KIRKKONEUVOSTO 4/2016 KIRKKONEUVOSTON KOKOUS

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA KIRKKONEUVOSTO 4/2016 KIRKKONEUVOSTON KOKOUS 3.5.2016 sivu 33. Toimintakertomus ja tilinpäätös 2015... 2 34. Vuokratut kerhotilat... 7 35. Lastenohjaajien lomauttaminen... 8 36. Monitoimilaitteiden vuokraus... 9 38. Päällikkökokousten pöytäkirjat 2-4/2016... 10 39. Muut asiat... 11

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 2 (11) 33. Toimintakertomus ja tilinpäätös 2015 Kirkkoneuvosto 30.3.2016 Esityslistan liitteenä tasekirja ja muut tilinpäätösasiakirjat vuodelta 2015. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto käsittelee toimintavuodesta 2015 laaditun tasekirjan sekä muut tilinpäätösasiakirjat. Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2015 tasekirjan ja muut tilinpäätösasiakirjat ja allekirjoittaa Tasekirjan 2015 sekä luovuttaa sen tilintarkastajalle tilintarkastusta varten ja edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Merkitään, että Tasekirjaan 2015 liittyvät erilliset muut tilinpäätösasiakirjat jäävät ainoastaan kirkkoneuvoston päätöskäsittelyyn. Kirkkoneuvosto käsitteli toimintavuodesta 2015 laaditun tasekirjan sekä muut tilinpäätösasiakirjat. Kirkkoneuvosto hyväksyi vuoden 2015 tasekirjan ja muut tilinpäätösasiakirjat ja allekirjoitti Tasekirjan 2015 sekä päätti luovuttaa sen tilintarkastajalle tilintarkastusta varten ja edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Ennen hyväksymistä kirkkoneuvosto teki korjauksen kirkkoherran yleiskatsaukseen sivulle kaksi: hätämajoitusta kesti muutamia viikkoja korjattiin muotoon hätämajoitusta kesti viikon ajan. Merkittiin, että Tasekirjaan 2015 liittyvät erilliset muut tilinpäätösasiakirjat jäävät ainoastaan kirkkoneuvoston päätöskäsittelyyn. Kirkkoneuvosto 3.5.2016 Tilintarkastaja on suorittanut seurakunnan tilintarkastuksen 27.4.2016. Kemin seurakunnan kirkkoneuvostolle YHTEENVETOMUISTIO VUODEN 2015 TILINTARKASTUKSESTA Yleistä Kirkkojärjestyksen 15. luvun 11 :n mukaisesti tilintarkastajien tulee tarkastaa hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajien on tarkastettava: 1) onko seurakunnan hallintoa hoidettu laillisesti ja kirkkovaltuuston päätösten mukaisesti; 2) onko seurakunnan tilinpäätös laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antaako se oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista; sekä 3) onko seurakunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 3 (11) Kemin seurakunnan tilintarkastus on suoritettu hyvän tilintarkastustavan ja BDO Audiator Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti. Vastuunalaisena tilintarkastajana on toiminut JHT, HT Simo Paakkola. Tarkastusta on suoritettu yhteensä neljä päivää. Hallinnon tarkastus Tarkastuskäynneillä on käyty läpi toimielinten päätöksiä, viranhaltijapäätöksiä ja sopimuksia sen varmistamiseksi, että seurakunnan hallintoa on hoidettu laillisesti ja kirkkovaltuuston päätösten mukaisesti. Tarkastustoimien perusteella on voitu tilintarkastuskertomuksessa antaa vakiomuotoinen lausunto hallinnon laillisuudesta ja valtuuston päätösten lainmukaisuudesta. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastus Kirjanpidon oikeellisuutta on tarkastettu käymällä läpi tosite-, palkka- ja muuta kirjanpitoaineistoa. Tilinpäätöksen tarkastuksen yhteydessä on käyty läpi tasekirjasta toimintakertomus, tilinpäätöslaskelmat ja liitetiedot sekä tase-erittelyt. Ohjeistuksen mukaan liitetiedoissa tulisi antaa myös tiedot seurakunnan vakuutuksista sekä siirtosaamisiin ja velkoihin sisältyvät olennaiset erät. Havaintojen mukaan kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti ja tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot seurakunnan taloudellisesta asemasta. Tilinpäätöksen liitetiedot ovat hyväksyttävät. Vapaaehtoisesti kerätyt varat Kolehdit ja muut keräysvarat on hoidettu ohjeistuksen