TUOTTAVUUS- JA TULOKSELLISUUSTYÖ Case-Hollola Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja
MITÄ ON TEHTY? Tuottavuusohjelma I (2007-2011) Mitä tuottavuus on? Pelkojen poistaminen Tuotekehittäjän erikoisammattitutkinnot Prosessit, tuotteistus ja kustannuslaskenta Tuottavuusohjelma II (2011-2013) Henkilöstölähtöinen tuottavuuden kehittäminen Sitran rahoittama hanke, mukana Hollola (veturikunta), Masku, Punkalaidun, Lieksa ja Siikajoki Lupa ajatella toisin Lupa tehdä toisin Parhaillaan käynnissä n. 150 henkilöstölähtöistä kehittämishanketta Toimintamalli; miten asiat nostetaan esille, miten ideat käsitellään ja viedään käytäntöön, kannustemallit, esimiestyö, palautejärjestelmä, prosessipajat, kehittämiskoordinaattorit, keppo-ryhmä
MITÄ TEHDÄÄN NYT? Rakennemuutoksia valmistelussa Rakenteen tiivistäminen; tilankäyttö ja tukipalvelut Henkilöstölähtöisen kehittämisen mallintaminen ja varhaisen puuttumisen mallintaminen pysyvät käytännöt arjessa Kuntastrategiaan liittyvää pohdintaa/strategia valmistelussa Kaikki arvioivat ja kehittävät Huomio kokonaisuuteen ja vaikuttavuuteen Huomio palvelujen jäsentämiseen/asiakaspalveluprosessin johtamisen edellytyksiin Palvelutuotannon roolitus: erilaiset palvelut, erilaiset lähtökohdat, erilainen kehittämispyrkimys Palvelun määrittely: mitä luvataan miten lupausta mitataan Laatujärjestelmän käyttöönotto: se mitä tehdään, tehdään kerralla hyvin Sähköisten palvelujen ja tekniikan laaja-alainen hyödyntäminen Arviointi- ja käyttöönotto-ohjelma toimialoittain Joustava organisaatio ja onnistunut työnjako Palvelujen järjestämisohjelma Kuka tekee? Mitä tehdään? Miten tehdään? Yksityisen sektorin rooli, kuntalaisen rooli
PROSESSIT RAKENTEET MITÄ TEHDÄÄN? MITEN TEHDÄÄN? UUDELLEENAJATTELU JA PALVELUINNOVAATIOT MISSÄ TEHDÄÄN? TILAKÄYTTÖRATKAISUT JA RAKENTAMINEN TUOTTAVUUS JA TULOKSELLISUUS SEURANTA JA RAPORTOINTI TOIMIJAT KUKA TEKEE? PALVELUJEN JÄRJESTÄMISVAIHTOEHDOT TEKNIIKKA MITEN TEHDÄÄN? ICT-TEKNOLOGIAN HYÖDYNTÄMINEN
RAKENTEET Esimerkkejä tehostamisesta Rakentamisen täsmällinen prosessointi (Miten edetään?) Milloin peruskorjataan, milloin tehdään uutta? Riskien arviointi ja hallita, uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen (elinkaarimallit, vuokraus..) Sijainti: vaihtoehtoiskustannusten selvittäminen Hajasijoittamisen ja keskittämisen kustannukset Keskittämisen riskien vähentäminen/suunnitteluratkaisut Käyttökustannuksiin vaikuttaminen Suunnittelu- ja energiaratkaisut (mm. tuulienergia, hake-energia, aurinkopanelit, pohjavesi/viilenninjärjestelmät, matalaenergiatalot ) Tilakäyttöratkaisut/tilatarve -30 % Suunnitteluohjeet (Mitä edellytetään? Mitä halutaan?) Riskien hallinta ja pienentäminen; etukäteinen määrittely Rakennuttajavalvoja Laadun varmistus Liikenteen ja liikkumisen kokonaisvaltainen suunnittelu Joukkoliikenne ja koululaisliikenne Välineitä mm. Kiinteistöpoliittinen ohjelma Suunnitteluperiaatteiden määrittely Toimijoiden roolitus/selventäminen
