Suomen Kuntaliitto Kunnan viestintä ISBN 951-755-775-2 Suomen Kuntaliitto 2001
Kunnan viestintä SISÄLTÖ Lukijalle Kunnan viestintäperiaatteet Kunta on kuntalaista varten Asukkaat osallistumaan Viestintävastuut selkeiksi Viestintää kannattaa suunnitella Vastaanottajalähtöinen viestintä tehoaa Kokouksista tiedotetaan etu- ja jälkikäteen Tiedotusvälineitä palveltava aktiivisesti Sisäinen viestintä luo työskentelyedellytyksiä Markkinointi tukee kuntakuvaa Kriisiviestintään on valmistauduttava Periaatteet käytäntöön Tavoitteena elävä demokratia Osallistuminen on kunnallisdemokratiaa Maankäyttö suunnitellaan yhdessä asukkaiden kanssa Kuntakonserni viestii avoimesti Päätöksenteko on julkista Työntekijät ja luottamushenkilöt tiedottajina Tiedotusvälineet tärkeitä kuntatiedon lähteitä Neuvonta on osa asiakaspalvelua Erityisryhmien tiedonsaanti turvattava Verkkoviestinnän merkitys kasvaa Sisäinen viestintä tuo tulosta Profilointi ja markkinointi ovat osa kunnan strategiaa Tiedottaminen erityistilanteissa ja poikkeusoloissa Kunnallisista kuulutuksista vuorovaikutukseen Kuntaviestinnän keskeiset säädökset Jokaisella on perusoikeus tietoon ja hyvään hallintoon Suomen perustuslaki Julkisuuslaki Kuntalaki Hallintomenettelylaki Maankäyttö- ja rakennuslaki Yleissopimus yhteistoimintamenettelystä
2 Lukijalle Kunnan asioiden valmistelussa, päätöksenteossa ja palveluissa tarvitaan viestintää ja vuorovaikutusta. Ihmiset haluavat vaikuttaa juuri niihin asioihin, jotka ovat ajankohtaisia heidän arkielämässään. Palautetta on myös opeteltava käsittelemään niin, että kuntalaisten terveiset vaikuttavat. Elävä demokratia ja yhteistyö luovat vetovoimaa koko seudulle. Julkista keskustelua kannattaa viritellä jo valmistelun alkaessa. Kuntien tulevaisuusbarometrin mukaan vaikutusvalta perustuu yhä enemmän henkilökohtaisiin verkostoihin ja mediaosaamiseen. Jokainen kunnan luottamushenkilö ja työntekijä vie osaltaan kunnan viestejä eteenpäin. Viestintäoppaan alussa on lyhyesti lueteltu viestintäperiaatteet, joiden pohjalta kukin kunta voi valmistella omat viestintäohjeensa. Lisäksi kirjasessa on käytännön ohjeita tiedottajille sekä tiivis kooste kuntaviestintää ohjaavista säännöksistä. Perustuslaki, julkisuuslainsäädäntö sekä kuntalain tiedotus- ja osallistumispykälät ohjaavat avoimeen viestintään. Myös monien erityislakien viestintä- ja salassapitosäännökset on tunnetava. Viestintäopas on ollut laajalla lausuntokierroksella kunnissa, mediassa sekä viestinnän opetus- ja tutkimusyhteisöissä. Vuonna 1995 valmistuneeseen kuntien viestintäsuositukseen verrattuna opas käsittelee aiempaa enemmän kuntalaisten osallistumista, verkkoviestintää, henkilöstöviestintää, markkinointia ja kriisiviestintää. Viestintäoppaan valmistelleeseen työryhmään ovat kuuluneet viestintäpäällikkö Jari Seppälä, Tampere (pj.), internet-toimittaja Martti Holma, Oulu, tiedotuspäällikkö Sirpa Jyrkänne, Helsinki, tiedotuspäällikkö Sirkka Keränen, Oulu, tiedotuspäällikkö Kaija Nousiainen, Kuopio, tiedotuspäällikkö Antti Nuorivuori, Kotka sekä Kuntaliitosta johtava lakimies Taisto Ahvenainen, yliarkkitehti Ritva Laine, viestintäpäällikkö Marjo Timonen ja tiedottaja Satu Tyry-Salo (siht.)
KUNNAN VIESTINTÄPERIAATTEET Kunta on kuntalaista varten 3 Kunnan asukkailla on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan, sekä osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Aktiivinen, aikaisessa vaiheessa tapahtuva tiedottaminen ja vuorovaikutus luovat asukkaille edellytyksiä vaikuttaa yhteisiin asioihin ja toimia kunnan jäsenenä. Viestintä tukee kunnan kehitystä ja edistää asukkaiden hyvinvointia. Viestintä tekee myös mahdolliseksi kunnan toiminnan arvioinnin. Keskeisistä asioista on tärkeää käydä kansalaiskeskustelua jo ennen päätösesityksen tekoa. Kunnan toiminnan on oltava avointa ja läpinäkyvää myös silloin, kun tehtävää hoitaa kuntayhtymä, liikelaitos, säätiö tai muu yhteisö. Erimuotoisesta kuntarajat ylittävästä yhteistyöstäkin on tiedotettava. Vireillä olevista asioista on annettava riittävästi tietoja jo suunnitteluvaiheessa. Myös ratkaisujen vaikutuksista on kerrottava. Kuntalaisille on tiedotettava, miten he voivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Asukkaiden viestejä on kuunneltava aidosti ja uskottavasti. Palveluviestinnällä helpotetaan asukkaiden jokapäiväistä elämää ja varaudutaan ennakolta auttamaan asukkaita pulmatilanteissa. Hyvä sisäinen tiedonkulku ja yhteydenpito sidosryhmien kanssa varmistavat kunnan tuloksekkaan toiminnan. Kunta voi selvittää asukkaiden mielipiteitä päätöksenteon pohjaksi mielipidekyselyin ja kuulemistilaisuuksin tai järjestämällä neuvoa antavan kansanäänestyksen. Tasapuolisella ja kattavalla tiedottamisella varmistetaan, että kuntalaisilla on mahdollisuus mielipiteen muodostamiseen asiatietojen pohjalta. Yhteistyötä tiedotusvälineiden kanssa on syytä edelleen kehittää. Kunnan kannattaa järjestää asukasiltoja ja tapaamisia, parantaa internetin, sähköpostin ja kuntalaistiedotteiden käyttöä sekä julkaista oppaita, esitteitä ja katsauksia toiminnasta, palveluista, taloudesta ja maankäytön suunnittelusta, tarvittaessa muistakin osaalueista. Suomi ja ruotsi ovat maamme kansalliskielet. Lisäksi saamenkieltä puhuville on taattu kielellisiä oikeuksia omilla alueillaan. Kielilain mukaan ilmoitukset ja kuulutukset tai muut sellaiset asiakirjat, jotka viranomainen antaa väestölle, on kaksikielisissä kunnissa julkaistava maan molemmilla kielillä. Sama koskee tiedotusmateriaalia. Kunnallisten palvelujen yksityistäminen ei saa huonontaa palvelua, vaikka kieliasioita koskeva lainsäädäntö on yksityisellä puolella löyhempää. Asukkaat osallistumaan Kunnan on pidettävä huolta siitä, että asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan.
