HATTULAN SEURAKUNTA KIRKKONEUVOSTO PÖYTÄKIRJA Kokous N:o 3-2015 Aika 25.03.2015 kello 18.00 22.10 Paikka Virastotalo Läsnä Poissa Puheenjohtaja Järvinen Virpi Varapuheenjohtaja Lilja Lasse J. Jäsenet Ahonen Arto Keto Anne Pietilä Pentti Suomaa Jussi Ylitalo Leila Viranhaltijat 35 Anttila Miikka Riitta Taivalmaa poistui Airola Sari klo 20.15 ja muut viran- Heino Tiina haltijat klo 20.45 Rosberg Carita Suopuro Karo Taivalmaa Riitta Yrjälä Salla Kirkkovaltuuston pj Pulli Veikko Kirkkovaltuuston varapj Tast Olle Pöytäkirjanpitäjä Nieminen Leena Asiat 32-46 Virsi 52;1-2,5 32 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty 19.03.2015 kirkkoneuvoston jäsenille sekä kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. Todetaan läsnä- ja poissaolijat. Luettelo on sivulla yksi. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
2 33 Pöytäkirjan tarkastajat Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan taloustoimistossa perjantaina 27.03.2015 ja pöytäkirja on nähtävänä taloustoimistossa 30.03. - 13.04.2015 välisen ajan. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Anne Keto ja Leila Ylitalo. 34 Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi seuraavilla lisäyksillä; kiireellisenä asiana otettiin käsiteltäväksi 43 ja ilmoitusasioihin lisättiin kohta kahdeksan. 35 Tilinpäätös vuodelta 2014 Kirkkojärjestyksen 9 luvun 6 :n mukaan kirkkoneuvoston on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta sekä annettava se kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava luettelo seurakunnan jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemistä aloitteista ja kirkkoneuvoston toimenpiteistä niiden johdosta. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu sekä toimintakertomus. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Tilinpäätöstä varmentamaan laaditaan kirjanpitolain 3 luvun 13 :n mukaan lisäksi taseerittelyt ja liitetietojen erittelyt, jotka ovat seurakunnan sisäisiä, ei julkistettavia tilinpäätösasiakirjoja. Allekirjoitukset merkitään tasekirjaan tilinpäätöslaskelmien ja liitetietojen jälkeen. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Tasekirja ja muu tilinpäätösaineisto on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä merkitään tasekirjaan allekirjoitusten jälkeen. Tilintarkastuskertomus esitetään kirkkovaltuustolle tilinpäätöksen hyväksymistä koskevan ehdotuksen liitteenä. Tilikauden tuloksella tarkoitetaan seurakunnan tuloslaskelman tulosta ennen varauksia ja rahastosiirtoja. Tuloksen käsittely voi tarkoittaa vapaaehtoista varausta (yleisimmin investointivaraus), poistoeron tai rahaston lisäystä tai yli-/alijäämän siirtämistä taseen omaan pääomaan. Tilinpäätössiirtojen aiheuttamat kirjaukset tehdään ennen kuin tilinpäätös esitetään kirkkovaltuustolle. Mikäli valtuusto ei hyväksy tilinpäätöstä sellaisenaan vaan siihen tehdään muutoksia, tehdään tarvittavat kirjaukset tilinpäätöstä muuttaen. Vastaavat viranhaltijat esittelevät toimialansa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen.
