Henkilöstösuunnittelu matkalla uuteen sairaalaan Kehittämisylihoitaja Tuula Antinaho KSSHP/Uusi sairaala-hanke Henkilöstösuunnittelija Taina Mäkelä
Esityksen sisältö Uuden sairaalan henkilöstösuunnitteluun vaikuttavia tekijöitä Uuden sairaalan henkilöstömitoituksen perusteista Henkilöstösuunnittelutyökalu Hoitotyön kannalta keskeisiä muutoksia matkalla uuteen sairaalaan
Uuden sairaalan henkilöstösuunnitteluun vaikuttavia tekijöitä toimintaluvut ja niiden simulointi kehittämisen pohjana muutokset toiminnallisissa rakenteissa vuodeosastotoiminta: erikoisalattomat sairaansijat (= toiminnalliset kokonaisuudet) vuodeosastojen käyttöaste (tällä hetkellä ~72-75 %, tavoitteena 90 %) koti- ja päiväsairaalatoiminnan valvontapaikkojen osaamiskeskukset: aukioloaikojen pidentäminen Vastaanottohuone/back office/asiantuntijavyöhyke lähipalvelut osana palvelukokonaisuutta tilat mahdollistavat sujuvan toiminnan (sairaala on kompakti kokonaisuus)
Uuden sairaalan henkilöstösuunnitteluun vaikuttavia tekijöitä (jatkuu) ydintoiminnan määrittely potilaan ydinprosessin ja sitä tukevien tukipalveluiden prosessien eriyttäminen opetus/koulutus sähköinen asiointi pth-esh-integraatio toimiva ict-järjestelmä (toiminnanohjaus) hoitohenkilöstön liikkuvuus, joustava käyttö uuden sairaalan johtamisjärjestelmä Antinaho Tuula & Taina Mäkelä 12.11.2015 kuva:hus.fi
Toiminnan suunnittelualusta Desing Manual, johon on kuvattu: nykyiset toiminnot nykyinen henkilöstömitoitus uuden sairaalan toiminnot arvio uuden sairaalan henkilöstömitoituksesta 12.11.2015 Antinaho Tuula & Taina Mäkelä
Uuden sairaalan henkilöstömitoituksen perusteista näyttöön perustuvaa kansallista ja kansainvälistä tietoa: kuuma sairaala: teho= yksi potilas/hoitaja tehovalvonta= kaksi potilasta/hoitaja päivystys = käyntimäärät tarkkailuosasto = kolme potilasta/hoitaja osaamiskeskukset: käyntimäärät, käyntityypit, käyntien kestot eri ammattiryhmät vuodeosastot: neljä kahdeksan potilasta/hoitaja, ka. kuusi potilasta/hoitaja aamu-ilta-yövuorojen vahvuudet 12.11.2015 Antinaho Tuula & Taina Mäkelä kuva: vsshp.fi
Hoitohenkilöstön mitoituksen perusteista mitoituksessa käytetään Pitkäahon henkilöstömitoitusmalleja (poliklinikat, leikkaussalit, synnytyssalit, vuodeosastot jne.) lähtökohtana: toiminta ja hoidontarve, ei esim. sairaansijojen määrä käytettävissä oleva työpanos keskeisessä asemassa potilas/hoitaja- tunnusluku lähtötilanne (v. 2011, v. 2012. v. 2013 luvut) hoitopäivät, käynnit, työpanokset uuden toiminnan suunnittelu
Hoitohenkilöstön mitoitus poikkeama Pitkäahon mallista: yhden hoitajan työpanos yhden vuoden aikana: 202 työpäivää eli 1545,3 tuntia eli tästä on vähennetty 10 arkipyhää 35 vuosilomapäivää 10 sairauspäivää 3 koulutuspäivää teholla työpäiviä on 200 eli 1530 tuntia
Hoitohenkilöstön mitoitus käytetty vuosimallia sekä toiminnallisten muutosten toteuttamissuunnitelmaa arvioitu toimintaa uudessa sairaalassa arvioitu käyntien/hoitopäivien määrää potilas/hoitaja- tunnusluku työpanosarvio keskeistä: uuden toiminnan suunnittelu ja arviointi potilaan hoitoa tukevien prosessien suunnittelu ja arviointi