Palvelujen käyttäjät on syytä ottaa mukaan hallintoon ja johtokuntiin. Eri asukasryhmiä ja kunnan osia edustamaan tarvitaan vanhusneuvostoja, nuorisovaltuustoja, vammaisneuvostoja ja kunnanosalautakuntia. 4 Osallistumismuotoja on monia mielipidekyselyistä ja käyttäjäraadeista palvelusitoumuksiin ja sähköisiin vuorovaikutusfoorumeihin. Yhteissuunnittelu- ja teematapaamiset, kuntalaistilaisuudet, vanhempainillat, potilastilaisuudet ja avoimet ovet ovat tärkeitä viestinnän ja osallistumisen väyliä. Palautemahdollisuuksia on kehitettävä aktiivisesti ja huolehdittava palautteen käsittelystä. Esimerkiksi tiedotusvälineissä ja internetissä esitettyihin kuntalaisten kysymyksiin on vastattava. Kansalaisjärjestöjen ja -liikkeiden sekä alueellisten yhdistysten tuomat viestit ovat tärkeitä kuntaa kehitettäessä. Arvokasta on myös kaikki palaute, jota saadaan arkisen palvelutoiminnan yhteydessä. Kunnan on sopivin tavoin avustettava asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua sekä järjestettävä yhteistyötä kunnan tehtävissä. Asukkaiden tekemät aloitteet on käsiteltävä viipymättä. Vähintään aloitteen tekijälle on tiedotettava, mihin toimiin aloite on johtanut. Esimerkiksi uuden maankäyttö- ja rakennuslain mukaan osallisilla on oikeus ottaa osaa maankäytön valmisteluun, arvioida vaihtoehtojen vaikutuksia ja lausua kaavasta mielipiteensä. Avoimen, vuorovaikutteisen kaavoituksen ja hyvän suunnittelun edellytykset luodaan osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa. Hanketta aloitettaessa kannattaa aina miettiä, ketkä ovat osallisia juuri tässä tapauksessa ja keille kaikille kunnan tulee tarjota mahdollisuus osallistumiseen. Ketään ei ole syytä estää osallistumasta. Osallisten tavoittamiseksi tarvitaan viestintää hankkeen alusta alkaen. Viestintävastuut selkeiksi Valtuusto linjaa kunnan strategian ja luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumiselle kunnan toimintaan. Viestintää johtaa ja valvoo kunnanhallitus. Käytännössä siitä vastaa kunnanjohtaja. Viestintä on organisoitava siten, että sen kehittämisestä, koordinoinnista ja toteuttamisesta vastaa nimetty viranhaltija. Koko kunnan viestintää hoitavan henkilön tulee olla suoraan kunnanjohtajan alaisuudessa ja yksiköiden tiedottajien yksikön johtajan alaisuudessa. Tehokas viestintä edellyttää, että viestintävastaava kuuluu kunnan ja eri yksiköiden johtoryhmiin. Hänellä on oltava oikeus osallistua toimielinten kokouksiin sekä muutoinkin riittävät mahdollisuudet tarpeellisten tietojen saantiin sekä omatoimiseen tiedottamiseen.
5 Yksittäistapauksessa tietoja antaa se henkilö, joka tietää parhaiten asiasta. Suunnitelmallisesta viestinnästä samoin kuin vuorovaikutuksen järjestämisestä sovitaan tiedotusvastaavan ja kunnan johdon kanssa. Kunnallisten palvelujen uudet tuotantotavat, yksityistäminen ja yhtiöittäminen eivät saa hämärtää kunnallishallinnon ja sen julkisuuden rajoja. Kuntalaisten oikeuksien turvaamiseksi yhteisöjen viestinnän on oltava avointa. Kunnan vastuulla on huolehtia siitä, että sen tehtäviä hoitamaan perustetun liikelaitoksen, osakeyhtiön, yhdistyksen, muun yhteisön tai säätiön toiminnasta tiedotetaan. Yhteisöjen erilainen oikeudellinen asema, toiminnan luonne ja kilpailutilanne markkinoilla saattavat kuitenkin vaikuttaa tiedottamisen laajuuteen. Viestinnän yleisperiaatteet ja viestintävastuut on syytä sisällyttää kunnan konserniohjeisiin. Kuntayhtymien viestintään sovelletaan samoja periaatteita kuin kunnan viestintään. Viestinnästä vastaa perussopimuksessa määrätty jäsenkuntien valitsema toimielin. Kuntien yhteistyötä käynnistettäessä kannattaa aina sopia selkeät viestintävastuut ja käytännön toimintatavat. Viestintää kannattaa suunnitella Hyvin toimiva kunta painottaa avoimuutta ja viestintää jo kunnan strategiassa. Kunnan vision ja strategian pohjalta on hyvä laatia viestintästrategia, joka määrittelee viestinnän peruslinjat ja kunnalle tavoiteltavan yhteisökuvan eli profiilin. Yleismääräykset viestinnästä sisällytetään valtuuston hyväksymään hallintosääntöön. Kunnanhallituksen on lisäksi syytä päättää kunnassa noudatettavista viestintäperiaatteista sekä viestintävastuun jaosta eri toimielimissä. Päätöstä täsmennetään toimintayksiköittäin. Viestintäohjeessa varaudutaan myös joustavaan siirtymiseen erityistilanteiden ja poikkeusolojen vaatimaan tehostettuun tiedottamiseen. Kunnalle kannattaa tehdä vuosibudjetin yhteydessä viestintäsuunnitelma. Viestintä on kytkettävä kunnan kaikkiin merkittäviin hankkeisiin alusta lähtien. Keskeisille hankkeille ja työryhmille on syytä nimetä tiedotusvastaava. Viestinnän eri kohderyhmät tulee ottaa huomioon kaikessa kunnan viestinnässä ja sen suunnittelussa. Erilaisten kuntalaisryhmien ja kunnanosien asukkaiden palvelu edellyttää räätälöityä viestintää. Viestinnän vaikutuksia on syytä arvioida säännöllisesti ja tehdä tarvittavat muutokset. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvä tiedonhallinta edellyttävät, että kunta huolehtii asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta. Arkistonmuodostussuunnitelmassa luodaan yhteiset linjat tiedonantamismenettelylle sekä salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen suojaamiselle. Palveluja ei saa
hinnoitella niin, että se vaarantaa oikeuden saada tietoja. 6 Vastaanottajalähtöinen viestintä tehoaa Viestinnässä noudatetaan poliittista, alueellista ja kielellistä tasapuolisuutta. Viestintä on pyrittävä kohdentamaan niin, että tieto tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Erityisen tärkeää tämä on palveluista ja etuisuuksista tiedotettaessa tai jos asia merkitsee huomattavaa muutosta nykytilanteeseen. Huomiota on kiinnitettävä myös niihin asukkaisiin, joilla esimerkiksi näkö- tai kuulovamman tai liikuntaesteen vuoksi on vaikeuksia vastaanottaa ja hankkia tarvitsemiaan tietoja. Myös eri kieliryhmien tiedonsaanti on turvattava. Hyvä viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeista lähtevää. Kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintätaitoja on syytä kehittää koulutuksella. Myös tietosuojasäännökset ja oman alan erityislainsäädännön tiedotus- ja salassapitomääräykset on tunnettava. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita eri välineitä. Viestinnän kanavia ovat tiedotusvälineiden palvelu, suora kuntalaisviestintä, tiedotuslehdet, esitteet, internet, muu sähköinen viestintä, yleisötilaisuudet ja maksullinen mainonta. Käyttökelpoisia välineitä ovat myös näyttelyt, videot, diaohjelmat, kalvosarjat ja multimediaesitykset. Tiedon perillemeno ja palautteen saanti on tehokkainta, kun viestintä on henkilökohtaista. Asiakaspalvelu ja -neuvonta tavoittaa suoraan tietoa tarvitsevat kuntalaiset. Samalla voidaan kerätä palautetta, aloitteita ja toivomuksia kunnalle. Hyviä kokemuksia on saatu asukkaiden tai palvelujen käyttäjien tiedotus- ja keskustelutilaisuuksista. Kunnan virastojen ja palvelujen yhteystiedot on esitettävä selkeästi puhelinluetteloissa ja muissa hakemistoissa. Ajantasaiset tapahtumakalenterit helpottavat kunnan tapahtumien seuraamista. Internetin käyttöä tulee kehittää, mutta yksin sen varaan ei viestintää voi rakentaa. Sähköinen viestintä on kunnan virallista asiointia ja palvelutoimintaa. On syytä varmistua siitä, että kaikki sähköiset viestit käsitellään ja niihin annetaan vastaus. Asioiden vireillepano, käsittely ja päätöksen tiedoksi antaminen voidaan tehdä sähköisesti. Sähköinen henkilökortti vastaa allekirjoitusta ja mahdollistaa luotettavan sähköisen asioinnin. Kokouksista tiedotetaan etu- ja jälkikäteen Kuntalain mukaan valtuuston kokoukset ovat julkisia, ellei valtuusto jossakin asiassa toisin päätä. Muut kunnan toimielimet voivat päättää pitää kokouksensa julkisina. Valmistelun julkisuuteen kuuluu, että päätösesityksiä ja niiden vaikutuksia voidaan
käsitellä julkisuudessa jo ennen kokousta. Valtuustoryhmien on mahdollista etukäteen tiedottaa näkemyksistään. Valtuuston ja kunnanhallituksen sekä lautakuntien esityslistat liitteineen toimitetaan tiedotusvälineille niiden kanssa sovitulla tavalla maksutta etukäteen. Esityslistat kannattaa myös julkaista internetissä heti niiden valmistuttua. Esityslistat on laadittava siten, että ne sisältävät vain asian käsittelyn edellyttämiä henkilötietoja. Salassa pidettäviä, yksityishenkilöitä koskevia asioita ei anneta julkisuuteen. Niin sanottuja B-listoja ei käytetä muutoin kuin lailla salaisiksi määrätyistä asioista. Esityslistojen kielen tulisi olla selkeää. Luettavuutta auttaa, jos pykälien alkuun laaditaan tiivistelmä. Myös eri vaihtoehtojen seuraukset esitetään. 7 Toimielinten päätökset ovat julkisia ja niistä tiedotetaan tiedotusvälineille välittömästi. On syytä tiedottaa myös äänestyksistä, eriävistä mielipiteistä, asioiden pöydälle panosta sekä muista asian käsittelyn kannalta merkittävistä tapahtumista. Suljetun kokouksen keskusteluista ei kuitenkaan tiedoteta. Päätökset julkistetaan heti kokouksen jälkeen myös internetissä. Toimielinten tekemistä päätöksistä tiedottaa tiedotusvastaavaksi nimetty viranhaltija. Vaikka kunnan työntekijällä on lakiin perustuva ilmaisuvapaus, henkilökohtaiset näkemykset eivät saa vaikuttaa kunnan tiedotustoimintaan. Kunnan moniportainen päätöksenteko-organisaatio on otettava huomioon myös tiedottamisessa. Mikäli tiedotettavasta asiasta päättää myöhemmin valtuusto tai kunnanhallitus tai muu ylempi elin, on tärkeää korostaa, että kyse on valmisteluvaiheen kannanotosta. Pöytäkirjat liitteineen ovat lain mukaan julkisia, kun ne on allekirjoitettu ja tarkastettu. Valtuuston, kunnanhallituksen sekä lautakuntien pöytäkirjat pidetään saatavilla myös internetissä. Asianosaisella on oikeus saada tiedoksi pöytäkirjanote oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen. Myös muille nämä tiedot on pyydettäessä annettava. Asiakirjat ovat julkisia viimeistään silloin, kun asia on kyseisessa viranomaisessa käsitelty loppuun. Ellei asiakirja ole vielä tullut julkiseksi, tiedon antaminen siitä on kunnan harkinnassa. Pyydetty tieto on annettava, ellei tietosuojan tarve rajoita tiedon antamista. Asioiden ja asiakirjojen salassapito edellyttää aina lakitasoista sääntelyä.yleensä salassapidettäviä ovat liiketoimintaan tai yksityisyyden suojaan liittyvät asiat. Tiedotusvälineitä palveltava aktiivisesti Merkittävä osa kuntaa koskevista tiedoista ja arvioista välittyy joukkotiedotusvälineiden kautta. Niitä pitää palvella aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti. Kunnan on syytä pitää säännöllisesti yhteyttä alueensa tiedotusvälineisiin ja sopia parhaista menettelytavoista.
Tiedotusvälineille on annettava niiden tarvitsemia tietoja sekä varmistettava, että yhteydenottopyyntöihin vastataan ripeästi. Myös kielteisistä asioista on tiedotettava. 8 Tasapuolisuus edellyttää, että tiedot annetaan samanaikaisesti ja samansisältöisinä kaikille tiedotusvälineille. Etuoikeus uutisen käyttöön on sillä tiedotusvälineellä, joka on itse havainnut uutisaiheen. Useamman tiedotusvälineen oma-aloitteisiin kyselyihin samasta asiasta on kuitenkin vastattava. Kuntien päätöksenteosta ja toiminnasta kertovaa uutisointia ei pidä ostaa tiedotusvälineiltä, vaan sen tulee olla maksutonta, toimituksellista aineistoa. Vastaanottajan on pystyttävä erottamaan maksettu ja toimituksellinen aineisto. Tiedotustilaisuuksien ja tutustumisohjelmien yhteydessä vieraanvaraisuuden tulee olla kohtuullista. Yleensä käyttökelpoisin tapa tiedottaa kunnan asioista tiedotusvälineille on selkeä tiedote, jossa mainitaan myös lisätietojen antajat ja heidän yhteystietonsa. Tiedotustilaisuuksia on syytä järjestää vain merkittävistä asioista. Juttuvinkkejä voi antaa myös puhelimitse. Moni tiedotusväline ottaa tiedotusaineistot mielellään vastaan sähköisesti. Asioiden kriittinen tarkastelu kuuluu tiedotusvälineille vallankäytön vartijoina. Erilaisten mielipiteiden esittäminen ja kunnan toiminnan arvostelu on osa hallinnon julkisuutta. Kritiikki ei saa vaikuttaa tiedotusvälineiden tasapuoliseen palveluun. Tiedotusvälineissä mahdollisesti esiintyvät merkittävät virheet tai harhaanjohtavat tiedot on kuitenkin syytä oikaista. Haastatellulla on oikeus saada etukäteen tarkistettavakseen tiedotusvälineen laatima haastattelu siltä osin kuin se perustuu hänen lausuntoihinsa. Hyvän tavan mukaista ei ole korjailla jälkikäteen haastattelutilanteessa esittämiään mielipiteitä. Jo tehtyä haastattelua ei ole mahdollista perua. Sisäinen viestintä luo työskentelyedellytyksiä Sisäinen viestintä kannustaa avoimeen, keskustelevaan ja arvioivaan ilmapiiriin. Viestinnän pitää olla jatkuvaa ja säännöllistä, ennakoivaa ja vastuullista. Hyvin hoidettu sisäinen viestintä on välttämätöntä tulokselliselle toiminnalle ja työelämän laadun kehittämiselle. Viestintä on osa esimiestaitoja, vuorovaikutusta, vaikuttamista ja arkista tiedonkulkua. Se rakentaa sisäistä ilmapiiriä, motivaatiota, sitoutumista ja yhteisökuvaa. Työnantajalla on myös yleissopimukseen perustuva velvoite tiedottaa henkilöstölle. Kunnan visio ja strategia sekä toiminnalle asetetut tavoitteet toteutetaan päivittäisessä työssä. Henkilöstön tulee tietää, miten kunnalla menee, mitkä ovat tulevaisuudennäkymät ja miten muutokset vaikuttavat omaan työhön ja tulevaisuuteen.
