Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263
Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo 1 Toimintaohjeen soveltaminen... 3 2 Asiakirja- ja tiedonhallinnan tehtävät ja tavoitteet... 3 3 Asiakirjahallinnon organisointi, johtaminen ja vastuut... 4 3.1 Arkistonmuodostaja ja vastuut... 4 3.2 Arkistotoimen johtava viranhaltija... 4 3.3 Osa-arkistot ja vastuuhenkilöt... 4 3.4 Arkistomuodostajan palveluksessa olevien vastuu asiakirjoista... 5 3.5 Viranomaisen/palvelun ostajan vastuu... 5 3.6 Asiakirja- ja tiedonhallinnan työryhmä... 5 4 Tietopalvelu ja asiakirjojen rekisteröinti... 6 4.1 Asiakirjojen rekisteröinti... 6 4.2 Tietopalvelu kaupungin arkistoista... 6 4.3 Arkistoissa olevista asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset... 7 5 Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmat (ent. arkistonmuodostussuunnitelmat)... 7 6 Arkistojen järjestäminen ja luettelointi... 8 7 Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely ja hävittäminen... 9 8 Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat... 10 9 Asiakirjojen suojaaminen poikkeusoloissa... 11 10 Asiakirjojen siirtäminen pääte- ja keskusarkistoon sekä arkistojen päättäminen... 11 11 Toimintaohjeen ylläpito, uusiminen ja siihen kuuluvien liitteiden muuttaminen... 12 12 Siirtymäsäännös... 12
Asiakirja- ja tiedonhallinta 3 (12) 1 Toimintaohjeen soveltaminen Arkistotointa ohjaa ensisijaisesti arkistolaki (831/1994). Sen lisäksi arkistotointa koskevia määräyksiä on laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä sen pohjalta annetussa asetuksessa julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), henkilötietolaissa (523/1999) sekä laissa sähköisestä asioinnista (13/2003). Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toiminnoille yhteiset asiakirja- ja tiedonhallinnan järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Tämän ohjeen lisäksi arkistotoimessa on noudatettava edellä mainittujen lakien ja kaupungin hallinto- ja toimintasäännön määräyksiä, arkistolaitoksen antamia ohjeita ja määräyksiä sekä muita arkistonhoitoon liittyviä ohjeita ja päätöksiä. 2 Asiakirja- ja tiedonhallinnan tehtävät ja tavoitteet Suomessa ja muissa Pohjoismaissa asiakirjahallinnan ja arkistotoimen katsotaan liittyvän niin läheisesti yhteen, ettei niitä voida erottaa erillisiksi toiminnoiksi. Asiakirjahallinnolla tarkoitetaan toimintaa, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallinto alkaa jo tietojärjestelmien suunnittelusta. Tiedonhallinnalla taas tarkoitetaan organisaation hallussa olevan aineiston hallintaa suunnitellusti ja ohjatusti. Teknisesti se tapahtuu dokumenttienhallintajärjestelmillä. Arkistotoimen piiriin asiakirja kuuluu siitä lähtien, kun se on laadittu, saapunut tai tallennettu lopullisessa muodossaan sähköisessä tietojärjestelmässä. Kaupungin arkistotoimen tehtävänä on asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtiminen kunkin asiakirjan elinkaaren alusta loppuun ja tietopalvelun toimimisen varmistaminen kaikissa oloissa. Tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen, luetteloinnin ja kuvailun sekä pysyvästi säilytettävän aineiston päätearkistoihin siirtämisen avulla. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa on hoidettava siten, että - se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista, - otetaan huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja, - asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 4 (12) 3 Asiakirjahallinnon organisointi, johtaminen ja vastuut Arkistolaissa määritellyt arkistonmuodostajan tehtävät kuuluvat Iisalmen kaupungin koko organisaatiolle ja vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu kaupunginhallitukselle. Arkistotoimen organisaatiovastuu koskee kaikkia kaupungin eri viranomaisille kertyviä asiakirjoja. Kaupunginhallituksen tehtävänä on määrätä arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava viranhaltija. 