtakirjakomitealle kongressipaikan Voting Delegates Booth -osastolla. 3. Tallenna kopio valtakirjasta klubin arkistoon. Jos sinulla ei ole RI:n valtakirjalomaketta, laadi kirje, jossa mainitaan edustajan nimi ja ilmoitetaan klubin jäsenmäärä kongressia edeltävän kalenterivuoden viimeisenä päivänä. Kirjeen tulee olla kahden toimihenkilön (mielellään presidentin ja sihteerin) allekirjoittama. Tehtävien siirto seuraajalle Neuvottele seuraajasi kanssa, jotta hän olisi valmiina ottamaan tehtävän vastaan 1.7. ja varsinkin laatimaan heinäkuun puolivuotisraportin. Käykää yhdessä läpi kaikki hallintoon liittyvät asiat ja klubin arkisto. Heti kesäkuun viimeisen kokouksen jälkeen sinun tulee luovuttaa seuraajallesi klubin arkisto, tarvikkeet ja kalusto. Ennen kuin toimikautesi päättyy, sinun tulee varmistaa, että klubin asiapaperit ovat ajan tasalla ja aineisto kunnossa seuraajaa varten. Käytä apuna seuraavaa kysymyslistaa: Ovatko kaikki klubin asiakirjat kunnossa: läsnäolo- ja jäsentiedot, hallituksen kokouspaperit sekä tiedot klubin jäsenmaksusuorituksista ja lahjoituksista Rotarysäätiölle? Onko klubin järjestysmuodon, perustamiskirjan ja sijaintipaikkaselostuksen sisältävä kansio täydellinen ja kunnossa? Oletko arkistoinut kaikki raporttien kopiot asianmukaisesti? Ovatko klubin tarvikkeet (kello, puheenjohtajan nuija, kokousnimilaput, klubin standaarit) hyvässä kunnossa? Mitä tarvitsee tilata? Tietolähteet ja resurssit RI:n sihteeristön ja RI:n ja Rotarysäätiön toimihenkilöiden ja erityistehtäviin nimitettyjen rotareiden sekä henkilöstön yhteystiedot ovat Official Directoryssa ja osoitteessa Imuroi julkaisuja osoitteesta tai tilaa niitä osoitteesta shop.rotary.org tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Suomenkielisiä julkaisuja voit imuroida SR:n suojatuilta nettisivuilta osoitteessa Seuraavat henkilöt ja tietolähteet auttavat sinua hoitamaan tehtävääsi: Tietolähteet netissä ( ja Member Access vain jäsenille tarkoitettu Rotaryn nettisivuston palveluosio, jolla rotarit voivat tehdä lahjoituksia Rotarysäätiölle, hoitaa e-tiedotuskirjetilauksia, ilmoittautua kokouksiin ja päästä jäsentietoihin. Klubien toimihenkilöille on lisäksi tarjolla erilaisia raportteja ja tilastoja. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 8 ROOLI JA TEHTÄVÄT

13 SR:n jäsentietojärjestelmä vain jäsenille tarkoitettu Suomen Rotaryn jäsenrekisteri. Muutokset jäsen- ja klubitietoihin tehdään ainoastaan tähän rekisteriin, josta ne automaattisesti päivittyvät myös Member Accessiin. Rotary Code of Policies ja Rotary Foundation Code of Policies RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen vahvistamat menettelytapaohjeet, jotka tukevat RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä ja jotka tarkistetaan jokaisen RI:n hallituksen tai Säätiön hallituksen kokouksen jälkeen. tietoa klubin toimihenkilöille tehokkaan klubin toiminnasta, esim. klubin hallinnosta, jäsenyydestä, julkisuuskuvasta ja palveluprojekteista. Osoitteessa ovat myös Rotarysäätiön ja klubitason resurssisivut. Katso myös Club Locator hakukone, jolla voit etsiä rotaryklubeja joko klubin, kaupungin tai piirin nimen mukaan. Hakukoneesta on saatavana myös älypuhelimiin suunniteltuja sovelluksia. Julkaisut SR:n ja piirin nettisivut näiltä löydät esimerkiksi tietoja piirin klubien kokouksista sekä kuvernöörin, tulevan kuvernöörin, apulaiskuvernöörien, piirikomiteoiden, klubien toimihenkilöiden ja muiden rotaryjohtohenkilöiden yhteystiedot. Miten ehdotan uutta jäsentä (254-FI) esitteessä kuvataan jäsenten ehdottamis- ja valintaprosessia. Sisältää jäsenehdotuslomakkeen. Rotaryn käsikirja (035-FI) sisältää RI:n ja Rotarysäätiön toimintaohjeita ja menettelytapoja, mm. RI:n säännöstön sekä RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen kuvaukset. Kirja julkaistaan joka kolmas vuosi sääntövaltuuskunnan kokouksen jälkeen. Official Directory (007) sisältää Rotaryn yhteystiedot: RI:n ja Säätiön virkailijat, komiteat, resurssiryhmät, sihteeristö, piirit ja kuvernöörit, klubit yhteystietoineen piireittäin aakkosjärjestyksessä. Huom! Rotarit, rotaryklubit tai piirit eivät saa antaa Official Directoryn osoitetietoja kaupallisiin tarkoituksiin. Shop.rotary.org Rotaryn verkkokauppa, josta voi tilata RI:n julkaisuja, DVD-levyjä, lomakkeita ja tarvikkeita. Saatavissa myös painettu luettelo (019). Rotary Leader Rotaryn johtohenkilöitä varten tehty sähköinen uutislehti, jota voi käyttää tietolähteenä klubin viikkoselosteissa ja nettisivuilla. Tilaa osoitteessa The Rotarian RI:n virallinen kuukausittain ilmestyvä lehti (klubit, jotka eivät tilaa sitä, tilaavat jonkin 30 paikallisesta lehdestä, joita julkaistaan yli 20 kielellä. Pohjoismaissa tilataan Rotary Norden.) KLUBIN SIHTEERIN OPAS 9 ROOLI JA TEHTÄVÄT

