Maaseutumatkailuseminaari

Maaseutumatkailuseminaari Tapahtumakäsikirja Ella Kalenius Aino Utti Tapahtumatuotantoprosessin johtaminen Toukokuu 2013 Matkailun koulutusohjelma Matkailu-, ravitsemis- ja talousala

1 Sisältö 1 Tapahtumaidea ja teema... 2 2 Tapahtuman palvelupaketin kuvaus ja laatutavoitteet... 2 3 Tapahtuman sisältö ja ohjelma... 3 4 Tapahtuman kohderyhmät ja palvelupolut... 5 5 Tapahtumaorganisaatio ja henkilöstöjohtaminen... 6 6 Teknologia tapahtumanjärjestämisen apuvälineenä... 9 7 Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen... 10 8 Tapahtuman turvallisuus ja riskit... 11 9 Talous ja kannattavuus... 12 10 Luvat ja ilmoitukset... 13 11 Tapahtuman SWOT analyysi sekä kehittämisehdotukset... 14 LÄHTEET... 17 Kuviot Kuvio 1. Palvelukokonaisuus.5 Kuvio 2. Tapahtumaorganisaatio..8 Taulukot Taulukko 1. Mistä sait tietoa seminaarista?..11 Taulukko 2. SWOT 15

2 1 Tapahtumaidea ja teema Valtakunnallisen maaseutumatkailuyrittäjien ja kehittäjien seminaarin yleisiä tavoitteita ovat osallistujien tietotaidon lisääminen, verkostoituminen ja alueen maaseutumatkailuyrityksissä vieraileminen. Vierailujen tarkoituksena on myös saada ideoita oman toiminnan kehittämiseen ja jakaa ajatuksia ajankohtaisista asioista muiden matkailutoimijoiden kanssa. Seminaari kokoaa vuosittain, ei vain Suomen maaseutumatkailuyrittäjiä vaan kaikkia yrittäjiä ja kehittäjiä ympäri maan. Tämän 2013 vuoden, kaksipäiväinen seminaari järjestettiin maaliskuussa Laukaassa, kylpylähotelli Peurungassa. Toiminnot seminaarin järjestämiseksi alkaa 1,5 vuotta ennen itse tapahtumaa. Silloin päätetään järjestävä taho sekä suoritetaan työnjako, joka sisältää valtakunnallisen ohjauksen ja vastuullisen järjestäjän sekä organisaation nimeämisen. Samoin laaditaan myös suunnittelun aikataulun päälinjat; mitä, milloin, kuka ja millä resursseilla. Työryhmä päättää myös seminaarin paikan ja ajankohdan. Laukaan maaseutumatkailuseminaarin tapahtumagenre on seminaari. Timo Nurmi määrittelee seminaarin seuraavasti: Määräaihetta käsittelevä esitelmäja keskustelusarja. (Gummeruksen suuri suomen kielen sanakirja, 2004). Määräaiheena on siis maaseutumatkailu tässä seminaarissa. Seminaari on täysin erilainen verrattuna esimerkiksi messuihin, joka on tapahtumatyypiltään kaupallinen tapahtuma, jossa yritykset esittelevät tuotteitaan ja palvelujaan. Seminaarilla päätarkoituksena ei ole myydä. 2 Tapahtuman palvelupaketin kuvaus ja laatutavoitteet Laukaan Peurungan seminaarin työryhmällä oli tavoitteina Järjestää paras seminaari kautta aikojen sekä organisoida mahdollisimman laadukas ja ajankohtainen sisältö ohjelmaltaan. Minimiosallistujamäärätavoite oli 100, jotta seminaari ylipäänsä järjestettäisiin. Tänä vuonna osallistujia oli lopulta 160,

