Jakopalkkaraportoinnin sisältö Ratkaisupäällikkö Juho Ajo, Valtiokonttori Kieku-käyttäjäfoorumi 27.5.2014 Juho Ajo, Valtiokonttori 27.5.2014
Esityksen sisältö Palkkakustannusjaon periaatteet 2014 Raporttien läpikäynti - Kirjanpidon raportointia (ei enää sisällä jakopalkka-aineistoa) - Sisäisen laskennan raportointi - Palkat seurantakohteittain - Tuntiraportointi Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit - Maksetut palkat 2
Palkkakustannusjaon periaatteet 1.1.2014 alkaen käytettävä malli - VRK, TK, AVI ja Vero ottivat mallin käyttöön jo vuonna 2013 3
Kiekun palkkakustannusten jaon kehittäminen 2013-2015 - > 31.12.2013 2014 2015 -> Jakopalkkalaskennan tulosten siirto kirjanpitoon Laskenta tapahtunut palkkajärjestelmässä. Tulokset siirretään kirjanpitoon. Kustannuslaskentaan liittyvä jakopalkkalaskenta sidoksissa ulkoisen kirjanpidon aikatauluja sisältövaatimuksiin Jakopalkkalaskennan tulosten siirto vain BIraportointiin Eriytettiin sisäinen laskenta jakopalkkalaskennan osalta ulkoisen kirjanpidon aikatauluja sisältövaatimuksista Puutteita toteutuksessa (prosessi) ja muutoksen viestinnässä. Jakopalkkalaskennan siirto BI-tietovarastoon. Palkkajärjestelmässä toteutettu laskentamalli liian monimutkainen. Rajauksia myös takautuviin työaikakorjauksiin. Eriytetään sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta. Uuden toimintamallin käyttöönotto 1.1.2015. Viestintäsuunnitelma laaditaan. 4
Palkkakustannusten kohdistaminen Palkkakustannusten kohdistaminen tarkoittaa toimintoa, jossa virkamiehelle maksettu kuukausipalkka jaetaan eri seurantakohdekombinaatioille (tiliöinnille) toteutuneiden tuntien suhteessa Palkan ohjaustiedoissa määritellään ne palkkalajit, jotka otetaan huomioon palkkakustannusten kohdistamisessa Toteutuneet tunnit saadaan ajanhallinnan järjestelmästä ns. kohdistustapahtumina 5
Kiekun sisäisen laskennan ratkaisu 2014 Rondo, M2, substanssijärjestelmät Muu kirjanpidon aineisto (sisältäen seurantakohteet) Maksupalkat Ajanhallinta / CATS Palkat Jakopalkat Kiekussa ennestään Toteutus 2013 aikana Kieku taloushallinto (SAP FICO) Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Kirjanpidon raportointi Jakopalkat Maksu palkat Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Talousraportointi (ml. jakopalkat) BI-raportointi 6
Palkka-aineiston muodostuminen Maksupalkat Palkka-ajojen (kuun 15. ja viimeinen päivä) jälkeen palkat siirretään kirjanpitoon henkilön oletusseurantakohteiden mukaisesti. Maksetut palkat viedään kirjanpitoon tositelajilla YC Juho Ajo, Valtiokonttori 27.5.2014 7
Palkka-aineiston muodostuminen Jakopalkat Jakopalkka-aineisto muodostetaan palkkajärjestelmässä samalla tietosisällöllä kuin vuoden 2013 aikana - Aineisto siirretään ainoastaan BI:hin - Jakopalkka-aineiston riveihin liitetään BI:ssä tositelajiksi uusi tositelaji BI - Mukana jakopalkka-aineistossa edelleen vastakirjaus, jatkossa tämäkin tositelajilla BI - Tositelajin BI avulla jakopalkoista tuleva aineisto on eriteltävissä muusta aineistosta yhdistetyssä talousraportoinnissa Juho Ajo, Valtiokonttori 27.5.2014 8
Raporttien läpikäynti 9
Raporttien läpikäynti Esityksessä käydään läpi - Kirjanpidon raportointia (ei enää sisällä jakopalkka-aineistoa) (1) - Jakopalkka-aineistoa sisältävää raportointia (2, 3) - Tuntiraportointia (4) Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit (Tiedon laadun varmistamiseen ja prosessin tukeen) - Maksetut palkat -raporttia (5) 1 2 3 5 4 10
BI-raportit Kirjanpitoon pohjautuvat raportit, kuten seuranta- ja vertailuraportti, suppea. - Sisältää kirjanpidon mukaiset tapahtumat, ei jakopalkkoja. - Maksetut palkat, tositelajilla YC. - Mahdollista porautua tarvittaessa tositetasolle. 11