9 Kunnan toimintaa kehitetään yhdessä henkilöstön kanssa.tärkeää on myös kannustaa henkilöstöä tuomaan esiin palvelutoiminnan yhteydessä saatua asiakaspalautetta ja kehittämisideoita. Kuntalaisten osallistumisen ja vaikuttamismahdollisuuksien kannalta on välttämätöntä, että kunnan koko henkilöstö on valmis ottamaan palautetta vastaan ja viemään sitä eteenpäin. Kunnan keskeisistä asioista viestitään tehokkaimmin suullisesti työpaikkakokouksissa ja henkilöstön tiedotustilaisuuksissa. Sanoma toistetaan myös kirjallisesti. Yksikön kokouksissa sekä lähiesimiehen ja työntekijän välisessä kehityskeskustelussa selkeytetään asioiden vaikutus kunkin omaan työhön. Muutostilanteiden tuloksellinen johtaminen edellyttää avoimuutta ja vuorovaikutusta. Yhteistoimintamenettelyssä käsitellään kunnan henkilöstön asemaan vaikuttavia olennaisia asioita: kunnan taloutta, tuloksellisuutta, organisaatiouudistuksia ja kilpailuttamista. Sisäinen viestintä täydentää yhteistoimintamenettelyä. Henkilöstölle tiedotetaan myös vaikeista asioista ja näkemyksistä, joista ollaan eri mieltä. Tiedon salaaminen synnyttää huhuja ja epätietoisuutta sekä huonontaa työyhteisöjen henkeä. Kunnan johto, yksikön esimies ja jokainen työyhteisön jäsen osaltaan ovat vastuussa sisäisestä viestinnästä. Tiedottaja on johdon, esimiesten ja henkilöstön avustaja tiedottamisessa. Sisäiselle viestinnälle on hyvä asettaa vuosittain määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Määrällisiä tavoitteita voivat olla sisäisen tiedotteen säännöllinen ilmestyminen, johdon viestit henkilöstölle, työpaikkakokousten määrät, henkilöstölehtien ilmestymiskerrat, tiedotteiden määrä ja intranetin luominen. Laadullisia tavoitteita voivat olla esimerkiksi avoimuuden ja keskusteluaktiivisuuden lisääminen. Markkinointi tukee kuntakuvaa Tavoiteltava kuntakuva eli profiili on syytä määritellä kunnan strategiassa. Sen on oltava uskottava ja sopusoinnussa todellisuuden kanssa, muutoin profilointi voi kääntyä itseään vastaan. Profiili toteutuu tekoina, viesteinä ja ilmeenä. Yhteiset, kunnan strategiaan pohjaavat perusviestit ja yhtenäinen visuaalinen ilme voimistavat kunnan sanomaa. Kunnan ja koko seudun maine ja imago ovat tärkeitä kilpailutekijöitä. Parasta markkinointia ovat hyvin toimivat palvelut, toimiva vuorovaikutus, viihtyisä ympäristö ja terve taloudenpito. Markkinointiviestinnän keskeisimpiä tavoitteita ovat kunnan ja sen palvelujen tunnetuksi tekeminen, asenteisiin vaikuttaminen, uusien asukkaiden saaminen, elinkeinoelämän toimintamahdollisuuksien tukeminen sekä matkailun edistäminen. Usein markkinointiprojektit kannattaa toteuttaa yhteistyössä seutukunnan elinkeinoelämän, järjestöjen, oppilaitosten ja muiden toimijoiden kanssa. Markkinointiviestinnän, suhdetoiminnan, sponsoroinnin ja kansainvälisen viestinnän tavoitteet ja toimintaperiaatteet määritellään viestintästrategiassa. Strateginen
suunnittelu käynnistyy nykytilan ja kohderyhmien selvittämisellä, tavoitteiden asettamisella ja keinojen valinnalla. Tavoitteiden saavuttamista seurataan. 10 Visuaalinen ilme sisältää kaiken sen, mitä kunnasta näkyy ulospäin painotuotteista arkkitehtuuriin ja ympäristönhoitoon. Harkittu visuaalinen ilme on tärkeä kuntakuvan tekijä. Sillä luodaan viestinnälle ulkoinen yhtenäisyys ja tunnistettavuus. Kunnalla on hyvä olla graafinen ohje, joka määrittelee mm. kunnan vaakunan ja tunnuksen käytön, painotuotteiden, verkkoviestinnän, kylttien ja opasteiden ulkoasun sekä mainonnan yhteiset linjat. Kriisiviestintään on valmistauduttava Kriisitilanteessa viestinnän painopisteen tulee olla suuremman vaaran torjumisessa, inhimillisissä arvoissa ja korvaavista palveluista tiedottamisessa. Tiedottamista vaativia erityistilanteita ovat esimerkiksi häiriöt kunnallisteknisissä ja muissa keskeisissä peruspalveluissa, epidemiat, ympäristöongelmat, työtaistelutilanteet sekä suuronnettomuudet ja niiden uhka. Onnettomuustilanteessa tiedotusvastuu kuuluu pelastustöitä johtavalle viranomaiselle. Käytännössä viestintä kannattaa keskittää yhdelle henkilölle, jolla on mahdollisuus toimia myös tiedotusvälineiden apuna. Laajoista sähkö- tai vesikatkoksista on tiedotettava aluehälytyskeskukselle, joka tarvittaessa tiedottaa edelleen yleisölle ja tiedotusvälineille. Muista peruspalvelujen häiriöistä tiedottaa asianomainen hallintokunta yhdessä kunnan tiedotusorganisaation kanssa. Erityistilanteesta on viipymättä ilmoitettava kunnan johdolle ja tiedotusvastaavalle. Poikkeusolojen viestintää johtaa kunnan johto. Tiedonvälityksen on oltava nopeaa ja asiallista. Kriisialueen asukkaiden sekä perheenjäsenten tiedonsaannista samoin kuin tiedotusvälineiden palvelusta on huolehdittava. Koska myös pienemmät tulipalot, liikenneonnettomuudet ym. herättävät yleistä mielenkiintoa, on pelastustöistä vastaavien syytä tiedottaa niistä tiedotusvälineille. Valmiuslain ja puolustustilalain mukaiset poikkeusolot tulevat voimaan valtioneuvoston päätöksen jälkeen. Kunta tiedottaa poikkeusoloissakin oman toimialansa asioista. Tiedontarpeen kasvaessa kunnan tiedotusta tehostetaan. Kunnan on tiedotuksellaan varmistettava, että eri viranomaisten antamat tiedot ja määräykset välittyvät kunnan alueelle. Kunnan on tiedotuksessaan otettava huomioon yhteistoiminta lääninhallituksen, naapurikuntien, paikallisten sotilasviranomaisten sekä muiden alue- ja paikallishallintoviranomaisten kanssa. Jos kuntaan perustetaan johtokeskus, tiedotus toimii johtokeskuksessa. Tiedotusvastaava on poikkeusolojen johtoryhmän jäsen. Jos tiedotusvälineiden normaali toiminta
11 keskeytyy, kunnan on tiedotettava suoraan kuntalaisille. Tiedottaminen erityistilanteissa ja poikkeusoloissa on suunniteltava etukäteen. Kunnan ja valtion viranomaisten sekä tiedotusvälineiden keskinäinen tiedonkulku ja tiedotusvastuut on määriteltävä. Kriisitiedottamisessa on otettava huomioon myös ihmisten tavallisuudesta poikkeava käyttäytyminen ja suuri tiedontarve. Yllättävät tilanteet edellyttävät myös nopeaa sisäistä tiedonkulkua.
