PÖYTÄKIRJA 1/ JUUPAJOEN KUNTA JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS TARKASTUSLAUTAKUNTA SISÄLLYSLUETTELO

Transkriptio

1 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN VAALIN TOTEAMINEN KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS TARKASTUSLAUTAKUNNAN ESITYSLISTAN TOIMITTAMINEN, PÖYTÄKIRJANPITÄJÄN VALINTA, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN ESITTELY LAUTAKUNNAN KOKOUKSESSA SIDONNAISUUSILMOITUSTEN KÄSITTELEMINEN LAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT MUUT ASIAT... 11

2 2 Kokouksen paikka ja aika Tiistai klo Kunnanhallituksen kokoushuone, Koskitie 50 Läsnäolevat jäsenet Erja Räsänen Veikko Suosaari Jarmo Salmi puheenjohtaja varapj. jäsen Muut läsnäolevat Mervi Korhonen hallintopäällikkö Pirjo Koskinen pöytäkirjanpitäjä Linnea Mäkinen hallintosuunnittelija Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajat Pöytäkirjan tarkastavat kaikki kokouksessa läsnä olleet jäsenet Allekirjoitukset Puheenjohtaja Erja Räsänen Pöytäkirjanpitäjä Pirjo Koskinen Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: Juupajoella _._8_.2017 Veikko Suosaari varapuheenjohtaja Jarmo Salmi jäsen Pöytäkirja pidetään nähtävillä kunnanvirastossa klo sekä julkaistaan yleisessä tietoverkossa

3 3 1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN VAALIN TOTEAMINEN Kuntalain 121 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Juupajoen kunnan hallintosäännön 8 :n mukaan tarkastuslautakunnassa on 3 jäsentä, joista valtuusto valitsee lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan, puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja ja jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Kunnanvaltuusto on valinnut pitämässään kokouksessa tarkastuslautakunnan jäsenet ja varajäsenet kaudelle Tarkastuslautakunnan puheenjohtajaksi valtuusto on valinnut Erja Räsäsen ja varapuheenjohtajaksi Veikko Suosaaren. - Jäsenet: Erja Räsänen (puheenjohtaja) Veikko Suosaari (varapuheenjohtaja) ja Jarmo Salmi - Varajäsenet: Kaija Laine, Mari Alanko ja Timo Musturi. Tarkastuslautakunnan valinta merkitään tiedoksi. Merkitään tiedoksi.

4 4 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain 103 :n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

5 5 3 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ESITYSLISTAN TOIMITTAMINEN, PÖYTÄKIRJANPITÄJÄN VALINTA, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN JA NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Juupajoella kunnanhallituksenesityslistat toimitetaan jäsenille sähköpostitse, ellei asialle ole osoitettavissa ylitsepääsemätöntä estettä. Juupajoen kunnan hallintosäännön 124 :n mukaan esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Lautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lautakunnan ulkopuolelta. Hallintosäännön 144 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Juupajoen kunnan hallintosäännön 145 :ssä sanotaan päätösten tiedoksiannosta kunnan jäsenille seuraavaa: Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialallaan. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tarkastuslautakunta päättää, että

6 6 - Esityslista toimitetaan lautakunnan jäsenille sähköpostitse, mikäli mahdollista, vähintään kolme päivää ennen kokousta. Toimielimen varsinainen jäsen ilmoittaa esteestään osallistua kokoukseen suoraan varajäsenelleen. - Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjänä toimii toimistosihteeri Pirjo Koskinen. - Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan pääsääntöisesti heti kokouksen jälkeen kaikkien läsnäolleiden jäsenten allekirjoituksella varmennettuna. - Pöytäkirja pidetään nähtävillä kunnanvirastolla tarkastuslautakunnan päättämänä ajankohtana sekä julkaistaan yleisessä tietoverkossa (kunnan nettisivut). Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti.

7 7 4 ESITTELY LAUTAKUNNAN KOKOUKSESSA Koska tarkastuslautakunnan alaisuudessa ei toimi viranhaltijoita, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja toimii lautakunnan esittelijänä. Tarkastuslautakunnan esittelijänä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja. Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti.

8 8 5 SIDONNAISUUSILMOITUSTEN KÄSITTELEMINEN Kuntalain 410/ :n mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa kuntalain valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. 84 :ssä sanotaan seuraavaa: 84 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta Sidonnaisuusilmoituslomakkeet on toimitettu ilmoitusvelvollisille kesäkuussa. Tarkastuslautakunta hyväksyy saamansa sidonnaisuusilmoitukset niiltä osin kuin ne vastaavat lain vaatimuksia. Tarvittaessa tarkastuslautakunta kehottaa tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta.

9 9 Tarkastuslautakunta muistuttaa ilmoitusvelvollisia palauttamaan sidonnaisuusilmoituksensa, mikäli he eivät ole sitä vielä tehneet. Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti. Pöytäkirjaan merkittiin, että Veikko Suosaari poistui esteellisenä kokouksesta klo sidonnaisuusilmoituksensa käsittelyn ajaksi.

10 10 6 LAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT Kuntalain 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että lautakunnan jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti muun muassa seuraavat asiakirjat: - talousarvio ja -suunnitelma - osavuosikatsaukset tai muut kuntayhtymänkokonaiskehitystä kuvaavat raportit - hallintosääntö ja hallintosäännön muutokset Kunnanvaltuuston ja -hallituksen esityslistat ja pöytäkirjat ovat tarkastuslautakunnan luettavissa Juupajoen kunnan nettisivuilla. Tarkastuslautakunnan tarvitsemat edellä mainittujen esityslistojen ja pöytäkirjojen sisältämät salassa pidettävät tiedot toimitetaan tarkastuslautakunnalle erikseen. Lautakunnan jäsenet tekevät tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka edesauttavat lautakunnan työskentelyä sekä arviointikertomuksen laatimista. Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti.

11 11 7 MUUT ASIAT - Juupajoen kunnan vuoden 2017 välitilintarkastus suoritetaan Tarkastuslautakunta on läsnä välitilintarkastuksessa Vuoden 2017 tilintarkastus suoritetaan Tarkastuslautakunnan jäsenten koulutuspäivä Jyväskylässä. Lautakunta merkitsee asiat tiedoksi. Hyväksyttiin ehdotus yksimielisesti.