3 joten minimitavoite ylitettiin reippaasti. Seminaarin jälkeen osallistujilta kerättiin tyytyväisyyskysely seminaarista; yleisistä järjestelyistä, retkistä sekä jokaisen puhujan vuoro arvioitiin erikseen. Seminaarin tyytyväisyyskyselyyn vastasi yhteensä 39 vierasta 160:stä, joten vastausprosentti oli 25. Yleisesti ottaen seminaari sai erinomaiset arvosanat joka osa-alueelta, niin yleisiltä järjestelyiltään kuin myös erityisesti retket olivat onnistuneet seminaarivieraiden mielestä. Lähes kaikki retket yhtä lukuun ottamatta (Kulttuuri ja kädentaidot) saivat arvosanaksi yli neljä, kun skaala oli 1-5. Puhujat olivat myös tykättyjä, parhaimman arvosanan sai Laukaan Tupaswillan yrittäjä Erkki Kauppinen (4,71) elävällä puheenvuorollaan. Puheenjohtajina toimivat lähialueen yrittäjät ja heidän arvosanansa jäivät hieman alhaisiksi. 3 Tapahtuman sisältö ja ohjelma Seminaariohjelman sisällön pääpilarit koostuvat teemasta, rakenteesta ja aikataulutuksesta. Seminaarin rakennus alkaa pääosin teeman valitsemisella, joka ohjaa toimintaa eteenpäin ja jonka ympärille tapahtuman sisältöä rakennetaan. Laukaan seminaarin teemaksi valikoitui suomalaisuuden vetovoima. Teema on erittäin ajankohtainen, sillä esimerkiksi saunalla matkailutuotteena on suuri potentiaali Suomen matkailussa, mutta sitä on vähemmän vielä osattu hyödyntää. Teema näkyi myös seminaarin yleisilmeestä; markkinoinnista ja somistelusta alkaen. Tarkoin valitut puhujat ja puheenjohtajat muodostavat rungon seminaarin sisällölle. Puhujia saapui seminaariin ympäri Suomea pääosin matkailuorganisaatioista ja kaukaisin puhuja lennätettiin Italiasta asti. Kaikki puhujat olivat suomalaisia. Mahdollisesti tulevaisuudessa voisi ajatella myös ulkomaalaisia puhujia uusien näkökulmien saavuttamiseksi. Puheenjohtajat ohjaavat operatiivista toimintaa ja esittelevät mm. jokaisen puheenvuoron pitäjän. Laukaassa

4 puheenjohtajat olivat yrittäjiä Keski-Suomen alueelta. Puheenjohtajien osuuksiin tulee muistaa satsata, jotta kokonaisuus pysyisi ehjänä. Puhujien jälkeen tärkeimpiä ydinpalveluita ovat mielenkiintoiset retket. Laukaan vuonna retket siirrettiin aikaisemmista vuosista poiketen ensimmäiselle seminaaripäivälle, joka oli erittäin onnistunut ja kiitelty valinta. Ilmoittautumisen yhteydessä osallistujat saivat valita oman retkensä jo ennalta määriteltyjen sisältöjen perusteella. Tänä vuonna oli neljä erilaista retkeä: Retkille oli tilattu omat oppaat Jyväskylän kaupungilta, jotka ohjasivat retkeläisiä. Siirtymävaiheilla retkioppaat kertoivat historiaa kyseisen teeman ympäriltä. Jatkossa voisi ajatella myös vapaata verkostoitumisen aikaa siirtymävaiheilla muutenkin tiukan retkiohjelman lomassa. Aikataulutus oli pääosin onnistunut rakenteeltaan. Ravitsemispalveluiden (kahvitukset, lounaat yms.) ajankohdat olivat onnistuneita ja kaikki olivat tyytyväisiä. Suurin osa seminaarivieraista yöpyi seminaaripaikalla, joten iltaohjelmaan siirtyminen sujui vaivattomasti. Iltaohjelmalla joka vuoden tapaan oli suuret odotukset. Tänä vuonna seminaarin teemaan mukautuen oli lavatanssiteema ja iltajuhla toteutettiin ruokailun osalta pöytiintarjoiluna. Raaka-aineina ruoka-annoksissa käytettiin lähiruokaa, jotka olivat ainesosina maukkaita, mutta valmistustapa ja sommittelu hieman ontui, joka vaikutti lopputulokseen. Iltajuhlassa jaettiin vuosittaiset palkinnot ja tanssibändi piti huolta seminaarivieraiden viihdyttämisestä. Oheisohjelmana toimi paikallisista yrittäjistä vilisevä maalaistori, joka oli avoinna myös ulkopuolisille. Viimeisenä seminaaripäivänä ilmoitettiin seuraavan vuoden seminaaripaikka sen teeman mukaisesti. Vuonna 2012 Laukaan seminaari esiteltiin mm. työryhmän toimesta heidän ollessa pukeutuneena sauna-asuihin. Näin ollen teema välittyi paremmin seminaarivieraille. Alla (Kuvio 1) on koottu koko palvelukokonaisuus samaan kuvioon.