PERIAATTEET KÄYTÄNTÖÖN Tavoitteena elävä demokratia 12 Maamme kansanvalta perustuu vahvaan paikalliseen demokratiaan, joka kumpuaa kansalaisia lähellä olevasta itsehallinnosta ja kuntien laajasta toimivallasta. Kunnan hallinto on kuntalaisten omaa itsehallintoa. Kunnan toiminnan on vastattava asukkaiden, elinkeinoelämän ja koko yhdyskunnan tarpeita. Kuntalaisilla on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Asukkaat ovat myös vaativia kuluttajia, maksajia ja omistajia. Tämä edellyttää kunnilta jatkuvaa laatu-, arviointi-, osallistumis- ja palautejärjestelmien kehittämistä. Kunnan toiminnan on oltava läpinäkyvää ja arvioitavissa. Kunnan on hankittava toiminnalleen oikeutus kuntalaisiltaan. Tämä tapahtuu paitsi kunnallisvaalien myös avoimen vuoropuhelun kautta. Asioista on synnytettävä mielipiteenvaihtoa jo varhaisessa valmisteluvaiheessa. Päätökset on perusteltava ja asetettava kritiikille alttiiksi. Luottamushenkilöiden ja virkamiesten on pystyttävä aidosti ja uskottavasti kuuntelemaan kuntalaisten viestejä. Tärkeää on myös se, että päätöksentekijät keskittyvät oikeisiin asioihin, ovat yhteistyökykyisiä ja luovat toimivia vuorovaikutusverkostoja erilaisten sidosryhmien kanssa. Byrokraattinen, riitelevä ja hitaasti toimiva kunta ei anna palvelevaa ja kilpailukykyistä kuvaa. Kunnan strategia määrää viestinnän linjat Tulevaisuuttaa luova kunta analysoi muutostekijöitä ja arvioi oman kunnan tilaa suhteessa tuleviin muutoksiin. Uhkia torjuen ja mahdollisuuksia hyväksikäyttäen on luotava sisäistetty oma tahtotila, visio, tulevaisuuden ohjaajaksi. Haluttu tahtotila puretaan sitten määrävuosin rullaavaksi toimintalinjaksi eli strategiaksi. Strategiatyö ei saisi jäädä liian yleiselle tasolle. Hyvä visio on selkeä, täsmällinen ja haasteellinen tulevaisuuden kuva, joka sisältää myös arjen näkökulman ja johon myös kuntalaiset voivat sitoutua. Seudullinen yhteistyö etenee, samoin yhteistyö valtion paikallisviranomaisten, yritysten ja kolmannen sektorin kanssa. Verkottuva kunta sopeuttaa strategiansa samansuuntaiseksi seudun muiden toimijoiden kanssa. Tärkeintä on yhteinen menestys. Visio ja strategia luovat perustan kunnan tavoitteiden asettamiselle ja niiden toteutumisen arvioinnille. Viestintä ja markkinointi suunnitellaan kunnan strategian pohjalta. Valtuusto luo edellytykset Valtuusto päättää kunnan taloudesta ja toiminnasta.toimintaympäristön analysointi,
muutossuuntien havaitseminen sekä strategian laatiminen ja siitä päättäminen ovat valtuuston keskeisintä työtä. Vastatessaan asukkaiden osallistumismahdollisuuksien kehittämisestä sekä päättäessään kunnan hallintosäännöstä valtuusto luo edellytykset kunnan viestinnälle. Kunnan toimielinten on luotava omalla toimialallaan mahdollisuudet läpinäkyvälle toiminnalle ja päätöksenteolle asioiden valmistelusta alkaen. Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä aikaisemmassa vaiheessa siitä on syytä tiedottaa, jotta yksityiskohtaiselle suunnittelulle saadaan periaateraamit. Viestintä on kytkettävä mukaan kaikkien merkittävien hankkeiden valmisteluun alusta alkaen. 13 Kunnanhallitus päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista sekä tiedotusvastuun jaosta eri toimielimissä. Kunnanhallitus voi myös antaa toimielimille valmisteltavien asioiden tiedottamiseen liittyviä suosituksia. Lähes puolella kunnista on olemassa omat tiedotusohjeet, joista valtaosa on hyväksytty kunnanhallituksessa. Osallistuminen on kunnallisdemokratiaa Asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistuminen ja toimiva vuorovaikutus on osa kunnallisdemokratiaa. Hyvät kokemukset asioihin vaikuttamisesta herättävät kiinnostusta myös kunnan päätöksentekoa ja kunnallisvaaleja kohtaan. Valtuuston tärkeä tehtävä on luoda edellytyksiä kuntalaisten osallistumiselle ja avoimelle vuorovaikutukselle. Osallistumisen edellytyksenä on tiedonsaanti kunnan suunnitelmista ja palveluista Osallistumiselle on hyvä asettaa määrälliset ja laadulliset tavoitteet, joiden toteutumista mitataan demokratiatilinpäätösten avulla. Kuntalaki vaatii kuntaa selvittämään asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa sekä avustamaan asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua. Palvelujen käyttäjien vaikutusvaltaa voidaan lisätä valitsemalla heidän edustajiaan kunnan toimielimiin. Kunnan osa-alueelle on mahdollista järjestää hallintoa ja kuntien tehtäviä voidaan hoitaa yhteistyössä asukkaiden kanssa. Laissa luetellut keinot ovat esimerkkejä. Valtuuston on päätettävä kunnan olosuhteisiin soveltuvista toimintatavoista. Asioiden valmistelun ja päätöksenteon tueksi voidaan perustaa yhteistyöelimiä, joista yleisimpiä ovat vammais- ja vanhusneuvostot, nuorisovaltuustot sekä kunnan osa-alueita edustavat toimielimet, neuvottelukunnat ja kehittämistoimikunnat. Useimmat kunnat ovat valinneet vanhempia ja oppilaita koulujen johtokuntiin. Käyttäjien edustajia voidaan valita myös liikelaitosten johtokuntiin. Vuokratalojen hallinto on hyvä järjestää yhdessä asukkaiden kanssa. Yhteissuunnittelu- ja kuntalaistilaisuudet sekä luottamushenkilöiden kuulemiskierrokset ovat yleisiä. Palautetta kerätään myös asiakastyytyväisyysmittauksin ja palautelaatikoin. Käyttäjä- ja asiakasraadit ja palvelusitoumukset ovat yleistymässä. Suorat yhteydenotot kunnan viranhaltijoihin ja luottamushenkilöihin sekä kouluihin,
terveyskeskuksiin, päiväkoteihin ja muihin palvelupisteisiin ovat tehokkaita vaikuttamiskeinoja. 14 Yhteispalvelu- tai infopisteistä asiakkaan on helppo löytää haluamiaan tietoja ja kertoa mielipiteitään. Palautteen systemaattisesta hyödyntämisestä on huolehdittava. Tärkeää on, että kunnan henkilöstö sitoutuu asiakaslähtöiseen toimintatapaan niin, että osallisuus toteutuu jokaisessa asiakaskohtaamisessa. Internet-sivuja voidaan kehittäää vuorovaikutteisiksi sekä pitää nähtävillä suunnitelmat, esityslistat ja niiden julkiset liitteet sekä viranhaltijapäätökset samoin kuin mahdollisuudet antaa palautetta. Internetin avulla voidaan järjestää helposti kyselyjä ajankohtaisista asioista, herättää keskustelua ja pyytää ehdotuksia asukkailta. Yhteistyöhön kansalaisjärjestöjen kanssa Puolueet ja kunnallisvaaleissa mukana olevat ryhmät ovat kunnallisdemokratian aktiivisia toimijoita. Myös muiden kansalaisjärjestöjen, -liikkeiden ja asukasyhdistysten mielipiteet ovat arvokkaita kuntaa kehitettäessä. Kunnat tukevat yleisesti kuntalaisten oma-aloitteista toimintaa tarjoamalla tiloja ja laitteita sekä antamalla suoraa taloudellista tukea. Tukea on mahdollista suunnata myös tiedotustoimintaan. Erityisesti kunnanosakohtaisessa tiedottamisessa tarvitaan tarkkaa kohderyhmäajattelua ja myös uusia tapoja ja keinoja. Tehokkainta on toteuttaa alueellista tiedottamista yhdessä alueen asukasyhdistysten ja muiden toimijoiden kanssa. Kohderyhmäajattelu korostuu kuntien yhteistyön lisääntyessä. Ihmisten vastuu omasta hyvinvoinnistaan on kasvanut. Kansalaisyhteiskunta edellyttää yhteistoimintaa, joten pyrkimyksenä on päästä nykyistä ihmisläheisempään hallintoon. Kuntalaiset on nähtävä enemmän oman elämänsä toimijoina kuin palveluiden ja tiedon vastaanottajina. Neuvoa antava kansanäänestys on mahdollinen Kunnan asukkaalla on myös oikeus tehdä aloitteita kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Aloitteet tulee käsitellä viipymättä. Jos valtuuston toimivaltaan kuuluvassa asiassa aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi prosenttia äänioikeutetuista kunnan asukkaista, asia on otettava valtuuston käsiteltäväksi puolen vuoden sisällä. Aloitteiden tekijöille on ilmoitettava tehdyt toimenpiteet. Valtuusto voi päättää, että kunnalle kuuluvasta asiasta toimitetaan neuvoa antava kansanäänestys. Kansanäänestys voidaan toimittaa koko kuntaa tai jotakin kunnan osaaluetta koskevana.toistaiseksi kunnallisia kansanäänestyksiä on toteutettu lähinnä kuntaliitoksista. Valtuuston päätettäväksi jää lopulta se, noudatetaanko kansanäänestyksen tulosta. Ennusteiden mukaan kuntalaisten suoran osallistumisen muodot yleistyvät ja vaikuttavuus kasvaa. Osallistuminen muuttuu lisäksi ennakoivammaksi. Yhä
15 merkittävämmiksi tulevat asioiden saattaminen julkiseen keskusteluun, valmistelun seuranta ja siihen vaikuttaminen sekä kansalaisaloitteet vaikuttamisen kanavina. Maankäyttö suunnitellaan yhdessä asukkaiden kanssa Yhdyskuntia ja ympäristöä koskevat ratkaisut vaativat monipuolista asiantuntemusta ja moniarvoista näkemystä. Yhteistyömahdollisuus tulee järjestää varhaisessa vaiheessa, kun ratkaisut ovat vielä avoimia ja vaikuttamismahdollisuudet todellisia. Vuorovaikutteisuus kaavoituksessa sekä muussa maankäytön suunnittelussa ja ohjauksessa on uuden maankäyttö- ja rakennuslain keskeinen tavoite ja vaatimus. Kaavat on valmisteltava vuorovaikutuksessa osallisten kanssa. Kaavoitusta aloitettaessa joudutaan aina arvioimaan, ketkä ovat osallisia juuri tässä tapauksessa ja keille tulee tarjota mahdollisuus osallistumiseen. Osallisten määrittelyssä kannattaa olla avarakatseinen ja osallisten tavoittamiseen kannattaa panostaa. Jos hanke on laaja ja osallisia paljon, tarvitaan monipuolista tiedottamista. Jokaisessa hankkeessa on myös sellaisia osallisia, joiden tavoittaminen on hankkeen onnistumisen kannalta välttämätöntä. Heitä voivat olla esimerkiksi hankkeesta haittaa kärsivät tai mahdollisen tiedossa olevan konfliktin osapuolet. Osallistumis- ja arviointisuunnitelma sisältää vuorovaikutusperiaatteet Osallistumis- ja arviointisuunnitelma on kunnan sitoumus yhteistyöstä osallisille. Se on virallinen asiakirja, jossa kuvataan maankäytön suunnittelussa, kaavan valmistelussa ja kaavan vaikutusten arvioinnissa noudatettavat osallistumisen ja vuorovaikutuksen periaatteet ja tavat. Osallistuminen ja vaikutusten arviointi tulee suunnitella jokaista kaavaa varten erikseen. Vuorovaikutuksen laajuuden ja tason tulee olla järkevässä suhteessa kaavoitustehtävään. Vireilletulosta ilmoittaminen on kunnan ensimmäinen yhteydenotto osallisiin. Kaavoituksen vireilletulosta ilmoitetaan joko kaavakohtaisesti tai kaavoituskatsauksessa. Vireilletulosta tiedotettaessa kuvataan osallisille myös osallistumis- ja arviointisuunnitelman sisältö tai kerrotaan, missä suunnitelmaan voi tutustua lähemmin. Suunnittelun lähtökohdista, tavoitteista ja mahdollisista vaihtoehdoista tulee tiedottaa osallisille. Tämä voi tapahtua monella tavalla. Olennaista on, että osallisilla on mahdollisuus vaikuttaa kaavan valmisteluun, arvioida kaavan vaikutuksia ja esittää mielipiteensä. Mielipide voidaan esittää joko kirjallisesti tai suullisesti. Kaavaehdotukset pidetään julkisesti nähtävänä Tiedon kulun turvaaminen on välttämätöntä koko prosessin ajan, vaikka laissa
16 korostuu erityisesti varhaisen vaiheen vuorovaikutteisuus. Kunnan tulee pitää kaikki kaavaehdotukset vähintään yhden kerran julkisesti nähtävänä. Useimpien kaavojen nähtävilläoloaika on vähintään kolmekymmentä päivää. Vähäiset asemakaavan muutokset on pidettävä nähtävillä vähintään neljätoista päivää. Nähtäville asettamisesta tiedotetaan ja julkaistaan kunnallinen ilmoitus. Asemakaavaehdotuksesta muistutuksen tehneille on ilmoitettava kunnan perusteltu kannanotto esitettyyn mielipiteeseen aina, jos sitä on pyydetty. Samoin on pyynnöstä ilmoitettava kaavan hyväksymisestä. Näillä säännöksillä turvataan osallisten mahdollisuus seurata kaavaprosessi ajantasaisesti loppuun saakka. Kaava tulee voimaan, kun sen hyväksymispäätöksestä on kuulutettu niin kuin kunnalliset ilmoitukset kunnassa julkaistaan. Osallistumisen järjestäminen, siinä käytettyjen menetelmien valinta ja tarvittavan osallistumisen laajuuden arviointi ei ole aina yksiselitteistä ja helppoa. Toisinaan osallinen ei pidä kunnan laatimaa osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa riittävänä. Tällöin osallinen voi ennen kaavan asettamista julkisesti nähtäville esittää alueelliselle ympäristökeskukselle neuvottelun käymistä asiasta. Neuvottelun tulokseen kannattaa suhtautua vakavasti. Osallistumisen tavoitteena on saada mahdollisimman paljon tietoa suunnittelun pohjaksi. Huonosti hoidettu prosessi voi johtaa valituksiin, jotka aiheuttavat moninkertaisen viiveen osallistumisjärjestelyihin verrattuna. Kuntakonserni viestii avoimesti Kunnan tehtävien erilainen organisointimuoto ei saa loukata asukkaiden oikeutta tietoon ja osallistumiseen. Kuntien toiminta on viime vuosina muuttunut konsernihallinnon suuntaan. Kunta voi antaa tehtäviään osakeyhtiön, yhdistyksen, säätiön tai muun yhteisön hoidettavaksi. Usein kunta hakee tällä tavoin joustavuutta toimintaansa. Tulevaisuudessa kuntien yhteistyöelinten ja konsernitason toiminnan arvioidaan lisäävän entisestään merkitystään. Tytäryhteisöjen erilainen oikeudellinen asema ja toiminnan luonne saattavat rajoittaa tiedottamista, mikäli konserniyhteisön toimintaan liittyy salassapitosäännösten alaista toimintaa. Kilpailutilanteessa kunnan yhtiöiden on oltava tasaveroisia muiden markkinoilla toimivien yritysten kanssa. Kunnan yhtiöitä koskee osakeyhtiölainsäädäntö ja ne ovat julkisuuslainsäädännön soveltamisalan ulkopuolella. Kunnan asukkaan kannalta on selvä epäkohta, jos yksitysoikeudelliset yhteisöt jäävät demokraattisen kontrollin ulkopuolelle. Kuntalaissa tätä julkisuusrajoitusta pyritään lieventämään. Kunnan velvollisuutena on huolehtia, että kunnan tehtäviä hoitamaan perustetun osakeyhtiön, yhdistyksen, muun yhteisön tai säätiön toiminnasta tiedotetaan. Tytäryhteisöjen on mahdollisuuksien mukaan tiedotettava suunnitelmistaan, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista.