Seuranta- ja vertailuraportti, suppea Maksupalkassa suoraan projektille kohdistettuja lisä- ja ylitöitä 12
BI-raportit Talousraportointi (ml. Jakopalkat) - Yhdistelmäkuutio, jossa sananmukaisesti yhdistetään kirjanpidon aineisto ja jakopalkkojen aineisto. - Huomattava että mitään tietoa ei erikseen rajata ulos. - Jakopalkoilla tekninen tositelaji BI, joka sisältää vastakirjauksen maksupalkkojen tositelajille YC, sekä varsinaisen työaikojen mukaisen jakautuman. - BI tositelaji on ns. nollatosite jossa kirjaukset ja vastakirjaukset muodostavat aina euromäärältään yhtä suuren arvon. - Ei suoraa porautumismahdollisuutta, tietoja voidaan täydentää erillisten raporttien kautta. 13
Sisäisen laskennan analyysiraportti Jakopalkat Kirjanpidon tiedot Projektin kokonaiskustannukset, (purkukirjaukset huomioitu suodattamalla pois ta-tiliä sisältämättömät rivit 14
Sisäisen laskennan analyysiraportti Projektien seurannassa erityisesti huomioitava. Jos raporttia käytetään projektien seurantaan, on huomioitava, että kirjaukset sisältävät myös tasetilit. Näin projektien tiedoissa näkyvät myös purkukirjaukset projektilta käyttöomaisuuteen, jolloin raportti näyttää projektin kirjanpidollisen tilanteen, ei projektin kokonaiskustannuksia/-tuloja. - Esimerkki: projektin kaikkien euromääräisten tapahtumien aktivointi käyttöomaisuuteen vaikuttaa projektin kokonaissaldoon BI -raportilla siten, että projektille kertyneet kokonaismenot ovat 0 EUR (aktivointi siirtää kustannukset kokonaan pois projektilta käyttöomaisuuteen). Projektin kokonaistaloudellinen tilanne saadaan tällä raportilla esiin suodattamalla vapaalla ominaisuudella TA -tili pois sellaiset kirjausrivit, joilla ei ole mukana TA -tiliä. 15
BI-raportit Palkat seurantakohteittain - Käytettävissä Henkilöstöasiantuntijan roolilla. - Sisältää tarkimman henkilötasoisen jakopalkkatiedon. Käytettävissä palkkalajihierarkia - Ei sisällä suorakohdisteisia (kirjanpitoon vietyjä) eriä. Palkallisia poissaoloja, työaikakorvauksia ym. 16
Jakopalkkalaskennassa mukana olevat palkkalajit 17
Palkat seurantakohteittain Jakopalkkojen summa henkilötasolla 18
BI-raportit Ajanhallinnan raportit Hyväksytyt ja toteutuneet tunnit - Mahdollista raportoida jakamisen perusteena olleet tuntimäärät (palkkalaji 99999) sekä suorakohdisteisten erien perusteena olevat tuntimäärät. Hyväksymättömät tunnit - Tiedon laadun varmistamiseen ja prosessin tukeen. 19
Hyväksytyt ja toteutuneet tunnit kk/vvvv 20
Hyväksytyt ja toteutuneet tunnit kk/vvvv Suorakohdisteisten erien perusteena olevat tapahtumat 21
Hyväksymättömät tunnit 22
BI-raportit Maksetut palkat Maksetut palkat maksupäivittäin ja palkkalajeittain Sisältää mm. palkalliset poissaolot, maksetut lisät (lisä1=%, lisä2=%tai ) Ei sisällä ennakonpidätyksiä, ulosottoja, ayjäsenmaksuja, palkansaajan eläke- ja työttömyysvakuutusmaksuja, vakuutuskassamaksuja - Ei saa nettopalkkaa Ei sisällä ulkopuolisten palkkionsaajien palkkioita 23
Maksetut palkat 24
Suorakohdisteiset palkanerät Tällä hetkellä suorakohdisteisten palkanerien osalta ei ole raporttia, joka tuottaisi tiedot henkilöittäin ja seurantakohteittain. - Onko tämänkaltaiselle raportille tarvetta? Lisätään olemassa olevalle maksetut palkat raportille seurantakohteet Nopea toteuttaa Laaja sisältö hankala käyttää Määritetään kyseistä tarvetta vastaava uusi raportti, johon rajataan tiedot koskemaan vain suorakohdisteisiä eriä, henkilöittäin ja seukoittain. Vaatii enemmän määritystä Yksinkertaisempi käyttää. 25