3 Kirkolliset vaalit, kirkonkirjojen pito, kirkkoherranvirasto, yleishallinnon tekstiosa, jumalanpalveluselämä, hautaan siunaaminen, muut kirkolliset toimitukset, sairaalasielunhoitotyö, palveleva puhelin, sielunhoitotyö ja muu seurakuntatyö sekä aikuistyö, muut seurakuntatilaisuudet, tiedotus ja lähetystyö: Virpi Järvinen Musiikkitoiminta: Karo Suopuro Päiväkerho- ja pyhäkoulutyö sekä lapsityö: Miikka Anttila Rippikoulutyö: Tiina Heino Varhaisnuoriso- ja koulutyö: Carita Rosberg Nuorisotyö: Salla Yrjälä Kansainvälinen diakonia: Sari Airola Yleishallinnon talousarvio-osa, hautatoimi, kiinteistötoimi, investoinnit, tuloslaskelma ja rahoituslaskelma: Leena Nieminen LIITE NO 1. 1. Kirkkoneuvosto käsittelee toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vuodelta 2014. 2. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto vahvistaa tilinpäätöksen vuodelta 2014. Tilikauden tulos on 37.901,62 ylijäämäinen, joka kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille. 3. Kirkkoneuvosto ja talouspäällikkö allekirjoittavat tilinpäätöksen. Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti ja kirkkoneuvosto sekä talouspäällikkö allekirjoittivat tilinpäätöksen. 36 Vahvistetaan kaluston poistoluettelo Kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti investointiosaan merkitään hankintahinnaltaan yli 5.000 euroa ja käyttötalousosaan tämän alittavat irtaimistohankinnat. Kirkkoneuvosto on taloussäännön 22 :n mukaisesti antanut ohjeet koskien irtaimesta omaisuudesta pidettävää luetteloa ja irtaimistosta tehtäviä poistoja. Irtaimistoluetteloon merkitään yli 170 maksava irtain omaisuus. Näistä käyttötalousosaan vuosikuluiksi merkittävistä hankinnoista pitää luetteloa hankinnan suorittanut työntekijä. Irtaimistoluettelot tarkastetaan ja laaditaan ajan tasalle vähintään kerran vuodessa ja ne toimitetaan allekirjoitettuna taloustoimistoon 31.01. mennessä. Käyttökelvottoman irtaimiston hävittämisestä päättää talouspäällikkö, joka esittää vuosittain irtaimistosta laaditun poistoluettelon hyväksyttäväksi ja vahvistettavaksi. LIITE NO 2. Kirkkoneuvosto hyväksyy ja vahvistaa oheisen liitteen mukaisen poistoluettelon. 37 Saatavien poistot Taloussäännön 12 :n mukaan saatavien perintä ja valvonta on järjestettävä siten, että kaikkia saatavat tulevat asianmukaiseksi perityiksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, velallista on kehotettu maksamaan velkansa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Talouspäällikkö voi perustellusta syystä luopua perimisestä, tehdä asiasta kirjallinen päätös perusteluineen ja antaa tieto päätöksistä kirkkoneuvostolle. Maksamattomista saatavista on lähetetty kolme muistutusta, joista viimeisessä mainitaan, että maksamaton saatava viedään kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Kolme maksukehotusta
4 on lähetetty kaikista muista saatavista, mutta kirkkoherranviraston virkatodistusmaksusaatavista ainoastaan yksi. Ohessa on lista vuonna 2014 maksamattomista saatavista. LIITE NO 3. Maksamattomat saatavat kirjataan luottotappioihin yhteensä 1.413,54. 38 Vahvistetaan vuosilomat lomakaudella 02.05.-30.09.2015 Kirkkojärjestyksen 6 luvun 8 :n mukaan vuosiloman myöntää seurakunnan papinviran haltijalle tuomiokapituli. Kirkkoherralla on kuitenkin oikeus myöntää seurakunnan muun papinviran haltijalle vapaa-ajat, vuosilomat ja enintään kahden kuukauden pituiset virkavapaudet. Vuosilomaa ja virkavapautta koskevasta kirkkoherran päätöksestä tulee lähettää ilmoitus lääninrovastille ja tuomiokapituliin. Kirkkoherran vuosiloman ja virkavapauden myöntää aina tuomiokapituli. Kirkkoneuvosto vahvistaa muiden työntekijöiden lomakauden lomat. Lomajärjestyslista on laadittu työntekijöiden kuulemisen perusteella. Loma myönnetään siten, ettei siitä aiheudu tarpeetonta haittaa tehtävien suorittamiseksi ja tarvittaessa vuorotellen lomaaikoja eri työntekijöiden välillä. Lomalle vahvistetaan loma-aika, jolloin se voi alkaa tai päättyä myös sunnuntaihin. Lomaaikaan voi sisältyä myös vapaapäiviä, jotka eivät kuluta lomapäiviä. Lomakaudella annetaan vähintään 65 % loman määrästä, ellei työntekijän kanssa toisin sovita. Oheisena on vuosilomaesitys. LIITE N:O 4. 1. Kirkkoneuvosto vahvistaa vuosilomat oheisen lomajärjestyksen mukaisesti. 2. Kirkkoneuvosto antaa kirkkoherralle ja talouspäällikölle toimivaltuudet tehdä tarvittavia muutoksia lomajärjestykseen erityisestä syystä. Perusteina voivat olla työntekijän oma perusteltu anomus tai työstä johtuvat syyt huomioonottaen KirVESTES:n määräykset loman myöntämisestä. 39 Lastenohjaajien lomautusaika kesällä 2015 40 Kirkkoneuvoston päätettävissä olevat kolehtien kohteet 3.5.-27.9.2015 Jumalanpalveluksissa sekä muissa seurakunnallisissa tilaisuuksissa voidaan kerätä kolehti kirkon ja seurakunnan toiminnan sekä niiden tehtävää vastaavien tarkoitusten tukemiseksi (KL 4:2). Kirkkojärjestyksen mukaan (KJ 2:8) kirkkoneuvosto vahvistaa suunnitelman niistä päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista, joista ei ole määrätty kirkkohallituksen tai tuomiokapitulin toimesta. Kirkkoherran asiana on valvoa, että suunnitelmaa noudatetaan. Hänellä on oikeus perustellusta syystä poiketa kolehtisuunnitelmasta. Poikkeamasta on tiedotettava kirkkoneuvostolle, mikäli asiaa ei ehditä käsitellä siellä. Pakollinen kolehtisuunnitelma koskee vain varsinaisissa päiväjumalanpalveluksissa kannettavaksi tarkoitettuja kolehteja.
