1/8 TARJOUSPYYNTÖ 51870 Postimaksukone 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Kaisu Mourujärvi Suomi puh. +358 401358328 fax kaisu.mourujarvi@ras.fi Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: Postimaksukone Hankinnan tunniste- tai viitenumero: 51870 Hankinnan kuvaus: pyytää tarjouksia materiaalipalveluille leasingpostimaksukoneesta ajalle 16.3.2016-15.3.2021. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ei ylitä hankintalain 15 :n kynnysarvoa Päänimikkeistö: 30130000-9 (Postitoimistolaitteet) Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: 3. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Tavarahankinnat
2/8 Hankintamenettely: Avoin menettely Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Käytetään kahden kuoren menettelyä: Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Hankinnassa noudatetaan avointa hankintamenettelyä. Hankintailmoitus julkaistaan Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/ras2 sekä n internet -sivuilla osoitteessa. Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kokonaishankinnan mukaan Tarjouksen valintaperuste: Halvin hinta Sähköistä huutokauppaa käytetään: 4. Hankinnan kohteen kriteerit Kokonaishinnan maksimipisteet 100.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo Kiinteä vuokra/leasing Kiinteä vuokra/leasing Hankittava määrä: 60 kk Kiinteä koko sopimuskauden /kk Syötettävä Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa Huoltosopimus Huoltosopimus Hankittava määrä: 60 kk Sisältää määräaikaishuollot (1 kerta/vuosi) varaosineen, tarvikkeineen sekä matkakulut ja työt. /kk Syötettävä Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa
3/8 Sisältää vuosihuoltojen/määräaikaishu oltojen lisäksi tapahtuvat huollot/korjaukset, varaosat, tarvikkeet, matkakulut, työt yms. huollosta/korjauksesta aiheutuvat kulut. Sisältää tulostamiseen tarvittavat värit/väripatruunat, tulostin/printtipäät, tarrat (n. 100 tarraa/arkki). Sisältää hintapäivitykset, ohjelmapäivitykset ym. laitteen vaatimat päivitykset. Sisältyy varalaite, mikäli huoltoa ei pystytä suorittamaan ao. laitteen sijaintipaikassa klo 8-16 aikana huoltopäivänä. Sisältää mahdollisen lainamittarin/alustan. Postimaksut eivät sisälly huoltosopimukseen. Sisältyy kaikki asennukset, opastukset/koulutukset, myös sopimuskauden aikana tapahtuvat muutokset ja niistä aiheutuvat asennukset ja opastukset/koulutukset. Tarjouspyynnön maksimipisteet yhteensä 100.00 5. Hinta ja kaupalliset ehdot Hinnat annetaan ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Annettujen hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset (lukuunottamatta postimaksua) ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimuskauden aikana veloittaa. Mitään erillisiä maksuja/veloituksia ei sopimuskauden aikana hyväksytä. Hinnoittelussa ja laskutuksessa ei hyväksytä käteisalennuksia, vaan alennukset tulee näkyä suoraan tuotteen hinnassa. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei huomioida. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Muilta osin hankinnan noudatetaan Julkisten hankintojen sopimusehtoja JYSE 2014 TAVARAT/PALVELUT. Omien sopimusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 6. Laskutus ja maksuehto Laskutus voidaan suorittaa, kun se on hyväksytysti tilaajan toimesta vastaanotettu ja tarkastettu sekä käyttökoulutukset suoritettu. Laskutus-, toimitus- ja käsittely- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. Laskuun lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Maksuehto 21 pv netto.
4/8 Verkkolaskutusoperaattorimme ostolaskujen vastaanotossa on Tieto Oyj (välittäjätunnus 0037 0101 1385). Verkkoasiointitunnuksemme on TE003702102860. Y-tunnus. 7. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajan kelpoisuus Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Merkintä kaupparekisterissä Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin, ennakkoperintärekisterilain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Verovelkatodistus Ladattava Todistus verojen maksamisesta/verovelkatodistus tai todistus siitä, että verovelkaa koskeva hyväksytty maksusuunnitelma on tehty. Veroviranomaisen antama todistus on ladattava tarjouksen liitteeksi. Työeläkevakuutusmaksut Ladattava Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen työeläkekassan ja/tai eläkevakuutusyhtiön antama todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus on ladattava tarjouksen liitteeksi. Vastuuvakuutus ja tuotevakuutus Hankinta- ja kaupalliset ehdot Tarjous ja vaaditut asiakirjat on jätettävä suomenkielisinä. Ladattava Vakuutusyhtiön antama todistus voimassa olevasta yrityksen toiminnan vastuuvakuutuksesta, joka sisältää myös tuotevastuuvakuutuksen. Vakuutusmäärä vähintään 0,5 milj. /vahinko. Vakuutusyhtiön antama todistus on ladattava tarjouksen liitteeksi. Mahdollisten vieraskielisten todistusten ja selvitysten tulee olla käännettynä suomenkielelle auktorisoidun kielenkääntäjän suorittamana ja leimalla varustettuna. Ympäristövaatimukset Ladattava Tarjoajan tulee toiminnassaan ottaa huomioon ympäristöasiat sekä edistää kestävää kehitystä. Kuvaus ympäristöasioiden huomioon ottamisesta ja toimenpiteistä kestävän kehityksen edistämiseksi tulee ladata tarjouksen liitteeksi. Toimitettava selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Toimitusehto on TOP tilaava yksikkö FIN2001. Kuormalavat katsotaan pakkausmateriaaliksi, joka sisältyy toimitusehtoon. Laite on toimitettava tilaajan osoittamaan paikkaan, asennettuna, käyttöönopastettuna, verkkoon liitettynä (täysin toimintakuntoisena) sekä pakkausmateriaalit on vietävä pois. Toimistusaika Laitteen tulee olla asennettuna ja toimintakunnossa 16.3.2016.
5/8 Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina euroina kahdella desimaalilla. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki palveluntuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimuskauden aikana veloittaa (esim. pakkaus-, toimitus-, kuljetus-, rahti-, vakuutus- yms. kulut). Hinnat Tarjottujen hintojen (vuokra/leasing + huolto) tulee olla kiinteät koko sopimuskauden. Huollon hinnan tulee sisältää mm. määräaikaishuollot, korjaukset tarvikkeineen ja matkakuluineen sekä tulostamiseen tarvittavat värit, kirjoitus/printtipäät yms. kuluineen, ohjelmapäivitykset, hintapäivitykset, tulostustarrat yms. Mitään erillisiä maksuja/veloituksia sopimuskauden aikana ei hyväksytä. Toimitusmaksut, käsittely- ja laskutuslisät ja muut vastaavat kulut sisältyvät hintaan. Laskutus Laskutus kolmen (3) kuukauden jaksoissa. Laskutus-, toimitus- ja käsittely- yms. lisät sisältyvät tarjottuun hintaan. Maksuehto 21 pv netto. Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko enintään korkolain mukainen. Noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT). Pakottavat vaatimukset Viivästyskorko enintään korkolain mukainen. Omien sopimusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäykseen. (Koskee myös rahoitusyhtiön ehtoja). Materiaalien on täytettävä Suomessa ja EU-alueella voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. Postitusmäärä Arvioitu postitusmäärä vuodessa n. 70 000-80 000. Nopeus vähintään 100 kpl/minuutti Täyselektroninen ohjaus Automaattinen syöttölaite Automaattinen hinnoittelu ja punnitus ("vauhdissa") Sekakokoisen postin käsittelymahdollisuus Vaaka punnitus 25 kg asti riippuvainen analogisesta puhelinlinjasta Tietojen siirto PC:lle Raportointi ja analysointi Tilien lukumäärä vähintään 100 kpl Tilien lisäämismahdollisuus (sisältyy hintaan) Päivitettävä hintamuisti Rahan loppumisvaroitus
6/8 Tarra-arkkien syöttölaite (arvioitu tarrojen määrä n. 100 tarraa/kk) Joko tarrarullat tai tarra-arkit. Postin leimaus etukäteen Asiakkaalle voidaan leimata palautuskuori valmiiksi mukaan. (Asiakkaalla aikaa palauttaa asiapaperit valmiiksi leimatussa kuoressa esim. 20 päivän kuluessa). Huollon saatavuus Ladattava Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys huollon saatavuudesta, huollon yhteystiedot sekä sitoutua siihen, että huolto on paikalla viimeistään soittoa seuraavana arkipäivänä klo 8.00. Laitteen tulee olla toimintakunnossa soittoa seuraavan päivän klo 16.00 mennessä, tai toimittajan tulee toimittaa huollon ajaksi toinen kone huollossa olevan koneen tilalle. Vuosi- tai määräaikaishuolloista tulee huollon sopia yhteyshenkilön kanssa, milloin huollot suoritetaan molemmille sopivana ajankohtana. Referenssit Ladattava Tarjojan tulee liittää luettelo Pohjois- Pohjanmaan sekä Lapin alueen asiakkaista, joilla on käytössään tarjottu postimaksukone ja samalla sitoutua siihen, että tilaajalla on oikeus kysyä ilmoitetuilta asiakkailta tietoja mm. koneen toimivuus, huoltojen määrät yms. tiedot, joista tilaaja on kiinnostunut. Toimittajan tulee järjestää käyttökoulutus pyydettäessä suomenkielellä 30 päivän sisällä pyynnöstä. 8. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 30.04.2016 saakka. 9. Päätöksenteon perusteet Toimittajan valintaperuste: tarjoajille tai tarjouksille asetetut ehdot täyttyvistä tarjouksista hinnaltaan halvin (100 pistettä), mikäli tarjoajan ilmoittamilta referenssikohteilta ei ole saatu sellaista tietoa, mikä vaikuttaa hinnaltaan halvimman tarjouksen tehneen valintaa toimittajaksi (laitteen toimintaan, käytettävyyteen, huoltojen määrään, laitteessa ilmenneisiin ongelmiin yms). Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää täydentäviä selvityksiä tarjoajilta, sekä referenssilistaan merkityiltä toimittajan asiakkailta tietoja laitteen toimivuudesta yms. Tarjouksen tekijä vastaa tarjouksestaan ja sen oikeellisuudesta. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 10. Hylkäämisperusteet Jos tarjoajan tarjous liitteineen ei vastaa tarjouspyyntöä, tarjous hylätään. 11. Sopimusmenettely Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön kun se on saanut lainvoiman. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen oikaisuohjeen ja valitusosoituksen sisältävän päätöksen tiedoksi. Valitun toimittajan kanssa laaditaan sopimus, joka päättyy sopimuskauden loppuun ilman erillistä irtisanomista. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus laaditaan tajouspyynnön mukaisin ehdoin. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tulkintajärjestyksessä ovat: 1. sopimus 2. tarjouspyyntö liitteineen
7/8 3. julkisten hankintojen sopimusehdot JYSE 2014 TAVARAT/PALVELUT 4. tarjous liitteineen 12. Tarjousasiakirjojen julkisuus Asiakirjojen julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset liitteineen ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia asianosaisille ja sopimuksenteon jälkeen pääsääntöisesti yleisöjulkisia. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee esittää ne tarjouksessaan. Tilaaja harkitsee ovatko liike- tai ammattisalaisuudeksi esitetyt asiat salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatiedot eivät ole liike- tai ammattisalaisuuksia. Hankintapäätöksen jälkeen alkuperäiset tarjousasiakirjat ovat asianosaisten nähtävissä Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä/huoltopalvelut, osoitteessa,. Asiakirjoihin tutustumisesta on sovittava ennakkoon: toimistosihteeri Kaisu Mourujärvi, puhelin 040 135 8328 tai sähköpostilla osoitteella kaisu.mourujarvi@ras.fi. 13. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan Ylivieska-Raahe käräjäoikeudessa. 14. Muut asiat Tarjous ja vaaditut asiakirjat tulee olla suomenkielisiä. Mahdollisten vieraskielisten todistusten ja selvitysten tulee olla käännettynä suomenkielelle auktorisoidun kielenkääntäjän suorittamana ja leimalla varustettuna. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvauksia. Tarjouspyynnössä yksilöityjen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin Julkisten hankintojen sopimusehtoja JYSE 2014 TAVARAT/PALVELUT. Päätös toimitetaan asianosaisille sähköpostilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. 15. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 05.02.2016 klo 15:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset viimeistään 9.2.2016 klo 15.00 mennessä. 16. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: 16.02.2016 klo 12:00
8/8 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/ras2. Järjestelmän käyttöä koskevissa tiedusteluissa tulee ottaa yhteyttä Cloudia HelpDeskiin sähköposti tuki@cloudia.fi tai puhelimitse +358 20 766 1075. Varmistattehan ennen yhteydenottoa, että olette lukeneet palvelun ohjeet ja järjestelmänne täyttää palvelun käyttämisen vaatimukset, niin käyttöjärjestelmän, selaimen kuin muidenkin vaatimusten osalta. 17. Allekirjoittajat Pekka Kastell, Kiinteistöpäällikkö Arja Kiilakoski, Varastopäällikkö