4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta Pvm: 1.4.2012 Versio: 1.0 Copyright Heeros Systems Oy 2012
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 2 (12) SISÄLLYS 4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta... 3 4.1 ARKISTON PERUSTAMINEN... 3 4.1.1 Arkiston suunnittelu... 3 4.1.2 Arkistorakenne... 4 4.1.3 Arkiston käyttäjät ja käyttötapa... 5 4.1.4 Tietojen siirto arkistoon... 5 4.2 KIRJANPITOAINEISTON ARKISTOINTI... 7 4.2.1 Kirjanpitolaista johdetut arkistointivaatimukset... 7 4.2.2 Muun kirjanpitoaineiston arkistointi... 8 4.3 ARKISTON HYÖDYNTÄMINEN... 8 4.4 SÄHKÖINEN ARKISTO RAPORTTIEN JAKELIJANA... 10 4.5 SÄHKÖINEN ARKISTO TILINTARKASTAJAN TYÖKALUNA... 10 4.5.1 Tilintarkastus sähköisen arkiston avulla... 10 4.5.2 Tilintarkastajan työpaperit sähköiseen arkistoon... 11 4.6 SÄHKÖISEN ARKISTOINNIN HYÖDYT... 11 4.7 Sähköisen arkiston valinta... 12
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 3 (12) 4 HYÖTY IRTI SÄHKÖISESTÄ ARKISTOSTA Sähköinen arkisto on käsitteenä todellinen runsauden sarvi. Sosiaali- ja Terveysministeriön asettama työryhmä teki sosiaalialan asiakirjojen sähköisen arkistoinnin vaatimuksista ja toiminnallisista määrittelyistä 177-sivuisen raportin. Arkistoitavaa ja näkökulmaa riittää todella paljon. Arkistointitarpeet vaihtelevat melkoisesti sen mukaan, onko kysymyksessä vaikkapa sairaanhoitopiiri, sanomalehtikonserni, väestörekisteri tai tilitoimisto. Tilitoimistot tarjoavat palvelujaan yli 300.000 organisaatiolle Suomessa, joten ei ole kansantaloudenkaan kannalta aivan merkityksetöntä, mitä heidän palvelupaletistaan löytyy. Tässä dokumentissa käytetään esimerkkinä tilitoimistoympäristöä, jossa samaa sähköistä arkistoa käyttävät sekä tilitoimisto että sen asiakkaat. Samat asiat ovat luonnollisesti sovellettavissa monilta osin myös niille organisaatiolle, jotka hoitavat itse taloushallintonsa. 4.1 ARKISTON PERUSTAMINEN 4.1.1 Arkiston suunnittelu Ennen arkiston perustamista, on syytä miettiä, mitä kaikkia tietoja haluaa arkistoida. Osa niistä on varmasti itsestään selvyyksiä. Asian äärelle pääsee helposti kurkistamalla nykyiseen arkistohuoneeseen ja katsomalla, mitä aihepiirejä käsitteleviä mappeja sieltä löytyy. Helpotusta tuo tietysti, jos käytettävissä on osaava tilitoimisto, jossa näitä asioita on jo valmiiksi pohdittu. Tällöin on helppoa kopioida joku olemassa oleva arkistorakenne ja tehdä siihen haluamansa muutokset. On huomioita myös lakisääteiset asiat, vaikka ne eivät olisikaan aiemmin olleet esillä. Usein eri toimialoilla on tarkempia vaatimuksia dokumenttien säilytykselle, jopa kirjanpidon vaatimuksia pidempiä säilytysaikoja. Sähköinen arkisto kannattaa jakaa kahteen osaan: - Automaattisesti tositeaineistoa vastaanottavaan, kiinteään osaan - Arkiston käyttäjien ylläpitämään vapaamuotoiseen osaan
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 4 (12) Tehokas arkistointiprosessi edellyttää, että kirjanpidon tositeaineisto päivittyy automaattisesti arkistoon. Käytön mukavuuden kannalta on myös hyvä, että laskujen kuvat aukeavat näytölle samanlaisina kuin ne ovat kulkeneet laskutusprosessin läpi. Hyvä arkistointijärjestelmä mukautuu käyttäjien tarpeisiin. Tällöin on tärkeää, että käyttäjä voi itse määritellä arkistonsa rakenteen. 4.1.2 Arkistorakenne Mapeissa on välilehtiä auttamassa tietojen jaottelua. Samaa logiikkaa kannattaa käyttää myös sähköisessä arkistoinnissa. Tällöin pääjaottelu vastaa mappia ja alajaottelu välilehteä. Otetaan esimerkiksi yrityksen lainat. Ne voidaan ryhmitellä vaikkapa alla kuvatulla tavalla, jossa pääjaottelu on 07 yrityksen Pankki- ja luottoasiat ja sen yksi alajaottelu 02 nimeltä Laina-asiakirjat. Jotta arkiston käyttö olisi todella helppoa ja tehokasta, on syytä suunnitella, mitä tietoja kannattaa arkistoitavasta laina-asiakirjasta tallentaa sisältöä määrittäviin kenttiin (metatiedot). Tässä tapauksessa hyviä kandidaatteja olisivat ainakin: - pankin tai luottolaitoksen nimi - lainan myöntämispäivämäärä - lainan numero - laina-ajan pituus - lainan määrä Toinen esimerkki metatiedoista on ostolaskulta kerättävät tiedot. Oikein toteutettuina ne tallentuvat automaattisesti sekä verkkolaskuista että skannatuista paperilaskuista. Metatiedot ovat arkiston käyttäjälle korvaamaton apu, koska hän voi käyttää niitä hakukriteereinä tietoja etsiessään. Hakutuloksesta näkee suoraan kentän arvot, joten dokumenttia ei välttämättä tarvitse edes avata.
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 5 (12) 4.1.3 Arkiston käyttäjät ja käyttötapa Ihanteellinen ratkaisu tilitoimiston ja sen asiakasyrityksen arkistointitarpeeseen on yksi yhteinen arkisto riippumatta siitä, paljonko arkiston käyttäjiä on. Hyvän arkiston ominaisuus on, että siihen voivat eri ihmiset eri paikoista ja jopa eri organisaatioista tallentaa aineistoa - luonnollisesti mihin aikaan tahansa. Samoin on voitava muodostaa erilaisia käyttöoikeustasoja, jolloin arkiston käyttäjälle ei näy muuta kuin ne tasot ja niiden alla olevat dokumentit, joihin hänellä on oikeus. Samalla kannattaa harkita, onko jonkun henkilön tai ryhmän saatava heti tieto arkistoituneesta asiakirjasta. Tällaiset henkilöt tai ryhmät voidaan lisätä jakeluun eli sähköposti singahtaa heille välittömästi, kun asiakirja on tallentunut arkistoon. Joissakin tapauksissa vaaditaan hyvinkin tarkkaa suojausta, oikeuksien rajausta ja käyttölokia (esim. ketkä ovat katselleet dokumenttia). Jos on tällaisia tarpeita, kannattaa arkiston soveltuvuus varmistaa etukäteen huolellisesti. 4.1.4 Tietojen siirto arkistoon Koska arkistoon kerätään tietoja eri lähteistä ja eri järjestelmistä, pitää olla monenlaisia asiakirjojen siirtotapoja. Ainakin seuraavat vaihtoehdot pitäisi olla käytettävissä. - Skannaus, jolloin dokumentti siirtyy suoraan skannerilta arkistoon. - Raporttien tulostus suoraan toisesta järjestelmästä. Tyypillinen esimerkki on kirjanpidon kuukausiraporttien ajo suoraan arkistoon. Arkistointijärjestelmän pitää pystyä vastaanottamaan tietoa mistä tahansa järjestelmästä, joka tulostaa standarditiedostoja. - Tiedoston siirto sähköpostin liitetiedostosta tai suoraan kiintolevyn kansiosta. - Operaattorien välittämät verkkolaskut. Myyntilaskut arkistoidaan automaattisesti sen jälkeen kun ne ovat lähteneet eteenpäin laskun lähettäneeltä operaattorilta. Ostolaskut puolestaan siirtyvät suoraan kierrätysjärjestelmästä tai ostoreskontrasta. Arkiston tulee olla neutraali dokumentin formaatin suhteen. On syytä kuitenkin pitää mielessä, että dokumentteja saatetaan katsella pitkänkin ajan kuluttua. Sen takia kannattaa käyttää yleisiä ja laajalle levinneitä tallennusmuotoja. Tällaisia muotoja ovat mm. - Microsoft Office -dokumentit - Pdf-dokumentit - JPEG-kuvat
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 6 (12) Monia muitakin voi käyttää, mutta on syytä seurata ohjelmistojen kehitystä, jotta varmistetaan tiedostojen hyödyntäminen myös tulevaisuudessa. Vuosien saatossa monet tiedostomuodot ovat jääneet historiaan. TIFF-muoto kuvissa on ongelmallinen, koska siitä on olemassa lukemattomia eri muunnoksia, siksi suosittelemme JPEG-muotoa kuvissa.
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 7 (12) 4.2 KIRJANPITOAINEISTON ARKISTOINTI Kirjanpito on jatkuvaa yrityksen taloudellisen toiminnan kirjaamista, rekisteröintiä ja raportointia. Tarkemmin ottaen se koostuu tositteista, kirjanpitovienneistä ja raporteista. Sähköisen arkistoinnin vankat reunaehdot sanelee Kirjanpitolautakunnan yleisohje (1.2.2011). Ne kannattaa pitää mielessä, kun suunnittelee sähköisen arkiston käyttöönottoa. Kirjanpitoaineiston pysyvä arkistointi on pakollista ja keskeinen osa kirjanpitoa. 4.2.1 Kirjanpitolaista johdetut arkistointivaatimukset Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää seuraavasti: - Kirjanpitokirjat, tililuettelo ja tasekirja 10 v - Muu kuin edellä mainittu kirjanpitoaineisto (tositteet, täsmäytyslaskelmat yms) 6 v Sähköisen kirjanpidon arkiston tulee siis olla sellainen, että siinä olevat tiedot voidaan lukea jopa 10 vuoden kuluttua. Tätä vaatimusta ei kannata aliarvioida. 10 vuotta on tietotekniikassa pitkä aika ja voi olla, että joidenkin tallennusmuotojen avaaminen voi osoittautua myöhemmin hyvin vaikeaksi. Koska myös yksittäiset tietovälineet, kuten CD-levyt voivat ajan kuluessa vaurioitua, on tärkeää, että arkistosta otetaan säännöllisin väliajoin varmistuksia. Kirjanpitolaki edellyttää myös, että arkistoitu aineisto tulee säilyttää kahdella tietovälineellä siten, ettei niiden sisältöä voida muuttaa. Tulevaisuuden vaivojen minimoimista on käyttää laajalle levinneitä standardoituja tallennusmuotoja. Ainoan poikkeuksen sähköiseen arkistoon tekee tasekirja. Koska siellä komeilevat hallituksen ja tilintarkastajan aidot signeeraukset, niiden skannattua versiota ei hyväksytä viralliseksi asiakirjaksi. Niinpä se pitää säilyttää paperisena. Luonnollisesti tasekirja tulee siitä huolimatta skannata ja sisällyttää sähköiseen arkistoon. Tehokas prosessi edellyttää, että kirjanpidon tositteiden on siirryttävä kirjanpidon osajärjestelmistä automaattisesti sähköiseen arkistoon. Tositteen täytyy sisältää kaikki KPL 2:5 mainitut tiedot. Sen lisäksi on erittäin tärkeää, että arkistossa on myös laskun kuva sekä loki laskun käsittelystä. Näin tiedetään varmasti, ketkä ovat tarkastaneet ja hyväksyneet laskun ja kuka on mahdollisesti muuttanut laskun metatietoja (esim. eräpäivää tai kustannuspaikkaa). On oltava myös tarkkana siitä, kenellä on oikeus hävittää pysyviä tietoja. Joissakin arkistoratkaisuissa käyttäjä voi siirtää poistettavan dokumentin roskakoriin, josta palveluntarjoaja suorittaa vasta
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 8 (12) lopullisen tuhoamisen. Kun hankkii sähköisen arkiston pilvipalveluna, tämä on tärkeää vastuiden tunnistamisen kannalta. (Pilvipalvelulla tarkoitetaan netin kautta jaettavia ohjelmapalveluita). Aina on kuitenkin muistettava, että vastuu dokumenteista, tositteista ja kirjanpidon oikeellisuudesta on omalla yrityksellä. 4.2.2 Muun kirjanpitoaineiston arkistointi Kirjanpito tuottaa tilikauden aikana monenlaista tietoa. Organisaation eri tehtävissä työskentelevät henkilöt tarvitsevat jatkuvasti erilaisia raportteja. Nämä, esimerkiksi kirjanpidon kuukausiraportit tai kustannuslaskennan seurantaraportit, on järkevää arkistoida myös kauden aikana. Kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi, ne voidaan hävittää. Niiden osalta ei ole yleisiä säilytysvaatimuksia, mutta niittenkin hävitysoikeuksien antamisessa on oltava tarkkana. Arkistointijärjestelmässä on syytä olla loki, joka todentaa dokumenttien tuhoamiset. 4.3 ARKISTON HYÖDYNTÄMINEN Historian tunteminen on välttämätöntä nykyhetken ymmärtämiseksi. Noinhan sitä koulussa opetettiin. Sama viisaus pätee tähänkin yhteyteen. Mikäli yrityksen historia lepää työntekijöiden muistitietojen varassa tai on muuten hajallaan eri paikoissa, ollaan todella heikoilla. Mitä enemmän tietoa sähköisessä arkistossa on, sen helpommaksi muuttuu tiedon hyväksikäyttäjän elämä edellyttäen, että - arkisto on hyvin suunniteltu - tiedot siirtyvät sinne systemaattisesti ja - arkiston hakuominaisuudet ovat kattavat Hakutoiminnot voidaan jakaa kahteen ryhmään (tosin niitä voidaan käyttää myös yhdessä): - Metatietojen mukaan haettavat dokumentit - Vapaan tekstitiedon mukaan haettavat dokumentit Metatietojen perusteella tehtävät haut ovat arkiston käyttäjän arkea. Jos halutaan vaikka nähdä jonkun toimittajan laskut kahden edellisen kuukauden ajalta, voisi hakulomake näyttää tällaiselta:
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 9 (12) Klikkaamalla jotain löytyneistä kuudesta laskusta saa sen metatiedot ja laskun kuvan näkyviin. Laskujen etsintä on todella vaivatonta, kun samanaikaisesti voi käyttää hakukriteereinä useita hakukenttiä. Seuraavassa on esimerkkejä erilaisista sähköisen arkiston hyödyntämistilanteista: a. Tilitoimiston työntekijän tietokoneen näyttö pimeni yhtäkkiä. Pienen sadattelun ja näytön koputtelun jälkeen juolahti mieleeni, että onkohan sen takuu voimassa. Mutta kun talossa on paljon erimerkkisiä ja eri toimittajilta hankittuja laitteita, ei oikein huvittanut ruveta penkomaan asiaa. Sitten välähti! Kun oma näyttöni oli rikki, syötin työtoverini koneelta laitteen takaa löytämäni sarjanumeron sähköisen arkiston vapaaseen tekstihakukenttään ja lasku räpsähti saman tien ruudulle. Takuuaikaa oli sopivasti kaksi viikkoa jäljellä, joten kipin kapin korjaamoon. Tuli voittajan fiilikset. Tämä pelastusoperaatio olisi tuskin onnistunut mappiarkistosta tai ainakin etsimiseen olisi kulunut niin paljon aikaa, että toimenpiteen hyöty olisi ollut jo kyseenalainen. Ja tämä oli vain yksi tarina tuhansista. Nyt viimeistään on aika tehdä lopullinen pesäero mappeihin ja niissä pölyyntyviin papereihin! b. Ajatellaanpa vaikka taloyhtiön hallitusta. Kun isännöitsijä on saanut hallituksen kokousmateriaalin valmiiksi, hän tallentaa kaikki kokouksessa käsiteltävät asiakirjat tai tiedostot sähköiseen arkistoon, josta järjestelmä lähettää saman tien sähköpostiviestin hallituksen jäsenille. Viestissä on linkki arkiston siihen kohtaan, jossa kokousmateriaali on. Itse kokouksessa hallituksen jäsenet eivät enää tarvitse papereita, vaan asiat esitellään ja keskustelut käydään arkistoidun aineiston pohjalta videotykin avustuksella. Kukaan hallituksen jäsenistä ei voi vetäytyä sen seikan taakse, ettei olisi saanut aineistoa etukäteen. Kokouspöytäkirja muotoutuu kokouksen asiakohtien käsittelyn tahdissa ja se tulostetaan ja
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 10 (12) allekirjoitetaan kokouksen päätteeksi. Sitten se skannataan sähköiseen arkistoon. Näin hallitustyöskentelyä voidaan tehostaa todella merkittävällä tavalla! Sama pätee tietysti kaikkeen muuhunkin kokoustyöskentelyyn. c. Yritys pitää johtoryhmän kokousta Saariselällä. Toimitusjohtaja esittelee kauden tuloslaskelmaa. Huomio kiinnittyy korkeisiin asiantuntijapalkkioihin. Talouspäällikkö manaa, että pääkirja ja tositteet ovat tilitoimistossa ja toimisto on jo tähän aikaan kiinni. Mutta sitten välähtää! Talouspäällikkö avaa selaimen kautta sähköisen arkiston. Hän rajaa aikaväliksi viime tilikauden ja ottaa listauksen kirjanpidon tililtä Asiantuntijapalkkiot. Samassa löytyy selitys ongelmaan ja johtoryhmän jäsenet taputtavat innostuneesti käsiään. Tuloslaskelmaan porautuminen on helppoa illallakin täällä kairojen reunamilla, vaikka itse kirjanpitojärjestelmässä ei porautumisominaisuutta olekaan. d. Sopimukset ovat usein määräaikaisia tai niissä saattaa olla pykälä, jossa on sovittu hinnantarkistuksesta. Hyvä sähköinen arkisto informoi käyttäjäänsä määräajoista etukäteen lähettämällä asiasta selkeän sähköpostiviestin. 4.4 SÄHKÖINEN ARKISTO RAPORTTIEN JAKELIJANA Kun sähköisessä arkistossa on edellä kuvatut ominaisuudet, sen hyväksikäyttöä voi laajentaa raporttien jakeluun - eli toimimiseen raporttiportaalina. Tilitoimistoille ja niiden asiakkaille siitä on verraton apu. Toiminta etenee seuraavasti: - Sovitaan asiakkaan kanssa, mitkä raportit kuuluvat jatkuvan kuukausittaisen jakelun piiriin - Siirretään kuukausiraportit suoraan perusjärjestelmästä sähköiseen arkistoon - Sähköinen arkisto lähettää sähköpostiviestin raporttien tarvitsijoille. Viestissä on linkki sähköisen arkiston siihen kansioon, missä raportit sijaitsevat. Raportit eivät siis siirry mihinkään. - Raporttien käyttäjät lukevat raporttejaan silloin kuin heille parhaiten sopii. Halutessaan he voivat tulostaa raportit myös paperille. 4.5 SÄHKÖINEN ARKISTO TILINTARKASTAJAN TYÖKALUNA Hyvin toimiva sähköinen arkistointijärjestelmä voi auttaa tilintarkastajaa kahdella tavalla. 4.5.1 Tilintarkastus sähköisen arkiston avulla Kun tilintarkastajalle annetaan oikeudet sähköiseen arkistoon, voi hän käytännössä suorittaa tarkastuksensa milloin ja missä tahansa. Käyttämällä laskujen hakutoimintoja tehokkaasti hyväkseen,
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 11 (12) tilintarkastaja saa kerralla ruudulle haluamiaan asiakokonaisuuksia. Yksinkertaisimmillaan haku voisi olla: listaa kaikki tilikauden edustuskulut, joiden loppusumma on yli 1.000 euroa. Näppärää on, jos laskun voi merkitä tarkastetuksi, jolloin tarkastusta voi jatkaa myöhemmin ottamalla käsittelyyn vain tarkastamattomat laskut. Kun yritys on tallentanut arkistoonsa tositteiden lisäksi, kirjanpidon raportit, hallituksen kokouspöytäkirjat, kaupparekisteriotteet ja muut keskeiset hallinnon asiakirjat, tilintarkastajan ei välttämättä tarvitse käydä tarkastuksen kohteessa muutoin kuin tervehdyskäynnillä. 4.5.2 Tilintarkastajan työpaperit sähköiseen arkistoon Tilintarkastajan kannattaa ottaa sähköinen arkisto myös omaan käyttöönsä. Tällöin hän voi tallentaa tarkastuskohteensa kaikki työpaperit omaan asiakkaittain jaoteltuun arkistoonsa. Käyttämällä arkistoaan systemaattisesti työssään, kertyy tilintarkastajalle vuosien mittaan hyvin kattava asiakkaan tarkastushistoria. Tällainen arkisto ei ole tilintarkastajan kannalta arvoton siinäkään vaiheessa, kun lopettaa tilintarkastustoiminnan. Hänen työnsä keskeinen sisältö voidaan siirtää CD-levykkeelle, jota toimintaansa laajentava toinen tilintarkastaja varmasti arvostaisi. 4.6 SÄHKÖISEN ARKISTOINNIN HYÖDYT - Asiakirjat ja raportit ovat aina käyttäjien nähtävissä ajasta ja paikasta riippumatta - Luotettava säilytys kestää tulipalot, murrot ja vesivahingot - Raportteja ei tarvitse enää tulostaa ja postittaa edes sähköpostin liitteenä - Automaattiset muistutukset helpottavat työtä - Vapaan ja monipuolisen hakutoiminnon avulla oikean dokumentin löytäminen helpottuu - Tilintarkastus tehostuu - Ympäristö säästyy paperin, värijauheitten, kopiokoneitten käyttö sekä autolla ajo vähenevät
4 Hyöty irti sähköisestä arkistosta 12 (12) 4.7 SÄHKÖISEN ARKISTON VALINTA Kun valitset organisaatiosi käyttöön sähköistä arkistoa, mieti omia käyttötarpeitasi nyt ja myös tulevaisuudessa. Tässä joukko kysymyksiä, joihin kannattaa etsiä vastauksia. - Onko arkisto käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta? - Voiko arkistoa käyttää selaimella? - Halutaanko arkisto omaan sisäverkkoon vai pilvipalveluna? - Voiko arkistoa käyttää mobiililaitteilla? - Minkä muotoisia tiedostoja arkistoon voi tallentaa? - Voiko arkistoa käyttää kaikki ne henkilöt, joilla on siihen tarvetta? - Onko arkisto käytettävissä yli organisaatiorajojen? - Voidaanko arkiston käyttöä rajata eri käyttäjäryhmille? - Kuinka helppoa on arkiston muokkaaminen omien tarpeitten mukaiseksi? - Pystyykö arkisto vastaanottamaan automaattisesti tietoa muista järjestelmistä? - Pystyykö arkisto lähettämään tietoa arkistoiduista dokumenteista? - Pystyykö arkisto ilmoittamaan määräaikojen umpeutumisesta? - Pystyykö arkisto toimimaan raporttiportaalina? - Onko arkistossa kattavat hakuominaisuudet - myös vapaa tekstihaku? - Voidaanko arkistoitaville dokumenteille antaa hakuja helpottavia metatietoja? - Pystytäänkö arkistoon skannaamaan dokumentteja ilman välitallennusta? - Pystyykö arkisto automaattisesti vastaanottamaan verkkolaskuina tai skannattuina saapuneet ostolaskut? - Pystyykö arkisto vastaanottamaan lähetetyt myyntilasku? - Pystyykö arkisto säilyttämään kirjanpitolaissa vaaditun aineiston 10 vuotta luettavassa muodossa? - Onko arkisto varmistettu siten, että maanjäristykset, tulvat, tulipalot ja pienemmät murheet eivät estä sen käyttöä? - Pystyykö tilintarkastaja tekemään merkintöjä tarkastuksestaan ja kopioimaan haluamiaan dokumentteja omaan arkistoonsa? - Saako arkistosta kopion esim. DVD-levylle? - Pystyykö kopiokoneelta siirtämään dokumentteja ja tositteita arkistoon?