5 Kirkkohallituksen yleiskirjeessä (21/2014) muistutetaan, että kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin määräämien kolehtien kantopäiviä tulee noudattaa, ellei ole erityisen painavaa syytä siirtää virallista kolehtia toiselle pyhäpäivälle. Kirkkohallituksen täysistunto on 25.5.2011 antanut edellä mainitusta erityisen painavasta syystä tapahtuvasta kolehdin kantopäivän siirrosta tarkentavan ohjeen, jossa sanotaan mm.: Hallintokäytännössä kirkkohallituksen tai tuomiokapitulien määräämiä kolehteja on voitu siirtää, mikäli kyseiselle sunnuntaille on suunniteltu seurakunnan erityistä kirkkopyhää, jolloin halutaan kantaa kolehti kyseisen päivän mukaisesti. Toisena erityisenä perusteena on saatettu käyttää paikkakunnalla tapahtunutta onnettomuutta tai vastaavaa, jolloin kolehti on haluttu kerätä onnettomuuden uhrien auttamiseksi. Määrätty kolehti tulee tällöin kerätä ensimmäisenä mahdollisena painoarvoltaan vastaavana kolehtipäivänä. Hyvään hallintoon kuuluu, että kolehtipäivän siirrosta vähintäänkin ilmoitetaan kirkkohallitukselle. Kolehtisuunnitelma on laadittu 3.5.-27.9.2015 väliselle ajalle kirkkohallituksen yleiskirjeen (21/2014) pohjalle kirkkohallituksen suositusten ja aikaisemman käytännön pohjalta. Suunnitelmaan on merkitty 7.6. ja 19.7. kirkkohallituksen määräämät ja ajanjaksoon sidotut, kesä-elokuussa kerättävät kolehdit. Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin 8.10.2014, 391 määräämä kolehti kerätään 28.6.. Muille kirkkohallituksen suunnitelman ns. vapaille kolehtipyhille on lisätty kolehtikohteet (10.5., 31.5., 21.6., 28.6., 12.7., 2.8., 16.8., 30.8., 13.9.). LIITE NO 5. ESITYS (vs.khra): Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteen mukaiset kolehtien kohteet 3.5.-27.9.2015. 41 Henkilöstöasia 42 Henkilöstöasia 43 Kehitysvammateologin viran tulevaisuus Entisen Pääjärven kuntayhtymän, nykyisen Eteva Pohjoisen alueella on alueen seurakuntien ylläpitämä kehitysvammateologin virka, vuodesta 1988 alkaen papin virka. Virka perustuu yhteensä 25 seurakunnan ja Etevan keskinäiselle sopimukselle. Juridisesti virka on perustamisesta, vuodesta 1984, alkaen ollut Lammin seurakunnan virka. Näin siksi, että Lammilla on sijainnut alueen ainoa kehitysvammalaitos, Pääjärven kuntoutuskeskus ja Kauppilan hoitolaitos (entinen Ronnin keskuslaitos). Viran ensisijaisena tehtävänä on alueen kehitysvammaisten ja heidän omaistensa hengellinen hoito. Käytännössä tämä tarkoittaa kehitysvammaisten ja perheiden jumalanpalvelusja hartauselämän järjestämistä ja kirkollisia toimituksia erityistyömuodon puitteissa, sielunhoitotyötä, kehitysvammaisten rippikoulutyötä, yhteydenpitoa eri yhteistyökumppaneihin (seurakunnat, kehitysvammaisten tukiliitto ja eri yhdistykset, koulu-organisaatio, kehitysvammaisten työkeskukset, hoitokodit ja kuntayhtymä). Lisäksi työhön kuuluu kehitysvammaisten keskuudessa tapahtuvaa virkistystoimintaa (retket, leirit ja kerhot), materiaalin tekemistä seurakunnan työntekijöiden avuksi seurakunnan omassa kehitysvammatyössä sekä asiantuntija-avun antamista seurakuntien kehitysvammatyötä tekeville työntekijöille. Viran vakinaisella haltijalla tulee olla sielunhoidon erityiskoulutus.