14 Klubin sihteerin pitää auttaa presidettiä valmistautumaan apulaiskuvernöörin vierailuihin ja toimimaan saadun palautteen mukaan. Henkilöresurssit Apulaiskuvernööri rotary, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubissasi kerran kolmessa kuukaudessa ja on käytettävissä, mikäli klubi tarvitsee neuvoja. (Yhteystiedot löydät Rotary matrikkelista.) Contact Center Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa Pohjois-Amerikan ulkopuolella toimivien rotareiden kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. Suomalaiset rotarit ja klubit ottavat yhteyttä Zürichin toimistoon, jonka yhteystiedot löydät matrikkelikirjasta tai netistä napsauttamalla linkkiä CDStukihenkilöt. Klubin entiset sihteerit asiantuntevia rotareita, jotka tuntevat klubin menettelytavat ja historian. RI:n klubien ja piirien tukihenkilöt (CDS) ( henkilökuntaan kuuluvia, jotka työskentelevät kansainvälisissä toimistoissa ja RI:n pääkonttorissa ja ovat valmiita vastaamaan hallintoa koskeviin kysymyksiin ja välittämään muita kysymyksiä RI:n ja Rotarysäätiön virkailijoille. Suomalaisia palvelee Zürichin kansainvälinen toimisto. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 10 ROOLI JA TEHTÄVÄT

15 2 Raportointivaatimukset Olennainen osa klubin sihteerin työtä on laatia ja lähettää seuraavat raportit: Raportti Vastaanottaja Määräpäivä Puolivuotisraportti (SAR) RI, kopio SAR-raporttilomakkeesta lähetetään piirikuvernöörille ja 1.1. Kuukauden läsnäoloraportti SR:n jäsentietojärjestelmä. Seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Muutokset jäsenistössä SR:n jäsentietojärjestelmä. Jatkuvasti. Vierailevien rotareiden paikkauskortit Vierailevan rotarin klubi. Jatkuvasti. Rotarian Relocation Form -lomake Muuttopaikkakunnan rotaryklubi, johon on siirtymässä. Jatkuvasti. Klubitietojen muutokset SR:n jäsentietojärjestelmä. Jatkuvasti. Tiedot Official Directoryyn SR:n jäsentietojärjestelmä KLUBIN SIHTEERIN OPAS 11 RAPORTOINTIVAATIMUKSET

16 Puolivuotisraportit voidaan toimittaa Member Accessiin. Klubija jäsentietojen muutokset sekä tiedot Official Directoryyn syötetään SR:n jäsentietojärjestelmään. Lisätietoja klubijäseniltä kerättävistä jäsenmaksuista ja muista maksuista löytyy Klubin rahastonhoitajan oppaasta. Klubit, jotka eivät maksa RI:n jäsenmaksuja ja muita maksuja, erotetaan, eivätkä ne saa palveluja RI:ltä tai piiriltään. Puolivuotisraportti RI lähettää kesäkuun lopulla puolivuotisraporttipaketin (SAR) jokaisen rotaryklubin sihteerille 1.7. tapahtuvaa laskutusta varten ja joulukuun lopulla 1.1. tapahtuvaa laskutusta varten. Pakettiin kuuluvat: ajantasainen jäsenluettelo, johon arviolaskutus perustuu lasku puolivuotismaksuista ja suhteellisista maksuista (pro rata), sääntövaltuuskunnan maksusta ja The Rotarian -lehtitilauksista. Rahastonhoitaja on vastuussa tästä osasta ja hänen tulee tarkistaa paketissa tulleen SAR-lomakkeen avulla, mitä klubin todellisuudessa on maksettava. Pidä klubin jäsenlista ajan tasalla SR:n jäsentietojärjestelmän avulla, jotta laskut jäsenistä ovat oikein. Presidentti, rahastonhoitaja tai sihteeri voi suorittaa klubin jäsenmaksut myös luottokortilla Member Accessin kautta. Klubit, joissa on alle 10 jäsentä, maksavat 10 jäsenestä. Ellet ole saanut klubin SAR-pakettia heinäkuun tai tammikuun loppuun mennessä, voit tulostaa siitä kopion Member Accessista tai pyytää sen osoitteesta tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Hoitamalla maksut piiriin ja RI:lle klubi säilyttää jäsenyytensä ja asiansa hyvin hoitaneen maineensa Rotary Internationalissa samoin kuin myös pääsyn organisaation resursseihin. Jos rotari siirtyy toiseen klubiin tai entinen rotari haluaa liittyä takaisin, klubin täytyy saada entisestä klubista varmistus henkilön jäsenyydestä sekä myös todistus siitä, että henkilöllä ei ole velkoja entiseen klubiin. Uuteen klubiin ei voi liittyä ennen kuin mahdolliset velat entiseen klubiin on maksettu. Lopettaminen ja palauttaminen Klubi joka ei suorita maksujaan RI:lle erotetaan, eikä se saa palveluja RI:stä tai piiristä. Klubin jäsenyys voidaan jäädyttää tai lopettaa myös, jos joku sen jäsenistä on käyttänyt väärin Rotarysäätiön varoja. Lopettaminen Rotary International lopettaa ne klubit, joilla on rästissä 250 USD tai enemmän, kuuden kuukauden kuluttua maksujen määräajoista, jotka ovat 1.7. tai 1.1. Klubit, jotka eivät ole täyttäneet taloudellisia vastuitaan 365 päivän kuluessa lopettamisesta, menettävät alkuperäisen perustamislupansa eivätkä ole kelvollisia jäsenyyden palauttamiseen. Jäsenyyden palauttaminen Kun klubi anoo jäsenyyden palauttamista 90 päivän kuluessa erottamisesta, sen täytyy maksaa kaikki erottamishetkellä olleet maksurästinsä ja lisäksi 10 USD palautusmaksua jäsentä kohti. Jos klubissa on vähemmän kuin 10 jäsentä, sen tulee maksaa 10 jäsenen minimimaksu. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 12 RAPORTOINTIVAATIMUKSET