5 Kuvio 1. Palvelukokonaisuus. 4 Tapahtuman kohderyhmät ja palvelupolku Seminaarin pääkohderyhmänä ovat matkailun alan toimijat. Tyypillinen seminaarikävijä on yrittäjä-pariskunta pienessä tai keskisuuressa maaseutumatkailuyrityksessä erityisesti järjestävän paikkakunnan lähialueelta. Yrittäjät haluavat pysyä ajanhermolla ja tärkeimpänä, verkostoitua muiden alan toimijoiden kanssa. Toinen tyypillinen seminaarivieras on maaseutumatkailun kehittäjä, jonka työnantaja voisi olla esimerkiksi Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELYkeskus) tai maaseutuneuvontaa uudistava toimija ProAgria. Lisäksi tyypillinen

6 seminaarivieras on tuleva alan osaaja; matkailun alan ammattikorkeakouluopiskelija tai matkailuyrityksen työntekijä, joka on edustamassa omaa yritystään ja hakemassa uusia tuulia. Palvelupolku alkaa ilmoittautumisella, joka tapahtuu Internetin välityksellä. Ilmoittautuminen tapahtui matkatoimisto Matka-Töysän kautta. Ennen ilmoittautumista ovat osallistujat saaneet tietoa tapahtumasta mm. sähköisten uutiskirjeiden avulla. Seuraava askel on saapuminen seminaaripaikkaan ja rekisteröityminen läsnä olevaksi tapahtumaan. Itse ydinpalveluita ovat seminaaritilaisuudet ja monipuoliset teemaa tukevat retket. Oheisohjelmana on pääosin viihteellinen iltatilaisuus ja paikasta riippuen, esimerkiksi kylpyläkohteissa mahdollinen saunominen vapaa-ajalla. Palvelupolun päättää seminaarin summaus, kotiinlähtö ja asiakastyytyväisyyskysely, joka on mahdollista täyttää joko kirjallisena tai sähköisenä versiona. 5 Tapahtumaorganisaatio ja henkilöstöjohtaminen Seminaari järjestetään yhteistyössä Matkailun teemaryhmän, Suomen Maaseutumatkailuyrittäjät ry:n ja paikallisen toimijan kanssa. Seuraava seminaarijärjestäjä valitaan noin 1, 5 vuotta ennen tapahtumaa yhdessä. Järjestäjän tuli olla tietoinen vastuista ja velvollisuuksista (Kuvio 2) ennen tilaisuuden järjestäjäksi lupautumista. Laukaan seminaarissa paikallisia järjestäjiä olivat keskisuomalaisen Maallahankkeen toimijat, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, ELY-keskus ja Euroopan maatalousrahasto yhteistyössä Matka-Töysän kanssa. Paikallinen seminaarinjärjestäjä on vastuussa seminaariavustajien rekrytoinnista ja perehdyttämisestä. Seminaariavustajina toimivat JAMK:n matkailunalan opiskelijat. Heidän tehtävinään olivat mm. seminaarikansioiden koonti ja opastuskylttien laadinta. Lisäksi he ovat vastuussa seminaarivieraiden rekisteröitymisestä ja toimivat samalla infotiskinä. Avustajat toimivat myös koko-

7 usavustajina sekä opastivat tarvittaessa seminaarivieraita. Heidän tehtäviin kuuluivat myös avustavat toiminnot mm. retkillä ja kuljetuksissa, somistuksessa ja muistolahjakassien koonnissa. Kaikilla avustajilla oli yhtenäinen työasustus, jotta heidät erotetaan muusta seminaariväestä.

