Viranomainen TOHMAJÄRVEN EVL SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU Kirkkoneuvosto 2/2016 Kokousaika Tiistai 12.4.2016 kello 12.30 Kokouspaikka Kemien seurakuntakeskuksen kahvio, Tohmajärvi Käsiteltävät asiat 13 Kokouksen avaus 14 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 15 Pöytäkirjantarkastajien valinta 16 Ääntenlaskijoiden valinta 17 Asioiden käsittelyjärjestyksestä päättäminen 18 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.5. 31.8.2016 19 Tohmajärven kellotapulin paanukaton tervaus 20 Kanttorin työhuone 21 Johtokuntien pöytäkirjat 22 Tilinpäätös ja tasekirja 2015 23 Vuosilomajärjestys 2016 24 Seurakuntaelämän turvaaminen Pohjois-Karjalassa lääninrovastien kirje Pohjois-Karjalan seurakunnille 25 Ilmoitusasiat 26 Muut asiat 27 Oikaisuvaatimuksen antaminen 28 Kokouksen päättäminen Pöytäkirjan nähtävänä pito Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty oikaisuvaatimus, pidetään yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 18.4.-2.5.2016 ma to kello 9.00 12.00. Puheenjohtaja Mikko Lappalainen kirkkoherra Julkipanotodistus Tämä kokouskutsu on julkipantu julkisten kuulutusten ilmoitustaululle kirkkoherran virastossa 22.3.2016. Ilmoitustaulunhoitaja
Viranomainen Nro sivu Tohmajärven evl seurakunta KOKOUSPÖYTÄKIRJA 2/2016 7 Kirkkoneuvosto KOKOUSAIKA Tiistai 12.4.2016 kello 12.30 14.25 KOKOUSPAIKKA Kemien seurakuntakeskus, kahvio, Tohmajärvi SAAPUVILLA OLLEET: JÄSENET Lappalainen Mikko, pj, Karjalainen Teuvo Kauppinen Eila Kekkonen Mauri Pakarinen Tuulikki Pitkänen Niilo Väistö Vuokko, varapj, POISSA VARAJÄSENET Könönen Pertti POISSA Kotro Sirkka, POISSA Rouvinen Seppo, POISSA Punkki Pirkko, POISSA Hartikainen Kerttu, POISSA Keinonen Kaija, POISSA MUUT SAAPUVILLA Pakarinen Jukka-Pekka, sihteeri OLLEET Perälä Matti, kirkkovaltuuston puheenjohtaja ( ja läsnäolon peruste ) Raerinne Jussi, kirkkovaltuuston varapj, POISSA ASIAT :t 13-29 PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS JA VARMENNUS Puheenjohtaja Sihteeri Mikko Lappalainen Jukka-Pekka Pakarinen PÖYTÄKIRJANTARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu Tarkastusaika ja todettu kokouksen Tohmajärvellä.4.2016 kulun mukaiseksi. Mauri Kekkonen Tuulikki Pakarinen PÖYTÄKIRJA PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Kirkkoherranvirastossa 18.4.-2.5.2016 ma to kello 9.00 12.00. seurakuntasihteeri Henna Björn
Kirkkoneuvosto 12.4.2016 8/2 13 Kokouksen avaus Päätös: Yhdessä veisatun virren 332 ja puheenjohtaja pitämän alkuhartauden jälkeen pidettiin hiljainen hetki Kiteen junaonnettomuudessa kuolleiden kahden nuoren henkilön muistoksi. Puheenjohtaja julisti kokouksen avatuksi. 14 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu asialuetteloineen on postitettu kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle 22.3.2016. Kokouskutsu on nähtävillä kirkkoherranviraston ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kirkkoherran ehdotus: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 15 Pöytäkirjantarkastajien valinta Kirkkoherran ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Päätös: Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mauri Kekkonen ja Tuulikki Pakarinen. 16 Ääntenlaskijoiden valinta Kirkkoherran ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee kaksi ääntenlaskijaa mahdollisten äänestysten varalle. Päätös: Tämän kokouksen ääntenlaskijoiksi valittiin Mauri Kekkonen ja Tuulikki Pakarinen. 17 Asioiden käsittelyjärjestyksestä päättäminen Kirkkoherran ehdotus: Esityslistaa ehdotetaan asioiden käsittelyjärjestykseksi ja Muut asiat kohdassa otetaan mahdolliset lisä-asiat. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti esityslistaa päätettiin pitää asioiden käsittelyjärjestyksenä ja Muut asiat kohdassa otetaan viisi lisä-asiaa. 18 Kolehtisuunnitelma ajalle 1.5. 31.8.2016 Esityslistan liitteenä jäljennös em. kolehtisuunnitelmasta. Kirkkoherran ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy kolehtisuunnitelman ajalle 1.5. 31.8.2016. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti kirkkoneuvosto hyväksyi kolehtisuunnitelman em. ajalle. 8.5.2016 kerätään kolehti Suomen ev.lut. Kansanlähetykselle.