17 Klubin, joka hakee jäsenyyden palauttamista 90 päivän ja 365 päivän välillä erottamisesta, pitää maksaa velkojensa lisäksi 15 USD palautusmaksua jäsentä kohti. Tämä koskee myös 10 jäsenen minimimaksua. Jäsenen jäsenyyden lopettaminen Jos jäsen ei ole suorittanut maksujaan 30 päivän kuluessa maksuajasta, klubin sihteerin tulee huomauttaa hänelle siitä. Tällöin tulee kertoa myös maksua odottava summa ja eräpäivä. Jos maksuja ei ole maksettu 10 päivän kuluessa huomautuksesta, jäsenyys voidaan lopettaa klubin hallituksen hyväksynnällä. Hallitus voi jatkaa jäsenyyttä jäsenen pyynnöstä, kun kaikki velat klubille on maksettu. Läsnäoloraportointi Klubin sihteerin päätehtäviä on läsnäolotilaston pitäminen, läsnäolojen laskeminen ja niiden raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään kuukausittain. Läsnäoloa koskevat toimintaohjeet on esitetty jäljempänä ja myös Rotaryklubin järjestysmuodossa. Voit pyytää klubin hallintokomitean jäseniä auttamaan sinua kertomaan klubin jäsenille läsnäolovelvoitteesta tiedottamaan jäsenille, miten poissaolon kokouksesta voi korvata mm. e-rotaryklubien kokouksella seuraamaan läsnäoloa. Läsnäolo. Kokousläsnäolo lasketaan jakamalla läsnä olleiden aktiivijäsenten määrä klubin aktiivijäsenten määrällä. Jos klubissasi on jäseniä, jotka ovat vapautettuja läsnäolosta Rotaryklubin järjestysmuodon artiklan 9 kohtien 3b ja 4 perusteella tai jotka ovat piirin toimihenkilöitä, laske heidät läsnä olleiksi, jos he osallistuvat kokoukseen, mutta älä merkitse heitä poissaolleiksi, jos he ovat poissa. Aktiivijäsenten hyväksytty läsnäolo. Kun klubikokouksen läsnäolo lasketaan, aktiivijäsenten ja ei-aktiivijäsenten läsnäolon laskemisessa on omat tapansa. Ota huomioon läsnä olleiden aktiivijäsenten luku, paikanneiden jäsenten luku sekä ne, jotka ovat hyvästä syystä saaneet hallitukselta vapautuksen läsnäolovelvoitteesta. Älä laske mukaan jäseniä, joiden iän (vähintään 65-v.) ja rotaryjäsenyysvuosien (yhdessä tai useammassa klubissa) summa on vähintään 85 ja jotka ovat kirjallisella pyynnöllä saaneet hallitukselta vapautuksen läsnäolovelvollisuudesta. Älä huomioi RI:n toimihenkilöitä äläkä klubikokouksen vierailijoita. Paikkaaminen. Vapautus ei voi olla pidempi kuin 12 kk. Jäsen, joka ei voi osallistua oman klubinsa säännölliseen kokoukseen, voi paikata poissalon hyväksyttävästi, jos hän 14 päivän sisällä ennen normaalia kokousta tai sen jälkeen osallistuu vähintään 60 % kokousajasta jonkin muun rotaryklubin tai väliaikaisen rotaryklubin säännölliseen kokoukseen tai saapuu vieraan klubin kokouspaikkaan sen säännöllisenä kokoontumisaikana osallistuakseen kokoukseen ja tämä klubi on peruuttanut kokouksen KLUBIN SIHTEERIN OPAS 13 RAPORTOINTIVAATIMUKSET