mukaisesti. Kirjanpitoarvot täsmäävät saldoselvityksiin. Talous Kirkollisverotulotulot kasvoivat 38 636 euroa eli 1,2 %. Yhteisöveron kertymä aleni 7 804 euroa eli 1,6 %. Huhtikuun 2016 kirkollisveron toteumassa on 0,3 %:n kasvu edellisen vuoden vastaavaan aikaan. Toimintatuotot alenivat 438 070 eurosta 430 990 euroon eli 1,6 %. Toimintakulut alenivat 94 675 euroa eli 2,7 %. Vuosikate (ennen poistoja) oli 377 830 euroa. Summa on lähes 124 000 euroa parempi kuin vuonna 2014. Poistojen jälkeen tilikauden ylijäämää jäi 73 244. Määrä on huomattavasti parempi kuin edellisenä vuonna, jolloin syntyi tappiota 36 996 euroa. Ylijäämän syntymiseen vaikutti ennen kaikkea toimintakuluissa saatu säästö mutta myös verotulojen kasvu.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 4 (11) Maksuvalmius on ollut tyydyttävä. Rahoja ja saamisten määrä oli vuoden lopussa 385 660 euroa. Vieraan pääoman määrä aleni 3,612 miljoonasta eurosta 3,3 miljoonaan euroon. Hyväksyttyä talousarviota on noudatettu ja kirkkoneuvoston asettamien tavoitteiden toteutumisesta on raportoitu. Seurakunnan lomapalkkajaksotus taseen siirtoveloissa on 282 997 euroa. Summa on 12,7 % henkilöstömenoista. Nykyisessä järjestelmässä määrä lasketaan kaavamaisesti. Kipan järjestelmä laskee summan hyvin tarkasti huomioiden jokaisen vuoden vaihteessa pitämättömän vuosiloma- ja säästövapaapäivän. Vastaavassa tilanteessa monissa seurakunnissa on jouduttu ensimmäisessä kipaavusteisessa tilinpäätöksessä tekemään huomattaviakin kulukirjauksia jaksotuksen kasvattamiseksi. Yhteenvetona voi todeta, että verotulojen kehitys oli hieman parempi kuin vuotta aiemmin voitiin arvioida. Sopeuttamistoimet ovat alkaneet auttaa ja seurakunnan talous on kääntynyt edellistä vuotta paremmalle uralle. Talouden kehitystä on kuitenkin jatkossakin seurattava valppaasti. Hautainhoitorahasto Hautainhoitorahasto on hoidettu kirkkohallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Rahaston taseen loppusumma oli tilikauden lopussa 1 110 889 euroa ja tilinpäätös osoitti 36 829 euron alijäämää. Rahasto on laskennallisesti 143 804 euroa ylikatteinen. Sisäisen valvonnan järjestäminen Tilintarkastuksessa on käyty läpi sisäisen valvonnanjärjestelyä mm. laskujen hyväksymismenettelyä, kolehtivarojen käsittelyä ja henkilöiden työyhdistelmiä. Suoritettujen tarkastustoimenpiteiden perustella on voitu antaa vakiomuotoinen lausunto sisäisen valvonnan järjestämisestä. Tarkastuksen johtopäätökset Tarkastushavaintojen perusteella on päädytty 27.4.2016 antamaan vakiomuotoinen tilintarkastuskertomus. Kemissä 27.4.2016 BDO Audiator Oy, JHTT-yhteisö Simo Paakkola JHT, HT

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 5 (11) TILINTARKASTUSKERTOMUS Kemin seurakunnan kirkkovaltuustolle Olemme tarkastaneet Kemin seurakunnan hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tilikaudelta 1.1. 31.12.2015 Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen, rahoituslaskelman ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailun ja toimintakertomuksen. Kirkkoneuvosto ja muut tilivelvolliset ovat vastuussa seurakunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta tilikaudella. Kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija vastaavat tilinpäätöksen laatimisesta ja siitä, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot seurakunnan toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti. Olemme tarkastaneet tilikauden hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen hyvän tilintarkastustavan mukaisesti olennaisten virheiden ja puutteiden havaitsemiseksi ja raportoimiseksi tarkastuksen tuloksina. Hallinnon tarkastuksessa olemme selvittäneet tilivelvollisten toiminnan lainmukaisuutta. Olemme tehneet tarkastuksen riittävän varmuuden saamiseksi siitä, onko seurakunnan hallintoa hoidettu laillisesti ja kirkkovaltuuston päätösten mukaisesti. Kirjanpitoa sekä tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, sisältöä ja esittämistapaa olemme tarkastaneet riittävässä laajuudessa sen toteamiseksi, ettei tilinpäätös sisällä olennaisia virheitä eikä puutteita. Tarkastuksen tulokset Seurakunnan hallintoa on hoidettu laillisesti ja kirkkovaltuuston päätösten mukaisesti. Seurakunnan sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Seurakunnan tilinpäätös on laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti. Tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista. Lausunnot tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä Esitämme tilinpäätöksen hyväksymistä. Esitämme vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tarkastamaltamme tilikaudelta. Kemissä 27.4.2016 BDO Audiator Oy, JHTT-yhteisö Simo Paakkola JHTT, HTM

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 6 (11) Esitys taljo: Kirkkoneuvoston 30.3.2016 allekirjoittama Tasekirja 2015 tilinpäätös ja toimintakertomusasiakirjana tili- ja toimintakaudelta 1.1. 31.12.2015 esitetään yhdessä tilintarkastajan tilintarkastuskertomuksen kanssa kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Tilikauden ylijäämän 73.244,13 euroa kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle kirjattavaksi taseen omaan pääomaan edellisten tilikausien yli-/alijäämätilille. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää tili- ja vastuuvapaudesta.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 7 (11) 34. Vuokratut kerhotilat Kemin seurakunta on vuokrannut kerhotoimintaansa varten kerhotilat Kiveliön katu 13 15 A 3 ja Tapaninkatu 6 B 10 sijaitsevista asuinhuoneistoista. Kirkkovaltuuston hyväksymässä toimintasuunnitelmassa vuodelle 2016 ulkopuolisilta vuokratuista kerhotiloista päätettiin luopua kevään 2016 kerhokauden päättyessä. Vuokrasopimusten irtisanomisaika on yksi kuukausi. Kerhokausi päättyy toukokuun 2016 aikana, joten kerhotilojen irtisanominen tulee tehdä ennen 30.4.2016 että vuokranmaksu päättyy 31.5.2016. Esitys taljo: Kemin seurakunta irtisanoo vuokrattujen kerhotilojen vuokrasopimukset päättyväksi 31.5.2016. Irtisanominen tulee tehdä huhtikuun 2016 aikana. Merkitään, että talousjohtaja on lähettänyt irtisanomisilmoitukset 27.4.2016.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 8 (11) 35. Lastenohjaajien lomauttaminen Kirkkovaltuuston hyväksymässä toimintasuunnitelmassa vuodelle 2016 päiväkerhojen osalta päätettiin, että kevään kerhokausi päättyy äitienpäivään ja syyskausi aloitetaan syyskuun alussa ja kestää joulukuun puoliväliin. Toimintasuunnitelman käsittelyn yhteydessä kirkkoneuvosto kävi keskustelun lastenohjaajien lomauttamisesta ja heidän mahdollisesta työllistämisestä kerhokauden ulkopuolella muihin tehtäviin. Kemin seurakunnassa on vastaava lastenohjaaja ja neljä lastenohjaajaa. Lastenohjaajien lomauttamista on käsitelty kirkkoherran, talousjohtajan ja lapsityöstä vastaavan John Bäckströmin palaverissa, josta on annettu tieto lastenohjaajille. 13.4.2016 pidettiin palaveri, johon osallistuivat: Korpela Markku, kirkkoherra; Koskela Ulla, vs. talousjohtaja; Määttä Sanna, hautausmaan työnjohtajan sijainen; Koivisto Marko, luottamusmies, Kirkon Alat; Tölli Tuomas, lapsityöstä vastaavan sijainen; Koskela Päivi, vastaava lastenohjaaja; Silvan Anne, lastenohjaaja; Salojärvi Marja, lastenohjaaja; Järvenpää Anne-Maria, lastenohjaaja. Palaverissa käytiin keskustelua mm. kerhopaikkojen muuton ja siivouksen vaatimista henkilöstöresursseista. 22.4.2016 lomauttamisasia käsiteltiin seurakunnan yhteistyötoimikunnassa kirkon yhteistoimintasopimuksen 3 :n perusteella. Esitys khra: Kirkkoneuvosto päättää lomauttaa seurakunnan neljä lastenohjaajaa siten, että lastenohjaajat ovat lomautettuna/vuosilomilla 1.6.-14.8.2016. Kirkkoneuvosto päättää, että lastenohjaajille tarjotaan työtä seurakunnan hauta- ja kiinteistötoimessa lomautuksen ajalle. Syksyn kerhokausi alkaa maanantaina 29.8.2016.