Kirkkoneuvosto 12.4.2016 9/2 19 Tohmajärven kellotapulin paanukaton tervaus Kuluvan vuoden talousarvioon on varattu 10.000 euron määräraha ko. kellotapulin paanukaton tervaukseen. Suunnitelmassa oli tervata paanukaton etelän puoleinen lape kuluvan vuoden aikana. Paanukatto on uusittu 1994 ja viimeksi tervattu 2005. Edellisen vuoden (2015) toiminta- ja taloussuunnitelmasta hanke siirrettiin toteutettavaksi vuodelle 2016. Hautausmaanhoitaja Esko Romppanen on pyytänyt Aapo Voutilaiselta ja Kattomestarit Oy:ltä tarjoukset urakasta. Voutilainen on ilmoittanut, että hän ei lähetä tarjousta ja Kattomestarit Oy: tarjous 16.2.2016 koko tapulin katon tervaamisesta on kokonaishinnaltaan 15.400. Kiinteistö- ja ympäristötyön johtokunta päätti kokouksessaan 15.3.2016 6 esittää kirkkoneuvostolle kellotapulin koko katon tervaamista ja Kattomestarit Oy:n tarjouksen hyväksymistä saadun tarjouksen mukaisesti. Kirkkoneuvosto päättää ko. hankkeen rahoituksesta ja toteuttamisaikataulusta. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää johtokunnan esityksen mukaisesti hyväksyä Kattomestarit Oy:n tarjouksen kellotapulin koko katon tervaamisesta kokonaishintaan 15.400 euroa. Kirkkohallitukselta anotaan rakennustukea em. hankkeen rahoitukseen ja talousarvion määrärahan lisäys huomioidaan lisätalousarviossa 2016. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti kirkkoneuvosto päätti hyväksyä Kattomestarit Oy:n tarjouksen kellotapulin koko paanukaton tervaamisesta hautatervalla kokonaishintaan 15.400 euroa. Ko. työn valvojaksi seurakunnan puolesta pyydetään Jukka-Pekka Immosta. Kirkkohallitukselta anotaan rakennustukea em. hankkeen rahoitukseen ja talousarvion määrärahan ylitys huomioidaan lisätalousarviossa 2016. 20 Kanttorin työhuone Esityslistan liitteenä muistio ko. tilan työntekijäpalaverista sekä jäljennös Suomen Sisäilmakeskuksen rakennusterveysasiantuntijan laatimasta sisäilmaselvityksen tutkimussuunnitelmasta. Viranhaltijan kanssa on myös selvitetty mahdollisuutta siirtyä nykyisistä toimitiloista toisaalle ja alustavasti on toimitilan sijoituspaikaksi kaavailtu yläkerrassa olevaa kirjastotilaa. Tilaan tulisi rakentaa kiinteä seinä ja ääntä eristävä ovi sekä huolehtia tilan ilmanvaihdon riittävyydestä. Viranhaltijan mielestä tila on riittävä. Kiinteistö- ja ympäristötyön johtokunta päätti kokouksessaan 15.3.2016 7 esittää kirkkoneuvostolle, että Sisäilmakeskuksen tutkimussuunnitelma merkitään tiedoksi saaduksi ja kanttorin työtilaksi järjestetään yläkerrassa oleva kirjastotila. Kirjastotilaan rakennetaan väliseinä ja ovi sekä tilan ilmastointia parannetaan. Kuluvan vuoden talousarvioon ei ole varattu määrärahaa em. hankkeeseen. Talouspäällikön ehdotus: Johtokunnan esityksen mukaisesti kirkkoneuvosto merkitsee Sisäilmakeskuksen tutkimussuunnitelman tiedoksi saaduksi ja päättää, että kanttorin työtilat siirretään seurakuntatalon yläkertaan ns. kirjastotilaan. Tila muutetaan työtilaksi seurakunnan omana työnä siten, että hautausmaanhoitaja Esko Romppanen rakentaa kevyen väliseinän ja tila eristetään ovella kopiointitilasta. Uuden työtilan ilmastointi ja atk-valmius tarkistetaan.