Hoitohenkilöstön mitoitus toiminnalliset kokonaisuudet, arvioidut käynti-/hoitopäivämäärät, potilas/ hoitaja- tunnusluku (vuodeosastoilla pääsääntöisesti 6 pot./hoitaja/aamuvuoro riippuu potilaiden hoitoisuudesta, toimivat tukipalvelut hoitohenkilöstön työn tukena (ict, apteekki, ruokahuolto, osastopalvelut, siivous jne.) hoitohenkilöstön työpanosarvio kuva:yle.fi
Henkilöstötyöryhmä Sairaanhoitopiirin johtajan nimeämä työryhmä ajalle 1.9.2013 31.12.2019 Työryhmän tehtävät: Uuden sairaalan henkilöstömitoituksen suunnittelu ja toteutuksen aikataulutus Nykyisen henkilöstön ja uuden sairaalan henkilöstön yhteensovittaminen Osaamisen varmistaminen uuden sairaalan prosessien tarpeiden mukaisesti Raportointi selvitystyön tuloksista sairaanhoitopiirin johtajalle Moniammatillinen työryhmä, jossa edustus myös pth:sta 12.11.2015 Antinaho Tuula & Taina Mäkelä kuva.tylkkari.fi
Henkilöstösuunnittelutyökalu Excel-pohjainen työkalu 1) Henkilöstön perustiedot (vakituinen henkilöstö) Nykyisen organisaatiorakenteen mukainen tietojen käsittely: shp -> toimialue -> vastuualue -> työntekijä Monimuotoinen henkilöstötieto toimii henkilöstösuunnittelun pohjana: määrä rakenne ikäryhmittäin ammattiryhmittäin tehtävänimikkeittäin Vuosittain eläköityvät (63 ikävuoden mukaan) Horisontaalisesti yli organisaatiorakenteen esimerkiksi ammattiryhmäkohtainen tarkastelu useammalla toimialueella Valmiina graafeina ja lukumäärinä Tietoja voidaan kopioida Exceltoiminnallisuutena ja muokata edelleen Tietojen yhdisteltävyys, käytettävyys ja näkyvyys
Henkilöstösuunnittelutyökalu (jatkuu) 2) Henkilöstösuunnittelutiedonkeruulomakkeeseen tallennettava tieto 12.11.2015 vuositason ja pitkän ajan henkilöstösuunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua toimialuekohtainen/shp-tasoinen Poistumat: suunnitellut poistumat poistumatyypeittäin (eläköityvät, sisäiset ja ulkoiset siirrot) ennakoimattomana poistumatyyppinä (palvelussuhteen muu päättyminen) täydennetään kalenterivuoden aikana suunnitelmaan Henkilötiedot Täyttämissuunnitelma tehtävää ei täytetä - tyypeittäin tehtävä täytetään - tyypeittäin Tehtävänimikkeiden muutokset Toteutettavat henkilöstötoimenpiteet Minne siirtyy - suunnitelma Resursointi uusi budjetoitu toimi budjetoitu toimi organisaation sisältä budjetoitu toimi organisaation ulkopuolelta Antinaho Tuula & Taina Mäkelä
Henkilöstösuunnittelutyökalu ksshp 12.11.2015 Antinaho Tuula & Taina Mäkelä
Henkilöstösuunnittelutyökalu (jatkuu) Henkilöstösuunnittelutiedonkeruulomakkeiden tietosisältö toimialueiden henkilöstösuunnitelma kootaan shp-tasoiseksi tiedoksi (yhteensä välilehti) tietoja voidaan kopioida Exceltoiminnallisuutena ja muokata edelleen valmiit raportit (graafeina ja lukumäärinä) tietosisältönä yhteenveto poistumista yhteenveto resursoinneista yhteenveto poistumista ammattiluokittain/tehtävänimikkeittäin yhteenveto poistuman ja resursoinnin erotus täyttämissuunnitelmat tyypeittäin Nykyisen organisaatiorakenteen mukainen tietojen käsittely shp -> toimialue -> vastuualue -> työntekijä ammattiluokittain/tehtävänimikkeittäin
Luonnos: henkilöstösuunnittelu tiedonkeruu lomakkeesta tietosisältö päätöksentekoon Määriteltävä toimintaprosessi ja tietosisällöt! 12.11.20 15 Antinaho Tuula & Taina Mäkelä
Skenaariotyökalu uudessa sairaalassa tarvittavan henkilöstön suunnittelemiseksi pohjautuu nyt käytössä olevaan henkilöstösuunnittelutyökaluun (sama tietosisältö) Tietojen yhdisteltävyys ja näkyvyys sekä vertailu nykyhetkeen sekä uusi sairaala henkilöstömitoitustietoon Uutta rakenteen määrittää uuden sairaalan toiminnalliset kokonaisuudet, joihin henkilöstötieto yhdistetään henkilötieto uuden sairaalan toimintojen mukaisesti osaamistieto yhdistetään henkilöstötietoon tavoitetilana Uuden sairaalan henkilöstömitoitustieto (määrä ja laatu) henkilöstösuunnittelussa, määritelty Design Manualissa - 12.11.20 15 Antinaho Tuula & Taina Mäkelä
Skenaariotyökalu (luonnos) Antinaho Tuula & Taina Mäkelä ksshp 12.11.2015
Henkilöstön osaamistieto osana henkilöstösuunnittelua Kytketään osaamistieto henkilöstötietoon ja henkilöstösuunnitteluun osaamisen kartoitus käynnissä eri ammattiryhmien osalta lähtötilanteessa arvioidaan perusosaamista (hoitotyö), jota osaamisesta 80 % osaamistiedon määrittely yhteisiin sairaanhoitopiiritasoisiin osaamisalueisiin ja tasoihin mahdollistaa kumulatiivisen ja vertailevan tiedon hyödyntämisen: työntekijän osaaminen tehtävänimikkeittäin/ammattiluokittain ikäryhmittäin organisaation eri tasoilla osaamisen kehittämissuunnitelma miten tietoa voidaan tarkastella miten tuloksia tulee hyödyntää tietotuotteiden mallit toimintakäytännöt ja -prosessi työvälineet
Henkilöstösuunnittelu apuna jo nyt henkilöstösuunnittelun haltuunotto arvioida henkilöstössä tapahtuvaa ammattiryhmittäistä vaihtoa ennen uutta sairaalaa arvioida henkilöstön osaamisen tasoa, tarvittavaa koulutusta arvioida uudessa sairaalassa tarvittavia eri ammattihenkilöitä (millaisia työntekijöitä tarvitaan esim. uudenlaisia tehtävänimikkeitä)
Hoitotyön kannalta keskeisiä muutoksia matkalla uuteen sairaalaan Henkilöstörakenteen ja työnjaon kehittäminen erikoissairaanhoidon vuodeosastoilla 2011 2013 - hanke: tutkittiin hoitohenkilöstön työajan kohdentumista potilaalle lisäarvoa tuottavaan hoitotyöhön (välitön ja välillinen hoitotyö, potilaan hoidon dokumentointi), hoidon kannalta tarpeelliseen toimintaan (välillinen työ ja osastokohtaiset toiminnot), sekä lisäarvoa tuottamattomaan työhön (henkilökohtainen ajankäyttö ja muu työ). Tutkimustulosten pohjalta kehitettiin hoitotyön toimintoja ja toimintamallia kolmella vuodeosastolla yhteistyössä Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän kanssa. potilaalle lisäarvoa tuottavan hoitotyön määrä lisääntyi 1,5 vuoden aikana 4 %, ja välittömän hoitotyön määrä 3 %. tutkimuksen kokemuksia ja havaintoja on hyödynnetty suunniteltaessa tiloja uuden sairaalan vuodeosastokokonaisuuteen tukipalveluiden uudelleen organisointi ruokahuollon ja puhtauspalveluiden pilotoinnit väistö 3:ssa
Hoitotyön kannalta keskeisiä muutoksia matkalla uuteen sairaalaan Potilaslähtöisen hoitotyön toimintamallin kehittäminen vuodeosastoilla 2014-2016 - hanke potilaslähtöinen hoitotyön toimintamallin, hoitotyön toimintojen sekä hoitotyön johtamisen käytäntöjen yhtenäistäminen tarvittavan hoitotyön osaamisen varmistaminen Hoitotyön strategia v. 2015 2018 päivitetty syksyllä 2015
Henkilöstösuunnittelu kohti uutta sairaalaa Tilat Toiminta Henkilöstömitoitus Henkilöstösuunnittelu
Kiitos! Tuula Antinaho p. 014-269 2277 tuula.antinaho@ksshp.fi Taina Mäkelä Puh. 014-2695866 taina.makela@kssp.fi