1 YHDISTYKSEN TOIMINNAN SUUNNITTELU - ohjeita vetäjälle
2 SISÄLLYS Sivu: 1. Miksi toiminnan suunnittelu on tärkeää? 3 2. Tilaisuuden valmistelu 3 3. Ennakkotehtävät 4 4. Suunnittelutilaisuuden aloitus 5 PITKÄN TÄHTÄIMEN SUUNNITELMA 5. Toiminta-ajatus 5 6. Päämäärät 6 VUOSISUUNNITELMA 7. Yhdistyksen nykytilan ja toimintaympäristön arviointi 7 8. Avainalueet 8 9. Vuosisuunnitelma 9 TEHTÄVÄLOMAKKEET 10 KALVOT 16
3 1. Miksi toiminnan suunnittelu on tärkeää? (KALVO 1) Yhdistyksen toimintaa sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä kannattaa suunnitella siksi, että suunnittelu tuo siihen * PITKÄJÄNTEISYYTTÄ: mietitään asioita myös pidemmällä kuin yhden vuoden tähtäimellä; * TAVOITEKESKEISYYTTÄ: toiminnalle asetetaan konkreettiset tavoitteet, joiden toteutumista seurataan; * REALISTISUUTTA: yhdistyksen voimavarat osataan suunnata juuri siihen, mikä kulloinkin on tärkeintä. Toimintaan sitoutuminen tapahtuu parhaiten yhteisen suunnittelun kautta, jossa jokainen toteuttamiseen osallistuva on mukana sopimassa toiminnan tavoitteista, vastuunjaosta ja aikatauluista. 2. Tilaisuuden valmistelu Suunnittelu voi tapahtua joko normaalin hallituksen kokouksen yhteydessä tai erillisessä suunnittelutilaisuudessa. Suunnittelulle kannattaisi varata aikaa n. 4-5 tuntia. Paikan on hyvä olla ideoinnille soveltuva: rauhallinen ja tavallisuudesta poikkeava. Hallituksen jäsenten lisäksi paikalle voi kutsua myös muita yhdistyksen aktiiveja. Sopiva ryhmäkoko on 6-10 henkilöä. Tilaisuuden vetäjänä voi toimia puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai vastaava. Mikäli haluatte ulkopuolisen vetäjän, piirin aluepäällikkö tai piirisihteeri sekä liiton päälliköt ovat käytettävissänne. Tarvittavat välineet: - fläppitaulu tai piirtoheitin - tusseja - maalarinteippiä - hyvää ruokaa ja riittävästi aikaa
4 Kutsu: Kutsu osallistujille tulee lähettää vähintään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Kutsussa on hyvä normaalien kokouskutsuasioiden (paikka, aika, saapumisoohjeet) lisäksi olla maininta tilaisuuden kestosta ja tarkoituksesta. Esim. "Suunnittelutilaisuudelle on varattu normaalia kokousta enemmän aikaa, sillä vuosisuunnittelun lisäksi tarkoitus on pohtia yhdistyksen toiminnan tarkoitusta ja toiminnan päämääriä pitkällä tähtäimellä." 3. Ennakkotehtävät Osallistujille voi lähettää ennakkotehtävän, mikäli se tuntuu tarpeelliselta. Ennakkotehtävän tarkoituksena on saada osanottajat valmistautumaan tapahtumaan ennakolta ja suunnata osallistujien ajatukset samansuuntaisille raiteille. Seuraavassa on kolme vaihtoehtoista ennakkotehtävää (samat kuin varsinaiset tehtävälomakkeet!). Niitä voi toki käyttää myös yhdessä, mikäli katsotte, että osallistujat jaksavat tehdä ne kaikki. Ennakkotehtävä 1: Yhdistyksen tehtävät - mietitään, mitä sellaista yhdistys tekee tai sen pitäisi tehdä, jota mikään muu taho ei sen toimialueella tee eli valmistellaan yhdistyksen toimintaajatusta Ennakkotehtävä 2: Nelikenttäanalyysi eli SWOT - mietitään yhdistyksen sisäisiä heikkouksia ja vahvuuksia sekä yhdistyksen toimintaympäristöstä tulevia uhkia ja mahdollisuuksia eli valmistellaan vuosisuunnittelua Ennakkotehtävä 3: Sidosryhmäanalyysi - mietitään, miten yhdistyksen toimintaan vaikuttavat ihmisryhmät (jäsenet, viranomaiset, muut rahoittajat, eri yhteisöt yms.) suhtautuvat yhdistykseen ja mikä on niiden tärkeysjärjestys eli valmistellaan vuosisuunnitelmaa Mikäli päädytte käyttämään ennakkotehtävää/-iä, lähettäkää se/ne kokouskutsun mukana.
5 4. Suunnittelutilaisuuden aloitus Tilaisuuden alussa vetäjän on hyvä kertoa tilaisuuden tavoitteet, työtavat ja aikataulu (KALVO 2): Tulevaisuuden suunnittelu jakautuu kahteen osaan: toiminta-ajatuksen ja toiminnan päämäärien pohtiminen on syvällistä, pitkän tähtäimen suunnittelua. Seuraavan vuoden avainalueet ja vuosisuunnitelma ovat konkreettisempaa lyhyen tähtäimen suuunnittelua. (Näin osanottajille syntyy kokonaiskuva tilaisuuden aikana pohdittavista asioista.) Työtavat määräytyvät läsnäolijoiden määrän mukaan eli mitä suurempi joukko, sitä enemmän ryhmätyötä. Noin puolet ajasta kuluu toiminta-ajatuksen ja päämäärien hakemiseen ja noin puolet avainalueiden ja vuosisuunnitelman tekemiseen. PITKÄN TÄHTÄIMEN SUUNNITELMA 5. Toiminta-ajatus (KALVO 3) Yhdistyksen toiminta-ajatus kertoo syyn yhdistyksen olemassaoloon. Se sisältää lyhyen kuvauksen yhdistyksen toiminnan keskeisistä päämääristä ja toimintatavoista. Toiminta-ajatus kertoo yhdistyksen ainutlaatuisuuden: miten se poikkeaa muista yhteisöistä. (Mikäli yhdistyksen toiminnassa ei ole jotain ainutlaatuista, kantavaa ideaa, sen elinmahdollisuudet ovat huonot.) Toiminta-ajatus on suhteellisen pysyvä, mutta se vaatii tarkistamista muutaman vuoden välein, sillä yhdistyksen toimintaympäristö muuttuu koko ajan. Toimintaohje: a) Toiminta-ajatusta etsitään pohtimalla, mitä sellaista yhdistys tekee tai sen pitäisi tehdä, jota kukaan muu ei sen toimialueella tee. (Mikäli tämä vaihe on tehty ennakkotehtävänä, siirry suoraan kohtaan b) Huom! Mikäli osallistujia on enemmän kuin 5, jaa heidät 2-3 henkilön ryhmiin. Jos osallistujia on viisi tai vähemmän, tämä vaihe voi tapahtua yksilötyöskentelynä. Anna TEHTÄVÄLOMAKE 1. Anna aikaa 10 minuuttia.
6 b) Kokoa tulokset fläpille tai kalvolle. Niiden pohjalta valitaan yhdessä tärkeimmät asiat, joiden ainakin on oltava toiminta-ajatuksessa. Merkkaa tärkeimmät asiat fläpille esimerkiksi alleviivaamalla tai ympyröimällä. c) Toiminta-ajatuksen muotoilu voi tapahtua yhdessä, jolloin vetäjä kirjoittaa ehdotuksen fläpille, jota yhdessä mahdollisesti muokataan. Lopullinen toiminta-ajatus jätetään tilaisuuden ajaksi kaikkien nähtäville. Toimintavaihtoehto: Voit myös pyytää kutakin 2-3 henkilön työryhmää muotoilemaan oman versionsa. Paras valitaan toiminta-ajatukseksi ja sitä voidaan yhdessä vielä muokata. 6. Päämäärät (KALVO 5) Päämäärät ovat niitä asioita tai teemoja, joiden suhteen yhdistys haluaa toimia ja muuttaa vallitsevaa tilannetta. Päämäärät ovat pitkäkestoisia ja ilmoittavat toiminnan suunnan, pyrkimyksen. Päämäärät vedetään toiminta-ajatuksesta. Yhteisiä päämääriä etsitään, jotta voitaisiin arvioida niitä suhteessa toisiinsa ja asettaa niitä tärkeys- ja kiireellisyysjärjestykseen. Toimintaohje: a) Pyydä osallistujia joko ryhmissä tai yksin (samat ryhmät voivat jatkaa koko tilaisuuden ajan) pohtimaan, mihin asioihin yhdistys haluaa tulevaisuudessa vaikuttaa. Ne voivat liittyä luonnon- ja ympäristön tilaan tai yhdistyksen oman toiminnan kehittämiseen. Anna TEHTÄVÄLOMAKE 4, johon jokainen voi kirjoittaa tärkeimpinä pitämänsä päämäärät. Anna aikaa 10 min. b) Kokoa päämäärät fläpille tai kalvolle. Niiden pohjalta valitaan yhdessä yhdistyksen päämäärät pitkällä tähtäimellä. Huom! Tässä yhteydessä ei tarvitse vielä miettiä, onko yhdistyksellä resursseja toimia tietyn päämäärän hyväksi lähiaikoina. Jätä yhdessä sovitut päämäärät kaikkien nähtäville.
7 VUOSISUUNNITELMA 7. Yhdistyksen nykytilan ja toimintaympäristön arviointi Nykytilan arviointi (TEHTÄVÄLOMAKE 2) Yhdistyksen nykytilan arvioiminen on tärkeää, jotta tunnistetaan omat sisäiset vahvuudet ja heikkoudet ja ollaan tietoisia ulkoisista uhkista ja mahdollisuuksista. Toimintaohje: a) Pyydä osallistujia joko ryhmissä tai yksin miettimään, mitkä ovat yhdistyksen sisäiset vahvuudet ja heikkoudet. Samalla mietitään niitä ulkoisia tekijöitä, jotka yhdistyksen ulkoisessa toimintaympäristössä muodostavat joko uhkia tai mahdollisuuksia yhdistyksen tulevalle toiminnalle. Anna TEHTÄVÄLOMAKE 2. Anna aikaa 10 minuuttia. (Mikäli tämä vaihe on tehty ennakkotehtävänä, siirry suoraan kohtaan b) b) Kokoa tulokset fläpille tai kalvolle. Niiden pohjalta valitaan yhdessä tärkeimmät asiat nelikenttäanalyysiin. Kirjoita yhdessä sovitut sisäiset vahvuudet ja heikkoudet, ulkoiset uhat ja mahdollisuudet uudelle fläpille/kalvolle ja jätä se kaikkien nähtäväksi. Huom! Nelikenttäanalyysin tulokset on otettava huomioon myöhemmin vuosisuunnitelmaa tehtäessä. Sidosryhmäanalyysi (TEHTÄVÄLOMAKE 3) Sidosryhmät ovat niitä ihmisryhmiä, viranomaisia, yhteisöjä ja yrityksiä, joiden kanssa yhdistys joutuu tekemisiin. Toimintaohje a) Pyydä osallistujia joko ryhmissä tai yksin listaamaan kaikki ne ryhmät, jotka ovat tärkeitä yhdistyksen kannalta. Sen jälkeen kustakin sidosryhmästä arvioidaan sen nykyinen suhtautuminen yhdistykseen (esim. yhteistyötuki, vastustaja, kilpailija jne.). Lisäksi mietitään sidosryhmien tärkeysjärjestys yhdistyksen kannalta ja johtopäätöksiä. Anna TEHTÄVÄLOMAKE 3. Anna aikaa 10 minuuttia. (Mikäli tämä vaihe on tehty ennakkotehtävänä, siirry suoraan kohtaan b). b) Kokoa tulokset fläpille tai kalvolle. Niiden pohjalta valitaan yhdessä tärkeimmät asiat sidosryhmät, niiden suhtautuminen ja tärkeysjärjestys ja johtopäätökset. Kirjoita yhdessä sovittu lopputulos uudelle fläpille/kalvolle ja jätä se kaikkien nähtäväksi.
8 Huom! Vuosisuunnitelmaa tehtäessä on hyvä pohtia, pitäisikö joitakin toimenpiteitä suunnata juuri sidosryhmiin, jotta suhtautuminen yhdistykseen olisi tavoitteiden mukainen. 8. Avainalueet (KALVO 6) Vuosisuunnitelman tekemisessä on ensiksi määriteltävä ne asiat tai teemat, joilla yhdistys haluaa toimia seuraavan vuoden aikana. Näitä kutsutaan avainalueiksi. Avainalueet ovat joko tärkeinä pidettyjä päämääriä tai konkreettisia toimintakohteita, jotka edistävät tärkeänä pidetyn päämäärän toteutumista. Avainalueet valitaan, jotta vähät voimavarat eivät hajoaisi sattumanvaraiseen ponnisteluun. Keskittyminen olennaisiin asioihin vähentää stressiä (...että pitäisi puuttua kaikkeen maan ja taivaan välillä) ja antaa mahdollisuuden onnistumiseen. Parhaat tulokset saadaan keskittymällä vain harvoihin asioihin. Toimintaohje a) Pidä kohdassa 6 mietityt päämäärät kaikkien nähtävillä. Pyydä osallistujia joko ryhmissä tai yksin miettimään toiminnan kohteita ja kirjoittamaan ne paperille. Anna aikaa 15 minuuttia. Voit tarvittaessa avustaa mietintää antamalla seuraavia ohjeita: Pyydä heitä miettimään, mikä on paikallisen ympäristö- ja luonnonsuojelun kannalta lähitulevaisuudessa tärkeää (paikkakunnan suurimmat saastuttajat, suojelua vaativat kohteet jne.). Tärkeää on myös pohtia asioita. jotka vaikuttavat yhdistyksen toimintaedellytyksiin yleensä: Pitäisikö jäsenmäärää yrittää nostaa? Pitäisikö ryhtyä erityistoimenpiteisiin yhdistyksen tunnettuuden nostamiseksi? Jne. Lisäksi kannattaa miettiä, voisiko yhdistys toteuttaa joitain asioita liiton toimintasuunnitelman pohjalta (asioita, joita voisi toteuttaa paikallisesti). b) Kerää kaikki ehdotukset avainalueiksi kalvolle/fläpille kaikkien nähtäväksi. c) Yhdessä keskustellen valitaan asiat, jotka tulevat seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan avainalueiksi.
9 Toimintavaihtoehto: Jos avainalueiden valinta ei onnistu keskustelemalla, voi se tapahtua esimerkiksi seuraavasti: pyydä jokaista läsnäolijaa merkitsemään kalvolle/fläpille rastilla kolme mielestään tärkeintä aluetta. Eniten kannatusta saaneet ideat valitaan avainalueiksi. d) Kun avainalueet on valittu, arvioidaan yhdessä, onko toiminnan painopisteitä sopiva määrä voimavaroihin (rahaa, tekijöitä) nähden. Muista ottaa huomioon, että tietyt asiat ja kokousrutiinit on myös hoidettava vuositasolla! 9. Vuosisuunnitelma Kun avainalueet on valittu, tehdään vuosisuunnitelma seuraavalle vuodelle. Kullekin avainalueelle mietiään konkreettiset tavoitteet, tavoitteiden seuranta, toimenpiteet/vastuuhenkilöt, aikataulu ja budjetti. Tavoitteiden tulee olla mieluiten käsinkosketeltavia ja mitattavia tuloksia (tapahtumia, osallistujia, julkisuutta, viranomaisten tekemiä päätöksiä jne.). Koko suunnittelupaketista ei ole mitään hyötyä, jos se ei ole realistinen ja jos tehtyjä suunnitelmia ei ryhdytä toteuttamaan. Tämä varmistetaan seurannalla. Epärealistista suunnitelmaa pitää muuttaa. Seurantaa mietittäessä voidaan esimerkiksi sopia, koska toteuttamista arvioidaan, kuka raportoi, miten mitataan väkimäärä tai tavoiteltu tulos. Toimintaohje: a) Jaa osallistujat niin moneen ryhmään kuin avainalueita valittiin. Kukin ryhmä laatii suunnitelman lomakkeelle yhdestä avainalueesta. b) Kukin ryhmä esittää oman suunnitelmansa koko joukolle ja se arvioidaan yleisesti. Epärealistiset kohdat pudotetaan pois.
10 TEHTÄVÄLOMAKKEET
11 TEHTÄVÄLOMAKE 1: YHDISTYKSEN TEHTÄVÄT Mitä sellaista yhdistys tekee tai sen pitäisi tehdä, jota kukaan muu sen toimialueella ei tee?
12 TEHTÄVÄ LOMAKE 2: YHDISTYKSEN NYKYTILAN ANALYYSI Oheiseen nelikenttään on tarkoitus luonnostella sanallinen kuvaus yhdistyksenne tilasta. Sisäiset vahvuudet ovat asioita, joita pidät tällä hetkellä yhdistyksesi voimavaroina. Sisäiset heikkoudet puolestaan ovat asioita, jotka vaikeuttavat yhdistyksen toimintaa. Ulkoiset mahdollisuudet ovat toimintaympäristössä olevia asioita/muutossuuntia, joita yhdistyksen tulisi mahdollisimman hyvin toiminnassaan hyödyntää. Ulkoiset uhat ovat vastaavasti asioita, jotka uhkaavat yhdistyksen päämääriin ja tavoitteisiin pääsemisessä. SISÄISET VAHVUUDET SISÄISET HEIKKOUDET ULKOISET MAHDOLLISUUDET ULKOISET UHAT
13 TEHTÄVÄ LOMAKE 3: SIDOSRYHMÄANALYYSI Sidosryhmät ovat niitä ihmisryhmiä, viranomaisia, yhteisöjä ja yrityksiä, joiden kanssa yhdistyksenne joutuu tekemisiin. Sidosryhmien sitoutuminen yhdistykseenne tarkoittaa sitä, onko se esimerkiksi yhteistyötuki, vastustaja, kilpailija tms. Johtopäätös-sarakkeeseen voit merkitä omia tai ryhmässä syntyneitä huomioita sidosryhmästä. Toimintasuunnitelmaa tehtäessä on hyvä miettiä, täytyykö sidosryhmiin kohdistaa joitakin toimenpiteitä, jotta suhtautuminen yhdistykseen olisi toivotunlainen. Sidosryhmät Sidosryhmän Tärkeys- Johtopäätös suhtautuminen järjestys yhdistykseen
14 TEHTÄVÄLOMAKE 4: YHDISTYKSEN PÄÄMÄÄRÄT Kirjoita allaolevaan tilaan yhdistyksesi tärkeimmät päämäärät eli asiat, joihin yhdistys haluaa vaikuttaa. Päämäärät voivat liittyä luonnon- ja ympäristön tilaan tai yhdistyksen oman toiminnan kehittämiseen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
15 TEHTÄVÄLOMAKE 5. TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE Avainalue Tavoite Seuranta Toimenpiteet/ vastuuhenkilöt Aikataulu Budjetti
16 KALVOT
17 KALVO 1 TOIMINNAN SUUNNITTELUN PERIAATTEET SUUNNITTELU TUO TOIMINTAAN... PITKÄJÄNTEISYYTTÄ - kun mietitään asioita myös pitemmällä kuin yhden vuoden tähtäimellä TAVOITEKESKEISYYTTÄ - toiminnalle asetetaan konkreettiset tavoitteet, joiden toteutumista seurataan - ei pyritä suojelemaan luontoa vaan suojellaan tietty kohde - ei yritetä saada lisää väkeä mukaan, vaan järjestetään tapahtuma, jonka avulla hankitaan 20 uutta jäsentä REALISTISUUTTA - yhdistyksen voimavarat osataan suunnata juuri siihen, mikä kulloinkin on tärkeintä
18 KALVO 2 TOIMINNAN SUUNNITTELU PITKÄ AIKAVÄLI TOIMINTA-AJATUS -> PÄÄMÄÄRÄT - ilmoittaa tarkoituksen. - ilmoittavat suunnan. Miksi olemme olemassa? Mihin olemme menossa? VUOSISUUNNITTELU 1. Avainalue: mitä on saatava aikaan? 2. Tavoite: kuinka hyvin avainalueen suhteen on onnistuttu? 3. Seuranta: miten toteutamme tavoitteen saavuttamisen? 4. Mitä tekemällä tavoite saavutetaan? Ketkä siitä vastaavat? 5. Aikataulu: millä aikavälillä (mitkä kuukaudet)? 6. Talousarvio: tulot ja menot?
19 KALVO 3 TOIMINTA-AJATUS - toiminta-ajatus kertoo syyn, miksi yhdistys on olemassa - toiminta-ajatus on lyhyt kuvaus yhdistyksen keskeisistä päämääristä ja toimintatavoista - toiminta-ajatus kertoo yhdistyksen ainutlaatuisuuden (miten poikkeaa muista yhteisöistä) - toiminta-ajatus tehdään, jotta kaikilla olisi samanlainen kuva toiminnan päämääristä ja keinoista
20 KALVO 4 TOIMINTA-AJATUKSEN PERUSMALLIT - suorittaa mahdollisimman tehokkaasti organisaatiolle annetut/sovitut tehtävät - vastata mahdollisimman tehokkaasti ympäristön asettamiin vaatimuksiin
21 KALVO 5 PÄÄMÄÄRÄT - asioita tai teemoja, joiden suhteen yhdistys haluaa toimia ja muuttaa vallitsevaa tilannetta - päämäärät vedetään toiminta-ajatuksesta - päämäärät ovat pitkäkestoisia ja kertovat toiminnnan suunnan, pyrkimyksen - yhteisiä päämääriä etsitään, jotta voidaan arvioida niiden tärkeys- ja kiireellisyysjärjestystä ja hahmottaa, kuinka laaja yhdistyksen tehtäväkenttä on
22 KALVO 6 AVAINALUEET - avainalueet ovat tärkeinä pidettyjä päämääriä tai konkreettisia toimintakohteita, jotka edistävät tärkeänä pidetyn päämäärän toteutumista - avainalueiksi valitaan keskeisimmät asiat, jotta voimavarat eivät hajoa sattumanvaraiseen ponnisteluun - avainalueiden suhteen ryhdytään toimenpiteisiin heti eli ne otetaan seuraavan vuoden suunnitelmaan