Lähtökohtana on asukkaiden mahdollisimman laaja oikeus saada tietoja konserniyhteisöjen asioista. 17 Julkisuuslakia sovelletaan kunnan ja kuntayhtymien toimielimiin ja liikelaitoksiin sekä yksittäisiin viranhaltijoihin silloin, kun he käyttävät itsenäistä päätösvaltaa kunnan asioissa esimerkiksi johtosäännön perusteella. Viranomaisen asiakirjaksi katsotaan myös kunnan ostopalveluiden ja toimeksiantojen yhteydessä laaditut asiakirjat, vaikka ne eivät fyysisesti olisi viranomaisen hallussa. Esimerkiksi kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin laatimat selvitykset ovat kunnan asiakirjoja ja siten julkisuuslainsäädännön alaisia. Konserniohjeessa määritellään viestintävastuut Kunnassa on hyvä olla valtuuston hyväksymät, koko kuntakonsernia koskevat tavoitteet, joiden toteutumista myös seurataan tiiviisti. On kunnan etu laatia koko konsernia koskeva yhteinen visio ja toimintastrategia, joiden pohjalta päätetään myös kuntakonsernin viestintästrategiasta. Konserniohjeilla selkeytetään tiedonkulku ja yhteistyömuodot tytäryhteisöjen ja kunnan välillä. Ellei konsernin johtamiseen ja tavoitteiden asettamiseen kiinnitetä huomiota, on vaarana, että konsernin eri yksiköt elävät omaa elämäänsä irrallaan kuntalaisten ja kunnan arjesta. Myöskään viestintä ei voi tällöin olla tavoitteellista. Yhteisten viestintäperiaatteiden omaksuminen edellyttää tytäryhteisöjen ja kunnan viestintää hoitavien henkilöiden säännöllisiä tapaamisia. Tarvittaessa kunnan viestintähenkilöstö voi avustaa konserniyhteisöjä. Päätöksenteko on julkista Esityslistat ovat merkittävä tiedon lähde kunnassa valmisteilla olevista asioista. Esityslistojen julkistaminen auttaa tiedottamista valmisteilla olevista asioista. Listoille merkitään kaikki asiat, jotka eivät lain mukaan ole salaisia. Kunnan edun mukaista ei ole piilottaa asioita ns. b-listoille. Salassa pidettäviä tietoja sisältäviä esityslistoja ei saa antaa julkisuuteen. Yleinen käytäntö kunnissa on, että toimielimet lähettävät esityslistansa tiedotusvälineille hyvissä ajoin ennen kokousta. Esityslistat voidaan julkistaa myös internetissä. Esityslistassa selostetaan tiiviisti asian valmistelun tulokset: selvitys vireilletulosta, asian aiempi käsittely, vastaajien asioiden aiempi ratkaisukäytäntö, lainsäädäntö ja johtosäännöt, talousarvio ja suunnitelmat sekä ratkaisuvaihtoehdot ja niiden vaikutukset. Valtuuston kokoukset ovat pääsäännön mukaan julkisia. Kuka tahansa voi mennä paikan päälle niitä seuraamaan. Valtuusto voi kuitenkin päättää pitää kokouksen suljettuna, jos siihen on painava syy. Jos valtuuston kokouksessa käsitellään asiaa tai
asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi, kokous on pidettävä aina suljettuna tällaisen asian käsittelyn ajan. 18 Muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat suljettuja.toimielin voi kuitenkin päättää pitää kokouksensa tai käsitellä jonkin asian julkisesti. Myöskään muu toimielin ei saa käsitellä salassa pidettävää asiaa tai asiakirjaa julkisessa kokouksessa, vaan kokous on aina pidettävä tältä osin suljettuna. Suljetun kokouksen keskustelut ovat aina luottamuksellisia. Toimielin voi aina päättää kutsua asiantuntijoita kokoukseen. Voidaan myös päättää, että tiedottaja ja muut viranhaltijat voivat olla myös suljetussa kokouksessa jatkuvasti paikalla, vaikka he eivät olisikaan kokouksessa esittelijöinä. Kunnan toimielimet ovat myös yleensä päättäneet, että toimielimen päätöksistä saa kertoa jo ennen kuin kokouksen pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkastettu, käytännössä heti kokouksen jälkeen. Kunnan toimielin saa esimerkiksi tiedottaa omasta talousarvioesityksestään ja sen valmistelusta. Pöytäkirjat myös internetiin Valtuuston ja kunnan muunkin toimielimen kokouksen pöytäkirja tulee liitteineen julkiseksi, kun pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkastettu. Myös suljetussa kokouksessa esitetyt ja tällaisen kokouksen keskustelusta laaditut asiakirjat tulevat julkisiksi, jollei kysymys ole laissa salassa pidettäviksi säädetyistä asiakirjoista tai tiedoista. Pöytäkirjat pidetään nähtävillä myös internetissä, jolloin kuntalaisilla on helppo pääsy kunnan päätöksiä koskevaan tietoon. Pöytäkirjan pitäminen yleisesti nähtävänä ei sinällään ole aktiivista tiedottamista eikä poista tarvetta tiedottaa kunnan päätöksistä myös muulla tavalla. Valtuustolla tai kunnan muillakaan viranomaisilla ei ole valtaa määrätä suljetussa kokouksessa käsiteltyä asiaa tai asiakirjaa salassa pidettäväksi. Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen, valitusosoituksineen tai muutoksenhakukieltoineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä. Myös luottamushenkilön ja viranhaltijan päätökset voidaan merkitä pöytäkirjaan, joka pidetään yleisesti nähtävänä. Oikaisuvaatimuksen ja kunnallisvalituksen yleinen valitusaika lasketaan nähtävänäpitämisestä. Jos pöytäkirja sisältää salassapidettäviä tietoja, ei sitä saa tältä osin panna yleisesti nähtäväksi. Asianosaiselle lähetetään päätöstä koskeva pöytäkirjanote oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen tiedoksi kirjeenä. Pöytäkirjanote ja ohjeet on lähetettävä myös kaikille niitä pyytäneille.