Kirkkoneuvosto 12.4.2016 10/2 20 jatkuu Päätös: Kirkkovaltuuston puheenjohtaja Matti Perälä jääväsi itsensä ja poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi klo 12.55 13.05. Ehdotuksen mukaisesti Sisäilmakeskuksen tutkimussuunnitelma merkittiin tiedoksi saaduksi ja päätti, että kanttorin työtilat siirretään alakerrasta seurakuntatalon yläkertaan ns. kirjastotilaan. Tulevan työtilan muutostyöt hoidetaan seurakunnan omana työnä hautausmaanhoitaja Esko Romppasen toimesta. 21 Johtokuntien pöytäkirjat Jäljennökset johtokuntien pöytäkirjoista esityslistan liitteenä. Kirkkoherran ehdotus: Kirkkoneuvosto merkitsee pöytäkirjat tiedoksi saaduiksi ja johtokuntien käsittelemät toimintakertomukset vuodelta 2015 on liitetty seurakunnan tasekirjaan 2015 ja käsitellään pykälässä 22. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti johtokuntien pöytäkirjat merkittiin tiedoksi saaduiksi. Lähetystyön johtokunnan pöytäkirjan pykälät 8 ja 9 käsitellään muissa asioissa. 22 Tilinpäätös ja tasekirja 2015 Esityslistan liitteenä jäljennös tasekirjasta 2015. Tohmajärven seurakunnan taloussäännön 24 mukaisesti seurakunnan tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kirkkojärjestyksen sekä kirjanpitolain ja -asetuksen, kirkkohallituksen ja kirkkoneuvoston antamien ohjeiden sekä tämän säännön määräysten mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tasekirjan ja tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat. Tasekirja sisältää toimintakertomuksen, tilinpäätöslaskelmat, tilinpäätöksen liitetiedot, allekirjoitukset ja merkinnät sekä luettelot ja selvitykset. Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat sisältävät tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt ja muut erittelyt. Tilintarkastuskertomus liitetään kirkkovaltuuston tilinpäätösasiakirjoihin. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja talouspäällikkö. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto käsittelee tasekirjan 2015 kokouksessaan ja tekee esityksen tuloksen käsittelystä kirkkovaltuustolle sekä allekirjoittaa tasekirja 2015. Samalla kirkkoneuvosto päättää toimittaa seurakunnan tilinpäätöksen 2015 tilintarkastajien tarkastettavaksi ja lausuntoa varten sekä antaa tilintarkastajille vahvistusilmoituskirjeen. Tilintarkastajat suorittavat tilintarkastuksen seurakunnassa 10.5.2016 ja tilintarkastuskertomus toimitetaan tarkastuksen jälkeen kirkkoneuvosto tietoon ja edelleen liitettäväksi tasekirjaan 2015 ja toimitettavaksi kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti kirkkoneuvosto teki esityksen tuloksen käsittelystä (tasekirjan sivu 55) kirkkovaltuustolle ja päätti allekirjoittaa tasekirjan 2015 (sivu 68). Kirkkoneuvosto päätti toimittaa seurakunnan tilinpäätöksen 2015 tilintarkastajien tarkastettavaksi ja lausuntoa varten sekä päätti antaa tilintarkastajille vahvistusilmoituskirjeen, jonka kirkkoherra ja talouspäällikkö allekirjoittivat. Tilintarkastuskertomus toimitetaan tilintarkastuksen jälkeen kirkkoneuvoston tietoon liitetään aikanaan kirkkovaltuustolle toimitettavaan tasekirjaan 2015, kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi.
