Golli-palvelun käyttöohje Elokuu 2016
Versio Päiväys Tila Muokkaaja Kommentit 1.0 4.4.2016 Valmis Satu Järvinen 1.1 29.8.2016 Valmis Satu Järvinen Lisätty: kute-ohjeistus 29.8.2016 Valmis Satu Järvinen Lisätty: kuljetusmalli ohje 2
Sisällysluettelo 1 Yleistä... 5 1.1 Sisäänkirjautuminen Golliin... 5 1.2 Gollin aikakatkaisu... 6 1.3 Gollin selainkäyttöliittymä rakenne ja toiminnot... 6 2 Organisaatio- ja käyttäjätiedot... 10 2.1 Käyttäjäasetukset... 10 2.2 Käyttäjätietojen ylläpito... 12 3 Tuotetietojen ja kuljetustapojen hallinta... 14 3.1 Lisää uusi vähittäistuote... 14 3.2 Lisää uusi kuljetuspakkaus/myyntierä... 16 3.3 Lisää uusi lava... 17 3.4 Muuta tuotetietoja... 19 3.5 Poista tuotetietoja... 19 4 Kuljetustavat... 19 4.1 Lisää uusi kuljetustapa... 19 4.2 Miten kuljetustapaa käytetään?... 21 5 Työlista: Tilaukset Toimitukset Keräys Lähetys... 22 5.1 Tilauksesta lähetykseen... 22 5.1.1 CD-toimitus... 25 5.1.2 Varastotoimitus... 35 5.1.3 Suoratoimitus... 44 5.1.4 KUTE-toimitus... 47 6 Lavaerät... 53 6.1 Lavaerien muodostaminen... 53 7 Arkisto... 56 7.1 Arkistoidut tilaukset ja toimitukset... 56 8 Asiakastuki... 57 3
4
1 Yleistä 1.1 Sisäänkirjautuminen Golliin Golli-palveluun kirjaudutaan osoitteessa www.golli.fi. Ensimmäisellä käyttökerralla tulee aktivoida käyttäjätunnus. Yrityksen käyttäjätunnuksena toimii pääkäyttäjän sähköpostiosoite. Salasana aktivoidaan klikkaamalla Olen unohtanut salasanani -linkkiä Sähköpostiosoite-kenttään kirjoitetaan se sähköpostiosoite, jonka salasana aktivoidaan Klikkaa Resetoi salasana, jolloin Golli lähettää sähköpostiin linkin, jonne tulee mennä 10 min kuluessa viestin saamisesta. Vaihda salasana haluamaksesi. Salasanan voi myöhemmin vaihtaa käyttäjäasetuksista. Edellä kuvatulla tavalla voi myös asettaa uuden salasanan, mikäli on unohtanut olemassa olevan salasanansa. 5
1.2 Gollin aikakatkaisu Järjestelmässä on käytössä aikakatkaisu. Mikäli Gollia ei käytä 60 minuuttiin, ohjelma kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos. Tämän jälkeen käyttäjän tulee kirjautua uudelleen Golliin. 1.3 Gollin selainkäyttöliittymä rakenne ja toiminnot Sisäänkirjautumisen jälkeen avautuu Golli-käyttöliittymän etusivu. Vasemmalla tummansinisellä löytyy päävalikko, ylärivillä löytyvät osiot. Golli-logosta klikkaamalla näkee järjestelmän tilan sekä julkaisutiedot. 6
Tummansinisessä palkissa ylimpänä (esim. v. 1.0.448) ovat viimeisimmät muutokset. Klikkaamalla auki Ohjelmaversio-riviä saa auki Julkaisutiedot-listauksen. Listassa näkyvät viimeisimmät Golliin tehdyt muutokset. 7
Päävalikko TYÖLISTA Käsitellään tilaukset toimitukset keräys lähetys ARKISTO Lista arkistoon viedyistä tilauksista ja toimituksista HALLINTA Hallitse tuote- ja kuljetustietoja LAVAERÄT Luodaan valmiita lavoja valmisvarastoon keräilyn helpottamiseksi. ORGANISAATIO Hallitse organisaation tietoja ja käyttäjiä KÄYTTÄJÄTILI Hallitse käyttäjätilisi tietoja 8
Osiot Osion sisältö riippuu päävalikon valinnasta. Esimerkiksi Työlista-kohdasta avautuvat seuraavat osiot: Tilaukset, Toimitukset, Keräys sekä Lähetys. Osion ollessa aktiivisena avautuu lisäksi sivupaneeli, jonka sisältö riippuu valitusta osiosta. Esimerkiksi Tilauksetosiossa näkyy 28-tilausta. Kuvakkeesta saa sivupaneelin auki. Kuvakkeesta saa sivupaneelin kiinni. 9