8 Paikallinen järjestäjä - päävastuu seminaarin kokonaisjärjestelyistä - nimeää henkilön, joka on päävastuussa järjestelyistä o varattava työaikaa o hieman käyttövaroja esim. ennakkovarausmaksuihin, markkinointiin - hoitaa paikalliset varaukset (majoitus, kokoustilat, ruokailut, oheisohjelma, paikalliskuljetukset, retket, iltaohjelmapaikka ja ohjelma) yhteistyössä valitun matkanjärjestäjän kanssa - muodostaa paikallisen seminaarijärjestelyryhmän (mm. Suomen maaseutumatkailuyrittäjien hallituksen jäsen, ProAgria/MKTN, alueorganisaatio) - vastaa sponsorien hankinnasta - vastaa seminaari-ilmoittautumisten ja maksuliikenteen hoidosta esim. alueorganisaation tai muun ammattimaisen toimijan kanssa (toimeksiannosta tehdään kirjallinen sopimus) - vastaa seminaarin käytännön järjestelyistä - vastaa puhujayhteydenpidosta - vastaa osaltaan tiedottamisesta ja lehdistötilaisuuden järjestämisestä Suomen Maaseutumatkailuyrittäjät ry:n hallitus - tukee paikallista järjestäjää - asettaa alueen hallituksen jäsenen työryhmään - tukee hallituksen vuosittaisella päätöksellä seminaaria taloudellisesti - markkinoi seminaaria omien verkostojensa kautta - valitsee palkittavat yrittäjät ja laatii asiasta tiedotteen Matkailun teemaryhmä - antaa asiantuntija-apua seminaarin järjestämiseen - toimii kansallisena ohjausryhmänä - tukee seminaarin järjestelyjä vuosittain päätettävällä summalla, noin 3000 euroa - osallistuu varsinaisen seminaariohjelman sisällön laadintaan - markkinoi seminaaria omien verkostojensa kautta ja tiedottaa seminaarista oman nettisivustonsa alasivulle tehdyn sivuston kautta - seminaarin tiedotus Kuvio 2. Tapahtumaorganisaatio

9 6 Teknologia tapahtumanjärjestämisen apuvälineenä Tekniikka on olennainen osa jokaista tapahtumaa. Sitä tarvitaan esimerkiksi äänentoistoon, valaistukseen, kuvatekniikkaan sekä lavasteisiin ja somisteisiin. Tekniikan toimiessa moitteettomasti, sitä ei yleensä huomata lainkaan. Sen sijaan teknisten ongelmien ilmetessä tekniikka nousee suureksi tapahtuman laadukkuuden määrittelijäksi. Tekniset ongelmat ovat todella yleisiä ja aina niiltä ei voi välttyä, mutta aina niihin on kuitenkin varauduttava etukäteen. On mietittävä mitä tehdä, mikäli mikrofoni hajoaa tai tilan valaistus ei mene päälle. Kannattaa myös pohtia, huolehtiiko itse tekniikasta vai antaako sen tapahtumapaikan vastuulle. Useimmiten tekniikan hoito kuuluu tapahtumapaikan palveluihin. Maaseutumatkailuseminaarissa käytettiin hyvin perinteisiä tekniikan välineitä. Seminaaria mainostettiin internetin välityksellä sähköpostiviestein sekä Facebookin kautta. Seminaarilipun varaus tapahtui Matka-Töysän kautta verkossa tai puhelimitse. Matka-Töysä myi vieraille yhden ja kahden päivän seminaaripaketteja retkineen ja ruokailuineen. Seminaarin puhujat saivat itse päättää, minkälaista äänentoistoa he käyttivät. Tarjolla oli perinteisen mikrofonin lisäksi headset-mikrofoni ja puhujanpönttö. Lisäksi heillä oli mahdollisuus kokousavustajaan, joka vaihtoi diat heidän puolestaan, mikäli he eivät halunneet tehdä sitä itse puhuessaan. Puhujien PowerPoint-esitykset heijastettiin videotykin avulla valkokankaalle. Seminaari taltioitiin valokuviin ja videoihin. Seminaarin jokainen esitys videoitiin ja videoiden kerrottiin tulevan tapahtuman nettisivuille. Valokuvia otettiin seminaarisalista sekä retkiltä ja ne ovat näkyvillä tapahtuman nettisivuilla. Lisäksi jokaisella retkellä oli mukana bloggaaja, joka otti kuvia ja teki retkestä yhteenvedon omaan blogiinsa. Maaseutumatkailuseminaari voisi esimerkiksi hyödyntää paneelikeskustelussa tai muiden puhujien aikana reaaliaikaista sähköistä äänestysjärjestelmää. Seminaariyleisö pääsisi näin enemmän mukaan seminaariesityksiin ja saisi