Kirkkoneuvosto 12.4.2016 11/2 23 Vuosilomajärjestys 2016 Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää hyväksyä esityslistan liitteenä olevan vuosilomajärjestyksen 2016 ja lomarahojen vaihtosopimuksen 2016. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti kirkkoneuvosto hyväksyi vuosilomajärjestyksen 2016 ja lomarahojen vaihtosopimuksen 2016 muilta osin, paitsi kirkkoherran osalta vuosilomista tekee päätöksen tuomiokapituli. 24 Seurakuntaelämän turvaaminen Pohjois-Karjalassa lääninrovastien kirje Pohjois- Karjalan seurakunnille Piispat Seppo Häkkinen ja Jari Jolkkonen kutsuivat seurakuntia Kuopioon koolle 17.- 18.9.2015 keskustelemaan seurakuntien tulevaisuudesta Pohjois-Karjalassa. Tämä työskentely jatkui Joensuussa 1.12.2015 yhteisellä työskentelyllä teemalla Tulevaisuus omissa käsissämme. Molemmissa kokouksissa vallitsi selkeä yhteisymmärrys seurakuntaelämän turvaamisesta Pohjois-Karjalassa. Tahtotilaa on turvata seurakuntaelämä myös niissä seurakunnissa, joita eniten koettelee yhteiskunnan rakennemuutokset (esim. väestökato, työttömyys, väestön vanheneminen). Joensuun rovastikunnan kirkkoherrojen kokouksessa 26.1.2016 Pielisensuun kirkolla tuotiin voimakkaasti esille tarve kysyä rovastikunnan seurakunnilta ja muilta mahdollisilta seurakunnilta tahtoa ja halua lähteä mukaan selvitystyöhön, jonka yhtenä mahdollisena lopputuloksena voisi esimerkiksi olla Joensuun seurakuntayhtymän laajentaminen. Joensuun ja Savonlinnan rovastikunnan lääninrovastit ovat pyytäneet seurakuntia Pohjois-Karjalassa vastaamaan muutamaan kysymykseen 31.3.2016 mennessä kysymykset ja vastausesitykset tarkemman Esittelijän esityksessä). Esittelijän esitys: Lääninrovastien kysymys ja pyynnöt ovat seuraavat (vastausesitys seuraa kutakin kysymystä/pyyntöä): 1. Onko seurakuntanne lähdössä mukaan selvitystyöprosessiin? Tohmajärven seurakunnan kirkkoneuvosto päättää lähteä mukaan selvitystyöprosessiin lääninrovastien esittämällä tavalla. 2. Edustajat järjestäytymiskokoukseen Tohmajärven seurakunnan kirkkoneuvosto päättää valita järjestäytymiskokoukseen ti 26.4. klo 18 Joensuussa kaksi edustajaa ja antaa heille valtuudet valita ohjausryhmän jäsenet ja sopia ko. ryhmän järjestäytymisestä ja tehtävistä ja päättää ns. hallinnoivasta seurakunnasta 3. Ehdokkaat ohjausryhmän jäseniksi Tohmajärven seurakunnan kirkkoneuvosto päättää esittää ohjausryhmän jäseniksi sopivat ehdokkaat 4. Hallinnoiva seurakunta Tohmajärven seurakunnan kirkkoneuvosto päättää esittää selvitysprosessia hallinnoivaksi seurakunnaksi Kontiolahden seurakuntaa. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti kirkkoneuvosto päätti: 1. Lähteä mukaan selvitystyöprosessiin lääninrovastien esityksen mukaisesti. 2. Järjestäytymiskokoukseen edustajiksi valittiin Matti Perälä ja Vuokko Väistö.