2 Organisaatio- ja käyttäjätiedot 2.1 Käyttäjäasetukset Käyttäjäasetuksista pääsee muuttamaan käyttäjätietoja sekä vaihtamaan salasanan. Käyttäjäasetuksiin pääsee klikkaamalla sivun vasemman päävalikon alinta kuvaketta ja valitsemalla oikealle puolelle avautuvasta valikosta Käyttäjäasetukset. Käyttäjäasetuksista pääsee muokkaamaan omia tietoja. Kirjaudu ulos -kuvakkeesta kirjaudutaan ulos Gollipalvelusta. 10
Tiedot-kohdassa näkyy automaattisesti sisään kirjautuneen henkilön nimi ja sähköpostiosoite. KIELI-kentästä valitaan käyttöliittymän kieli: suomi, ruotsi tai englanti. SÄHKÖPOSTI-ILMOITUKSET Saapunut tilaus lähettää tulevasta tilauksesta tiedon sähköpostiin. PÄIVITÄ TIEDOT -painikkeesta voi tallentaa muutetut tiedot. Salasana kohdasta saa muutettua kirjautumisessa käytettävän salasanan. PÄIVITÄ SALASANA, muutoksen jälkeen tallenna. 11
2.2 Käyttäjätietojen ylläpito Käyttäjiä pääsee luomaan ja hallinnoimaan Päävalikon ORGANISAATIO Hallitse organisaation tietoja ja käyttäjiä -kuvakkeen kautta. Käyttäjät-välilehdellä lisätään uusia käyttäjiä klikkaamalla Lisää käyttäjä -linkistä. 12
ETUNIMI ja SUKUNIMI -kenttiin kirjoitetaan käyttävän henkilön nimi. SÄHKÖPOSTI-kenttään kirjoitetaan sähköpostiosoite, jolla kirjaudutaan Golli-palveluun. KIELI-valikosta voi valita käyttöliittymän kielen: suomi, ruotsi tai englanti. ROOLIT- kohdassa näkyy vain käyttäjätilille annettu rooli. Ainoastaan yrityksen pääkäyttäjä pystyy muokkaamaan muiden yrityksen käyttäjien rooleja. - KÄSITTELIJÄ: voi käsitellä tilauksia ja näkee arkistoidut tilaukset. - KERÄÄJÄ: voi kerätä tilauksia ja näkee arkistoidut tilaukset - LÄHETTÄJÄ: Lähettää toimitussanoman vastaanottajalle, voi arkistoida tilauksen - ORGANISAATION YLLÄPITÄJÄ (yrityksen pääkäyttäjä): Laajat käyttöoikeudet; Edellä mainittujen Käsittelijän, Kerääjän sekä Lähettäjän oikeuksien lisäksi organisaation ylläpitäjä voi hallita tilauksia, luoda tuotehierarkioita sekä hallinnoida käyttäjätunnuksia. SÄHKÖPOSTI-ILMOITUKSET: kun merkitsee täpän Saapunut tilaus -kohtaan, saa uudesta tilauksesta tiedon ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. LISÄÄ KÄYTTÄJÄ -kuvakkeesta tallennetaan tiedot. Kun uusi käyttäjä on luotu, voi käyttäjä asettaa itselleen salasanan kohdan 1.1. mukaisesti. 13
Poista käyttäjä klikkaamalla Poista-linkkiä. Käyttäjä poistuu heti käytöstä. 3 Tuotetietojen ja kuljetustapojen hallinta Tuotetietojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen tehdään vasemman reunan HALLINTA-valikosta. Tuotehierarkioiden perustaminen aloitetaan aina vähittäistuotteesta, jonka jälkeen perustetaan myyntierä ja tarvittaessa lava. 3.1 Lisää uusi vähittäistuote Uuden tuotehierarkian perustaminen aloitetaan vähittäistuotteesta. Klikkaa LISÄÄ UUSI TUOTE -kuvaketta. Tulee huomata, että uusia tuotteita voi lisätä ainoastaan yrityksen pääkäyttäjä. 14
