1 (8) 19.12.2012 TARJOUSPYYNTÖ ULVILAN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKAS- TUSPALVELUISTA SEKÄ TYTÄRYHTEISÖJEN LAKISÄÄTEISISTÄ TILINTARKAS- TUSPALVELUISTA Pyydämme tarjoustanne tilivuosille 2013 2016 seuraavista palveluista: 1. Ulvilan kaupungin kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta 2. Erikseen nimettyjen Ulvilan kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastuslain (459/2007) mukaisesta tilintarkastuksesta 3. Ulvilan kaupungin tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät 4. EU-projektien ja valtion kansallisella rahoituksella rahoitettujen projektien edellyttämät tilintarkastajan varmennukset 5. Tarkastustoimen mahdollisesti tilaamat lisätoimeksiannot. Tarjouksen tulee koskea kaikkia edellä mainittuja kohteita. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankinnasta on jätetty ilmoitus Julkiset hankinnat sivustolle (www.hankintailmoitukset.fi) 20.12.2012. Tarjouspyyntöasiakirjat on lisäksi julkaistu Ulvilan kaupungin internet osoitteessa www.ulvila.fi 1. Tarjouskilpailun järjestäjä ja tarkastuspalvelun ostaja Tarjouskilpailun järjestäjä on Ulvilan kaupungin tarkastuslautakunta, jonka yhteystiedot ovat seuraavat: Hankintayksikön nimi: Osoite: Ulvilan kaupunki, Tarkastuslautakunta PL 77, 28401 Ulvila Tytäryhteisöjen osalta kukin tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Tarkastuslautakunta toimittaa tarjoukset, tarjousvertailun ja ehdotuksen valittavasta tilintarkastajasta edelleen tytäryhteisöille. Tytäryhtei-
2 sön yhtiökokous tai vastaava toimielin tekee osaltaan päätöksen tilintarkastajan valitsemisesta. 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Ulvilan kaupungin asukasluku on noin 13 550, kaupungin toimintamenot ovat vuonna 2013 talousarvion mukaan noin 78 milj. euroa. Ulvilan perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen palvelut järjestää Porin perusturvan yhteistoiminta-alue, jonka vastuukunta on Porin kaupunki. Tarjouspyynnön piirissä olevista tytäryhteisöistä seuraavat ovat parhaillaan myytävänä: Asunto Oy Nahkurintähti, Asunto Oy Kullaanpupu ja Asunto Oy Kullaannuppu. 3. Tarkastustehtävien laajuus, sisältö ja auktorisointivaatimukset Jatkossa puhuttaessa tarkastuspäivästä oletetaan tarkastuspäivän pituudeksi 7,5 tuntia. 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Tilaaja ilmoittaa arvionaan, että Ulvilan kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus on keskimäärin 25 tarkastuspäivää (a 7,5 tuntia) tilikautta kohti. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään kaksi kirjallista väliraporttia. 3.2. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 7 kokousta vuodessa. Sihteeritehtäviin kuuluu mm. esityslistan laatiminen, pöytäkirjan pitäminen, kokouskutsun lähettäminen, asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin ja arviointikertomuksen kokoaminen. 3.3. Tytäryhteisöjen tilintarkastus Tarjoajan tulee antaa nimettyjen Ulvilan kaupungin tytäryhteisöjen tilitarkastuksen kokonaishinta vuodessa eriteltynä tytäryhteisöittäin sisältäen matka- ja muut kustannukset. Tilaaja ilmoittaa arvionaan, että tytäryhteisöjen tilintarkastuksen laajuus on yhteensä keskimäärin 7 tarkastuspäivää tilikautta kohti.