18 on läsnä tai jokseenkin suoraan matkalla johonkin seuraavista tilaisuuksista: RI:n kongressi Sääntövaltuuskunnan kokous Kansainvälinen neuvottelu Rotaryinstituutti RI:n komitean kokous Jokainen kokous, joka pidetään RI:n hallituksen johdolla tai hyväksymänä Piirikonferenssi Piirineuvottelu Jokainen piirikomitean kokous, joka pidetään kuvernöörin tai RI:n hallituksen johdolla Rotaryklubien asianmukaisesti ilmoittama Intercity-kokous Useamman vyöhykkeen kokous on läsnä ja osallistuu klubin palveluprojektiin tai klubin sponsoroimaan yhteiskuntatapahtumaan tai hallituksen hyväksymään kokoukseen osallistuu suoraan tai aktiivisesti piirin, RI:n tai Rotarysäätiön sponsoroimaan palveluprojektiin syrjäisellä alueella, jossa paikkaaminen ei ole mahdollista osallistuu rotaractklubin, interactklubin tai kansalaistoimintaryhmän säännölliseen kokoukseen, e-rotaryklubin kokoukseen, väliaikaisen rotaractklubin, interactklubin tai kansalaistoimintaryhmän kokoukseen tai Rotaryn toveruusryhmän kokoukseen osallistuu hallituksen tai hallituksen hyväksymään palvelukomitean kokoukseen osallistuu klubin nettisivuilla interaktiiviseen toimintaan, joka vaatii keskimäärin 30 minuutin osallistumista toimii rotaryasioissa RI:n toimihenkilönä tai komiteajäsenenä, Rotarysäätiön hallituksen jäsenenä, kuvernöörin erityisedustajana uutta klubia perustettaessa tai hoitaa rotaryasioita Rotary Internationalin työntekijänä. Kuukausittainen läsnäoloraportti. Sihteerin velvollisuuksiin kuuluu edellisen kuukauden läsnäolosta raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään. Tämä raportti tulee lähettää 15 päivän kuluessa jokaisen kuukauden viimeisestä kokouksesta. Peruutetut kokoukset. Klubin kokousta ei oteta huomioon läsnäolotilastossa, jos klubin säännönmukaista kokousta ei pidetä seuraavista syistä: pyhäpäivä tai virallinen vapaapäivä klubin jäsenen kuolema paikkakuntaa koetteleva epidemia tai katastrofi aseellinen selkkaus paikkakunnalla, joka saattaa klubin jäsenet hengenvaaraan. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 14 RAPORTOINTIVAATIMUKSET

19 Klubi voi muistakin syistä jättää pitämättä vuodessa korkeintaan neljä kokousta mutta vain kolme perättäistä kokousta. Pitämättömiä kokouksia ei oteta huomioon läsnäolotilastossa. Jäsenistön muutokset Vuoden mittaan klubin jäsenistössä tapahtuu muutoksia: tulee uusia jäseniä, jäsentiedot muuttuvat ja jäseniä eroaa. Muutokset on aina ilmoitettava heti niiden astuttua voimaan SR:n jäsentietojärjestelmään. Kun SR saa ilmoituksen uudesta jäsenestä, tämän nimi lisätään ao. klubin jäsenluetteloon ja hänelle alkaa tulla The Rotarian tai virallinen aluelehti Rotary Norden. Jos uusi jäsen on entinen rotari, sinun tulee hankkia tiedot hänen aikaisemmasta rotaryklubistaan ja RI:n jäsennumeronsa (jos on saatavilla) ja lisätä se jäsentietojärjestelmän tietoihin. Näin säilytetään jäsenen rotaryhistoria, esim. Rotarysäätiön lahjoitustiedot ja jäsenen tehtävät RI:ssä. Klubien, jotka hyväksyvät siirtyvän tai entisen rotarin, pitää ensin saada entisestä klubista todistus henkilön jäsenyydestä sekä myös tieto siitä, että hän ei ole velkaa klubille. Uuteen klubiin ei voi liittyä ennen kuin kaikki velat entiselle klubille on maksettu. Jäsentietojen muutosten raportoiminen. Jäsenmuutokset päivitetään aina SR:n jäsentietojärjestelmään. Muutokset siirtyvät sieltä automaattisesti myös Member Accessiin edellyttäen, että klubi on siihen antanut suostumuksensa. Huomaa, että jos poistat jäsenen järjestelmästä, muutos on välitön ja pysyvä. Ainoastaan sihteeri tai muu klubin valtuuttama jäsenen voi päivittää sähköisesti SR:n jäsentietojärjestelmää. Tarvittavat käyttäjätunnukset on toimitettu klubille kesällä Ongelmatapauksissa tulee ottaa yhteyttä Suomen Rotarytoimistoon. SR:n suojatuilla jäsensivuilla on tarkka järjestelmän käyttöohje ja kuvaus. Vierailevien rotareiden paikkausilmoitus Anna vierailevalle rotarille todisteeksi läsnäolosta kokouksessanne paikkauskortti, jonka hän voi viedä omaan klubiinsa. Voit myös lähettää ilmoituksen paikkauksesta s-postilla vierailijan oman klubin sihteerille. Ilmoitus siirtyvästä rotarista Kun rotari eroaa klubista paikkakunnalta muuton vuoksi, hänellä on oikeus liittyä uuden paikkakunnan rotaryklubiin. Klubi voi ehdottaa siirtyvää rotaria uuden paikkakunnan rotaryklubille (ehdotuksen voi tehdä myös uuden klubin jäsen). Käytä Rotarian Relocation Form -lomaketta ilmoittaaksesi toisen klubin presidentille tai sihteerille tulevasta jäsenestä. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 15 RAPORTOINTIVAATIMUKSET

20 Ilmoitus klubitietojen muutoksista Jokainen muutos klubitiedoissa (esim. uusi kokousaika, -paikka tai -päivä, uusi presidentti tai sihteeri tai presidentin tai sihteerin osoitteenmuutos) tulee ilmoittaa välittömästi SR:n jäsentietojärjestelmään, josta tieto automaattisesti päivittyy muihin tarpeellisiin rekistereihin. Tieto Official Directoryyn Klubin toimihenkilöiden tiedot päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään. Member Accessiin voit ilmoittaa, haluaako klubi saada Official Directoryn CD-levynä vai sähköisenä (Member Accessin kautta). Piirin tuleva kuvernööri voi Member Accessista imuroida raportin tulevan kauden uusista klubivirkailijoista, jotta hän voi ottaa yhteyttä tuleviin klubipresidentteihin. Pidä kopio klubin arkistossa. Vuosikertomus Sihteerikautesi lopulla sinun tulee laatia vuosikertomus esitettäväksi rotaryvuoden viimeisessä kokouksessa. Puhu presidentin kanssa varmistaaksesi, ettet toista sellaista, jonka hän sisällyttää omaan presidentin kertomukseensa. Kertomuksesta tulee ilmetä lyhyesti klubin hallituksen toimenpiteet, rotaryvuoden jäsenlisäys tai -vähennys ja kaikki ne edelleen käynnissä olevat projektit, joita ei käsitellä presidentin kertomuksessa. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 16 RAPORTOINTIVAATIMUKSET