TUOTTEEN NIMI* -kenttään ilmoitetaan tuotteen nimi. Tuotteen nimi ei näy vastaanottajille. GTIN-kenttään syötetään tuotteen GTIN-koodi 14- merkkisenä. Mikäli tuotteen koodi on lyhempi, lisätään GTINkoodin eteen tarvittava määrä nollia (0). Nolla koodin edessä on merkityksetön eikä vaikuta tarkistenumeroon. PAINO (KG) -kenttään ilmoitetaan tuotteen bruttopaino kiloina. KERÄILTÄVÄ YKSIKKÖ* -kenttään merkitään täppä, mikäli tuote halutaan pitää keräiltävänä yksikkönä. ALKUPERÄMAA-kenttään merkitään tuotteen alkuperämaa koodilistan mukaan. Kts. liite. VEROPROSENTTI (ALV %) -kenttään ilmoitetaan tuotteen alv-kanta. KERÄILYSSÄ VAADITTAVAT TIEDOT -kohdasta valitaan ne tiedot, jotka halutaan näkyviin lavalapulla, ja jotka vaaditaan syötettäväksi keräyksen yhteydessä. Vaihtoehtoisia tietoja ovat: - Valmistuspäivä - Pakkauspäivä - Parasta ennen -päivämäärä - Viimeinen käyttöpäivä - Alkuperämaa - Erätunnus Kun edellä mainitut kohdat on täytetty, uusi tuote lisätään klikkaamalla LISÄÄ TUOTE -painiketta. 15
Tallennuksen jälkeen tuote näkyy sivupaneelissa. Tallennetut tuotteet on järjestetty GTINkoodien mukaan. 3.2 Lisää uusi kuljetuspakkaus/myyntierä Uuden myyntierän luominen aloitetaan klikkaamalla vähittäistuotetta, jolle myyntierä halutaan luoda. Tuotetietojen alapuolelta löytyy Lisää uusi tuotetaso -painike, jota klikkaamalla päästään luomaan vähittäistuotteelle myyntierä. 16
TUOTTEEN NIMI* -kenttään ilmoitetaan tuotteen nimi. Tuotteen nimi ei näy vastaanottajille. GTIN-kenttään syötetään myyntierän GTIN-koodi 14-merkkisenä. Jos GTIN-koodi on lyhempi, tulee lisätä koodin eteen tarvittava määrä nollia (0). MÄÄRÄ (KPL)* -kentässä ilmoitetaan vähittäistuotteiden lukumäärä. PAINO (KG) -kenttään laitetaan myyntierän bruttopaino kiloina. KERÄILTÄVÄ YKSIKKÖ* -kenttään valitaan Kyllä, mikäli tilaus halutaan nähtäväksi myyntierätasolta. TOIMITUSYKSIKKÖ* -kenttään valitaan Kyllä, mikäli kyseessä on lava. Lopuksi uusi tuotetaso tallennetaan klikkaamalla LISÄÄ TUOTE -kenttää. 3.3 Lisää uusi lava Ennen kuin voidaan lisätä lava halutun tuotteen/yksikön alle, on ensin aktivoitava kyseinen taso. Esim. kuljetusyksikölle luodaan lava (lava sisältää kuljetuspakkauksen). 17
TUOTTEEN NIMI* -kenttään ilmoitetaan tuotteen nimi. Tuotteen nimi ei näy vastaanottajille. GTIN-kenttään syötetään myyntierän GTIN-koodi 14- merkkisenä. Jos GTIN-koodi on lyhempi, tulee lisätä koodin eteen tarvittava määrä nollia (0). MÄÄRÄ (KPL)* -kenttään ilmoitetaan lavaan sisältyvien pakkausten lukumäärä. PAINO (KG) -kenttään syötetään lavan bruttopaino kiloina. KERÄILTÄVÄ YKSIKKÖ* -kenttään valitaan Kyllä, mikäli tilaus halutaan nähtäväksi lavatasolta. TOIMITUSYKSIKKÖ* -kenttään valitaan Kyllä, mikäli kyseessä on lava. Tämän jälkeen aukeaa kenttä LAVATYYPPI sekä kentät lavan mittatiedoille. KULJETUSYKSIKKÖ-kentässä valitaan kuljetuksessa käytettävä pakkaus (esim. EUR-lava). LEVEYS (M) -kentän tieto tulee automaattisesti ilmoitetun lavatyypin mukaan. SYVYYS (M) -kentän tieto tulee automaattisesti ilmoitetun lavatyypin mukaan. KORKEUS (M) -kenttään ilmoitetaan lavan korkeus metreinä. Perustettu lava tallennetaan klikkaamalla LISÄÄ TUOTE -kenttää. 18
3.4 Muuta tuotetietoja Tuotetietorekisteri löytyy HALLINTA-valikosta. Sivupaneeliin avautuu Golliin tallennetut tuotteet vähittäistuotteiden GTIN-koodien perusteella. Tuotteen tiedot saadaan esille klikkaamalla muutettavan tuotteen nimeä. Kun tuotetiedot on muokattu, tallennetaan muutokset klikkaamalla PÄIVITÄ TUOTE -kuvaketta. 3.5 Poista tuotetietoja Tuotetietojen poistaminen tapahtuu HALLINTA-valikon kautta. Valitse poistettava tuote ja klikkaa Poista-linkkiä. Järjestelmä haluaa vielä varmistuksen poistosta, ja mikäli tuote halutaan varmasti poistaa, klikataan Poista tuote -painiketta. HUOM! Mikäli vähittäistuote poistetaan ennen kuljetuspakkausta, poistuvat kaikki vähittäistuotteen alla olevat kuljetuspakkaukset. 4 Kuljetustavat 4.1 Lisää uusi kuljetustapa 19
Kuljetustapoja luodaan Hallinta -valikosta, Kuljetustavat -välilehdeltä. Klikkaamalla LISÄÄ UUSI KULJETUSTAPA -kuvaketta oikealle avautuu KULJETUSTAVAN NIMI* omaan käyttöön (ei näy rahtikirjalla). ASIAKASNUMERO* ilmoitetaan. Mikäli kuljettaa itse, ei asiakasnumeroa tarvitse ilmoittaa. SOPIMUSNUMERO* ilmoitetaan. Mikäli kuljettaa itse, ei sopimusnumeroa tarvitse ilmoittaa. RAHDINKULJETTAJA valitaan valikosta. RAHDINKULJETTAJAN NIMI* esim. Schenker. 20
KULJETUSOHJE annetaan kuljetukseen liittyviä ohjeita esim. viileä kuljetus 4-8 C LISÄOHJEET esim. lavoja ei saa pinota päällekkäin TOIMITUSOHJE esim. toimitus ovi 1-4 klo 18 mennessä NOUTO-OHJE esim. kuljettaja lastaa SISÄLTÖ esim. elintarvikkeita / käyttötavara Lopuksi tallennetaan kuljetustapa LISÄÄ KULJETUSTAPA -painikkeesta. 4.2 Miten kuljetustapaa käytetään? Kuljetustapa valitaan Toimitukset osiossa, ennen Keräykseen siirtämistä. Valitse kuljetus -valikosta valitaan haluttu kuljetus toimitukselle. Kun tilaus on siirretty keräykseen, ei sen jälkeen kuljetusmuotoa voida enää valita tai vaihtaa. 21
5 Työlista: Tilaukset Toimitukset Keräys Lähetys Tilauksia hallitaan päävalikon TYÖLISTA-valikosta. 5.1 Tilauksesta lähetykseen 22
TILAUKSET-osiosta löytyvät odottavat tilaukset. Luku oranssissa ympyrässä kertoo tulleiden tilausten määrän. KÄSITELTÄVÄNÄ ODOTTAA KÄSITTELYÄ xx RIVIÄ Tilaus on otettu käsittelyyn, mutta sitä ei ole vielä siirretty toimituksiin Tilausta ei vielä ole otettu käsittelyyn Tilattujen rivien määrä Toimitusmalleja on neljä: CD-TOIMITUS VARASTOTOIMITUS SUORATOIMITUS Kaupparyhmä tekee koontitilauksen, josta tavara toimitetaan lähimpään aluevarastoon. Tilatut tuotteet menevät tilaajalla omalle varastopaikalle, josta ne jaetaan tarpeen mukaan eteenpäin. Suoratoimitustuotteet toimitetaan suoraan tilaajalle esim. kauppaan. 23
KUTE-TOIMITUS Jokainen tilaaja (esim. kauppa) tekee oman tilauksen Golliin. Tavarantoimittaja yhdistää useamman toimituksen samaan tilaukseen. Klikataan tilausta, joka halutaan käsittelyyn. 24
5.1.1 CD-toimitus Klikkaamalla CD-TOIMITUS -linkkiä avautuu tilaus oikealle puolelle (kts seuraava kuva). Vasemmalla ylhäällä lukee tilaajan nimi sekä tilausnumero. OTA KÄSITTELYYN -painikkeesta otetaan tilaus käsittelyyn. LIITÄ TILAUS TOIMITUKSEEN -painikkeesta tilaus liitetään toimitukseen, jos tilatuissa lukumäärissä ei ole tarve tehdä muutoksia, klikataan suoraan LIITÄ TILAUS TOIMITUKSEEN. Tämän jälkeen tilaus näkyy sekä Tilaukset että Toimitukset -osioissa. Golli avaa uuden pienemmän ikkunan, jossa klikataan uudelleen LIITÄ TILAUS TOIMITUKSEEN -kuvaketta. 25
Kun tilaus on valmis, klikataan KÄSITTELE JA LÄHETÄ TILAUSVAHVISTUS -kuvaketta. Mikäli tilauksen lukumäärissä on muutettavaa, tehdään se rivi kerrallaan klikkaamalla MUUTA -kuvaketta. Tämän jälkeen avautuu pieni ikkuna, johon tehdään tarvittava muutos ja lopuksi klikataan TALLENNA MUUTOKSET. Jatketaan joka rivin kanssa samalla tavalla ja ilmoitetaan toimitettavat lukumäärät. Kun tilaus on kokonaisuudessaan käsitelty, klikataan KÄSITTELE JA LÄHETÄ TILAUSVAHVISTUS -kuvaketta. 26
Klikkaa Käsittele ja lähetä tilausvahvistus. Muista ottaa toimituksen 5-numeroinen ID-tunnus ylös. 27
TOIMITUKSET Tilaus siirtyy TOIMITUKSET-osioon. Mikäli toimituksia on useita, löydät toimituksen helpoiten ID-tunnuksella. Klikkaamalla toimitusta saa sen näkyville oikeanpuolelle. Klikkaamalla nuolta alas, saadaan näkyviin tilauksen rivit. Tilaus on nyt siirtynyt arkistoon ja se on valmiina siirrettäväksi keräykseen. Toimitus ei ole enää poistettavissa, sillä se on osittain jo käsitelty. Tästä on nähtävissä myös oranssinvärinen ilmoitus tilauksen oikeassa yläkentässä. Klikkaa seuraavaksi SIIRRÄ KERÄYKSEEN ja ALOITA KERÄYS -painikkeita siirtääksesi toimituksen keräykseen. 28
KERÄYS Klikataan toimitusta, jolloin inforuutuun aukeaa toimitus ja sen tiedot. Tilauksen keräys aloitetaan klikkaamalla ALOITA KERÄYS -painiketta. 29
Toimitus on nyt Keräys-osiossa. Rivit-välilehdellä näkyy tuotteet riveittäin. Tuotenimen alla on loppuasiakkaiden lukumäärä. Tuotteiden keräys tapahtuu seuraavasti: Avataan KOLLIT-välilehti ja klikkaa UUSI KOLLI -painiketta. Klikkaa SSCC-koodia. 30
Klikkaa LISÄÄ UUSI TUOTE KOLLIIN. Valitse tuote, jonka haluat lavalle klikkaamalla tuotteen GTIN-koodia. Lisää tiedot kenttiin MÄÄRÄ KOLLISSA ja PARASTA ENNEN* (päiväys ilmoitetaan, mikäli tieto on merkitty ilmoitettavaksi tuotetietojen hallintaan). Lopuksi klikataan LISÄÄ TUOTE KULJETUSYKSIKÖLLE -painiketta. 31
Lisää uusi tuote lavalle klikkaamalla uudelleen LISÄÄ UUSI TUOTE LAVALLE -painiketta. Lisää KULJETUSALUSTA* valikosta sekä ilmoita Kollin korkeus Tulostetaan tässä vaiheessa myyntierätarrat. Tämän jälkeen palataan KOLLIT -välilehdelle ja jatketaan toimituksen käsittelyä keräämättömille tuotteille. Kun toimitus on kerätty kokonaisuudessaan, tulostetaan lavalaput. Tulostaa koko toimituksen lavalaput kerralla. Tulostaa ko. rivin lavalapun. Kun tilaus on valmis lähetettäväksi, klikataan SIIRRÄ LÄHTEVIIN -painiketta. 32
LÄHETYS Ennen tilauksen lähettämistä kannattaa vielä varmistaa, että keräyksen rivit ovat oikein. Tässä vaiheessa tilaus on vielä mahdollista palauttaa keräykseen, mikäli keräyksessä on tapahtunut virheitä. Palautus tapahtuu klikkaamalla VIE TAKAISIN KERÄYKSEEN -painiketta, joka löytyy kerättyjen rivien lopusta. ALOITA LÄHETYS -painiketta klikkaamalla lähetetään toimitussanoma tilaajalle sekä kuljetustilaus kuljetusliikkeelle (toiminnallisuus ei ole vielä toistaiseksi valmis kuljetusliikkeiden kanssa). Lähetys vahvistetaan klikkaamalla Lähetä toimitussanoma ja kuljetustilaus -painiketta. Tulee huomata, että tämän jälkeen kerättyjä rivejä ei pääse enää käsittelemään tai muuttamaan. 33
Toimitussanoman ja kuljetustilauksen jälkeen voidaan tulostaa tilauksen rahtikirja (TULOSTA RAHTIKIRJA), lähetyslista (TULOSTA LÄHETYSLISTA) sekä poikkeuslista (TULOSTA POIKKEUSLISTA) niistä riveistä, jotka poikkesivat tilauksesta. 34
5.1.2 Varastotoimitus Klikkaamalla VARASTOTOIMITUS-linkkiä avautuu tilaus oikealle puolelle (kts seuraava kuva). Vasemmalla ylhäällä lukee tilaajan nimi sekä tilausnumero. Rivit (xx kpl) alla näkyy tilattujen rivien määrä (tuotteen GTIN-koodi, nimi sekä tilattu määrä). OTA KÄSITTELYYN -painikkeesta otetaan tilaus käsittelyyn. 35
MUUTA-painikkeesta voi muokata toimitettavien tuotteiden määrää, mikäli se ei ole sama kuin tilattujen tuotteiden määrä sekä vaihtaa tilattuja yksiköitä toiseen yksikköön, edellyttäen, että tuote on perustettu tuotetietojen hallintaan. 36