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 9 (11) 36. Monitoimilaitteiden vuokraus Kemin seurakunnalla on vuokrattuna kolme monitoimilaitetta, joissa kaikissa on verkkotulostus-, skanneri- ja asiakirjapalvelintoiminnot. Laitteet on vuokrattu leasingsopimuksella R-Office Oy:ltä. Vuokraukseen liittyy myös huolto- ja ylläpitosopimus kunkin laitteen kohdalta. Sopimukset päättyvät 30.6.2018. Pohjois-Suomen ITaluekeskus on kilpailuttanut KH-kuntahankintojen kautta monitoimilaitteet koskien kaikkia Pohjois-Suomen seurakuntia. Kilpailussa valituksi tuli Konica Minolta laitteistot. Vaikka sopimuskausi R-Officen Oy:n kanssa on vielä kesken, Konica Minolta Business Solutions Finland Oy on tehnyt Kemin seurakunnallekin tarjouksen siirtyä Konica Minoltan asiakkaaksi 1.7.2016 alkaen siten, että Konica Minolta maksaa R-Officelle nykyisten laitteiden vuokrakauden loppuun kertyvät vuokra sekä huolto- ja ylläpitosopimuksien kustannukset ja veloittaa ne omassa sopimuksessaan Kemin seurakunnalta seuraavien 48 kuukauden aikana. Laskelma monitoimilaitteiden vaihtamisesta Konica Minoltan laitteisiin osoittaa, että laitteista maksettava vuokra ynnä huolto- ja ylläpitosopimus on 130 euroa edullisempi kuin nykyinen R-Office Oy:lle maksettava kuukausivuokra. Lisäksi Konica Minolta laitteissa on ITaluekeskuksen vaatima turvatulostusmahdollisuus vakiona, jota R- Officen Ricoh laitteisiin ei saa ilman lisäkustannuksia. Laitteiston vaihtamista puoltaa myös se, että silloin Kemin seurakunnalla olisi sama laitteisto kuin muissakin IT-alueen seurakunnissa jolloin ohjelmistojen päivitykset ja ongelmien ratkaisut voidaan helpommin hoitaa etäyhteytenä IT-alueen atk-keskuksesta. Esitys taljo: Kemin seurakunta irtisanoo vuokra-, huolto- ja ylläpitosopimukset R- Officelta vuokratuista laitteista päättyväksi 30.6.2016. Samalla kirkkoneuvosto päättää vuokrata vastaavat laitteet Konica Minolta Business Solutions Finland Oy:ltä 48 kuukauden vuokrasopimuksella. Kirkkoneuvosto valtuuttaa talousjohtajan suorittamaan irtisanomisen ja uuden sopimuksen allekirjoittamisen Konica Minolta Business Solutions Finland Oy:n kanssa.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 10 (11) 38. Päällikkökokousten pöytäkirjat 2-4/2016 Pöytäkirjat ovat nähtävillä kokouksessa. Esitys taljo: Merkitään tiedoksi.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2016 11 (11) 39. Muut asiat 1. Henkilöstöasiat/Näykki Kalervo Kalervo Näykki toi esille henkilöstöresursseihin liittyviä asioita mm. onko riittävästi työvoimaa hautaustoimessa. Kirkkoneuvostossa käydyn keskustelun pohjalta talousjohtaja valmistelee hautausmaa- ja kiinteistötoimen toimenkuviin liittyvät asiat seuraavaan kirkkoneuvostoon. 2. Paattionlehdon kappelin kuuluvuus/kemppainen Eine Eine Kemppainen toi esille Paattionlehdon kappelin kuuluvuusongelman tilaisuuksissa. 3. Kunnostustoimenpiteet/Alamommo Jaakko Jaakko Alamommo kysyi kunnostustoimenpiteistä: kirkon rappaus ja Peurasaaren jäteastioiden kehikot. Talousjohtaja totesi, että kirkon rappauksesta otetaan näytteet toukokuun aikana. Peurasaaren kehikkoja on tehty viisi koekappaletta, jotka olivat hautausmaalla jo viime kesänä. 4. Merkkipäiväsäännön mukaiset muistamiset Kirkkoneuvoston edellisessä kokouksessa 3/2016 oli esillä merkkipäiväsäännön mukaiset muistamiset. Ansiomerkkianomuksista oli jäänyt pois: Pronssinen ansiomerkki, Martinmäki Maija, 10 v. vapaaehtoinen. Päätettiin tehdä ko. lisäys kirkkovaltuustolle tehtävään esitykseen. Pöytäkirjan nähtävilläolo Esitys: Kokouksesta tehty ja allekirjoitettu pöytäkirja valitusosoituksineen laitetaan nähtäville kirkkoherranvirastoon 10.-24.5.2016. Ilmoitus nähtävillä olosta laitetaan kirkkoherranviraston ilmoitustaululle 9.5.2016. Kokouksen päättäminen ja oikaisuvaatimusohjeet Veisattiin iltavirsi, puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.58.