3.1 Arkistonmuodostaja ja vastuut Arkistonmuodostaja on Iisalmen kaupunki, jolla on osa-arkistoja tehtävien hoidon kannalta tarpeellinen määrä. Osa-arkistoja ovat palvelukeskukset; hallintopalvelu-, vapaa-aikapalvelu, sosiaalipalvelu-, sivistyspalvelu- ja tekninen keskus. Vastuu asiakirjahallinnan ja arkistotoimen hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle. 3.2 Arkistotoimen johtava viranhaltija Kaupungin arkistotoimen johtavana viranhaltijana toimii kaupunginhallituksen päätöksen 25.3.2008 116 mukaisesti tiedonhallintasihteeri. Tiedonhallintasihteerin estyneenä ollessa tämän sijaisena toimii hallintopalvelukeskuksen tietopalvelusihteeri. Hallintopalvelukeskuksen päätearkistosta käytetään tässä ohjeessa nimeä kaupungin keskusarkisto, joka ohjaa ja valvoo kaupungin arkistotointa. Keskusarkiston ja sen päällikkönä toimivan tiedonhallintasihteerin virka-asemasta ja tehtävistä määrätään kaupungin hallinto- ja toimintasäännössä. Tiedonhallintasihteerin tehtävänä on: - huolehtia vastuualueensa toiminnasta ja kehittämisestä - huolehtia kaupunginhallituksen arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta - vastata kaupungin keskusarkiston hoidosta hallussaan olevan aineiston osalta - edistää säilytettävien asiakirjojen käytettävyyttä hallintotoiminnassa ja tutkimuksen lähdeaineistona - pitää ajan tasalla luetteloa arkistovastaavista ja osa-arkistovastaavista - ohjata ja valvoa asiakirjojen käsittelyohjeiden noudattamista - hyväksyä asiakirja- ja tiedonhallinnan suunnitelmat ja niihin tehtävät muutokset sekä päättää asiaryhmitykseen tulevista muutoksista 3.3 Osa-arkistot ja vastuuhenkilöt Osa-arkiston johtava viranhaltija nimeää keskuksen arkistovastuuhenkilön sekä yksikköjen osa-arkistovastaavat ja ilmoittaa henkilöt tiedonhallintasihteerille. Arkistovastaaville tulee taata riittävä työaika arkistotoimen tehtävien hoitamiseen.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 5 (12) Osa-arkiston arkistovastaavan tehtävänä on - huolehtia siitä, että hallussaan olevat asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti sekä siitä, että osa-arkiston tehtäviä vastaavat asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmat pidetään ajan tasalla - lähettää tiedonhallintasihteerille päätearkistoon siirrettävästä aineistosta arkistoluettelot, jos niitä ei ole kirjattu arkistonhallintaohjelmaan - vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta - huolehtia niiden asiakirjojen hävittämisestä, joiden säilytysaika on kulunut umpeen - noudattaa tiedonhallintasihteerin arkistotoimesta antamia ohjeita ja määräyksiä. 3.4 Arkistomuodostajan palveluksessa olevien vastuu asiakirjoista Viran- tai toimenhaltija vastaa hallussaan olevista asiakirjoista ja antamistaan tiedoista. Hän vastaa myös henkilökohtaisessa postissa saapuneiden asiakirjojen toimittamisesta rekisteröitäväksi diaariin. Viran- tai toimenhaltijalla voi olla työjärjestyksessä määritelty asiakirjojen laatimisvastuu. Hän vastaa siitä, että hänen laatimansa asiakirja on muodollisesti ja sisällöllisesti oikein. Hänen tulee käyttää kaupungin yhtenäisiä asiakirja- ja lomakepohjia sekä noudattaa kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnansuunnitelmaa. Viran- tai toimenhaltija vastaa myös käsiteltyihin asioihin liittyvien asiakirjojen luovuttamisesta käsittelyn päätyttyä toimintayksikön arkistoon. 