OSATOIMITUS-kuvakkeesta tilauksen voi jakaa useampaan osaan. Tällöin tulee ilmoittaa seuraavat kentät: - TOIMITUKSEEN (KPL) merkitään toimitettavien tuotteiden lukumäärä - VALITSE UUSI TAI OLEMASSA OLEVA TOIMITUS -kohdassa merkitään täppä päivämääräkentän eteen ja lisätään päiväys, jolloin tuote toimitetaan - lopuksi klikataan LUO OSATOIMITUS -painiketta Jos loput tilauksesta (esimerkkitapauksessa 1400-700=700 kpl) halutaan toimittaa jonain muuna päivänä, tulee päivämäärätieto vaihtaa halutuksi. 37
Kun osatoimitus on tallennettu, näkyvät tilauksen tuotteet näkyvät kahdella eri rivillä, joilla on eri toimituspäivät. 38
Kun tilaus on valmiina keräykseen, klikataan KÄSITTELE JA LÄHETÄ TILAUSVAHVISTUS -painiketta. Tämän jälkeen tulee vielä varmistaa tilauksen vieminen eteenpäin klikkaamalla Käsittele ja lähetä tilausvahvistus -painiketta. Kun tilaus on käsitelty ja lähetetty tilausvahvistus, tilaus ei ole enää muokattavissa. Tilaus siirtyy TOIMITUKSET-osioon, josta tilaus siirretään keräykseen. Kun tilaus on jaettu useampaan osatoimitukseen, näkyvät ne TOIMITUKSET-osiossa kahtena tai useampana eri tilauksena. Jokainen toimitus tulee käsitellä omina tilauksinaan. 39
Siirrä tilaus keräykseen klikkaamalla ensin SIIRRÄ KERÄYKSEEN -painiketta ja sen jälkeen ALOITA KERÄYS -painiketta. Keräyksessä RIVIT-välilehdellä voidaan keräys aloittaa joko klikkaamalla KERÄÄ UUDELLE LAVALLE -painiketta tai mikäli yrityksellä on käytössä viivakoodilukija, voidaan valmiiksi tehdyt lavaerät yhdistää kyseiselle tilaukselle. Lavaerien yhdistämisestä on ohjeistus otsikon LAVAERÄT alla. MÄÄRÄ LAVALLA -kenttään ilmoitetaan kerätty tuotteiden lukumäärä. Lisäksi tulee antaa tuotteelle määritellyt eräkohtaiset tiedot (esimerkkitapauksessa PARASTA ENNEN* -tieto). Keräilyssä vaadittavat eräkohtaiset tiedot on määritelty tuotteiden perustiedoissa (katso ohjeen kohta uuden tuotteen perustaminen). Kun vaaditut tiedot on annettu, klikataan KERÄÄ UUDELLE LAVALLE -painiketta. 40
LAVAT-välilehdeltä löytyy tehty lava. Klikkaamalla lavan SSCC-koodia päästään lavalle lisäämään puuttuvat tiedot. Jos tilauksella on toinen rivi tuotteita, voidaan ne lisätä lavalle klikkaamalla LISÄÄ UUSI TUOTE LAVALLE -painiketta. Vaihtoehtoisesti toisen tuotteen voi pakata omalle lavalle yllä mainitun ohjeistuksen mukaisesti. KORKEUS (M) tulee lisätä lavalle erikseen. 41
Tämän jälkeen tulee palata takaisin LAVAT-välilehdelle ja tulosta lavalaput klikkaamalla TULOSTA LAVALAPUT -painiketta. Kun tilaus on keräyksen osalta valmis ja lavalaput on tulostettu, siirretään tilaus lähteviin klikkaamalla SIIRRÄ LÄHTEVIIN -painiketta. Tämän jälkeen tilaus on vielä tarvittaessa mahdollista palauttaa keräykseen VIE TAKAISIN KERÄYKSEEN -painiketta klikkaamalla. ALOITA LÄHETYS -painiketta klikkaamalla lähetetään toimitussanoma tilaajalle sekä kuljetustilaus kuljetusliikkeelle (kuljetustilaus-toiminnallisuus ei ole vielä toistaiseksi valmis kuljetusliikkeiden kanssa). 42
Lähetys vahvistetaan klikkaamalla Lähetä toimitussanoma ja kuljetustilaus -painiketta. Tulee huomata, että tämän jälkeen kerättyjä rivejä ei pääse enää käsittelemään tai muuttamaan eikä tulostamaan lavalappuja. Tilaus on nyt valmis ja toimituksesta voi tulostaa Rahtikirjan ja lähetyslistan. 43