21 3 Yhteistyö klubin johdon kanssa Johtajuuteen liittyy tärkeänä osana suhteiden luominen klubin johdossa oleviin tovereihin ja klubin muihin jäseniin. Klubin presidentti Sihteeri ja presidentti pitävät yhdessä huolta siitä, että klubi toimii tehokkaasti. Sinun tulisi tavata tuleva presidentti ennen sihteerin tehtävien vastaanottamista ja keskustella hänen kanssaan työnjaosta ja klubin johtamisesta. Sinun ja tulevan presidentin tulisi myös tavata nykyiset toimihenkilöt arvioidaksenne klubin tilaa ja keskeneräisten projektien ja aktiviteettien tilannetta. Mahdollinen osallistuminen nykyisen hallituksen kokouksiin lisää tietoasi klubin hallinnon menettelytavoista ja edistää jatkuvuutta klubin toiminnassa. Hallituksen kokoukset. Klubin hallitus on sen hallintoelin. Hallituksen jäseniä ovat presidentti, varapresidentti, tuleva presidentti (tai presidenttiehdokas, jos ei seuraajaa ole valittu), sihteeri, rahastonhoitaja ja edellinen presidentti. Hallituksessa on myös muita jäseniä, jotka on mainittu klubin säännöissä. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 17 YHTEISTYÖ KLUBIN JOHDON KANSSA

22 Klubin sihteerin tulisi avustaa presidenttiä kokousten ja erityiskokousten, kuten hallituksen kokousten ja klubineuvottelujen järjestelyissä. Erityisesti uusien jäsenten tulisi osallistua klubineuvotteluihin, jotta he saisivat enemmän tietoa klubista. Hallituksen kokousta johtaa klubin presidentti. Klubin sihteerillä on tavallisesti seuraavat tehtävät: lähettää hallituksen jäsenille kokouskutsu varmistaa, että kaikki hallituksen jäsenet pääsevät kokoukseen kutsua tarvittaessa apulaiskuvernööri mukaan kokoukseen laatia esityslista yhdessä presidentin kanssa huolehtia, että tarvittava aineisto on saatavilla laatia pöytäkirja ja tiedote klubia varten. Tuleva presidentti voi kutsua uuden hallituksen jäsenet koolle suunnittelemaan tulevaa vuotta. Klubineuvottelut. Klubineuvottelu on kaikkien klubin jäsenten kokous, jossa on mahdollisuus keskustella ohjelmasta ja aktiviteeteista sekä kouluttaa jäseniä. Sihteeri kutsuu kokouksen koolle, laatii pöytäkirjan ja avustaa presidenttiä kokouksen aikana. Useimmat klubit järjestävät 4 6 klubineuvottelua vuodessa, mutta jotkin klubit pitävät klubineuvottelun kuukausittain. Sihteerin tulisi järjestää klubineuvottelut yhdessä presidentin ja hallintokomitean kanssa. Klubineuvottelun ohjelmassa voi olla mm. projektien ja aktiviteettien ideointia klubin vahvuuksien, mahdollisuuksien ja heikkouksien arviointia tavoitteiden asettamista ja toimintasuunnitelmien laadintaa klubin komiteoiden toiminnan käsittelyä piirikonferenssista tai muista piirin ja RI:n kokouksista informointia Rotaryn ja Säätiön ohjelmista tiedottamista. Kuvernöörin vierailu. Kuvernööri tekee vuosittain vierailun piirin jokaiseen klubiin. Tulevan kuvernöörin tai alueen apulaiskuvernöörin tulisi ilmoittaa klubille ennen rotaryvuoden alkua eli ennen 1.7. kuvernöörin virallisen vierailun ajankohta. Valmistautuessaan kuvernöörin vierailuun presidentti voi kutsua koolle erillisen klubineuvottelun, jossa esitellään kirjalliset komiteasuunnitelmat, aktiviteetit ja saavutukset ja jossa keskustellaan klubin tavoitteisiin pääsemisestä. Apulaiskuvernöörin tulee olla läsnä kuvernöörin vierailuun liittyvässä klubineuvottelussa vastaamassa klubin jäsenten mahdollisesti esittämiin kysymyksiin ja antamassa tietoa heitä askarruttavista asioista. Valmistele kokous yhdessä presidentin kanssa. Ehdokkaiden nimeäminen klubivirkoihin. Auttaaksesi klubin presidenttiä nimittämään ehdokkaita säännöissä mainittuihin klubitehtäviin sinun tulee miettiä, mitä pitää tehdä, ja päättää, kuka tekee mitäkin. Voit presidentin suostumuksella esim. julkistaa presidentin ja sihteerin kelpoisuusehdot. Rotaryklubin järjestysmuodon mukaan vuosittainen vaalikokous on pidettävä viimeistään Kun toimihenkilöehdokkaat on nimetty seuraavalle rotaryvuodelle, sihteerin tulee ilmoittaa klubin jäsenille virkailijoiden nimet sekä klubin mahdolliset ehdotukset piirikuvernööriksi, RI:n hallituksen jäseneksi tai RI:n presidentiksi. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 18 YHTEISTYÖ KLUBIN JOHDON KANSSA