Kirkkoneuvosto 12.4.2016 12/2 24 jatkuu 3. Ohjausryhmän jäseniksi ehdotetaan Jussi Raerinnettä ja Tellervo Karttusta. 4. Selvitysprosessia hallinnoivaksi seurakunnaksi esitetään Kontiolahden seurakuntaa. Matti Perälä poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 13.55. 25 Ilmoitusasiat 1. Kirkolliskokousedustajien ja hiippakuntavaltuuston vaalin vaalilautakunnan pöytäkirja 15.2.2016 2. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma ajalle 1.1.2016-31.12.2019 3. Pohjois-Karjalan alueen seurakuntien liittyminen Joensuun seudun hankintatoimeen 4. Kirkkoherran ratkaisut 5. Talouspäällikön ratkaisut 6. Tuomiokapitulin kirje nro 85 Kirkkoherran ehdotus: Kirkkoneuvosto merkitsee em. ilmoitusasiat tiedoksi saaduiksi. Päätös: Ehdotuksen mukaisesti em. ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi saaduiksi. 26 Muut asiat 1. Suomen Lähetysseuran nimikkosopimuksen uusiminen Päätös: Ko. sopimus päätettiin hyväksyä johtokunnan ehdotuksen mukaisesti. 2. Vieno Kekäleen seurakunnalle testamenttaamien varojen sijoittaminen Päätös: Johtokunnan ehdotuksen mukaisesti päätettiin, että ko. varoista maksetaan kesäkahvilan työntekijän palkka Suomen Lähetysseuran kannatusviikkojen osalta ja muita osin varojen sijoittamista valmistellaan tuottavan sijoituskohteen löytämiseksi. 3. Ruskealan seurakunnan tukipyyntö Ruskealan seurakunta on esittänyt 3.4.2016 Tohmajärven seurakunnalle pyynnön tukea heidän seurakunnan toimintaa ja palaneen kirkon kunnostamista mm. lahjoittamalla heille virsitaulu numeroineen ja liturgiset tekstiilit. Muoviset virsinumerot, musta tai valkea, maksavat Sacrumilla seuraavasti: 12 cm korkeina 3,10 /kpl, 100 kpl numeroita (10 kpl/nrot 0-9) yht 310,00 7 cm korkeina 2,15 /kpl, 50 kpl numeroita (5 kpl/nrot 0-9) yht 107,50 väliviivat 0,70 /kpl yht 3,50 Yhteensä 421,00 (Hinnat sis. ALV:n, mahdollinen srk-alennus ja postikulut puuttuvat laskelmista). Maalattujen alumiinisten numeroiden vastaavat hinnat ovat 4,70, 3,20, 1,05. Seurakunnalla on tällä hetkellä käyttämättömän varastossa Tikkalan seurakuntatalon virsitaulu. Kun Tohmajärven kirkkoon hankittiin remontin yhteydessä v 2005 uudet, samettiset stolat jäi ylimääräiseksi yksi sarja ns. kääntöstolia (eri väri toisella puolella), yhteensä 4 5 kpl. Tohmajärven seurakunta omistaa runsaasti entisen Ruskealan seurakunnan omaisuutta, mm. kirkonkelloja, ehtoollisvälineet, alttarikynttelikön ja antependiumin.
Kirkkoneuvosto 12.4.2016 13/2 26 jatkuu Kirkkoherran ehdotus: Seurakunta vastaa myönteisesti Ruskealan seurakunnan pyyntöön ja päättää lahjoittaa tälle seurakunnalle: muoviset virsinumerot Sacrumista hankittuna, yhteishintaan 421, Tikkalan seurakuntatalon entisen virsitaulun ja kääntöstola sarjan. Kirkkoneuvosto päättää jättää selvitettäväksi sen mahdollisuuden, että seurakunta lahjoittasi ns. entisen Ruskealan seurakunnan omaisuutta uuden Ruskealan seurakunnan käyttöön. Päätös: Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Ellei virsitaulua voida käyttää, Niilo Pitkänen lupautui rakentamaan vastaavan taulun omalla kustannuksellaan. 4. PKS:n mittauspylvään ja liittymisjohdon sijoituslupa Kemien seurakuntatalolle Päätös: Merkittiin tiedoksi saaduksi. 5. Tohmajärven vesistöhanke Päätös: Merkittiin tiedoksi saaduksi Teuvo Karjalaisen selostus em. hankkeen etenemisestä. 27 Oikaisuvaatimuksen antaminen Päätös: Puheenjohtaja antoi liitteen mukaisen oikaisuvaatimuksen. 28 Kokouksen päättäminen Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 14.25.