10 ilmaista mielipiteensä. Lisäksi käytössä voisi olla ulkomailla suosittu, mutta Suomessa vielä vähän tuntematon Twitter-seinä. Osallistujat voisivat twiitata mielipiteitään, kokemuksiaan ja kysymyksiä tietyllä hashtagilla (esimerkiksi #maaseutumatkailu), jolloin kaikki kyseisen hashtagin viestit kerääntyisivät samalle sivulle, ja sivu heijastettaisiin vaikkapa seminaariaulan seinälle. Tämä mahdollistaisi uudenlaisen verkostoitumisen, kun osallistujat alkaisivat käydä keskustelua Twitterin kautta, sillä muuten he eivät ehkä tapaisi toisiaan seminaarissa. 7 Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen Tapahtuman markkinointiin kuuluu tapahtuman visuaalinen ilme ja logo, sisäinen markkinointi, lehdistötiedottaminen, mediamarkkinointi sekä suoramarkkinointi. On tärkeää tiedottaa tapahtumasta hyvissä ajoin, jo silloin, kun perusasiat kuten aika, paikka ja esiintyjät ovat varmistuneet. Osallistujia voi alkaa tiedottamaan tapahtumasta hiukan julkisen tiedottamisen jälkeen. Maaseutumatkailuseminaarissa tiedottaminen hoidettiin valtakunnallisesti Matkailun teemaryhmän kautta, Suomen Maaseutumatkailuyrittäjien Facebookin kautta sekä sähköpostitse kyseisen SMMY:n jäsenille. Seminaari toteutettiin Keski-Suomessa Peurungalla, joten Keski-Suomen alueen yrittäjille lähetettiin noin 800 kutsua sähköpostitse sekä seminaariohjelmat postitse. Seminaaria mainostettiin myös matkamessuilla, jolloin yrittäjille jaettiin postikorttikutsuja seminaariin. Mediatiedotteita seminaarista lähetettiin Matkailun teemaryhmän, Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliiton sekä JAMK:in kautta. Mediakin kiinnostui seminaarista ja siitä tehtiin artikkeleja esimerkiksi Maaseudun Tulevaisuus-lehteen ja Ilkka-lehteen.

11 Vastaus Lukumäärä Prosentti 20% 40% 60% 80% 100% 1. Sähköpostitse 24 61,54% 2. Kirjeitse 0 0,00% 3. Internet-sivuilta 8 20,51% 4. SMMYn kautta 13 33,33% 5. Matkailun Teemaryhmän kautta 7 17,95% 6. Uutisointi mediassa 1 2,56% 7. Facebookista 2 5,13% 8. Tuttava suositteli 4 10,26% 9. Muu, mikä 6 15,38% Yhteensä Taulukko 1 Mistä sait tietoa tilaisuudesta? Seminaarityöryhmä kiinnitti hyvin huomioita jälkimarkkinointiin. Osallistujille lähetettiin sähköpostiviesti, jossa kiitettiin osallistumisesta, muistutettiin katsomaan kuvia ja videoita nettisivuilta sekä pyydettiin vastausta asiakastyytyväisyyskyselyyn. Asiakastyytyväisyyskysely on tärkeä tapahtuman kehittymisen kannalta. Toisinaan ihmisiä on vaikea saada täyttämään asiakastyytyväisyyskyselyjä internetissä, joten osallistujille jaettiin saman asiakastyytyväisyyskyselyn paperiversio itse seminaarissa, jolloin sen sai täyttää jo paikan päällä. 8 Tapahtuman turvallisuus ja riskit Pelastuslaki edellyttää, että tilaisuuden järjestäjän on tehtävä pelastussuunnitelma yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun syyn vuoksi sisältyy merkittävä paloturvallisuus- tai henkilöriski. Asetus pelastustoimesta tarkentaa, että pelastussuunnitelma tarvitaan, mikäli tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä yhtäaikaisesti yli 200 henkilöä.

12 Maaseutumatkailuseminaarissa osallistujia oli noin 160 kappaletta. Pelastussuunnitelmaa ei siis sinänsä tarvittu, mutta koska tapahtuma järjestettiin Kylpylähotelli Peurungassa, hotellilla oli jo olemassa oleva pelastussuunnitelma. Seminaariin osallistuvien olisi hyvä tietää, missä ovat lähimmät pelastustiet ja missä sijaitsee hotellin yhteinen kokoontumispaikka hätätilanteen sattuessa. Tapahtuman henkilöstö tulisi perehdyttää tehtäviinsä ja paikan pelastussuunnitelmaan. Ainakaan vapaaehtoistöissä olleille opiskelijoille ei kerrottu tapahtuman riskeistä tai pelastussuunnitelmasta. Seminaarisalin ja muiden käytettävien tilojen maksimihenkilömäärän pitäisi olla tiedossa ja sitä pitäisi valvoa. Kaiken täytyy olla valmiiksi suunniteltu vaaratilanteen sattuessa. 9 Talous ja kannattavuus Tapahtumista tulee aina tehdä kustannusarviot eli selvittää kuinka paljon tapahtuman tuottaminen kaikkine kuluineen maksaa. Kustannuksia ovat esimerkiksi työntekijöiden palkat, esiintymiskorvaukset, tilavuokra, tekniikkakustannukset ja lupakustannukset. Matka-Töysä hoiti seminaarilippujen myynnin. Kahden päivän seminaarilippu maksoi 195 euroa sisältäen seminaariohjelman, ohjelman mukaiset ruokailut sekä vapaavalintaisen retken. Halutessaan seminaariin pystyi ostamaan myös yhden päivän lipun. Ensimmäisen seminaaripäivän lippu maksoi 145 euroa, joka sisälsi seminaariohjelman, ohjelman mukaiset ruokailut sekä vapaavalintaisen retken. Toisen seminaaripäivän lippu maksoi 75 euroa ja se sisälsi seminaariohjelman ja ohjelman mukaiset ruokailut. Maaseutumatkailuseminaarin tavoite oli saada katetuksi kaikki siitä aiheutuneet kulut. Seminaaria oli mukana järjestämässä keskisuomalainen Maallahanke, joka ei tavoittele voittoa. Lipuista saaduilla tuloilla katettiin esimerkiksi tilavuokra, retkillä käytettyjen bussien ja oppaiden kustannukset, osallistujien ruokailut ja työryhmän palkat.

13 Sponsorit mahdollistivat seminaarin toteutuksen. Yhteistyökumppaneilta saatiin todella paljon lahjoituksia ja monet työskentelivät seminaarissa talkoovoimin. Noin 10 Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelijaa auttoivat ilmoittautumisessa, somistuksessa sekä retkien bussiemäntinä. Yhteistyökumppaneita olivat Visit Finland, Kievari Rantapirtti, Valio, Koff, Jyväs Pakari, Panda, Jyväs-Marine, Kespro, Peurunka, Toivolan Vanha Piha sekä Harvia. Esimerkiksi Koff tarjosi retkien osallistujille vichyvedet, Panda antoi suklaakonvehteja osallistujien lahjapusseihin ja Toivolan Vanha Piha sponsoroi kauniit paperikassit lahjapusseiksi. Jokaiselle kahvituksellekin saatiin sponsori. 10 Luvat ja ilmoitukset Poliisille on ilmoitettava kirjallisesti yleisötapahtumasta vähintään viisi päivää etukäteen. Seminaarin järjestäjän on huolehdittava turvallisuuden ja järjestyksen säilymisestä tilaisuudessa. Koska seminaari järjestettiin Peurungassa, ei seminaarin työryhmän tarvinnut palkata erikseen järjestyksenvalvojia. Peurunka hoiti itse turvallisuuteen liittyvät asiat. Iltatilaisuudessa anniskeltiin alkoholia, mutta siihenkään ei tarvinnut erikseen anoa anniskelulupaa, koska Peurungalla jo oli sellainen. Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan lupa tekijänoikeusjärjestöiltä. Julkinen esittäminen tarkoittaa melkeinpä kaikkea muuta, paitsi lähimmässä perheja ystäväpiirissä toistettua musiikkia. Musiikkia saa esittää ilman tekijän lupaa julkisesti vain opetustoiminnassa, jumalanpalveluksessa sekä tilaisuudessa, jossa musiikin esittäminen ei ole pääasia, ja johon sisäänpääsy on maksuton. Toisin sanoen, mikäli seminaarissa soitetaan taustamusiikkia esimerkiksi taukojen aikana, on tarkistettava onko tekijänoikeusmaksuja maksettava ja kenelle.

14 11 Tapahtuman SWOT analyysi sekä kehittämisehdotukset SWOT-analyysillä voidaan tutkia tarkasti tuotteiden ja palveluiden piirteitä, ja selvittää mikä vaatii lisähuomiota. SWOT tulee englanninkielen sanoista strength (vahvuus), weakness (heikkous), opportunity (mahdollisuus) ja thread (uhka). Seminaarin vahvuuksia on se, että maaseutumatkailuyrittäjien- ja kehittäjien seminaari on järjestetty jo 39 kertaa, ja siitä on täten muotoutunut alan virallinen seminaari, jossa samanhenkiset ihmiset kohtaavat ja jakavat kokemuksiaan. Vahvuudeksi voi lukea myös sen, että aktiivisia maaseutumatkailuyrittäjiä on Suomessa vielä vähän, joten alan ihmiset tuntevat toisensa. Seminaariin on mukava tulla tapaamaan tuttuja ja vaihtamaan kuulumisia. Edellä mainittu asia voi olla myös heikkous. Mikäli seminaariin osallistuvat aina saman yrittäjät ja kehittäjät, kuka tuo tapahtumaan uusia ideoita ja mielenkiintoa? Lisäksi heikkoutta on seminaarin samankaltaisuus vuodesta toiseen. Osallistujat voivat mieltää seminaarin ohjelman puuduttavaksi, jos ohjelmassa ei tapahdu muutoksia vuosittain. Kolmanneksi, vapaaehtoisten opiskelijoiden tiedottamisessa oli parantamisen varaa. Opiskelijat oli opastettu omaan työtehtävään hyvin, mutta seminaarikokonaisuus ei ollut kaikkien tiedossa. Esimerkiksi ilmoittautumistiskillä olleet opiskelijat saivat vastata moniin kysymyksiin maaseututorista, josta heillä ei ollut tietoa. Esimiehet eivät aina olleet tavoitettavissa, joten vastauksien antaminen kesti. Kaikkia työntekijöitä tulisi informoida pienistäkin seikoista, jotta asiakkaille muodostuisi ehjä palvelukokonaisuus. Informointi voisi tapahtua esimerkiksi kansion kautta, johon olisi merkitty kaikki tärkeät nimet, kellonajat, ständien paikat maaseututorilla ja se, että mitä tapahtuu missä milloinkin. Matkailun ala kehittyy koko ajan, mikä on mahdollisuus seminaarin uudistumiselle ja kasvamiselle. Seminaarin markkinoinnin tulisi tavoittaa useampi ihminen, jotta osallistujamäärä kasvaisi. Peurungan seminaarisali oli niin suuri, että osallistujia olisi mahtunut sinne kaksinkertainen määrä. Lisäksi ajankohtaisen ja kiinnostavan teeman löytäminen mahdollistaa matkailualan asioiden käsittelyn eri näkökulmista.