23 RI:n säännöissä kielletään RI:n toimihenkilöehdokkaiden vaalikampanjat. Ilmoitus havaitusta kampanjoinnista pitää lähettää Zürichin kansainväliseen toimistoon 21 päivän sisällä äänestystuloksen ilmoittamisesta. Sen täytyy olla RI:n toimihenkilön (kuten kuvernöörin tai RI:n hallituksen jäsenen) tai klubin jättämä. Klubin rahastonhoitaja Klubin sihteerillä ja rahastonhoitajalla on useita toisistaan riippuvaisia tehtäviä. Siksi on tärkeää toimia yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa, jotta olette keskenänne yksimielisiä klubin toiminnoista ja erityisesti siitä, kuinka eri tehtävät on jaettu rahastonhoitajan ja sihteerin kesken. Klubin jäsenmaksut. Seuraa yhdessä rahastonhoitajan kanssa, ketkä ovat maksaneet jäsenmaksunsa ja ketkä eivät. Lähetä jäsenille säännöllisesti klubin sopima selvitys klubin jäsenmaksuista sekä piirin ja RI:n maksuista. Tästä selvityksestä tulisi käydä ilmi myös muut maksut, kuten ateriamaksut. Jos sinä keräät maksut, sovi rahastonhoitajan kanssa maksujen tilityksestä ja kuittien antamisesta. Ilmoita hallitukselle säännöllisesti kaikki maksamattomat jäsenmaksut. Rotaryklubin järjestysmuodon mukaan sihteerin tulee lähettää 30 päivän kuluessa eräpäivästä kirjallinen muistutus jäsenille, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksuansa, heidän viimeksi tiedossa olevaan osoitteeseensa. Jos maksuja ei ole suoritettu 10 päivän kuluessa huomautuksesta, hallitus voi harkintansa mukaan erottaa jäsenen. RI:n per capita -maksut puolessa vuodessa ovat: : 26,00 USD : 26,50 USD* Monilla klubeilla on käytössä jäsenkortti, jonka jäsenet voivat näyttää paikatessaan toisessa klubissa. Tämä henkilökortti on tarkoitettu vain yksityiskäyttöön. Rotaryn jäsenkortteja voi hankkia hyväksytyiltä myyjiltä, joiden luettelo on osoitteessa Suomessa toimivan hyväksytyn myyjän yhteystiedot ovat Rotarymatrikkelin sisäkannessa. Lahjoitukset Rotarysäätiölle. Joissain klubeissa sihteeri hoitaa rahastonhoitajan sijasta rotarysäätiölahjoitusten käytännön toimenpiteet ja pitää niistä kirjaa. Rahastonhoitaja voi tutkia Rotarysäätiön raportteja Member Accessin kautta, jos joko presidentti tai sihteeri on antanut hänelle tämän oikeuden Member Accessissa. Lue lisätietoja lahjoitusten tekemisestä Klubin rahastonhoitajan oppaasta. Klubin tilintarkastus. Käy klubin rahastonhoitajan kanssa läpi eroavalle hallitukselle laadittu tilinpäätös, jonka olet saanut klubin asiakirjojen mukana. Selvittäkää, onko laskuja maksamatta ja saatavia perittävänä. Koko tilinpäätösraportti on esitettävä uudelle hallitukselle sen ensimmäisessä kokouksessa. * Jäsenmaksut säilyvät muuttumattomina jälkeen ellei sääntövaltuuskunta toisin päätä. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 19 YHTEISTYÖ KLUBIN JOHDON KANSSA

24 Puolivuotisraportit voi palauttaa RI:lle myös Member Accessin kautta osoitteessa Hallituksen pöytäkirjaan kirjatun taloustilanteen tulee vastata tilikirjaa. Kirjaa huolellisesti kaikki laskujen maksamiset ja saatavien perinnät. Monet klubit menettelevät seuraavasti maksaessaan laskuja ja kirjatessaan niitä: 1. Sihteeri laatii maksumääräyksen ja antaa sen presidentin hyväksyttäväksi. 2. Sihteeri antaa hyväksytyn maksumääräyksen ja laskun rahastonhoitajalle maksamista varten. 3. Rahastonhoitaja palauttaa maksumääräyksen sihteerille, joka arkistoi sen klubin arkistoon. Hyvä liikemiestapa edellyttää kahta allekirjoitusta klubin sekkeihin ja vekseleihin. Klubin hallintokomitea Klubin sihteerinä sinun tulee olla hallintokomitean jäsen. Hallintokomitea hoitaa aktiviteetteja, jotka liittyvät klubin tehokkaaseen toimintaan. Sillä on seuraavia tehtäviä: kokousten ja erityiskokousten järjestäminen sosiaalisten aktiviteettien järjestäminen jäsenille viikkoselosteen toimittaminen ja huolehtiminen klubin nettisivuista. Näiden tehtävien lisäksi komiteaa voidaan pyytää auttamaan seuraavissa asioissa: läsnäolon seuraaminen klubin kokouksissa jäsenluettelon ylläpito ja raportointi SR:n jäsentietojärjestelmään jäsenmaksujen kerääminen. Klubin kokoukset. Laadi yhdessä presidentin ja hallintokomitean kanssa jokaiseen kokoukseen ohjelma. Hyvä klubiohjelma saattaa motivoida jäseniä, mikä lisää heidän osallistumistaan aktiviteetteihin, jotka palvelevat klubia, paikkakuntaa ja maailmaa. Sihteerit voivat olla vastuussa kokouksen järjestelyistä, esim.: jäsenten nimilappujen jakelusta ja keräämisestä erityisnimilappujen jakamisesta paikkaaville rotareille ja vierailijoille jäsenten läsnäolon kirjaamisesta aterioiden maksamisesta hotelliin tai ravintolaan vierailevien puhujien käytännön asioiden järjestämisestä (matka, kulut, kiitoskirjeet) paikkauskorttien antamisesta vieraileville rotareille. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 20 YHTEISTYÖ KLUBIN JOHDON KANSSA