3.5 Viranomaisen/palvelun ostajan vastuu Iisalmen kaupungin viranomaisen, joka tilaajana hankkii palveluita, vastuulla on antaa tuottajalle ohjeet asiakirjahallintonsa hoitamiseksi. Tilaajan ja palveluntuottajan väliseen palvelusopimukseen on määriteltävä asiakirjahallintoa koskevat vastuut. Ohjeiden tulee noudattaa voimassa olevia asiakirjahallintoa sääteleviä lakeja ja muita ohjeita. 3.6 Asiakirja- ja tiedonhallinnan työryhmä Asiakirja- ja tiedonhallinnan kokonaisvaltaisen suunnittelun ja valvonnan mahdollistamiseksi ja edistämiseksi tiedonhallintasihteeri kutsuu tarvittaessa koolle osa-arkistojen arkistovastaavista koostuvan asiakirja- ja tiedonhallinnan työryhmän, johon voidaan tarvittaessa kutsua muitakin alansa asiantuntijoita.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 6 (12) 4 Tietopalvelu ja asiakirjojen rekisteröinti Asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tulee olla hallinnon ja muiden tarvitsijoiden käytettävissä huomioon ottaen ne säännökset ja määräykset, jotka on annettu asiakirjojen julkisuudesta. Arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen on otettava huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä suunnittelevissa työryhmissä. Samoin on meneteltävä konekielisiä tiedostoja muodostettaessa ja annettava keskusarkistolle selvitys siitä, mihin perusaineistoihin niiden tietokannat perustuvat. 4.1 Asiakirjojen rekisteröinti Asia- ja asiakirjarekistereillä kuten diaarilla on ohjattava tehokkaasti arkistonmuodostusta. Asiakirjahakemistoja suunniteltaessa on vältettävä päällekkäistä tietoa sisältäviä rekistereitä ja hakemistoja ja selvitettävä automaation, tietotekniikan ja muun teknisen kehityksen tarjoamat mahdollisuudet. Kaupungin hallinto-asioissa toteutetaan hajautettua kirjaamista KuntaToimisto - asianhallintajärjestelmän diaarisovellukseen, joka tarkoittaa, että palvelualueiden kirjaajien lisäksi kaikki ne, jotka laativat asiakirjoja tai tekevät päätöksiä tai valmistelevat asioita esityslistoille tai kirjoittavat esityslistoja/pöytäkirjoja tai lähettävät pöytäkirjanotteita asianhallinta-asioihin liittyen, ovat oikeutettuja/velvoitettuja tekemään liitokset ja merkinnät asianhallintaan. Kaupungintalon kirjaamo huolehtii kaupungille saapuneen yleisen postin käsittelystä ja postin lähettämisestä eteenpäin asiaa hoitaville henkilöille, joko paperisina tai diaariin rekisteröitäessä sähköisinä asiakirjoina. Hallinto-asioiden diaariin on asioiden avausoikeus vain ao. oikeuden omaavilla käyttäjillä, joita ovat määrätyt henkilöt palvelukeskuksissa ja heidän sijaisensa. Yksityiselle viranhaltijalle osoitettu posti toimitetaan avaamattomana ao. viranhaltijalle. Heidän velvollisuutensa on toimittaa kirjattavia virka-asioita koskevat kirjeet/sähköpostit/faxit viipymättä hallintoyksikön kirjaajalle. Kirjaaminen/rekisteröinti on suunniteltava aina Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan suunnitelmaa hyväksi käyttäen. Kirjaamisessa noudatetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun asetuksen 6 :n määräyksiä sekä tiedonhallintasihteerin antamia ohjeita. 4.2 Tietopalvelu kaupungin arkistoista Arkistolain 7 mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelu sisältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa ja jäljennösten ja todistusten toimittamisen niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Lisäksi arkiston tulee palvella tutkimusta tiedon lähteenä.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 7 (12) Tietopalvelun sujuminen edellyttää, että arkistotoimen muista tehtävistä ja osaalueista on huolehdittu ohjeiden mukaan. Tietopalvelun apuna käytetään asiakirjaja tiedonhallintasuunnitelmaa, asiaryhmitystä, arkistoluetteloita ja asiakirja-aineistoja sisältäviä rekistereitä ja diaaria. Osa-arkistonvastaava hoitaa tietopalvelusta hallussaan olevien asiakirjojen osalta. Asiakirjoja voidaan lainata virkakäyttöön toiselle viranomaiselle, arkistolaitoksen yksikölle tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua (ArkL 15). Asiakirjoja ei lainata yksityiskäyttöön, mutta asiakirjoja voidaan antaa luettavaksi ja jäljennettäväksi ko. keskuksessa. Asiakkaan niin halutessa asiakirjoista voidaan antaa kopioita noudattaen asiakirjojen antamisesta ja lunastuksesta vahvistettua taksaa. Arkiston käytön, esimerkiksi tutkimuksen lähteenä tulee tapahtua tietopalvelusihteerin tai arkistovastaavan valvonnassa. Kaupungin päätearkistossa olevien asiakirjojen lainaamisesta ja palauttamisesta paikoilleen huolehtivat tiedonhallintasihteeri ja palvelukeskusten arkistovastaavat sekä osa-arkistovastaavat. Lainauksista tulee tehdä merkintä kaupungin arkistonhallinta-ohjelmaan tai arkistoluetteloon. Yksittäisten asiakirjojen lainauksista jätetään merkintä kansioon, mistä se on otettu. Merkinnän tulee sisältää mitä on lainattu ja milloin sekä lainaajan nimi ja virasto. 4.3 Arkistoissa olevista asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset Kaupungin lakkautetuista arkistoista sekä keskusarkistoon siirretyistä asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa ja allekirjoittaa tiedonhallintasihteeri. Osa-arkistojen hallussa olevista asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa ja allekirjoittaa arkistovastaava. 5 Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmat (ent. arkistonmuodostussuunnitelmat) Arkistonmuodostuksen suunnittelu tarkoittaa toimintaan liittyvän päivittäisen tietojenkäsittelyn ohjeistamista ja asiakirjallisen tiedon hallinnan systematisointia. Tiedonhallinnan kohteena ovat sekä fyysiset että sähköiset asiakirjalliset tietoaineistot, joiden käsittelyä analysoidaan arkistonmuodostukselle asetettujen vaatimusten ja siihen vaikuttavien tekijöiden suhteen. Arkistolain 8 mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaa (arkistonmuodostussuunnitelmaa). Asiakirjaja tiedonhallintasuunnitelma laaditaan kaupungin tehtäviin ja toimintoihin pohjautuvaksi ja sen tulee sisältää tiedot kunkin tehtävän kulusta sen vireille tulosta asian päättymiseen eli tehtävän toimintaprosessin ja sen eri vaiheisiin liittyvät asiakirjat, säilytysajat ja -tavat, julkisuus, rekisteröintitapa, vastuuhenkilöt sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointitunnuksen.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 8 (12) Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmien pohjalta tehtävät ja toiminnot kootaan yhteen hierarkkiseksi asiaryhmitykseksi, josta käytetään myös nimeä diaari- ja arkistokaava. Asiaryhmitys tukee tiedonhakua ja asiakirjojen seulontaa. Asiaryhmityksen käyttäminen asiakirjarekistereissä ja asiankäsittelyjärjestelmissä on viranomaisille pakollista. Sähköistä arkistonmuodostusta ohjataan asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmalla (eams) tiedonohjausjärjestelmässä ja samat tiedonhallinnan ohjeet ja käytännöt koskevat sekä sähköistä että paperiaineistoa. Asiakirjahallinnan ja arkistonmuodostuksen suunnittelu liittyy kaupungin varsinaisen toiminnan ja toimintatapojen kehittämiseen sekä sitä kautta myös laatujärjestelmätyöhön. Erittäin tärkeää on ottaa huomioon arkistonmuodostuksen etukäteissuunnittelu sähköisten aineistojen kohdalla: jos asiakirjallisen tiedon hallinnan reunaehtoja ei oteta huomioon tietojärjestelmien suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa, menetetään asiakirjojen ja tietojen käytettävyys ja eheys pitkäaikaissäilytyksessä. Tästä syystä uusia tietojärjestelmiä hankittaessa tiedonhallintasihteerin osallistuminen järjestelmien käyttöönoton suunnitteluun on tärkeää. Toimiva asiakirja- ja tiedonhallinta edellyttää koulutusta. Organisaation työntekijöiden tulee ymmärtää, mikä on asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman tarkoitus ja mitä suunnitelman soveltaminen edellyttää yksittäiseltä työntekijältä. Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaa tulee käyttää uusien työntekijöiden perehdyttämisessä omaan työhönsä ja organisaation tehtäviin. Myös tietopalvelussa sitä voidaan käyttää apuna selvitettäessä arkistonmuodostajan tehtäviä ja niihin liittyviä tietoaineistoja. JulkA 7 edellyttämällä tavalla asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelma pidetään yleisön saatavilla kaupungintalon kirjaamossa. Asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelma on pidettävä ajan tasalla. Tehtävissä ja toiminnoissa tapahtuvat muutokset heijastuvat myös asiakirjoihin ja edellyttävät siten suunnitelman tarkistamista. Ajan tasalla pitämiseen osallistuvat kaikki asiakirjoja käsittelevät viranhaltijat ja työntekijät omien tehtäviensä osalta ja ovat velvollisia ilmoittamaan viipymättä tehtäviin ja toimintaprosesseihin tulevista muutoksista tiedonhallintasihteerille, joka ylläpitää suunnitelmia ja hyväksyy niihin tulevat muutokset esitysten pohjalta. Koska asiakirjojen ja tietojen käsittely on olennainen osa jokaista tehtävää ja toimintaprosessia, tulee tiedonhallintasihteerin myös jatkuvasti seurata tieto- ja asiakirjahallinnossa ja muussa arkistotoimen toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. 6 Arkistojen järjestäminen ja luettelointi Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen mukaan ei saa rikkoa. Tämä tarkoittaa sitä, että yksittäisen arkistonmuodostajan, kuten Iisalmen kaupungin asiakirjat säilytetään toiminnan tuottamina kokonaisuuksina sekoittamatta niitä muiden arkistojen asiakirjoihin.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 9 (12) Lisäksi asiakirjat säilytetään siinä keskinäisessä järjestyksessä, johon ne on asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman ohjeiden mukaan sijoitettu sen jälkeen, kun niiden sisältämä asia on käsitelty. Osa-arkistot laativat hallussaan olevista pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista luettelot, jotka laaditaan kaupungin tehtäväluokitukseen perustuvan diaari- ja arkistokaavan mukaisesti. Arkistoluettelot on toimitettava keskusarkistoon tiedonhallintasihteerille, jos ne eivät ole tallennettuina kaupungin yhteiseen arkistonhallintasovellukseen. Mikäli osa-arkistoilla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, ne on palautettava oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä osa-arkiston arkistovastaavan toimesta. Arkistojen järjestämisen ohjeistuksen antamisesta vastaa tiedonhallintasihteeri. Tarkemmat ohjeet arkistojen järjestämisestä löytyy kaupungin intranet-sivulta. 7 Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely ja hävittäminen Kaikille arkistoaineistoille, olivatpa ne missä muodossa hyvänsä, on määriteltävä asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmassa säilytysajat. Säilytysaikoja määritettäessä on noudatettava Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Säilytystarve määritellään tarvittavilta osin yhteistyössä tiedonhallintasihteerin kanssa, ottaen huomioon koko kaupungin organisaatio, niin että vältetään samojen asiakirjojen säilyttäminen useassa toimielimessä. Pysyvästi säilytettävää tietoa ei voida säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman Kansallisarkiston erillislupaa. Pysyvästi säilytettävästä sähköisestä asiakirjasta on otettava paperi- tai mikrofilmituloste. Milloin tuloste otetaan, kuka siitä huolehtii ja miten sitä säilytetään, on merkittävä asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaan. Siirrettäessä tietoa digitaaliseen muotoon on varmistuksista huolehdittava arkistolaitoksen ohjeiden mukaisesti. Varmistusnauhat tms. varmuuskopiot on toimitettava kaupungin päätearkistotilaan. Asiakirjalliset tietoaineistot, joita arkistolaitos ei ole määrännyt pysyvästi säilytettäviksi, hävitetään niille määrättyjen säilytysaikojen päätyttyä siten, että tietoturvallisuus että tietosuojanäkökohdat on varmistettu (ArkL 13). Määräys koskee sekä paperiasiakirjoja että sähköisiä ja muussa muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 10 (12) Paperiaineistojen osalta hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa arkistoimalla määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat erilleen pysyvästi säilytettävistä. Tällöin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse suorittaa. Kukin arkistovastaava huolehtii siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, hävitetään arkistosta vuosittain. Julkiset paperiasiakirjat voidaan viedä sellaisenaan paperinkeräykseen. Salassa pidettäviä ja henkilötietoja sisältävät paperiasiakirjat hävitetään yksiköiden käytössä olevilla silppureilla tai huolehtimalla ne keskitetysti hävitettäväksi Iisalmen kaupungin voimassa olevan tuhoamissopimuksen mukaisesti. Tuhoamisen toteuttava taho noutaa asiakirjat sovituista noutopaikoista. Asiakirjojen hävittämisen on tapahduttava niin, että tietosuoja toteutuu toimituksen kaikissa vaiheissa. Mikrofilmit silputaan, poltetaan ongelmajätelaitoksessa tai niistä poistetaan hopea erikoisliikkeessä. Sähköinen aineisto tuhotaan sähköisesti kirjoittamalla päälle tai tuhoamalla tallennusvälineet. Sähköisen aineiston hävittämisessä on otettava huomioon myös ohjelmistojen tekemät välitallennukset, jotka tulee tuhota. Sähköisessä toimintaympäristössä säilytettäviltä asiakirjoilta edellytetään tietojärjestelmiltä hävitystoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisen järjestelmästä luotettavasti niiden säilytysajan umpeuduttua. Järjestelmän toiminnallisuuden ja asiakirjoihin liittyvän säilytysaikametatiedon avulla tehdään hävitysesitys, jonka hyväksymisen jälkeen asiakirjojen hävittäminen tapahtuu. Tämän hyväksymisen tekee tiedonhallintasihteeri tai muu arkistonmuodostajan siihen oikeuttama henkilö. 8 Asiakirjojen arkistokelpoisuus, säilytystekniikka ja arkistotilat Kaupungin viranomaisten on asiakirjoja laatiessaan noudatettava arkistolaitoksen ja kaupungin keskusarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita asiakirjojen ja dokumentoimisvälineiden arkistokelpoisuudesta. Erityisesti pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen arkistolaitoksen erityisohjeiden mukaisesti. Pöytäkirjat ja muut tärkeät asiakirjat säilytetään sidottuina. Sidoksen paksuus saa olla enintään 7 8 cm:ä. Asiakirjat sidotaan lankasidonnalla; liimasidontaa ei saa käyttää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sitomiseen. Asiakirjat sidotaan kaupungin keskusarkiston määräämässä