15 Tapahtumanjärjestäjän kannattaa aina miettiä tapahtumaan liittyviä uhkia. Mikäli taloustilanne nostaa yleistä hintatasoa, nousee myös seminaarilipun hinta. Kahden päivän lippu maksoi vuoden 2013 seminaarissa 195 euroa. Lipun korkea hinta karsii varmasti osallistujamäärää, joten on tiedettävä, missä menee hinnan kipuraja. Seminaarin päärahoittajina toimivat paikalliset hankkeet vuonna 2013. Jos takana ei ole hankkeita, on mietittävä mistä rahoitus saadaan. Myös sponsorien löytäminen on haaste, sillä seminaari toteutetaan pienellä budjetilla. Sponsorit käytännössä mahdollistavat seminaarin toteutuksen, joten ilman sponsoreita hintoja täytyy joko nostaa tai sisältöä täytyy karsia. Vahvuudet Maaseutumatkailun kiinnostus on kasvussa Virallinen alan seminaari Pieni ala, ihmiset tuntevat toisensa kiva tulla tapaamaan tuttuja Heikkoudet Pieni ala, ihmiset tuntevat toisensa kuka tuo seminaariin uusia tuulia? Liian kaavamainen vuodesta toiseen Vapaaehtoisten tiedottaminen ja motivointi Mahdollisuudet Ajankohtaisen ja kiinnostavan teeman löytäminen Osallistujamäärän kasvattaminen seminaaritilan salliessa Matkailu kehittyy koko ajan Uhat Hinnat nousee kaikkialle missä menee lipunhinnan kipuraja? Rahoituksen saanti, jos takana ei ole hanketta Seminaarin markkinointi pienellä budjetilla Sponsorien löytäminen Oikeiden ihmisten tavoittaminen tarpeeksi osallistujia Taulukko 2 SWOT Pääosin seminaari toimi todella hyvin, ja osallistujat olivat tyytyväisiä. Työryhmä toimi hyvin yhteen ja vapaaehtoiset opiskelijat olivat hyvin palvelualttiita ja reippaita. Kylpylähotelli Peurungan toiminnassa sen sijaan oli parantamisen varaa. Opasteita seminaarisalista ravintola Villipeuraan oli todella huonosti,

16 eivätkä osallistujat meinanneet löytää perille. Peurunkaa pyydettiin lisäämään opasteita, mutta mitään ei tapahtunut. Seminaariin osallistujilla on kaulassaan nimikortit, joilla saa kulkea vapaasti seminaarialueella. Osallistujia olisi pitänyt muistuttaa ottamaan nimikortit mukaan iltatilaisuuteen, sillä ne tarkastettiin ovella. Moni oli jättänyt kortin hotellihuoneeseensa, jolloin nimi täytyi tarkastaa osallistujalistasta ja se oli aikaa vievää, koska unohtelijoita oli useita. Jonoakin pääsi syntymään. Lisäksi, ovella tulisi olla esimerkiksi järjestyksenvalvoja tarkastamassa kortteja ja nimiä. Seminaarissa ei ollut tarkastajaa, joten se jäi opiskelijoiden tehtäväksi, vaikka heidän työpäivänsä olisi jo pitänyt loppua. Seminaarin teema oli suomalaisuuden vetovoima. Suomalaisuuden olisi voinut tuoda paremmin esille somisteilla. Seminaarisali oli somistettu, mutta osallistujia olisi voitu johdatella teemaan jo ilmoittautumisaulassa. Seminaarisalissa oli tunnelmaa tuova valaistus ja samaa vihreää oli käytetty myös kattauksessa. Somistus oli nätin näköistä, mutta suomalaisuuden vetovoima ei tullut tarpeeksi esille.

17 LÄHTEET Ilmoitus yleisötilaisuudesta. 2013. Poliisi. Viitattu 24.4.2013. http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/d7d4f9b18eeef6bdc2256bc30 02E7F92?OpenDocument Maalla-hanke. 2006-2012. Maaseutumatkailuseminaari. Ruoka & Matkailu Centria. Viitattu 3.5.2013. http://ruokacentria.com/index.php/suomalaisuudenvetovoima-loylya-lissaa Nurmi, T. 2004. Gummeruksen suuri suomen kielen sanakirja. 2004, 967 Ohjeita tapahtumajärjestäjälle. 2013. Helsingin kaupungin talous- ja suunnittelukeskus. Viitattu 24.4.2013. http://www.hel.fi/hki/elinkeinopalvelu/fi/tapahtumakaupunki/ohjeita%20tapaht umanj_rjest_j_lle Tapahtuman suunnittelu. 2013. Tapahtumatuotantoprosessin johtaminenopintojakson materiaali verkkoympäristö Optimassa. Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Matkailu-, ravitsemus- ja talousala. Viitattu 25.4.2013. Seinäjoki Science Park. 2013. Event Management Guide. Seinäjoen teknologiakeskus Oy. Viitattu 3.5.2013. http://eventmanagementguide.frami.fi/