25 Toimi yhteistyössä julkisuuskuva-, palveluprojekti-, ja rotarysäätiökomitean kanssa sekä tarvittaessa kaikkien muidenkin komiteoiden kanssa. Klubin sihteerit voivat auttaa myös seuraavissa kokousjärjestelyissä: ilmoitusten valmistelu ohjelma-aiheiden suunnittelu vierailevien puhujien aikatauluttaminen. Klubin viikkoseloste. Klubin viikkoselosteen avulla jäsenille tiedotetaan klubin asioista, esimerkiksi kokousten tulevista ohjelmista, klubin jäsenen saamasta erityisestä tunnustuksesta ja klubin projekteista ja aktiviteeteista. Selosteen toimittaminen on ensi sijassa hallintokomitean tehtävä. Komitean jäsenenä sinun tulee antaa selosteeseen tietoja, esim. komiteoiden raportit, hallituksen päätökset sekä otteita kuvernöörin kuukausikirjeestä ja lehdistä The Rotarian, Rotary Norden ja Rotary Leader. Klubin nettisivut. Klubin nettisivut antavat tietoa klubista sen nykyisille ja tuleville jäsenille. Sihteerin tehtävä on auttaa klubin hallintokomiteaa sivujen sisällön kehittämisessä. Lisäksi hän vastaa s-postikirjeisiin, joita klubi voi saada sivujen perusteella mahdollisilta uusilta jäseniltä. Klubin jäsenyyskomitea Sihteeri toimii läheisessä yhteistyössä myös klubin jäsenyyskomitean kanssa. Järjestä tapaaminen komitean kanssa mahdollisimman aikaisin keskustellaksesi siitä, miten toimitte yhdessä. Uusien jäsenten ehdottaminen ja valinta. Klubin sihteeri osallistuu uusien jäsenten ehdotus- ja valintaprosessiin kolmessa kuudesta alla luetellusta vaiheesta (vaiheet 1, 3 ja 6). Hoida nuo vaiheet huolellisesti ja viivyttelemättä, jotta jäsenehdokkaat säilyttävät kiinnostuksensa tulla klubin jäseneksi. 1. Klubin aktiivijäsenen tai jäsenyyskomitean ehdottaman uuden jäsenen nimi ilmoitetaan hallitukselle kirjallisesti sihteerin välityksellä. Siirtojäsentä tai toisen klubin entistä jäsentä voi ehdottaa klubin jäseneksi tämän entinen klubi. Ehdotus käsitellään luottamuksellisena (ellei jäljempänä ole menettelystä toisin todettu). 2. Hallituksen tulee varmistaa, että ehdotus täyttää kaikki klubin järjestysmuodossa mainitut jäsenyys- ja luokitusvaatimukset. 3. Hallitus joko hyväksyy tai hylkää ehdotuksen 30 päivän kuluessa sen tekemisestä ja kertoo sen jälkeen sihteerin välityksellä ratkaisusta jäsenehdotuksen tekijälle. 4. Jos hallituksen ratkaisu on myönteinen, mahdolliselle jäsenelle selostetaan Rotaryn tavoitteet sekä jäsenyyteen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet. Tämän jälkeen mahdollinen jäsen allekirjoittaa jäsenehdotuslomakkeen ja antaa näin suostumuksensa nimensä ja hänelle esitetyn luokituksen julkistamiseen (luokitusta ei ehdoteta kunniajäsenille) ja klubi julkistaa tiedot. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 21 YHTEISTYÖ KLUBIN JOHDON KANSSA

26 5. Rotaryklubin mallisääntöjen mukaan jäsenillä on seitsemän päivää aikaa harkita ehdotusta ja jättää kirjallinen vastalause. Jos kukaan klubin jäsenistä ei vastusta ehdotusta, henkilön katsotaan tulleen valituksi klubin jäseneksi, kun hän on maksanut liittymismaksun. Jos ehdotusta vastustetaan, hallituksen tulee seuraavassa kokouksessaan äänestää asiasta. Jos ehdotus vastustuksesta huolimatta hyväksytään, hänen katsotaan tulleen valituksi klubin jäseneksi edellä mainitun liittymismaksun suoritettuaan. Liittymismaksua ei peritä siirtyviltä tai entisiltä jäseniltä, kunhan nämä todistavat asiakirjoin, että heillä ei ole velkoja edellisiin klubeihin ja todistavat jäsenyytensä. Liittymismaksusta vapautettuja ovat myös kunniajäsenet ja entiset rotaractklubin jäsenet, joiden jäsenyyden päättymisestä on alle kaksi vuotta. 6. Valinnan jälkeen presidentti huolehtii siitä, että uusi jäsen otetaan juhlallisesti klubin jäseneksi ja että hän saa jäsenkortin ja uusille jäsenille tarkoitettua rotarykirjallisuutta. Presidentti tai sihteeri tekee uudesta jäsenestä ilmoituksen SR:n jäsentietojärjestelmään. Presidentti osoittaa uudelle jäsenelle avustajaksi rotarin, joka auttaa häntä tulemaan mukaan klubin toimintaan. Presidentti myös antaa uudelle jäsenelle jonkin klubitehtävän tai tehtävän projektissa. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 22 YHTEISTYÖ KLUBIN JOHDON KANSSA