19 Luottamushenkilöt ja työntekijät tiedottajina Luottamushenkilöiden julkinen rooli ja laajat sidosryhmäsuhteet ovat tärkeä voimavara kunnan profiloinnissa ja viestinnässä. Kuntalaisten osallistumismahdollisuuksia parantaa poliittisten päättäjien kasvottaminen, jalkautuminen sekä päätöksenteon arvojen ja perusteiden tekeminen näkyväksi. Kuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vuoropuhelu erilaisten kansalaistapaamisten, foorumeiden ja sähköisten välineiden avulla voimistaa kuntaa tuomalla uusia näkökulmia asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon. Tulevaisuudessa henkilökohtaisten verkostojen arvioidaan olevan yhä keskeisempi vallankäytön kanava. Luottamushenkilöt voivat monella tapaa virittää kuntalaisten mielenkiintoa kunnan asioihin. Myös tiedotusvälineet ovat kiinnostuneita luottamushenkilöiden näkemyksistä. Näin herätetään julkista keskustelua kunnan asioista. Kunnanhallitus tai valtuusto voi päättää järjestää oman tiedotustilaisuuden. Esimerkiksi talousarvion käsittelyn yhteydessä voi olla käytännöllistä kertoa ryhmien näkemykset yhdessä tiedotusvälineille. Tällöin tulee kuitenkin varmistua siitä, että pohjaesitys kerrotaan ilman poliittisia painotuksia. Kunnan luottamushenkilöstön ja virkamiesjohdon tiiviillä vuorovaikutuksella estetään se, ettei oleellisten asioiden hoidossa synny tietovajetta. Luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaiselta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisena, jolleivät ne sisällä salassapidettäviä tietoja. Toimielimen jäsenenä luottamushenkilöllä on oikeus niihin salassa pidettäviinkin tietoihin, joita tarvitaan toimielimen käsiteltävänä olevassa asiassa. Kunnan johto ja tiedottaja tiiviiseen yhteistyöhön Asioiden valmistelusta, päätöksenteosta, palveluista, taloudesta ja muusta kunnan toiminnasta viestiminen on virkamiestoimintaa, jota kunnanjohtaja johtaa. Tiedottaja ei saa sisällyttää työhönsä poliittisia painotuksia. Kunnan tiedottajalla tai sivutoimisella tiedotusvastaavalla on oltava tiiviit ja luottamukselliset suhteet kunnan johtoon niin, että tiedottaja voi tarpeen mukaan toimia myös oma-aloitteisesti valmisteluvaiheen tiedottamisessa. Hallintokunnissa viestinnän järjestää hallintokunnan johto. Hallintokuntien johto ja viestintävastuuhenkilöt toimivat tiiviissä yhteistyössä keskenään ja alansa luottamushenkilöorganisaation kanssa. Johto vastaa viestinnästä myös kuntayhtymissä, liikelaitoksissa ja kunnan yhtiöissä. Tiedottajan on oltava mukana valmisteltaessa asioita johtoryhmissä ja luottamuselinten kokouksissa, myös epävirallisissa. Näin asioita voidaan alusta lähtien punnita myös julkisuuden näkökulmasta ja suunnitella viestintää eri vaiheissa. Tarvittaessa voidaan käyttää ulkopuolisia viestintäpalveluja käytännön toteutuksessa. Hallitusmuodossa säädetään jokaiselle kansalaiselle sananvapaus. Se koskee myös
kunnan työntekijöitä. Ilmaisuvapaus on osa julkisuusperiaatteen toteuttamista. Työntekijällä on oikeus julkisuudessa esittää näkemyksensä niistä asioista, joita hän toimessaan joutuu käsittelemään. Yhteistyötä edistää, jos viestintä on omaa työtä, työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa. 20 Tiedotusvälineet tärkeitä kuntatiedon lähteitä Joukkotiedotusvälineet ovat keskeisiä tiedonlähteitä niin kunnan omille asukkaille, yrityksille ja sidosryhmille kuin myös naapureille ja matkailijoille. Toimitusten hyvä palveleminen on kunnan oman edun mukaista ja täyttää samalla kunnan tiedotusvelvoitetta. Kuntien suhteet tiedotusvälineisiin ovat yleensä kunnossa.moni kunta kuvaa suhdetta jopa aktiiviseksi. Etäiset ja ristiriitaiset suhteet joukkoviestimiin on vain harvalla kunnalla. Myönteinen yhteistyö ja myös kielteisistä asioista tiedottaminen palkitaan; pienillä voimavaroilla toimivat toimitukset julkaisevat mielellään aktiivisten toimijoiden materiaalia. Kunnan tiedotustoiminnassa on eduksi uutiskriteerien tunteminen, jotta oikeita asioita osattaisiin tarjota oikeaan aikaan julkaistavaksi. Selkeä tiedote, jossa mainitaan lisätietojen antajat, on yleensä käyttökelpoisin tapa saattaa asia yhtä aikaa kaikkien tiedotusvälineiden tietoon. Asian julkaisemista ja ymmärtämistä helpottaa, jos tiedote on laadittu valmiiksi uutistekstin muotoon. Tiedotustilaisuus on syytä järjestää, jos asia on erityisen tärkeä tai sisältää jotain paikan päällä näytettävää. Kutsu tiedotustilaisuuteen on hyvä lähettää noin viikko etukäteen. Kutsussa mainitaan tilaisuuden aihe, paikka ja aihe sekä asiaa esittelevien henkilöiden nimet. Tilaisuudessa on hyvä olla myös kirjallista materiaalia. Tiedotustilaisuus kestää parhaimmillaan alle tunnin; se sisältää asian tiiviin esittelyn sekä mahdollisuuden kysymyksiin ja erillishaastatteluihin. On tärkeää, että kunta tuntee hyvin alueen medioiden toimintatavat ja osaa toimittaa materiaalin sellaisella aikataululla ja tavalla, joka parhaiten soveltuu tiedotusvälineelle. Moni tiedotusväline ottaa esityslistat ja tiedotteet mieluiten vastaan sähköisesti.tiedotusvälineet, kunta ja muut alueen toimijat voivat myös kehittää yhdessä internetissä toimivia portaaleja ja muita sähköisiä foorumeja. Medioita kohdeltava tasapuolisesti Tasapuolisuus vaatii, että tiedotteet ja muu materiaali sekä valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat toimitetaan etukäteen kaikille niitä pyytäneille tiedotusvälineille. Päätöksistä tiedotetaan välittömästi kokouksen jälkeen kaikille tiedotusvälineille. Toimittajan ammattitaitoon kuuluu mainita jutussaan asian käsittelyvaihe, kun
esimerkiksi lautakunnan käsittelemästä asiasta tekee myöhemmin päätöksen kunnanhallitus tai valtuusto. Valmistelusta tiedotettaessa on korostettava sitä, että asiasta ei ole vielä päätetty. Tiedotusvälineet ottavat mielellään vastaan juttuvinkkejä myös puhelimitse, mutta tällöin on muistettava toimitusten tasapuolinen kohtelu. Vihjeen voi antaa yhdelle viestimelle, jos aihe ei muiden käytettäväksi sovellu. Jos taas toimittaja itse löytää juttuaiheen, sitä ei pidä levittää muille viestimille ennen kuin aiheen keksinyt on voinut tehdä oman juttunsa. Jos kuitenkin useammat toimittajat kysyvät samoja tietoja, ne on annettava kaikille kysyjille. Toimittajat on ohjattava oikean asiantuntijan puheille, mutta jutuntekoa ei pidä tarkoituksellisesti viivyttää asiantuntijan tai esimiehen poissaolon takia, vaan jokaiseen asiaan täytyy löytyä jonkinlainen vastaus. Toimittajan soittopyyntöön on vastattava heti. 21 Toimittajalla on täysi vapaus haastateltavan valintaan, mutta haastateltavan on luonnollisesti parasta pitäytyä omassa vastuualueessaan. Haastateltavalla on oikeus pyytää juttu tarkistettavaksi omalta osaltaan. Haastattelussa sanottua ei voi korjailla eikä haastattelua perua jälkikäteen. Tiedotusvälineillä on oikeus kritiikkiin ja jopa velvollisuus julkisen vallan kontrolliin.tiedotusvälineissä esiintyvät virheelliset tiedot on korjattava heti, ensisijaisesti toimituksen kanssa yhdessä neuvotellen. Erilaisia lisäyksiä, painotuksia ja mielipiteitä julkisuudessa esiintyneisiin tietoihin voi lähettää julkaistavaksi lehtien mielipidesivuille. Oikeus vastineen julkaisemiseen tulee kyseeseen vain henkilökohtaisen, loukkaavan arvostelun perusteella. Mielipidesivuilla esitettyihin kysymyksiin on vastattava välittömästi riippumatta siitä, onko kirjoitus julkaistu nimellä vai nimimerkillä. Sen sijaan mielipiteitä ei ole aina tarpeen kommentoida. Uutisointia ei osteta Päätöksenteosta ja toiminnasta kertovaa uutisointia ei pidä ostaa. Joukkoviestimissä julkaistava aineisto on maksettuja ilmoituksia ja mainoksia lukuun ottamatta toimitusten omassa harkinnassa. Toimituksia ei voida painostaa tai kosiskella julkaisemaan tiedotusaineistoa sellaisenaan tai ollenkaan, jos se ei toimituksen mielestä täytä julkaisukriteerejä.toimitusten kestitsemisen on oltava kohtuullista. Maksettuja ilmoituksia ei pidä sekoittaa toimitukselliseen aineistoon. Ilmoitusten ja mainosten julkaisemisessa käytetään harkintaa tilanteen ja varojen mukaan. Kuntalaki määrää ainoastaan, että kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Kuulutus julkaistaan lain ja muotoseikkojen niin määrätessä. Tehokkaan tiedottamisen ja sanoman perillemenon varmistamiseksi on käytettävä muitakin keinoja.