Tilaus arkistoidaan sen jälkeen, kun tilaus on lähtenyt varastolta ja toimitus saapunut tilaajalle. Arkistointi tehdään klikkaamalla LOPETA LÄHETYS JA ARKISTOI TOIMITUS - painiketta. 5.1.3 Suoratoimitus Suoratoimitus käsitellään kuten Varastotoimitus. Suoratoimituksessa tuotteet voidaan kerätä myös sekalavoihin. Sekalavat muodostetaan KERÄYS-osiossa seuraavasti: LAVAT-välilehdeltä klikataan UUSI LAVA 44
Golli muodostaa automaattisesti SSCC-koodin ja sitä klikkaamalla päästään lisäämään halutut tuotteet lavaan. Klikataan LISÄÄ UUSI TUOTE LAVALLE -painiketta. Tuote, joka halutaan kerätä lavalle, valitaan klikkaamalla tuotteen nimeä. Tuotteiden lukumäärä lisätään MÄÄRÄ LAVALLA -kenttään. Kun lukumäärä on annettu, klikataan LISÄÄ TUOTE LAVALLE -painiketta. 45
Jos halutaan lisätä toinen tuote lavalle, klikataan uudelleen LISÄÄ UUSI TUOTE LAVALLE - painiketta. Toinen tuote lisätään lavalle kuten ensimmäinenkin tuote. Jatketaan ohjeistuksen mukaan, kunnes lavalle on lisätty kaikki halutut tuotteet ja lava on valmis. Lopuksi palataan LAVAvälilehdelle. Seuraavaksi lavalle lisätään BRUTTOPAINO (KG) sekä KORKEUS (M). Tämän jälkeen tulostetaan lavalaput TULOSTA LAVALAPPU -painikkeesta ja asetetaan lavalaput paikalleen. 46
Tulosta tässä kohtaa myös lavalaput, ennen toimituksen siirtämistä lähteviin. Kun toimitus on valmis lähetettäväksi, klikataan SIIRRÄ LÄHTEVIIN -painiketta. 5.1.4 KUTE-toimitus Tilauksia tulee eri loppuasiakkailta, jotka yhdistetään KUTE-mallissa yhdeksi toimitukseksi. Klikataan tilaus käsittelyyn TILAUKSET -osiosta Tämän jälkeen klikataan OTA KÄSITTELYYN -kuvaketta. Tilaus avautuu käsiteltäväksi. LIITÄ TILAUS TOIMITUKSEEN -kuvaketta painamalla saadaan auki uusi ikkuna, jossa voidaan yhdistää ko. tilaus toiseen toimitukseen. 47
Kun haluttu toimitus on löytynyt, valitaan se ja lopuksi klikataan LIITÄ TILAUS TOIMITUKSEEN -kuvaketta. Mikäli tilaukseen halutaan lisätä toinen tai useampi tilaus, otetaan tilaus käsittelyyn ja liitetään tilaukset haluttuun toimitukseen. Kun toimitus on valmis keräiltäväksi, klikataan KÄSITTELE JA LÄHETÄ TILAUSVAHVISTUS. Ja uudelleen Käsittele ja lähetä tilausvahvistus. Tämän jälkeen tilaaja saa tilausvahvistuksen. Ja tilaus on siirtynyt TOIMITUKSET -osioon. Valitaan TOIMITUKSET -osiosta käsiteltävä toimitus. 48
Siirretään toimitus keräykseen klikkaamalla SIIRRÄ KERÄYKSEEN -painiketta. Klikataan vielä ALOITA KERÄYS -painiketta. Toimitus on siirtynyt KERÄYS -osioon. Valitaan haluttu toimitus keräykseen. Avataan KOLLIT-välilehti ja sieltä klikataan UUSI KOLLI -kuvaketta, jolloin muodostuu ensimmäinen SSCC-koodillinen yksikkö. Klikkaamalla SSCC-koodia, päästään lisäämään tuotteet toimitusyksikköön. Klikataan LISÄÄ UUSI TUOTE KOLLIIN -kuvaketta. Haetaan haluttu tuote klikkaamalla tuotenimeä. 49
LISÄÄ TUOTE KULJETUSYKSIKÖLLE -kuvaketta painamalla tuote liitetään aiemmin valittuun toimitusyksikköön. Tässä kohtaa tuote näkyy ko. yksikössä. Jos halutaan lisätä toinen tuote kolliin, klikataan uudelleen LISÄÄ UUSI TUOTE KOLLIIN -kuvaketta. Tämän jälkeen näet tilauksen valittuina loppuasiakaskohtaisesti. 50