27 Liite 1: Klubisihteerin kalenteri Alla oleva esimerkkikalenteri sisältää tyypillisiä klubin sihteerin toimintoja. Voit muokata kalenteria niin, että se vastaa klubin ja piirin toimintaa. Tammi kesäkuu (ennen tehtävien vastaanottoa) Aloita tutustumalla Klubin sihteerin oppaaseen, Rotaryklubin järjestysmuotoon ja Rotaryklubin mallisääntöihin. Keskustele tulevan presidentin ja edeltäjäsi kanssa. Osallistu piirineuvotteluun. Osallistu tulevan hallituksen kokouksiin. Auta tarvittaessa tulevaa presidenttiä asettamaan klubille tavoitteita. Osallistu klubineuvotteluun, jonka tuleva presidentti järjestää piirineuvottelun jälkeen ja jossa keskustellaan tulevan rotaryvuoden suunnitelmista. Osallistu kutsuttaessa nykyisen hallituksen kokouksiin. Varmista nykyiseltä sihteeriltä, että SR:n jäsentietojärjestelmän tiedot on päivitetty tulevien toimihenkilöiden mukaisiksi. Rekisteröidy Member Accessiin. Aktivoi yhdessä istuvan presidentin kanssa rahastonhoitajan ja rotarysäätiökomitean puheenjohtajan käyttöoikeudet Member Accessiin. Tarkista RI:n puolivuosiraportti ja tee tarvittavat muutokset. Heinäkuu Ota tehtävä virallisesti vastaan. Käytä SR:n jäsentietojärjestelmää päivittääksesi klubitiedot ja ylläpitääksesi jäsentietoja. Voit tarkastella erilaisia raportteja sekä Member Accessissa että SR:n jäsentietojärjestelmässä. Vastaanota eroavalta sihteeriltä klubin arkisto ja omaisuus, johon kuuluu myös nykyinen Rotaryn käsikirja. Lähetä kaikille jäsenille ilmoitus jäsenmaksutilanteesta ja pidä kirjaa suorituksista (voidaan tehdä kuukausittain, vuosineljänneksittäin tai puolivuosittain). Lähetä puolivuotisraportti ja maksa puolivuotismaksut. Niiden tulee olla RI:llä 1.7. Huom! SARin pitää sisältää kaikki henkilöt, jotka ovat jäseniä 1.7. Jos et saa SAR-pakettia heinäkuun loppuun mennessä, voit tulostaa kopion Member Accessista tai pyytää sen osoitteesta tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Saat Official Directoryn RI:ltä. Marraskuu Päivitä klubin jäsenluettelo SR:n jäsentietojärjestelmässä, jotta varmistat, että SAR on oikein. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 23

28 Joulukuu Ole apuna vuosittaisen vaalikokouksen valmisteluissa. Kokous, jossa valitaan klubin toimihenkilöt, on pidettävä mennessä, jotta tiedot ehtivät mukaan uuteen Official Directoryyn. Huom! Jos RI ei saa päivitettyjä tietoja, nykyiset toimihenkilöt laitetaan tiedostoon uudestaan. Virkailijatiedot pitää päivittää SR:n jäsentietojärjestelmään. Tarkista RI:n puolivuosiraportti ja tee tarvittavat korjaukset SR:n jäsentietojärjestelmään. Tammikuu Lähetä kaikille jäsenille ilmoitus jäsenmaksutilanteesta ja pidä kirjaa suorituksista (voidaan tehdä kuukausittain, vuosineljänneksittäin tai puolivuosittain). Lähetä SAR ja maksa puolivuotismaksut. Niiden tulee olla RI:llä 1.1. (Huom! Puolivuotisraportista tulee käydä ilmi, ketkä ovat klubin jäseniä 1.1.) Jos et saa SAR-pakettia tammikuun loppuun mennessä, voit tulostaa kopion Member Accessista tai pyytää sen osoitteesta tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Tee yhteistyötä presidentin ja hallituksen kanssa, kun käytte läpi klubin toimintasuunnitelmaa ja laaditte raportin ensimmäisen vuosipuoliskon toiminnasta. Helmikuu Jos klubi on päättänyt ehdottaa jotain jäsentään kuvernööriehdokkaaksi, sinun tulee lähettää piirin nimeämiskomitealle klubin tätä asiaa koskeva päätös sekä täytetty kuvernööriehdokasta koskeva lomake. (Huom! Piirikuvernöörin hakuprosessi voi ajallisesti vaihdella eri piirien kesken. Tarkista istuvalta kuvernööriltä piirisi käytäntö). Huhtikuu Ryhdy perehdyttämään seuraajaasi sihteerin tehtäviin, jotta hän voi ottaa ne vastaan 1.7. Tee valtakirjat RI:n kongressiin osallistujille. Toukokuu Päivitä klubin jäsenluettelo SR:n jäsentietojärjestelmässä, jotta varmistat, että SAR on oikein. Kesäkuu Laadi klubille vuosikertomus. Järjestä tapaaminen seuraajasi kanssa ja luovuta hänelle kaikki klubin asiapaperit ja omaisuus. KLUBIN SIHTEERIN OPAS 24