TEKNIIKKA Esimerkkejä keinoista Etätoiminnan mahdollisuudet (matkakustannusten vähentäminen) Etä-kokoustekniikka Hoiva-tv Sähköiset järjestelmät (henkilöstöpanostuksen keventäminen) Kiinteistöjen sähköinen korjausilmoitusrekisteri Mobiili-työnohjausjärjestelmä Kunta-Rekry Sähköinen palautejärjestelmä Mobiilivaihde Ohjelmat Henkilöstö- ja taloushallinnon ohjelmistot/ennakoiva suunnittelu Toimintolaskenta-ohjelma Sopimustenhallinta-ohjelma IMS Älybussi (laaja-alaiset palvelut) Tiedon välittäminen Intra/ekstranet-seudullinen ratkaisu Esimerkkejä välineistä Ict-teknologian arviointi ja käyttöönottosuunnitelmat toimialoittain Tietoturvapolitiikka Etätyöperiaatteet
TOIMIJAT Esimerkkejä keinoista Kolmas sektori Avustusjärjestelmien uudelleenarviointi; yhteiskunnallisten odotusten kirkastaminen Asiakas/ omavastuun tukeminen Ryhmäohjausjärjestelmät Potku-hanke kokonaisvaltainen arviointi, omahoidon tukimuodot Liikuntareseptikäytäntö Lähidemokratia Vapaaehtoistyö/osaamisen kanavointi, vuorovaikutus ja palaute sekä tilojenkäyttö Yksityinen kumppanina Hankinta- ja sopimusosaaminen Edelläkävijä-markkinat Palvelusetelit Yhteistyön uudelleenarviointi Vaikuttavuuden arviointi Esimerkkejä välineistä Palvelujen järjestämisohjelma (palvelustrategia) Avustusperiaatteet Uudenlainen lähidemokratiamalli/yhteisöllisyys-vastuu
PROSESSIT Esimerkkejä keinoista Organisaatiorakenne, toimenkuvat ja työnjako Palvelutuotannon jäsentäminen/roolitus: mitä-miksi-miten? Kustannuslaskenta, tuotteistus ja hinnoittelu (keskeiset palvelut) Prosessien sähköinen kuvaaminen Riskienhallinnan uudelleen arviointi Mittarit/tavoitteet uudistettu Kokonaistaloudellisuus yksikköajattelun sijaan Tuloksellisuusajattelun eri näkökulmat/nelikenttä Henkilöstölähtöisen kehittämisen mallintaminen Asioiden syvällisempi avaaminen = mahdollisuuksien lisääminen Kaikki arvioivat ja kehittävät (prosessit ja työkalut) Innokäsikirja, sairauspoissaolot ja varhainen puuttuminen, työkykyä tukevat toimintamallit Esimiestyön tukeminen; aamutuntikäytännöt Esimerkkejä välineistä Henkilöstöohjelma Riskienhallintapolitiikka Laatujärjestelmä
EDELLYTYKSET TUOTTAVUUSTYÖLLE 1. Koko henkilöstön ymmärryksen lisääminen Mistä on kysymys? Miksi asia on tärkeä? Mitä tuottavuus on mitä se ei ole? -> pelkojen poistaminen 2. Koko henkilöstö mukaan Uudelleenajattelu osana arkityötä: lupa tehdä toisin Ymmärryksen syventäminen Välineiden luominen toimintamallin luominen 3. Palvelusektorin erityispiirteiden luokittelu, tieto palvelun hinnasta ja toimintakohtaisten tavoitteiden jäsentäminen johtamisen edellytys Kuka tekee? Mitä tehdään? Miksi tehdään? Miten tehdään? Kustannuslaskenta ja hinnoittelu Omavastuu; aktiivisuuden ylläpito ja tuki 4. Mittarit Oikeiden mittareiden löytäminen! Kokonaistaloudellisuus! Vaikuttavuus! 5. Tuottavuustyön tuki strategioista ja ohjelmista Esillä laaja-alaisesti osana kaikkea ohjausta 6. Tuottavuuden eri elementit tarkastelussa samanaikaisesti Toimenpiteiden prioriteetti on kuntakohtaista 7. Tieto Palaute- ja seurantajärjestelmät; olennainen tieto ja sen irtisaaminen; focus