Lisää halutut tuotteet ja lopuksi lisätään puuttuvat tiedot toimitusyksikölle. Tarkistetaan, että kuljetusalusta on oikea, valikon avaamalla näkee useampia vaihtoehtoja. Lisää yksikölle bruttopaino sekä korkeus. Tämän jälkeen kerätään toimituksen loput tuotteet loppuasiakaskohtaisesti. Kun kaikki toimitukset on kerätty, tulostetaan lavalaput klikkaamalla joko TULOSTA LAVALAPUT -kuvaketta (tulostaa kaikki lavalaput) tai tulostimen kuvaa toimituksen perästä (tulostaa vain ko. rivin lavalaput), jolloin jokaisen yksikön lavalaput tulee tulostaa erikseen. 51
Kun toimitus on nyt kerätty ja kaikki lavalaput on tulostettu, klikataan SIIRRÄ LÄHTEVIIN -kuvaketta. Toimitus on siirtynyt LÄHETYS-osioon Jos tässä vaiheessa on vielä tarpeellista palata Keräykseen, päästään sivun alalaidassa olevasta VIE TAKAISIN KERÄYKSEEN -kuvaketta painamalla takaisin. Mikäli lavalaput on unohtunut tulostaa, voidaan ne tulostaa vielä tuoterivin perässä olevasta tulostimen kuvasta. Rivin saat auki klikkaamalla nuolta Kun toimitus on valmis lähetettäväksi, klikataan ALOITA LÄHETYS -kuvaketta. 52
Ja klikataan vielä uudelleen Lähetä toimitussanoma ja kuljetussanoma Tämän jälkeen tilaajalle on lähtenyt sähköinen toimitussanoma, eikä toimituksen sisältö ole enää muutettavissa. Halutessa voidaan tulostaa rahtikirja ja/tai lähetyslista. Kun tilaaja on saanut toimituksen, voidaan se siirtää arkistoon klikkaamalla LOPETA LÄHETYS JA ARKISTOI TOIMITUS -kuvaketta. 6 Lavaerät 6.1 Lavaerien muodostaminen Toimitusvalmiita, lavalapuilla varustettuja, lavoja voidaan kerätä valmiiksi ennen asiakastilauksen saapumista hyödyntämällä Lavaerät-toimintoa. Tässä kohdassa muodostuu tilausten SSCC-koodit. Lavan sisältämät tuotteet tulee olla perustettuna Hallintaan, jotta lavaerä voidaan tehdä. Uuden lavaerän muodostaminen aloitetaan klikkaamalla LUO UUSI ERÄ -painiketta. 53
TUOTE * Etsitään lavalle lisättävä tuote. TUOTE MÄÄRÄ LAVALLA* -kentässä ilmoitetaan, kuinka monta yllä valittua tuotetasoa lava sisältää. PARASTA ENNEN* -päiväysmerkintä on ilmoitettava, mikäli tuotteella on sellainen. ERÄTUNNUS* Mikäli tuotetiedoissa kyseiselle tuotteelle on merkitty annettavaksi tiedoksi erätunnus, tulee se ilmoittaa tässä kentässä. LAVATYYPPI*-kenttään valitaan haluttu lavatyyppi. BRUTTOPAINO (KG)* -kentän tiedot lasketaan automaattisesti tuotetiedoista. KORKEUS (M)* -kentässä ilmoitetaan lavan korkeus. LEVEYS (M)* -kenttä tulee automaattisesti valitun lavatyypin perusteella. SYVYYS (M)* -kenttä tulee automaattisesti valitun lavatyypin perusteella 54
Kun lavaerä on valmis, klikataan TALLENNApainiketta. Klikkaamalla vasemmassa paneelissa tehtyä lavaerää, aukeaa oikealle juuri tehdyn lavan tiedot. Valmiin lavaerän voi yhdistää VARASTOTOIMITUKSIIN. Keräyksessä RIVIT-välilehdellä valitaan LIITÄ LAVA 55
Jonka jälkeen avautuu uuteen ikkunaan lista tehdyistä lavaeristä Lavaerät yhdistetään toimitukseen joko manuaalisesti klikkaamalla tai viivakoodilukijalla. Kun halutut lavaerät on valittu, klikataan lopuksi LIITÄ LAVAT -painiketta. Tulosta lavalaput ennen kuin lähetät toimituksen eteenpäin. 7 Arkisto 7.1 Arkistoidut tilaukset ja toimitukset ARKISTO-valikosta löytyy arkistoidut tilaukset ja toimitukset. TILAUKSET-osiossa näkyvät vielä keskeneräiset tilaukset. TOIMITUKSET-osiossa näkyy loppuun käsitellyt toimitukset. Klikkaamalla tilausta avautuu oikeaan inforuutuun tilauksen sisältö. 56
8 Asiakastuki GS1 Finland P.O. Box 266 00101 Helsinki T +358 75 756 3500 F +358 75 756 3522 E asiakaspalvelu@gs1.fi www.gs1.fi 57