6 Kehitysvammateologin/kehitysvammaistyön papin työtä johtaa ja valvoo Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto (ennen kirkkoneuvosto) ja viranhaltijan esimies on Lammin seurakunnan kirkkoherra. Viranhaltijan työn tueksi Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto asettaa nelivuotiskaudeksi kerrallaan kehitysvammaistyön toimikunnan, johon kuuluu kerrallaan yht. 8 jäsentä. Jäsenet viidestä seurakunnasta (kukin vuorollaan), jäsen Lammin seurakunnasta, jäsen Etelä-Hämeen kehitysvammaisten tukipiiristä ja jäsen Eteva Pohjoisen alueelta. Sopimukseen kuuluu, että Eteva järjestää teologille työhuoneen. Ennen työhuone sijaitsi Ronnissa, nykyisin Lahdessa. Kyseistä virkaa on hoitanut vuodesta 1992 pastori Irja Piispanen. Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto on nyt kuitenkin myöntänyt hänelle anomuksesta eron kyseisestä virasta eläkkeelle siirtymistä varten 1.5.2015 alkaen ja päättänyt lisäksi täyttää viran ensivaiheessa määräaikaisena ajalle 1.5. 31.12.2015. Sopijaseurakunnat osallistuvat viran ylläpitämiseen seurakuntien jäsenmäärän mukaisessa suhteessa, kuitenkin siten, että Lammin seurakunnan maksuosuutta on korotettu 100 prosentilla. Suurin maksaja on Lahden seurakuntayhtymä. Pääjärven kuntoutuskeskuksen ja Kauppilan hoitokotien hajaannuttua Lammilla pienempiin yksiköihin eri puolille Eteva Pohjoisen aluetta on tullut ajankohtaiseksi harkita, onko järkevää ja tarkoituksenmukaista, että alueen yhteinen kehitysvammateologin/kehitysvammaistyön papin virka on jatkossakin Lammin seurakunnan alueella. Kokouksessaan 18.2.2015 asiasta käydyssä keskustelussa Lammin seurakuntaneuvosto ilmaisi halukkuutensa neuvottelujen aloittamiseen viran sopijaosapuolten kesken sen uudelleenjärjestelyistä ja viran mahdollisesta siirtämisestä alueen jonkun toisen seurakunnan tai seurakuntayhtymä vastuulle. Lahden seurakuntayhtymä on alustavasti ilmaissut valmiutensa ottaa kyseinen kehitysvammaistyön papin virka vuorostaan vastuulleen. Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto kutsuu Eteva Pohjoisen alueen sopijaseurakuntien ja Etevan kuntayhtymän edustajat yhteiseen neuvottelutilaisuuteen alueen seurakuntien yhteisen kehitysvammaistyön papin viran tulevaisuudesta Lammin seurakuntasaliin ma 13.4.2015 klo 14. Seurakuntia ja Etevaa pyydetään nimeämään neuvotteluihin 1-3 edustajaa ja ilmoittamaan heidän nimensä viimeistään 9.4.2015 osoitteeseen heli.ulvinen@evl.fi. Mikäli seurakuntien yhteisen kehitysvammaistyön papin virasta laadittua sopimusta päädytään neuvottelujen tuloksena muuttamaan tai laatimaan kokonaan uusi sopimus, asiaan tullaan pyytämään seurakuntien kirkkovaltuustojen/seurakuntaneuvostojen lausunnot. ESITYS (vs.khra): Kirkkoneuvosto nimeää Hattulan seurakunnan edustajaksi pastori Miikka Anttilan Eteva Pohjoisen alueen kehitysvammaistyön papin viran tulevaisuutta koskevaan neuvotteluun 13.4.2015 Lammille. 44 Muut asiat Muita asioita ei ollut.
7 45 Ilmoitusasiat 1. Henkilöstöasia 2. Henkilöstöasia 3. Henkilöstöasia 4. Sijoitusasia 5. Sijoitusasia 6. Työntekijöiden tiloja koskevat esitykset. LIITE NO 7. 7. Rakennustoimikunnan pöytäkirja 13.03.2015. LIITE NO 8. 8. Ehtoollisavustajat 07.02.2015. LIITE NO 9. Ilmoitusasiat merkittiin tietoon saaduksi. 46 Valitusosoitus Annettiin valitusosoitus. Virsi 552