paikassa. Arkistokotelot pakataan riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Pysyvästi ja pitkään säilytettävät irralliset asiakirjat laitetaan phneutraalien vaippalehtien (esim. arkistokopiopaperi) väliin. Ohuet asiakirjaniput voidaan nitoa kuparipäällysteisillä niiteillä. Paksummat niput on mahdollista liittää rei ityksestä yhteen puuvillalangalla. Paperiliittimiä (klemmareita), kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 11 (12) Lisäohjeita asiakirjojen säilyttämiseen ja korjaamiseen antaa tiedonhallintasihteeri ja tarvittaessa arkistolaitos. Päätearkistoon siirrettäviin pysyvästi ja pitkään säilytettäviin säilytysyksiköihin kirjoitetaan nimiölehtiin seuraavat tunnistetiedot: arkistonmuodostajan nimi (Iisalmen kaupunki) ja asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet jolta asiakirjat ovat sekä arkistotunnus. Tarvittaessa voidaan merkitä muitakin asiakirjojen tunnistusta helpottavia tietoja. Asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa tiloissa siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Kaupungin keskusarkiston sekä lähi- ja päätearkistojen tilojen on oltava arkistolaitoksen ohjeiden mukaisia. Arkistonmuodostajan arkistotiloja suunniteltaessa on keskusarkiston asiantuntemusta hyödynnettävä. 9 Asiakirjojen suojaaminen poikkeusoloissa Kaupungin toiminnan jatkumisen ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilymisen turvaamiseksi myös poikkeusoloissa noudatetaan paperisen asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman liitteenä olevaa suojelusuunnitelmaa, johon nimetään tehtäväkohtaisesti asiakirjojen suojelun vastuuhenkilö. Suojelusuunnitelman suojeluluokat sisältyvät sähköisessä muodossa olevaan asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelmaan. Arkistoaineiston suojelusuunnitelma voidaan myös liittää kaupungin yleiseen suojelusuunnitelmaan. 10 Asiakirjojen siirtäminen pääte- ja keskusarkistoon sekä arkistojen päättäminen Osa-arkistojen päätearkistoon siirretään vain kymmenen vuotta vanhemmat pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat. Poikkeustapauksista on sovittava erikseen kaupungin keskusarkiston kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava asiakirja- ja tiedonhallintasuunnitelman mukaisessa järjestyksessä, asiaan kuulumaton aineisto seulottuna ja sijoitettuna arkistokelpoisiin kansioihin, joiden selkämyksen nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, kansion sisältö, arkistotunnus ja aika jolta asiakirjat ovat. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä ne palautetaan uudelleen järjestettäväksi. Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo, jossa mainitaan luovutettavien arkistoyksiköiden lukumäärä, luovutuserän koko hyllymetreissä, luovutusajankohta, arkistotunnus, asiakirjojen nimi ja miltä vuosilta asiakirjat ovat. Lisäksi tulevat luovuttajan ja vastaanottajan identifioimistiedot allekirjoituksineen. Lakkautetun organisaatioyksikön arkistosta voidaan siirtää käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle organisaatiolle. Näin menetellään myös silloin, kun vain osa viranomaisen tehtävistä siirretään toiselle.
Asiakirja- ja tiedonhallinta 12 (12) 11 Toimintaohjeen ylläpito, uusiminen ja siihen kuuluvien liitteiden muuttaminen Tiedonhallintasihteerin velvollisuus on huolehtia toimintaohjeen ylläpidosta ja liitteiden uusimisesta tarpeen mukaan. 12 Siirtymäsäännös Tällä toimintaohjeella kumotaan kaupunginhallituksen marraskuun 24. päivänä 2003 569 kohdalla hyväksymä asiakirjahallinnan toimintaohje. Tämä toimintaohje tulee voimaan 1.7.2008.