3 3.4. EU-projektien ja valtion kansallisella rahoituksella rahoitettujen projektien edellyttämät tilintarkastajan varmennukset sekä mahdolliset lisätoimeksiannot JHTT-tilintarkastajan tulee toimia varmentajana sellaisissa EU-hankkeissa ja valtion kansallisella tuella rahoitettujen projektien, joissa vaaditaan erityistä tilintarkastajan varmennusta. Näiden tarkastusten osalta tarjous tulee antaa tuntihintana. Samoin mahdollisesti erikseen tilattavia lisätoimeksiantoja koskeva tarjous tulee antaa tuntihintana. Lisätoimeksiannoista sovitaan aina erikseen kirjallisesti. 3.5. JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT-tarkastajalla on käytettävissä: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon - kopiointipalvelut 3.6. Tytäryhteisöjen tarkastuskohteiden yleiskuvaus Kuntakonsernin rakenne ja konserninyhteisöjen keskinäiset omistusosuudet sekä tytäryhtiöiden liikevaihto vuonna 2011 käyvät ilmi liitteenä olevasta kaaviosta. 3.7. Tytäryhteisöjen tarkastustehtävän laajuus, sisältö ja vaadittava auktorisointi Tarjousta pyydetään seuraavien tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta: Tytäryhteisö liikevaihto v.2011 Kiinteistöosakeyhtiöt: Kiinteistö Oy Ulvilan Vuokrakodit 2 657 590 Kiinteistö Oy Kaasmarkun Paloasema 23 643 Kiinteistö Oy Friitalan Toimistokeskus 75 163 Kiinteistö Oy Kiltatie 123 767 Kiinteistö Oy Loukkuran Palvelutalo 47 411 Kiinteistö Oy Nahkurinlehti 36 698 Kiinteistö Oy Ulvilan Magneettitalo 25 786 Kiinteistö Oy Ulvilan Sammontie 9 22 084 Kiinteistö Oy Ulvilan Työkeskus 78 240 Kiinteistö Oy Kullaan Liiketalo 45 568 Asunto-osakeyhtiöt: - As. Oy Nahkurintähti 33 931 - As. Oy Ulvilan Helmi 46 103 - As. Oy Ulvilan Karpalo 48 809 - As. Oy Ulvilan Nahkurinvainio 43 144 - As. Oy Ulvilan Palovainio 64 733 - As. Oy Kullaan Joenpolvi 12 281
4 - As. Oy Kullaannuppu 16 260 - As. Oy Kullaanpupu 23 165 - As. Oy Kullaanmisu 15 355 Muut yhtiöt: Ulvilan Lämpö Oy 2 165 645 Ulvilan Isännöintipalvelu Oy 468 196 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa; - tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 5. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjoajan tulee ilmoittaa yhden tilikauden verottomat tarjoushinnat tarjouspyynnön kohtien 3.1. 3.4. mukaisista tarkastuspalveluista tarjouslomakkeella (LIITE ). Tarjoushintoihin on sisällytettävä kaikki kulut mukaan lukien matkakulut. Matka-aikaa ei saa sisällyttää työaikaan. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouspyynnön kohdan 3.1. lakisääteisessä tilintarkastuksessa tarjoushinta ja työmäärä tulee olla eriteltynä asiantuntijatason (vastuullinen tilintarkastaja ja avustava tilintarkastaja) mukaan. Vastuullisen tilintarkastajan ja avustavien tilintarkastajien yhteenlaskettu työmäärä tulee olla 20 päivää. Lisäksi tarjouslomakkeella esitetään kaupungin lakisääteisistä tarkastuspalveluista vastuunalaisen JHTT-tarkastajan ja avustavien tilintarkastajien suhteellinen osuus kokonaistyömäärästä. Kohdan 3.3. ja 3.4. mukaisista tilintarkastuspalveluista ei erittelyä asiantuntijatason mukaan tehdä. Tarjouspyynnössä ilmoitetut tarkastuspäivien lukumäärät ovat arvioita eivätkä ne sido tilaajaa. Lisäksi tarjouksesta tulee käydä ilmi erikseen kaupungin ja tytäryhteisöjen osalta seuraavat tiedot:
5 tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista ja muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta vastuullisena tarkastajana kunnassa; selvitys avustavasta henkilöstöstä; tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta kuntien tilintarkastuksessa; selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien, tehtävien tarkastuksessa; selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista; vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen; tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus (%) kokonaistyöajasta; Tarjoajalla tulee olla vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärä vahinkotapahtumaa kohti tulee olla vähintään 300.000. Tarjous on annettava suomen kielellä eikä tarjous saa sisältää salassa pidettäviä tietoja. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.5.2013 asti. 6. Tarjouksen valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: o o o kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen kaupungin tilintarkastus, tytäryhteisöjen tilintarkastus, tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät ja erityistehtävien/hankkeiden tarkastuspalvelut. Painoarvo 50 %. maksimipisteet 50 p hintapisteiden kaava: maksimipisteet * halvin tarjottu kokonaishinta / ao. tarjouksen kokonaishinta vastuunalaisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta. Painoarvo 15 %. >=70% =15 p >=50% =10 p >=20% = 5 p < 20% = 0 p vastuunalaisen JHTT-tarkastajan kokemus kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta. Painoarvo 20 %. >=8 vuoden kokemus = 20 p
6 >=4 vuoden kokemus = 10 p >=2 vuoden kokemus = 5 p < 2 vuoden kokemus = 0 p o tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus. Painoarvo 15 %. >=70% = 15 p >=50% = 10 p < 50% = 0 p Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan taloudellisia tai muita edellytyksiä palvelun toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai muiden lakisääteisten maksujen suorittamisen. Tarjoajan tulee täyttää tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain (123/2006) mukaiset vaatimukset. 7. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan se edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 8. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2013 2016 tarkastusta. 9. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja tuntien sekä tytäryhteisöjen tilintarkastuksen yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Kaupunkia koskeva laskutus ensisijaisesti sähköisenä verkkolaskuna. Verkkolaskutuksen osoite: Ulvilan kaupunki, Ostolaskujen käsittely, PL 313, 28601 Pori.
7 Tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta laskutetaan suoraan ko. tytäryheisöä. Maksuehto on 14 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukaan. 10. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 11. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen erimielisyydet: Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Satakunnan käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana: Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 12. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan suljettuna kirjeenä tai sähköpostitse 31.1.2013 klo 15 mennessä osoitteella: Ulvilan kaupungin tarkastuslautakunta PL 77 28401 Ulvila tai sähköpostitse osoitteeseen ulvila@ulvila.fi. Kuoren päälle merkintä tai sähköpostin nimenä Tilintarkastustarjous 2013 2016. 13. Lisätiedot
8 Mahdolliset lisätietopyynnöt ja kyselyt on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen ulvila@ulvila.fi viimeistään 14.1.2013 klo 14.00 mennessä. Viesti on otsikoitava Lisätietoja Ulvilan kaupungin tilintarkastuspalvelujen 2013 2016 tarjouspyyntöön. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan 22.1.2013 klo 16 mennessä vain sähköisesti osoitteessa www.ulvila.fi/hankinnat. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön. Tarjouksessa tulee olla maininta siitä, että tarjoaja on käynyt määräajan jälkeen lukemassa nämä tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset tarkennukset tai muutokset Ulvilan kaupungin Internet-sivuilta ja että ne on huomioitu tarjousta laadittaessa. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot tai muutokset tarjouspyyntöön ovat tilaajaa sitovia. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa tieto sähköpostiosoitteesta, johon hankintapäätös liitteineen voidaan toimittaa. 14. Tarjouspyynnön liitteet - tarjouslomake (LIITE 1) - konsernirakenne (LIITE 2) Lisätietoja Ulvilan kaupungista löytyy www-sivuilta: www.ulvila.fi Ulvilassa 18.12.2013 Mario Heinilä Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja