KEMIN KAUPUNGIN TALOUSARVIO 2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Kaupunginhallitus 26.1.2015
Sisällysluettelo 1. Yleistä 1 2. Maisema-malli 1 3. Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset 2 4. Seuranta, ennusteet ja raportointi 3 5. Henkilöstö 4 6. Investoinnit 5 7. Käyttösuunnitelmat 5 8. Hankinnat 5 9. Lainanotto 6 10. Edustusmenot 6 11. Sisäinen laskutus kustannusten kohdentaminen 7 12. Tilinkäyttöoikeus 7 13. Projektiseuranta ja rekisterin perustaminen 8 14. Maksut 8 15. Riskienhallinta 8 16. Sisäinen valvonta 9 17. Rahoitussopimukset 9 18. Taloutta koskevat säännöt ja ohjeet 9
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 1 1. Yleistä Kuntalain 65 pykälä säätelee talousarvion käsittelyä, hyväksymistä, velvoittavuutta, sisältöä ja rakennetta sekä talousarvioperiaatteita. Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Talousarvio sitoo kunnan toimielimiä ja henkilöstöä ja on samalla näiden valvonnan väline. Vuoden 2015 talousarvio ja taloussuunnitelma vuoteen 2018 hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 8.12. 2014. Talousarvio sisältää kaupungin strategian, menestystekijät, niihin liittyvät tavoitteet, palvelualueittaisen kaupunkistrategian toimenpideohjelman 2015 sekä valtuuston tilauksen eli varsinaisen talousarvion. Talousarviossa ja taloussuunnitelmassa kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on hyväksytty palvelualueittain. Valtuuston hyväksymä toiminnallinen tavoite sitoo palvelu-/tulosalueita, lautakuntia ja viranhaltijoita samalla tavalla kuin määräraha. Talousarviossa / taloussuunnitelmassa on kaupungin visio vuoteen 2025 sekä strategiset päämäärät näkökulmittain. Kaupunkistrategian toimenpideohjelma 2015 sisältää tuottajien eli lautakuntien yksityiskohtaiset toimenpidesuunnitelmat vuodelle 2015. Strategian toteutumista seuraavat valtuuston strategiatyöryhmät. Taloussuunnitelmavuosilta on esitetty toimintatulot, -menot ja kate. Strategia ja talousarvio linkittyvät näin toisiinsa sekä toimivat toiminnan ja talouden ohjausvälineenä ollen myös osa kaupungin johtamisjärjestelmää. Talousarvio ja suunnitelma ohjaavat toimintaa. Kaupunginhallitus vastaa kaupunkistrategian toteuttamisesta, kaupungin taloudenhoidosta ja hallinnosta. Määräraha on kaupunginvaltuuston toimielimelle myöntämä euromäärältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu valtuutus varojen käyttämiseen. Palvelualueiden tulee toimia kaupunginvaltuuston hyväksymien määrärahojen puitteissa. Talousarvion tilausten muutoksista päättää valtuusto. Määrärahaan ja tuloarvioon sisältyvät ns. sisäisen laskutuksen kautta kirjattavat sisäiset ostot ostajapuolelle ja myynnit myyvälle puolelle. Merkittävimmät sisäisen palvelun yksiköt ovat tilapalvelu ja tietohallintokeskus. Määrärahan ulkopuolella ovat suunnitelman mukaiset poistot ja vyörytyserät. Investointiosassa käsitellään vain aktivoitavat hankintamenot. Aktivoinnin raja on 10.000 euroa, jota suuremmat käyttöomaisuushankinnat ja ensikertainen kalustaminen käsitellään investointiosassa. Verollisten myyntien ja ostojen arvonlisäverot eivät sisälly määrärahaan (huom. vähennysrajoitukset). Veron osuus käsitellään rahoituseränä taseessa. Tämä tulee ottaa huomioon mm. kustannuslaskennassa ja hinnoittelussa. 2. Maisema-malli Maisema-mallissa tilaajan ja tuottajan roolit on erotettu. Tilaaja on kaupunginvaltuusto. Tilauksen valmistelee kaupunginhallitus, jolla on apunaan viranhaltijoiden muodostama tilaajatiimi. Tilaajan tärkein työkalu on tuoteryhmäkohtainen määrärahat ja toimintatiedot sisältävä tilaustaulukko. Tilaajan näkökulma on palveluiden lopputuloksessa eli siinä mitä asiakas saa.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 2 Tilauksessa otetaan huomioon kaupungin strategiset tavoitteet ja niiden toteuttaminen. Tilaaja vastaa talouden kokonaishallinnasta ja toimintalinjoista. Tilaaja huolehtii tasapuolisesti kaikkien kuntalaisten palveluista, seuraa kysynnän kehitystä ja vaatii tuottajaa reagoimaan siihen. Tilaajalla on järjestämisvastuu. Tilaaja määrittelee palvelutarpeen ja arvioi sen kehityksen, palveluvalikon / palvelurakenteen ja sen muutokset, uudet tuotteet, tilausmäärät, palvelutason, laatutason, palvelujen rahoituksen, tilauksittain sitovat henkilötyövuodet (pl. työllistäminen), palveluverkon, investoinnit, toimitilat, seurannan, laadunvalvonnan, raportoinnin sekä vaikuttavuuden. Palvelun hinta neuvotellaan yhdessä tuottajan kanssa. Tilaajalle eivät kuulu toiminnan yksityiskohdat eivätkä palveluprosessit. Tilaukset tarkistetaan tammi-kesäkuun talousja suoriteraportoinnin perusteella. Tilaajan kannanotto tarvitaan jos rahankäytössä, palveluverkossa, asiakasmaksuissa, rakenteissa (ulkoistaminen, uudet sisäiset rakenteet), oman toiminnan kilpailutuksessa, toimitiloissa (jos jää tyhjilleen tai tarvitaan lisää) tai palvelutasossa tapahtuu muutoksia sekä yli 100 000 euron määrärahan siirrossa tuoteryhmätasolla. Tuottajalla on tuottamisvastuu. Tuottajat järjestävät oman alansa palvelut tilauksen mukaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tuotantoon varattua määrärahaa saa käyttää vain toteutuneen tilauksen suhteessa. Palvelutuotantoa kehitetään jatkuvasti mm. prosessien parantamisen avulla. Tuottajat seuraavat tilausten toteutumista ja toiminnan kehittymistä kuukausittain. Kaupunginvaltuustolle raportoidaan puolivuosittain tilausten toteutumisesta. Puolivuotisseurantaan liittyy myös tuottajan tuotetasoinen ennuste koko vuoden toteutumasta. Raportoinnissa kerrotaan myös tuottajan toimenpiteiden toteumatilanne. Uuteen palvelutoimintaan tarvitaan tilaajan lupa. Lautakunnat ohjaavat tuotantoa. Tuottaja seuraa ja ohjaa omaa toimintaansa, huolehtii prosessiensa kehittämisestä sekä sovittujen pelisääntöjen mukaisesta kilpailutuksesta. Tuottaja huolehtii lähiesimiestason johtamisen kehittämisestä. Lautakunnat vastaavat tuottavuuden parantumisesta ja resurssien optimaalisesta käytöstä. Palvelujen kysynnän kehitys, tilausten toteutuminen sekä toiminnan joustovara ja ns. liikkuvat osat on oltava lautakunnan tiedossa koko ajan. Lautakunnat huolehtivat prosesseista. Uusittavat ja selvitettävät prosessit vahvistaa lautakunta. Käytännön toteutus on viranhaltijoiden asia. Tilaajalle raportoidaan prosessityön tuloksista. Tilat ovat tuottajien käytössä, mutta tilaajan omistuksessa. Suunnittelu- ja konsernijaosto ohjaa toimitiloihin liittyvä omistajapolitiikka. Tilojen ylläpitopalveluista (kiinteistönhoito, siivous, kunnossapito) vastaa tekninen lautakunta. Tuottajat käyttävät sisäisiä palveluja (mm. kirjanpito, palkanlaskenta, tietohallinto, tilapalvelu). Muutoksista sisäisissä palveluissa päättää tilaaja eli kaupunginhallitus /- valtuusto. 3. Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset Talousarvio sisältää valtuuston tekemät tilaukset tuoteryhmittäin, esimerkiksi vammaispalvelut. Tilaus/tuoteryhmä jakaantuu edelleen tuotteisiin; esimerkiksi vammaispalvelut sisältävät tuotteet: vammaispalvelut, vaikeavammaiset jne.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 3 Tuotteen määräraha (=tilatun palvelun määrä X yksikköhinta) ja tuloarvio on sitova valtuustoon nähden. Henkilötyövuosien määrää ja palkkasummaa seurataan tilauksittain. Lautakunta voi tehdä tilaukseen (eli tuoteryhmätasolla) vuositasolla 100 000 euron sisäisen muutoksen. Kuntalain 65.5 :n mukaan talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion muutosten esittämisvelvoite koskee sekä tavoitteita että niiden edellyttämiä määrärahoja ja tuloavioita. Tilaukset tarkistetaan talousraportoinnin yhteydessä puolivuosittain. Kysynnän muutoksesta johtuva tilausmuutos esitetään tässä yhteydessä perusteluineen. Sitoviin eriin talousarviovuoden aikana tulevista muutoksista päättää kaupunginvaltuusto. Muutokset voivat koskea määrärahaa, tuloarviota tai tavoitteita. Syyskuun lopun toteutuman perusteella esitetään kaupunginvaltuustolle tarvittavat suorite- ja määrärahamuutokset niistä tilauksista, jotka eivät pysy puolivuotistarkistuksen mukaisissa ennusteissa. Talousarviopoikkeamista, joita ei ole hyväksytty talousarviomuutoksina valtuustossa, on annettava selvitys toimintakertomuksessa. Käyttötalousosan sitovat määrärahat, tuloarviot ja henkilötyövuodet ovat liitteenä. Talousarvio sisältää seuraavat nettobudjettiyksiköt: - lukion myyntitoiminta - Kivalo-opisto - musiikkitoimi - työterveys - tekninen lautakunta Nettobudjettiyksikön sitova määräraha on nettomenot. Nettoperiaate tarkoittaa, että sitovuus on nettomääräinen tulojen ja menojen erotus. Nettoperiaatteen hyväksyminen edellyttää määrärahojen ja tuloarvioiden yhdenmukaista kohtelua. Määrärahojen korottamista tai tuloarvion alentamista koskeva talousarvion muutos on käsiteltävä valtuustossa riippumatta siitä, johtuuko poikkeama arvioitujen bruttomenojen ylittämisestä vai bruttotulojen alittumisesta. (Kuntaliiton julkaisu Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio ja suunnitelma v. 2011). Valtuusto päättää valtuustoon nähden sitovien tuotekohtaisten määrärahojen siirroista ja tätä alemman tason siirroista päättää käyttösuunnitelman hyväksynyt toimielin. Esityksissä määräraha-/tuloarviosiirroista tulee selkeästi mainita kustannuspaikat joista siirretään ja kustannuspaikat joihin siirretään. Kaupunginvaltuuston päätöksen jälkeen tulee lisäksi toimittaa keskuskirjanpitoon yksityiskohtainen, meno/tulotilikohtainen erittely siirrettävästä summasta muutoksen kirjaamista varten. Tuloslaskelma- ja rahoitusosan sitovat määrärahat ja tuloarviot ovat liitteenä. 4. Seuranta, ennusteet ja raportointi Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa noudatetaan talousarviota. Talousarvion ja tunnuslukujen seuranta on jatkuvaa ja se on myös osa toiminnan ja talouden ohjausta johtamisessa. Palvelualueet esittävät kaupunginhallitukselle helmikuun loppuun mennessä vuoden 2015 sitovat kuukausittaiset toimintameno-, toimintatulo- ja palkkasummasuunnitelmat tilauksittain.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 4 Talousseuranta esitetään kaupunginhallitukselle kuukausittain. Seurannassa vertaillaan palvelualueiden esittämiä tilauksittaisia arvioita ja toteutuneita lukuja. Kuukausittainen raportti sisältää myös laskennallisen tilinpäätösennusteen. Maisemaraportti, jossa määrärahojen lisäksi seurataan suoritteiden toteutumista, esitetään kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle puolivuosittain. Samalla esitetään ennuste koko vuoden kehityksestä ja kirjallisesti yksilöidyt keinot siitä, miten mahdollinen talousarvion ylitys estetään. Raportoinnissa kerrotaan myös strategian toimenpideohjelman 2015 toteutumatilanne. Mikäli tilaukseen tarvitaan kysynnän muutoksen vuoksi muutos, esitetään se tilaajatiimille talousraportin yhteydessä perusteluineen. Tilaajatiimi vastaa siitä, että kaupunginhallitus saa kuukausittain tiedoksi talouskatsauksen ja kerran vuodessa maisemaraportin, joka toimitetaan edelleen valtuustolle tiedoksi. Seurannoissa esitetään miten tilaukset pysyvät hyväksytyssä talousarviossa ja miten määrärahojen puitteissa turvataan sovitut palvelut. Tuottajat seuraavat tilausten toteutumista ja toiminnan kehittymistä kuukausittain ja ryhtyvät tarvittaessa välittömiin korjaaviin toimenpiteisiin. Lautakunnan esittelijä vastaa siitä, että lautakunta käsittelee kuukausittaisen talousseurannan ja siihen esitetyt korjaavat toimenpiteet. Lautakunta tekee tilausmuutosesitykset tilaajatiimille. Jokaisella tilauksella on talouden vastuuhenkilö. Mikäli kuukausittaisen talousseurannan mukaan tilaus on ylittymässä, kutsutaan vastuuhenkilö ja lautakunnan puheenjohtaja kaupunginhallituksen kokoukseen raportoimaan ylitysennusteesta sekä esittämään korjaavat toimenpiteet ylitysten ehkäisemiseksi. Selvitykset ja esitykset talousarviossa pysymisestä tehdään kirjallisesti. Vastuuhenkilö raportoi talousmuutoksista kaupunginhallitukselle. Vastuuhenkilöluettelo on liitteenä. 5. Henkilöstö Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden käyttö on minimoitava. Sijaisuuksissa on selvitettävä tehtäväjärjestelyt ja sisäiset siirrot ulkopuolisen työvoiman palkkaamisen välttämiseksi. Alle kuukauden mittaiset sijaisuudet hoidetaan sisäisin tehtävä- ja työvuorojärjestelyin. Opettajien ja henkilökohtaisten koulunkäyntiavustajien osalta kolme (3) ensimmäistä poissaolopäivää tulee pääsääntöisesti hoitaa ilman sijaista. Lukion ja yläkoulun avoimeksi tulevat aineenopettajien virat täytetään vuosien 2015 ja 2016 aikana määräaikaisesti. Perusteena ovat uudistuvat opetussuunnitelmat ja lukion järjestämislupa-asia. Talousarvion tilauksessa esitetty henkilötyövuosimäärää on valtuustoon nähden sitova. Jokaisessa rekrytointitapahtumassa selvitetään vakanssin lakkauttamismahdollisuus ja tehtävien uudelleen järjestely sekä mahdollinen sisäinen henkilöstösiirto. Vapautuvien vakanssien vakituiset rekrytoinnit ja yli vuoden mittaiset määräaikaisuudet käsitellään säännöllisesti tilaajatiimissä jo suunnitteluvaiheessa. Sitovien henkilötyövuosien määrän lisäksi seurataan kuukausittain palkkasumman toteutumista. Vastuuhenkilöt raportoivat muutoksista kaupunginhallitukselle.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 5 Määräaikaisiin työsopimuksiin ja virkamääräyksiin on ehdottomasti merkittävä määräaikaisuuden peruste ja sijaisuuksissa lisäksi sijaistettavan henkilön nimi. 6. Investoinnit Investoinneissa sitovuustaso on palvelualue/investoinnin laatu. Useammalle kalenterivuodelle ajoittuvasta investoinnista on pyydettävä aloituslupa kaupunginhallitukselta. Talousarviossa olevaan investointiosan hankkeen käynnistämiseen on saatava kaupunginhallituksen lupa, jos hankkeeseen ei saada merkittyä valtionosuutta tai jos sitä saadaan huomattavasti budjetoitua vähemmän. 7. Käyttösuunnitelmat Hallintosäännön 3. luvun 18 :n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Valtuuston talousarviokirjassa hyväksymiä tuotekohtaisia määrärahoja ja tuloarvioita ei saa käyttösuunnitelmassa muuttaa. Tässä yhteydessä toimielimet myös hyväksyvät sitovista tavoitteista johdetut alemman tason tavoitteet eri tulosyksiköille noudatettaviksi. Käyttösuunnitelman tulee olla valmis 20.2.2015 mennessä, jonka jälkeen tehdään talousarvion siirto kirjanpitoon vertailulaskelmaksi. Menojen ja tulojen kirjauksissa on noudatettava kirjanpitolautakunnan kuntajaoston kirjanpitolain soveltamisesta antamia ohjeita, Kuntaliiton suosituksia ja näiden perusteella kaupungin erikseen antamia erillisiä kirjanpidon ohjeita (löytyvät intrasta kohdasta talous) sekä muutoinkin noudatettava yleisiä ja hyvän kirjanpitotavan mukaisia periaatteita. Eläkemenoperusteiset maksut kirjataan jo aiemmin sovituille kustannuspaikoille. Vain uusien eläkemenoperusteisten maksujen osalta kustannuspaikat tarkistetaan palvelualueilla. Käyttösuunnitelman toimintamenojen ja - tulojen tulee vastata valtuuston hyväksymää talousarviota. 8. Hankinnat Hankinnoissa on noudatettava julkisia hankintoja ja tilaajavastuuta koskevaa lainsäädäntöä sekä Kemin kaupungin hankintaohjeita. Hankintavaltuudet ja rajat on määritelty kaupunginhallituksessa 17.12.2013 336 (liite). Hankintatietämystä löytyy mm. Suomen kuntaliiton ja työ- ja elinkeinoministeriön nettisivuilta (www.kunnat.net, www.tem.fi ja www.hankinnat.fi). Kaupungin hankintoja koskevia ohjeistuksia on intrassa kohdassa hankinnat ja kilpailuttaminen. Lisäksi kaupunginhallitus on 17.12.2012 396 täydentänyt ohjeita mm. palvelualueiden yhteishankintamenettelystä.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 6 Hankinnoista annettujen ohjeiden mukaisesti kaupungin ostoetujen ja ostoetukorttien käyttö työntekijöiden yksityistalouden hankintoihin on kiellettyä. Yksityistalouden hankinnat kaupungin kauttalaskutuksena on kielletty. Samoin on kiellettyä käyttää kaupungin hankinnoista saatavia etuja yksityiskäytössä. Hankinnat on ajoitettava tasaisesti pitkin kalenterivuotta. Mikäli yksittäisen hankinnan arvo ylittää 100 000 euroa on hankinnan ajoituksesta neuvoteltava kaupunginjohtajan ja kehittämisjohtajan kanssa. Yli 100 000 (alv =0) euron suuruisesta palveluhankinnan sopimusluonnoksesta on ennen sen allekirjoittamista hankittava kaupunginlakimiehen kannanotto. Sama koskee myös palvelujen myyntiä toiselle kunnalle tai kuntayhtymälle. Toimistotarvikehankinnat kiertäviltä edustajilta on kielletty. Hankinnat tulee suorittaa ilmoitetun vuosisopimustoimittajan kautta. Kaikissa hankinnoissa tulee käyttää vuosisopimustoimittajia. Työasemat, oheis- ja päätelaitteet sekä verkossa käytettävien sovellusten hankinta on suoritettava yhteistyössä tietohallintokeskuksen kanssa. Pienhankintojen työkaluna tulee käyttää yritysten välisen sosiaalisen median työkalua Partnerbookia (www.partnerbook.fi). Kaupungille työtä tai palvelua toimittavalta itsenäiseltä yrittäjältä on pyydettävä yrittäjien eläkelain (YEL) mukainen vakuutustodistus. Tarjoajilta tulee vaatia todistus eläkemaksujen suorittamisesta. Suora hankinnoissa tarkistus on aina tehtävä. Palvelua tilattaessa tai jatkuvissa toimeksiantosuhteissa tarkistus tulee tehdä vuosittain. Mikäli YEL-vakuutusta ei ole, on kaupungin maksettava eläkemaksu kunnallisen eläkelain mukaisesti. 9. Lainanotto Lainanottoa koskevat rajoitukset Taloudellisen tilanteen salliessa talousarvioon merkitty pitkäaikaisten lainojen muutos voidaan alittaa tai korvata markkinatilanteesta riippuen lyhytaikaisella luotolla. Vuonna 2015 pitkäaikaisia lainoja vähennetään 9,3 milj. euroa ja pitkäaikaisia lainoja lisätään enintään 10,0 milj. euroa. Vuonna 2015 lyhytaikaista luottoa saa olla enimmillään 35 000 000 euroa, joka voi olla kuntatodistuksia, shekkilimiittiä tai muuta lyhytaikaista luottoa. 10. Edustusmenot Edustaminen kohdistuu yleensä tiettyyn ennalta määrättyyn tahoon, tiettyyn asiakkaaseen, joihinkin henkilöpiireihin tai yritykseen ja kunnan ulkopuoliseen tahoon. Edustusmenoja eivät ole työtehtäviin liittyvät kokous- ja neuvottelumenot ja koulutustilaisuudet eikä henkilöstölle kohdennetut merkkipäivä- tai esimerkiksi pikkujoulutilaisuuden menot, vaikka näihinkin usein sisältyy aterioista ja juomista aiheutuneita menoja. Tarjoilu-, edustus- ja suhdetoimintalaskujen varmentaminen: Tarjoilu ym. laskut tulee varmentaa siten, että verottaja tai muu viranomainen voi niistä selkeästi todeta, onko
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 7 kyseessä edustusmeno vai työtoimintaan liittyvä kulu. Tositteessa tulee näkyä tilaisuuden nimi ja tarkoitus sekä tilaisuudessa läsnä olleet henkilöt joko nimeltä tai ryhmän nimenä. Laskun hyväksyjän/asiatarkastajan tulee merkitä E-officessa kommentti-kenttään tositteeseen, onko kyseessä edustus vai kokous. 11. Sisäinen laskutus kustannusten kohdentaminen Sisäisen laskutuksen tavoitteena on kustannusten kohdentaminen aiheuttamisperiaatteen mukaan. Laskutuksen kohteena olevan palvelutoiminnan tulee olla säännöllistä ja toistuvaa. Yksittäisiä palvelutapahtumia kaupungin eri yksikköjen välillä ei laskuteta. Sisäisen palvelutoiminnan laskutushinnan määräytymisessä otetaan huomioon toiminnan välittömät kustannukset, suunnitelman mukaiset poistot edellisen tilinpäätöksen mukaisina, esimerkiksi vuoden 2015 hinnassa v. 2013 tilinpäätöksen mukaiset poistot, yleiskustannukset eli vyörytyserät samoin edellisen tilinpäätöksen suuruisina. Sisäisessä myynnissä ei saa muodostua katetta. Mikäli vuoden mittaan näyttää, että katetta syntyy, tulee hinnat tarkistaa sen estämiseksi. Sisäisten laskuttajien on täsmäytettävä määrärahat laskutettavien (tulosyksiköiden) kanssa. Kaikessa sisäisessä laskutuksessa on tavaran tai palvelun toimittajan ilmoitettava tavaran tai palvelun lopullinen hinta jo tilausvaiheessa. Sisäisen palvelutoiminnan hinnat ilmoitetaan vahvistettavaksi vuosittain kaupunginhallituksessa huhtikuun loppuun mennessä seuraavan vuoden talousarviota varten. 12. Tilinkäyttöoikeus Kaupunginhallituksen ja lautakuntien on määrättävä oman toimialansa tilinkäyttäjät. Vaikka ostolaskut käsitellään pääosin sähköisesti (e-office), kaikista hyväksyjistä ja asiatarkastajista on tehtävä ilmoitus talouspalveluihin. Ilmoituksiin on merkittävä ensisijainen hyväksyjä sekä hänelle varahenkilö. Samoin on ilmoitettava asiatarkastajan osalta. Nimilista voimassa olevista hyväksyjistä on toimitettava talouspalveluihin (Liisa Joensuu) aina vuodenvaihteessa. Lisäksi tiedot mahdollisista hyväksyjien ja asiatarkastajien muutoksista on ilmoitettava rahatoimistoon välittömästi muutoksen tultua voimaan. Samoin on ilmoitettava vuoden aikana käynnistyvistä EU-projekteista. Hyväksyjän on huolehdittava siitä, että lasku käsitellään ja hyväksytään maksuun viivytyksettä, kuitenkin viimeistään eräpäivää edeltävänä päivänä klo 12.00 mennessä. Laskun hyväksymisen jälkeen lasku siirtyy kirjanpitoon, jolloin kirjanpito koko ajan on mahdollisimman hyvin ajantasalla. Lasku menee kuitenkin maksuun vasta eräpäivänä. Hyväksyjän laiminlyönneistä johtuvista viivästysseuraamuksista (käteisalennukset ja viivästyskorot) vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Kukaan ei ole oikeutettu hyväksymään kuluja eikä maksuja itselleen. Palvelualuepäälliköiden, kansliajohtajan ja kehittämisjohtajan kululaskut ja heille kohdistuvat maksut hyväksyy kaupunginjohtaja. Kaupunginjohtajan laskut hyväksyy kaupunginhallituksen puheenjohtaja.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 8 Tilikäyttäjän itsensä ollessa estynyt hyväksyy laskut tilinkäyttäjän sijaiseksi määrätty henkilö. Sijainen ei ole oikeutettu hyväksymään kuluja eikä maksuja varsinaiselle tilinkäyttäjälle. Laskun hyväksyjänä tulee olla eri henkilö kuin asiatarkastajana. Kaupunginjohtaja voi hyväksyä maksuja talousarvion kaikille tileille, jos maksun kiireellisyys varsinaisen hyväksyjän estyneenä ollessa sitä välttämättä edellyttää. Tällaisesta suorituksesta on ilmoitettava välittömästi asianomaiselle tilinkäyttäjälle. 13. Projektiseuranta ja rekisterin perustaminen Toimialojen tulee pitää rekisteriä projekteista, joihin saadaan ulkopuolista rahoitusta. Projektipäätökset liitteineen on lähetettävä talouspalveluihin tilitysten seurantaa varten. Hankkeet tulee pääsääntöisesti käsitellä kaupungin budjettivalmistelun yhteydessä. Mikäli halutaan hakea hankkeita kesken budjettikauden, tulee ne hyväksyttää kaupunginhallituksella ennen hankkeen jättämistä rahoittajalle. Jos kuitenkin on perusteltu syy jättää hankehakemus ennen kaupunginhallituksen käsittelyä, tulee kaupunginhallitukselle ilmoittaa haetusta hankkeesta sekä perusteltu syy hankkeen hakemisesta. Mikäli hankkeen kaupungille kuuluva rahoitusosuus on alle 5000 euroa, hanke käsitellään tilaajatiimissä ao. tilaajajohtajan esittelystä. Hanketta ei saa käynnistää ennen kuin rahoituksesta on riittävä varmuus. Pääsääntöisesti hanke käynnistetään vasta rahoittajien tehtyä sitovat rahoituspäätökset. Kaupungin toimialojen yhteisissä hankkeissa on päätettävä projektin omistajuus ja vetovastuu sekä rahoitus ennen hankkeen käynnistämistä. Ennen hankkeen käynnistämistä on sovittava hankkeen taloushallintoon liittyvästä tehtäväjaosta. Hankehakemukset allekirjoittaa henkilö, jolla on kaupungin nimenkirjoitusoikeus. Kaupungin taloushallintoon liittyvistä asioista projektien osalta on määrätty hankeohjeessa (Kh 21.6.2011 221), jota on saatavilla talouspalveluista. 14. Maksut Vuosittaiset kustannustason muutokset tulee huomioida ulkoisissa maksuissa. Maksut on laskutettava viivytyksettä ja perittävä tehokkaasti. Saatavista on pidettävä ajan tasalla olevat luettelot. Maksujen viivästymisestä tulee periä perintäkulut ja lain mukainen viivästyskorko, ellei korosta ole toisin säädetty (Laskutus- ja perintäohjeet KV 11.2.2013 69, KH:n erityisohjeet KH 25.3.2013 123) 15. Riskienhallinta Kaupungin lakisääteiset vakuutukset ja muut vakuutukset hoitaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia 1.1.2013-31.12.2017. Palvelualuejohtajan on huolehdittava palvelualueen riskienhallinta-suunnitelman laatimisesta riskien ennaltaehkäisemiseksi ja vahinkojen vähentämiseksi. Lautakuntien tulee tammikuun loppuun mennessä käsitellä raportti riskienhallinnan
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 9 järjestämisestä ja toimivuudesta palvelualueilla. Raportti toimitetaan hallitukselle valtuustolle annettavaa selontekoa varten. 16. Sisäinen valvonta Kaupunginhallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan ohjeen 20.10.2008 404. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla johdonmukaisesti pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen ja edistämiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn sekä varojen ja muun omaisuuden huolellisen hoidon turvaamiseen. Tarkoituksena on varmistaa, että toiminnassa noudatetaan lakeja, sopimuksia, sääntöjä ja ohjeita. Esimiehet organisaation kaikilla tasoilla vastaavat siitä, että sisäisen valvonnan menetelmät ovat käytössä ja sisältyvät päivittäisiin toimintarutiineihin. Palvelualueen/tulosalueen/tulosyksikön päällikkö järjestää, hoitaa ja valvoo johtamansa yksikön sisäisen tarkkailun. Hän vastaa toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta sekä henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisystä. 17. Rahoitussopimukset Uusien rahoitussopimusten solmiminen on saatettava kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. 18. Taloutta koskevat säännöt ja ohjeet Kaupunginvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä on myös kunnan taloudenhoitoa säätelevä luku, jota noudatetaan. Hallintosäännön lisäksi kaupunginhallitus on hyväksynyt toimintaohjeina noudatettavaksi konserniohjeen (löytyy netistä kohdasta päätöksenteko, Kemi-konserni), laskutus- ja perintäohjeet ja sisäisen valvonnan ohjeen (löytyvät netistä kohdasta päätöksenteko, säännökset), käteismaksujen tilitysohjeet (intra: talous, kirjanpidon ohjeet) sekä hankintaohjeen (intra: hankinnat ja kilpailuttaminen). Kaupungin hallintosäännössä on yleiset ohjeet talousarvion yleisestä täytäntöönpanosta, talousarvion muutoksista, käyttöomaisuuden myynnistä, poistosuunnitelman hyväksymisestä, rahoituksen hoitamisesta sekä maksujen määräämisestä.
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 10 LIITTEET TALOUSARVION 2015 SITOVUUDET TALOUSARVION MÄÄRÄRAHOJEN, TULOARVIOIDEN JA HENKILÖTYÖVUOSIEN YHTEENVETO Sitovuus Määrärahat Tuloarviot HTV Tilauksen Käyttötalousosa 2015 vastuuhenkilö Kaupunginhallitus Hallintopalvelut Brutto 3323 451 12,9 Tero Nissinen, Jukka Vilén, Matti Rask Tietohallintopalveut Brutto 1991 2137 14,0 Reijo Konu Taloushallintopalvelut Brutto 6110 1381 20,0 Allan Mikkola, Saara Aitomaa, Riitta Hakala Henkilöstöhallintopalvelut Brutto 1999 271 11,6 Teemu Sääksniemi Elinkeinopalvelut Brutto 1379 171 2,5 Riitta Ahtiainen Tuki- ja erillispalvelut Brutto 2650 142 2,1 Jukka Vilén, Matti Rask Koulutuslautakunta Hallintopalvelut/koulutus Brutto 349 0 4,4 Anu Kosonen Peruskoulutus Brutto 17295 743 184,5 Anu Kosonen Lukio Brutto 2716 180 46,0 Margit Kettunen Lukion myyntitoiminta Netto -40 Margit Kettunen Kivalo-opisto Netto 1547 6,5 Seppo Suopajärvi Varhaiskasvatus Brutto 10740 1278 167,6 Kaisa Rauvala Kulttuurilautakunta Kulttuuripalvelut Brutto 295 252 2,0 Kari Silvennoinen Museotoimi Brutto 938 31 8,3 Kari Silvennoinen Kirjasto Brutto 1452 37 14,9 Hilkka Heikkinen Teatteri Brutto 1995 420 26,9 Sarianne Paasonen Liikuntapalvelut Brutto 3348 573 12,5 Matti Molander Nuorisotyö Brutto 1152 213 17,3 Matti Molander Musiikkiasiain yhteislautakunta Musiikki Netto 1561 28,6 Noora Tuominen, Katariina Kummala Sosiaali- ja terveyslautakunta Soster-hallinto Brutto 1064 27 12,5 Liisa Niiranen Aikuissosiaalityö Brutto 5835 3636 12,7 Arto Alajärvi Perhepalvelut Brutto 3943 659 41,3 Katariina Hynynen Vammais- ja kehitysvammaishuolto Brutto 6647 482 39,5 Rauha Hannu Vastaanotto Brutto 5796 348 54,5 Avoterv.huollon ylilääkäri ja Outi Kääriäinen Kuntoutus Brutto 1449 15 9,3 Henna Lamminpää Suun terveydenhuolto Brutto 1834 529 23,7 Arto Karjalainen Työterveys Netto -34 7,9 Maija-Liisa Pulkkinen ja Outi Kääriäinen Aikuispsykososiaaliset palv Brutto 4356 870 55,0 Outi Kääriäinen Esh Brutto 34447 23 Outi Kääriäinen Hoito- ja hoiva Brutto 23584 5329 318,3 Rauha Hannu ja Outi Kääriäinen Tekninen lautakunta Netto -2683 Tekninen johtaja Tekninen hallinto 10,2 Marja Kynsijärvi Maankäyttö ja mittaust. 9,4 Tapani Onkalo Yhdyskuntatekniikka 41,0 Mika Grönvall Tilapalvelu 72,2 Markku Kotiranta Kaavoitus 4,5 Riitta Vallin Viranomaispalvelut 3,7 Risto Pöykiö Ulkopuoliset urakat Markku Kotiranta
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 11 Sitovuus Määrärahat Tuloarviot Tuloslaskelmaosa Verotulot Brutto 87230 Valtionosuudet Brutto 43258 Korkotulot Brutto 344 Muut rahoitustulot Brutto 1388 Korkomenot Brutto 2296 Muut rahoitusmenot Brutto 90 Satunnaiset erät Brutto 0 Sitovuus Määrärahat Tuloarviot Investointiosa Kaupunginhallitus Aineeton käyttöomaisuus Brutto 0 310 Talonrakennus / uudisrakennus Brutto 560 250 Julkinen käyttöomaisuus Brutto 50 Irtain omaisuus Brutto 135 Sivistys Talonrakennus/peruskorjaus Brutto 65 Julkinen käyttöomaisuus Brutto 72 20 Irtain omaisuus Brutto 285 Sosiaali- ja terveystoimi Talonrakenus/uuidsrakennus Brutto 80 Irtain omaisuus Brutto 110 Tekninen Kiinteä omaisuus Brutto 150 1000 Talonrakennus/peruskorjaus Brutto 1005 Julkinen käyttöomaisuus Brutto 1860 100 Irtain omaisuus Brutto 20 Sitovuus Määrärahat Tuloarviot Rahoitusosa Antolainauksen muutokset Antolainasaamisten lisäykset Brutto 0 Antolainasaamisten vähennykset Brutto 0 Lainakannan muutokset Pitkäaikaisten lainojen lisäys Brutto 10026 Pitkäaikaisten lainojen vähennys Brutto 9308 Lyhytaikaisten lainojen muutos Netto 0 Tulorahoituksen korjauserät -1000 Vaikutus maksuvalmiuteen 0 0
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 12 Kemin kaupungin hankintahenkilöiden enimmäishankintarajat vuosina 2014-2017 552/02.06.00/2013 Kaupunginhallitus 336 Valmistelu: Kaupunginlakimies Matti Rask ja kehittämiskoordinaattori Jani Koskela 11.12.2013 Kaupunginhallitus on 18.1.2010 65 vahvistanut hankintavaltuudet ja -rajat vuosille 2010-2013. Kansalliset kynnysarvot ovat tavaroiden ja palvelujen osalta 30 000 euroa ja sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä eräiden koulutuspalvelujen osalta 100 000 euroa. Rakennusurakoiden kansallinen kynnysarvo on 150 000 euroa. EU-kynnysarvot tavaroiden ja palveluiden osalta ovat 211 000 euroa ja rakennusurakoiden osalta 5 278 000 euroa. Hankintahenkilöiden enimmäishankintarajat vuosille 2014-2017 esitetään seuraavasti: Keskusvirasto Kaupunginjohtaja Kehittämisjohtaja Kansliajohtaja Kaupunginlakimies Tietohallintojohtaja Elinkeinopäällikkö Henkilöstöpäällikkö Palvelualueet Sosiaali- ja terveystoimenjohtaja Sivistystoimenjohtaja Musiikkiopiston rehtori Tekninen johtaja Tilapalvelupäällikkö Yhdyskuntatekniikan päällikkö Hankintaraja/hankinta 50 000 50 000 " 30 000 " 30 000 " 30 000 " 10 000 " 10 000 " 50 000 " 50 000 " 30 000 " 30 000 " 30 000 " 30 000 " * 100 000 * 100 000 " * 50 000 " * Enimmäishankintarajat niiden hankintojen osalta, jotka sisältyvät kaupunginvaltuuston hyväksymään investointiohjelmaan tai teknisen lautakunnan hyväksymään työohjelmaan. Urakkatarjousten perusteella saatujen töiden toteutukseen kuuluvissa hankinnoissa enimmäishankintarajat ovat samat kuin kaupunginvaltuuston hyväksymän investointiohjelman (100 000 ) tai teknisen lautakunnan hyväksymän työohjelman hankinnoissa. Mikäli hankinnan arvo ylittää edellä mainitut enimmäishankintarajat, keskusvi-
Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2015 13 raston hankinnasta on päätettävä kaupunginhallituksessa ja palvelualueiden osalta lautakunnassa. Tulosalueiden päälliköt Tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen esimiehet 10 000-30 000 euroa 1 000-10 000 " Ehdotus KJ Nissinen: Hankintarajoja ei sovelleta lainanottoa ja -antoa koskevaan päätöksentekoon. Kaupunginhallitus päättää: 1. Hyväksyä edellä esitetyt hankintahenkilöiden aiemman päätöksen mukaiset enimmäishankintarajat vuosille 2014-2017 ja ilmoittaa ne lautakuntien ja Länsi-Pohjan musiikkitoimen yhteislautakunnan tietoon ja noudatettavaksi. 2. Pyytää lautakuntia määräämään tulosalueiden päälliköiden sekä tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen esimiesten enimmäishankintarajat em. ohjeen rajoissa. 3. Pyytää lautakuntia ilmoittamaan toimialansa hankintahenkilöt ja heille määrätyt hankintavaltuudet ja -rajat laki- ja sopimusosastolle, kehittämis- ja rahoitusosastolle sekä sisäiselle tarkastajalle. Hankintahenkilöiden vaihtumisesta on myös välittömästi ilmoitettava. Päätös KH 17.12.2013: Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.